TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Åsa Bejvall 2015-05-27 KS 2014/1044 50111 Kommunstyrelsen er och firmatecknare för kommunledningskontoret 2015 Förslag till beslut Kommunstyrelsen fastställer förslaget till beslutsattestanter och firmatecknare för kommunledningskontoret 2015. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade i januari 2015 om beslutsattestanter och firmatecknare. Med anledning av personalförändringar och organisationsförändringar behöver dokumentet uppdateras. Åsa Bejvall Controller Annette Andersson Förvaltningschef Bilagor: er Rätt att underteckna vissa handlingar firmatecknare mm. Kommunledningskontoret Ekonomienheten Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 480-45 00 47 asa.bejvall@kalmar.se
KOMMUNLEDNINGSKONTORETS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunstyrelsen Controller Åsa Bejvall 2015-05-19 1 (4) er kommunledningskontoret 2015 Driftredovisning Ansvar Namn Beloppsgräns 001 Finansiering utom pensionsutbetalningar och förvaltningsavgifter Urban Sparre Anna Johansson, Jonas Agerhed, Åsa Bejvall 15 000 000 0012 Finansiering pensionskostnader Pensionsutbetalningar & förvaltningsavgift Anne Elgmark Ulrika Petersson, Thomas Hodin, Mats Gustafsson 15 000 000 13000 Koncernledning Annette Andersson Ola Johansson, Urban Sparre 5 000 000 13001x Kansli- och omvärldsenheten 130010 Enhetschef KoO Ann-Mari Nilsson Jonas Sverkén 1 000 000 130011 Ärendehantering Jonas Sverkén Ann-Mari Nilsson 1 000 000 130012 Kvalitet och service Ann-Mari Nilsson Jonas Sverkén 1 000 000 130013 Hållbarhet och strategi Ann-Mari Nilsson Jonas Sverkén 1 000 000 130014 Överförmyndarnämndens Ann Wribe Peter Lindqvist, Ann-Mari Nilsson 1 000 000 kansli 130015 Område arbetsmarknad Jimmy Johansson Ann-Mari Nilsson, Niklas Andersson 1 000 000 130016 Område kunskapsnavet Birgitta Agnesson Ann-Mari Nilsson 1 000 000 130017 Område invandrarservice Lars-Ove Angré Maria Olsson, Ann-Mari Nilsson 1 000 000
2 (4) Ansvar Namn Beloppsgräns 13002 Ekonomienheten Urban Sparre Anna Johansson, Jonas Agerhed, Åsa Bejvall 5 000 000 13003 Personalenheten Anne Elgmark Mats Gustafsson 1 000 000 130032 Löneadministration Mats Gustafsson Anne Elgmark 1 000 000 13004 Kommunhälsan Carina Hertzberg Sinisa Vukovac, Magnus Appert 1 000 000 13006 Näringslivsenheten Thomas Davidsson Linda Petersson 1 000 000 13007x Projekt- och Exploateringsenheten 130070 Administration Pär Svanfeldt Eva Danielsson, Susanne Karlsson, Klara Persson 130071 Mark och tomträtter Patrik Ihrman Pär Svanfeldt, Maria Jakobsson, Susanne Karlsson 130073 Miljö och deponier Maria Jakobsson Pär Svanfeldt, Patrik Ihrman, Susanne Karlsson 130074 Huvudprojektledare Mattias Andersson Annika Fonseca, Pär Svanfeldt, Susanne Karlsson 13008 Exploateringsverksamhet Pär Svanfeldt Susanne Karlsson, Johanna Kindqvist, Klara Persson, Josefine Robertsson, Maria Jakobsson, Patrik Ihrman 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 15 000 000 13009 Kommunikationsenhet Henrik Nilsson Christine Bergqvist Björklund 1 000 000 130091 Kontaktcenter Kenth Gustafsson Henrik Nilsson 1 000 000 13020 Stiftelseadministration Urban Sparre Åsa Bejvall, Jonas Agerhed, Anna Johansson 1 000 000
3 (4) Ansvar Namn Beloppsgräns 13030x Brandkåren Gert Friberg Annette Andersson 1 000 000 130301 Administration Gert Friberg Annette Andersson 1 000 000 130302 Skydd och säkerhet Peo Carlsson Gert Friberg 1 000 000 130303 Tillsyn Karl-Johan Daléen Gert Friberg 1 000 000 130304 Operativ enhet heltid Kenneth Emricsson Daniel Åström 1 000 000 130305 Operativ enhet deltid Daniel Åström Kenneth Emricsson 1 000 000 130306 Utbildning Ulf Petersson Gert Friberg 1 000 000 13090 Krisledning Stabschefer krisledning Ekonomer krisledning 1 000 000 133 Gymnasieskola Urban Sparre Anna Johansson, Jonas Agerhed, Åsa Bejvall 30 000 000 Investeringsredovisning Ansvar Beloppsgräns 130 Inventarier KL-kontoret Annette Andersson Åsa Bejvall, Urban Sparre 1 000 000 Hamnverksamhet Urban Sparre Ola Johansson, Annette Andersson 5 000 000 13008 Exploateringsverksamhet Pär Svanfeldt Johanna Kindqvist, Maria Jakobsson, Klara Persson, Josefine Robertsson, Patrik Ihrman 15 000 000 13030x Brandkåren Gert Friberg Annette Andersson 5 000 000
Balansräkning Ansvar Konto Samtliga 1-2, utom; Anna Johansson Ann-Marie Ekblad, Urban Sparre, Vanja Lukic, Jörgen Svensson, Britt-Marie Mikkelsen, Jonas Agerhed, Åsa Bejvall 001 293 Arbetsgivaravg, särskild löneskatt Maj-Greth Åckerström Urban Sparre, Anna Johansson, Ulrika Petersson, Ann Johansson, Eva Sjöstedt 271 Personalens källskatt Maj-Greth Åckerström Urban Sparre, Anna Johansson, Ulrika Petersson, Ann Johansson Eva Sjöstedt Löneavdrag för samtliga nämnder/förvaltningar Maj-Greth Åckerström 4 (4) Urban Sparre, Anna Johansson, Ulrika Petersson, Ann Johansson Eva Sjöstedt 13003 16621- Löneutbetalningar Maj-Greth Åckerström Ulrika Petersson, Ann Johansson, Eva Sjöstedt 16625 273 Utmätning Maj-Greth Åckerström Ulrika Petersson, Ann Johansson, Eva Sjöstedt Bokföringsorder (rättelser) drift, investering och balansräkning Ansvar Konto Samtliga Samtliga Urban Sparre, Anna Johansson, Åsa Bejvall, Jonas Agerhed, Vanja Lukic, Ann-Marie Ekblad, Britt-Marie Mikkelsen och Jörgen Svensson får attestera bokföringsorder med rättelser av fel eller andra omföringar som kan uppstå vid inrapportering från de olika delsystemen till Aditro Redovisning och Reskontror och andra uppenbara konteringsfel oavsett belopp. Samma personalgrupp får också kontera och attestera de inbetalningar som kommer till kommunen samt hantera bokföringsmässiga avskrivningar för de fordringar som efter kravhanteringsprocess inte bedöms som möjliga att erhålla betalning för. Samtliga Samtliga Anne Elgmark, Mats Gustafsson, Ulrika Petersson, Eva Sjöstedt, Maj-Greth Åckerström, Håkan Stenberg, Ann Johansson och Thomas Hodin får attestera bokföringsorder med rättelser av fel som kan uppstå vid inrapportering av uppgifter till systemet Personec P och andra uppenbara konteringsfel som avser löne- och pensionsadministration. Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna på samma befattning följer attesträtten med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut. Fakturor som överskrider beslutad beloppsgräns ska eskalera till överordnad nivå. Kommundirektör eller dess kan gå in som för samtliga ansvar och övertar då beloppsgränsen. Kommundirektören eller dess är beslutattestant för samtliga förvaltningschefer inom Kalmar kommun. Kommundirektörens beslutsattest maximeras till 100 000 000 kronor. Belopp däröver beslutas av kommunstyrelsens ordförande. Kommundirektörens är ekonomichefen. Ekonomichefens är kommunledningskontorets controller.
KOMMUNLEDNINGSKONTORETS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunstyrelsen Controller Åsa Bejvall 1 (4) Rätt att underteckna vissa handlingar - firmatecknare m.m. 1. Rätt att kvittera ut pengar på postanvisningar, utbetalningskort, checkar och andra anvisningar samt utfärda checkar och andra anvisningar Ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed, controller Åsa Bejvall, ekonom Vanja Lukic, ekonomiadministratörerna Jörgen Svensson, Ann-Marie Ekblad och Britt-Marie Mikkelsen får två tillsammans under 2015; kvittera ut pengar på postanvisningar, utbetalningskort, checkar och andra anvisningar som är ställda till Kalmar kommun eller kommunens nämnder, förvaltningar och andra enheter. utfärda checkar och andra anvisningar från Kalmar kommun och dess bolags bankräkningar samt plus- och bankgiro. Några andra anställda i kommunen har inte rätt att kvittera ut pengar på postanvisningar, utbetalningskort, checkar eller andra anvisningar som är ställda till Kalmar kommun eller kommunens nämnder, förvaltningar och andra enheter. 2. Rätt att företräda Kalmar kommun på koncernkontot i internetuppkopplingen mot banken Ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed, controller Åsa Bejvall, ekonom Vanja Lukic, ekonomiadministratörerna Ann-Marie Ekblad, Jörgen Svensson och Britt-Marie Mikkelsen får två tillsammans under 2015 beordra utbetalningar eller omdisponeringar av pengar på Kalmar kommuns koncernkonto via internetuppkopplingen. Registrering och beslutsattest sker med elektronisk behörighet i systemen. 3. Rätt att underteckna låne- och borgensförbindelser Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson eller förste vice ordförande Christina Fosnes får tillsammans med ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed eller controller Åsa Bejvall under 2015 underteckna kommunens låneförbindelser samt borgens- och andra ansvarsförbindelser.
2 (4) 4. Rätt att ansöka om betalningsförelägganden och utmätningar Ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed, controller Åsa Bejvall eller ekonom Vanja Lukic får tillsammans med någon av ekonomiadministratörerna Britt- Marie Mikkelsen, Jörgen Svensson och Ann-Marie Ekblad under 2015 för Kalmar kommun ansöka om betalningsförelägganden och utmätningar. 5. Rätt att underteckna kommunens allmänna självdeklaration Ekonomichef Urban Sparre får tillsammans med redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed eller controller Åsa Bejvall underteckna kommunens allmänna självdeklaration vid taxeringen 2015. 6. Rätt att underteckna månatliga skattedeklarationer Löneadministratörerna Eva Sjöstedt, Maj-Greth Åckerström, Ann Johansson, Ulrika Petersson, ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed, controller Åsa Bejvall, ekonom Vanja Lukic, ekonomiadministratör Britt-Marie Mikkelsen underteckna Kalmar kommuns månatliga skattedeklarationer under 2015. 7. Rätt att utfärda tjänstelegitimation Löneadministratör Håkan Stenberg eller säkerhetssamordnare Peo Carlsson får under 2015 utfärda tjänstelegitimation för kommunens personal. 8. Rätt att kvittera ut paket, postförskott, rek och andra värdeförsändelser Vaktmästare Alf Rundberg och vaktmästare Patrik Larsson får under 2015 kvittera ut paket, postförskott, rek och andra värdeförsändelser till Kalmar kommun. Värdeförsändelserna ska förtecknas i samband med postöppningen och utlämnas därefter till adressaten mot kvittens. 9. Rätt att avge yttrande och överklaga beslut om folkbokföring Utredningssekreterare Susanne Eriksson får under 2015 för Kalmar kommun avge yttrande och överklaga beslut om folkbokföring. 10. Köp och försäljning av fastigheter samt upplåtelser med tomträtt Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson eller förste vice ordförande Christina Fosnes får tillsammans med enhetschef för projektoch exploateringsenheten Pär Svanfeldt, exploateringsingenjör Johanna Kindqvist, markingenjör Patrik Ihrman, exploateringsingenjör Josefine Robertsson, exploateringsingenjör Klara Persson eller exploateringsingenjör Maria Jakobsson under 2015 underteckna erforderliga handlingar vid köp och försäljning av fastigheter samt upplåtelser med tomträtt. Vid köp och försäljning av fastigheter samt upplåtelse med tomträtt upp till ett värde av högst 50 prisbasbelopp får enhetschef för projektoch exploateringsenheten Pär Svanfeldt tillsammans med exploateringsingenjör Johanna Kindqvist, markingenjör Patrik Ihrman, exploateringsingenjör Klara Persson, exploateringsingenjör Josefine Roberts-
3 (4) son eller exploateringsingenjör Maria Jakobsson under 2015 underteckna erforderliga handlingar. Vid köp och försäljning av fastigheter samt upplåtelse med tomträtt upp till ett värde av högst 20 prisbasbelopp får exploateringsingenjör Johanna Kindqvist, markingenjör Patrik Ihrman, exploateringsingenjör Josefine Robertsson, exploateringsingenjör Klara Persson eller exploateringsingenjör Maria Jakobsson två i förening, under 2015 underteckna erforderliga handlingar. Vad ovan står om köp gäller även tecknande av avtal om fastighetsreglering eller markbyte där mellanavgiften inte överstiger det antal prisbasbelopp. 11. Beslut om vilka som ska verkställa uppdrag som lämnats av kommunfullmäktige Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson eller förste vice ordförande Christina Fosnes får efter föredragning av kommundirektör Annette Andersson eller kanslichef Jonas Sverkén besluta om vilka som ska verkställa de uppdrag som kommunstyrelsen får av kommunfullmäktige 2015. 12. Ansökan om bidrag/finansiering av projekt Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson, förste vice ordförande Christina Fosnes eller kommundirektör Annette Andersson får underteckna ansökan om bidrag i projekt där EU, statliga myndigheter eller andra externa aktörer helt eller delvis står som finansiärer. 13. Förvaltade donationsstiftelsers årsredovisningar Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson och förste vice ordförande Christina Fosnes får underteckna de årsredovisningar för donationsstiftelser som förvaltas av Kalmar kommunstyrelse och avser verksamhetsår 2014. 14. Firmatecknare för kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson eller förste vice ordförande Christina Fosnes får tillsammans med kommundirektör Annette Andersson under 2015 teckna firma för kommunstyrelsen. 15. Firmatecknare i andra ärenden Kommundirektör Annette Andersson eller enhetscheferna på kommunledningskontoret får under 2015 underteckna handlingar som gäller kontorets respektive verksamheter. Det gäller följande enheter och enhetschefer: Kansli- och omvärld Ekonomi Personal Kommunhälsan Näringsliv Projekt och exploatering Enhetschef Ann-Mari Nilsson Ekonomichef Urban Sparre Personalchef Anne Elgmark Enhetschef Carina Hertzberg Näringslivschef Thomas Davidsson Enhetschef Pär Svanfeldt
4 (4) Kommunikationsenhet Brandkåren Kommunikationschef Henrik Nilsson Räddningschef Gert Friberg 16. Firmatecknare i bankärenden och ärenden hos Skatteverket Ekonomichef Urban Sparre får underteckna handlingar som avser tjänster hos upphandlad bank och hos Skatteverket. Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande på samma befattning följer rätten att underteckna vissa handlingar m.m. med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut.