MOTIONSSVAR SID 1(4) Monica Johansson (S) Landstingsstyrelsens ordförande D A TU M D IA R IEN R 2016-01-21 LS-LED15-0766-3 Ä R EN D EG Å N G MÖ TES D A TU M Landstingsstyrelsen 287044 Motionssvar - Det öppna landstinget - gör landstingets diarium tillgängligt på internet Ordförandens förslag till beslut Landstingsstyrelsens förslag till landstingsfullmäktige Motionen anses besvarad. Sammanfattning Motion har inkommit som handlar om att göra landstingets diarium tillgängligt på internet. Motionären föreslår i motionen att landstinget snarast möjligt gör diariet tillgängligt via landstingets externa hemsida. I Landstinget Sörmland praktiseras en variant av öppet diarium som ibland benämns webbdiarium, där kallelser, dagordningar, handlingar och protokoll från styrelse, fullmäktige och nämnder/utskott görs tillgängligt på extern webbplats tillsammans med veckovis publicering av så kallade ärendelistor (utan underliggande dokument). Det finns all anledning att använda modern teknik för att tillgodose offentlighetsprincipen. Samtidigt så måste denna strävan värderas mot den faktiska vinsten för den enskilde medborgaren och den demokratiska insynen. Framtiden omfattar dock sannolikt en relativt snar etablering av webbtillgängliga diarier (egentligen ärendehanteringssystem) i de flesta kommuner och landsting. I ett övergångsstadium kan ses en kombination av webbaserad söktjänst och traditionell manuell diarieservice där man mer offensivt och tydligt på webbplats publicerar ärende- och handlingslistor och via intilliggande digitalt formulär ger möjligheten att beställa underliggande dokument inklusive sekretess- samt PUL-belagda handlingar med partiell maskering. Leverans sker via e-post eller uthämtning av papperskopior. Landstingets centrala diariefunktion följer kontinuerligt utvecklingen på området och signalerar för tidpunkten då ett övervägande om ett mer expanderat webbdiarium är mogen. Mot denna bakgrund kan motionen anses besvarad. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se SID 1(4)
Bakgrund Ulf Westerberg (M) inlämnade till Landstingsfullmäktige den 27 april 2015 en motion om att göra landstingets diarium tillgängligt på internet. Motionären föreslår i motionen att landstinget snarast möjligt gör diariet tillgängligt via landstingets externa hemsida. Ärendebeskrivning Den 20 april 2010 antog Landstingsfullmäktige en ny vision för Landstinget Sörmland Det öppna landstinget. I visionen finns bland annat att läsa följande: Landstinget är tillgängligt för alla och bjuder in till delaktighet. Alla kan ta del av och påverka landstingets verksamheter. Den goda dialogen präglas av ödmjukhet och sker på många olika mötesplatser. Motionen kan sägas ligga i linje med en ambition om att tillgängliggöra landstinget för medborgaren. Det är inte givet vad som avses med öppet diarium i form av tillgänglighet på internet. En genomgång över landet ger flera alternativa varianter. En vanlig variant som ibland benämns webbdiarium är det som redan praktiseras i Landstinget Sörmland i form av att kallelser, dagordningar, handlingar och protokoll från styrelse, fullmäktige och nämnder/utskott görs tillgängligt på extern webbplats tillsammans med veckovis publicering av så kallade ärendelistor (utan underliggande dokument). I dagsläget saknas dock sökmöjlighet (bortsett den generella sökmotorn på Landstinget Sörmlands webbplats) och intressenten (medborgaren) måste själv leta igenom befintliga listor och upplagda kallelser, dagordningar, protokoll med mera. Internt finns dock en tillgång till diariet via ärendehanteringssystemet EDIL, där anställda kan gå in och söka bland ärenden och handlingar. Tillgång till underliggande dokument är dock begränsad beroende på handläggarens åtkomststatus. Vid en utblick runt om i landet framkommer exempelvis att i Uppsala kommun så finns på den externa webbplatsen en sökmöjlighet under rubriken Publikationer där styrdokument, nämndhandlingar, rapporter, statistik och andra dokument görs tillgängliga i sin helhet. Systemet omfattar inte diariets alla ärenden och handlingar utan dessa får sökas i ett separat webdiarium dock endast med träffar på rubricerade ärenden och handlingar, utan tillgång till underliggande dokument, vilka får beställas ut via manuell betjäning. I Stockholms läns landsting förekommer en liknande variant då diariet för Landstingsstyrelsen, Hälso- och sjukvårdsnämnden, Smittskydd Stockholm och landstingsrevisorerna finns sökbart på extern webbplats. Sökmöjligheten begränsas dock till att intressenten endast når rubricering av sökta ärenden och handlingar, således utan att via klick kunna ta del av aktuella dokument även i frånvaro av sekretess eller PUL-stämpling. SID 2(4)
Parallellt finns dock ett internt webdiarium (via intranät) där anställda som användare ges tillgång till underliggande dokument, frånsett sekretess eller PUL-stämplade ärenden/handlingar. En utökad extern webdiarievariant (bland annat Gävle kommun, Helsingborgs kommun och Halmstads kommun) omfattar dels listor/rubricering av ärenden och handlingar, men även klickmöjlighet för åtkomst av tillhörande dokument (ofta som PDF-filer). En djupare genomgång av dessa system visar dock att en relativt stor mängd ärenden och handlingar saknar underliggande dokument med hänvisning till sekretess eller personuppgiftslagen (PUL). Aktuella webdiarier selekterar helt bort dessa dokument, det vill säga dokumenten publiceras inte med så kallad maskering, överstrykning i känsliga partier/personuppgifter, utan exkluderas i sin helhet från tjänsten på webbplatsen. En manuell beställning blir då den kvarstående möjligheten för intressenten att ta del av dokumenten, dock med maskering i de delar som faller under sekretess eller PUL. En relativt stor andel ärenden/handlingar är belagda med begränsningar utifrån sekretess eller PUL. En testsökning i Halmstads kommuns webdiarium på sökordet skola ger exempelvis på 50 ärenden/handlingar i 30 fall tillgång till underliggande dokument, i 20 fall rubriceras endast aktuellt ärende eller handling utan åtkomst till de tillhörande dokumenten med hänvisning till sekretess eller PUL. Enligt intervjuade registratorer finns risken att gråzonsärenden (exempelvis skriftliga varningar) av försiktighetskäl lättare beläggs med sekretess eller PUL för undvikande av (omaskerad) publicering på webbplats. En farhåga är även att känsliga ärenden/handlingar, men utan att falla under sekretess eller PUL, rubriceras på sätt som ska avleda intresset från innehållet. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) framhåller att man ur ett demokratiperspektiv är positiv till all teknisk utveckling och digitalisering som främjar den demokratiska processen och medborgarnas insyn i offentliga verksamheter. SKL ser dock behov av enhetliga och användarvänliga system för webbdiarier då systemen annars riskerar att vilseleda medborgare och kvaliteten i erhållna uppgifter blir sämre än vid en manuell betjäning av diarieexpertis. Man ser även en selekterande risk där initierade medborgare förmår hantera och utnyttja de webbaserade systemen fullt ut medan andra inte klarar det, således riskeras en polarisering i den demokratiska insynen. SKL poängterar också att ett webbdiarium aldrig kan bli synonymt med eller en spegel av den offentliga verksamhetens officiella diarium då hänsynen till sekretess och PUL omöjliggör detta. Det finns all anledning att använda modern teknik för att tillgodose offentlighetsprincipen. Samtidigt så måste denna strävan värderas mot den faktiska vinsten för den enskilde medborgaren och den demokratiska SID 3(4)
insynen. Idag förekommande webbdiarier innebär ofta fullständig exkludering av ärenden och handlingar som lyder under sekretess eller PUL. Dessa ärenden och handlingar kan endast komma intressent tillhanda via personlig kontakt och då erhållas efter bedömning och med känsliga textmassor maskerade. Den mer användarvänliga sökmöjligheten i ett webbdiarium motsvaras således inte av en mer generös tillgång till handlingar än vid en begärd beställning (via registratorer) och manuellt tillhandahållna utskrifter, snarare tvärtom. Den manuella hanteringen kan resultera i viss tillgång till sekretess- samt PUL-belagda dokument, dock med känsliga partier maskerade. Framtiden omfattar dock sannolikt en relativt snar etablering av webbtillgängliga diarier (egentligen ärendehanteringssystem) i de flesta kommuner och landsting. Vägen dit bör dock ske stegvis och med försiktighet där tekniska, säkerhetsmässiga, juridiska och demokratiska aspekter måste gå i takt för undvikande av bakslag som kan riskera implementeringstakten. I ett övergångsstadium kan ses en kombination av webbaserad söktjänst och traditionell manuell diarieservice där man mer offensivt och tydligt på webbplats publicerar ärende- och handlingslistor och via intilliggande digitalt formulär ger möjligheten att beställa underliggande dokument inklusive sekretess- samt PUL-belagda handlingar med partiell maskering. Leverans sker via e-post eller uthämtning av papperskopior. Landstingets centrala diariefunktion följer kontinuerligt utvecklingen på området och signalerar för tidpunkten då ett övervägande om ett mer expanderat webbdiarium är mogen. Mot denna bakgrund kan motionen anses besvarad. Konsekvenser Ärendets beredning Ärendet har beretts i Landstingsdirektörens staber. Beslutsunderlag Motionen Beslutet expedieras till Motionären Akten SID 4(4)