Samsek Pontus Neander Sekreterare Protokoll Styrelsemöte nr. 5-14/15 PROTOKOLL STYRELSENS SAMMANTRÄDE Datum: 2015-01-20 Tid: 15:15 Plats: Ringius Närvarande - Frånvarande Närvarande Filip Åhlander - Ordförande Pontus Neander Studentombud / Sekreterare / Kassör Victoria Lindström Sosum Helga Wennstedt Nordpol Martin Bennmarker Geografiska föreningen Matilda Byström Cibus Anna Clara Lundström Samvetet Anmäld frånvaro Alexandra Eriksson Vice ordförande Oskar Hauer UMSYS Cecilia Wagenius Umeå studentkår Formalia Punkt Ärende Bilaga Föredragande beslut: 1 Mötets öppnande Ordförande, Filip Åhlander, förklarar mötet öppnat och börjar med en presentationsrunda 2 Val av mötesordförande Styrelsen beslutar: 3 Val av mötessekreterare Styrelsen beslutar: Att utse sektionens ordförande, Filip Åhlander till mötesordförande Att utse sektionens sekreterare, Pontus Neander till mötessekreterare
4 Val av (1) justeringsperson att jämte mötesordförande justera protokollet Styrelsen beslutar: Att utse Helga Wennstedt till att jämte ordförande justera protokollet 5 Fastställande av föredragningslista Styrelsen beslutar: Att fastställa föredragningslistan 6 Föregående protokoll B1 Styrelsen beslutar: Att lägga föregående protokoll till handlingarna Meddelanden/Informationspunkter Punkt Ärende Bilaga Föredragande 7 Ordförande informerar Ordförande informerar: Onsdag 4 mars, öppet seminarium om digital salstentamina, alla är välkomna. Kårhuset i konkurs, som de flesta vet. 8 Kassör informerar Kassör, Pontus Neander, informerar: Har utformat ett dokument som visar på hur mycket föreningsbidrag som varje förening ska få, tas beslut om detta under 14. Vi har även fått in 2500 kronor från okänt håll, ska inte använda dessa pengar då de kan krävas tillbaka. Viktigt att föreningar inkommer emd korrekta dokumt (VB/VP). Hur dessa ska vara utformade finns på Samseks hemsida. 9 Kårstyrelsen informerar Kårens andre vice ordförande & studiesocialt ansvarige, Cecilia Wagenius, informerar: Cecilia närvarade inte men lämnade ett dokument med saker att informera om: Vecka 11 är en temavecka om psykisk hälsa vid namn Vila, växa, vara. Man kommer bland annat få testa på meditation, det kommer finnas bokbord och allmän information, föreläsningar varje dag. Fokusområden är: Återhämtning, positiv stress, lugn, stödfunktioner. 10 Studentombud informerar Studentombud, Pontus Neander, informerar: Har genomfört 2 av 3 inplanerade klassrumsbesök. Jag har fått en ny kollega, Umpe har ett nytt studentombud. Har under hela HT haft 14 studentfall, vilket är en ökning från föregående år. Vi tror dock inte att det är för att det har varit sämre för studenterna, utan snarare sagt att vi har varit bättre på att synas och att studenter är bättre på att komma till oss vid problem.
Nya regelverk som träder i kraft vid terminsstart: Regler för betyg och examination samt regler och riktlinjer för salstentamen. Viktigt att befinna sig vid tentasalen minst 15 minuter innan nu i och med de nya reglerna. 11 Föreningarna informerar Information från föreningarna Nordpol: Första mötet med nya styrelsen imorgon. Ska välja sekreterare och kassör. Kommer antagligen bli en del resor, bland annat arrangerade av pol.riks. Sosum: Mottagning av nya studenter, informerar för många studenter. Samvetet: Har inte haft så mycket, stormöte 11 februari. Cibus: Klassrumsbesök! Kårleggsförsäljning har startat. Planerar mycket inför ätstörningsdag. Examensceremonin var väldigt lyckad. Geografiska: Möte förra veckan. Planerar att ha friluftsdagar i vår! Klassrumsbesök antagligen nästa vecka. Beslutspunkter Punkt Ärende Bilaga Föredragande och beslut: 12 Samseks uppsatsstipendium VT- 15 13 Utbetalning av föreningsbidrag HT-14 B2 B3 Ordförande: Vi måste ta ställning till en inkommen ansökan till uppsatsstipendium Styrelsen beslutar: Att den inkomna ansökan, från Diana Lindström, tilldelas stipendium givet att hen inkommer med kalkyl över eventuella kostnader. Kassör: Utifrån Principer för fördelning av verksamhetsbidrag har det skapats ett underlag för hur mycket bidrag varje förening ska få. Styrelsen beslutar: Att godkänna underlaget för utbetalning av föreningsbidrag, samt att utbetalning sker givet att korrekta dokument skickats in.
Diskussionspunkter Punkt Ärende Bilaga Föredragande 14 Samseks verksamhet VT-15 Ordförande: 15 Välkomstmässa VT-15 Ordförande: Nina Svensson från ST vill att Samsek inkommer med förslag över aktiviteter som ST och Samsek kan anordna tillsammans. Filip ska kontakta Nina och be om att få konkreta förslag. Diskussion fördes även kring att eventuellt boka skybaren i kårhuset för eventuell EPP. Önskemål framfördes även för att anordna en fotbollsturnering för Samseks föreningar. Filip lägger upp ett schema på facebook över vilka tider frivilliga ska stå under välkomstmässan. 16 Övriga ärenden Inga övriga ärenden att behandla. 17 Mötets avslutande Ordförande förklarar mötet avslutat.
Underskrifter Justering av protokoll Mötesordförande: Filip Åhlander Datum: Justeringsperson: Helga Wennstedt Datum:
Intäkter: budget 14/15: Sektionsbidrag: 131 700 kr HT14: 70 872 kr (VT krävs 60 828kr för att nå budget) Sponsorintäkt: 10 000 kr SSR har betalat 5 000. ST ska göra det under våren. Ränteintäkt: 300 kr HT 14: 74 kronor. Räntan är mycket dåligt. Väskförsäljning, netto: 360 kr Hittills sålt 11 väskor och gett bort 2 till sponsorer. Det ger följande netto:21 kr. Övrig intäkt: 0 kr 2500 kr från okänd källa. Summa Intäkter: 142 360 kr Utgifter: budget 14/15: Arvoden inkl soc.avg: Arvode ordförande: 13 142 kr Arvode vice ordförande: 6 571 kr Arvode Sekreterare/Kassör: 7 407 kr Administrativa kostnader: Avskrivning inventarier: 1 330 kr Hemsida: 299 kr 363 kr för hemsida. Styrelsemiddag: 3 000 kr HT 14: 1 246 kr. Mötesfika: 1 000 kr 376 kr hittills. Utbildningsbevakning: 4 380 kr 2 628 kr hittills. Inga förväntade förändringar mot budget. Projekt: Uppsatsstipendium: Event: Föreningsbidrag: Verksamhetsstöd till föreningar: Övrigt: Buffert/övrigt: Summa utgifter: 5 000 kr 3 000 kr 90 000 kr 3 000 kr 138 129 kr Antal studenter och medlemmar HT 14: 2927 studenter och 1081 medlemmar.
Innehåll 1. Ändamål... 2 2. Medlemskap... 2 3. Ekonomi... 2 Revision och ansvarsfrihet... 2 4. Organisation... 2 5. Årsmöte och stormöte... 2 Allmänt... 2 Kallelse... 3 Protokoll... 3 Närvaro, rösträtt, omröstning... 3 Ärenden... 3 Frågor som alltid ska behandlas på årsmötet och stormötet... 3 Särskilda frågor att behandla vid årsmötet... 4 Särskilda frågor att behandla vid stormötet... 4 Valberedning... 4 Extra årsmöte/stormöte... 4 6. Styrelsen... 4 Allmänt... 4 Styrelsens uppgifter... 5 Undergruppernas uppgifter... 5 Kallelse & Beredning... 5 Närvaro, omröstning... 5 Protokoll... 5 7. Stadgar... 6 8. Upplösning... 6
Stadgar för UMSYS Umeå systemvetarförening 1. Ändamål 1. UMSYS har som huvudsakligt syfte att bevaka och medverka i utvecklingen av utbildningen och förutsättningarna för studier vid Umeå universitet. 2. Föreningen fungerar som kårförening inom Samsek och därmed en del av Umeå studentkår. Föreningen är partipolitiskt och religiöst obunden. 3. UMSYS verksamhet regleras i dessa stadgar, Samseks stadgar, Umeå studentkårs stadgar samt utfärdade bestämmelser av regering och riksdag. Dessa stadgar får inte strida mot Samseks eller Umeå studentkårs stadgar. Om dessa stadgar befinns strida mot Samseks eller Umeå studentkårs stadgar äger Samseks och Umeå studentkårs stadgar företräde. 2. Medlemskap 1. Medlem i UMSYS är den student som studerar inom UMSYS verksamhetsområde och som har erlagt medlemsavgift i Umeå studentkår. 2. Medlem har rätt att - inneha förtroendeuppdrag för UMSYSs räkning. - till årsmötet/stormötet inkomma med fråga eller motion och få denna behandlad. - ta del av protokoll från årsmöte/stormötet och styrelsesammanträde. 3. Ekonomi 1. UMSYS verksamhetsår löper från 1/6 till 31/5 påföljande år. 2. UMSYS styrelse utser två (2) firmatecknare att var för sig teckna föreningens firma. 3. UMSYS har sitt säte i Umeå. Revision och ansvarsfrihet 4. UMSYS räkenskaper, förvaltning och verksamhet granskas fortlöpande av en (1) revisor som väljs av årsmötet. 5. Det åligger revisorn att senast tio (10) dagar innan stormötet tillsända föreningen en berättelse över den företagna revisionen samt yttrande över frågan om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet för den tid revisionen avser. Revisorns berättelse ska läggas fram för stormötet. 4. Organisation 1. UMSYS organisation utgörs av: - Styrelsen - Årsmöte - Stormöte 5. Årsmöte och stormöte Allmänt 1. Årsmötet är tillsammans med stormötet UMSYS högst beslutande organ. 2. Årsmöte ska hållas innan maj månads utgång. 3. Stormöte ska hållas innan oktober månads utgång. 4. Årsmötet respektive stormötet är beslutsmässigt med det antal medlemmar som är närvarande. Beslut om dessa stadgar har fattats av UMSYS Stormöte 2
Stadgar för UMSYS Umeå systemvetarförening Kallelse 5. Årsmötet och stormötet sammanträder på kallelse av styrelsen. 6. Kallelse ska ske tio (10) dagar innan årsmötet/stormötet. 7. Föredragningslistan och övriga handlingar ska finnas tillgängliga senast sju (7) dagar före årsmötet/stormötet. 8. Styrelsen ansvarar för att de frågor som ska behandlas av årsmötet/stormötet är beredda. 9. Frågor som inte upptagits i föredragningslistan vid utlysning av årsmötet/stormötet får endast behandlas om samtliga närvarande medlemmar beslutar så. Protokoll 10. Vid årsmötet och stormötet ska protokoll föras. Styrelsen ansvarar för att detta sker. 11. Protokollet från årsmötet och stormötet undertecknas av mötets ordförande, sekreterare samt de två (2) av årsmötet utsedda justeringspersonerna. 12. Justerat protokoll från årsmötet och stormötet ska offentliggöras senast fjorton (14) dagar efter årsmötet. 13. Rätt att inlämna motioner och frågor till styrelsen har varje medlem. 14. Motion ska vara inlämnad till styrelsen senast klockan 12:00 åtta (8) dagar före årsmötet/stormötet, varpå styrelsen är skyldig att avge ett skriftligt motionssvar samt förslag till beslut till mötet. Motionssvar behöver således inte bifogas till övriga handlingar. 15. Fråga till styrelsen ska inlämnas skriftligt till styrelsen senast 12:00 åtta (8) dagar före årsmötet/stormötet, varpå styrelsen är skyldig att avge ett skriftligt svar till mötet. Sedan frågan besvarats kan årsmötet/stormötet uppta debatt i det ämne frågan behandlar. Frågan och styrelsens skriftliga svar ska föras in i protokollet. Närvaro, rösträtt, omröstning 16. Alla UMSYS medlemmar äger närvaro-, yttrande-, förslags- och rösträtt på årsmötet och stormötet. Styrelsen äger inte rösträtt i frågan om ansvarsfrihet. 17. Omröstning på årsmötet och stormötet ska ske öppet. Omröstning i personfrågor ska ske med slutna sedlar om någon medlem så begär. Som beslut gäller den mening som erhåller fler än hälften en majoritet av de erlagda rösterna. Vid personval gäller dock den mening som erhållit flest röster. Vid lika röstetal skiljer lotten. Ärenden Frågor som alltid ska behandlas på årsmötet och stormötet - Val av mötesordförande - Val av mötessekreterare - Fastställande av röstlängd - Val av två (2) justeringspersoner - Fastställande av föredragningslistan - Frågan om mötet är behörigt utlyst och beslutsmässigt - Frågor till styrelsen från medlemmar - Motioner av medlemmar - Propositioner från styrelsen Beslut om dessa stadgar har fattats av UMSYS Stormöte 3
Stadgar för UMSYS Umeå systemvetarförening Särskilda frågor att behandla vid årsmötet - Godkännande av budget för det kommande året - Godkännande av verksamhetsplan för det kommande året - Val av revisor - Val av styrelse för nästa verksamhetsår bestående av: o o o o o Ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör Ordförande och vice ordförande för arrangemangsutskottet Ordförande och vice ordförande för informationsutskottet Ordförande och vice ordförande för relationsutskottet Minst en (1) övrig ledamot Särskilda frågor att behandla vid stormötet - godkännande av balans- och resultaträkning för föregående verksamhetsår. - godkännande av styrelsens verksamhetsberättelse - revisorns revisionsberättelse - om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet för det gångna året - val av valberedning Valberedning 18. Det åligger valberedningen att föreslå personer för val på årsmötet. 19. Valberedningen består av minst tre (3) medlemmar varav en (1) är sammankallande. Valberedningen sammanträder på kallelse av sammankallande. 20. Valberedningen bör anslå förslag på personer för val på årsmötet sju (7) dagar innan årsmötet. Extra årsmöte/stormöte 21. Styrelsen kan besluta att kalla till extra årsmöte/stormöte. Styrelsen ska kalla till extra årsmöte/stormöte om en tiondel av medlemmarna så begär. 22. För extra årsmöte/stormöte gäller samma stadgar som för årsmöte/stormöte. Extra årsmöte/stormöte kan endast behandla de frågor som föranlett dess utlysande. 6. Styrelsen Allmänt 1. Styrelsen är UMSYS verkställande organ. I överensstämmelse med dessa stadgar och av årsmötet/stormötet fattade beslut leder styrelsen UMSYS verksamhet. 2. Styrelsen består av: - Ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör - Ordförande och vice ordförande för arrangemangsutskottet - Ordförande och vice ordförande för informationsutskottet - Ordförande och vice ordförande för relationsutskottet - Minst en (1) övrig ledamot 3. Styrelsen är beslutsmässig om en majoritet av styrelsen är närvarande. Beslut om dessa stadgar har fattats av UMSYS Stormöte 4
Stadgar för UMSYS Umeå systemvetarförening Styrelsens uppgifter 4. Det åligger styrelsen att: - utfärda kallelse till årsmötet/stormötet - bereda ärenden till årsmötet/stormötet - Utse UMSYS representant (och ersättare) i Samseks styrelse - Utse studentrepresentanter - Utse UMSYS representant till Uniadens ägarstämma - Utse två (2) representanter till UMSYS monter under mässdagen (Uniaden) - ansvara för UMSYS ekonomi och förvaltning - efter sin mandatperiod, dock senast till stormötet, förelägga revisorn verksamhetsberättelsen, samt resultat- och balansräkning. Undergruppernas uppgifter 5. Följande uppgifter har undergrupperna: - Informationsutskottet ansvarar för förmedling av information mellan UMSYS och dess medlemmar. - Relationsutskottet ansvarar för kontakt mellan UMSYS och UMSYS intressenter i näringslivet, samt relationer med institutionen för informatik. - Arrangemangsutskottet ansvarar för UMSYS festliga aktiviteter. Kallelse & Beredning 6. Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden. Ordförande ska kalla till styrelsemöte om ledamot så begär. 7. Kallelsen ska utgå senast sju (7) dagar före styrelsemöte. I kallelse ska föredragningslista samt övriga handlingar bifogas. 8. Ordförande ansvarar för att de frågor som ska behandlas av styrelsen är ordentligt beredda. 9. Frågor som inte upptagits i föredragningslistan som utgått med kallelsen får behandlas endast om samtliga ledamöter så beslutar. Närvaro, omröstning 10. Samtliga medlemmar har närvaro- samt yttranderätt på styrelsens möten. 11. Omröstning på styrelsemötet ska ske öppet. Vid lika röstetal äger ordförande utslagsröst. 12. Omröstning i personfrågor ska ske med slutna sedlar om någon ledamot så begär. Som beslut gäller den mening som erhåller fler än hälften av de erlagda rösterna. Vid personval gäller dock den mening som erhållit flest röster. Vid lika röstetal skiljer lotten. Protokoll 13. Vid styrelsemöte ska beslutsprotokoll föras. Sekreteraren ansvarar för att detta sker. 14. Protokoll ska undertecknas av mötesordförande, mötessekreteraren samt en (1) på styrelsemötet utsedd justeringsperson. 15. Justerat protokoll ska offentliggöras senast fjorton (14) dagar efter mötet. Beslut om dessa stadgar har fattats av UMSYS Stormöte 5
Stadgar för UMSYS Umeå systemvetarförening 7. Stadgar 1. Förslag till stadgeändring ska finnas tillgänglig för medlemmarna senast tio (10) dagar före det årsmöte/stormöte som ska behandla frågan. 2. Beslut om förändringar av dessa stadgar fattas med två tredjedelars (2/3) majoritet på årsmötet/stormöte. 3. Stadgeförändringar skall tillsättas Samseks styrelse för godkännande. 8. Upplösning 1. Beslut om upplösning fattas med två tredjedelars (2/3) majoritet på två (2) på varandra följande årsmöten. 2. Om UMSYS upplöses skall tillgångarna fonderas av Samsek till dess att en ny kårförening kan bildas med liknande inriktning. 3. Om en ny kårförening med liknande inriktning ej bildats inom fem (5) år från upplösandet tillfaller tillgångarna Samsek. 4. Beslut om upplösning skall tillställas Samsek och Umeå studentkår för kännedom. Beslut om dessa stadgar har fattats av UMSYS Stormöte 6
Stadgar för Nordpol
Stadgar för Nordpol INNEHÅLL Ändamål... 2 Medlemskap... 3 Ekonomi... 3 Revision och ansvarsfrihet... 4 Organisation... 5 Årsmöte... 5 Allmänt... 5 Kallelse mm... 5 Protokoll... 5 Ärenden... 6 Närvaro, rösträtt, omröstning... 6 Stormöte... 7 Allmänt... 7 Kallelse mm... 7 Protokoll... 7 Ärenden... 8 Närvaro, rösträtt, omröstning... 8 Valberedning... 9 Extra årsmöte/stormöte... 9 Styrelsen... 9 Allmänt... 9 Styrelsens uppgifter... 10 Kallelse & Beredning... 10 Närvaro, omröstning, jäv... 10 Protokoll... 11 Stadgar... 11 Upplösning... 11 ÄNDAMÅL Beslut om dessa stadgar har fattats av Nordpols Årsmöte den 2013-11-20 2
Stadgar för Nordpol 1. Nordpol har som huvudsakligt syfte att bevaka och medverka i utvecklingen av utbildningen och förutsättningarna för studier vid Umeå universitet. 2. Föreningen fungerar som kårförening inom Samhällsvetarsektionen och därmed en del av Umeå studentkår. Föreningen är partipolitiskt och religiöst obunden. 3. Nordpols verksamhet regleras i dessa stadgar, Samhällsvetarsektionens stadgar, Umeå studentkårs stadgar samt utfärdade bestämmelser av regering och riksdag. Dessa stadgar får inte strida mot Samhällsvetarsektionens eller Umeå studentkårs stadgar. Om dessa stadgar befinns strida mot Samhällsvetarsektionens eller Umeå studentkårs stadgar äger Samhällsvetarsektionens och Umeå studentkårs stadgar företräde. MEDLEMSKAP 4. Nuvarande formulering Föreslagen formulering Medlem i Nordpol är den student som erlagt medlemsavgift i Umeå studentkår och som studerar på program med inriktning mot Politices kandidat- Politices magister- eller Public management-examen, Statistikerprogrammet, studenter vid tredje året av Internationella Kris- och Konflikthanteringsprogrammet samt fristående kursare inom Freds- och konfliktstudier samt fristående kursare inom statistik. Medlem i föreningen är den student som enligt beslut av och i samråd med Samhällsvetarsektionens styrelse ska tillhöra föreningen och som erlagt medlemsavgift till Umeå studentkår. 5. På beslut av styrelsen kan Hedersmedlemskap utdelas till utomstående person/personer som på något sätt gjort något till fördel för programmet. Hedersmedlemmar har dock ingen rösträtt vid årsmöten eller stormöten. 6. Medlem har rätt att inneha förtroendeuppdrag för Nordpols räkning. till årsmötet/stormötet inkomma med fråga eller motion och få denna behandlad. ta del av protokoll från årsmöte/stormötet och styrelsesammanträde. EKONOMI 7. Nordpols verksamhetsår löper från 1/1 till 31/12. 8. Nordpols styrelse utser två (2) firmatecknare att var för sig teckna föreningens firma. 9. Nordpol har sitt säte i Umeå. Beslut om dessa stadgar har fattats av Nordpols Årsmöte den 2013-11-20 3
Stadgar för Nordpol REVISION OCH ANSVARSFRIHET 10. Nordpols räkenskaper, förvaltning och verksamhet granskas fortlöpande av en (1) verksamhetsrevisor som väljs av årsmötet. 11. Det åligger verksamhetsrevisorn att senast tio (10) dagar innan stormötet tillsända föreningen en berättelse över den företagna revisionen samt yttrande över frågan om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet för den tid revisionen avser. Verksamhetsrevisorns berättelse ska läggas fram för stormötet. Beslut om dessa stadgar har fattats av Nordpols Årsmöte den 2013-11-20 4
Stadgar för Nordpol ORGANISATION 12. Nordpols organisation utgörs av: Styrelsen Årsmöte Stormöte Valberedning ÅRSMÖTE ALLMÄNT 13. Årsmötet är tillsammans med stormötet Nordpols högsta beslutande organ. 14. Årsmötet ska hållas under höstterminen innan november månads utgång. 15. Årsmötet är beslutsmässigt om det är stadgeenligt utlyst och minst 20 medlemmar närvarar. KALLELSE MM 16. Årsmötet sammanträder på kallelse av styrelsen. 17. Kallelse ska ske tjugoen (21) dagar innan årsmötet. 18. Kallelse ska ske genom anslag på föreningens anslagstavla. 19. Föredragningslistan och övriga handlingar ska finnas tillgängliga på föreningens anslagstavla senast sju (7) dagar före årsmötet. 20. Styrelsen ansvarar för att de frågor som ska behandlas av årsmötet är beredda. 21. Frågor som inte upptagits i föredragningslistan vid utlysning av årsmötet får endast behandlas om samtliga närvarande medlemmar besluta så. PROTOKOLL 22. Vid årsmötet ska protokoll föras. Styrelsen ansvarar för att detta sker. 23. Protokollet från årsmötet undertecknas av mötets ordförande, sekreterare samt de två (2) av årsmötet utsedda justeringspersonerna. 24. Justerat protokoll från årsmötet ska offentliggöras senast fjorton (14) dagar efter årsmötet. Offentliggörandet av protokollet från årsmötet sker på föreningens anslagstavla. Beslut om dessa stadgar har fattats av Nordpols Årsmöte den 2013-11-20 5
Stadgar för Nordpol ÄRENDEN 25. På årsmötet ska följande frågor behandlas: val av mötesordförande val av mötessekreterare val av två (2) justeringspersoner fastställande av föredragningslistan frågan om mötet är behörigt utlyst och beslutsmässigt godkännande av verksamhetsplan för det kommande verksamhetsåret godkännande av budget för det kommande verksamhetsåret val av revisor frågor till styrelsen från medlemmar motioner av medlemmar propositioner från styrelsen Val för nästa verksamhetsår av: - styrelsens ordförande - styrelsens vice ordförande - minst 5 och högst 9 övriga ledamöter I styrelsen Val av valberedning för kommande verksamhetsår 26. Rätt att inlämna motioner och frågor till styrelsen har varje medlem. 27. Motion ska vara inlämnad till styrelsen senast klockan 12:00 fjorton (14) dagar före årsmötet, varpå styrelsen är skyldig att avge ett skriftligt motionssvar samt förslag till beslut till årsmötet. Motionssvar behöver således inte bifogas till övriga handlingar till årsmötet. 28. Fråga till styrelsen ska inlämnas skriftligt till styrelsen senast 12:00 fjorton (14) dagar före årsmötet, varpå styrelsen är skyldig att avge ett skriftligt svar till årsmötet. Sedan frågan besvarats kan årsmötet uppta debatt i det ämne frågan behandlar. Frågan och styrelsens skriftliga svar ska föras in i protokollet. NÄRVARO, RÖSTRÄTT, OMRÖSTNING 29. Alla Nordpols medlemmar äger närvaro-, yttrande-, förslags- och rösträtt på årsmötet. Närvarorätt har även en (1) representant för Umeå studentkårs styrelse. 30. Omröstning på årsmötet ska ske öppet. Omröstning i personfrågor ska ske med slutna sedlar om någon ledamot så begär. Som beslut gäller den mening som erhåller fler än hälften en majoritet av de erlagda rösterna. Vid personval gäller dock den mening som erhållit flest röster. Vid lika röstetal skiljer lotten. Beslut om dessa stadgar har fattats av Nordpols Årsmöte den 2013-11-20 6
Stadgar för Nordpol STORMÖTE ALLMÄNT 31. Stormötet är tillsammans med årsmötet Nordpols högst beslutande organ. 32. Stormötet ska hållas under februari månad. 33. Stormötet är beslutsmässigt om det är stadgeenligt utlyst och minst 20 medlemmar närvarar. KALLELSE MM 34. Stormötet sammanträder på kallelse av styrelsen. 35. Kallelse ska ske tjugoen (21) dagar innan stormötet. 36. Kallelse ska ske genom anslag på föreningens anslagstavla. 37. Föredragningslistan och övriga handlingar ska finnas tillgängliga på föreningens anslagstavla senast sju (7) dagar före årsmötet. 38. Styrelsen ansvarar för att de frågor som ska behandlas av stormötet är beredda. 39. Frågor som inte upptagits i föredragningslistan vid utlysning av stormötet får inte behandlas om det inte särskilt anges i dessa stadgar att frågan ska behandlas på årsmötet. PROTOKOLL 40. Vid stormötet ska beslutsprotokoll föras. Styrelsen ansvarar för att detta sker. 41. Protokollet från stormötet undertecknas av mötets ordförande, sekreterare samt de två (2) av stormötet utsedda justeringspersoner. 42. Justerat protokoll från stormötet ska offentliggöras senast fjorton (14) dagar efter stormötet. Offentliggörandet av protokollet från stormötet sker på föreningens anslagstavla. Beslut om dessa stadgar har fattats av Nordpols Årsmöte den 2013-11-20 7
Stadgar för Nordpol ÄRENDEN 43. Nuvarande formulering Föreslaget tillägg På stormötet ska följande frågor behandlas: val av mötesordförande val av mötessekreterare val av två (2) justeringspersoner fastställande av föredragningslistan frågan om mötet är behörigt utlyst och beslutsmässigt godkännande av styrelsens verksamhetsberättelse godkännande av balans- och resultaträkning för föregående verksamhetsår. revisorns revisionsberättelse om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet för det gångna året frågor till styrelsen från medlemmar motioner av medlemmar propositioner från styrelsen Val av PolRiks-representant för kommande verksamhetsår 44. Rätt att inlämna motioner och frågor till styrelsen har varje medlem. 45. Motion ska vara inlämnad till styrelsen senast klockan 12:00 fjorton (14) dagar före stormötet, varpå styrelsen är skyldig att avge ett skriftligt motionssvar samt förslag till beslut till stormötet. Motionssvar behöver således inte bifogas till övriga handlingar till stormötet. 46. Fråga till styrelsen ska inlämnas skriftligt till styrelsen senast 12:00 fjorton (14) dagar före stormötet, varpå styrelsen är skyldig att avge ett skriftligt svar till stormötet. Sedan frågan besvarats kan stormötet uppta debatt i det ämne frågan behandlar. Frågan och styrelsens skriftliga svar ska föras in i protokollet. NÄRVARO, RÖSTRÄTT, OMRÖSTNING 47. Alla Nordpols medlemmar äger närvaro-, yttrande-, förslags- och rösträtt på stormötet. Styrelsen äger inte rösträtt i frågan om ansvarsfrihet. Närvarorätt har även en (1) representant för Umeå studentkårs styrelse. 48. Omröstning på stormötet ska ske öppet. Omröstning i personfrågor ska ske med slutna sedlar om någon ledamot så begär. Som beslut gäller den mening som erhåller fler än hälften av de erlagda rösterna. Vid personval gäller dock den mening som erhållit flest röster. Vid lika röstetal skiljer lotten. Beslut om dessa stadgar har fattats av Nordpols Årsmöte den 2013-11-20 8
Stadgar för Nordpol VALBEREDNING 49. Valberedningens uppgift är att till Årsmötet presentera förslag på ny styrelse samt revisorer. Valberedningen bör sträva efter en jämn könsfördelning samt programmångfald inom styrelsen. Vid behov av fyllnadsval skall valberedningen presentera motsvarande förslag vid extra årsmöte. Valberedningens förslag skall vara medlemmarna till dels senast 1 vecka före Årsmötet. 50. Valberedningen består av minst tre (3) medlemmar varav en (1) är sammankallande. Valberedningen sammanträder på kallelse av sammankallande. Ledamot i valberedning får samtidigt ej vara ledamot I styrelsen. 51. Valberedningen bör anslå förslag på personer för val på årsmötet sju (7) dagar innan årsmötet. EXTRA ÅRSMÖTE/STORMÖTE 52. Styrelsen kan besluta att kalla till extra årsmöte/stormöte. Styrelsen ska kalla till extra årsmöte/stormöte om en tiondel av medlemmarna så begär. 53. För extra årsmöte/stormöte gäller samma stadgar som för årsmöte/stormöte. Extra årsmöte/stormöte kan endast behandla de frågor som föranlett dess utlysande. STYRELSEN ALLMÄNT 54. Styrelsen är Nordpols verkställande organ. I överensstämmelse med dessa stadgar och av årsmötet/stormötet fattade beslut leder styrelsen Nordpols verksamhet. 55. Styrelsen består av ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare och övriga ledamöter. Styrelsen har även en adjungerad ledamotsplats för student från tredje året på programmet i Internationell Kris- och Konflikthantering. 56. Det åligger styrelsen att inom sig besluta om val av kassör samt sekreterare 57. Nuvarande formulering Föreslagen formulering Föreningens Ordförande och Kassör äger rätt att var och en för sig teckna firma för belopp understigande femtusen kronor. Belopp däröver tecknas gemensamt av Ordförande och Kassör. Föreningens firma tecknas av föreningens Ordförande och Kassör. Dessa har sedan mandat att genomföra transaktioner av en summa upp till 5000 kronor. Belopp däröver måste godkännas av både Ordförande och Kassör. Beslut om dessa stadgar har fattats av Nordpols Årsmöte den 2013-11-20 9
Stadgar för Nordpol 58. Styrelsen är beslutsmässig om minst halva styrelsen är närvarande. STYRELSENS UPPGIFTER 59. Det åligger styrelsen att: utfärda kallelse till årsmötet/stormötet bereda ärenden till årsmötet/stormötet utse Nordpols representant i Samseks styrelse ansvara för Nordpol ekonomi och förvaltning efter sin mandatperiod, dock senast till stormötet, förelägga revisorn verksamhetsberättelsen, samt resultat- och balansräkning. Årsredovisningen ska vara undertecknad av den styrelse för vars mandatperiod årsredovisningen avser. Styrelsen kan delegera till ordföranden att underteckna årsredovisningen under förutsättning att det finns ett dokumenterat godkännande av årsredovisningen från övriga styrelsemedlemmar. 60. Styrelsen kan om så önskas bilda undergrupper. 61. Val av studentrepresentanter till Politices kandidatprogrammets programråd samt till andra utbildningsutskott kopplade till de olika programmen under Nordpol ska i första hand utses genom Nordpols styrelse. Det är önskvärt att studenter från de aktuella kurserna är inkluderade i valet av studentrepresentant, men om det inte är möjligt har Nordpols styrelse rätt att välja en representant istället för årskursen. KALLELSE & BEREDNING 62. Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden. Ordförande ska kalla till styrelsemöte om ledamot så begär. 63. Kallelsen ska utgå senast sju (7) dagar före styrelsemöte. I kallelse ska föredragningslista samt övriga handlingar bifogas. 64. Kallelse sker via e-post till styrelsens ledamöter. 65. Ordförande ansvarar för att de frågor som ska behandlas av styrelsen är ordentligt beredda. 66. Frågor som inte upptagits i föredragningslistan som utgått med kallelsen får behandlas endast om samtliga ledamöter så beslutar. NÄRVARO, OMRÖSTNING, JÄV 67. Samtliga medlemmar har närvaro- samt yttranderätt på styrelsens möten. 68. Omröstning på styrelsemötet ska ske öppet. Omröstning i personfrågor ska ske med slutna sedlar om någon ledamot så begär. Som beslut gäller den mening som erhåller fler än hälften av de erlagda rösterna och där ordförande innehar skiljeröst. Vid personval gäller dock den mening som erhållit flest röster. Vid lika röstetal vid personval skiljer lotten. Beslut om dessa stadgar har fattats av Nordpols Årsmöte den 2013-11-20 10
Stadgar för Nordpol PROTOKOLL 69. Vid styrelsemöte ska beslutsprotokoll föras. Sekreteraren ansvarar för att detta sker. 70. Protokoll ska undertecknas av mötesordförande, mötessekreteraren samt en (1) på styrelsemötet utsedd justeringsperson. 71. Justerat protokoll ska offentliggöras senast tjugoen (21) dagar efter mötet. STADGAR 72. Förslag till stadgeändring ska finnas tillgängliga på Nordpols anslagstavla senast tio (10) dagar före det årsmöte/stormöte som ska behandla frågan. 73. Beslut om förändringar av dessa stadgar fattas med två tredjedelars (2/3) majoritet på årsmöte/stormöte. 74. Stadgeändringar ska tillsändas Samhällsvetarsektionens styrelse för godkännande inom två månader efter årsmötet. Stadgeändringar träder ikraft när Samhällsvetarsektionens styrelse godkänt dessa. UPPLÖSNING 75. Beslut om upplösning fattas med två tredjedelars (2/3) majoritet vid två (2) på varandra följande årsmöten. 76. Om Nordpol upplöses skall tillgångarna fonderas av Samhällsvetarsektionen till dess att en ny kårförening kan bildas med liknande inriktning. 77. Om en ny kårförening med liknande inriktning ej bildats inom två år från upplösandet tillfaller tillgångarna Samhällsvetarsektionen. 78. Beslut om upplösning skall tillställas Samhällsvetarsektionen och Umeå studentkår för kännedom. Beslut om dessa stadgar har fattats av Nordpols Årsmöte den 2013-11-20 11
Förslag till aktiviteter Under välkomstmässan arrangerade Samsek en tävling. Studenter fick lämna ett konkret förslag på något som Samsek kan ordna för sina medlemmar. Den som lämnade det bästa förslaget fick ett presentkort på 300 kronor på Café Lindell. Totalt fick Samsek in 32 förslag, vilket är en SUCCÉ. Jag har delat upp förslagen mellan Idrottsevent och Övrigt eftersom de flesta förslag som kom in var något typ av idrottsevent. Gummitbåtsåkning på älven Paddla kajak/kanot Klättring Gocart Hoppa säck Pokerturnering Poledance Basket Innebandy Beachvolley Curling Dodgeball Dans (pardans) Brännboll Fotboll Idrott/sportevent 0 1 2 3 4 5 6 7 Övrigt Föreläsning studentekonomi Fiskdamm Barhäng/pubrunda Fika (lära känna varandra) Sällskapsspel Filmkväll hörsalar Skidresa 0 0,5 1 1,5 2 2,5