Möteshandlingarna skickades ut på mejlinglistan den 14/1 dock några timmar försenat för att bli två veckor före mötet.

Protokoll från Lajvsällskapet Romantiska Sagors årsmöte 2012 Möteslokal: Spelets hus Mötestid: 28/1 2011 klockan 10:30 Ordförande: Malin Thorsson Sekreterare: Adrian Bergström Justerare: Niklas Ström Anna Karlsson Bilagor: Dagordning: Mötets öppnande Mötets behörighet Justering av dagordning och röstlängd Val av mötets funktionärer Verksamhetsberättelse för 2011 Ekonomiska berättelser för 2011 Revisorns berättelse för 2011 Ansvarsfrihet för 2011 års styrelse Motioner Motion om uppdatering ad stadgarna Motion inköp av pennor och tröjor Motion inköp av spjutmateriel Fastställande av årets verksamhetsplan Fastställande av årets medlemsavgift Fastställande av årets budget Stadgemässiga val Övriga frågor Mötets avslutande Punkt1: Mötets öppnande Mötet öppnas 10:34 Punkt2: Mötets behörighet Möteshandlingarna skickades ut på mejlinglistan den 14/1 dock några timmar försenat för att bli två veckor före mötet. Beslut: Mötet finner att mötet är behörigt. Punkt3: Justering av dagordning och röstlängd Dagordningen justeras så att det tillkom en övriga fråga, 14.1 Lokal Röstlängd: Röstberättigade är de som är medlemmar år 2011 och 2012 Adrian Bergström Niklas Ström Frida Aronsson

Malin Thorsson Gabriel Rizopulos Teresa Eriksson Anna Karlsson Sigrid Neld Johan Falk Linda Ripa Senare anlända: Martina Jansson Vidar Henning Hugo Byvald Emelie Folkesson Beslut: Dagordningen och röstlängden fastställs. Punkt4: Val av mötets funktionärer Till ordförande föreslås Malin Thorsson Till Sekreterare Adrian Bergström Till Justerare Niklas Ström och Anna Karlsson Beslut: Ovanstående väljs till mötets funktionärer. Punkt5: Verksamhetsberättelse för 2011 Adrian Bergström föredrar verksamhetsberättelsen Verksamhetsberättelsen återfinns i bilaga2 Beslut: Verksamhetsberättelsen läggs till möteshandlingarna Punkt6: Ekonomiska berättelser för 2011 Niklas Ström föredrar de ekonomiska berättelserna. De ekonomiska berättelserna återfinns i bilaga3. Ändrings: Kostnaden för Calimacilsvärden korrigeras. De korrigerade ekonomiska berättelserna återfinns i bilaga4. Hugo Byvald och Emelie Folkesson anländer till mötet Beslut: Ändringsförslaget godtas. Beslut: De korrigerade ekonomiska berättelserna läggs till möteshandlingarna. Punkt7: Revisorns berättelse för 2011 Malin Thorson föredrar revisorns berättelse. Revisorns berättelse återfinns i bilaga5 Vidar Henning och Martina Jansson anländer till mötet Beslut: Revisionsberättelsen läggs till handlingarna På Valberedarens förfrågade att Stadgemässiga val skulle flyttas till punkt 10.

Beslut: Förfrågan antogs Punkt8: Ansvarsfrihet för 2011 års styrelse Beslut: Årsmötet beslutar att ge 2011 års styrelse ansvarsfrihet Punkt9: Motioner Motionerna i sin helhet återfinns i bilaga6. Motionerna i den form de antogs återfinns i bilaga7 9.1 Motion om Uppdatering av stadgar Vi föreslår: Att 1: I 14, efter första stycket, lägga till följande stycke: Alla motioner som inkommit innan motionsstopp skall finnas med i kallelsen. Styrelsen skall meddela när motionsstopp är och hur motioner skall skickas in senast två veckor innan motionsstopp. Att 2: I 14 ändra dagordningen för ordinarie årsmöte från: Följande ärenden skall alltid tas upp på årsmötet; 1. mötets öppnande 2. mötets behörighet 3. val av mötets ordförande 4. val av mötets sekreterare 5. val av två personer som skall justera protokollet 6. styrelsens verksamhetsberättelse för förra året 7. ekonomisk berättelse från förra året 8. revisorernas berättelse för förra året 9. ansvarsfrihet för förra årets styrelse 10. val av årets styrelse 11. val av årets revisor 12. val av årets valberedare 13. årets verksamhetsplan 14. fastställande av medlemsavgift 15. årets budget 16. övriga frågor 17. mötets avslutande till: Följande ärenden skall alltid tas upp på årsmötet; 1. mötets öppnande 2. mötets behörighet 3. val av mötets ordförande 4. val av mötets sekreterare 5. val av två personer som skall justera protokollet 6. styrelsens verksamhetsberättelse för förra året

7. ekonomisk berättelse från förra året 8. revisorernas berättelse för förra året 9. ansvarsfrihet för förra årets styrelse 10. motioner 11. årets verksamhetsplan 12. fastställande av medlemsavgift 13. årets budget 14. val av årets styrelse 15. val av årets revisor 16. val av årets valberedare 17. övriga frågor 18. mötets avslutande Att 3: I 18 ändra Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. till Vid lika röstetal har mötets ordförande utslagsröst. Beslut: Mötet bifaller motionen. 9.2 Motion angående aktiviteter inom LRS Jag föreslår: Att 1: LRS ska köpa in stiftpennor och visitkort med LRS:s logga. Att 2: LRS ska köpa in tröjor med LRS:s logga. Att 3: tröjorna beställs för självkostnadspris, men föreningen sponsrar med 50kr per medlem. Beslut: Mötet bifaller motionen. 9.3 Motion om inköp av lajvvapen Jag yrkar: Alt 1: LRS köper in 3 spjuthuvuden för ~1.400 kr samt skaftmaterial ~200300 kr. (~1.700 kr totalt) Alt 2: LRS köper in 4 spjuthuvuden för ~1.850 kr samt skaftmaterial ~300400 kr. (~2.200 kr totalt) Alt 3: LRS köper in 2 spjuthuvuden för ~920 kr samt skaftmaterial ~150200 kr. (~1.100 kr totalt) Ändringsyrkanden: Ta bort alla prisuppgifter ur att satserna. Beslut: Ändringsyrkandet godtas Beslut: Den modifierade motionen avslås Punkt10 Stadgemässiga val Valberedningen har ett komplett förslag som lyder Ordförande: Emelie Folkesson vice Ordförande: Stefan Kilbo Kassör: Niklas Ström Sekreterare: Hugo Byvald Ledamot: Sigrid Neld Suppleant: Linda Ripa Revisor: Anna Karlsson Valberedning: Johan Falk Webansvarig: Mattias Tervo Sagostundsredaktörer: Adrian Bergström Beslut: Mötet väljer den föreslagna styrelsen och övriga poster.

Punkt11: Fastställande av årets verksamhetsplan Verksamhetsplanen återfinns i bilaga8. Det finns också en rad ändrings och tilläggs förslag, dessa återfinns i bilaga9 Ändringsförslag: Att Styrelsen bör göra en ny medlemsundersökning. stryks Beslut: Godtas Att bör på punkt 3, 4, 8 och 9 ändras till ska Beslut: Styrelsen jämkade Att bör på punkt 6 ändras till ska Beslut: Avslogs Den modifierade verksamhetsplanen (bilaga10) ställs mot avslag Beslut: Godtas Punkt12: Fastställande av årets medlemsavgift Två grundförslag inkommer 150 kronor och 200 kronor. Sedan tillkom förslag att minderåriga skulle betala 50 kr och att förstaårsmedlemmar ska betala 50 kr Beslut: Mötet finner att medlemsavgiften är 150 kronor men fram till och med året man fyller 18 är avgiften 50 kr. Punkt13: Fastställande av årets budget Styrelsens budgetförslag återfinns i bilaga11. Det finns flera ändrings och tilläggs förslag, dessa återfinns i bilaga12. Beslutsordning: Alla ändringsförslag gås igenom var för sig eller ställs mot varandra om de rör samma post. Det färdiga förslaget ställs sedan mot avslag. Ändringsförslag: Posten Gemensam grupp stryks Beslut: Godtas Posten Lajvarrangemangstöd ändras från 3000 till 4000 Beslut: Godtas Posten Rekvisita ändras från 2000 och 3000 Beslut: Godtas Posten Lajvvapen ändras från 840 till 3000. Beslut: Godtas Den modifierade budgeten återfinns i bilaga13 Den modifierade budgeten ställs mot avslag Beslut: Den modifierade budgeten godtas Punkt14 Övriga frågor 14.1 Lokal Förslag: Förslaget att lokalen ska ses över av styrelsen. Beslut: Avslås

Punkt15 Mötets avslutande Mötet avslutas 16:26 Ordförande: Malin Thorson Sekreterare: Adrian Bergström Justerare: Niklas Ström Justerare: Anna Karlsson

Bilaga1 Fullständig kallelse Möteshandlingar till Lajvsällskapet Romantiska Sagors årsmöte 2011 1. Mötets öppnande Mötet öppnas av föreningens ordförande 2. Mötets behörighet Mötet är behörigt om kallelsen och möteshandlingar gått ut till medlemmarna senast två(2) veckor innan mötet. 3. Justering av dagordning och röstlängd Dagordningen ser ut som följande Mötets öppnande Mötets behörighet Justering av dagordning och röstlängd Val av mötets funktionärer Verksamhetsberättelse för 2011 Ekonomiska berättelser för 2011 Revisorns berättelse för 2011 Ansvarsfrihet för 2011 års styrelse Motioner Motion om uppdatering ad stadgarna Motion inköp av pennor och tröjor Motion inköp av spjutmateriel Fastställande av årets verksamhetsplan Fastställande av årets medlemsavgift Fastställande av årets budget Stadgemässiga val Övriga frågor Motion om policy för framtidssäkra dokumentformat Motion om öppenhet och transparens Mötets avslutande 4. Val av mötets funktionärer Val av mötets ordförande, sekreterare och två justerare 5. Verksamhetsberättelse för 2011 2011 års styrelse bestod av: Gustav Andersson Niklas Ström Vidar Henning Teresa Eriksson Johan Falk

Adrian Bergström Under året som gått så har LRS bytt lokal inte mindre än två gånger, först till Studenternas hus för att senare gå vidare till Spelets hus. Beslutet att slutgiltigen flytta till Spelets hus tog med stort och brett stöd från medlemmarna och vi hoppas att samarbetet med Spelets hus och Sverok väst ska bli framgångsrikt. Vi hade lite problem med att ordförande flyttade till annan ort för studier, men detta löstes med att suppleanten steg in och tog över arbetet Föreningens medlemar har varit på många lajv under året som gott. Det har varit ett brett utbud från många olika genrer bl a. Domen över Hjorvard, Sikanda, KiR, Lilla Lugnet, Död Mans Hand, Lucid Dream och Krigshjärta (4.5, 5 och 5.3) Vi har samarbetat med andra föreningar och har bl a. hjlälpt ALF med en äventyrsstig. Vi har även arrangerat själva, vi hade ett nybörjarlajv på stadsbiblioteket under spelveckan och framför allt så arrangerades Katarinas Arv som LRS stödde finansiellt och som många medlemar deltog på. Arbetet med tälten fortsatte och ytterligare sömnad har skett, det har även skett annat arbete med LRS rekvisita så som fixa tältpinnar och bofferpinnar. Vi har även köpt in sov paket och boffervapen. Medlemar från föreningen har deltagit på Sveroks riksmöte och Sverok västs årsmöte. 6. Ekonomiska berättelse för 2011 Av Niklas Ström Vid början av året hade föreningen 17 240,13 kr. Resultatet för 2011 blev plus 4 555,89 kr. Med oss till 2012 har vi alltså 21 796,02 kr. Av dessa är 534,50 i handkassan och resten på det nya plusgirokontot. Det gamla Plusgirot avslutades i december 2011. Det var budgeterat för att föreningen skulle ha 30 betalande medlemmar, nu har vi haft 21 medlemmar och därmed blir inkomsterna för medlemsavgifter och Sverokbidrag något lägre än budgeterat. Sverokbidraget för 2011 får vi i början av 2012 och kommer bli 2720 kr, budgeterat för 2011 var 3200 kr. Sverokbidraget för 2010 som vi fick i början av 2011 var 5650 kr, budgeterat var 4000 kr. Sverok Träffbidrag gav oss 2800 kr vilket är drygt hälften av det budgeterade, detta är på grund av att potten tog slut under sommaren så vi hann bara få träffbidrag för vårterminen. För vårterminen fick vi 2792 kr i kommunbidrag. För höstterminen kommer vi i början av 2012 få ytterligare 1255 kr. Budgeterat var totalt 2500 kr. Det högre bidraget beror på att vi fick 1500 kr i ett startbidrag under våren. Att nämnas är också att det i år inte fanns något spelveckanbidrag. I år har det varit lite dåligt med aktiviteter på mötena och den enda aktivitet som kostat något är fixardagen i oktober. Ett flertal poster har som vanligt inte alls, eller bara till en liten del utnyttjats vilket hållt utgifterna nere. De största utgifterna har varit lajvarrangemangsstöd, inköp av boffervapen samt sovpaket. Kristinas Arv fick 1695 kr och minilajvet på biblioteket hade utgifter på 282 kr. Föreningen har än så länge betalat för 3 calimacilsvärd, 1977 kr. Vi har även köpt in ett antal svärd av annat märke men dessa har föreningen ännu inte betalat eftersom ingen

ersättningsblankett har skickats in än. Tre sovpaket bestående av vardera tre filtar och två fårpälsar kassar har införskaffats för totalt 2289 kr, budgeterat var 2500 kr. LRS kassa har använts som buffert vid tre tillfällen: Domen över Hjorvard, Arkatia (Sikanda) och Krigshjärta V. För Krigshjärta V tog det dels lång tid innan sammanställningen var klar och skickades ut och det tog även lång tid därefter innan alla hade betalat in. Förutom det har det fungerat bra och vi har fått in alla fodringar.

Ekonomisk rapport i siffror för 2011 Tillgångar In 2011 balans Ut 2011 Kommentar Handkassa 1 106,50 572,00 534,50 Gamla Plusgirot 15 675,55 15 675,55 Nya Plusgirot 21 261,52 21 261,52 Övriga fodringar 458,08 458,08 Totalt tillgångar 17 240,13 4 555,89 21 796,02 Skulder In 2011 balans Ut 2011 Totalt skulder Totalt 17240,13 4555,89 21796,02 Inkomster Budget 2011 Utfall 2011 Kommentar Medlemsavgifter 4 500,00 3 075,00 Sverokbidrag 3 200,00 5 650,00 Bidrag för 2010. För 2011 får vi 2720 Sverok träffbidrag 5 000,00 2 800,00 Kommunbidrag 2 500,00 2 792,00 1500 i startbidrag, tillkommer 1255 för höstterminen Spelveckan 1 500,00 Utrustningshyra 300,00 Totalt 16 700,00 14 617,00 Utgifter Budget 2011 Utfall 2011 Administration 500,00 144,00 Aktiviteter 2 000,00 1 026,00 Fixardag Bankkonto Ev. rekvisitaflytt 500,00 1 000,00 466,80 350,00 Förvaring på Torp 500,00 500,00 Gruppstöd 2 000,00 Lajvarrangemang 3 000,00 1 977,00 Katarinas Arv, Minilajv Lajvvapen 2 500,00 1 660,00 Endast Calimacil Lokal 1 500,00 50,00 Rekvisita 3 000,00 Sagostund 1 500,00 Släp 2 500,00 550,00 Sovpaket Spelveckan 2 500,00 1 500,00 2 289,00 Tält 1 000,00 170,00 Tältspik Årsmöte Övningsboffervapen 750,00 1 400,00 613,00 279,30 Övrigt 200,00 Totalt 27 850,00 10 075,10 LajvbuffertIn 6 550,36 LajvbuffertUt 6 536,37 Totalt 13,99 Katarinas Arv in 1 380,00 Katarinas Arv ut 3 075,00 Katarinas Arv Subventionering 1 695,00 Totalt 0 Resultat Budget 2011 Utfall 2011 11 150,00 4 555,89

7. Revisorns berättelse för 2011 Ej inkommit ännu. 8. Ansvarsfrihet för 2011 års styrelse Vi beslutar om att bevilja ansvarsfrihet till 2011 års styrelse. 9. Motioner Motionerna är ordnade efter inkommandedatum. För att anta en motion krävs det enkel majoritet (mer än hälften av rösterna). För att anta en stadgeändrande motion krävs 2/3 majoritet. 9.1 Motion om uppdatering ad stadgarna av Styrelsen Uppdatering av stadgar Av: Styrelsen På förra årsmötet beslutades att styrelsen skulle göra en översyn av stadgarna. En sådan översyn har nu gjorts där grammatiska fel har rättats till. Andra ändringar av stadgarna som styrelsen vill yrka på är: Att 1: I 14, efter första stycket, lägga till följande stycke: Alla motioner som inkommit innan motionsstopp skall finnas med i kallelsen. Styrelsen skall meddela när motionsstopp är och hur motioner skall skickas in senast två veckor innan motionsstopp. Att 2: I 14 ändra dagordningen för ordinarie årsmöte från: Följande ärenden skall alltid tas upp på årsmötet; 1. mötets öppnande 2. mötets behörighet 3. val av mötets ordförande 4. val av mötets sekreterare 5. val av två personer som skall justera protokollet 6. styrelsens verksamhetsberättelse för förra året 7. ekonomisk berättelse från förra året 8. revisorernas berättelse för förra året 9. ansvarsfrihet för förra årets styrelse 10. val av årets styrelse 11. val av årets revisor 12. val av årets valberedare 13. årets verksamhetsplan

14. fastställande av medlemsavgift 15. årets budget 16. övriga frågor 17. mötets avslutande till: Följande ärenden skall alltid tas upp på årsmötet; 1. mötets öppnande 2. mötets behörighet 3. val av mötets ordförande 4. val av mötets sekreterare 5. val av två personer som skall justera protokollet 6. styrelsens verksamhetsberättelse för förra året 7. ekonomisk berättelse från förra året 8. revisorernas berättelse för förra året 9. ansvarsfrihet för förra årets styrelse 10. motioner 11. årets verksamhetsplan 12. fastställande av medlemsavgift 13. årets budget 14. val av årets styrelse 15. val av årets revisor 16. val av årets valberedare 17. övriga frågor 18. mötets avslutande Att 3: I 18 ändra Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. till Vid lika röstetal har mötets ordförande utslagsröst. Motiveringen till Att 2 är att de som kandiderar till styrelsen bör veta vad de ska jobba med under året innan de blir valda eftersom man annars inte kan veta vilka förväntningar som finns. 9.2 Motion inköp av pennor och tröjor av Emelie Folkesson För ett antal år sedan köptes det in tröjor med tryck av LRS:logga. Nu har det gått några år och flera nya medlemmar har tillkommigt, därför anser jag att det är dags att köpa in nya tröjor, samt pennor och visitkort, detta även för att göra mer reklam för föreningen. Att 1: LRS ska köpa in stiftpennor och visitkort med LRS:s logga. Att 2: LRS ska köpa in tröjor med LRS:s logga. Att 3: tröjorna beställs för självkostnadspris, men föreningen sponsrar med 50kr per medlem. 9.3 Motion inköp av spjutmateriel av Vidar Henning

motion om spjut Det har ju som bekant köpts in vapenunder året till föreningen och dessa har använts bland annat under Krigshjärta 5 och 5.3,samt varit utlånade till lite teaterverksamhet. Nu har vi haft ett gammalt spjut på bofferövningarna och insett att det är ganska effektivt. Så min motion är att föreningen införskaffar sig några spjutspetsar från calimacil. Dessa kostar i dagsläget 510 kr per styck och är av modellen med fjädrande skaft. Jag räknar med att kunna komma åt 10% rabatt, så 460 kr har jag räknat med. Sedan tillkommer en 70100 kr per spjut för skaftdelar. Eventuellt kan dessa priser sjunka i och med att KH kommer att ha stororder på dessa, samt att jag tagit i i överkant med skaftkostnaderna. Förslagen är som följande som årsmötet kan ta ställning till: Alt 1: LRS köper in 3 spjuthuvuden för ~1.400 kr samt skaftmaterial ~200300 kr. (~1.700 kr totalt) Alt 2: LRS köper in 4 spjuthuvuden för ~1.850 kr samt skaftmaterial ~300400 kr. (~2.200 kr totalt) Alt 3: LRS köper in 2 spjuthuvuden för ~920 kr samt skaftmaterial ~150200 kr. (~1.100 kr totalt) Jag förordar förslagen i den ordning jag skrivit dem. Dessutom uppmuntrar jag folk att betänka att vi inte har lyckats gå back sedan vi köpte paviljongen... Samt att vi faktiskt lånat ut vapnen vi har köpt in till medlemmar i föreningen. 10. Fastställande av årets verksamhetsplan Det har inför årsmötet inkommit två verksamhetsplaner, vilka är presenterade nedan. Verksamhetsplan 2012 Under 2012 verkar det som att Västsverige kommer att få ett nytt lajvområden under Allas Lajvförening (ALF), det ligger i LRS intresse att sammarbeta med detta projekt och styrelsen bör se över möjligheterna för detta och hur intresset från ALF är för att sammarbete. Vidare så bör styrelsen se över möjligheterna att flytta LRS hus och rekvisita från Torp till ALFs område. Arbetet med LRS gemensamma rekvisita fortsätter och det bör göras en inventering av rekvisitan och en uppdaterning av listan på hemsidan. Arbetet som påbörjats med övningsboffervapnen och tälten bör färdigsällas. Administrativs så ska firmatecknarna uppdateras och förningens polysis bör göras lättillgängliga. På grund av en öknade ålder hos medlemmarna och nya bidragsregler så behöver åldersfördelningen i föreningen ses över tillsammans med nyrekryteringen av ungdomen. Det bör arrangeras under spelveckan och föreningen ska uppmuntra till andra arrangemang från medlemarna så som mötesaktiviteter och lajvarrangemang. Det bör även arrangeras på spelveckan. Det bör även göras en medlemsundersökning för att se över vad medlemmarna vill att föreningen sk företa sig i framtiden. Sammanfattningsvis

Styrelsen ska uppdatera firmatecknare. Styrelsen bör göra föreningens polysis lättillgängliga. Styrelsen bör se över möjligheterna att samarbeta med det nya området i Västsverige. Styrelsen bör se över möjligheterna att flytta LRS s hus och rekvistia från Torp. Styrelsen bör inventera och organisera LRS s rekvisita Styrelsen bör se till att övningsboffervapnen görs färdigt. Styrelsen bör se till att tälten sys färdigt. Styrelsen bör se över nyrekrytering med avseende på de nya bidragsreglerna. Styrelsen bör uppmuntra till arrangerande av mötesaktiviteter. Styrelsen bör uppmuntra till arrangerande av lajv och åkandet på lajv. Styrelsen bör göra en ny medlemsundersökning. Styrelsen bör se till att det arrangeras på spelveckan. 11. Fastställande av årets medlemsavgift Beslut om hur mycket årets medlemsavgift ska vara på. 12. Fastställande av årets budget Budget 2012 Budgeten är beräknad på 20 bidragsberättigade medlemmar, ytterligare 5 icke bidragsberättigade medlemmar och en medlemsavgift på 150 kr. Alltså något högre medlemsantal jämfört med 2011.

I nkom st e r Medlemsavgifter 3250 (150kr * 20+5*50) Sverokbidrag 5200 (4000kr + 60kr *20) Sverok träffbidrag 3000 (150kr*20) Kommunbidrag: 2500 (5kr*10*50) Sum m a: 1 3950 U t gift e r Administration 500 Aktiviteter 2000 Bankkonto 300 Ev. flytt av rekvisita 2000 Förvaring på Torp Lajvarrangemang Lajvvapen 500 4000 2500 Lokal 1000 Rekvisita 3000 Sagostund 1500 Släp 600 Spelveckan & Marknad 1500 Tält 1000 Årsmöte Övningsboffervapen 750 500 Sum m a 2 1650 T ot a lt : 7 700 13. Stadgemässiga val Val av ordförande Val av vice ordförande Val av sekreterare Val av kassör Val av styrelseledamot Val av suppleant Val av revisor Val av valberedning Val av redaktör till Sagostund Val av webbansvarig Valberedningens förslag: Ännu ej inkommet 14. Övriga frågor Övriga frågor är motioner som inkommit efter motionsstopp eller andra frågor som man vill ta upp. Dessa frågor kräver 2/3 majoritet för att gå igenom

15. Mötets avslutande Mötet avslutas

Bilaga2 Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelse för 2011 2011 års styrelse bestod av: Gustav Andersson Niklas Ström Vidar Henning Teresa Eriksson Johan Falk Adrian Bergström Under året som gått så har LRS bytt lokal inte mindre än två gånger, först till Studenternas hus för att senare gå vidare till Spelets hus. Beslutet att slutgiltigen flytta till Spelets hus tog med stort och brett stöd från medlemmarna och vi hoppas att samarbetet med Spelets hus och Sverok väst ska bli framgångsrikt. Vi hade lite problem med att ordförande flyttade till annan ort för studier, men detta löstes med att suppleanten steg in och tog över arbetet Föreningens medlemar har varit på många lajv under året som gott. Det har varit ett brett utbud från många olika genrer bl a. Domen över Hjorvard, Sikanda, KiR, Lilla Lugnet, Död Mans Hand, Lucid Dream och Krigshjärta (4.5, 5 och 5.3) Vi har samarbetat med andra föreningar och har bl a. hjlälpt ALF med en äventyrsstig. Vi har även arrangerat själva, vi hade ett nybörjarlajv på stadsbiblioteket under spelveckan och framför allt så arrangerades Katarinas Arv som LRS stödde finansiellt och som många medlemar deltog på. Arbetet med tälten fortsatte och ytterligare sömnad har skett, det har även skett annat arbete med LRS rekvisita så som fixa tältpinnar och bofferpinnar. Vi har även köpt in sov paket och boffervapen. Medlemar från föreningen har deltagit på Sveroks riksmöte och Sverok västs årsmöte

Bilaga3 Ekonomiska berättelser Ekonomiska berättelse för 2011 Av Niklas Ström Vid början av året hade föreningen 17 240,13 kr. Resultatet för 2011 blev plus 4 555,89 kr. Med oss till 2012 har vi alltså 21 796,02 kr. Av dessa är 534,50 i handkassan och resten på det nya plusgirokontot. Det gamla Plusgirot avslutades i december 2011. Det var budgeterat för att föreningen skulle ha 30 betalande medlemmar, nu har vi haft 21 medlemmar och därmed blir inkomsterna för medlemsavgifter och Sverokbidrag något lägre än budgeterat. Sverokbidraget för 2011 får vi i början av 2012 och kommer bli 2720 kr, budgeterat för 2011 var 3200 kr. Sverokbidraget för 2010 som vi fick i början av 2011 var 5650 kr, budgeterat var 4000 kr. Sverok Träffbidrag gav oss 2800 kr vilket är drygt hälften av det budgeterade, detta är på grund av att potten tog slut under sommaren så vi hann bara få träffbidrag för vårterminen. För vårterminen fick vi 2792 kr i kommunbidrag. För höstterminen kommer vi i början av 2012 få ytterligare 1255 kr. Budgeterat var totalt 2500 kr. Det högre bidraget beror på att vi fick 1500 kr i ett startbidrag under våren. Att nämnas är också att det i år inte fanns något spelveckanbidrag. I år har det varit lite dåligt med aktiviteter på mötena och den enda aktivitet som kostat något är fixardagen i oktober. Ett flertal poster har som vanligt inte alls, eller bara till en liten del utnyttjats vilket hållt utgifterna nere. De största utgifterna har varit lajvarrangemangsstöd, inköp av boffervapen samt sovpaket. Kristinas Arv fick 1695 kr och minilajvet på biblioteket hade utgifter på 282 kr. Föreningen har än så länge betalat för 3 calimacilsvärd, 1977 kr. Vi har även köpt in ett antal svärd av annat märke men dessa har föreningen ännu inte betalat eftersom ingen ersättningsblankett har skickats in än. Tre sovpaket bestående av vardera tre filtar och två fårpälsar kassar har införskaffats för totalt 2289 kr, budgeterat var 2500 kr. LRS kassa har använts som buffert vid tre tillfällen: Domen över Hjorvard, Arkatia (Sikanda) och Krigshjärta V. För Krigshjärta V tog det dels lång tid innan sammanställningen var klar och skickades ut och det tog även lång tid därefter innan alla hade betalat in. Förutom det har det fungerat bra och vi har fått in alla fodringar.

Bilaga4 Ekonomiska berättelser(korrigerad) Ekonomiska berättelse för 2011 Vid början av året hade föreningen 17 240,13 kr. Resultatet för 2011 blev plus 4 555,89 kr. Med oss till 2012 har vi alltså 21 796,02 kr. Av dessa är 534,50 i handkassan och resten på det nya plusgirokontot. Det gamla Plusgirot avslutades i december 2011. Det var budgeterat för att föreningen skulle ha 30 betalande medlemmar, nu har vi haft 21 medlemmar och därmed blir inkomsterna för medlemsavgifter och Sverokbidrag något lägre än budgeterat. Sverokbidraget för 2011 får vi i början av 2012 och kommer bli 2720 kr, budgeterat för 2011 var 3200 kr. Sverokbidraget för 2010 som vi fick i början av 2011 var 5650 kr, budgeterat var 4000 kr. Sverok Träffbidrag gav oss 2800 kr vilket är drygt hälften av det budgeterade, detta är på grund av att potten tog slut under sommaren så vi hann bara få träffbidrag för vårterminen. För vårterminen fick vi 2792 kr i kommunbidrag. För höstterminen kommer vi i början av 2012 få ytterligare 1255 kr. Budgeterat var totalt 2500 kr. Det högre bidraget beror på att vi fick 1500 kr i ett startbidrag under våren. Att nämnas är också att det i år inte fanns något spelveckanbidrag. I år har det varit lite dåligt med aktiviteter på mötena och den enda aktivitet som kostat något är fixardagen i oktober. Ett flertal poster har som vanligt inte alls, eller bara till en liten del utnyttjats vilket hållt utgifterna nere. De största utgifterna har varit lajvarrangemangsstöd, inköp av boffervapen samt sovpaket. Kristinas Arv fick 1695 kr och minilajvet på biblioteket hade utgifter på 282 kr. Föreningen har än så länge betalat för 3 calimacilsvärd, 1660 kr. Vi har även köpt in ett antal svärd av annat märke men dessa har föreningen ännu inte betalat eftersom ingen ersättningsblankett har skickats in än. Tre sovpaket bestående av vardera tre filtar och två fårpälsar kassar har införskaffats för totalt 2289 kr, budgeterat var 2500 kr. LRS kassa har använts som buffert vid tre tillfällen: Domen över Hjorvard, Arkatia (Sikanda) och Krigshjärta V. För Krigshjärta V tog det dels lång tid innan sammanställningen var klar och skickades ut och det tog även lång tid därefter innan alla hade betalat in. Förutom det har det fungerat bra och vi har fått in alla fodringar.

Bilaga5 Revisionsberättelse Revisionsberättelse för Lajvsällskapet Romantiska Sagor 2011 Som revisor för LRS under 2011 har jag granskat föreningens räkenskaper samt hur styrelsen skött sitt uppdrag gällande föreningens ekonomi och verksamhet. Jag har granskat räkenskaperna i form av den ekonomiska berättelsen, den löpande bokföringen och ett urval av de kvitton och verifikationer som funnits. De delar jag har granskat har varit i ordning och korrekt bokfört. Det kan vara värt att notera att en mycket stor andel av de transaktioner som gjorts via kontot rör olika buffertar som kassören administrerar åt de grupper som utnyttjar systemet. Jag har även granskat om hur utgifterna har överensstämt med den budget som beslutades på förra årsmötet. Den största avvikelsen gäller det totala resultatet där årsmötet budgeterade för ett negativt resultat på 11 150 som istället blev ett positivt resultat på 4 555 kr. En avvikelse på mer än 16 000 kr är anmärkningsvärd. Det faktum att det är en del av en lång tradition av dålig budgetdisciplin från LRS:s styrelser gör det snarare mer anmärkningsvärt och är något som kommande styrelser och årsmöten bör fundera över. Inkomsterna under året blev något lägre än beräknat vilket gör att det positiva resultatet främst beror på att åtskilliga projekt inte genomförts och att budgetposter därmed inte utnyttjats. Posterna rekvisita, spelveckan samt gruppstöd har till exempel inte nyttjats alls och posterna aktiviteter, rekvisitaflytt, lajvvapen samt lajvarrangemang har pengar kvar att ta av. Vad gäller verksamhetsplanen har styrelsen genomfört mycket administrativt arbete under året. Man har även lyckats ordna en lokal och fixat kring det. Kopplat till föreningens kärnverksamhet har tälten inte sytts färdigt och inga övningsboffervapen har gjorts. Däremot har ett sovpaket och fler lajvvapen köpts in och ett nybörjarlajv har genomförts. Sammantaget anser jag att även om det fanns mer som hade kunnat göras har styrelsen skött sitt uppdrag väl. Jag finner ingen anledning till kritik mot styrelsens förvaltning av föreningens ekonomi. Jag rekommenderar årsmötet att bevilja den avgående styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2011. Goteborg 20120106 Malin Thorson Bilaga6 Motioner 9.1 Motion om uppdatering ad stadgarna Av: Styrelsen På förra årsmötet beslutades att styrelsen skulle göra en översyn av stadgarna. En sådan översyn har nu gjorts där grammatiska fel har rättats till. Andra ändringar av stadgarna som styrelsen vill yrka på är: Att 1: I 14, efter första stycket, lägga till följande stycke: Alla motioner som inkommit innan motionsstopp skall finnas med i kallelsen. Styrelsen skall meddela när motionsstopp är och hur motioner skall skickas in senast två veckor innan motionsstopp. Att 2: I 14 ändra dagordningen för ordinarie årsmöte

från: Följande ärenden skall alltid tas upp på årsmötet; 1. mötets öppnande 2. mötets behörighet 3. val av mötets ordförande 4. val av mötets sekreterare 5. val av två personer som skall justera protokollet 6. styrelsens verksamhetsberättelse för förra året 7. ekonomisk berättelse från förra året 8. revisorernas berättelse för förra året 9. ansvarsfrihet för förra årets styrelse 10. val av årets styrelse 11. val av årets revisor 12. val av årets valberedare 13. årets verksamhetsplan 14. fastställande av medlemsavgift 15. årets budget 16. övriga frågor 17. mötets avslutande till: Följande ärenden skall alltid tas upp på årsmötet; 1. mötets öppnande 2. mötets behörighet 3. val av mötets ordförande 4. val av mötets sekreterare 5. val av två personer som skall justera protokollet 6. styrelsens verksamhetsberättelse för förra året 7. ekonomisk berättelse från förra året 8. revisorernas berättelse för förra året 9. ansvarsfrihet för förra årets styrelse 10. motioner 11. årets verksamhetsplan 12. fastställande av medlemsavgift 13. årets budget 14. val av årets styrelse 15. val av årets revisor 16. val av årets valberedare 17. övriga frågor 18. mötets avslutande Att 3: I 18 ändra Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. till Vid lika röstetal har mötets ordförande utslagsröst. Motiveringen till Att 2 är att de som kandiderar till styrelsen bör veta vad de ska jobba med under året innan de blir valda eftersom man annars inte kan veta vilka förväntningar som finns.

9.2 Motion inköp av pennor och tröjor av Emelie Folkesson För ett antal år sedan köptes det in tröjor med tryck av LRS:logga. Nu har det gått några år och flera nya medlemmar har tillkommigt, därför anser jag att det är dags att köpa in nya tröjor, samt pennor och visitkort, detta även för att göra mer reklam för föreningen. Att 1: LRS ska köpa in stiftpennor och visitkort med LRS:s logga. Att 2: LRS ska köpa in tröjor med LRS:s logga. Att 3: tröjorna beställs för självkostnadspris, men föreningen sponsrar med 50kr per medlem. 9.3 Motion inköp av spjutmateriel av Vidar Henning motion om spjut Det har ju som bekant köpts in vapenunder året till föreningen och dessa har använts bland annat under Krigshjärta 5 och 5.3,samt varit utlånade till lite teaterverksamhet. Nu har vi haft ett gammalt spjut på bofferövningarna och insett att det är ganska effektivt. Så min motion är att föreningen införskaffar sig några spjutspetsar från calimacil. Dessa kostar i dagsläget 510 kr per styck och är av modellen med fjädrande skaft. Jag räknar med att kunna komma åt 10% rabatt, så 460 kr har jag räknat med. Sedan tillkommer en 70100 kr per spjut för skaftdelar. Eventuellt kan dessa priser sjunka i och med att KH kommer att ha stororder på dessa, samt att jag tagit i i överkant med skaftkostnaderna. Förslagen är som följande som årsmötet kan ta ställning till: Alt 1: LRS köper in 3 spjuthuvuden för ~1.400 kr samt skaftmaterial ~200300 kr. (~1.700 kr totalt) Alt 2: LRS köper in 4 spjuthuvuden för ~1.850 kr samt skaftmaterial ~300400 kr. (~2.200 kr totalt) Alt 3: LRS köper in 2 spjuthuvuden för ~920 kr samt skaftmaterial ~150200 kr. (~1.100 kr totalt) Ändringsyrkanden: Ta bort alla prisuppgifter ur att satserna. Jag förordar förslagen i den ordning jag skrivit dem. Dessutom uppmuntrar jag folk att betänka att vi inte har lyckats gå back sedan vi köpte paviljongen... Samt att vi faktiskt lånat ut vapnen vi har köpt in till medlemmar i föreningen. Bilaga7 Antagna motioner 9.1 Motion om uppdatering ad stadgarna Av: Styrelsen På förra årsmötet beslutades att styrelsen skulle göra en översyn av stadgarna. En sådan översyn har nu gjorts där grammatiska fel har rättats till. Andra ändringar av stadgarna som styrelsen vill yrka på är: Att 1: I 14, efter första stycket, lägga till följande stycke: Alla motioner som inkommit innan motionsstopp skall finnas med i kallelsen. Styrelsen skall meddela när motionsstopp är och hur motioner skall skickas in senast två veckor innan

motionsstopp. Att 2: I 14 ändra dagordningen för ordinarie årsmöte från: Följande ärenden skall alltid tas upp på årsmötet; 1. mötets öppnande 2. mötets behörighet 3. val av mötets ordförande 4. val av mötets sekreterare 5. val av två personer som skall justera protokollet 6. styrelsens verksamhetsberättelse för förra året 7. ekonomisk berättelse från förra året 8. revisorernas berättelse för förra året 9. ansvarsfrihet för förra årets styrelse 10. val av årets styrelse 11. val av årets revisor 12. val av årets valberedare 13. årets verksamhetsplan 14. fastställande av medlemsavgift 15. årets budget 16. övriga frågor 17. mötets avslutande till: Följande ärenden skall alltid tas upp på årsmötet; 1. mötets öppnande 2. mötets behörighet 3. val av mötets ordförande 4. val av mötets sekreterare 5. val av två personer som skall justera protokollet 6. styrelsens verksamhetsberättelse för förra året 7. ekonomisk berättelse från förra året 8. revisorernas berättelse för förra året 9. ansvarsfrihet för förra årets styrelse 10. motioner 11. årets verksamhetsplan 12. fastställande av medlemsavgift 13. årets budget 14. val av årets styrelse 15. val av årets revisor 16. val av årets valberedare 17. övriga frågor 18. mötets avslutande Att 3: I 18 ändra Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. till Vid lika röstetal har mötets ordförande utslagsröst.

Motiveringen till Att 2 är att de som kandiderar till styrelsen bör veta vad de ska jobba med under året innan de blir valda eftersom man annars inte kan veta vilka förväntningar som finns. 9.2 Motion inköp av pennor och tröjor av Emelie Folkesson För ett antal år sedan köptes det in tröjor med tryck av LRS:logga. Nu har det gått några år och flera nya medlemmar har tillkommigt, därför anser jag att det är dags att köpa in nya tröjor, samt pennor och visitkort, detta även för att göra mer reklam för föreningen. Att 1: LRS ska köpa in stiftpennor och visitkort med LRS:s logga. Att 2: LRS ska köpa in tröjor med LRS:s logga. Att 3: tröjorna beställs för självkostnadspris, men föreningen sponsrar med 50kr per medlem. Bilaga8 Styrelsens verksamhetsplan Verksamhetsplan 2012 Under 2012 verkar det som att Västsverige kommer att få ett nytt lajvområden under Allas Lajvförening (ALF), det ligger i LRS intresse att sammarbeta med detta projekt och styrelsen bör se över möjligheterna för detta och hur intresset från ALF är för att sammarbete. Vidare så bör styrelsen se över möjligheterna att flytta LRS hus och rekvisita från Torp till ALFs område. Arbetet med LRS gemensamma rekvisita fortsätter och det bör göras en inventering av rekvisitan och en uppdaterning av listan på hemsidan. Arbetet som påbörjats med övningsboffervapnen och tälten bör färdigsällas. Administrativs så ska firmatecknarna uppdateras och förningens polysis bör göras lättillgängliga. På grund av en öknade ålder hos medlemmarna och nya bidragsregler så behöver åldersfördelningen i föreningen ses över tillsammans med nyrekryteringen av ungdomen. Det bör arrangeras under spelveckan och föreningen ska uppmuntra till andra arrangemang från medlemarna så som mötesaktiviteter och lajvarrangemang. Det bör även arrangeras på spelveckan. Det bör även göras en medlemsundersökning för att se över vad medlemmarna vill att föreningen sk företa sig i framtiden. Sammanfattningsvis Styrelsen ska uppdatera firmatecknare. Styrelsen bör göra föreningens polysis lättillgängliga. Styrelsen bör se över möjligheterna att samarbeta med det nya området i Västsverige. Styrelsen bör se över möjligheterna att flytta LRS s hus och rekvistia från Torp. Styrelsen bör inventera och organisera LRS s rekvisita Styrelsen bör se till att övningsboffervapnen görs färdigt. Styrelsen bör se till att tälten sys färdigt. Styrelsen bör se över nyrekrytering med avseende på de nya bidragsreglerna. Styrelsen bör uppmuntra till arrangerande av mötesaktiviteter. Styrelsen bör uppmuntra till arrangerande av lajv och åkandet på lajv. Styrelsen bör göra en ny medlemsundersökning. Styrelsen bör se till att det arrangeras på spelveckan. Bilaga9 Ändringsförslag i verksamhetsplanen Andringsyrkande: Att1: Styrelsen bör göra en ny medlemsundersökning. stryks Att2: Att bör på punkt 3, 4, 8 och 9 ändras till ska

Att3: Att bör på punkt 6 ändras till ska Bilaga10 Modifierad verksamhetsplan Reviderad och antagen Det har inför årsmötet inkommit två verksamhetsplaner, vilka är presenterade nedan. Verksamhetsplan 2012 Under 2012 verkar det som att Västsverige kommer att få ett nytt lajvområden under Allas Lajvförening (ALF), det ligger i LRS intresse att sammarbeta med detta projekt och styrelsen ska se över möjligheterna för detta och hur intresset från ALF är för att sammarbete. Vidare så ska styrelsen se över möjligheterna att flytta LRS hus och rekvisita från Torp till ALFs område. Arbetet med LRS gemensamma rekvisita fortsätter och det bör göras en inventering av rekvisitan och en uppdaterning av listan på hemsidan. Arbetet som påbörjats med övningsboffervapnen och tälten bör färdigsällas. Administrativs så ska firmatecknarna uppdateras och förningens polysis bör göras lättillgängliga. På grund av en öknade ålder hos medlemmarna och nya bidragsregler så behöver åldersfördelningen i föreningen ses över tillsammans med nyrekryteringen av ungdomen. Det bör arrangeras under spelveckan och föreningen ska uppmuntra till andra arrangemang från medlemarna så som mötesaktiviteter och lajvarrangemang. Det bör även arrangeras på spelveckan. Sammanfattningsvis Styrelsen ska uppdatera firmatecknare. Styrelsen bör göra föreningens polysis lättillgängliga. Styrelsen ska se över möjligheterna att samarbeta med det nya området i Västsverige. Styrelsen ska se över möjligheterna att flytta LRS s hus och rekvistia från Torp. Styrelsen bör inventera och organisera LRS s rekvisita Styrelsen bör se till att övningsboffervapnen görs färdigt. Styrelsen bör se till att tälten sys färdigt. Styrelsen bör se över nyrekrytering med avseende på de nya bidragsreglerna. Styrelsen ska uppmuntra till arrangerande av mötesaktiviteter. Styrelsen ska uppmuntra till arrangerande av lajv och åkandet på lajv. Styrelsen bör se till att det arrangeras på spelveckan. Bilaga11 Budget Budget 2012 Budgeten är beräknad på 20 bidragsberättigade medlemmar, ytterligare 5 icke bidragsberättigade medlemmar och en medlemsavgift på 150 kr. Alltså något högre medlemsantal jämfört med 2011.

I nkom st er Medlemsavgifter 3750 (150kr * 20) Sverokbidrag 5200 (4000kr + 60kr *20) Sverok träffbidrag 3000 (150kr*20) Kommunbidrag: 2500 (5kr*10*50) Sum m a: 1 4450 U t gift er Administration 500 Aktiviteter 2000 Bankkonto 300 Ev. flytt av rekvisita 2000 Förvaring på Torp 500 Gruppstöd Lajvarrangemang Lajvvapen 2000 3000 840 Lokal 1000 Rekvisita 2000 Sagostund 1500 Släp 600 Spelveckan & Marknad 1500 Tält 1000 Årsmöte Övningsboffervapen 750 500 Sum m a 1 9990 T ot a lt : 5 540 Bilaga12 Ändringsförslag till budgeten Posten Gruppstöd tas bort antogs Posten "Lajvarrangemangsstöd" ökas från 3000 till 4000 antogs Posten "Rekvisita" ökas från 2000 till 3000 antogs Posten "Lajvvapen" ökas från 840 till 2500 antogs Posten "Sagostund" ökas från 1500 till 2000 avslogs Posten "Sagostund" sänks från 1500 till 1000 avslogs

Bilaga13 Modifierad budget I nkomst e r Medlemsavgifter 3250 (150kr * 20+5*50) Sverokbidrag 5200 (4000kr + 60kr *20) Sverok träffbidrag 3000 (150kr*20) Kommunbidrag: 2500 (5kr*10*50) Sum ma : 13950 U t gift er Administration 500 Aktiviteter 2000 Bankkonto 300 Ev. flytt av rekvisita 2000 Förvaring på Torp Lajvarrangemang Lajvvapen 500 4000 2500 Lokal 1000 Rekvisita 3000 Sagostund 1500 Släp 600 Spelveckan & Marknad 1500 Tält 1000 Årsmöte Övningsboffervapen 750 500 Sum ma 21650 T ot alt : 7700