Plats och tid Barn- och utbildningsförvaltningen, kl. 15.00 17.20 Beslutande Enligt särskild förteckning, sidan 2 Övriga närvarande Enligt särskild förteckning, sidan 2 Utses att justera Justeringens plats och tid Christer Grankvist Barn- och utbildningsförvaltningen 2014-08-11, kl. 17.15 Underskrifter Paragrafer 74-82 Sekreterare Magnus Henriksson Ordförande Margareta Nilsson Justerande Christer Grankvist Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag ANSLAG/BEVIS Organ Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2014-08-06 Datum för anslags uppsättande 2014-08-12 Datum för anslags nedtagande 2014-09-03 Förvaringsplats för protokollet Barn- och utbildningsförvaltningens arkiv Underskrift Magnus Henriksson
Beslutande: Håkan Rosenkvist (M) Margareta Nilsson (C) Sven Olsson (M) Christer Grankvist (S) Lennart Månsson (S) Övriga närvarande: --- Magnus Henriksson, sekreterare Bo Kristoffersson, förvaltningschef Andreas Mattsson, rektor Bo Erixon, IT-strateg Dick Nyström, ekonom
74 Information Rektor för särskola redogör för elevärende i särskolan och de svårigheter med finansiering av elevens fritidshemsverksamhet. Förvaltningschef och IT-strateg redogör för bakgrund till Datainspektionens (DI:s) tillsyn samt DI:s beslut i ärendet. Barn- och utbildningsförvaltningen planerar vara färdiga med justeringar av personuppgiftsbiträdesavtalen i slutet av september. Ekonom presenterar preliminär månadsrapport för juli. Förvaltningschef redogör för läget med asylmottagande, de ekonomiska ersättningarna från staten samt för de åtaganden som kommunen gör, men som inte ersätts från staten. Diskussion förs om hur statsbidragen ska fördelas inom kommunen. Förvaltningschef redogör för skrivelse från Skillinge Företagarförening och Samhällsföreningen Skillinge Leje ställd till bland andra barn- och utbildningsnämnden och barn- och utbildningsförvaltningen. Skrivelsen lämnar förslag på hur Skillinge skola kan användas. --- BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS ARBETSUTSKOTTS BESLUT Barn och utbildningsförvaltningen får i uppdrag att lämna svar på skrivelse från Skillinge Företagarförening och Samhällsföreningen Skillinge Leje.
75 Dnr 2013/14 Budget 2014 - månadsrapport juli Månadsrapport juli redovisas mot budget 2014. Preliminär månadsrapport juli lämnades ut vid mötet. BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS ARBETSUTSKOTTS BESLUT Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott lämnar ärendet öppet.
76 Dnr 2014/19 Redovisning av anmälningar till huvudmannen SL 6 kap 10 m.m. Vid vartannat möte i barn- och utbildningsnämnden redovisar förvaltningen anmälningar från förskolechef/rektor till huvudmannen om upplevda kränkningar i samband med verksamheten. Förvaltningen redovisar också anmälningar till Skolinspektion, BEO och till polisen. Enligt uppdrag från barn- och utbildningsnämnden 2014-05-14 53 redogör barn- och utbildningsförvaltningen för förvaltningens hantering av ett anmälningsärende till Skolinspektionen. Redovisning av anmälningar maj - juni Sammanställning bakgrund BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS ARBETSUTSKOTTS FÖRSLAG TILL BESLUT Barn- och utbildningsnämnden har tagit del av informationen. Barn och utbildningsnämndens arbetsutskott uppdrar åt förvaltningen att presentera förslag på hur redovisningen kan vidareutvecklas.
77 Dnr 2014/68 Frågor kring övertagande i Hammenhög Socialdemokraterna uppmärksammar i skrivelse till barn- och utbildningsnämnden överlåtandet av Hammenhögs skola till Hammenhögs Friskola ekonomisk förening. Socialdemokraterna vill se en redovisning av vad som överenskommits inför överlåtandet eftersom det cirkulerar en mängd rykten om hantering av inventarier och förbrukningsmateriel. Det ska också finnas irritation över upprustning av skolan inför övertagandet. Socialdemokraterna begär en redovisning av dessa kostnader och hur hyressättningen har påverkats av upprustningen. Barn- och utbildningsförvaltningen har varit i kontakt med samhällsbyggnadsförvaltningen för klargöranden. Skrivelse från (S) 2014-05-31 E-post från Ingvar Bengtsson 2014-06-09 BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS ARBETSUTSKOTTS FÖRSLAG TILL BESLUT Barn- och utbildningsnämnden uppdrar åt barn- och utbildningsförvaltningen att besvara skrivelsen till kommande möte med barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott, samt redovisa det övergångsavtal som träffats med Hammenhögs Friskola ekonomisk förening.
78 Dnr 2014/69 Redovisning av barnomsorgskön och vikten av att öka personaltätheten Socialdemokraterna vill se en redovisning av barnomsorgskön för att bedöma i vilken mån kommunen uppfyller beslutet om månadsgaranti. Socialdemokraterna föreslår också att förvaltningen får i uppdrag att beräkna kostnaderna för att kommunen ska nå upp till det nationella målet om 5,0 barn/årsarbetare och kunna ta hänsyn till dessa i arbetet med Budget 2015. Verksamhetens budgetprognos pekar på ett överskott på 300 tkr och bör förklaras då barnomsorgskön ökar. Skrivelse (S) 2014-06-04 Förvaltningens redovisning av barnomsorgskön 2014-07-28 BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS ARBETSUTSKOTTS FÖRSLAG TILL BESLUT Barn- och utbildningsnämnden uppdrar åt förvaltningen att besvara skrivelsens tre obesvarade att-satser till kommande möte i barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott.
79 Dnr 2014/62 Redovisa konsekvenser med anledning av bristfälliga köttleveranser; kvalitetsaspekter och uppsagt avtal. Socialdemokraterna har kommit in med skrivelse till barn- och utbildningsnämnden med anledning av att Ystads kommun, Tomelilla kommun, Simrishamns kommun och Sydskånska Gymnasieförbundet har sagt upp löpande köttavtal på färskt kött. Kommunerna och förbundet har på grund av otillfredsställande leveranser känt sig tvingade att avsluta samarbetet med upphandlad leverantör. Med anledning av detta ställer Socialdemokraterna flera frågor kring krav, garantier och konsekvenser när det gäller köttavtalet och begär en redovisning av den uppkomna situationen och att frågeställningarna besvaras. Skrivelse från Socialdemokraterna 2014-05-22 Beslut barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott 2014-06-04 71 Skrivelse från förvaltningen 2014-07-28 BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS ARBETSUTSKOTTS FÖRSLAG TILL BESLUT Barn- och utbildningsnämnden anser skrivelsen besvarad.
80 Dnr 2014/63 Molntjänst i skolan Användandet av molntjänster ökar kraftigt inom kommuner och i samhället i övrigt. Vid nyttjande av dessa tjänster är säkerhetsaspekten, när det gäller personuppgifter, viktig att ta hänsyn till. Till stöd för att skydda den enskildes integritet har riksdagen stiftat personuppgiftslagen (PUL). Det är barn- och utbildningsnämnden som har ansvar för att verksamheterna under nämnden inte bryter mot PUL barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig. Malmö kommun och Göteborgs kommun ligger i framkant när det gäller att använda molntjänster inom utbildningssektorn. Simrishamns kommuns avtal med molntjänstleverantören är i stort identiska med de avtal som dessa båda kommuner har upprättat. Datainspektionen (DI) har gjort en tillsyn för att bedöma i vilken mån barn- och utbildningsnämnden i Simrishamn uppfyller lagkraven i personuppgiftslagen (PUL) i de avtal som tecknats med molnleverantör. Barn- och utbildningsförvaltningen har lämnat skriftlig redovisning på DI:s frågeställningar och även överlämnat dokumentation i ärendet. Barn- och utbildningsförvaltningen har sedan hösten 2013 i stegrande omfattning använt tjänsten Google Apps for Education som ett pilotprojekt i verksamheterna. Tjänsten används enbart i undervisningen, i pedagogiskt syfte. Tack vare tjänsten underlättas elevernas arbete då de t.ex. kan hämta sina sparade dokument från vilken nätansluten dator som helst. Vidare skapas gynnsamma förutsättningar för kommunikation mellan enskilda elever och olika grupperingar som användarna bygger upp. För att kunna kommunicera med varandra och lagra arbetsmaterial i Google Apps for Education har det varit nödvändigt att överföra namn, personnummer och klass-/grupptillhörighet till vår leverantör av tjänsten. I och med att det sker en överföring av personuppgifter måste kommunen försäkra sig om att överförda uppgifter endast hanteras på ett det sätt som kommunen bestämmer och som är förenligt med kraven i PUL. Detta regleras i ett avtal mellan kommunen och leverantören, ett personuppgiftsbiträdesavtal. Från och med hösten 2014 är tanken att använda Google Apps for Education i skarpt läge. Barn- och utbildningsnämnden har i beslut BUN 2014-06-18 63 ställt sig bakom förvaltningens redovisade svar till DI. Då ytterligare handlingar i ärendet inkommit 2014-06-18, efter kallelsens utskick beslutade barn- och utbildningsnämnden hänskjuta vidare behandling till bunau 2014-08-06. Personuppgiftsombudet har därutöver inkommit med skrivelse 2014-07-03. Barn- och utbildningsnämnden föreslås inför starten göra bedömningen att behandlingen av personuppgifter i tjänsten Google Apps for Education uppfyller de krav som följer av PUL. Barn- och utbildningsnämnden föreslås också godkänna
Barn- och utbildningsnämndens Sammanträdesprotokoll 2014-08-06 80 forts Dnr 2014/63 användandet av molntjänsten i skarpt läge från hösten 2014, efter att hittills ha testats som pilotprojekt. Skriftlig redovisning överlämnad till DI, daterad 2014-05-20 (Distribuerades i kallelse till bunau och bun i juni 2014) Beslut barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott 2014-06-04 65 Beslut barn- och utbildningsnämnden 2014-06-18 63 Skrivelse Agneta Nilsson 2014-06-18 Skrivelse Agneta Nilsson 2014-07-03 Förslag Margareta Nilsson (C) föreslår följande beslutstext: Barn- och utbildningsnämnden beslutar att barn- och utbildningsförvaltningen återkommer med en redovisning av åtgärder som vidtagits med anledning av Datainspektionens beslut, att delegation som personuppgiftsombud övergår till förvaltningschef Bo Kristoffersson, att hemställa hos kommunstyrelsen att tillsätta ett centralt personuppgiftsombud med juridisk kompetens och som ansvarar för kommunens alla verksamheter samt att inlämnade skrivelser läggs till handlingarna. Christer Grankvist (S) föreslår följande beslutstext: Barn- och utbildningsnämnden beslutar att barn- och utbildningsförvaltningen återkommer med en redovisning av åtgärder som vidtagits med anledning av Datainspektionens beslut och att personuppgiftsombudets synpunkter beaktas. Beslutsordning Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott bifaller Margareta Nilssons förslag. BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS ARBETSUTSKOTTS FÖRSLAG TILL BESLUT Barn- och utbildningsnämnden beslutar att barn- och utbildningsförvaltningen återkommer med en redovisning av åtgärder som vidtagits med anledning av Datainspektionens beslut, att delegation som personuppgiftsombud övergår till förvaltningschef Bo Kristoffersson, att hemställa hos kommunstyrelsen att tillsätta ett centralt personuppgiftsombud med juridisk kompetens och som ansvarar för kommunens alla verksamheter samt att inlämnade skrivelser läggs till handlingarna.
81 Dnr 2014/43 Vilket är skolans område? Barn-och utbildningsförvaltningen har enligt beslut BUN 2014-04-09 36 fått i uppdrag att föreslå definition på skolornas områden och på hur detta kan tydliggöras. Skolor och förskolor är byggda på fastigheter som tillhör Simrishamns kommun. Fastighetsgränserna är i detta sammanhang inte till tillräcklig ledning, då fastigheterna i de flesta fall är större än vad som kan anses vara rimligt för skolans eller förskolans område. Barn och utbildningsförvaltningen har samrått med samhällsbyggnadsförvaltningen och detta har lett fram till bifogade förslag på områdesgränser. Samråd har också skett med respektive förskolechef/rektor. Vid de flesta förskolor och skolor begränsas det föreslagna området av staket, häck och buskar eller träd. I övriga fall utgörs de föreslagna gränserna av övergång från gräs till asfalt, gångbanor eller cykelbanor. För Nova Academy (skiss saknas) föreslås foajéns norra vägg vara områdesgräns. Föreslagna områdesgränser markerade med rosa linje i de fall de skiljer sig från fastighetsgräns, blå linje. Bilaga 1. Skolområdesgränserna tydliggörs dels genom att bifogad skiss anslås på anslagstavla på skolan/förskolan och att förskolans/skolans personal informeras om dessa minst en gång årligen vid arbetsplatsträff. Beslut barn- och utbildningsnämnden 2014-04-09 36 Kartor över förskolors och skolors områden. BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS ARBETSUTSKOTTS FÖRSLAG TILL BESLUT Barn- och utbildningsnämnden har tagit del av förslag till skolområdesgränser. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott uppdrar åt förvaltningen att ta fram kommunens tobakspolicy beslutad i kommunfullmäktige.
82 Övrigt Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott uppdrar åt förvaltningen att meddela kommunstyrelsens arbetsutskott (ksau) att presidiet har möjlighet att fortsätta dialogen med ksau onsdag 2014-09-03, kl.14.00. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott uppdrar åt förvaltningen att meddela berörda parter om tidschema onsdag 2014-09-10: Kl. 13.00 16.00 BUN deltar i utbildning med Marie Lundin. Kl. 16.00 17.00 BUNAU möter Revisionen Kl. 17.00 Möte BUNAU Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott uppdrar åt förvaltningen att undersöka möjligheten att förlägga möte barn- och utbildningsnämnden 2014-08-20 till Nova Academy.