Förteckning över register inom Södra Ålands högstadiedistrikt

Transkript

1 Förteckning över register inom Södra Ålands högstadiedistrikt 1. Elevregister Primus/Wilma, registeransvarig Wisma. 2. Novell edirectory, (nätverkets användarkatalog) registeransvarig SÅHD 3. Pedago, (SÅHDs löneprogram) registeransvarig SÅHD 4. Lärplattformen Fronter, registeransvarig Fronter 5. journal.sahd.ax 6. Abilita fakturering 7. KommunOffice Personuppgiftsansvarig Förbundsstyrelsen vid Skolvägen 5 AX Jomala Tel: Kontaktperson i frågor avseende personuppgifter Skoldirektör Mathias Eriksson Skolvägen 5 AX Jomala Tel:

2 1. Registerbeskrivning Elevadministration Visma Inschool Primus-Wilma-Kurre Telefon Ringa Mari Sundberg Registerbiträde Visma Inschool PB 237 Vasaesplanaden 17, 7:e vången VASA Skoladministrationsprogrammet Primus är ett system för att hantera uppgifter om studerande och personal i skolorna inom. Primus innehåller särskilda register för följande personer: studerande (och uppgifter om vårdnadshavare), lärare, personal. Personuppgifterna finns också med i registren för bedömning, pedagogiska dokument, stödåtgärder. Personal vid skolorna i. Användarrättigheterna styrs enligt skola och personalgruppens behov av uppgifter. Rätt till insyn Wilmaanvändare Studerande/vårdnadshavare Ser de uppgifter som behövs för att hantera studerande i sitt arbete. Ser sina egna och barnets uppgifter i registret (kommer att tas i bruk från höstterminen 2018) Studerandes personuppgifter (även vårdnadshavares kontaktuppgifter) Studerandes uppgifter om studiernas framåtskridande Studerandes pedagogiska dokument och stödåtgärder Personuppgifter om lärare och personal anställda inom Övriga register som behövs för verksamhet. Anslutningen till registret är lösenordsskyddad och ligger bakom krypterad anslutning.

3 De viktigaste källorna är befolkningsregistret, kommunernas skolväsen och övriga administrativa verksamhetsområden samt lärare, elever och deras vårdnadshavare. Från registret överlåts uppgifter om studerande till Ålands statistik- och utredningsbyrå. Där utöver lämnas inte uppgifter ur vårt register ut till någon utomstående, om inte vårdnadshavare/arbetstagare samtyckt därtill eller det förutsätts i lag. Skulle uppgifter överlåtas t.ex. till myndighet på basis av lag, meddelas berörd vårdnadshavare/arbetstagare vilka personuppgifter som överlämnats. Uppgifter översänds inte till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Alla uppgifter och hela registret är skyddat från utomstående. Fullständig tillgång till registret har två ITansvariga. Övriga får tillgång enligt behov för uppfyllandet av ändamålet.

4 2. Registerbeskrivning edirectory Novell edirectory Ringa Mari Sundberg Telefon Novell edirectory är en katalogtjänst för att centralt hantera tillgång till resurser på flera servrar och datorer på ett nätverk. Alla elever, lärare och övrig personal har ett unikt användarnamn till skoldistriktets datanätverk. Katalogen styr inloggning och behörigheter till olika resurser i systemet. Administrativ personal vid skolorna i. Användarnamn, för- och efternamn, inplacering (skola, klass),epost. Webbhistorik, vilka sajter som användaren besökt och från vilken arbetsplats. Att webbtrafiken loggas framgår då användaren loggar in i skolans system. Loggarna sparas 6 månader. Skolornas administrativa personal. Alla uppgifter och hela registret är skyddat från utomstående. Fullständig tillgång till registret har två ITansvariga. Övriga får tillgång enligt behov för uppfyllandet av ändamålet.

5 3. Registerbeskrivning Pedago lön Pedago Lön Ulrika Ulvestaf Telefon Pedago Lön är s löneprogram. Här behandlas uppgifter som ligger till grund för löneutbetalningar och lagstadgade rapporter till myndigheter i samband med denna. Kanslipersonal vid förbundskansliet för. Anställdas person-, bank- och kontaktuppgifter Lönegrundande uppgifter De anställda och arbetsgivaren. Alla uppgifter och hela registret är skyddat från utomstående. Fullständig tillgång till registret har två ITansvariga. Övriga får tillgång enligt behov för uppfyllandet av ändamålet.

6 4. Registerbeskrivning Fronter Fronter Ringa Mari Sundberg Telefon Registerbiträde Fronter Fronter är s lärplattform. Här finns information om de olika läroämnena och deras resurser. Lärare och personal inom. Inloggningsnamn, för- och efternamn, skola Skolornas administrativa personal. Alla uppgifter och hela registret är skyddat från utomstående. Inloggning krävs för att får tillgång till informationen, enligt behov för uppfyllandet av ändamålet.

7 5. Registerbeskrivning journal.sahd.ax journal.sahd.ax Skolpsykologerna i SÅHD journal.sahd.ax är ett webbgränssnitt för journalföring som används av s psykologer. Minnesanteckningar görs för de elever som besöker en psykolog. Noteringarna sparas så länge som eleven är under utredning. Skolpsykologerna inom. Elevens namn, skola, minnesnoteringar Skolpsykologerna inom. Alla uppgifter och hela registret är skyddat från utomstående. Inloggning krävs för att får tillgång till informationen, enligt behov för uppfyllandet av ändamålet.

8 6. Registerbeskrivning Abilita fakturering/ekonomiförvaltning Abilita Fakturering, Abilita Ekonomiförvaltning Benitha Jansson Telefon s ekonomiprogram, innehåller leverantörs- och kundregister. Personalen på förbundskansliet för. Leverantörens/kundens namn, adress, kontaktuppgifter samt betalnings-/faktureringsuppgifter. Uppgifter som fås från leverantör/kund. Alla uppgifter och hela registret är skyddat från utomstående. Inloggning krävs för att får tillgång till informationen, enligt behov för uppfyllandet av ändamålet.

9 7. Registerbeskrivning KommunOffice KommunOffice Mathias Eriksson Telefon s ärendehanteringsprogram. Används för att skriva föredragningslista, förbereda ärenden samt protokollskrivning. Personalen på förbundskansliet för. Protokoll från förbundsstyrelse, förbundsfullmäktiget samt medlemskommunernas skolnämnder. Skolornas och kommunernas administrativa personal. Alla uppgifter och hela registret är skyddat från utomstående. Inloggning krävs för att får tillgång till informationen, enligt behov för uppfyllandet av ändamålet.