Vatten och avlopp, utökning av verksamhetsområde Västra Möckelnstranden

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Sida 2012-06-04 10(51) KS 103 Dnr: 55-2012 Vatten och avlopp, utökning av verksamhetsområde Västra Möckelnstranden Kommunstyrelsens beslut Ärendet återremitteras för vidare utredning på grund av att planerat markförvärv för byggande av industriområde i norra Degerfors ännu inte är genomfört. Ärendet Förstudie av va-utbyggnad på Västra Möckclnstranden är gjord, detaljprojektering pågår och samråd med planingenjär Bosse Björk har skett. VA-utbyggnaden kommer att ske med markförläggning. Avloppet kommer att byggas med lättrycksavlopp (LTA) vilket innebär att de flesta fastigheter på området kommer att få en villapumpstation på fastigheten, pumpstationen bekostas och förblir kommunens egendom. Underhåll på pumpstationen kommer kommunen att ansvara för, elförsörjning kommer fastighetsägaren att stå för samt bevakning med driftlarm. Samråd med berörda markägare och arrendatorer kommer att ske. Beträffande ledningsrätt på icke kommunal mark så kommer det att regleras med avtal och lantmäteriförrättning alternativt detaljplan som reglerar ledningsrätten. Finansiering Anslutningsavgifter enligt gällande taxa kommer att täcka kostnader för projektering. Byggkostnaden är beräknad till 6 000 tkr. Arbetsutskottets förslag 1. Verksamhetsområdet för vatten och avlopp utökas enligt bilagd karta i ärendet, Västra Möckelnstranden etapp I. 2. Servicenämnden tillskjuts investeringsmedel för utbyggnad av vatten och avlopp Västra Möckclnstranden etapp I. Beräknad kostnad 6 000 tkr. 3. Nyupplåning om 6 mkr ska göras utöver de 10 mkr som finns med i beslut om budget för 2012, KF 101/2011-12-19 Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 44/2012-04-10 Skickas till Servicenämnden Kanslichef Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 3

Datum Beteckning Sida Socialnämnden 2013-01-24 KS 19-2013/1 1(2) Handläggare Ingmar Ångman Tel: 0586-48240 E-post: ingmar.angman@degerfors.se Mottagare Kommunstyrelsen Nytt avtal om mottagande av ensamkommande barn Förslag till beslut Föreslaget avtal för mottagande av asylsökande barn utan legal vårdnadshavare i Sverige antas tillsammans överenskommelse om asylplatser och överenskommelse platser för barn med uppehållstillstånd. Kommunstyrelsens ordförande ges om behov uppkommer mandat att teckna nya avtal med Migrationsverket som bygger på samma principiella grund som nu föreslagna men med ett justerat antal platser. Ärendet Degerfors kommun har sedan 2011-04-01 en överenskommelse med Migrationsverket avseende mottagande av ensamkommande barn. Överenskommelsen avser totalt 14 pojkar i åldrarna 15 17 år. I november 2011 mottogs de första pojkarna och mottagandet har fungerat mycket väl. Såväl boende som skolgång har fungerat utan större svårigheter. Pojkarna trivs i Degerfors och av de som fått uppehållstillstånd bor samtliga kvar här. Sedan april 2012 bedrivs i anslutning till boende Vida Världen också en utslussningsverksamhet för de pojkar som i sin utveckling nått så långt att de klarar sig mer självständigt. Idag bor åtta pojkar i utslussningsverksamheten. Ett villkor för tecknande av avtal är att en viss del av platserna reserveras för asylsökande dvs barn som ännu inte fått uppehållstillstånd i Sverige. Degerfors har tre platser för asylsökande. Detta är en minsta nivå. Eftersom en stor majoritet får uppehållstillstånd och handläggningstiderna är relativt korta, i normalfallet ca tre månader, leder detta till ett behov av att efterhand flytta ut pojkar i utslussningsboende. För de pojkar som omfattas av avtalet utgår enligt regelverket en schablonersättning från Migrationsverket på 1900 kronor per dygn. De som bor i utslussning hamnar i nuläget utanför avtal om boende och för dessa erhålls därför ersättning med faktiska kostnader. Systemet med ersättning med faktiska kostnader leder till en omfattande administration med att räkna ut denna för varje person och dessutom till en lägre ersättningsnivå. Nu föreslagen avtalskonstruktion innebär att ett övergripande avtal tecknas tillsammans med två överenskommelser för vardera kategorierna asylsökande barn och barn med uppehållstillstånd. Liksom i tidigare avtal reserveras tre platser i boendet för asylsökande. Däremot omfattar det nya avtalet fler barn med uppehållstillstånd för att även de pojkar som befinner sig i utslussningsverksamheten ska omfattas. För samtliga kommer schablonersättning att erhållas. 4

DEGERFORS KOMMUN Datum Beteckning Sida Socialnämnden 2013-01-24 KS 19-2013/1 2(2) I nuläget har vi 14 pojkar på boendet varav tre under asylprövning. Vi har åtta boende i utslussningsverksamhet. Avtalen omfattar därför tre asylsökande och 19 med uppehållstillstånd. Pojkarna kan längst vara inskrivna i mottagningen till de fyller 21 år. De praktiska konsekvenserna av ett nytt avtal innebär en väsentligt mindre administration. De ekonomiska konsekvenserna innebär väsentligt ökade intäkter för kommunen. Vad gäller själva verksamheten påverkas inte denna förutom att vi får bättre ekonomiska möjligheter att stödja pojkarna till att etableras i vuxenlivet på ett bra sätt. Inte heller antalet mottagna barn påverkas. Vid en jämförelse av ersättningen för faktiska kostnader med schablonersättning fjärde kvartalet 2012 visar det att under fjärde kvartalet bodde sju pojkar i utslussningen med en sammanlagd inskrivningstid av 460 dygn. Med schablonen ger det kommunen 874 000 kronor i ersättning från Migrationsverket. Vi har återsökt faktiska kostnader med 379 000 kronor. Vid kontakter med Migrationsverket är de trots de ökade kostnaderna för staten positivt inställda till en övergång till den nya avtalskonstruktionen. Med de nya avtalen kommer antal pojkar i mottagning att ändras efterhand. Verksamheten beräknar utöka slussplatserna i två år, därefter börjar de äldsta pojkarna fylla 21 år och flödet mellan in och utskrivning jämnas ut. Det vore därför önskvärt att delegera till exempelvis kommunstyrelsens ordförande att teckna nya avtal utifrån samma principer som de nu förslagna när behov uppkommer om detta. Vi behöver reglera antalet avtalade platser på så vis att vi alltid har 14 boende på Vida Världen. Antalet i utslussning kan däremot komma att variera. De nya avtalen föreslås träda i kraft 2013-03-01. De löper lika länge som föregående avtal till 2014-08-31 och övergår i tills vidare avtal med nio månaders uppsägningstid om de inte sagts upp i samband med förlängning. Bedömning De föreslagna förändringarna i avtal med Migrationsverket om mottagande av asylsökande barn är enbart av praktisk och ekonomisk natur. De innebär inga principiella förändringar gentemot nuvarande avtal. De innebär heller inget utökat åtagande från kommunen avseende antalet barn i mottagande. Fördelarna med det nya avtalet är att administrationen underlättas och att de ekonomiska villkoren förbättras. Det finns inga sakskäl som talar emot att ersätta nuvarande avtal med föreslaget. Ingmar Ångman Förvaltningschef Bilagor Övergripande överenskommelse Överenskommelse om asylplatser Överenskommelse om platser för barn med uppehållstillstånd 5

DEGERFORS KOMMUN Datum Beteckning Sida Socialnämnden 2013-01-24 KS 19-2013/1 3(2) Expedieras till Socialförvaltningen 6

1(2) Övergripande överenskommelse Överenskommelse om mottagande av asylsökande barn utan legal vårdnadshavare i Sverige, s.k. ensamkommande barn Omfattning 1 Denna överenskommelse träffas mellan Migrationsverket och Degerfors kommun med stöd av 1 a förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. 2 Överenskommelsen avser mottagande av ensamkommande asylsökande barn som Migrationsverket anvisar till kommunen enligt 3 andra stycket lag (1994:137) om mottagande av asylsökande m.fl. I och med anvisningen blir kommunen barnets vistelsekommun i socialtjänstlagens mening. 3 Migrationsverket gör en initial åldersbedömning av barnet. Senare genomförd åldersbedömning kan medföra ändrad ålder på barnet. 4 Kommunen ansvarar för förordnande av god man. Förordnande av god man ska enligt 3 lag (2005: 429) om god man för ensamkommande barn ske så snart det är möjligt. 5 Kommunen ansvarar för nödvändiga kontakter med den kommun som ansvarar för barnets tillfälliga boende samt för att barnet som anvisats till kommunen så snart det är möjligt hämtas/transporteras till kommunen. Ersättning 6 Kommunen erhåller som en följd av denna överenskommelse en årlig ersättning enligt 1 b förordning (2002: 1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. Ersättning för överenskommelsens första elva månader har redan utgått till kommunen enligt tidigare gällande överenskommelse, Migrationsverkets diarienummer 22-2011-9267. 7 Denna överenskommelse ger med stöd av 4 förordning (2002: 1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. kommunen rätt till ersättning för transportkostnader. Av 2 och 10 framgår att ersättning för transportkostnader kan återsökas hos Migrationsverket kvartalsvis i efterskott. 7

8 Ett ensamkommande barn som beviljas uppehållstillstånd omfattas av denna överenskommelse under en månad från dagen för beviljandet enligt 8 Lag (1994:137) om mottagande av asylsökande m.fl. 2(2) Tvist och brott mot överenskommelsen 9 Vid utebliven prestation får endera part kräva rättelse. Om rättelse inte påbörjas/sker inom 14 dagar från mottagande av skriftlig uppmaning kan överenskommelsen med omedelbar verkan sägas upp. 10 Tvist om denna överenskommelse ska i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna och i andra hand vid svensk domstol. Tider 11 Överenskommelsen gäller från och med den 1 mars 2013 till och med den 31 augusti 2014 för att därefter löpa tillsvidare. Denna överenskommelse ersätter tidigare tecknad överenskommelse om mottagande av asylsökande barn (Migrationsverkets dnr 22-2011-9267) undertecknad av Degerfors kommun den 31 mars 2011 och Migrationsverket den 5 april 2011. 12 Uppsägning för upphörande ska ske skriftligen med 9 månaders uppsägningstid. 13 En uppsägning av denna överenskommelse omfattar även tillhörande överenskommelse om boendeplatser för asylsökande barn. Denna överenskommelse har upprättats i tre exemplar varav vardera part och Länsstyrelsen tagit sitt. Umeå 2013- -... För Migrationsverket Degerfors 2013- -... För Degerfors kommun. Ronnie Magnusson Expert.. Roland Halvarsson Kommunstyrelsens ordförande Degerfors kommun Örebro 2013- - För Länsstyrelsen Kjell Unevik Länsråd Länsstyrelsen i Örebro län Max Tolf Ekonomichef Degerfors kommun 8

1(2) Överenskommelse om asylplatser Överenskommelse om anordnande av boende för asylsökande barn utan legal vårdnadshavare i Sverige, s.k. ensamkommande barn Omfattning 1 I denna överenskommelse mellan Migrationsverket och Degerfors kommun förbinder sig kommunen att med stöd av 2 lag (1994:137) om mottagande av asylsökande m.fl. (LMA) anordna boende för ensamkommande barn. 2 Kommunen förbinder sig med stöd av 7 b förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. att hålla 3 boendeplatser tillgängliga för ensamkommande asylsökande barn. Migrationsverket får anvisa asylsökande pojkar från och med 15 år till och med 17 år. Ett ensamkommande barn som beviljas uppehållstillstånd omfattas av denna överenskommelse under en månad från dagen för beviljandet enligt 8 Lag (1994:137) om mottagande av asylsökande m.fl. 3 Kommunen ska redovisa följande: Platser som blir lediga ska omedelbart meddelas via epost Beläggning på platser ska kvartalsvis redovisas på avsedd blankett Ersättningar 4 Kommunen erhåller enligt 7 b förordning (2002: 1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. ersättning baserat dels på antalet överenskomna platser dels på antalet belagda platser. Av 2 och 7 b framgår att ersättning för överenskomna platser och belagda platser betalas ut varje kvartal i efterskott av Migrationsverket. För belagda platser grundas utbetalningen på den redovisning kommunen lämnar enligt ovan. Den del av de bistånd som enligt 13 LMA lämnas till en asylsökande och som utgör ersättning för kost och logi ingår i ovanstående ersättningar. Tvist och brott mot överenskommelsen 5 Vid helt eller delvis utebliven prestation får endera part kräva rättelse. 9

2 (2) 6 Migrationsverket får kräva rättelse om Socialstyrelsen i egenskap av tillsynsmyndighet riktar kritik mot den verksamhet kommunen bedriver med anledning av denna överenskommelse. 7 Om rättelse inte påbörjas/sker inom 14 dagar från mottagande av skriftlig uppmaning från endera part eller Socialstyrelsen kan överenskommelsen med omedelbar verkan sägas upp. 8 Tvist om denna överenskommelse ska i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna och i andra hand vid svensk domstol. Tider 9 Överenskommelsen gäller från 1 mars 2013 till 31 augusti 2014 för att därefter löpa tillsvidare. Uppsägning för villkorsändring eller upphörande ska ske skriftligen med följande uppsägningstider: För villkorsändring 2 månader. För upphörande 9 månader. Om förhandling med anledning av uppsägning för villkorsändring inte är avslutad inom 2 månader från uppsägningsdagen anses uppsägningen för villkorsändring vara en uppsägning för upphörande. Detta innebär att överenskommelsen efter 9 månader från uppsägningsdagen upphör att gälla. Denna överenskommelse ersätter tidigare tecknad överenskommelse om anordnande av boendeplatser för asylsökande barn och barn med uppehållstillstånd utan legal vårdnadshavare i Sverige, s.k. ensamkommande barn (Migrationsverkets dnr 22-2011-18800), undertecknad av Migrationsverket den 12 juli 2011. Denna överenskommelse har upprättats i tre exemplar varav vardera part och länsstyrelse tagit sitt. Umeå 2013- -... För Migrationsverket. Ronnie Magnusson Expert Degerfors 2013- -... För Degerfors kommun.. Roland Halvarsson Kommunstyrelsens ordförande Degerfors kommun Örebro 2013- - För Länsstyrelsen Kjell Unevik Länsråd Länsstyrelsen i Örebro län. Max Tolf Ekonomichef 10

1(2) Överenskommelse om platser för barn med uppehållstillstånd Överenskommelse om anordnande av boende för barn utan legal vårdnadshavare i Sverige, s.k. ensamkommande barn, med uppehållstillstånd Omfattning 1 I denna överenskommelse mellan Migrationsverket och Degerfors kommun förbinder sig kommunen med stöd av 30 förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar att anordna boende för ensamkommande barn. Överenskommelsen kan, i mån av lediga platser, omfatta ensamkommande barn som tagits emot i Sverige inom ramen för ett beslut som regeringen har meddelat om överföring av skyddsbehövande till Sverige sk. kvotflyktingar. 2 Kommunen förbinder sig med stöd av 30 förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar att hålla 19 boendeplatser tillgängliga för ensamkommande barn med uppehållstillstånd. 3 Kommunen ska redovisa följande: Beläggning på platser ska kvartalsvis redovisas på avsedd blankett Ersättningar 4 Kommunen erhåller ersättning enligt 30 förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar. Ersättningen baseras dels på antalet platser för barn med uppehållstillstånd dels på antalet belagda platser. Av 8 och 30 framgår att ersättning för överenskomna platser och belagda platser betalas ut varje kvartal i efterskott av Migrationsverket. Utbetalningen grundas på den redovisning kommunen lämnar enligt ovan. Tvist och brott mot överenskommelsen 5 Vid helt eller delvis utebliven prestation får endera part kräva rättelse. 6 Migrationsverket får kräva rättelse om Socialstyrelsen i egenskap av tillsynsmyndighet riktar kritik mot den verksamhet kommunen bedriver med anledning av denna överenskommelse. 11

2 (2) 7 Om rättelse inte påbörjas/sker inom 14 dagar från mottagande av skriftlig uppmaning från endera part eller Socialstyrelsen kan överenskommelsen med omedelbar verkan sägas upp. 8 Tvist om denna överenskommelse ska i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna och i andra hand vid svensk domstol. Tider 9 Överenskommelsen löper tillsvidare från 1 mars 2013 Uppsägning för villkorsändring eller upphörande ska ske skriftligen med följande uppsägningstider: För villkorsändring 1 månad. För upphörande 3 månader. Om förhandling med anledning av uppsägning för villkorsändring inte är avslutad inom 2 månader från uppsägningsdagen anses uppsägningen för villkorsändring vara en uppsägning för upphörande. Detta innebär att överenskommelsen efter 6 månader från uppsägningsdagen upphör att gälla. Denna överenskommelse ersätter tidigare tecknad överenskommelse om anordnande av boendeplatser för asylsökande barn och barn med uppehållstillstånd utan legal vårdnadshavare i Sverige, s.k. ensamkommande barn (Migrationsverkets dnr 22-2011-18800), undertecknad av Migrationsverket den 12 juli 2011. Denna överenskommelse har upprättats i tre exemplar varav vardera part och Länsstyrelsen tagit sitt. Umeå 2013- -... För Migrationsverket. Ronnie Magnusson Expert Degerfors 2013- -... För Degerfors kommun.. Roland Halvarsson Kommunstyrelsens ordförande Degerfors kommun Örebro 2013- - För Länsstyrelsen Kjell Unevik Länsråd Länsstyrelsen i Örebro län. Max Tolf Ekonomichef Degerfors kommun 12

Datum Beteckning Sida Kommunstyrelseförvaltningen 2013-01-18 KS 18-2013/1 1(2) Handläggare Max Tolf Tel: 0586-482 34 E-post: max.tolf@degerfors.se Mottagare Kommunstyrelsen Letälven Fritid och Fastighet AB Övertagande av lån samt köp av anläggningstillgångar Förslag till beslut Degerfors kommun köper och övertar inventarier samt övertar utbyggnad och investeringar i fastigheterna på Degernäs herrgård. Köpeskillingen uppgår totalt till 3 467 tkr. Köpet finansieras genom att Degerfors kommun övertar ett lån från Handelsbanken om 3 500 tkr. Letälven Fritid och fastighet AB ska erlägga mellanskillnaden om 33 tkr kontant till Degerfors kommun. Ärendet På Degernäs finns i dagsläget fyra arrendeavtal. Två av arrendeavtalen innehas av Degerfors Golf AB. Det gäller arrende av mark som avser golfbanan samt ett arrende som avser övningsbana. Enligt nuvarande uppgörelse utgår inget arrendet för golfbanan fram till och med 2015-12-31. Arrendet för övningsområdet uppgår till drygt 4 tkr per år. Degerfors kommun har inga förpliktelser gentemot Degerfors Golf AB. Letälven Fritid och Fastighet AB (helägt bolag till Degerfors Golf AB) arrenderar Degernäs Herrgård och Degernäs Camping. Enligt ursprungsavtalet skulle arrendet för Degernäs Herrgård i dagsläget uppgå till 250 tkr per år. Denna nivå har bolaget aldrig klarat av att betala utan det belopp som tidigare betalats är 50 tkr. År 2011 utgick dock inget arrende p g a att dåvarande krögare gick i konkurs och bolaget därmed tappade stora hyresintäkter. Arrendet från Letälven Fritid och Fastighet AB för 2012 är dock erlagt. Arrendet för campingen är enligt ursprungsavtalet 50 tkr + 4 % på omsättningen på uthyrning av campingstugor. Ny uppgörelse har träffats om att arrende utgår med 50 tkr samt att arrendatorn står för arbetet med att panela om campingstugorna. Degerfors kommun har ingått borgen med 3 500 tkr för ett lån som Letälven Fritid och Fastigheter AB tog upp i samband med utbyggnad av Degernäs Herrgård. Letälven Fritid och Fastighet AB har gjort investeringar i kommunens fastighet. Letälven Fritid och Fastighet AB är ett helägt dotterbolag till Degerfors Golf AB. Letälven Fritid och Fastighet AB ska bidra ekonomiskt till all verksamhet inom området. Representanter för de bägge bolagen och Degerfors kommun har träffats för att hitta lösningar för att underlätta fortsatt verksamhet. En viktig del i dessa diskussioner har varit hur mycket Letälven Fritid och fastighet AB ska kunna bidra ekonomiskt till verksamheten på området. 13

DEGERFORS KOMMUN Datum Beteckning Sida Kommunstyrelseförvaltningen 2013-01-18 2(2) Förutsättningarna i dessa diskussioner har även varit att det inte ska vara någon form av otillbörligt gynnande av enskilt företag. Den lösning som föreslås är att Degerfors kommun köper och övertar inventarier samt köper och övertar utbyggnad och investeringar i fastigheterna på Degernäs herrgård till det bokförda värdet. Det sammantagna bokförda värdet uppgår till 3 467 tkr. Finansiering av köpet sker genom övertagande av lån om 3 500 tkr från handelsbanken. Det föreslagna köpet innebär en positiv ekonomisk effekt för Letälven Fritid och Fastighet AB med minskade räntekostnader om 120 tkr och minskade avskrivningar med ca 300 tkr. Den ekonomiska effekten för Degerfors kommun är ökade räntekostnader med drygt 100 tkr och ökade avskrivningar ca 150 tkr. Finansiering Degerfors kommun köper inventarier och övertar utbyggnaden på Degernäs herrgård. Köpeskillingen uppgår totalt till 3 467 kr. Köpet finansieras genom att Kommunen övertar ett lån från Handelsbanken om 3 500 tkr. Bedömning Degerfors kommun har ingått borgen om 3 500 tkr för det lån Letälven Fritid och Fastigheter har hos Handelsbanken. Skulle Letälven Fritid och Fastigheter AB ekonomiska svårigheter och tvingas i likvidation innebär det att betalningsansvaret för lånet förs över till Degerfors kommun och bolagets tillgångar förs över till konkursboet. Köpet av investeringen av utbyggnaden samt inventarier till det bokförda värdet innebär att Degerfors kommun erhåller anläggningstillgångar och därmed säkrar tillgångar i utbyte mot lånet som övertas. Samtidigt som kommunen övertar lånet upphör även den förpliktelse kommunen har idag i form av ett borgensåtagande. Beslutsunderlag Årsredovisningar, Letälven Fritid AB och Fastighet och Degerfors Golf AB Kontakt med Handelsbanken Max Tolf Ekonomichef 14

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 2013-01-21 9(25) KS AU 4 Dnr: 11-2013 Driftbidrag till Degerforsbyggen efter försäljning av Smedstugan Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen (i enlighet med förvaltningens förslag) 1. Degerfors kommun tillskjuter 2 000 tkr i driftbidrag till Degerforsbyggen AB för del av nedskrivning av fastigheten Svartå 1:166 (del av), den s.k. Smedstugan. Kostnaden för driftbidraget ska belasta år 2012. 2. Driftbidraget ska anses som synnerliga skäl vid balanskravsavstämningen då det är förenat med god ekonomisk hushållning att sälja fastigheten Svartå 1:166 (del av). Ärendet Smedstugan uppfördes som dagcentral av Degerforsbyggen 1990 på uppdrag av Degerfors kommun. Fastigheten har, sånär som en pizzabutik, stått tom de senaste åren. Under de senaste åren har Degerfors kommun avyttrat och försökt att avyttra fastigheter som kommunen inte är i behov av. Kommunen har även kostnader för fastigheter som inte ägs av Degerfors kommun. I slutet av 2012 har Degerforsbyggen AB sålt del av fastigheten Svartå 1:166, den sk Smedstugan. Försäljningspriset, då hänsyn tagits till arvode och avgifter, medför att fastigheten behöver skrivas ned med 2 476 tkr. Den nya ägaren kommer att tillträda fastigheten 1 mars 2013. Degerforsbyggens soliditet är låg och soliditeten vid årsskiftet 2011/2012 uppgick till 3,3 %. Bolaget bedöms inte klara att hela nedskrivningsbehovet själv utan diskussioner har förts mellan Degerfors kommun och Degerforsbyggen AB att dela på kostnaden för nedskrivning genom ett driftbidrag från Degerfors kommun. Diskussionerna har medfört förslag om att Degerfors kommun finansierar 2 000 tkr av nedskrivningen och Degerforsbyggen AB finansierar 476 tkr. Smedstugan har belastat kommunens budget med drygt 450 tkr per år beroende på eventuella hyresförluster och storleken på dessa. Servicenämnden har kalkylerat med att en försäljning kommer att ske under 2013 och har räknat med att det inte ska finnas några kostnader för andra halvåret 2013. Finansiering Finansieringen av driftbidraget, 2 000 tkr, sker genom minskning av det prognostiserade resultatet för 2012. Kommunens egna kapital minskar med motsvarande. Bedömning Driftbidraget ska anses som synnerliga skäl vid balanskravsavstämningen då det är förenat med god ekonomisk hushållning att sälja fastigheten Svartå 1:166 (del av). Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 15

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 2013-01-21 10(25) KS AU 4 (forts.) Dnr: 11-2013 Yrkanden Annika Engelbrektsson (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag samt att överskottet som uppkommit inom serviceförvaltningen efter försäljningen av Smedstugan ska flyttas över till socialnämnden. Roland Halvarsson (V) yrkar bifall till förvaltningens förslag och avslag på Annika Engelbrektssons tilläggsyrkande. Propositionsordning Det finns två bifallsyrkanden till förvaltningens förslag, samt ett tilläggsyrkande och ett avslagsyrkande till detta. Ordföranden meddelar att han först tänker ställa förvaltningens förslag under proposition bifall eller avslag, för att sedan ställa Annika Engelbrektssons tilläggsyrkande under proposition bifall eller avslag. Ordföranden finner att arbetsutskottet har bifallit förvaltningens förslag och avslagit Annika Engelbrektssons tilläggsyrkande. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, 2013-01-14 Reservationer Annika Engelbrektsson (S) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 16

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Sida 2013-01-14 9(16) KS 4 Dnr: 190-2012 Information: Organisationsförändring kansliavdelningen Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelsen tackar Maria Eriksson för informationen. 2. Ärendet ska tas upp för beslut på kommunstyrelsens möte 2013-02-04. Ärendet Maria Eriksson, kanslichef informerar om det förslag som tagits fram för organistaionsförändring inom kansliavdelningen. Idag har kansliavdelningen följande organisation: Registrator/säkerhetssamordnare (0,5+0,5) Malin Larsson Arkivassistent/administrativt stöd kansliavdelningen (0,5+0,5) Annica Blomgren Nämndsekreterare BMN och SN (1,0) Marianne Andersson (berörs ej av nytt förslag) Nämndsekreterare KUN och SRN (1,0) Yvonne Lövgren (berörs ej av nytt förslag) Kanslichef (inkl. sekreterare i KS/KF, allmänna val och upphandling) (1,0) Maria Eriksson Utöver dessa finns också en tjänst i budget för avlastning av kommunchefsgruppen. Denna tjänst är ännu inte tillsatt. Malin Larsson slutar sin anställning i Degerfors kommun 2013-01-25. Kombinationen registrator/säkerhetssamordnare är inte bra, då arbetet som registrator kräver att man är på plats under särskilda tider och arbetet som säkerhetssamordnare kräver att man är relativt ofta är borta på möten och utbildningar. När beslut om nuvarande kommunchefslösning fattades beslutades också att från kommunchefens lön avsätta medel till en handläggartjänst som skulle avlasta personerna i kommunchefsgruppen. Denna tjänst har ännu inte tillsatts, men kommunchefsgruppens bedömning är att det behöver göras för att medlemmarna i gruppen ska ha möjlighet att utföra de uppgifter som är ålagda dem. Idag har kommunen ingen upphandlare. Upphandlingsfrågorna ligger inom kanslichefens arbetsuppgifter, men hinns inte med på ett adekvat sätt. Det finns möjligheter till kostnadsminskningar i organisationen på sikt om man tillsätter en resurs som kan arbeta mer aktivt med upphandlingar och uppföljning av avtal. Kommunen har idag 0,5 informatör, som har ansvar för kommunens webbplats och intranät. Dock saknas en kompetens för den tekniska utvecklingen av webbplats och intranät. Kraven på att kommunens ska ha e-tjänster och fler funktioner på hemsidan ökar stadigt, både från medborgarna och från statligt håll. En tillsättning av tjänsten skulle, förutom att leda till utveckling inom e- förvaltningsområdet, också kunna avlasta informatören i dennes arbete. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 17

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Sida 2013-01-14 10(16) KS 4 (forts.) Dnr: 190-2012 Kanslichefens tjänst innehåller (förutom de ovan nämnda delarna med sekreterarskap i KS AU/KS/KF, allmänna val och upphandling) också chefskap för kansliavdelningen; ansvar för och att leda ledningsgrupper på kommunövergripande nivå och på kommunstyrelseförvaltningen; juridisk kompetens främst inom det kommunalrättsliga området; personuppgiftsombud för samliga nämnder; leda kommunens IT-råd; ansvar för frågor rörande politisk organisation och arvodesbestämmelser; utveckling av rutiner inom området ärendehantering; och huvudansvar för uppföljning av beslut fattade av KS AU/KS/KF (inkl. uppföljning av handläggning av motioner och medborgarförslag). Finansiering Förslaget innebär ingen förändring gentemot budget. Bedömning Kommunchefsgruppen bedömer att den föreslagna lösningen är den bästa ur verksamhetssynpunkt. Till samma budgeterade kostnad som idag kan vi arbeta med att utföra samma arbete som idag, samt därutöver också avlasta kommunchefsgruppen och samtidigt tillsätta två halvtidstjänster som ska arbeta med upphandling och utveckling av e-förvaltning. Kombinationen registrator/arkivassistent är lämplig ur flera aspekter, främst för att en person då följer ärenden från det att de skapas till dess att de arkiveras. Arkivassistentens uppgifter är också lämpliga att kombinera med registrators då de inte kräver att man är borta från kontoret på de tider när registrator bör vara där. Om kanslichefens nuvarande arbetsuppgifter som sekreterare i KS/KF och som ansvarig för allmänna val och för upphandlingar kan läggas över på andra tjänster enligt förslaget till beslut, så kan kanslichefen utföra arbetsuppgifter som i sin tur avlastar ekonomichef och näringslivschef. Förvaltningens förslag 1. Berörda delar av kansliavdelningen organiseras på följande sätt: a. Registrator/arkivassistent (1,0) b. Sekreterare KS och KF med ansvar för e-utveckling (1,0) c. Upphandlings- och säkerhetssamordnare (1,0) d. Kanslichef inkl. avlastning kommunchef (1,0) 2. Vakanta tjänster får besättas. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, 2013-01-08 Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 18

Datum Beteckning Sida Kommunstyrelseförvaltningen 2013-01-08 KS 190-2012/1 1(2) Handläggare Maria Eriksson Tel: 0586-481 29 E-post: maria.eriksson@degerfors.se Organisationsförändring kansliavdelningen Mottagare Kommunstyrelsen Förslag till beslut 1. Berörda delar av kansliavdelningen organiseras på följande sätt: a. Registrator/arkivassistent (1,0) b. Sekreterare KS och KF med ansvar för e-utveckling (1,0) c. Upphandlings- och säkerhetssamordnare (1,0) d. Kanslichef inkl. avlastning kommunchef (1,0) 2. Vakanta tjänster får besättas. Sammanfattning Idag har kansliavdelningen följande organisation: Registrator/säkerhetssamordnare (0,5+0,5) Malin Larsson Arkivassistent/administrativt stöd kansliavdelningen (0,5+0,5) Annica Blomgren Nämndsekreterare BMN och SN (1,0) Marianne Andersson (berörs ej av nytt förslag) Nämndsekreterare KUN och SRN (1,0) Yvonne Lövgren (berörs ej av nytt förslag) Kanslichef (inkl. sekreterare i KS/KF, allmänna val och upphandling) (1,0) Maria Eriksson Utöver dessa finns också en tjänst i budget för avlastning av kommunchefsgruppen. Denna tjänst är ännu inte tillsatt. Malin Larsson slutar sin anställning i Degerfors kommun 2013-01-25. Kombinationen registrator/säkerhetssamordnare är inte bra, då arbetet som registrator kräver att man är på plats under särskilda tider och arbetet som säkerhetssamordnare kräver att man är relativt ofta är borta på möten och utbildningar. När beslut om nuvarande kommunchefslösning fattades beslutades också att från kommunchefens lön avsätta medel till en handläggartjänst som skulle avlasta personerna i kommunchefsgruppen. Denna tjänst har ännu inte tillsatts, men kommunchefsgruppens bedömning är att det behöver göras för att medlemmarna i gruppen ska ha möjlighet att utföra de uppgifter som är ålagda dem. Idag har kommunen ingen upphandlare. Upphandlingsfrågorna ligger inom kanslichefens arbetsuppgifter, men hinns inte med på ett adekvat sätt. Det finns möjligheter till kostnadsminskningar i organisationen på sikt om man tillsätter en resurs som kan arbeta mer aktivt med upphandlingar och uppföljning av avtal. Kommunen har idag 0,5 informatör, som har ansvar för kommunens webbplats och intranät. Dock saknas en kompetens för den tekniska utvecklingen av webbplats och intranät. Kraven på att kommunens ska ha e-tjänster och fler funktioner på hemsidan ökar stadigt, både från med- 19

DEGERFORS KOMMUN Datum Beteckning Sida Kommunstyrelseförvaltningen 2013-01-08 KS 190-2012/1 2(2) borgarna och från statligt håll. En tillsättning av tjänsten skulle, förutom att leda till utveckling inom e-förvaltningsområdet, också kunna avlasta informatören i dennes arbete. Kanslichefens tjänst innehåller (förutom de ovan nämnda delarna med sekreterarskap i KS AU/KS/KF, allmänna val och upphandling) också chefskap för kansliavdelningen; ansvar för och att leda ledningsgrupper på kommunövergripande nivå och på kommunstyrelseförvaltningen; juridisk kompetens främst inom det kommunalrättsliga området; personuppgiftsombud för samliga nämnder; leda kommunens IT-råd; ansvar för frågor rörande politisk organisation och arvodesbestämmelser; utveckling av rutiner inom området ärendehantering; och huvudansvar för uppföljning av beslut fattade av KS AU/KS/KF (inkl. uppföljning av handläggning av motioner och medborgarförslag). Finansiering Förslaget innebär ingen förändring gentemot budget. Bedömning Kommunchefsgruppen bedömer att den föreslagna lösningen är den bästa ur verksamhetssynpunkt. Till samma budgeterade kostnad som idag kan vi arbeta med att utföra samma arbete som idag, samt därutöver också avlasta kommunchefsgruppen och samtidigt tillsätta två halvtidstjänster som ska arbeta med upphandling och utveckling av e-förvaltning. Kombinationen registrator/arkivassistent är lämplig ur flera aspekter, främst för att en person då följer ärenden från det att de skapas till dess att de arkiveras. Arkivassistentens uppgifter är också lämpliga att kombinera med registrators då de inte kräver att man är borta från kontoret på de tider när registrator bör vara där. Om kanslichefens nuvarande arbetsuppgifter som sekreterare i KS/KF och som ansvarig för allmänna val och för upphandlingar kan läggas över på andra tjänster enligt förslaget till beslut, så kan kanslichefen utföra arbetsuppgifter som i sin tur avlastar ekonomichef och näringslivschef. Maria Eriksson Kanslichef Bilagor Bilaga1: Beskrivning av arbetsuppgifter för tjänster inom kansliavdelningen samt konsekvensbeskrivning 20

DEGERFORS KOMMUN Datum Bilaga 1 till Sida Kommunstyrelseförvaltningen 2013-01-08 KS 190-2012/1 1(3) Beskrivning av arbetsuppgifter för tjänster inom kansliavdelningen samt konsekvensbeskrivning Registrator (0,5) Registrators huvuduppgifter är att under morgonen sortera dagens post (både fysisk post och e-post), diarieföra det som enligt lag behöver diarieföras, fördela inkomna handlingar på rätt nämnder och rätt handläggare, upprätta och skicka ut en postlista och att efterhand diarieföra upprättade handlingar. Registrator diarieför inkomna och upprättade handlingar i kommunstyrelsens, kultur- och utbildningsnämndens, servicenämndens och socialnämndens diarier. Inkomna handlingar ska scannas, kopplas till rätt ärende, skickas till handläggare (och ev. också till förvaltningschef och nämndsekreterare) samt sättas upp på postlistan. Handlingar ska sedan också lämnas ut till press och andra som önskar ta del av dem, enligt de regler som anges i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Registrator är kommunens expert i offentlighets- och sekretessfrågor och det krävs att man har mycket goda kunskaper inom detta område. I samband med att handläggarna skickar upprättade handlingar (förslag till beslut och andra utredningar) till registrator görs en koll att alla uppgifter finns med, att rätt mall har använts o.s.v. och vid behov rättas felaktigheter till. Det krävs att registrator är på plats under förmiddagarna för att kunna sortera post etc. och därmed går denna tjänst inte att kombinera med en tjänst som inte är lika platsbunden. Registrator är idag systemansvarig för Diabas (ärendehanteringssystemet) och har ett stort ansvar för utvecklingen av detta. I uppgifterna ingår också att ansvara för kommunens hantering av frågor som rör post och paket. Registrator är en nyckelfunktion i kommunen och om tjänsten inte tillsätts kommer det att få långtgående negativa konsekvenser för medborgare, förtroendevalda, medarbetare i kommunen samt framför allt för medarbetarna på kansliavdelningen. Registrators arbetsuppgifter styrs till stor del av lagstiftningen och kommunen kan inte välja att prioritera bort dessa uppgifter. Säkerhetssamordnare (0,5) Staten ersätter kommunerna för åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. För 2012 har Degerfors erhållit ett preliminärt bidrag om 487 tkr. Detta bidrag täcker inte enligt regelverket samtliga av säkerhetssamordnarens arbetsuppgifter utan endast den del som avser arbete med och inför extraordinära händelser (kris). Kvar är strategisk säkerhetsarbete, systematiskt brandskydd och försäkringsfrågor. Vissa arbetsuppgifter går i varandra och det gäller främst strategiskt säkerhetsarbete och arbete med krishantering. Del av tjänsten är finansierad av statliga medel. Skulle en återbesättning inte vara aktull så finns möjlighet att köpa delar av säkerhetssamordnarens arbetsuppgifter. Bedömningen är att vid köp av säkerhetssamordnare så behöver det finnas resurser kvar i kommunen som är motpart och beställare. Analys av storleken på detta arbete har inte gjorts men uppskattningsvis 15-20 %. Den främsta nackdelen med att köpa denna tjänst är att den kommunala organisationen tappar kunskap inom krishanterings- och säkerhetsområdet. 21

DEGERFORS KOMMUN Datum Bilaga 1 till Sida Kommunstyrelseförvaltningen 2013-01-08 KS 190-2012/1 2(3) Upphandlare (0,5) Degerfors kommun har ingen egen upphandlarkompetens utan överlåter alla större upphandlingar till inköpssamverkan i Örebro läns kommuner. Tanken med samordnade upphandlingar är att stora volymer ger kommunerna lägre kostnader. Inom en del varuslag har detta dock inneburit att konkurrensen bland anbudsgivarna minskat och marknaden har kunnat delas av ett fåtal stora aktörer. Konkurrensverket har reagerat över detta och menar att vi måste få bättre konkurrens i våra upphandlingar. Nu pågår en översyn av LOU för att bl.a. se hur man skapar bättre möjligheter för mindre företag att delta i anbudsgivningen. Ett tydligt exempel där vi som kommun hade kunnat agera mer distinkt om vi haft upphandlarkompetens är den livsmedelsupphandling som inleddes förra året. Vi lyckades då få med kostenheten i Karlskoga-Degerfors på att lyfta ur verksamheter i Svartå och Åtorp från den stora livsmedelsupphandlingen. Detta för att ge lanthandlarna i dessa orter möjlighet att lämna anbud. Det har nu gått ett år och underlaget är ännu inte är klart. Med egen upphandlarkompetens kan vi börja leva efter vår egen upphandlingspolicy som säger att Upphandlingar skall utformas så att såväl mindre som större företag både inom och utom kommunens geografiska gräns har möjlighet att lämna anbud och delta i konkurrensen. Idag är det få, om knappt något företag, utöver bygg och entreprenad som haft möjlighet/förmåga att lämna anbud på våra upphandlingar. Om vi som kommun kan lägga ner lite jobb på detta kan t.ex. livsmedelsupphandlingen delas upp i flera delar och därmed ge lokala aktörer större möjlighet att delta i anbudsgivningen. Flera av våra butiker inom fackhandeln skulle kunna beredas större möjligheter att delta i anbudsgivningen. En inrättad tjänst (0,5) som upphandlare skulle alltså innebära: Större möjligheter för lokala företag att delta i anbudsgivningen, vilket ger tryggad/ökad sysselsättning. Bättre intern kontroll/uppföljning i syfte att få stopp på icke avtalsreglerade inköp, vilket rimligtvis ska ge lägre kostnader för kommunen. Avlastning, kommunchefchefslösning (0,5) När förra kommunchefen valde att lämna sin tjänst valde kommunen slutligen att inte återbesätta denna tjänst. Det innebar att 1,0 årsarbetare försvann ur organisationen. Inför nuvarande lösningen med en sk kommunchefsgrupp (ekonomichef, kanslichef och näringslivschef) infördes var en av förutsättningarna att i stället för en kommunchef skulle det inrättas någon form av avlastningstjänst. Under 2012 har kommunchefsgruppen diskuterat innehållet i den s.k. avlastningstjänsten och även kartlagt vilka arbetsuppgifter som vi bedömer behöver avsättas mer tid till. Under hösten 2012 har dessutom säkerhetssamordnaren sagt upp sig vilket inneburit att diskussioner om organisation inom kansliet blivit aktuell och vilken effekt detta fått på den planerade avlastningstjänsten. Vi ser i dagsläget ett flertal viktiga och strategiska frågor som nuvarande organisation inte hinner med att utföra. Det gäller: Uppföljning av strategisk inriktning och därmed identifiera utvecklingsområden för att leva upp till den strategiska inriktningen. Kommuninterna samordningsfrågor behöver utvecklas och i detta ingår även uppföljning och uppdatering av policydokument. Degerfors kommun saknar utredningsresurser. De utredningar som görs de remissvar som arbetas fram kläms i regel in i ordinarie tjänster. Extra resurser inom detta område innebär inte 22

DEGERFORS KOMMUN Datum Bilaga 1 till Sida Kommunstyrelseförvaltningen 2013-01-08 KS 190-2012/1 3(3) att ordinarie tjänster blir befriade från dessa arbetsuppgifter men att det finns utrymme för någon form av projektledare som håller ihop utredningar och remissvar. Sekreterare i KS/KF (0,5) Sekreteraren är sekreterare i kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. I arbetsuppgifterna ingår att samla de ärenden, inkl. alla inkomna och upprättade handlingar, som ska med till KS AU, ha beredning (KRB) en gång per månad, göra kallelse och utskick till KS AU, KS och KF, protokoll och protokollsexpediering från KS AU, KS och KF. Sekreteraren har ett stort ansvar för att se till att handläggarna blir klara med sina handlingar i tid samt att handlingarna till varje ärende är kompletta och håller tillräckligt hög kvalitet. Inför möten ska också lokaler bokas och fika ska beställas. I snitt tar förberedelser, genomförande och efterarbetet av ett sammanträde i KS AU, KS eller KF ca 20 timmar. Det är sekreteraren i KS/KF som lägger ut mötesdatum för hela nästkommande år, både för KS AU/KS/KF och för samverkansgrupper på förvaltningsnivå (FÖSAM, kommunstyrelseförvaltningen) och på kommunövergripande nivå (CESAM). I arbetsuppgifterna ingår också att ansvara för genomförandet av de allmänna valen. Precis som registrators uppgifter så styrs sekreterarens uppgifter till mångt och mycket av lagstiftningen och det är inte uppgifter som kommunen kan välja att prioritera bort. E-utvecklare (0,5) Informatören ansvarar av utveckling av hemsidan och intranätet, samt har ett övergripande ansvar för innehållet på sidorna. IT-avdelningen ansvarar för servrarna samt gör nödvändiga uppdateringar av systemen. Verksamheterna ansvarar själva för innehållet på de olika delarna av hemsidan och intranätet. Vi saknar idag den tekniska kompetensen att utveckla hemsidan och intranätet. Både medborgarna och våra anställda kräver fler och alltmer avancerade funktioner. På flera områden kan man börja se krav från statligt håll att fler och fler ärenden ska gå att utföra digitalt på kommunens hemsida, s.k. Mina sidor. Vi har idag ingen som helst beredskap, eller kunskap, inför detta. Vi saknar också en person som har kunskap om hur hemsidor ska utformas för att de ska vara så enkla som möjligt att använda och om hur man på ett professionellt sätt informerar via olika webbaserade lösningar. E-utvecklarens huvuduppgifter är att, tillsammans med verksamheterna, identifiera de behov och krav som finns på e-tjänster, samt att implementera införandet av lämpliga e-tjänster som ger största möjliga nytta för medborgarna. Ett införande av denna tjänst innebär att kommunen är beredd på de krav som kommer att komma framöver och att man kan arbeta med frågorna med bättre framförhållning. Tjänsten innebär också en möjlig avlastning för informatören, som idag har en mycket hög arbetsbelastning. 23

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 2013-01-21 15(25) KS AU 9 Dnr: 12-2013 Återbesättning av tjänst på ekonomiavdelningen Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen (i enlighet med förvaltningens förslag) En tjänst som ekonom får återbesättas. Ärendet I maj 2013 går en av befintliga ekonomer på ekonomiavdelningen i pension. Den aktuelle handläggarens arbetsuppgifter har bestått av bland annat systemansvar för kommunens ekonomisystem och fakturahanteringssystem. Tjänsten är den mest platsbundna tjänsten på ekonomiavdelningen och nästan allt av en ekonomiavdelnings dagliga och löpande arbete ligger på denna tjänst. I arbetsuppgifterna ingår bland annat: Arbete med dagrapport, inbetalningar Behörighetsadministration med bland annat uppdateringar av kontoplan, attester, referenskoder, styrtabeller Filhantering (betalningar, fakturor, olika försystem) Felhantering Momsredovisningar Kommunstyrelseförvaltningens bedömning är att ekonomtjänsten på ekonomiavdelningen behöver återbesättas. Bedömningen är att återbesättningen kan ske med en ekonomiassistent eller motsvarande. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, 2013-01-15 Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 24

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 2013-01-21 18(25) KS AU 12 Dnr: 5-2013 Dokumenthanteringsplan för kansliavdelningen Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen (i enlighet med förvaltningens förslag) Dokumenthanteringsplanen för kansliavdelningen fastställs. Ärendet I arkivlagen 6 1p. står följande angivet om dokumenthanteringsplaner: Varje myndighet skall upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). En överblickbar och planmässig dokumenthanteringsplan underlättar arbetet och förbättrar allmänhetens möjligheter att återsöka information som lagras hos myndigheten. En dokumenthanteringsplan redovisar hur förvaltningen dokumenterar sin verksamhet, d. v. s. vilka handlingar som förekommer och hur de ska hanteras. En dokumenthanteringsplan är också ett bra sätt att leva upp till de krav på dokumentation av myndighetens verksamhet som följer av lag. En dokumenthanteringsplan blir på samma gång: plan över myndighetens handlingar bevarandeplan för arkivalier gallringsplan för arkivalier. En dokumenthanteringsplan bör inte baseras på organisationen utan på verksamheten. Den blir en katalog över de typer av handlingar som förekommer inom respektive verksamhet. Förändringar av organisationen eller av någon arbetsrutin får ofta konsekvenser för arkivbildningen. Det är viktigt att de arkivansvariga och arkivredogörare är uppmärksamma på förändringar och håller dokumenthanteringsplanen aktuell. Det ska finnas en kopia av den senaste dokumenthanteringsplanen hos centralarkivet. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen, 2013-01-11 Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 25

Datum Beteckning Sida Kommunstyrelseförvaltningen 2013-01-29 KS 41-2011/13 1(3) Handläggare Maria Eriksson Tel: 0586-481 29 E-post: maria.eriksson@degerfors.se Svar på återremiss Medborgarförslag: Finskt förvaltningsområde Förslag till beslut Svaret på återremissen godkänns. Mottagare Kommunstyrelsen Sammanfattning Kommunstyrelsens arbetsutskott återremitterade i KS AU 82/2012-08-20 ärendet för att kontakt skulle tas med kommuner som har anslutit sig till det finska förvaltningsområdet för att få del av deras erfarenheter. Tio kommuner kontaktades med ett antal frågor. Sju av dessa kommuner svarade, men alla svarade inte på alla frågor. Nedan finns en sammanställning av svaren. Hur länge har ni varit finskt förvaltningsområde? Januari 2010 December 2011 Hösten 2010 Januari 2012 Januari 2012 Februari 2011 Januari 2010 Hur stor andel av befolkningen i er kommun är sverigefinnar (första, andra och tredje generationen)? Drygt 18 % Ca 30 % Ca 15 % Ca 23 % Har ni en tjänsteman som speciellt ansvarar för arbetet med det finska förvaltningsområdet? Ja, en samordnare på heltid Ja, en samordnare Ja, en processledare Ja, en verksamhetsutvecklare Ja, en kontaktperson på heltid Ja, en projektledare på heltid under två år (möjligt att det förlängs) Ja, en informatör/kommunlots 26

DEGERFORS KOMMUN Datum Beteckning Sida Kommunstyrelseförvaltningen 2013-01-29 KS 41-2011/13 2(3) Har statbidraget räckt? Har kommunen behövt skjuta till egna pengar? I så fall hur mycket (per år)? Statsbidraget kommer att förbrukas under 2012 Kommer troligen att räcka under 2012 Ja Ja, vi räknar med det Ja, som det ser ut idag Ja, det verkar räcka, men det är en tydlig skillnad när bidraget sänktes från 750 tkr till 660 tkr Ja, det täcker kommunens merkostnader. Kommunen satsade extra på information innan man blev finskt förvaltningsområde Upplever ni att statsbidraget är tillräckligt tilltaget för att kommunen ska kunna utföra sina åtaganden som finskt förvaltningsområde? Det behövs mer än 660 tkr/år för att uppfylla lagens intentioner Ja, troligen Ja, i dagsläget i alla fall Ja, vi räknar med det Ja, det känns som det Det beror på om kommunen måste använda statsbidraget för lönekostnader, hur stor del och hur länge Ja, det mesta handlar om organisation så att merkostnader inte uppstår. Samarbeten över kommungränserna för att få ner kostnaderna Hur många brukare inom äldreomsorgen har ni som får omsorg på finska? Ca 40 Kommunen har finska platser inom särskilt boende, men det finns idag inget intresse för dessa och brukarna (ca 10 st) är utspridda i resten av verksamheten Kartläggning kommer att göras I dagsläget finns en finsk avdelning med sju platser Inga speciella avdelningar för enbart finsktalande, det löses när frågan uppstår. Äldreomsorgen ska ta fram en policy under hösten 2012 15 % av personalen är finskspråkig, men bara 2-3 % av brukarna. Behovet kommer att öka på sikt Har ni någon förskoleverksamhet på finska? Ja, förskola delvis på finska. Inga finska avdelningar Nej Åtta barn fick 2011 förskoleverksamhet delvis på finska Ingen särskild inriktning i dagsläget Ingen förskoleverksamhet på finska ännu Ingen förskoleavdelning/förskola på finska På sex av kommunens förskolor erbjuds möjlighet till stöd i utvecklingen av finska språket 27