Revisionsrapport Yvonne Lundin Granskning av delårsrapport 2013 Sölvesborgs kommun
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning 3 2.1 Bakgrund 3 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 3 2.3 Revisionskriterier 3 2.4 Metod 4 3 Granskningsresultat 5 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed 5 3.2 Resultatanalys 6 3.3 God ekonomisk hushållning 7 3.4 Nämndernas budgetuppföljning och prognos 8 Sölvesborgs kommun
1 Sammanfattande bedömning har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens delårsrapport för perioden 2013-01-01 2013-08-30. Uppdraget ingår som en obligatorisk del av revisionsplanen för år 2013. Syftet med den översiktliga granskningen är att ge kommunens revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som kommunfullmäktige fastställt. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlas. Resultatet för perioden är 15 mkr, vilket är 10 mkr lägre än motsvarande period föregående år (25 mkr). Prognosen för helåret pekar mot ett resultat på 6 mkr. en i delårsrapporten är att balanskravet kommer att uppfyllas. I resultatet och prognosen ingår inte de 14,5 mkr gällande återbetalning av tidigare inbetalda premier för AFA-försäkringar för åren 2005 och 2006. Enligt rekommendation från RKR (Rådet för kommunal redovisning) skall beloppet ingå som intäkt i prognosen för året som en jämförelsestörande post. Kommunfullmäktige (KF) har 2012-11-19 117 i Budget 2013 fastslagit kommunens finansiella mål och verksamhetsmål. De finansiella målen, fyra till antalet, omfattar perioden 2011-2014. Mål och visioner för hela kommunen med verksamhetsmål fastställdes under 2009. Målen redovisas under respektive nämnd. Målen är kopplade till handlingsplaner för 2013, vilka beslutats av respektive nämnd. De finansiella målen följs upp i delårsrapporten med bedömningen att avstämning av de finansiella målen mot periodens utfall och mot prognosen för hela året tyder på att målen avseende investeringsnivå och soliditet kan bli svårare att klara än resultatmålet. De verksamhetsmässiga målen (nämndsmålen) följs upp i begränsad omfattning av omsorgsnämnden och fritids- och kulturnämnden. Ingen uppföljning av målen görs utöver detta. Utifrån vår översiktliga granskning gör vi följande bedömning av kommunens delårsrapport: - Delårsrapporten är i huvudsak en ekonomisk uppföljning med fokus på budgetavstämning. I kombination med löpande månadsavstämningar under året utgör den en stabil grund då kommunens ekonomi ska bedömas. Vår erfarenhet sedan tidigare är att inga betydande budgetavvikelser på grund av detta brukar uppstå. Kompletteringsbudgetar under året bidrar också till att så blir fallet. - Enligt rekommendation från RKR (Rådet för kommunal redovisning) skall den utbetalning från AFA Försäkring för åren 2005 och 2006 som kommer Sölvesborgs kommun 1 av 9
verkställas under hösten 2013 anges i prognosen för helåret som en jämförelsestörande post i resultaträkningen, detta görs inte. I delårsrapporten anges hur mycket man kommer få utbetalt. - Vi bedömer att räkenskaperna i allt väsentligt ger en rättvisande bild av periodens resultat och ställning per den 31 augusti och har upprättats i enlighet med kommunal redovisningslag och följer i stort rekommendationer från normgivande organ. I några avseenden bedömer vi att delårsrapporten inte gör detta. Om det inte finns särskilda hinder ska det finnas jämförelser med föregående års delårsrapport och det görs inte konsekvent. I resultaträkning och kassaflödesanalys görs jämförelse med motsvarande period förra året, medan balansräkningens jämförelsetidpunkt avser helår 2012. - Vår samlade bedömning är att delårsrapporten, tillsammans med de månadsvisa budgetuppföljningarna, uppfyller syftet att ge kommunfullmäktige möjlighet att använda den som ett underlag för styrning, ledning och kontroll av kommunens verksamhet. Vi grundar vår bedömning på att rapporten innehåller en ekonomisk prognos för nämnderna och för kommunen totalt, samt uppgifter om verksamheternas utveckling. - Individ och familjeomsorgen (IFO) inom Barn och utbildningsnämnden prognostiserar negativt överskridande av budgetramen med 8 mkr. Anledningen till överskridandet beskrivs. Det återfinns inga handlingsplaner på hur underskottet skall återställas. Det är av vikt att nämnden vidtar åtgärder för reducera det prognostiserade underskottet. Övriga nämnder visar ett positivt utfall mot budget. - Sammanställd redovisning i likhet med den i årsredovisningen upprättas. Sölvesborgs kommun 2 av 9
2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommuner är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. KL 9 kap 9 a Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap. 20 a skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av fullmäktiges mål för ekonomi och verksamhet. 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om delårsrapporten ger svar på följande revisionsfrågor. Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i delårsrapporten. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 2.3 Revisionskriterier Kommunstyrelsen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten som enligt 8 kap 20 a KL ska behandlas av kommunfullmäktige. Granskningen av delårsrapporten innebär en bedömning av om rapporten följer: Kommunallagen och lag om kommunal redovisning God redovisningssed Fullmäktigebeslut avseende god ekonomisk hushållning Sölvesborgs kommun 3 av 9
2.4 Metod Granskningen har utförts genom: Intervjuer med berörda tjänstemän Analys av relevanta dokument Granskning av specifikationer och underlag till väsentliga balansposter i den omfattning som krävs för att i allt väsentligt säkerställa ett rättvisande resultat Översiktlig analys av resultaträkning samt resultatprognos för året Översiktlig analys av verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av fullmäktige fastställda målen Granskningen är inte lika omfattande som granskningen av årsredovisningen utan mer översiktlig. Granskningen är dessutom mer inriktad på analytisk granskning än på substansgranskning. Rapporten är faktagranskad av personal på ekonomikontoret. Sölvesborgs kommun 4 av 9
3 Granskningsresultat 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed Den upprättade delårsrapporten omfattar perioden januari augusti, vilket är i överensstämmelse med KRL där det sägs att delårsrapporten ska omfatta minst sex och högst åtta månader. Resultatet för perioden uppgår till 15 mkr (25 mkr). Delårsrapporten följer strukturen i kommunens årsredovisning och består av en förvaltningsberättelse samt resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys samt noter och upplysningar. Det upprättas även en sammanställd redovisning i separat rapport. Förvaltningsberättelsen redovisar på ett överskådligt sätt den ekonomiska utvecklingen, medan det saknas kommentarer om exempelvis befolkningsutvecklingen och viktiga händelser i kommunen 2013. Sjukfrånvaron har kortfattat kommenterats. I delårsrapporten lämnas prognos för helåret samt en kommentar om avstämning av balanskravet. Delårsrapporten är uppställd enligt lag och rekommendationer. Återbetalning från AFA försäkring har inte redovisats enligt rekommendationen som en jämförelsestörande post i prognosen för helåret. I delårsrapporten lämnas upplysning om beloppets storlek och att det inte tagits med i resultatet för delåret eller i prognos för helåret. Kommunen kommer att erhålla 14,1 mkr i återbetalning. - I vår översiktliga granskning har det, med reservation för det som beskrivs i föregående stycke, inte framkommit några omständigheter som tyder på att kommunens delårsrapport inte, i allt väsentligt, är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. - Vi anser att de premier som AFA beslutat återbetala inte redovisas enligt rekommendationerna. Enligt rekommendationerna bör återbetalningen redovisas i prognosen för 2013 om beloppets storlek går att räkna ut. Posten kan med stöd av rekommendation RKR 3.1 redovisas som jämförelsestörande. Vi anser, med stöd av detta att hela beloppet, 14,1 mkr, ska återfinnas i prognos för helåret, då beloppet är känt. - Granskningen visar att kommunens föreskrifter och anvisningar ger förutsättning för att delårsrapporten ska uppfylla de krav som KRL ställer. Vi gör även bedömningen att förvaltningsberättelsens innehåll i förhållande till fullmäktiges informationsbehov är tillfredsställande och att strukturen på delårsrapporten är överskådlig. Sölvesborgs kommun 5 av 9
- I delårsrapporten skall lämnas uppgifter om redovisningsprinciper, samt om dessa avviker mot redovisningsprinciperna i årsredovisningen 2012. Detta återges. Redovisningsprinciper är kortfattat återgivna och kan ytterligare utvecklas. - I KRL 9:3 står att begrepp och termer skall så långt det är möjligt stämma överens med dem som har använts i den senast framlagda årsredovisningen. Det ska finnas en röd tråd mellan delårsrapport, årsredovisning och budget. Vi noterar att jämförelse i balansräkningen görs för helåret 2012. Vi rekommenderar att kommunen till kommande delårsrapport jämför rapportens period med samma som föregående år (Se KRL 9:3). - Vi har granskat ett urval poster bl.a. periodiseringar som är gjorda i samband med delårsrapporten och konstaterar att väsentliga poster har periodiserats korrekt. 3.2 Resultatanalys Prognosen för helåret pekar på ett positivt resultat, 5,5 mkr före utbetalning av AFA medel 14,1 mkr. Budgeterat resultat innan kompletteringsbudget II uppgår till 249 tkr och resultatet för de första åtta månaderna uppgår till 15,4 mkr. Avvikelser i budgeterat resultat för helåret i jämförelse med prognos uppgår till 5 mkr. Avvikelserna beskrivs i driftsredovisningen. Avvikelsen beror bland annat på: Omsorgsnämnden visar ett bättre resultat med ca 5 mkr mellan budget och prognos. Detta beror på ett stort antal enskilda poster bland annat personalkostnaderna för hemtjänst, där hemtjänsttimmarna minskat motsvarande en minskad lönekostnad på ca 3 mkr och att LSS boende blivit försenat vilket innebär en lägre kostnader med ca 1 mkr. Finansnettot visar i prognosen 2 mkr bättre resultat än budgeterat, där återbäring från Cura Individutveckling för avgifter för 2012 har erhållits med ca 0,7 mkr och aktieutdelning har lämnats från Sölvesborgs Stuveri och Hamn AB med 1 mkr. Dessa finansiella intäkter är inte budgeterade. Barn- och ungdomsnämnden visar ett negativt utfall på helår i prognosen mot budget på 8 mkr, vilket främst beror på höga kostnader för placering av barn och ungdomar samt ökade socialbidrag. Personalomkostnader, d.v.s. arbetsgivaravgifterna har i budgeten beräknats med hela avgifter. Beräknad justering för reducerade avgifter för unga och gamla innebär en kostnadsreducering med ca 3 mkr. Sölvesborgs kommun 6 av 9
I nedanstående tabell redovisas utfallet för de första åtta månaderna 2013, prognos för utfallet för året samt avvikelsen mot budget. Utfall delår 2012 Utfall delår 2013 Prognos 2013 Avv. mot budget Resultaträkning mkr Verksamhetens intäkter 92 96 134 10 Verksamhetens kostnader -580-600 -906-7 Avskrivningar -18-19 -30 0 Verksamhetens -506-523 -802 3 nettokostnader Skatteintäkter 423 441 661 0 Statsbidrag 94 96 144 0 Finansiella intäkter 3 5 7 2 Finansiella kostnader -3-4 -5 0 Jämförelsestörande post 14 0 Resultat 25 15 5 5 Kommunens nettokostnader uppgår till 97% (98%) av skatteintäkter och generella statsbidrag per 31 augusti 2013. Prognosen innebär att nyckeltalet blir 99,6%. Detta innebär att kommunen fram till augusti klarat att bedriva den löpande verksamheten med skatteintäkter och statsbidrag och prognosen pekar på att så även kommer att ske för helåret 2013. Tillkommande AFA medel på 14,1 mkr finns inte med i beräkningarna. Utfallet för investeringarna uppgår till 36 mkr per augusti. Budgeten för helåret är 75 mkr, efter överföring från 2012 med 23,5 mkr, kompletteringsbudget I med 2,7 mkr och i samband med beslut om denna ett tilläggsanslag på 6 mkr. Investeringsutfallet är därmed i delårsbokslutet 48 % av årsbudgeten. Det görs en mycket översiktlig beskrivning av investeringsverksamheten i delårsrapporten. De största enskilda projekten som genomförts hittills avser bro över Sölvesborgsviken 4,3 mkr, förskola i Mjällby 15,4 mkr, tillbyggnad Hjortakroken 6,7 mkr, samt gatuarbeten Ljungaviken 3,2 mkr. Enligt prognosen kommer hela investeringsbudgeten att utnyttjas under 2013. - Vi bedömer att resultatanalys och presentation och analys av investeringsredovisningen bör utökas i kommande delårsrapporter. 3.3 God ekonomisk hushållning Kommunfullmäktige har 2012-11-19 117 i budget 2013 fastslagit kommunens finansiella mål och verksamhetsmål. De finansiella målen, fyra till antalet omfattar perioden 2011-2014. Kommunens har under 2009 fastställt mål och visioner för hela kommunen med verksamhetsmål. Målen redovisas under respektive nämnd. Sölvesborgs kommun 7 av 9
Målen är kopplade till handlingsplaner för 2013, vilka beslutats av respektive nämnd. De finansiella målen följs upp i delårsrapporten med bedömningen att avstämning av de finansiella målen mot periodens utfall och mot prognosen för hela året tyder på att målen avseende investeringsnivå och soliditet kan bli svårare att klara än resultatmålet. De verksamhetsmässiga målen (nämndsmålen) följs upp i begränsad omfattning av omsorgsnämnden och fritids- och kulturnämnden. Ingen uppföljning av målen görs utöver detta. Finansiella mål Kommunfullmäktige i Sölvesborg har beslutat om tre finansiella mål för god ekonomisk hushållning för 2011-2014: Det samlade resultatet under perioden skall, när kommunallagens balanskrav tillgodosetts, utgöra minst 10 mkr och avsättas för kommande pensionsutbetalningar. Investeringsnivån under perioden skall inte vara högre än de samlade avskrivningar, när investeringar i nya bostadsområden och rationaliseringsinvesteringar undantagits. Soliditeten skall 2014 vara på minst samma nivå som 2010, när investeringar i nya bostadsområden undantagits. - I delårsrapporten finns endast en summarisk avstämning mot kommunens finansiella mål att målen avseende investeringsnivå och soliditet kan bli svårare att klara än resultatmålet. Vi har ingen annan uppfattning. Mål för verksamheten Kommunfullmäktige har under 2009 fastställt mål och visioner för kommunen inom strategiska områden med inriktningsmål. Respektive nämnd redovisar sin måluppfyllelse. Till målen kopplas handlingsplaner för 2012. Omsorgsnämnden och fritids- och kulturnämnden lämnar i delårsrapporten en kortfattad kommuntar om uppföljning av sina mål och om de kommer att uppfyllas. Kommunstyrelsens verksamheter, barn- och ungdomsnämnden och samhällsbyggnadsförvaltningen lämnar inga kommentarer till sina mål. - Vi bedömer att styrelsens och nämndernas uppföljningar av sina mål varierar i omfattning och att det i kommande delårsrapporter bör finnas kommentarer från samtliga nämnder. 3.4 Nämndernas budgetuppföljning och prognos Prognosen för nämndernas driftredovisning 2013 visar att Individ och familjeomsorgen (IFO) inom barn och utbildningsnämnden prognostiserar negativt överskridande av budgetramen med 8 mkr. Övriga nämnder visar ingen eller Sölvesborgs kommun 8 av 9
positiv avvikelse i helårsprognosen. Största positiva avvikelsen visar omsorgsnämnden med 5,1 mkr. - Vi rekommenderar att kommunen i kommande delårsrapporter visar budget och prognos för helår för respektive nämnd i den tabell som finns i delårsrapporten, med avvikelse. I delårsrapporten visas endast avvikelserna. Att visa budgeterade kostnader kan öka förståelsen för stora avvikelser i prognos mot budget. - I förvaltningsberättelsen kommenteras kortfattat fritids- och kulturnämndens och omsorgsnämndens avvikelser mot budget med åtgärdsprogram. Samhällsbyggnadsförvaltningen och kommunledningens verksamheter lämnar inga kommentarer till sitt resultat. - I delårsrapporten saknas till viss del konkreta handlingsplaner hur underskotten ska återställas. Vi bedömer att nämndernas åtgärder för att de prognostiserade underskott skall återställas skall kommenteras i delårsrapporten. 2013-10-25 Yvonne Lundin Projektledare Nils Fredholm Uppdragsledare Sölvesborgs kommun 9 av 9