R EVISIONSRAPPORT NR 3/2007 Granskning av kommunens försäkringsskydd. Åstorps kommun Bengt Sebring, ordf. Tord Sturesson, 1:e v ordf. Stig Andersson, 2:e v ordf Nils Persson Bengt Joehns September 2007
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 SAMMANFATTNING...3 1 INLEDNING...4 1.1 Uppdrag och syfte...4 1.2 Metod...4 2 LAGSTIFTNING OCH REKOMMENDATIONER...4 3 ANSVAR OCH ORGANISATION FÖR FÖRSÄKRINGSSKYDDET I ÅSTORP...4 3.1 Försäkringsfrågorna...4 3.2 Risk- och skadeförebyggande arbete...5 3.3 Kommunassurans Syd...5 3.4 Kommentarer...5 4 RISKANALYS OCH SKADEFÖREBYGGANDE ARBETE...5 4.1 Kommunens riskarbete...5 4.2 Kommentarer...6 5 UPPHANDLING, OMPRÖVNING OCH ÖVERVÄGANDEN AVSEENDE FÖRSÄKRINGSSKYDDET...7 5.1 Upphandling...7 5.2 Omprövning...7 5.3 Överväganden...7 5.4 Kommentarer...8 6 KOMMUNENS FÖRSÄKRINGSSKYDD...8 6.1 Kommunförsäkring...8 6.2 Olycksfallsförsäkring...9 6.3 Motorfordonsförsäkring...9 6.4 Kostnader...9 6.5 Vad som inte är försäkrat...9 6.6 Kommentarer...9 BILAGA 1...11 Granskning av kommunens försäkringsskydd, september 2007 2
1 Sammanfattning Ernst och Young har av de förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommun fått i uppdrag att granska kommunens försäkringsskydd. Granskningens syfte är att ge revisorerna underlag för bedömning av kommunens skydd för skador och ersättningar. Våra kommentarer och förslag till fortsatt utveckling sammanfattas enligt följande: Organisationen för hantering av kommunens försäkringsskydd behöver stärkas och förtydligas. Idag är det operationella ansvaret för försäkringsfrågorna uppdelade på olika tjänstemän och handläggare, med respektive begränsade ansvarsbitar för upphandling m.m. Arbetsformer, en sammanhållen organisation och riktlinjer behöver utvecklas för att det sammantagna risk- och säkerhetsarbetet och arbetet med försäkringsfrågorna ska kunna hanteras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Kommunen har, genom avtal med försäkringsmäklare, inköpt ett stöd för att stärka den egna kompetensen på försäkringsområdet. Det är dock viktigt att kommunen också själv har organisation/kompetens för riskarbetet som är kopplat till försäkringsfrågorna, för att säkra ett proaktivt förhållningssätt till försäkringsmarknaden. I detta bör ingå att samarbetet med försäkringsmäklaren regelbundet omprövas/upphandlas. Det finns ändamålsenliga rutiner för omprövning av försäkringsskyddet. Tillsammans med försäkringsmäklare sker uppdatering av förändringar och behov inom verksamheterna inför varje upphandling och årligen. De årliga genomgångar av försäkringsskyddet som görs tillsammans med försäkringsmäklaren lägger en bra grund för ett ändamålsenligt försäkringsskydd. De självrisker som gäller för de tre viktigare försäkringarna som kommunen har tecknat; egendoms- ansvars- och olycksfallsförsäkringarna, ligger enligt uppgift lågt i jämförelse med andra jämförbara kommuner. Detta uppges vara beroende på ett för några år sedan aktivt riskanalys och skadeförebyggande arbete. Försäkringsfrågorna är intimt sammankopplade med det risk- och skadeförebyggande arbete som varje kommun bör bedriva. Ett effektivt sådant arbete har betydelse för minskning av risken för att skador och olyckor av olika slag ska inträffa, för minskning av risken för att kommunen att råka ut för ersättningar och skadestånd samt för kommunens möjligheter att få bättre villkor från försäkringsgivarna. Kommunen har, sett bakåt i tiden, haft ett aktivare riskanalys- och skadeförebyggande arbete, vilket bl.a. medverkat till att kommunen kunnat få förmånligare försäkringsvillkor. Det ter sig som om detta arbete till vissa delar under en tid har haft lägre intensitet. Ett förnyat riskanalysarbete har satts igång genom det arbete som bedrivs av räddningstjänsten och kris- och säkerhetssamordnaren samt den kartläggning som initierats genom Kommunassurans Syd. Det är viktigt att kommunen vidmakthåller ett aktivt riskarbete för att undvika skador och ersättningar och för uppfylla försäkringsgivarnas krav på dessa områden. Granskning av kommunens försäkringsskydd, september 2007 3
1 Inledning 1.1 Uppdrag och syfte Ernst och Young har av de förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommun fått i uppdrag att granska kommunens försäkringsskydd. Granskningens syfte är att ge revisorerna underlag för bedömning av kommunens skydd för skador och ersättningar. Frågor som ska besvaras är : Hur ser lagstiftning och rekommendationer avseende kommuners försäkringsskydd ut? Hur är kommunen skyddad mot skador, ersättningsanspråk m.m.? Vilka försäkringar finns och vad omfattar de? Vem har ansvaret för kommunens försäkringsskydd? Vad är inte försäkrat? Vilka överväganden har kommunen gjort avseende försäkringsskyddet? Hur ofta och på vilket sätt omprövas försäkringsskyddet? Hur har försäkringsskyddet upphandlats? Granskningen avgränsas till att gälla sakförsäkringar. 1.2 Metod Insamling och granskning av dokument som kan belysa frågeställningarna ovan. Intervjuer med kommunchef och övriga ansvariga för kommunens försäkringsskydd. 2 Lagstiftning och rekommendationer Det finns ingen lagstiftning som styr hur kommunerna ska utforma sitt försäkringsskydd. När det gäller motorfordon finns, liksom för alla som äger motorfordon, krav på trafikförsäkringar. Respektive kommun väljer själv vilken omfattning på försäkringsskyddet som ska gälla. 3 Ansvar och organisation för försäkringsskyddet i Åstorp 3.1 Försäkringsfrågorna Ansvaret för försäkringsskyddet ligger på kommunledningskontoret under kommunchefen. En ekonomicontroller hanterar en stor del av försäkringsfrågorna. De försäkringar som finns för kommunens personal hanteras av personalavdelningen. Vid tidpunkten för granskningen (juli 2007) kan ingen tjänsteman identifieras som handlägger dessa frågor. Granskningen aktualiserar frågan inom förvaltningen; efter genomförd organisationsförändring samt viss rotation på tjänster måste nu det operationella ansvaret för personalförsäkringsfrågorna tilldelas en tjänsteman. Granskning av kommunens försäkringsskydd, september 2007 4
3.2 Risk- och skadeförebyggande arbete Inom kommunen finns för närvarande inte någon tydligt definierad organisation för hur ett strukturerat arbete för att analysera inre och yttre risker i verksamheterna både i förhållande till försäkringsfrågorna såväl som i ett allmänt skadeförebyggande perspektiv. Det finns en kris- och säkerhetssamordnare som börjat arbeta utifrån de riskanalyser som enligt lagstiftningen 1 ska genomföras inom kommunens verksamheter. Dessutom utförs vissa övergripande riskanalyser tillsammans med försäkringsmäklare inför upphandlingar av försäkringar. Se nedan under 4. 3.3 Kommunassurans Syd Kommunen är delägare i Kommunassurans Syd Försäkring AB. Bakgrunden till att bolaget bildades var missnöje med de villkor som den sämre konkurrensen på försäkringsmarknaden gav till kommunerna. Idag är 39 kommuner delägare. Kommunassurans Syd deltar i de upphandlingar som de i bolaget ingående delägarkommunerna gör och med de produkter som kan erbjudas, dvs. egendomsförsäkring, ansvarsförsäkring, förmögenhetsbrottsförsäkring och fartygsförsäkring. Bolaget erbjuder inte försäkringar avseende olycksfall eller fordon, pga. att på dessa områden har det bedömts finnas en fungerande konkurrens och att behov av dessa produkter därför inte har funnits. I de senaste upphandlingarna av försäkringar, har Åstorps kommun antagit anbud från andra försäkringsbolag, varför kommunen för närvarande inte har försäkringsavtal med Kommunassurans Syd. 3.4 Kommentarer Organisationen för hantering av kommunens försäkringsskydd behöver stärkas och förtydligas. Idag är det operationella ansvaret för försäkringsfrågorna uppdelade på olika tjänstemän och handläggare, med begränsade ansvarsbitar för upphandling m.m. Arbetsformer, en sammanhållen organisation och riktlinjer behöver utvecklas för att det sammantagna risk- och säkerhetsarbetet och arbetet med försäkringsfrågorna ska kunna hanteras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. 4 Riskanalys och skadeförebyggande arbete 4.1 Kommunens riskarbete Som förut nämnts har kommunen tillsammans med Klippans kommun en anställd risk och sårbarhetssamordnare. Denne arbetar tillsamman med räddningstjänsten. För närvarande har ett arbete med ett riskanalysarbete påbörjats som omfattar hela kommunen. Arbetet kommer att fortsätta under hösten. Analyserna på respektive nämnd / verksam- 1 Lag (2003:778) om skydd mot olyckor (LSO) och Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LXO). Båda lagarna innehåller krav om riskanalyser (interna o externa) inom kommunen. Granskning av kommunens försäkringsskydd, september 2007 5
hetsområde kommer i ett senare skede att ligga till grund för ett fortsatt och eventuellt förstärkt skadeförebyggande arbete. Kommunassurans Syd har nyligen gått ut till alla sina delägarkommuner med en begäran om en riskanalys i kommunerna. Detta kommer i Åstorp att utföras i tretton fastigheter där kommunal verksamhet bedrivs. Syftet är att klarlägga styrkor och svagheter i risk- och säkerhetsarbetet och öka medvetenheten och kunskapen om att förebygga risker och olyckor. Förut har en s.k. kommunövergripande riskgrupp funnits i kommunen. Den har, efter omorganisation och byte på tjänster, inte fungerat under senare tid och inga möten har hållits. Det finns olika företag som erbjuder fördjupande riskanalyser av olika slag. För ett antal år sedan har enligt uppgift kommunen gjort överväganden om att köpa in en sådan tjänst. Det beslöts då att kommunen skulle avstå, då det vid tillfället bedömdes att kommunens eget riskinventeringsarbete var tillfyllest. Vid upphandlingar av nya försäkringar, går försäkringsmäklaren tillsammans med företrädare för kommunen igenom försäkringsskyddet. Det ingår även att uppdatera vilket riskanalysarbete och vilket skadeförebyggande arbete som kommunen har. Detta ligger bl.a. till grund för de premier och de självrisker som kommunen kan erbjudas av försäkringsgivarna. Kommunen för statistik över de skador som rapporteras in från hela kommunorganisationen. Detta har tills nyligen skötts av räddningstjänsten, men flyttas nu över till krisoch säkerhetssamordnaren. Statistiken redovisas varje tertial för Kommunstyrelsens arbetsutskott. För ett antal år sedan gjordes en grundligare sådan genomgång inför en upphandlingsomgång. Då konstaterades kommunen har ett väl utvecklat riskarbete, och det uppges att detta ligger till grund för de förhållandevis låga självrisker som kommunen nu har. 4.2 Kommentarer Försäkringsfrågorna är intimt sammankopplade med det risk- och skadeförebyggande arbete som varje kommun bör bedriva. Ett effektivt sådant arbete har betydelse för en minskad risk för att skador och olyckor av olika slag ska inträffa, med mänskligt lidande och kapitalförstöring som följd, en minskad risk för att kommunen ska råka ut för krav på ersättningar och skadestånd, både inom områden som täcks av försäkringar, men också områden som inte kan säkras genom försäkringar, de premier som försäkringsbolagen tar ut för olika former av försäkringar och nivåer på självrisker. Kommunen har, sett bakåt i tiden, haft ett aktivt riskanalys- och skadeförebyggande arbete, vilket medverkat till att kommunen bl.a. kunnat få förmånliga försäkringsvillkor. Det ter sig som om detta arbete till vissa delar under en tid har haft en lägre intensitet. Ett förnyat riskanalysarbete har satts igång genom det arbete som bedrivs av räddningstjänsten och kris- och säkerhetssamordnaren samt den kartläggning som initierats genom Kommunassurans Syd. Det är viktigt att kommunen vidmakthåller ett aktivt Granskning av kommunens försäkringsskydd, september 2007 6
riskarbete för att undvika skador och ersättningar och för uppfylla försäkringsgivarnas krav på dessa områden. 5 Upphandling, omprövning och överväganden avseende försäkringsskyddet 5.1 Upphandling Kommunen har tillsammans med de kommunala bolagen sedan flera år tillbaka ett avtal med ett försäkringsmäklarföretag, som sköter all upphandling av kommunens försäkringar samt rådgivning avseende riskhantering. Nuvarande avtal gäller från 2005-04-18 och tills vidare. Det utgår ett årligt arvode till försäkringsmäklaren (se under 6.4). Om denna skulle erhålla provision från försäkringsbolagen för sålda försäkringsavtal, ska dessa summor återbetalas till kommunen. Företaget har specialister som arbetar mot offentlig verksamhet. I uppdraget till mäklaren ingår s.k. grundtjänster, vilket innebär analys och hjälp till framtagande av förfrågningsunderlag vid upphandling. Det kan gälla t.ex. förslag på försäkringsomfattning, försäkringsbelopp och val av självrisknivå. I upphandlingsprocessen fastställs en tid- och handlingsplan. Mäklaren upprättar förslag till förfrågningsunderlag och kravspecifikationer och distribuerar dessa efter överenskommelse med kommunen. Preliminär utvärdering av inkomna anbud görs. Eventuella förhandlingar med anbudsgivarna och en slutlig utvärdering genomförs. Mäklaren handhar även försäkringsadministrationen, såsom granskning av fakturor, revidering av avtalen, m.m. Vidare handhar företaget skadeservice, information / utbildning och riskkonsulting. I intervjuerna framgår att kommunen är nöjd med samarbetet med försäkringsmäklaren, vilken anses underlätta arbetet med de mer komplicerade detaljer som finns inom försäkringsområdet. 5.2 Omprövning De omprövningar som görs avseende försäkringsskyddet, består idag av de överväganden som görs i samarbete med försäkringsmäklaren i samband med upphandling av nya försäkringar. S.k. förnyelsemöten hålls inför varje ny upphandling, då försäkringsvillkor, försäkringar i kommunens verksamheter och behov, samt status på riskarbetet gås igenom. Liknande årliga möten hålls mellan upphandlingarna. 5.3 Överväganden Den fråga som kan vara aktuell för kommunen att lyfta till politisk behandling är, enligt kommunförbundets och försäkringsmäklarens erfarenheter, frågan om skolbarnens försäkring. Efter den s.k. Göteborgsbranden, då det kom fram att flera av de ungdomar och deras familjer som drabbades inte hade någon egen försäkring, har vissa kommuner tagit beslut på att alla skolbarn ska vara försäkrade också utanför skoltid. För ett antal år sedan var frågan uppe till diskussion i Åstorps kommun. Beslutet blev den gången att inte försäkra skolbarnen efter skoltid, då denna kostnad ansågs för stor. Granskning av kommunens försäkringsskydd, september 2007 7
5.4 Kommentarer Kommunen har inköpt ett stöd för att stärka den egna kompetensen på försäkringsområdet. Det är viktigt att kommunen också själv har organisation/kompetens för riskarbetet som är kopplat till försäkringsfrågorna, för att säkra ett proaktivt förhållningssätt till försäkringsmarknaden. I detta bör ingå att samarbetet med försäkringsmäklaren regelbundet omprövas/upphandlas. Det finns ändamålsenliga rutiner för omprövning av försäkringsskyddet. Tillsammans med försäkringsmäklare sker uppdatering av förändringar och behov inom verksamheterna inför varje upphandling och årligen. 6 Kommunens försäkringsskydd 6.1 Kommunförsäkring Avtalet är tecknat med Trygg Hansa och gäller 2005-07-01 2008-06-30 med rätt till förlängning ett år. I avtalet anger försäkringsgivaren de skyddskrav och säkerhetsföreskrifter som ska gälla avseende kommunens säkerhetsarbete. I försäkringen ingår flera delförsäkringar: Egendomsförsäkring Avtalet omfattar alla fastigheter som kommunen äger eller ansvarar för. För byggnader och lösöre gäller fullvärdesklausul utom för museer, bibliotek och yrkesskolor (lösöre max 25 Mkr) och omfattar brand, inbrott, vatten och allrisk lösöre och allrisk byggnad. Självrisken för egendomsförsäkringen är 2 basbelopp 2 per skada. Ansvarsförsäkring Omfattar all verksamhet som får bedrivas av kommunen enligt kommunallagen. Gäller inom norden och vid tjänsteresor i hela världen. Försäkringen omfattar skadeståndskyldighet för person- och sakskada samt ren förmögenhetsskada och gäller för samtliga anställda och förtroendevalda. Den omfattar även personer som inte är anställda av kommunen men befinner sig i verksamhet anordnad av kommunen. Försäkringsbolaget åtar sig att utreda om skadeståndsskyldighet föreligger, att förhandla med den som kräver skadestånd, att föra kommunens talan vid rättegång och att betala skadestånd. Självrisken är 0,5 basbelopp Andra försäkringar som ingår i kommunförsäkringen är: entreprenadförsäkring, transportförsäkring, oljeskade- och cisternförsäkring, maskinförsäkring, följdskadeförsäkring, förmögenhetsbrottsförsäkring, skogsförsäkring, rättskyddsförsäkring, utställningsförsäkring, VD/styrelseansvarsförsäkring och tjänstereseförsäkring. 2 Basbeloppet är för år 2007 40 300 kr. Granskning av kommunens försäkringsskydd, september 2007 8
6.2 Olycksfallsförsäkring Försäkringsgivare är AIG och gäller 2007-07-01 2008-07-01. Den omfattar barn i familjehem, vuxna i familjehem, omsorgstagare/vårdtagare och barn/elever/personer i övrigt av kommunen anvisad plats hela dygnet runt. Under verksamhetstid gäller försäkringen för elever och barn i förskoleverksamhet, arbetslösa i arbetsmarknadspolitiska åtgärder, personer i arbetsträning, frivilliga i annan verksamhet som är anordnad av kommunen, socialbidragstagare i kommunal projekt, brandmän inom frivilliga brandkåren och deltagare i kommunala sysselsättningsprojekt. Försäkringen omfattar olycksfallsskada, läke- tandskade- och reskostnader, förstörda kläder, invaliditetsersättning och dödsfallsersättning. Försäkringen gäller utan självrisk. 6.3 Motorfordonsförsäkring Avtal är skrivet med Trygg Hansa och gäller 2006-07-01 2009-06-30 med rätt till förlängning ett år. Försäkringen är en helförsäkring och omfattar trafik- delkasko- och vagnskadeförsäkring. 6.4 Kostnader I det följande redovisas kostnader (enligt sammanställning från ekonomiavdelningen) för kommunens och de kommunala bolagens försäkringsskydd för år 2007 (ej personalförsäkringar). Försäkringsskyddet upphandlas gemensamt av kommunen och bolagen. Kommunens och bolagens kostnader för försäkringar år 2007 Försäkring Total premie år 2007 Kommunens kostnad Bolagens kostnad kommunförsäkring 900 611 kr 282 645 617 966 olycksfallsförsäkring 113 054 kr 113 054 motorfordonsförsäkring 275 848 kr 275 848 Kostnad totalt 1 285 513 kr 671 547 617 966 Arvode till försäkringsmäklaren är för år 2007 174 000 kr, vilket fördelas på kommunen (99 000) och bolagen (75 000). Bolagen har ingen olycksfallsförsäkring och upphandlar själv motorfordonsförsäkring, varför dessa kostnader inte redovisas ovan. 6.5 Vad som inte är försäkrat I försäkringarna ingår inte de skadeståndsanspråk som privata fastighetsägare kan rikta mot kommunen i samband med översvämning / vattenskador. Inga försäkringsbolag erbjuder idag sådana försäkringar. 6.6 Kommentarer De årliga genomgångar av försäkringsskyddet som görs tillsammans med försäkringsmäklaren lägger en bra grund för ett ändamålsenligt försäkringsskydd. De självrisker som gäller för de tre viktigare försäkringarna som kommunen har tecknat; egendomsansvars- och olycksfallsförsäkringarna, ligger enligt uppgift bland de lägre i jämförelse Granskning av kommunens försäkringsskydd, september 2007 9
med andra jämförbara kommuner. Detta uppges till delar vara beroende på ett för några år sedan aktivt riskanalys och skadeförebyggande arbete som möjliggjort att kommunen kunnat välja lägre självrisker. Det är av stor vikt att nivån på riskarbetet också fortsättningsvis är hög. Kostnaderna för försäkringsmäklarens tjänster har detta år (2007) kommit att överstiga fyra basbelopp vilket utgör gränsen för upphandling. Försäkringstjänsterna bör därför snarast upphandlas och det avtal som därefter ingås bör vara tidsbegränsat. Ett alternativ är också att kommunen överväger att själv utföra det arbete som idag är utlagt på försäkringsmäklare. I ett sådant övervägande bör vägas in det antal timmar som kommunen själv behöver för att utföra samma arbete och om det går att utföra till jämförlig kvalitet. Åstorp den 25 september 2007 Carina Hart Granskning av kommunens försäkringsskydd, september 2007 10
Källor Bilaga 1 Intervjuade tjänstemän Ulf Strömstedt, kommunchef Ingrid Johnson, chefsekonom Göran Tesfai-Skoglund, kris- och säkerhetssamordnare Thomas Johansson, räddningschef Annika Hansson, controller med ansvar för försäkringsfrågor i kommunen. Ingrid Malmsten, tillf. personalchef, delat (juli 2007) Therese Evertsson, tillf. personalchef, delat (juli 2007) Mikael Fors, VD Per Falkenborn, inköpssamordnare Andra intervjuade, referenspersoner Lena Dahlman, biträdande chefsjurist avdelningen för juridik, Svenska kommuner och landsting (SKL). Anders Orebrand, försäkringsmäklare Victoria VanEgmond, försäkringsmäklare Granskning av kommunens försäkringsskydd, september 2007 11