PM 2014-05-20 Dnr SU FV-1.2.2-1323-14 Anna Riddarström Utredare Ledningskansliet Val till institutionsstyrelse för mandatperioden 2015-01-01 2017-12-31 Allmänt Ny institutionsstyrelse ska väljas under hösten 2014 så att den nya styrelsen är konstituerad till 2015-01-01. Mandatperioden för institutionsstyrelse är treårig och samma för samtliga institutioner enligt tidigare beslut av universitetsstyrelsen. Prefekten ansvarar för att valet genomförs på korrekt sätt. Grundläggande bestämmelser för institutionsstyrelse och val finns i gällande Arbetsordning med regler för delegering vid Stockholms universitet samt i de tre föreskrifterna gällande val av fakultetsnämnd, dekanus, områdesnämnd och vicerektor (fastställda av rektor 2014-04-03). Sammansättning av institutionsstyrelse Sammansättningen av styrelsen fastställs av rektor efter förslag från institution genom prefekten. I förslaget från institutionen anges även om det ska vara personliga suppleanter eller gruppsuppleanter. Rektors beslut fattas efter samråd med berörd dekan. De institutioner som idag har en av rektor sedan tidigare beslutad sammansättning av styrelsen, kan utan vidare åtgärd, fortsatta med denna sammansättning under förutsättning att samtliga platser kan bemannas enligt det föreliggande beslutet. Enligt universitetets egna regler består institutionsstyrelsen av minst två tredjedelar lärare/forskare och högst en tredjedel studenter. Dessutom bör minst en representant för den tekniska och administrativa personalen ingå. Institutionsstyrelsen som helhet ska dock till majoriteten bestå av vetenskapligt kompetenta ledamöter (2 kap 6 HL). De valda ledamöterna representerar hela institutionen.
2(5) Representanter för lärare/forskare Representanter för lärare/forskare ska utgöra två tredjedelar av den totala styrelsen och antalet bestäms utifrån hur många representanterna från övriga grupper är. En majoritet av det totala antalet ledamöter i styrelsen ska vara vetenskapligt kompetenta. Prefekt och ställföreträdande prefekt är självskrivna i institutionsstyrelsen, Vicerektor, dekan, prodekan, vicedekan eller sektionsdekan/motsvarande kan som huvudregel inte ingå i institutionsstyrelse. Representanter för TA-personal Teknisk och administrativ personal bör ha minst en representant. På större institutioner kan representanterna vara två eller tre om både teknisk och administrativ personal finns som egna större grupper. Studentrepresentanter Studenterna har alltid rätt att vara representerade när beslut fattas eller beredning sker som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation (2 kap. 7 HL). Huvudregeln är att antalet studentrepresentanter i institutionsstyrelsen ska vara tre, så att samtliga utbildningsnivåer kan finnas representerade, men de kan vara färre beroende på styrelsens totala antal ledamöter. Representanter för studenterna utses enligt bestämmelser i studentkårsförordningen (2009:769). Externa ledamöter Om institutionsstyrelse finner det angeläget kan utöver ovanstående ingå externa ledamöter t.ex. yrkeslivsrepresentanter eller anställd vid annan institution eller högskola. Beroende på institutionens verksamhet kan lärare/forskare från annan institution eller högskola räknas in i den egna lärargruppen. Övriga närvarande vid institutionsstyrelsens möten Institutionsstyrelse kan alltid efter eget beslut bevilja sakkunniga/motsvarande närvaro- och yttranderätt vid sina sammanträden. Detsamma gäller för beviljande av parallell närvaro- och yttranderätt för styrelsesuppleanterna. De som innehar administrativa uppdrag såsom studierektor, administrativ chef m.fl. har alltid närvaro- och yttranderätt när de frågor de ansvarar för behandlas.
3(5) Suppleanter Suppleanter för de anställda (lärare/forskare och TA-personal) kan antingen vara personliga eller gruppsuppleanter. Vid valet av suppleant gäller samma principer som för valet av ordinarie ledamot. Kravet på att en majoritet av ledamöterna är vetenskapligt kompetenta för att beslut ska kunna fattas, måste kunna uppfyllas även när suppleanterna går in som ordinarie ledamöter vid ett sammanträde. Prefekten är ordförande i institutionsstyrelsen och ställföreträdande prefekt är vice ordförande. Vid förfall för prefekten inträder suppleant (personlig eller i förekommande fall gruppsuppleant) som ledamot, medan ordförandeskapet övertas av ställföreträdande prefekten. För beslutsförhet krävs att prefekt eller ställföreträdande prefekt är närvarande. Studenterna avgör själva om de vill utse suppleanter. För externa ledamöter utses i förekommande fall personliga suppleanter. Rösträtt och valbarhet Rösträtt och valbarhet som lärarrepresentant har den som är anställd tills vidare eller för en tid mer än två år på en lärar- eller forskaranställning. Anställningen ska omfatta minst halvtid (50 procent). I gruppen inkluderas adjunkter/universitetsadjunkter (dvs. lärare som saknar doktorsexamen eller motsvarande vetenskaplig kompetens). En majoritet av styrelsens samtliga ledamöter ska dock vara disputerade. Student som har anställning som doktorand, assistent eller amanuens tillhör studentkategorin. Adjunkter som inom ramen för sin tjänst genomgår doktorandutbildning kvarstår inom lärar/forskar-gruppen. Har adjunkt däremot tagit tjänstledigt från sin anställning för att genomgå forskarutbildning, tillhör han/hon studentkategorin. Rösträtt och valbarhet vid val av representanter för TA-personal har den som är anställd tills vidare eller för en tid mer än två år och har huvudsakligen tekniska eller administrativa arbetsuppgifter. Anställningen ska omfatta minst halvtid (50 procent). Rösträtt och valbarhet föreligger endast vid en institution och inom en valkorporation. Vid delad anställning är det den huvudsakliga arbetsuppgiften eller arbetsstället som avgör var man har rösträtt och är valbar. Den som arbetar lika mycket på två olika institutioner eller har en delad anställning med 50 procent undervisning och 50 procent tekniska eller administrativa arbetsuppgifter väljer själv var den vill rösta och vara valbar samt meddelar prefekterna.
4(5) En person som inte kan beräknas upprätthålla sin anställning vid universitetet under hela den mandatperiod som valet avser bör endast i undantagsfall nomineras. Vicerektor, dekan, prodekan, vicedekan och sektionsdekan/motsvarande har rösträtt vid sin institution under förutsättning att den ursprungliga anställningen vid institutionen samtidigt upprätthålls till minst 50 procent. Den som är tjänstledig till 100 procent från universitetet vid valtillfället har inte rösträtt (gäller inte föräldraledighet). Valförfarande Valen förrättas av prefekten, eller den han/hon utser i sitt ställe. Jämställdheten ska särskilt beaktas vid valförrättningar (HL 1:5). Prefekten ansvarar för att röst- och valbarhetslängder upprättas för de röstberättigade/valbara, samt att längden/erna offentliggörs inom institutionen på lämpligt sätt. Om prefekten finner det lämpligt kan valbarhet framgå av röstlängden, om inte, ska en längd för vardera ändamålet upprättas. Valen bör genomföras på lika sätt som valen till fakultetsnämnd, dvs med valberedning och nomineringsperiod. Information ska också ges till de röstberättigade om till vilka platser de ska rösta, och hur dessa platser fördelats. Val bör ske elektroniskt (se på webben Elektroniska val). IT-avdelningen tillhandahåller denna tjänst utan kostnad för institutionerna. Om val ändå sker vid sammanträde ska val ske med sluten omröstning. Om endast en kandidat nominerats till viss plats, kan val ske med acklamation, om ingen begär omröstning. Vid lika röstetal skiljer lotten. Suppleanter väljs i enlighet med sammansättningsbeslutet och på det vis prefekten beslutar om, dvs. hur suppleanterna ska rangordnas. Prefekten beslutar även om fyllnadsval ska ske. Studentrepresentanterna utses enligt HF 1:7 för ett år i taget. Studentrepresentant ska vara registrerad vid institutionen under sin mandatperiod. Eventuella externa ledamöter utses på sätt prefekten beslutar.
5(5) Valresultat Prefekten ansvarar för att valresultatet offentliggörs på lämpligt sätt. Uppgift om valda personer (ordinarie, suppleanter och ev. externa) samt procentuellt valdeltagande ska skickas till fakultetens dekan samt till ledningskansliet (anna.riddarstrom@su.se) inom en vecka efter avslutat val. Eventuella anmärkningar mot institutionens valförfarande prövas av rektor under förutsättning att anmärkningen skriftligen inkommer inom sju arbetsdagar efter den dag valresultatet offentliggjorts. Dispenser Dispenser meddelas mycket sparsamt, och endast då synnerliga skäl föreligger. Kan en styrelse inte bemannas enligt föreliggande sammansättningsbeslut ska sammansättningen ses över och institutionen inkomma med ändringsförslag. De institutioner som är berörda av eventuella förändringar inom fakulteten (omorganisationer, sammanslagningar, flytt av ämnen etc) kan i vissa fall, om rektor så beslutar, beviljas undantag från att genomföra val nu under hösten och få innevarande mandatperiod förlängd för en kortare tidsperiod. Förslag till ändrad styrelsesammansättning eller begäran om dispens från gällande regelverk ska inkomma till rektor så snart som möjligt, dock senast den 29 augusti 2014.