Handling 2 - KRAVSPECIFIKATION

Relevanta dokument
Informationsmöte nytt avtal läkemedelsförsörjning

2. Ledningssystem Handbok för läkemedelshantering

Gunnar Dahlberg, Elma Tajic, Anders Wickberg, Annika Olsson

Rutin läkemedelsförråd/närförråd

Handling 2 - KRAVSPECIFIKATION

Svensk författningssamling

Ansvarsfördelning mellan verksamhetschef (HSL 29 ) och medicinskt ansvarig sjuksköterska respektive medicinskt ansvarig för rehabilitering (HSL 24 )

Namn på försäljningsstället: Gatuadress: Postadress: Telefonnummer, inkl. riktnummer: E-post: Ägarens firmanamn (AB/HB/enskild firma etc.

Läkemedelsförsörjning - Godsmottagning och interntransport

3.2 Akutläkemedelsförrådets innehåll Aktuell lista över akutläkemedelsförrådens innehåll, se bilaga 1.

Beställning skickas till apoteket med telefax. Originalet sparas på avdelningen till varorna levereras med följesedel

Informationsmöten för läkemedelsansvariga sjuksköterskor

SOSFS 2005:12 (M) Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården. Socialstyrelsens författningssamling

Kommunens ansvar för hälso- och sjukvård

Läkemedelsverkets föreskrifter (LVFS 2014:8) om partihandel med läkemedel

Egenkontrollprogram för handel med vissa receptfria läkemedel

Svensk författningssamling

Läkemedelshantering - kvalitetsgranskning

Informationshantering och journalföring. nya krav på informationssäkerhet i vården

Läkemedelsverkets föreskrifter (LVFS 2009:9) om detaljhandel vid öppenvårdsapotek

Riktlinje läkemedelshantering i hälso- och sjukvården

Beredningsenheten, handbok för beställande enheter

7 Rekvisition Handbok för läkemedelshantering

Riktlinjer för hälso- och sjukvård inom Stockholms stads särskilda boenden, dagverksamheter och dagliga verksamheter. Läkemedelshantering

Riktlinjer för informationshantering och journalföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Järfälla kommun.

Meddelandeblad. Mottagare: Nämnder och verksamheter i kommuner med ansvar för vård och omsorg, medicinskt ansvariga sjuksköterskor,

Inte störst men bäst. Det är vår vision. Förbättringsarbete på Lasarettet i Ystad ISO 9001

Tillsynsplan för GMP Sjukvård 2013

Lokala rutiner för läkemedelshantering

2016/161 om säkerhetsdetaljer på läkemedelsförpackningar. Dnr: Datum:

Svensk författningssamling

Anvisningar för inkontinenshjälpmedel 2012

Vägledning om tillämpning av EUförordning 2016/161 om säkerhetsdetaljer på läkemedelsförpackningar. Dnr: Datum:

Riktlinje. för läkemedelshantering inom kommunal hälso- och sjukvård

Koncernkontoret Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning

Dokument ID: Fastställandedatum: Revisionsnr: 11 Giltigt t.o.m.:

Patientsäkerhetsberättelse

Läkemedelsverkets författningssamling

Processbeskrivning av dialysleveranser till PD-patienter

~ -~ _'1>_~_ - 'r~

Läkemedelsförsörjning - Cytostatikabeställning

Övergripande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom vård och omsorg i Malmö stad

Beslut Landstinget i Uppsala län ska redovisa följande:

Gemensamma författningssamlingen avseende hälso- och sjukvård, socialtjänst, läkemedel, folkhälsa m.m.

Lokal läkemedelsinstruktion

Medicinsk service Division IT/MT IT/MT Samordning

Riktlinje. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Rapport. Enhet Gillbogården

PM 2015:127 RVI (Dnr /2015)

Regelverk för öppenvårdsapotek Helena Calles 2 oktober 2013

Rutin för kommunala akutläkemedelsförråd (KAF)

LAGAR OCH FÖRFATTNINGAR SOM STYR KOMMUNERNAS HÄLSO- OCH SJUKVÅRD, AVSEENDE ANSVARSFÖRHÅLLANDEN MELLAN VÅRDGIVARE (NÄMND), VERKSAMHETSCHEF OCH MAS/MAR

NU-sjukvården. Läkemedelshantering inom IVA/IMA/UVA

HANDLINGSPLAN FÖR UTEBLIVEN LEVERANS AV DOSDISPENSERADE LÄKEMEDEL

Utdrag ur protokoll vid sammanträde Sjukhusens läkemedelsförsörjning. Förslaget föranleder följande yttrande av Lagrådet:

Handlägga personer under 65 år i hemsjukvård

Lokala instruktioner för akutläkemedelsförråd och skötselanvisningar.

Läkemedelsverkets föreskrifter (LVFS 2009:9) om detaljhandel vid öppenvårdsapotek;

Handlingsplan för utebliven leverans av dosdispenserade läkemedel

Cirkulärnr: 2002:88 Diarienr: 2002/1956 Handläggare: Gabriella Kollander Fållby Sektion/Enhet: Sektionen för äldreomsorg och sjukvård Datum:

Handling 2 - KRAVSPECIFIKATION

att apotekens roll i samband med krissituationer bör utredas och regleras i lag att kraven på apotekens/utlämningsställenas lokaler förtydligas

Beslut efter tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204)

Läkemedelsverkets föreskrifter (LVFS 2009:20) om handel med vissa receptfria läkemedel

ÅR: Område: GMP Sjukvård. Tillsynsplan från Läkemedelsverket. Dnr:

Riktlinjer och rutiner för dosförpackade läkemedel i Skåne

Kvalitetsmanual. Baserat på System ISO Active Care Sverup AB

ANVISNINGAR FÖR INKONTINENSHJÄLPMEDEL 2014

Riktlinjer. Dosförpackade läkemedel i Stockholms län

Inbjudan till Öppen visning av Marknadsplatsen för beställning av läkemedel (nytt gränssnitt i Raindance)

Meddelandeblad. En ny hälso- och sjukvårdslag. Bakgrund/Allmänt. Nr 3/2017 Oktober Mottagare: Landsting, kommuner, privata vårdgivare

Datum Åtgärder med anledning av det ekonomiska läget - sevicenämnden

Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ordination och hantering av läkemedel i hälso- och sjukvården HSLF-FS 2017:

Åtgärdsplan Kvalitetsgranskning av läkemedelshantering

Uppföljning målområde läkemedel 2017

9 Förvaring Handbok för läkemedelshantering

Bilaga 5 Administration och kontroll

Rutin vid avvikelsehantering gällande hälso- och sjukvård

Koncerninköp Enhet Tjänste

Koncernkontoret Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning

Hälso- och sjukvårdsnämnden

Yttrande över KPMG:s granskning över läkemedelshanteringen inom särskilda boenden för äldre i Luleå kommun

Rapport. Enhet Wesströms väg Sollentuna

för hälso- och sjukvårdsarbetsuppgifter

2. Kravspecifikation. Förfrågningsunderlag. Upphandlande organisation Syfte Åtagande Matilda Sjögren

Meddelad i Göteborg. KLAGANDE Miracon AB, Henry Dunkers Plats Helsingborg

Rutin för dosdispenserade läkemedel

Kvalitetsledningssystem inom vård- och omsorgsförvaltningen

Läkemedelskommitténs verksamhetsplan 2015

Läkemedelsverkets författningssamling

BESLUT. Datum Dnr Tillämpningsanvisningar om Rätt att ta del av patientuppgifter inom Region Skåne

Fastighets- och servicenämnden

Riktlinjer för läkemedelshantering inom kommunal hälso- och sjukvård

1(8) Kommunal hälso- och sjukvård. Styrdokument

@PJ) 'HARMA S P[Clo\lS Version

HÄSSELBY-VÄLLINGBY STADSDELSFÖRVALTNING. Hässelgården och Skolörtens vård- och omsorgsboende- Patientsäkerhetsberättelse 2010

Läkemedelshantering Ansvarsbeskrivningar Operationsavdelningen Piteå sjukhus

Samma krav gäller som för ISO 14001

Dosmaskin SÄS 2014 Tre års erfarenhet

Noteringar från möte i Samrådsgrupp för hjälpmedelsfrågor

Transkript:

Koncernkontoret Avd Koncerninköp Enhet Medicinskt material Berit Nilsson Strategisk Inköpare Telefon 040-675 30 45 E-post: berit.e.nilsson@skane.se 02 HANDLING 2 KRAVSPECIFIKATION F. LÄKEMEDELSSERVICE Datum 2010-12-01 Dnr 1000116-03 BILAGA 02 1 (14) Läkemedelsförsörjning inom Region Skåne Handling 2 - KRAVSPECIFIKATION, skötsel av läkemedels- och vätskevagnsförråd inom Region Skånes 2010-09-15 Koncerninköp inköp och upphandling i Region Skåne Postadress: 291 89 Kristianstad Besöksadress: Dockplatsen 26, 211 19 Malmö Telefon (växel): 040-675 30 00 Fax: 040-611 02 06 Internet: www.skane.se/koncerninkop Organisationsnummer: 23 21 00-0255

2 (14) Innehållsförteckning 1 Bakgrund och syfte... 3 2 Uppdrag... 3 3 Allmänna krav... 4 3.1 Organisation och verksamhet... 4 3.1.1 Personal... 4 3.1.2 Sekretess... 4 3.1.3 Samverkan... 4 3.2 Kvalitet... 4 3.2.1 Ledningssystem... 4 3.2.2 Kvalitetssystem... 4 3.2.3 Avvikelsehantering... 5 3.3 Miljö... 5 3.3.1 Miljöledning... 5 3.3.2 Miljöcertifiering... 5 4 Beskrivning av uppdraget... 5 4.1 Förutsättningar... 5 4.1.1 IT-stöd... 6 4.2 Läkemedelsservice... 6 4.2.1 Styrning av bassortiment... 7 4.3 Läkemedelsförråd... 7 4.3.1 Beställning... 7 4.3.2 Mottagning och uppackning av läkemedel... 8 4.3.3 Lagervård... 8 4.4 Vätskevagnsförråd... 9 4.4.1 Beställning... 9 4.4.2 Mottagning och uppackning av vätskor... 9 4.4.3 Lagervård... 9 4.5 Information... 10 5 Krav och acceptanskriterier... 10 5.1 Tillstånd... 10 5.2 Tillgänglighet... 10 5.3 Statistik... 10 6 Uppföljning... 10 6.1 Leverantörens redovisning... 10 6.2 Kundens kvalitetsgranskning... 11 Bilaga F1 Läkemedelsförråd och vätskevagnsförråd Volymer... 12 Läkemedelsförråd... 12 Vätskevagnsförråd... 12 Bilaga F2 Definition av läkemedelsförråd... 14 2

3 (14) 1 Bakgrund och syfte Den 1 september 2008 ändrades lagen (1996:1152) om handel med läkemedel m.m. och en ny reglering kring sjukhusens läkemedelsförsörjning trädde ikraft. Lagstiftarens syfte med ändringarna är att ge vårdgivarna ökad frihet att organisera sjukhusens läkemedelsförsörjning. Den regleringen har förts över till den nya lagen (2009:366) om handel med läkemedel som trädde i kraft den 1 juli 2009. Förändringar i läkemedelsförsörjningen ska skapa förutsättningar så att tillgängliga resurser kan användas för att uppnå kraven på en hög patientsäkerhet, ökad patienttillfredsställelse, effektiv läkemedelsförsörjning och hög kostnadseffektivitet. Detta ingår som en naturlig del i arbetet inom hälso- och sjukvården och uppfyller kraven på God vård enligt Socialstyrelsen. Den framtida läkemedelsförsörjningen ska tillvarata den möjlighet till olika förändringar som ges i och med avregleringen av apoteksmonopolet i riket. Vårdgivaren ska organisera läkemedelsförsörjningen så att den bedrivs rationellt och på sådant sätt att behovet av säkra och effektiva läkemedel tryggas. För detta ändamål ska det finnas sjukhusapotek vid vilka det ska finnas farmacevtisk kompetens. Ett sjukhusapotek definieras i den nya lagen som den funktion eller de aktiviteter som tillgodoser läkemedelsförsörjningen till eller inom ett sjukhus. Sjukhusapoteket ska vara bemannat med en eller flera farmaceuter. All läkemedelsförsörjning vid ett sjukhus sker alltså i lagens mening via funktionen eller aktiviteterna sjukhusapoteket. Region Skåne har i egenskap av sjukvårdshuvudman det övergripande ansvaret för läkemedelsförsörjningen inom regionen. Uppdraget Läkemedelsservice ingår som en del i Region Skånes läkemedelsförsörjning. Denna kravspecifikation redovisar förutsättningar och krav avseende de processer som ingår i Uppdraget. 2 Uppdrag Uppdraget omfattar läkemedelservice till Region Skånes samtliga offentliga sjukhusförvaltningar där det idag bedrivs läkemedelsservice. Syftet med upphandlingen är att erhålla en säker och kostnadseffektiv läkemedelshantering med minimal kassation och med fokus på ökad patientsäkerhet Leverantören ska utifrån avtalshandlingarnas ställda krav ansvara för Läkemedelservice det vill säga skötsel av läkemedelsförråd och vätskevagnsförråd för vård-, operationsavdelning och större mottagningar inom Region Skånes sjukhusförvaltningar. Information om volymer finns i bilaga F1. Uppdraget ska dimensioneras för en omfattning per helår som framgår av nedanstående beskrivning. Sjukvårdshuvudmannen Region Skåne benämns fortsättningsvis: Kunden Sjukvårdshuvudmannen Region Skånes vård-, operationsavdelning/mottagning benämns fortsättningsvis: Kundens enheter 3

3 Allmänna krav 4 (14) 3.1 Organisation och verksamhet Leverantören ska ha en organisation som svarar mot Kundens behov och uppfyller myndighetskraven för att bedriva verksamheten. Sakkunnig med farmaceutisk kompetens och verksamhetsansvarig ska finnas. I samband med att tillträde sker ska sakkunnig och verksamhetsansvarig namnges och kompetens ska styrkas med intyg. Leverantören ska i sitt uppdrag arbeta med uppföljning för att förbättra uppdragets processer. Leverantören upprättar och vidmakthåller en Verksamhetsplan för uppdraget. 3.1.1 Personal Leverantören ansvarar för att den personal som utför uppdraget har kompetens i enlighet med gällande myndighetskrav samt att personal i övrigt har den kompetens som erfordras för utförande av uppdraget Leverantörens personal ska väl kunna förstå, skriva och kommunicera på det svenska språket. 3.1.2 Sekretess All personal hos Leverantören ska arbeta enligt de krav på sekretess som råder hos Kunden. 3.1.3 Samverkan Flera aktörer kommer att vara delaktiga i de delar som berör Uppdraget och dess användning. För att uppfylla läkemedelsverksamhetens syfte och skapa en sammanhållen och säker läkemedelskedja är samverkan mellan de olika aktörer som är involverade i processen såsom Kunden, Kundens enheter, leverantörer och Myndigheter nödvändigt. Leverantören ska inom sitt uppdrag samverka med berörda parter inklusive myndigheter och Kunden för att skapa en sammanhållen, smidig och säker kedja vad avser läkemedelsförsörjningen. 3.2 Kvalitet 3.2.1 Ledningssystem Leverantören ska ha en organisation och ett ledningssystem för planering, utförande, uppföljning och utveckling av kvaliteten och säkerheten i verksamheten. 3.2.2 Kvalitetssystem Kvalitetsarbetet ska vara en naturlig del i verksamheten. Leverantören ska arbeta med ett kvalitetsledningssystem och kvalitetssäkra verksamheten enligt ISO 9001 eller motsvarande system samt följa de krav som ställs enligt efter var tid gällande myndighetskrav. 4

5 (14) Leverantören ska årligen genomföra sk egeninspektion/intern granskning av berörd verksamhet enligt myndighetskrav, Kunden ska ha rätt att delta. 3.2.3 Avvikelsehantering Avvikelser ska rapporteras dels till Kunden och dels enligt myndighetskrav. Leverantören ska ha ett system för rapportering av avvikelser där allvarliga incidenter ska rapporteras. Leverantören ska vid Kundens behov samverka vad gäller avvikelser som berör upphandlat uppdrag. Leverantören ska lämna en sammanställning av antal avvikelser och åtgärder för dessa till Kunden enligt punkt 6.1. Med avvikelse menas icke uppfyllda av Kunden och myndighets ställda krav. 3.3 Miljö 3.3.1 Miljöledning Leverantören ska bedriva sitt miljöarbete på sådant sätt att Leverantören därigenom medverkar till att målen i Region Skånes miljöprogram uppnås, http://www.miljo.skane.se Miljöarbetet ska vara en naturlig del i verksamheten och i linje med kvalitetsarbetet Leverantören ska medverka till att miljöaspekter inkluderas i valet av läkemedel. Leverantören ska medverka till att förpackningar, förpackningsmaterial och deras logistik miljöanpassas. Region Skåne kan göra andrapartsrevision av leverantören. 3.3.2 Miljöcertifiering Leverantören ska senast 2014-01-01 vara certifierad enligt miljöledningssystem ISO 14 001 eller motsvarande system och en gång om året visa dokumentation som är granskad och godkänd av oberoende part eller revisor. 4 Beskrivning av uppdraget 4.1 Förutsättningar Uppdraget baseras på läkemedelsförråd, som består av avdelnings-/planförråd, svansförråd, katastrofförråd eller antidotförråd (definition bilaga F2) på Kundens vårdavdelningar/mottagningar och på vätskevagnsförråd enligt bilaga F1. Antal beställningar och uppackningar av läkemedel i läkemedelsförråden beror på storleken av läkemedelsförrådet. Beställning och uppackning av läkemedel sker vanligtvis 1-2 gång- 5

6 (14) er/vecka. I vätskevagnsförråden sker packning och utbyteshantering av systemet med sk vätskevagnar. Information om volymen framgår av bilaga F1. Avgränsning: Om Leverantören till följd av smitta eller annan särskild olägenhet ej äger tillträde till de lokaler, som uppdragets genomförande kräver anger Kundens enheter tidsintervall för detta och ansvaret för uppdraget vad gäller anknytning till lokal övergår från Leverantören till Kundens enheter. Kundens enheter ansvarar för att meddela Leverantören när tillträde åter ska ske I den fortsatta texten benämns avdelnings-/planförråd, svansförråd, katastrofförråd eller antidotförråd med samlingsbegreppet läkemedelsförråd. Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 4.1: Region Skåne tillhandahåller lokaler för att kunna utföra uppdraget inkl de personalutrymmen såsom toalett, lunchrum och omklädningsrum som krävas för uppdragets utförande. Utnyttjande av personalutrymme kommer att ske i samverkan med de leverantörer som utför Uppdragen D. Drift av Logistikcentrum och E. Tillverkning och beredningsenhet. 4.1.1 IT-stöd Leverantören ska för genomförandet av uppdraget arbeta i de IT-system som Kunden har och som berör uppdragets genomförande. Leverantörens personal ska på anmodan delta i utbildning i Kundens IT-system. 4.2 Läkemedelsservice Läkemedelsservice innebär skötsel av vård-, operationsavdelningens/mottagningens läkemedelsförråd och sjukhusens vätskevagnsförråd. En farmaceut från Leverantören har huvudansvaret för arbetet för respektive vård-, operationsavdelning/mottagning. Läkemedelsservice innebär också planering och utveckling, samt iordningsställande och skötsel av sjukhusgemensamma eller klinikgemensamma förråd för läkemedel som används utanför respektive vård-, operationsavdelning/mottagnings läkemedelsförråds bassortiment så som svanssortimentsförråd. Leverantören ska Medverka vid styrning av bassortiment Beställa läkemedel Utföra leveranskontroll Ta emot och packa upp läkemedel Utföra lagervård. Beställa vätskor och sköta utbyteshantering av innehållet i vätskevagnar Genomföra årlig läkemedelsinventering (ska ske 1 gång/år) Kundens enheter ska beställa läkemedel av Kundens Logistikcentra. Logistikcentra ansvarar för att läkemedel, läkemedelsnära produkter och handelsvaror transporteras betryggande till anvisad avlastningsplats. 6

7 (14) Vad avser beställning av vätskor för utbytespackning av vätskevagnar ska Kunden beställa dessa via Logistikcentrat. Vid palleverans av vätskor kan Läkemedelsleverantör leverera dessa direkt till angivna vätskevagnsförråd. Kunden ansvarar via Region Skånes Transport för alla transporter av vätskevagnar mellan vätskevagnsförråd och brukande enhet Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 4.2: Lasarettet i Landskrona har inte ett vätskevagnsförråd i den bemärkelse som övriga sjukhus. Vätskevagnarna kommer att finnas på respektive avdelning. Vätskan beställs och levereras direkt till avdelningen där den packas på vagnarna. 4.2.1 Styrning av bassortiment Bassortimentet utgör ett reducerat sortiment avseende förpackningsstorlekar och synonymer av främst av Kundens upphandlade läkemedel som måste finnas på Kundens respektive enheter och som täcker merparten av de ordinationer som görs. Leverantören ska tillsammans med Kundens respektive enhet medverka till att det finns en lista tillgänglig över aktuellt och adekvat bassortiment av läkemedel vid respektive Kunds enhet som uppdraget berör. Med adekvat bassortiment menas att sortimentet är fastställt på grundval av statistik över förbrukning av Läkemedelsenhetens, Läkemedelrådets och TLV:s rekommendationer och Kundens upphandlade läkemedel. Bassortimentet sammanställs tillsammans med läkemedelsansvarig sjuksköterska och avdelningsansvarig överläkare på respektive av Kundens enheter, Verksamhetschef fastställer och godkänner ändringar av sortimentet. På samma sätt ska Leverantören vara med och ta fram läkemedelssortimentet till planförråd, antidotförråd, katastrofförråd och vätskeförråd. Framtagandet av bassortimentet syftar till att: Reducera sortimentet, förpackningsstorlek, synonymer och sällan läkemedel Kundens rekommenderade eller upphandlade läkemedel ska utgöra första hands val Vårdpersonalen ska bli väl förtrogen med läkemedlen Ökad patientsäkerheten Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 4.2.1: En omfattande bassortiment revision beräknas ske en till två gånger/år beroende på vilken verksamhet som bedrivs. Mindre korrigeringar av bassortimentet kan äga rum fortlöpande t.ex. vid ny upphandling av läkemedel, utbyte av generika. 4.3 Läkemedelsförråd 4.3.1 Beställning Listan med beställningspunkter och beställningskvantiteter avseende fastställt bassortiment ska upprättas i samarbetet mellan Leverantören, läkemedelsansvarig sjuksköterska och avdelningsansvarig överläkare. Efter inventering av basförrådet görs beställning av Leverantören 7

8 (14) med hjälp av handdator och streckkoder i enlighet med Kundens elektroniska beställningssystem. Beställning görs av Leverantören normalt 1-2 gånger per vecka eller efter överenskommelse med Kundens enhet. Leverantören sköter i första hand beställning av bassortimentet, beställning av läkemedel utanför fastställt bassortiment kan komma ifråga då parterna finner detta rationellt och säkert. Andra beställningar och akuta beställningar ombesörjs av Kundens enheter. 4.3.2 Mottagning och uppackning av läkemedel Läkemedel levereras efter beställning adekvat förpackat och märkt av Logistikcentra till anvisad avlastningsplats och transporteras av Region Skånes transporttjänst till Kundens respektive enhet. Leverantören kontrollerar och signerar att rätt läkemedel levererats utan obehörig åtkomst till enheten. Eventuella anmärkningar på varor som ej överensstämmer med beställningen ska göras omgående till Logistikcentrat för rättelse. Leverantören ansvarar för att följesedlar, av patientsäkerhetsskäl, förvaras i avsedd pärm som finns i läkemedelsförrådet på respektive enhet. Leverantören ansvarar för att packa upp levererat läkemedel och att det ställs på avsedd plats i läkemedelsförrådet. Leverantören ska kontrollräkna och särskilt bokföra narkotika och eventuella andra särskilt angivna läkemedel vid inleverans. Ansvarig sjuksköterska på Kundens enhet ombesörjer att stickprovskontroll av narkotika mot patientjournal i enlighet med författning utförs. Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 4.3.2: Uppdraget ska kunna utföras inom ramen för kravet på Tillgänglighet enligt punkt 5.2 dvs kontorstid kl 08.00 17.00 vardagar. 4.3.3 Lagervård Leverantören ansvarar för att god ordning alltid råder och läkemedel finns tillgängligt i adekvat lager avseende volym och kostnad och utifrån enhetens verksamhet och konsumtion. Leverantören ansvarar för att läkemedel som ej ingår i bassortimentet flyttas till avsett svansförråd där sådana är upprättade enligt beslutade rutiner med Kundens respektive enheter. Leverantören ska kontinuerligt kontrollera hållbarheten på levererade läkemedel och returnera de läkemedel som ska destrueras till Logistikcentrat. Leverantören ansvarar för att indragningar av läkemedel omedelbart returneras till Logistikcentrat för fortsatt hantering där.leverantören ansvarar för att omedelbart till Logistikcentrat rapportera fel på produkter och returnera dessa för fortsatt hantering av Logistikcentrat. 8

9 (14) 4.4 Vätskevagnsförråd Systemet med vätskevagnar innebär att Kundens respektive enheter har flera vagnar som kontinuerligt byts för lagerpåfyllnad enligt ett fastställt system. Leverantören och går igenom och kompletterar utbytt vagn efter fastställt sortiment som gjorts upp med Kundens respektive enheter. Vagnen ska förvaras betryggande, t ex i läkemedelsrum, där den då ersätter en hyllmodul. 4.4.1 Beställning Vätskevagnar är speciella vagnar, som innehåller infusions- och spolvätskor. Varje vagn har ett fastställt sortment. En lista med beställningspunkter och beställningskvantiteter avseende fastställt vätskesortiment ska upprättas i samarbetet mellan Leverantören, läkemedelsansvarig sjuksköterska och avdelningsansvarig överläkare. Leverantören ska beställa det fastställda sortimentet av Kundens Logistikcentra. 4.4.2 Mottagning och uppackning av vätskor Leverantören ansvarar för att alla vätskeleveranser hanteras enligt gällande myndighetskrav avseende exempelvis farmaceutisk slutkontroll. Leverantören ska ansvara för vätskevagn med rätt märkta, rätt packade kuranta vätskor avseende beslutat sortiment alltid finns tillgängligt på Kundens enheter. Servicegraden ska vara minst 98%. Varje månad ska Leverantören upprätta sammanställning vad varje enhet har förbrukat för korrekt fakturering. Kundens enheter svarar för inköp och underhåll av vätskevagnar. Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 4.4.2: Servicegraden ska vara minst 98%. Detta innebär att Leverantören ska ansvara för att vätskevagnarna innehåller kuranta vätskor som är rätt märkta, rätt packade avseende beslutat sortiment och alltid finns tillgängligt på Kundens enheter. Avvikelsen registreras på avdelningen vid ankomst av vätskevagn. Servicegraden beräknas på det antal förpackningsenheter som saknas i leveransen per vätskevagn dividerat med det totala antalet förpackningsenheter som vätskevagnen ska innehålla. Saknade förpackningsenheter per vagn 10 = 0,1 = 10% avvikelse Totalt antal förpackningsenheter per vagn 100 Leveransavvikelse räknas på hela Region Skånes hanterade vätskevagnar. Detta redovisas elektroniskt till Beställaren en (1) gång per månad. 4.4.3 Lagervård Leverantören ansvarar för att god ordning alltid råder och vätskor finns tillgängligt i adekvat lager avseende volym och kostnad och utifrån enhetens verksamhet och konsumtion. 9

10 (14) Leverantören ska kontinuerligt kontrollera hållbarheten på levererade vätskor och returnera de vätskor som ska destrueras till Logistikcentrat. Leverantören ansvarar för att indragningar av vätskor omedelbart returneras till Logistikcentrat för fortsatt hantering där. Leverantören ansvarar för att omedelbart till Logistikcentrat rapportera fel på produkter och returnera dessa för fortsatt hantering av Logistikcentrat. 4.5 Information Leverantören ska utifrån sin expertis bidra till kunskap för att upprätthålla ett optimalt sortiment och en fungerande styrning av sortiment för Kundens enheter Leverantören ska kunna svara på praktiska, tekniska och farmaceutiska frågor. Leverantören ska kontinuerligt vid behov informera Kunden och Kundens enheter skriftligt på lämpligt pedagogiskt sätt vad gäller uppgifter av betydelse för uppdragets genomförande, såsom exempelvis uppgifter om rester och indragningar. Det åligger Leverantören att under avtalstiden ansvara för att verksamheten utvecklas i enlighet med den medicinska utvecklingen och ny evidensbaserad kunskap. 5 Krav och acceptanskriterier 5.1 Tillstånd Leverantören ska ha giltiga tillstånd som krävs för att adekvat driva den upphandlade verksamheten enligt aktuella myndighetskrav. Verksamhetens kvalitet ska säkerställas genom egeninspektioner samt genom att tillmötesgå myndighetens granskningskrav. 5.2 Tillgänglighet Leverantören ska utan onödigt dröjsmål ha adekvat personal tillgänglig för Kundens enheters behov för vad som krävs för uppdragets genomförande. Kundens enheter ska kunna nå Leverantören för kommunikation via telefon, e-post, telefax, brev och personlig kontakt vardagar på kontorstid. 5.3 Statistik Leverantören ska kvartalsvis leverera statistik avseende uppdragets genomförande i omfattning som överenskommes mellan parterna. 6 Uppföljning 6.1 Leverantörens redovisning Kunden ska ha rätt att följa upp den upphandlade verksamheten utifrån ändamålsenlighet. 10

11 (14) Uppföljning ska ske av: Registrerade avvikelser 3.2.3 Sammanställning av utbyteshantering av vätskeförbrukningen för varje enhet för korrekt fakturering Statistik avseende uppdragets genomförande enligt punkt 5.3 Leverantören ska rapportera in ovanstående uppgifter elektroniskt till Kunden enligt överenskommelse. 6.2 Kundens kvalitetsgranskning Leverantören ska ansvara för att verksamheten ingående i uppdraget kvalitetsgranskas enligt myndighetskrav. Kunden ska därvid ha rätt att ta del av resultat av sådan granskning. Kunden ska därtill ha rätt att själv genomföra kvalitetsgranskning och då även med utomstående granskare. Leverantören ska i samband med granskning vara tillgänglig och ge tillgång till dokumentation som granskningen kräver. 11

12 (14) Bilaga F1 Läkemedelsförråd och vätskevagnsförråd Volymer Läkemedelsförråd Totalt har 226 av Kundens enheter, 2009, läkemedelsservice fördelat enligt nedan (vissa enheter har gemensamma förråd sk planförråd). Läkemedelsförråd kan under avtalstiden tillkomma eller avgå beroende på bland annat verksamhetsförändring på sjukhusen. Angivna volymer är uppskattningar som kan komma att förändras över tid. Sjukhus Antal Lm förråd med beställning/leverans 1/v (2 besök) Antal Lm förråd med beställning/ leverans 2/v (4 besök) SUS Lund 17 (34) 56 (224) SUS Malmö 11 (22) 37 (148) Kristianstad 11 (22) 11 (44) Helsingborg 9 (18) - Hässleholm 5 (10) 4 (16) Landskrona - 3 (12) Trelleborg 7 (14) 2 (8) Ystad - 13 (52) Ängelholm 5 (10) - Totalt 65 (130) 126 (504) Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende bilaga F1 Läkemedelsförråd: Vad gäller Trelleborg har en felskrivning skett avseende Antal lm förråd med beställning/leverans 2/v (4 besök). Antalet ska vara 2 (8) istället för tidigare angivet 4 (16). För läkemedelsförråden på Helsingborgs lasarett har antal förråd minskat då 18 av de angivna förråden är 3 planförråd. Ändringen innebär att istället för 23 förråd är det 9 läkemedelsförråd som har läkemedelsservice. Men det planeras under hösten att läkemedelsservice ska införas för 7-8 andra förråd på Helsingborgs lasarett. För läkemedelsförråden på Ängelholms sjukhus har antal förråd minskats då 5 av förråden är 1 planförråd. Antalet förråd är istället 5 förråd med läkemedelsservice istället för angivna 9. Vätskevagnsförråd Totalt har 185 av Kundens enheter, 2009, vätskevagnar fördelat på vätskevagnsförråd enligt nedan. Antal hanterade infusionsflaskor/-påsar uppgick till ca 2 600 000 stycken vilket fördelades på 415 000 antal förpackningar. Vätskevagnar kan under avtalstiden tillkomma eller avgå beroende på bland annat verksamhetsförändring på sjukhusen. Angivna volymer är uppskattningar som kan komma att förändras över tid. 12

SUS Lund Byte/ kompletteringar 141/v 7332/år Enheter 59 Antal vagnar 140 SUS Malmö Byte/ kompletteringar 173/v 8996/år Enheter 41 Antal vagnar 127 Helsingborgs Lasarett Byte/ kompletteringar 56/v 2912/år Enheter 18 Antal vagnar 42 Central sjukhuset i Kristianstad Byte/ kompletteringar 62/v 3224/år Enheter 23 Antal vagnar 74 Hässleholms sjukvårdsorganisation Byte/ kompletteringar 10/v 520/år Enheter 7 Antal vagnar 14 Lasarettet i Landskrona Byte/ kompletteringar 9 468/år Enheter 6 Antal vagnar 14 Trelleborgs Lasarett Byte/ kompletteringar 14 728/år Enheter 9 Antal vagnar 22 Ystad Lasarett Byte/ kompletteringar 18 936/år Enheter 13 Antal vagnar 30 Ängelholms sjukhus Byte/ kompletteringar 17 884/år Enheter 9 Antal vagnar 25 Totalt antal byten/kompletteringar per år 26.000 13 (14) 13

14 (14) Bilaga F2 Definition av läkemedelsförråd Avdelningsförråd avser det läkemedelsförråd som finns inne på en vårdavdelning, mottagning eller operationsenhet Planförråd avser det förråd som delas av flera vårdavdelningar på samma våningsplan. Svansförråd avser det eller de gemensamma läkemedelsförråd på ett sjukhus där överblivet läkemedel ställas in från ett avdelningsförråd/planförråd vilket kan användas av annan vårdavdelning/operationsavdelning eller mottagning. Antidotförråd är det förråd där antidoter förvaras. Katastrofförråd är det förråd där läkemedel finns som avses användas vid katastrofhändelse. Vätskeförråd avser det förråd där vätskor förvaras för hela sjukhuset vilka sedan förpackas på så kallade vätskevagnar Vätskevagnar avser vagnar med fastställt sortiment och som finns tillgängliga enligt särskilt utbytes-abonnemang för vård-, operationsavdelning eller mottagning. Dessa packas av Leverantören på ett sjukhus som har vätskevagnsförråd. 14