Idrotts- och fritidsnämndens delegeringsordning

DNR:00116/2014 SID 1(17) Idrotts- och fritidsnämndens delegeringsordning med arbetsinstruktion och särskilt arbetsmiljödokument Kontaktcenter Postadress 251 89 Helsingborg Växel 042-10 50 00 kontaktcenter@helsingborg.se

SID 2(17) Innehållsförteckning 1 Principer för beslut med stöd av delegeringsbestämmelser, 02...4 1.1 Innebörd...4 1.2 Anmälan...4 1.3 Vidaredelegering...4 1.4 Förbud mot delegering...5 1.5 Begränsningar i övrigt...5 1.6 Handläggningen...5 1.7 Gränsdragning mellan beslut och verkställighet...5 1.8 Verkställighet...6 1.9 Idrotts- och fritidsnämndens arbetsinstruktion...6 1.10 Attestreglementet...6 2 Delegeringsbestämmelser för idrotts- och fritidsnämnden...7 2.1 Personal- och organisationsärenden, 04...7 2.2 Ekonomiärenden, 05...7 2.3 Övriga administrativa ärenden, 06...8 2.4 Personuppgiftslagen (PuL), 07...8 3 Idrotts- och fritidsnämndens arbetsinstruktion, 08...9 3.1 Instruktion för Idrotts- och fritidsnämndens ordförande...9 3.2 Instruktion för utbildningsdirektören och i dennes frånvaro biträdande förvaltningschefen...9 3.3 Instruktion för avdelningschefer...10 3.4 Instruktion för Chefen för fritid...10 3.5 Instruktion för biträdande utbildningsdirektör, tillika chefen för administration och juridik...11 3.6 Instruktion för ekonomichefen...11 3.7 Instruktion för enhetschefer inom fritid...11 3.8 Instruktion för stadsjurist...12 3.9 Instruktion för nämndsekreterare...12 3.10 Instruktion för projektansvariga...12 4 Särskilt dokument, 09...13 4.1 Ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter...13

SID 3(17) 4.2 Arbetsmiljöuppgifter: vem har ansvar för vilka uppgifter?...14 Beslutat av: Idrotts- och fritidsnämnden Datum: 7 januari 2015 5 Reviderad: 26 augusti 2015 57, 20 januari 2016 5, 24 augusti 2016 46 Dokumentet gäller för: Idrotts- och fritidsnämnden

SID 4(17) 1 Principer för beslut med stöd av delegeringsbestämmelser, 02 1.1 Innebörd Att fatta beslut med stöd av delegeringsbestämmelser innebär att besluta på nämndens eller styrelsens vägnar. Ärendet är därmed avgjort och kan endast ändras av högre instans efter överklagande i lagstadgad ordning. Överordnad eller nämnd kan alltså inte ändra delegerat beslut som fattats av delegat. Rätten för viss befattning att fatta beslut med stöd av delegeringsbestämmelser omfattar även förordnad vikarie. Har vikarie inte förordnats och kan beslutet inte utan olägenheter avvaktas har närmast överordnad rätt att fatta beslutet i stället för ordinarie delegat. 1.2 Anmälan Enligt kommunallagen ska beslut som fattas med stöd av delegeringsbestämmelser anmälas till den nämnd eller styrelse som delegerat beslutanderätten. Anmälan har registrerings-, informations- och kontrollsyfte. Genom anmälan i nämndens eller styrelsens protokoll kan tidsfristen för överklagande genom laglighetsprövning börja löpa. Utgångspunkt är dagen då bevis om protokollets justering anslogs på kommunens officiella anslagstavla. Anmälan kan göras på följande sätt; Särskilt protokoll Beslutsförteckning Skrivelse Utskrift från dator Prestations/kostnadsrapport 1.3 Vidaredelegering Nämndens eller styrelsens uppdrag till förvaltningschef att fatta beslut kan kompletteras med en rätt förförvaltningschefen att i sin tur överlåta uppdraget till annan anställd. Beslut efter vidaredelegering ska anmälas till förvaltningschefen. Nämnden eller styrelsen bestämmer själv om förvaltningschefen ska vidareanmäla besluten till nämnden. Observera att rätt att besluta om vidaredelegering endast kan ges till anställd med förvaltningschefs ställning, normalt endast till en person inom nämndens eller styrelsens verksamhetsområde.

SID 5(17) 1.4 Förbud mot delegering I principiella ärenden får beslutanderätten inte delegeras, nämligen 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och 4. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. 1.5 Begränsningar i övrigt Om kommunfullmäktige, nämnden eller styrelsen fattat beslut om riktlinjer för verksamheten ska dessa iakttas. Delegaten ska förvissa sig om att nödvändiga anslag finns för de kostnader som kan föranledas av beslutet. Vid beslut som innebär myndighetsutövning mot enskild gäller regler enligt lagar och förordningar 1.6 Handläggningen Delegat ska bevaka att ett allsidigt beslutsunderlag tas fram. Vid behov ska samråd ske med verksamhetsansvarig. Delegaten får varken handlägga eller besluta i ärende där han/hon är jävig. Ärendet ska behandlas i ett sammanhang; det vill säga en uppdelning i delbeslut av ett ärende till exempel i syfte att kringgå gällande bestämmelser får inte förekomma. 1.7 Gränsdragning mellan beslut och verkställighet Nämnd eller styrelse avgör ärenden genom att fatta beslut. Fattade beslut verkställs av tjänstemän inom nämndens eller styrelsens förvaltning. Verkställandet kan innefatta olika moment. Mellan de anställda råder viss arbetsfördelning. I ärenden där nämnden eller styrelsen delegerat beslutanderätten kan det vara samma tjänsteman som fattar beslutet och verkställer det. Gränsdragningen mellan beslut och verkställighet är svår att göra och det går inte att med stöd av kommunallagen dra någon exakt gräns. Kännetecknande för ett beslut är att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar samt att enskild kan ha intresse av att överklaga beslutet till högre instans.

SID 6(17) 1.8 Verkställighet Verkställighet innebär tillämpning/genomförande av ett tidigare fattat beslut. Det finns inte någon enskild person som har intresse av att överklaga. Särskilt vid målstyrning råder stor frihet för tjänstemännen att avgöra hur beslutet ska verkställas. Åtgärder av vardaglig karaktär som behövs för att verksamheten ska kunna bedrivas är verkställighet. Arbetsfördelning mellan tjänstemännen styrs av organisation och tjänsteställning. Till viss befattning är ofta knutet budgetansvar för viss verksamhet. Exempel på verkställighet är: avrop av varor/tjänster enligt ramavtal direkttupphandling av varor/tjänster för mindre belopp avgiftsdebitering enligt taxa tilldelning av barnomsorgsplats enligt klar turordningsprincip beviljande av normal semesterledighet deltagande i enstaka kurser och konferenser Verkställighet ska inte anmälas. Vad som kan hänföras till beslut framgår av följande delegeringsordning. Observera att beslut som fattas med stöd av dessa delegeringsbestämmelser ska omgående anmälas till idrotts- och fritidsnämnden. 1.9 Idrotts- och fritidsnämndens arbetsinstruktion I idrotts- och fritidsnämndens arbetsinstruktion finns instruktioner för befattningshavare inom idrotts- och fritidsnämndens och dess förvaltning. Instruktionerna som är ett komplement till delegeringsordningen, redogör för vilka ansvarsområden som åligger olika befattningshavare samt i viss mån även omfattningen av ansvaret. 1.10 Attestreglementet Beslutanderätt på delegation ska inte förväxlas med attesträtt. Attest innebär kontroll av ekonomiska transaktioner och attesträtt är en behörighet att belasta viss verksamhet med kostnader eller utgifter. Regler om attesträtt finns i attestreglementet för Helsingborgs stad. I attestreglementet anges hur attestering ska gå till. Vem som har attesträtt bestäms utifrån den attestberättigades arbetsuppgifter och organisatoriska tillhörighet

SID 7(17) 2 Delegeringsbestämmelser för idrotts- och fritidsnämnden 2.1 Personal- och organisationsärenden, 04 Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Beslut om avsked eller uppsägning av annan anställd än utbildningsdirektör samt överenskommelse i samband därmed 2. Beslut om överenskommelse om avgångsvederlag, som ej avser utbildningsdirektör eller dennes ställföreträdare 3. Beslut om deltagande i internationella konferenser, möten samt beslut om utrikes resor för nämndsledamöter (ej Danmark) 4. Beslut om deltagande i nationella kurser och konferenser för nämndsledamöter 5. Beslut om att förvaltningschef ska benämnas utbildningsdirektör Utbildningsdirektör Utbildningsdirektör Se kommunstyrelsens delegeringsordning Ordföranden Vice ordföranden för ordföranden Ordföranden 2.2 Ekonomiärenden, 05 Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Beslut om ej normerade bidrag till organisationer 2. Beslut om att för varje kalenderår utse beslutsattestanter och ersättare för dessa för vart och ett av de av nämnden använda kontona och att beslutsattestant ansvarar för att de kontroller som anges i 2 i kommunens attest/utanordningsreglemente utföres Fritidschef Utbildningsdirektör

SID 8(17) 2.3 Övriga administrativa ärenden, 06 Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Beslut om att utfärda fullmakt att företräda nämnden och föra dess talan vid domstol och andra myndigheter eller vid förrättningar av olika slag 2. Beslut om framställning till statliga och kommunala myndigheter, dock ej framställning till kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen 3. Beslut om att avslå utlämnande av allmän handling när myndighetens beslut krävs i ärenden på förvaltnings/ nämndsnivå 4. Beslut i ärenden enligt lotterilagen 5. Beslut om att överklaga Förvaltningsrättens och Kammarrättens beslut samt begäran om inhibition 6. Yttrande till Förvaltningsrätten och Kammarrätten vid överklagande av delegeringsbeslut 7. Beslut på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens beslut inte kan avvaktas. Sådana beslut skall anmälas vid nämndens nästa sammanträde Tryckfrihetsförordningen 2 kap. 14 Offentlighetsoch sekretesslagen Kommunallagen 6 kap. 36 Utbildningsdirektör Utbildningsdirektör Nämndsekreterare* Handläggare lotteriärenden 1. Ordföranden 2. Vice ordföranden Beslutsfattaren 1. Ordföranden 2. Vice ordföranden * Vid förfall tas beslut av utbildningsdirektör eller biträdande utbildningsdirektör 2.4 Personuppgiftslagen (PuL), 07 Nr Ärende Lagrum Delegat Kommentar 1. Beslut om att ej lämna ut information till den registrerade Personuppgiftslagen 27 1988:204) Utbildningsdirektör Vidaredelegering ej tillåten

SID 9(17) 3 Idrotts- och fritidsnämndens arbetsinstruktion, 08 Antagen av idrotts- och fritidsnämnden 23 augusti 2011. Idrotts- och fritidsnämndens arbetsinstruktion är ett komplement till idrotts- och fritidsnämndens delegeringsordning och anger vem som har ansvar för olika områden inom idrotts- och fritidsnämnden och dess förvaltning. Delegeringsordningen reglerar beslutanderätt medan denna arbetsinstruktion redogör för vilka ansvarsområden som åligger olika befattningshavare samt i viss mån även omfattningen av ansvaret. De åtgärder som vidtas i enlighet med denna instruktion är inga beslut utan betraktas som löpande förvaltningsåtgärder. Således ska åtgärderna inte anmälas. Arbetsinstruktionen är inte uttömmande. För att se till att denna arbetsinstruktion är uppdaterad och stämmer överens med idrotts- och fritidsnämndens organisation skall revidering och översyn av detta dokument ske vart fjärde år eller när så erfordras. 3.1 Instruktion för Idrotts- och fritidsnämndens ordförande Idrotts- och fritidsnämndens ordförande ansvarar för följande: 1. Beslut och ansvar för lokal miljö enligt särskild bilaga. 3.2 Instruktion för utbildningsdirektören och i dennes frånvaro biträdande förvaltningschefen Utbildningsdirektören ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom skol- och fritidsförvaltningen upp till 15 prisbasbelopp. 2. Ingående av hyresavtal inom ramen för skol- och fritidsförvaltningens verksamhet och fastställd budget. 3. Ingående av nya anställningsavtal eller förlängning av tidigare anställningsavtal gällande skol- och fritidsförvaltningens biträdande förvaltningschef och förvaltningskontorets avdelningschefer efter hörande av nämndens ordförande och vice ordförande, samt utövande av chefskap över biträdande förvaltningschef och förvaltningskontorets avdelningschefer och därmed sammanhängande frågor. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 4. Anställningsbeslut och övriga personalfrågor inom skol- och fritidsförvaltningen som ej ankommer på annan enligt denna instruktion. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 5. Individuell lönesättning med anledning av förändrade eller nya arbetsuppgifter utanför ramen för löneöversynsförhandlingar.

SID 10(17) 6. Att biträdande förvaltningschef får benämnas biträdande utbildningsdirektör. 7. Vidtagande av disciplinära åtgärder enligt AB. 8. Beviljande av arbetstagares deltagande i internationella kurser, konferenser och möten samt beslut om utrikes resor för samtliga tjänstemän. 9. Skadestånds- och ersättningsärenden upp till fyra prisbasbelopp inom ramen för förvaltningens verksamhet. 10. Annonsering och reklam för staden inom skol- och fritidsförvaltningens verksamhetsområde. 11. Att behandlingar av personuppgifter som genomförs i förvaltningen sker i överensstämmelse med personuppgiftslagen och andra föreskrifter. 12. Att förvaltningens verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 13. Fördelning av disponibel avkastning från vissa fonder som tilldelats av Ks. 14. Övergripande systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga. 3.3 Instruktion för avdelningschefer Avdelningschefer inom skol- och fritidsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom avdelningen upp till 10 prisbasbelopp. 2. Anställningar och övriga löpande personalfrågor inom avdelningen. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 3. Avdelningens medarbetares deltagande i kurser eller konferenser mm inom Sverige och Danmark inom för avdelningen fastställd budget. 4. Att avdelningens verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 5. Inom avdelningen bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga. 3.4 Instruktion för Chefen för fritid Utöver det ansvar som åligger chefen för fritid i dennes egenskap av avdelningschef, ansvarar chefen för fritid för följande: 1. Fastställande av tider för olika institutioners öppethållande enligt riktlinjer. 2. Tilldelning av arrangemangsstöd, elitstödsbidrag samt medel mot segregation enligt kriterier och riktlinjer.

SID 11(17) 3.5 Instruktion för biträdande utbildningsdirektör, tillika chefen för administration och juridik Utöver det ansvar som åligger biträdande utbildningsdirektör, tillika chefen för administration och juridik i dennes egenskap av avdelningschef, ansvarar chefen för administration och juridik för följande: 1. Tecknande av uppdragsbekräftelser och beställningar till Kärnfastigheter angående investeringar inom ramen för skol- och fritidsförvaltningens verksamhet och fastställd budget. 2. Ingående av hyresavtal inom ramen för skol- och fritidsförvaltningens verksamhet och fastställd budget. 3. Lämnande av tillstånd att använda SFF:s eller Fritid Helsingborgs logotyp utanför vår egen verksamhet. 3.6 Instruktion för ekonomichefen Utöver det ansvar som åligger ekonomichefen i dennes egenskap av avdelningschef, ansvarar ekonomichefen för följande: 1. Avskrivning/nedskrivning av fordran och antagande av ackord. 2. Ansökan om betalningsföreläggande vid Kronofogdemyndighet avseende obetalda fordringar. 3.7 Instruktion för enhetschefer inom fritid Enhetschefer inom fritid inom skol- och fritidsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom fritidsområdet upp till 5 prisbasbelopp. 2. Anställningar och övriga löpande personalfrågor inom fritidsområdet. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 3. Fritidsområdets personals deltagande i kurser och konferenser mm inom Sverige och Danmark, inom för fritidsområdet fastställd budet. 4. Att fritidsområdets verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 5. Inom fritidsområdet bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga.

SID 12(17) 3.8 Instruktion för stadsjurist Stadsjurist ansvarar för följande: 1. Mottagande av delgivning på nämndens vägnar. 3.9 Instruktion för nämndsekreterare Nämndsekreterare ansvarar för följande: 1. Öppning av anbud vid upphandling enligt 7 9 kap lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. 3.10 Instruktion för projektansvariga Projektansvariga inom skol- och fritidsförvaltningens avdelningar ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom projektets budget upp till 2,5 prisbasbelopp.

SID 13(17) 4 Särskilt dokument, 09 Skol- och fritidsförvaltningen, Idrotts- och fritidsnämnden, 21 september 2014 4.1 Ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter Ansvar Huvudregeln är att högsta ledningen, Kommunfullmäktige, har arbetsmiljöansvaret. Kommunfullmäktige ska försäkra sig om att verksamheters arbetsmiljöförhållanden fungerar tillfredställande samt är skyldiga att ingripa om något inte fungerar. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter är en metod för att sprida arbetsmiljöuppgifter i organisationen. Varje person som fått arbetsmiljöuppgifter fördelade till sig har ansvar för att dessa genomförs. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Fördelningen bygger på att chefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Alla måste veta vem som ska göra vad på arbetsplatsen, när det gäller de arbetsuppgifter som finns i hälso- och arbetsmiljöarbetet. Det är en grundförutsättning för framgång när det gäller att skapa en bra hälsa och en sund och säker arbetsmiljö. Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter görs skriftligen uppifrån och ner i stadens organisation, det vill säga från överordnad till underordnad chef. Den närmaste chefen kan även fördela konkreta uppgifter till medarbetare. En skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter kan göras till medarbetare som har speciellt komplex arbetsmiljö; exempelvis kemilärare, idrottslärare och slöjdlärare.

SID 14(17) Chefer som får arbetsmiljöuppgifter ska ha: befogenheter att fatta beslut och vidta åtgärder en egen rimlig arbetssituation kunskap och kompetens kring: arbetsmiljölagstiftning, exempelvis systematiskt arbetsmiljöarbete 2001:01 de fysiska, psykiska och sociala förhållanden som finns på arbetsplatsen som kan innebära ohälsa eller olycksfall hur man åtgärdar brister i arbetsmiljön och främjar hälsa samt förebygger ohälsa och olycksfall resurser i form av medarbetare, utrustning/hjälpmedel, lokaler, stöd från personer internt och externt vid behov Chefer och medarbetare med arbetsmiljöuppgifter behöver få feedback i dialog med sin chef kring fördelningen av arbetsmiljöuppgifter. Denna uppföljning kan göras enligt rutin för medarbetarsamtal. Är du osäker på dina kunskaper inom arbetsmiljö kan du göra en självskattning inom arbetsmiljö- och rehabiliteringsområdet. 4.2 Arbetsmiljöuppgifter: vem har ansvar för vilka uppgifter? Fördelning från nämnd till förvaltningschef innebär att förvaltningschefen ska: A. organisera arbetsmiljöarbetet på förvaltningen vad avser planering, ledning och uppföljning B. i lednings- och samverkansgrupp följa upp arbetsmiljöarbetet på förvaltningen minst en gång per år. Uppföljningen ska avse sammanställning av arbetsskador, sjukfrånvaro, rehabilitering och företagshälsovårdens rapportering C. se till att fördelningen kontinuerligt följs upp och vid behov revideras, att uppgifter är fördelade på tillräckligt många chefer och att de fördelas på personer eller funktioner inte på en grupp D. se till att åtgärda brister i arbetsmiljön där fördelningen inte har skett till annan chef E. skriftligt returnera/återlämna arbetsmiljöuppgifter till nämnd/styrelse när kunskaper, resurser eller befogenheter inte räcker till

SID 15(17) Fördelning från överordnad chef till underordnad chef innebär att underordnad chef ska: A. arbeta i enlighet med stadens riktlinjer och förvaltningens rutiner för att skapa en god arbetsmiljö B. informera medarbetare om gällande lagar, förordningar, instruktioner och skyddsutrustningar som gäller på arbetsplatsen C. vidta och dokumentera åtgärder vid arbetsskador och tillbud i LISA D. anmäla allvarliga olyckor och tillbud skyndsamt till Arbetsmiljöverket E. genomföra riskbedömningar av verksamheten kontinuerligt, när ändringar i verksamheten planeras och vid plötsliga situationer F. genomföra åtgärder och upprätta handlingsplaner i samband med riskbedömning G. samverka med berörda medarbetare om arbetsmiljöfrågor H. vidta och dokumentera rehabiliteringsaktiviteter i Adato I. vidta och dokumentera arbetsmiljörond J. fördela arbetsmiljöuppgifter till medarbetare med speciellt komplex arbetsmiljö K. följa upp statistik över arbetsskador, sjukfrånvaro, rehabilitering och företagshälsovårdens rapportering i samverkan L. skriftligt returnera/återlämna uppgifter till närmsta chef när kunskaper och kompetens, resurser eller befogenheter inte räcker till Chefer som fördelas arbetsmiljöuppgifter får behörigheter till följande system: Adato systemstöd för dokumentation av förebyggande insatser och rehabilitering samt LISA systemstöd för uppföljning av arbetsskador och tillbud.

SID 16(17) Undertecknande av fördelning av arbetsmiljöuppgifter Fördelning görs av: Namn Förvaltning/Arbetsplats Befattning Underskrift/Datum Fördelning görs till: Namn Personnummer Ansvarig för verksamhet/arbetsplats Telefon Befattning Användar_ID Fr o m T o m/tillsvidare Förtydligande om avsteg från uppgifterna Underskrift/Datum Namn på ersättare (vid sjukdom, semester, ledighet är närmaste chef eller tillförordnad chef) Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter skrivs ut, undertecknas, kopieras och originalet läggs därefter i personalakten. Kopia skickas till HR-funktionen hos respektive förvaltning för uppdatering av förteckning som årligen följs upp i respektive nämnd/styrelse. Sekretess Uppgifter i HR- systemen kan omfattas av sekretess. Man får inte röja eller olovligen utnyttja en sekretessbelagd uppgift.

SID 17(17) Returnering/återlämning av arbetsmiljöuppgift som inte kan åtgärdas/hanteras Innan returnering/återlämning görs bör dialog med närmaste chef föras. Uppgift som returneras/återlämnas Returnerande chef Underskrift/Datum Mottagande chef av returnering Underskrift/Datum