Handlingar till Tekniska nämndens sammanträde den 9 februari 2015
3 av 69 Ärende 1
4 av 69
5 av 69 Tillväxtkontoret Handläggare, telefon Datum Vår beteckning Susanna Evert 2015-01-23 Dnr 2015-008012 Tekniska nämnden Nämndbudget 2015 Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar att 1. Fastställa nämndbudget för Tekniska nämnden 2015 i enlighet med Tillväxtkontorets förslag. 2. Tillväxtkontoret får i uppdrag att vidta tekniska justeringar. Sammanfattning Tekniska nämnden tilldelas en total driftsbudget på 26 474 tkr. Förslaget till nämndbudget visar fördelning av driftsbudgeten på verksamhetsnivå. Av ramen överförs 1 140 tkr till Kultur- och fritidsnämnden för skötsel av kommunala badplatser enligt kommunens reglemente. Fördelningen av nämndens investeringsbudget är preliminär. Hela investeringsbudgeten kommer att lyftas till Tekniska nämnden vid ett senare tillfälle för slutligt beslut Beslutsunderlag Förslag till nämndbudget 2015, bilaga Tillväxtkontorets tjänsteskrivelse 2015-01-23 Ärendet Kommunfullmäktige fastställde 2014-12-17 163 kommunens Budget 2015, som innehöll nämndernas mål och uppdrag samt driftsbudget fördelad på nämndnivå. Tekniska nämnden är en ny nämnd 2015, tidigare har ansvarsområdet legat under Kommunstyrelsen. I fullmäktiges beslut avsattes en driftsbudget för Kommunstyrelsen, därefter har ett arbete skett för att fördela budgeten mellan Kommunstyrelsen och Tekniska nämnden utifrån ansvarsområden. Tekniska nämndens driftsbudget är totalt 26 474 tkr som fördelats på nämndens verksamheter. Av ramen överförs 1 140 tkr till Kulturoch fritidsnämnden för skötsel av kommunala badplatser enligt kommunens reglemente. Fördelningen av nämndens investeringsbudget är preliminär. Hela investeringsbudgeten kommer att lyftas till Tekniska nämnden vid ett senare tillfälle för slutligt beslut. När det gäller nämndmål och uppdrag så är majoriteten av mål och uppdrag i nämndbudgetförslaget beslutade av Kommunfullmäktige. Några tillägg och revideringar finns dock vilket är särskilt markerade i budgetförslaget:
6 av 69 NY: Nytt förslag jämfört med Kommunfullmäktige beslut 17 december 2014 Reviderad: Reviderat jämfört med Kommunfullmäktige beslut 17 december 2014, så att det tydligare riktar sig mot Tekniska nämndens verksamhet. Barnperspektiv Barn berörs av Tekniska nämndens verksamhet i hög grad bland annat då skötseln av utemiljön och trafiksäkerhetsfrågor är viktiga för trivseln och upplevelsen av trygghet hos både barn och vuxna. Investeringar i exempelvis grönytor och bullerdämpande åtgärder är investeringar i välmåendet hos de barn som vistas i de aktuella områdena. TILLVÄXTKONTORET Marianne Hagman Tillväxtchef Charlotte Ahlstrand Teknisk chef Bilagor: 1. Förslag till nämndbudget 2015
7 av 69 Nämndbudget 2015 Teknisk nämnd 2015-01-26
8 av 69 Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 En attraktiv kommun med god kommunalteknisk försörjning...3 1.2 Ansvarsområde...3 2 Mål och uppdrag... 4 2.1 En grön kommun i utveckling...4 2.2 Kommunikationer...5 2.3 Ett växande kultur- och fritidsutbud...5 2.4 En kommun för alla...5 2.5 En kommun som växer...6 2.6 God ekonomi och uppföljning...7 2.7 En attraktiv arbetsgivare...8 3 Ekonomi... 9 3.1 Driftbudget...9 3.2 Investeringsbudget...10 3.3 Förändringar i taxor och ersättningar...13 3.4 Fördelning av driftsbudget i verksamheterna...13 4 Vatten- och avloppsverksamheten (VA-verksamheten)... 16 4.1 Ansvarsområde...16 4.2 Mål och uppdrag...16 4.3 En grön kommun i utveckling...16 4.4 God ekonomi och uppföljning...17 4.5 Ekonomi...18 4.6 Investeringsbudget...18 4.7 Förändringar i taxor och ersättningar...20 5 Avfallsverksamheten... 21 5.1 Ansvarsområde...21 5.2 Mål och uppdrag...21 5.3 En grön kommun i utveckling...21 5.4 God ekonomi och uppföljning...22 5.5 Ekonomi...22 5.6 Investeringsbudget...23 5.7 Förändringar i taxor och ersättningar...23
9 av 69 1 Inledning Ordförande: Vice Ordförande Catharina Andersson (S) Tilman D Thulesius (Mp) 1.1 En attraktiv kommun med god kommunalteknisk försörjning Kommunens läge i en stark tillväxtregion och vår egen dragningskraft ger goda förutsättningar för en starkt positiv tillväxt i kommunen. Det ställer krav på en fortsatt utveckling och långsiktig planering samt god skötsel och drift av kommunalteknisk service, offentliga platser, infrastruktur med mera. En välskött kommun bidrar till kommunen som en attraktiv plats för boende och företagsetableringar. 1.2 Ansvarsområde Tekniska nämnden ansvarar för byggande och förvaltning av vatten- och avloppsnät samt kommunala gator och vägar, trafikanläggningar och torg. Nämnden svarar även för skötsel av grönområden, friluftsområden och kommunägd skogsmark. Tekniska nämnden är trafiknämnd samt fullgör kommunens uppgifter inom VA-lagstiftningen. Vidare ingår kommunens fastighetsrenhållning och kommunens förebyggande arbete inom miljö- och hälsoskyddsarbetet utom myndighetsutövning. Nämnden ansvarar vidare för kommunens stomnät i höjd och plan, primär- och grundkartor, kommunens byggnads- och adressregister, samt skötsel och utveckling av kommunala lekplatser. Ärenden om flyttning av fordon och omhändertagande av fordonsvrak ingår i ansvarsområdet. Tekniska nämnden beslutar även i ärenden enligt lag om bostadsanpassningsbidrag. Tillväxtkontoret är den förvaltning som arbetar för Tekniska nämnden. Även de avgiftsfinansierade verksamheterna vatten- och avloppsverksamheten och avfallsverksamheten som nämnden ansvarar för ingår i Tillväxtkontoret.
10 av 69 2 Mål och uppdrag Upplands-Bro kommuns målstyrning grundar sig på den röda tråden där mål, uppdrag och aktiviteter på olika nivåer hänger samman och bildar en kedja som bidrar till ett specifikt övergripande mål/utpekat politisk fokusområde. I målkedjan använder vi begreppen perspektiv, övergripande mål, nämndmål, uppdrag och aktiviteter. I Kommunfullmäktiges budget och verksamhetsplan för 2015 finns politiska fokusområden för mandatperioden (sid 3-5) samt utpekade målområden och mål för samtliga nämnder för 2015 (sid 6-7). Fokusområdena tillsammans med de utpekade målområdena för samtliga nämnder 2015 får i kedjan benämningen övergripande mål och de specificerade målen under respektive målområde klassas som nämndmål och behandlas av samtliga nämnder som komplement till de nämndmål som är nämndspecifika. I denna nämndbudget är samtliga nämndmål för tekniska nämnden samlade under det övergripande mål de syftar till att uppnå, oavsett om nämndmålet är gemensamt för alla nämnder eller utpekat nämndspecifikt. De uppdrag som är utpekade till varje mål benämns i kedjan som just uppdrag, även dessa kan vara gemensamma för alla nämnder eller specifika för en nämnd, men behandlas i målkedjan på samma sätt. I de fall en övergripande indikator är utpekad i Kommunfullmäktiges budget och verksamhetsplan är dessa kopplade direkt mot övergripande mål och följs upp direkt mot kommunfullmäktige. Indikatorer tas fram till samtliga övriga nämndmål i planeringsprocessen 2015 och fastställs snarast. Övergripande mål 2.1 En grön kommun i utveckling Nämndmål 2.1.1 Upplands-Bro kommun ska vara en kommun med grön profil med hållbar utveckling. Uppdrag NY: Allt arbete inom verksamheten ska utgå från Kommunens miljöpolicy och miljöplan. 2.1.2 Möjliggöra för kommunens medborgare att leva klimatsmart och hälsosamt. Uppdrag NY: Arbeta för att förbättra förutsättningar för medborgarna att gå och cykla inom kommunen.
11 av 69 Övergripande mål 2.2 Kommunikationer Uppdrag Reviderad: Intensifiera arbetet med regionala aktörer såsom Trafikverket och Trafiknämnden/SL för att trygga en ökande och väl fungerande infrastruktur och kollektivtrafik Utreda och lägga plan för fler parkeringsplatser vid infartsparkeringen i Kungsängen (Anmärkning, flyttad från övergripande mål Service till medborgare och företagare) Övergripande mål 2.3 Ett växande kultur- och fritidsutbud Uppdrag NY: Sköta och utveckla befintliga kommunala lekplatser Övergripande mål 2.4 En kommun för alla Nämndmål 2.4.1 Medborgarnas inflytande ska öka genom lokal demokrati Uppdrag Metoder för att ta tillvara människors engagemang och den lokala demokratin ska utvecklas. NY: Arbeta fram förslag på en dialogmodell för den tekniska verksamheten samt pröva och utvärdera modellen på minst ett projekt, i dialog med andra berörda verksamheter
12 av 69 Nämndmål 2.4.2 Upphandling ska leda till bästa möjliga service för kommuninvånarna Uppdrag Genomföra ytterligare ramavtalsupphandlingar. NY: Upphandlingar ska ske i god tid och i rätt ordning enligt beslutad delegationsordning NY: De upphandlingar som utförs ska bidra till ökad nytta och kvalitet för medborgarna och verksamheten. Nämndmål 2.4.3 Utveckla kommunens trygghetsskapande arbete. Uppdrag Arbeta brett med säkerhets- och trygghetsfrågor för att skapa en säkrare och tryggare miljö för alla som bor, verkar och/eller vistas i kommunen Övergripande mål 2.5 En kommun som växer Nämndmål 2.5.1 Upplands-Bro kommun ska fortsätta att vara en växande kommun. Uppdrag Kommunens nämnder och bolag ska delta aktivt i framtagandet av ett bostadsförsörjningsprogram. Nämndmål 2.5.2 Vi ska ha en utveckling av hela kommunen som gör det möjligt för fler att flytta hit. Uppdrag: NY: I samband med exploateringsprojekt ska en kostnadsuppskattning göras för drift och skötsel av tillkommande skötselobjekt
13 av 69 2.5.3 De som bor och vistas här ska uppleva kommunen som trygg och snygg. 2.5.4 Varje kommundel ska ges förutsättningar att utvecklas positivt utifrån sina förutsättningar. 2.5.5 Utveckla tätorterna och landsbygden på ett ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbart sätt. Uppdrag Aktivt medverka i arbetet att utveckla våra tätorter med fokus på Bro centrum och Kungsängens centrum samt vara öppen för lokalförvärv i stråket mellan Bro centrum och järnvägsstationen. Reviderad: Inom ramen för tidigare lagt uppdrag delta i arbetet med översyn av Kungsängens centrala delar samt prioritera parkeringssituationen i Kungsängens centrala delar Övergripande mål 2.6 God ekonomi och uppföljning Nämndmål 2.6.1 Kommunen ska ha en ekonomi i balans, varje verksamhet ska hålla sin budget varje år. Uppdrag Nämnder och utskott ska upprätta balanslistor och ekonomiska prognoser ska redovisas vid varje sammanträde. Nämndmål 2.6.2 Taxor och avgifter ska vara aktuella, logiska samt anpassas så att de står i relation till de åtgärder som ska utföras. Uppdrag NY: Taxor och avgifter ses över systematiskt och regelbundet. Nämndmål 2.6.3 Uppföljning av ekonomi, mål och uppdrag sker i varje nämnd, utskott och bolag med relevanta metoder. Uppdrag Reviderad: Nämnden ska utifrån Kommunstyrelsens direktiv utveckla nämndens interna budget- och uppföljningsarbete.
14 av 69 2.6.4 Verksamheterna ser kontinuerligt över och planerar för utveckling och effektivisering utifrån god kvalité och ekonomisk hushållning med skattebetalarnas pengar. Uppdrag Det goda arbetet med att förbättra verksamhetens service och arbeta för en effektiv förvaltning fortgår under år 2015. Verksamheternas bemötande och arbete i Upplands-Bro kommun ska bedrivas med hög kvalitet, rättsäkert och effektivt och uppfattas som positivt, obyråkratiskt, rättvist, lyhört med en hög kompetens och servicegrad som behandlar alla människor och ärenden på lika villkor NY: Påbörja arbetet med att ta fram VA-plan, Avfallsplan och övriga planer för långsiktig planering av verksamheten. Övergripande mål 2.7 En attraktiv arbetsgivare Nämndmål 2.7.1 Upplands-Bro kommuns arbetsplatser ska genomsyras av tydlighet och återkoppling i uppdrag och förväntningar, respekt och en bra fysisk arbetsmiljö, vilket bidrar till ett gott arbetsklimat och medarbetare som trivs Uppdrag Det ska finnas tydliga karriärvägar inom kommunens verksamheter Möjligheten till heltidserbjudande ska utvecklas. Den anställdes inflytande över sin arbetstid och semester ska öka. Arbeta aktivt för att öka frisknärvaron Utreda möjligheter till att utveckla personalbefrämjande åtgärder
15 av 69 3 Ekonomi Tekniska nämndens tilldelade driftsbudget är nedbruten på verksamhetsnivå, se tabell nedan. Av ramen överförs 1 140 tkr till Kultur- och fritidsnämnden för skötsel av kommunala badplatser enligt kommunens reglemente. För de delar av natur- och vattenverksamheten som Tekniska nämnden ansvarar för kommer medel att omfördelas från Kommunstyrelsen till Tekniska nämnden i ett senare skede. Nämnden har under året möjlighet att besluta om omfördelning inom drifts- och investeringsram. 3.1 Driftbudget Driftbudget 2015 SAMMANSTÄLLNING (tkr) KOSTNADER 2015 INTÄKTER 2015 NETTO 2015 NETTO 2014 Gator, vägar och parkering 16 000 420 15 580 16 050 Park och natur 5 963 5 963 5 496 Bostadsanpassningsbidrag 2 612 2612 2 333 Övrigt allmän platsmark 90 280-190 -150 Mätverksamheten 2 819 1 450 1 369 1 336 Nämndverksamhet Summa Teknisk nämnd 27 484 2 150 25 334 25 065 Överförs till Kultur- och fritidsnämnd 1 140 360 Totalt Teknisk nämnd 1 27 484 2 150 26 474 25 425 Driftsbudgetramen för år 2015 innebär att omprioriteringar kan behöva göras under året. Fokus för år 2015 blir förvaltning och skötsel av befintligt bestånd för att säkra en välskött och trygg utemiljö i kommunen. Kommunfullmäktige har även beslutat att ge nämnden i uppdrag att prioritera parkeringssituationen i Kungsängens centrala delar samt att sköta och utveckla kommunala lekplatser. 1 Total ram som överförs från Kommunstyrelsen till Tekniska nämnden. Därefter överförs pengar till Kultur- och fritidsnämnden. Tekniska nämndens totala ram för 2015 blir därmed 25 334 tkr.
16 av 69 I nämndbudgetarbetet har Tillväxtkontoret sett över fördelningen av kostnader och intäkter mellan respektive verksamhet. Tillväxtkontoret uppskattar kostnaden för nämndverksamheten till 400 tkr vilket kan behöva omfördelas inom liggande ram om finansiering inte kan ske på annat sätt. 3.2 Investeringsbudget OMBUDGETERADE PROJEKT FRÅN 2014 *) (tkr) Grönytor, entréer etc. 1 800 Bullerdämpande åtgärder 3 300 Investering i samband med ombyggn. Brohuset 1 700 Kungsängens centrum etapp 2a 10 000 Trafik- och tillgänglighetsprogram 4 000 Återställande och förbättring av gator pga VA-renovering 1 500 Omfördelas från Återställande och förbättring av gator pga VA-renovering till Avfallsverksamheten -1 000 Konstbyggnader 293 Summa 21 593 *) Uppskattad kvarvarande budget på ej slutförda projekt 2014, redovisning sker i årsredovisning för år 2014 1 000 tkr kommer i detta skede att omfördelas inom Tekniska nämndens investeringsbudget för inköp av matavfallskärl till Avfallsverksamheten. Pengarna tas från projektet återställande av gator pga VA-renovering. För de delar av investeringsmedel som ombudgeteras som hänförs till naturoch vattenverksamheten som Tekniska nämnden ansvarar för kommer medel att omfördelas från Kommunstyrelsen till Tekniska nämnden i ett senare skede. Se mer i Kommunstyrelsens nämndbudget 2015.
17 av 69 INVESTERINGSPROJEKT 2015-2016 (tkr) 2015 2016 Trafik- och tillgänglighetsåtgärder, beläggningsunderhåll, gatubelysning, brorenoveringar, trafikräkningsmaterial, gatunamnsyltning mm 19 100 Infartsparkering, p-däck (kräver separat politiskt beslut) 30 000-100 000 Kungsängens centrum etapp 2b och 3 8 000 8 800 Tillgänglighetsanpassad fiskebrygga 200 Inköp av fordon (delad kostnad med VA) 1 175 Mätbil, GPS, Totalstation 1 000 Omfördelning av medel från Kommunstyrelsens budget 2014 till Kultur och Fritidsnämnden medel för Skateramp -600 Summa 28 875 8 000* *) exklusive infartsparkering 3.2.1 Tekniska nämndens investeringsbudget Tekniska nämnden tilldelades 19 100 tkr för trafik- och tillgänglighetsåtgärder, beläggningsunderhåll, gatubelysning, brorenoveringar, trafikräkningsmaterial, gatunamnskyltning med mera. Hela investeringsbudgeten (nya medel för 2015 samt överflyttat från tidigare år) kommer att lyftas till Tekniska nämnden igen för slutligt beslut, där omprioriteringar kan ske. Trafik- och tillgänglighetsåtgärder Det finns ett omfattande behov av trafik- och tillgänglighetsåtgärder i kommunen idag och flera år framöver. Fördelningen av medlen ur denna investeringspott görs årligen via Trafik- och tillgänglighetsprogrammet. Som underlag för trafik- och tillgänglighetsprogrammet finns bland annat en cykelplan. Beläggningsunderhåll Gatubeläggningar behöver varje år förstärkas på olika håll i kommunen för att bibehålla en trygg gatu- och trafikmiljö. Beläggningsunderhåll på viktiga gångoch cykelvägsstråk behöver också prioriteras högt. Gatubelysning Fortsatt arbete med att förbättra, förstärka och energieffektivisera belysningen på allmänna platser, gator och utmed gång- och cykelvägar Konstbyggnader Broarna i kommunen behöver regelbundet ses över och renoveras för att de ska vara säkra för medborgarna. Trafikräkningsmaterial
18 av 69 För att kunna göra korrekta bedömningar vid bullerberäkningar och trafiksäkerhetsåtgärder kommer trafikräkningsmaterial att köpas in. Gatunamnskyltning Det finns behov av att åtgärda brister i gatuskyltningen i kommunen. Grönytor (Park- och lekytor) Förnya och förbättra några kommunens större lekplatser. Även punktinsatser på andra lekplatser kan bli aktuella under året. Tillgänglighetsanpassad fiskebrygga Enligt kommunfullmäktiges uppdrag ska en tillgänglighetsanpassad fiskebrygga anläggas med en anslutande väg. Det finns även ett stort behov av allmänna båtramper i kommunen. Sådana behöver byggas på ett genomtänkt sätt. Inköp av fordon (delad kostnad med VA) Den tekniska verksamheten har behov av att köpa in ett ytterligare arbetsfordon. Fordonet kommer att delas med VA-verksamheten och kostnaden fördelas mellan verksamheterna. Mätbil, GPS och Totalstation Verksamheten är i behov av en ny bil som motsvarar dagens trafiksäkerhetsoch miljökrav. Bilarna behöver vara fyrhjulsdrivna av tillgänglighetsskäl. Mätverksamheten behöver även köpa in en ny GPS och en ny totalstation för att kunna hantera ny teknik och moderna system. Infartsparkering, p-däck Tillväxtkontoret har i uppdrag att utreda ett utökat parkeringsdäck på pendelparkeringen i Kungsängen med olika alternativa lösningar och finansieringar/medfinansieringar. Efter att politiskt beslut tagits kring alternativ och fortsatt arbete, kan kontoret arbeta vidare med att förprojektera av ett parkeringsdäck. Kungsängens centrum etapp 2b (Kyrkvägen) och 3 I Kungsängens centrum etapp 2b planeras byggandet och iordningställandet av Kyrkvägen där bland annat tillgänglighetsanpassning är en viktig fråga. Även förstudier och projektering av sista etappen av torget som går från Kulturhuset upp till Kyrkvägen/Gamla Landsvägen behöver göras för att få ett sammanhållet centrum. Enligt planeringen ska projektet påbörjas under 2016. Naturreservat, ridstigar, brygga mm För de delar av natur- och vattenverksamheten som Tekniska nämnden ansvarar för kommer medel att omfördelas från Kommunstyrelsen till Tekniska nämnden i ett senare skede. Se mer i Kommunstyrelsens nämndbudget 2015.
19 av 69 3.3 Förändringar i taxor och ersättningar För närvarande planeras inte någon förändring av taxor och avgifter. Om behov uppstår får ett arbete startas. 3.4 Fördelning av driftsbudget i verksamheterna 3.4.1 Gator, vägar och parkering Området innefattar byggande, förvaltning och skötsel av gator, vägar, trafikanläggningar och torg. Verksamheten ansvarar också för utomhusbelysning på kommunal mark och för parkeringsövervakningen och parkeringstillstånd. (tkr) KOSTNADER 2015 INTÄKTER 2015 NETTO 2015 NETTO 2014 Gator och vägar 6 310 100 6 210 6 580 Vinterväghållning 5 100 5 100 5000 Parkeringsövervakning allmän platsmark 190 320-130 -130 Belysning 4 400 4 400 4 600 Summa Gator, vägar och parkering 16 000 420 15 580 16 050 Viss omfördelning av budget för lönekostnader har skett. Justering av driftbudget för belysning har gjorts, bland annat på grund av lägre elförbrukningskostnader.
20 av 69 3.4.2 Park och natur Området innefattar byggande och förvaltning av kommunens park- och grönytor. (tkr) KOSTNADER 2015 INTÄKTER 2015 NETTO 2015 NETTO 2014 Parkverksamhet 5 963 5 963 5 496 Natur- och vattenvård hanteras i detta skede i Kommunstyrelsens budget Summa Park och natur 5 963 5 963 5 496 För de delar av natur- och vattenverksamheten som Tekniska nämnden ansvarar för kommer medel att omfördelas från Kommunstyrelsen till Tekniska nämnden i ett senare skede. Se mer i Kommunstyrelsens nämndbudget 2015. 3.4.3 Bostadsanpassningsbidrag Ärenden om bidrag för anpassningar i bostaden handläggs enligt lagen om bostadsanpassningsbidrag. Lagens syfte är att personer med funktionsnedsättning ska kunna bo självständigt. (tkr) KOSTNADER 2015 INTÄKTER 2015 NETTO 2015 NETTO 2014 Bostadssociala bidrag/bostadsanpassningsbidrag 2 612 2 612 2 333 Budgeten har justerats efter omfördelning av lönekostnader. 3.4.4 Övrigt allmän platsmark Området innefattar upplåtelse av allmän platsmark och omändertagande av skrotbilar. (tkr) KOSTNADER 2015 INTÄKTER 2015 NETTO 2015 NETTO 2014 Upplåtelse av allmän platsmark 20 280-240 -220 Skrotbilshantering 70 70 70 Summa Övrigt allmän platsmark 90 280-190 -150 Endast justeringar för ökade intäkter har skett.
21 av 69 3.4.5 Mätverksamheten Mätverksamheten ansvarar för underhåll av kommunens stomnät, framtagande av primär- och grundkartor samt förkommunens byggnads- och adressregister. (tkr) KOSTNADER 2015 INTÄKTER 2015 NETTO 2015 NETTO 2014 Mätverksamheten 2 819 1450 1370 1336 Medel har tillförts i form av allmän uppräkning. 3.4.6 Nämndverksamhet Budgeten omfattar kostnader för Tekniska nämndens sammanträden samt arvoden och utbildningar för nämndens ledamöter och ersättare. Kostnader för tjänstemannatid ingår inte i budgeten. Tillväxtkontoret uppskattar kostnaden för nämndverksamheten till 400 tkr vilket kan behöva omfördelas inom liggande ram om finansiering inte kan ske på annat sätt.
22 av 69 4 Vatten- och avloppsverksamheten (VAverksamheten) 4.1 Ansvarsområde Vatten- och avloppsverksamheten (VA) och avfallsverksamheten redovisas var för sig eftersom den ekonomiska redovisningen enligt lag ska vara åtskild från övrig kommunal verksamhet. Verksamheterna avgiftsfinansieras. I vatten- och avloppsverksamheten ingår byggande och förvaltning av vatten- spillvatten- och dagvattennäten. 4.2 Mål och uppdrag Övergripande mål 4.3 En grön kommun i utveckling Nämndmål 4.3.1 Ett väl utbyggt, miljömässigt och kostnadseffektivt vatten och avloppssystem Uppdrag Vatten- och avloppsnätet ska underhållas och planeras på ett miljömässigt och ekonomiskt sätt Fortsätta att arbeta för en utbyggnad av en huvudvattenledning till Sigtuna i samarbete med Norrvatten Upprätta en plan för utbyggnad av kommunens vatten- och avloppsledningar till områden med undermåliga avlopp och vattenförsörjning, till exempel omvandlingsområden Se över möjligheten att införliva Tjusta i Upplands-Bros VAverksamhetsområde i samband med byggnation av huvudvattenledning till Sigtuna. Utreda möjligheterna till utökade tjänster/service till företagare och räddningstjänst, till exempel införande av vattenkiosker Utrustningen i pumpstationerna ses över avseende energieffektivisering
23 av 69 Nämndmål 4.3.2 Effektiv verksamhet som premierar resurssnålt beteende. Uppdrag Utreda och planera nästa VA-taxerevidering i god tid för en taxa som premiera resurssnålt beteende och bästa möjliga service för kommuninvånarna Övergripande mål 4.4 God ekonomi och uppföljning Nämndmål 4.4.1 Taxor och avgifter ska vara aktuella, logiska samt anpassas så att de står i relation till de åtgärder som ska utföras. Uppdrag Utreda och planera nästa VA-taxerevidering i god tid för en taxa som premierar resurssnålt beteende och bästa möjliga service för kommuninvånarna Nämndmål 4.4.2 Verksamheterna ser kontinuerligt över och planerar för utveckling och effektivisering utifrån god kvalité och ekonomisk hushållning med skattebetalarnas pengar. Uppdrag Det goda arbetet med att förbättra verksamhetens service och arbeta för en effektiv förvaltning fortgår under år 2015. Verksamheternas bemötande och arbete i Upplands-Bro kommun ska bedrivas med hög kvalitet, rättsäkert och effektivt och uppfattas som positivt, obyråkratiskt, rättvist, lyhört med en hög kompetens och servicegrad som behandlar alla människor och ärenden på lika villkor NY: Påbörja arbetet med att ta fram en VA-plan för verksamheten.
24 av 69 4.5 Ekonomi 4.5.1 Driftbudget Driftbudget 2015 SAMMANSTÄLLNING (tkr) KOSTNADER 2015 INTÄKTER 2015 NETTO 2015 NETTO 2014 Vatten- och avloppsverksamheten 41 060 (38 560) 41 060 0 0 VA-verksamheten har en skuld till skattekollektivet på grund av tidigare års underskott. Efter att ny taxa beslutades 2014 väntas verksamheten lämna överskott och påbörja återbetalning av denna skuld och redovisar därför inte en vinst för verksamheten. 4.6 Investeringsbudget OMBUDGETERADE PROJEKT FRÅN 2014 *) (tkr) Ledningsrenovering Servis Ofördelat 2 700 Ekbodadammen 6 600 Utbyggnad av VA-kapacitet i Bro 19 500 Reinvestering Murarv. 2 900 Diverse inv. Maskiner 150 Diverse åtgärder Pumpstationer 2 400 Byte av planeringsverktyg 300 Reinvestering Bagarvägen 3 000 Utredn. och åtg. ovidkommande vatten 500 Summa 38 050 *) Uppskattad kvarvarande budget på ej slutförda projekt 2014, redovisning sker i årsredovisning för år 2014
25 av 69 INVESTERINGSPROJEKT 2015-2016 (tkr) 2015 2016 Sigtunaledningen (5-10 år) 100 000 Projektera Näshagen, Tjusta 3 000? Samarbete EON, Norrvatten Stäksön (2-3 år) 150 000 Ledningar och service 2 000 Diverse åtgärder pumpstationer 2 000 LPS-pumpar ospecificerat 600 600 Vattenkiosker 3 000 Inköp av fordon Delad kostnad med Kommunstyrelsen.) 1 175 Summa 261 775 600 Sigtunaledningen Det kommunala dricksvattnet levereras från Norrvatten till kommunen. Kommunen satsar på Sigtunaledningen för att minska dricksvattenleveransens sårbarhet vid eventuella ledningsbrott i befintligt system. Denna investering kommer att ske under 5-10 år beroende på hur etapperna fortskrider som kommunen är uppdelad i. En utbyggnad av spillvatten är medräknad i kostnaderna och kommer att anläggas på samma gång för att införliva större områden i vatten- och avlopps verksamhetsområde vilket bidrar till en hållbar utveckling. Projektera Näshagen, Tjusta Verksamheten behöver inleda arbetet med att införliva Tjusta i VA:s verksamhetsområde med en projektering. Samarbeten med EON om Norrvatten Stäksön Omläggning av ledningarna på Stäksön bör göras i samband med EONs byggnation av nya ledningar eftersom det är ekonomiskt fördelaktigt att samordna projekten. Denna investering kommer att äga rum under 2-3 år. Ledningar och service/diverse åtgärder pumpstationer Ledningar och nya serviser som anläggs under året. Den löpande översynen av pumpstationerna kommer att ökas under de närmaste åren. Ett antal pumpar behöver bytas och stationerna behöver rustas upp för att möta ökade arbetsmiljökrav. LPS-pumpar Flera LPS-pumpar (low pressure system) i kommunen, främst i Sylta, behöver bytas ut. Detta är ett arbete som kommer att pågå under flera år.
26 av 69 Vattenkiosker Många kommuner har valt att låsa brandposterna och hänvisa till vattenkiosker. Detta har fördelarna att det skyddar drickvattnet mot sabotage och stöld, minskar störningar i flödet och brunt vatten samt är enklare för användarna. Inköp av fordon VA-verksamheten har behov av att köpa in ett ytterligare arbetsfordon. Fordonet kommer att delas med den tekniska verksamheten och kostnaden fördelas mellan verksamheterna. 4.7 Förändringar i taxor och ersättningar En uppföljning av att taxan är i balans kommer att göras under året.
27 av 69 5 Avfallsverksamheten 5.1 Ansvarsområde Vatten- och avloppsverksamheten (VA) och avfallsverksamheten redovisas var för sig eftersom den ekonomiska redovisningen enligt lag ska vara åtskild från övrig kommunal verksamhet. Verksamheterna avgiftsfinansieras. I avfallsverksamheten ingår planering och förvaltning av kommunens avfallshantering. 5.2 Mål och uppdrag Övergripande mål 5.3 En grön kommun i utveckling Nämndmål 5.3.1 En väl utbyggt, miljömässigt och kostnadseffektivt matavfallsinsamling Uppdrag Fortsatt utveckling av matavfallsinsamlingen. Det ska vara gynnsamt att välja att agera miljömedvetet. Förbättra möjligheterna att lämna förpackningar och tidningar på flera platser i kommunen genom vidareutvecklat samarbete med FTI och markägare. Under 2015 ska insamling av matavfall fortsätta att implementeras i hela kommunen Ta fram förslag till ny avfallsplan 2015-2025 för Upplands-Bro kommun Utreda nya insamlingsmetoder för hushållens farliga avfall främst mindre elektriska- och elektroniska produkter. Nämndmål 5.3.2 Effektiv verksamhet som premierar resurssnålt beteende. Uppdrag Utreda och planera nästa Avfalls-taxerevidering i god tid för en taxa som premiera resurssnålt beteende och bästa möjliga service för kommuninvånarna
28 av 69 5.3.3 Möjliggöra för kommunens medborgare att leva klimatsmart och hälsosamt. Uppdrag NY: Informationskampanj kring att minska och förebygga uppkomsten av avfall, inklusive att sortera ut matavfall och förpackningar. Övergripande mål 5.4 God ekonomi och uppföljning 5.4.1 Verksamheterna ser kontinuerligt över och planerar för utveckling och effektivisering utifrån god kvalité och ekonomisk hushållning med skattebetalarnas pengar. Uppdrag Det goda arbetet med att förbättra verksamhetens service och arbeta för en effektiv förvaltning fortgår under år 2015. Verksamheternas bemötande och arbete i Upplands-Bro kommun ska bedrivas med hög kvalitet, rättsäkert och effektivt och uppfattas som positivt, obyråkratiskt, rättvist, lyhört med en hög kompetens och servicegrad som behandlar alla människor och ärenden på lika villkor NY: Ta fram en Avfallsplan för verksamheten. 5.5 Ekonomi 5.5.1 Driftbudget Driftbudget 2015 SAMMANSTÄLLNING (tkr) KOSTNADER 2015 INTÄKTER 2015 NETTO 2015 NETTO 2014 Avfallsverksamheten 25 000 25 000 0 0 2015 sker inga stora förändringar för verksamhetens kostnader och intäkter.
29 av 69 5.6 Investeringsbudget INVESTERINGSPROJEKT 2015-2016 (tkr) 2015 2016 Införande av system för företagskort vid kretsloppscentralerna 400 Införande av system/koncept för insamling av farligt avfall i butiksmiljö 200 Inköp avfallskärl 1 000 Summa 1 600 Införande av system för företagskort vid kretsloppscentralerna Investering i kortläsare för företag eller liknande lösningar för kretsloppscentralerna. Privatpersoner som betalar avfallstaxa till kommunen har tillgång till de båda kretsloppcentralerna. Beslut finns sedan tidigare att företag ska betala för att lämna fraktioner på kretsloppscentralerna Investeringsprojektet innebär att få bättre kontroll på detta. Införande av system/koncept för insamling av farligt avfall i butiksmiljö Investering i nytt insamlingssystem för elektronik och farligt avfall. Förbättra möjligheterna för kommuninvånare att lämna mindre elektronik, ljuskällor, batterier på ett snyggt, tryggt och enkelt sätt. Förebild är t ex samlaren som SYSAV i södra Skåne använder. Inköp avfallskärl Investering i avfallskärl för matavfallsinsamlingen kommer att avslutas 2015. Detta beräknas kosta 1 000 tkr. Medel för dessa omfördelas från Återställande och förbättring av gator pga VA-renovering. 5.7 Förändringar i taxor och ersättningar Ingen förändring av taxan planeras under 2015.
30 av 69 Ärende 2
31 av 69
32 av 69 Tillväxtkontoret Handläggare, telefon Datum Vår beteckning Susanna Evert 2015-01-26 2015-008062 Tekniska nämnden Anvisningar för arbetet med intern styrning och kontroll Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar Fastställa anvisningar för arbetet med intern styrning och kontroll enligt Tillväxtkontorets förslag Sammanfattning Enligt reglementet för intern kontroll (KF 2014-05-07) fastslås att nämnderna ansvarar för intern styrning och kontroll i sina egna verksamheter. I detta ingår bland annat att årligen uppdatera anvisningarna för arbetet med intern styrning och kontroll i de egna verksamheterna. Tekniska nämnden bildades 2015. Tidigare har nämndens verksamheter legat under kommunstyrelsen. Den som söker information om de tekniska verksamheternas internkontrollarbete före 2015 kan titta i kommunstyrelsens internkontrollplan. Tekniska nämndens anvisningar har utformats i linje med reglementet för intern kontroll och styrning som antogs av kommunfullmäktige i maj 2014. Beslutsunderlag Intern styrning och kontroll, anvisning för Tekniska nämnden Tillväxtkontorets tjänsteskrivelse den 20 november 2014 Reglemente för intern styrning och kontroll i Upplands-Bro kommun Ärendet Enligt reglementet för intern kontroll (KF 2014-05-07) fastslås att nämnderna ansvarar för intern styrning och kontroll i sina egna verksamheter. I detta ingår bland annat att årligen uppdatera anvisningarna. Tekniska nämndens anvisningar för arbetet med intern styrning och kontroll utgår från COSO-ramverket och följer samma systematiska arbetssätt som övriga Tillväxtkontoret. Nyckelmomenten är den riskanalys som varje avdelning gör tillsammans med Kvalitetsstrategen, kontroll- och åtgärdsplanen samt den årliga rapporteringen till nämnden. Arbetet med intern styrning och kontroll är en del av styrprocessen för budgetarbetet och den målstyrningsmodell som Tillväxtkontoret arbetar utifrån. Tekniska nämnden bildades 2015. Tidigare har nämndens verksamheter legat under kommunstyrelsen. Den som söker information om de tekniska verksamheternas internkontrollarbete före 2015 kan titta i kommunstyrelsens internkontrollplan. Tekniska nämndens anvisningar har utformats i linje med
33 av 69 reglementet för intern kontroll och styrning som antogs av kommunfullmäktige i maj 2014. Barnperspektiv Förslaget till beslut påverkas inte av barnkonsekvensanalysen. TILLVÄXTKONTORET Marianne Hagman Tillväxtchef Susanna Evert Kvalitetsstrateg Bilagor: 1. Intern styrning och kontroll, anvisning för Tekniska nämnden 2. Reglemente för intern styrning och kontroll i Upplands-Bro kommun Kopia av beslut till: Kommunrevisorerna, Kommunstyrelsen
34 av 69 Intern styrning och kontroll Anvisning för Tekniska nämnden Fastställd vid Tekniska nämndens sammanträde 2015-xx-xx
35 av 69 Innehåll Intern styrning och kontroll... 1 Innehåll... 2 Bakgrund... 3 Årscykel för systematisk planering och uppföljning... 3 Framtagande av kontroll- och åtgärdsplan... 5 Uppföljning och rapportering... 6
36 av 69 Bakgrund Upplands-Bro kommun har ett fastställt Reglemente för intern kontroll från 2014 (KF 2014-06-11 72). I reglementet framgår det att nämnderna ansvarar för intern styrning och kontroll i sina egna verksamheter genom att: Fastställa anvisningar för arbetet med intern styrning och kontroll i de egna verksamheterna och årligen uppdatera dessa. Årligen fastställa kontroll- och åtgärdsplan med bas i verksamhetens riskanalyser Årligen följa upp arbetet med intern styrning och kontroll Årligen rapportera till kommunstyrelsen nämndens arbete med intern styrning och kontroll Vidare framgår det att kontorschefen ska leda arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern styrning och kontroll. Kontorschefen har det yttersta ansvaret för att verksamhetens processer och rutiner finns dokumenterade och följs upp. Kontorschefen är också skyldig att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar, och att vidta åtgärder vid eventuella avvikelser. Som grund för sin internkontroll ska nämnderna genomföra riskanalyser för sin verksamhet. Arbetet grundar sig på COSO-ramverkets verktyg och principer och syftar till att nå ständig förbättring i verksamheterna. Baserat på riskanalysen fastställer nämnderna en plan för specifika åtgärder och kontroller i verksamheterna, en så kallad kontroll- och åtgärdsplan. Tekniska nämnden bildades 2015. Det mesta av nämndens verksamhet låg tidigare under kommunstyrelsen. Om man vill söka information om Tekniska nämndens verksamheters internkontrollarbete före 2015 kan man titta i kommunstyrelsens internkontrollplan. Årscykel för systematisk planering och uppföljning Tillväxtkontoret tillämpar samma arbetssätt för de fyra nämnder som kontoret rapporterar till: Kultur- och fritidsnämnden, Bygg- och miljönämnden, Tekniska nämnden och Kommunstyrelsen. Arbetet med den interna styrningen och kontrollen sker enligt samma systematiska arbetssätt som övrig planering och uppföljning på Tillväxtkontoret: Kontroll- och åtgärdsplan fastställs i samband att nämndbudgeten fastställs, i december eller januari.
37 av 69 Uppföljning av kontroller och åtgärder sker i samband med delårsbokslut och verksamhetsberättelse Årshjul som visar Tillväxtkontorets systematiska arbete med planering och uppföljning. De röda fälten anger politiska moment, de gula tjänstemannaarbete och de blåa den individuella nivån, varje medarbetares planering och uppföljning. Den kursiva texten anger uppföljningsmoment. Målsättningen är att arbetet med den interna styrningen och kontrollen ska ske enligt samma systematiska arbetssätt som övrig planering och uppföljning på Tillväxtkontoret. Avvikelser från tidsplanen kan förekomma, exempelvis vid valår.
38 av 69 Framtagande av kontroll- och åtgärdsplan Riskanalys Syfte Riskanalysen är en del av Tillväxtkontorets styrmodell, med syftet att identifiera hot mot måluppfyllelse och göra en handlingsplan för hur dessa ska hanteras. Definition Riskerna definieras som Osäkerhetsmoment i interna processer och arbetssätt som kan hota måluppfyllelsen och orsaka ekonomisk skada eller förtroendeskada. Arbetssätt Under ledning av kvalitetsstrateg gör verksamheten en riskanalys ur det interna perspektivet. Resultatet av riskanalysen är en riskkarta där riskerna placeras utifrån deras bedömda sannolikhet och konsekvens. Verksamheterna gör också en bedömning av hur bra verksamheten är på att hantera risken idag. Det tas med andra ord hänsyn till befintliga åtgärder och deras effektivitet för att värdera påverkan och sannolikhet nettorisk. Kvalitetsstrategen leder och driver arbetet och ansvarar för att påminna verksamheterna när det är dags för revidering av den befintliga riskkartan. Verksamhetsansvarig ansvarar för att arbetet med intern styrning och kontroll för det egna ansvarsområdet genomförs enligt framtagna riktlinjer och arbetssätt, samt för att ta hjälp av kvalitetsstrategen. Kvalitetsstrateg och verksamhetsansvarig rapporterar löpande till kontorschef som ansvarar för det övergripande arbetssättet för kontoret och för gemensamma risker för alla verksamheter. Kontroll- och åtgärdsplan När riskkartan är framtagen analyserar kvalitetsstrategen tillsammans med verksamhetsansvarig de risker som kommit fram och prioriterar risker för åtgärd under nästa kontroll- och åtgärdsperiod, vanligtvis kommande verksamhetsår.
39 av 69 Prioriteringen görs utifrån Riskernas sannolikhet och konsekvens Den befintliga riskhanteringen En realistisk bedömning av vad verksamheten klarar att hantera under ett år. De prioriterade riskerna blir grunden för kontroll- och åtgärdsplanen. Kontroller och åtgärder tas fram av kvalitetsstrateg och verksamheten tillsammans, kvalitetsstrategen leder arbetet och verksamhetsansvarig ansvarar för att det genomförs. Kontroll- och åtgärdsplanen görs enligt följande modell: Process Risk Befintliga kontroller Åtgärder Tidsplan Ansvar Uppföljning I vilken process har vi hittat risker? Den prioriterade risk som framkommit i riskanalysen Vad görs idag för att hantera risken? Vem ansvarar för dessa? Nya åtgärder/ kontroller som ska genomföras. När ska kontrollerna genomföras? När ska åtgärderna vara genomförda? Vem ansvarar för kontroller/ åtgärder? Hur och när sker uppföljning? Kontroll- och åtgärdsplanen föreslås för beslut i samband med fastställandet av internbudgeten för respektive nämnd. Uppföljning och rapportering Enligt årscykeln för planering och uppföljning sker en verksamhetsplanering på våren, när verksamheterna förbereder budgetarbetet och en på hösten när verksamheterna konkretiserar verksamhetsplaneringen. I samband med dessa två tillfällen genomförs också planering och uppföljning av arbetet med intern styrning och kontroll. Arbetsmoment Genomgång av genomförda åtgärder och kontroller enligt kontroll- och åtgärdsplan. Kvalitetsstrategen leder arbetet, verksamhetsansvarig ansvarar för att det genomförs. Analys av genomförda kontroller och åtgärder. Hur har dessa påverkat risken? Vad har framkommit vid kontrollerna och finns det behov av ytterligare kontroller och åtgärder? Vid behov av nya ska dessa infogas i nästa års kontroll- och åtgärdsplan. Kvalitetsstrategen leder arbetet, verksamhetsansvarig ansvarar för att det genomförs
40 av 69 Genomgång och diskussion i Tillväxtkontorets ledningsgrupp Rapportering Uppföljningen och analysen sammanställs till en rapport per nämnd/styrelse. Kvalitetsstrategen ansvarar för rapporteringen. Rapporteringen sker skriftligen och presenteras för nämnd/styrelse. Rapporterna från nämnderna delges Kommunstyrelsen och kommunens revisorer, rapporten till Kommunstyrelsen delges kommunens revisorer.
41 av 69 Reglemente och tillämpning för intern styrning och kontroll I Upplands-Bro kommun 2014-05-07
42 av 69 Innehåll Reglemente för intern styrning och kontroll... 3 1 Syfte... 3 2 Definition... 3 3 Omfattning... 3 4 Kommunstyrelsen... 3 5 Nämnderna... 3 6 Bolagsstyrelsen... 4 7 Kommundirektör... 4 8 Kontorschef samt verkställande direktör... 4 9 Verksamhetsansvarig... 5 11 Styrning och uppföljning... 5 12 Årlig plan... 5 13 Årlig uppföljning... 5 Tillämpning av reglemente för intern styrning och kontroll i Upplands-Bro kommun... 6 1. Bakgrund och syfte... 6 2. Förtydligande av definitionen... 6 3. COSO-ramverket... 7 4. Fokus på riskhantering... 8 5. Ständig förbättring... 8 6. Integrerad del i styrprocessen... 9 7. Nämnd/verksamhetsspecifika anvisningar och mallar... 11 8. Roller och ansvar... 11
43 av 69 FÖRFATTNINGSSAMLING Nr 6.18 U02 Ersätter 6.18 U01 Gäller fr.o.m. 2014-xx-xx Reglemente för intern styrning och kontroll 1 Syfte Reglementet syftar till att Upplands-Bro kommun ska ha en god intern styrning och kontroll i sin verksamhet. Till reglementet finns tillämpningar samt nämndernas/bolagens anvisningar och mallar för arbetet med intern styrning och kontroll i den egna verksamheten. 2 Definition Intern styrning och kontroll är generellt definierad som en process, utförd av en organisations styrelse, ledning och annan personal, utformad för att ge rimlig försäkran om att målen uppfylls inom följande kategorier: Effektivitet och produktivitet i verksamheten. Tillförlitlig (finansiell) rapportering. Efterlevnad av tillämpliga lagar och regler. Ur COSO: s ramverk för Internal Control 1992 3 Omfattning Detta reglemente gäller för den kommunala verksamheten i sin helhet samt för de kommunägda bolagen, vilka ägs av kommunen till minst 50 %. 4 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ansvarar för den övergripande interna styrningen och kontrollen för hela kommunen. Dessutom ansvarar Kommunstyrelsen för att säkerställa tillfredsställande intern styrning och kontroll i de verksamheter de är direkt ansvariga för samt att följa upp och bedöma nämndernas och bolagsstyrelsernas hantering av den interna styrningen och kontrollen för sina verksamheter. Kommunstyrelsen ansvarar för att upprätta en övergripande organisation för att säkerställa arbetet i tjänstemannaorganisationen. 5 Nämnderna Kommunallagen 6 kap 7 :
44 av 69 Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. För Upplands-Bro kommun innebär detta att nämnderna ansvarar för intern styrning och kontroll i sina egna verksamheter genom att: Fastställa anvisningar för arbetet med intern styrning och kontroll i de egna verksamheterna och årligen uppdatera dessa. Årligen fastställa kontroll- och åtgärdsplan med bas i verksamhetens riskanalyser Årligen följa upp arbetet med intern styrning och kontroll Årligen rapportera till kommunstyrelsen nämndens arbete med intern styrning och kontroll 6 Bolagsstyrelsen Bolagsstyrelserna för de kommunägda bolagen har motsvarande ansvar som nämnderna har för sin verksamhet, det innebär att Bolagsstyrelsen ansvarar för att bolaget, inom ramen för detta reglemente och tillhörande ramverk, säkerställer den interna styrningen och kontrollen inom bolaget Bolagsstyrelsen fastställer anvisningar, mallar och/eller rutiner för arbetet med intern styrning och kontroll i den egna verksamheten Bolagsstyrelsen rapporterar årligen till Kommunstyrelsen hur bolagets interna styrning och kontroll fungerar, vilka kontroller och åtgärder som genomförts samt resultatet av dessa 7 Kommundirektör Kommundirektören ansvarar för att ta fram det underlag som årligen stödjer det övergripande arbetet med intern styrning och kontroll. 8 Kontorschef samt verkställande direktör Kontorschef respektive VD har det yttersta verksamhets- och resultatansvaret inför nämnden respektive bolagsstyrelsen samt uppgiften att tydliggöra mål och ansvar i organisationen. I detta ansvar ligger att kontorschef respektive VD ska leda arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern styrning och kontroll. Det innebär att: Med utgångspunkt i de fastställda tillämpningarna organisera verksamheten för att på effektivaste sätt nå målen
45 av 69 Ha det yttersta ansvaret för att verksamhetens processer och rutiner finns dokumenterade och följs upp Kontorschef respektive VD är skyldig att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. Eventuella avvikelser ska snarast rapporteras till nämnd eller styrelse. Det är kontorschefens eller VD:s ansvar att omgående ta initiativ till åtgärder. 9 Verksamhetsansvarig De ansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa beslutade regler och anvisningar om intern styrning och kontroll samt att informera medarbetare om innebörden av dessa. Vidare ska de verka för att medarbetarna arbetar mot uppställda mål och att arbetsmetoder som används bidrar till en god intern styrning och kontroll. Brister i den interna styrningen och kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den funktion som är utsedd för ändamålet. 11 Styrning och uppföljning Arbetet med intern styrning och kontroll styrs via reglemente, tillämpning samt de nämndspecifika anvisningar som fastställts. Arbetet grundar sig på COSO-ramverkets verktyg och principer och syftar till att nå ständig förbättring i verksamheterna. Arbetet ska vara integrerat i styrprocessen. 12 Årlig plan Nämnderna och bolagsstyrelserna fastställer årligen en plan för specifika åtgärder och kontroller i verksamheterna med grund i riskanalysen, en så kallad kontroll- och åtgärdsplan. 13 Årlig uppföljning Verksamheten rapporterar årligen till nämnderna uppföljningen av den kontroll- och åtgärdsplan som fastställts för året, samt det löpande arbetet i processer, riktlinjer och rutiner. Nämnderna rapporterar årligen till Kommunstyrelsen verksamhetens arbete med intern styrning och kontroll.
46 av 69 Tillämpning av reglemente för intern styrning och kontroll i Upplands-Bro kommun 1. Bakgrund och syfte Från 1990-talet och framåt har intern styrning och kontroll i kommunal verksamhet fått ökat fokus, och 2000 förstärkte man ansvaret i Kommunallagen. Lagtexten förstärker de förtroendevaldas roll och tydliggör att det yttersta ansvaret för tillräcklig intern styrning och kontroll ligger hos nämnden. I Upplands-Bro kommun fastställdes 2002 ett reglemente för intern styrning och kontroll. Reglementet anger till exempel att nämnderna har ansvar för att fastställa anvisningar för arbetet med intern styrning och kontroll i den egna verksamheten. Till reglementet finns bland annat stödmall för internkontrollplan framtagen av ekonomistaben. Det uppdaterade reglementet och dessa tillämpningar har baserats på COSO-ramverkets komponenter, på idén att intern styrning och kontroll ska vara en cykel av ständig förbättring, att det är en del av kommunens styrprocess och med större fokus på riskanalys och riskhantering än på enskilda kontroller. 2. Förtydligande av definitionen Intern styrning och kontroll (ISK) definieras som ett gemensamt angreppssätt för en organisations interna styrning (t ex mål, processer, riktlinjer och rutiner) och dess uppföljning (rapportering, analyser, kontroller och undersökningar), samt hur styrningen och uppföljningen hänger ihop och stödjer varandra. Intern styrning och kontroll handlar om att på en rimlig nivå säkerställa: att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv, det vill säga god ekonomisk hushållning, att informationen om verksamheten och om den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig, att de regler och riktlinjer som finns följs, att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs. För att allt detta ska kunna säkerställas blir det uppenbart att den interna kontrollen behöver vara en integrerad del av det vardagliga arbetet, att den inte är en isolerad aktivitet. Den vävs in i och berör många delar och processer i verksamheten: organisationen med tydliga och dokumenterade åtaganden, ansvar och befogenheter; personalens förutsättningar, kunskaper och attityder; verksamhetens styr- och rapporteringssystem. 1 1 Ur På den säkra sidan, Sveriges Kommuner och landsting
47 av 69 Det innebär Genomtänkt och fungerande styr- och kontrollprocess krävs för att nå målen Risker att inte nå målen är fokus för processen Processen syftar till att ge en rimlig försäkran om att målen nås Processen ska vara ett stöd för och inkludera ledningen, inte reduceras till formalia Processen bör utformas från en gemensam grund, för att skapa transparens och tillgodose krav från externa intressenter Att man tar till åtgärder det vill säga styrsignaler och kontroller, för att reducera riskerna Att verksamhetsledningen ansvarar och stödjer 3. COSO-ramverket COSO-ramverket är ett amerikanskt ramverk som vedertaget används för arbetet med intern styrning och kontroll både i privat och offentlig verksamhet, men främst inom offentlig verksamhet. Ramverket innehåller verktyg för ett systematiskt arbete med intern styrning och kontroll och är grunden för arbetet i Upplands-Bro kommun. COSO-ramverket består av fem komponenter. Kontrollmiljö. Det är viktigt att sätta in den interna kontrollen i sitt sammanhang, i den omgivning som den interna kontrollen verkar i och påverkas av. Kontrollmiljön utgörs bland annat av lagar och andra regelverk, organisation, ansvar och befogenheter. Informella faktorer som värdegrund, intern kultur och ledarskap är minst lika viktiga. Tillåter klimatet en öppen dialog om brister eller problem? Hur agerar ledningen i olika situationer? Riskanalys. Det konkreta arbetet med intern kontroll behöver bygga på en riskbedömning. Vilka risker eller hot kan finnas? Hur troligt är det att dessa förekommer och hur allvarliga bedömer vi deras konsekvenser på förtroende, verksamhet och ekonomi? Kontrollaktiviteter. Intern kontroll består i praktisk gärning av många olika rutiner och kontrollaktiviteter. Det är både sådana som är inbyggda i det löpande arbetet och särskilda uppföljande kontrollinsatser vid bestämda tidpunkter. Kontrollaktiviteterna syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och brister. Information och kommunikation. Ett starkt system för intern kontroll behöver tydlig och löpande information och kommunikation mellan medarbetare och ledning. Informationen fungerar som smörjmedel och skapar också motivation alla behöver veta vad som gäller. Medarbetare behöver information om uppdrag, ansvar, förutsättningar, rutiner m m. Ledningen behöver information för att kunna styra. Förtroendevalda behöver information för att kunna besluta, följa upp, omprioritera.