SKATTEFÖRVALTNINGEN Förskottsinnehållningsuppgifter år 2014 Informationstjänst 00052 SKATT 18.10.2013 Arbetslöshetskassor, Försäkringsbolag och deras ADB-servicecentraler samt Folkpensionsanstalten Diarienummer A49 /7101/2013 ÖVERLÄMNANDE AV FÖRSKOTTSINNEHÅLLNINGSUPPGIFTER FÖR ÅR 2014 Skatteförvaltningen kan i enlighet med 17 i lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter (1346/1999) lämna ut nödvändiga uppgifter om alla allmänt skattskyldiga personer för verkställandet av förskottsinnehållningen åt instans som betalar ut skattepliktiga sociala förmåner, utkomstskyddsförmåner för arbetslösa, försäkringsbaserade prestationer och andra motsvarande förmåner. Uppgifterna kan lämnas ut bara under förutsättning att den som begär dem har lagt fram en godtagbar utredning om vad uppgifterna används till och hur användningen av uppgifterna övervakas. Onödiga uppgifter skall förstöras och Skattestyrelsen underrättas om att uppgifterna har förstörts. Utlämnande av uppgifterna Uppgifterna utlämnas på cd eller genom direktöverföring. De som begär uppgifter på cd ges närmare anvisningar för hur uppgifter ansöks hos Skatteförvaltningen. Av informationssäkerhetsskäl sänder Skatteförvaltningen inte uppgifterna på datamedier per post. Beställning av uppgifterna Beställ förskottsinnehållningsuppgifter på cd med bifogad beställningsblankett (bilaga 1) eller med en fritt formulerad beställning. Begäran om direktöverföring av förskottsinnehållningsuppgifter ska lämnas via Ilmoitin- eller Tyvi-tjänsten. Det finns noggrannare information på adressen ilmoitin.fi och vero.fi / tyvi. För att använda tjänsten måste den som gör en direktöverföringsbegäran skaffa sig en avgiftsfri Katso-kod. Katso-koden får man på adressen yritys.tunnistus.fi. Om ni använder förskottsinnehållningsuppgifter via en ADB-servicecentral kan ADBservicecentralen göra beställningen centralt på uppdrag av de instanser som kommit överens om servicen. Skatteförvaltningen www.skatt.fi
2(3) Utredning som gäller datasekretess Instanserna som använder förskottsinnehållningsuppgifterna samt ADBservicecentralerna måste ge en utredning om datasekretessen till Skatteförvaltningen. Utredningen måste ges bara om ingen utredning getts tidigare eller om väsentliga förändringar skett i de uppgifter som getts. Blanketterna i bilaga 2 (utbetalare av förmåner) och bilaga 3 (ADB-servicecentraler) kan användas när utredningen ges. Utredningen kan också formuleras fritt. Utredningen som formuleras fritt måste ändå svara på de frågor som tas upp på blanketterna. Skickande av beställning och eventuell sekretessutredning Beställningen av cd och den eventuella sekretessutredningen ska skickas till Skatteförvaltningen senast 8.11.2013 till adressen: Skatteförvaltningen Informationstjänst 00052 SKATT Begäran om direktöverföring av förskottsinnehållningsuppgifter för skatteåret 2013 kan lämnas senast 31.1.2014 via Ilmoitin- eller Tyvi-tjänsten. ANVÄNDNING AV UTLÄMNADE UPPGIFTER Den som tar emot uppgifterna måste ta hänsyn till fölnde skyldigheter som ställs av lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter, lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och personuppgiftslagen: Uppgifterna som överlämnats för förskottsinnehållningen är sekretessbelagda I skyldigheten att iaktta sekretess ingår sekretessen och förbudet mot utnyttnde av uppgifter. Man får varken rö sekretessbelagda uppgifter till utomstående eller använda dem till egen eller någon annans fördel eller till någon annans nackdel. Skyldiga att iaktta sekretess är: o personer som verkställer förskottsinnehållningen o personer som arbetar för dessa o personer som utför uppdragsuppgifter Det är straffbart att bryta mot sekretessen Skatteförvaltningen www.skatt.fi
3(3) Uppgifterna får endast användas för verkställandet av förskottsinnehållning Användandet av uppgifterna till något annat är förbjudet (som t.ex. för direktmarknadsföring, kontroll av kunduppgifter eller verkställande av anställdas förskottsinnehållning). Användandet av uppgifterna måste vara övervakat och med övervakning i efterhand ska det gå att utreda: o vem som har använt de förskottsinnehållningsuppgifter som överlämnats o vems uppgifter som har frågats o när uppgifterna har frågats De överlämnade uppgifterna måste förstöras när de inte längre behövs för att verkställa förskottsinnehållningen. LAGRUM 1, 4, 17 i lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter (1346/1999) 22 och 23 i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) 5, 6, 7, 32 i personuppgiftslagen (523/1999) TILLÄGGSUPPGIFTER Tilläggsinformation om beställning och överlämnande av uppgifter ges av Överinspektör Heidi Oikarinen tfn 020 612 5288 / heidi.oikarinen(at)vero.fi). BILAGOR Bilaga 1: blankett för informationsbegäran Bilaga 2: utredningsblankett för utbetalare av förmåner Bilaga 3: utredningsblankett för ADB-servicecentraler Informationstjänstchef Ulla-Mai Heikkilä Överinspektör Heidi Oikarinen Skatteförvaltningen www.skatt.fi
BILAGA 2 Utredning av användningen, övervakningen och skyddet av uppgifterna Dnr A49/7101/2013 UTREDNING OM INTEGRITETSSKYDD En utredning enligt 17 i lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter (1346/1999) om hur användningen av uppgifterna som lämnats ut för förskottsinnehållningen övervakas och hur det säkerställs att uppgifterna inte används för något annat ändamål än verkställande av förskottsinnehållning. Utredningsgivare Organisationens namn Kontaktperson Vem förmedlar uppgifterna (ADB-servicecentralen)? Uppgifterna förmedlas inte via ADB-centralen Med hurdana åtgärder säkerställer ni att de angivna uppgifterna används för endast betalningen av förmåner? Har ni tagit hand om uppföljningen av användningen och sökningen (loggar)? Kan man i efterhand utreda vem som sökt efter uppgifterna, vems uppgifter man läst och när? Annat om uppföljning av loggarna Är personalen medveten om uppföljningen? Har organisationen en ansvarsperson som övervakar att uppgifterna används lagligt? Har principerna om användningen av uppgifterna och behörigheterna beskrivits i användarmanualerna?
Har personalen med sin underskrift fatställts att de är medvetna om sekretessen och påföljderna som åsamkas om sekretessen bryts? Har databehandlingen och säkerhetskopiorna skyddats fysiskt så att utomstående inte har tillträde till lokalerna? Hur förstör ni fjolårets förskottsinnehållningsuppgifter som ni inte längre behöver? Kan de onödiga uppgifterna förstöras helt så att det inte finns några säkerhetskopior av dem? När förstörs uppgifterna? 10. samt utredningsgivarens underskrift och namnförtydligande Underskrift Namnförtydligande Var god bifoga utredningen till uppgiftsbegäran eller skicka den separat till adressen: SKATTEFÖRVALTNINGEN Informationstjänster 00052 SKATT
BILAGA 3 Utredning av användningen, övervakningen och skyddet av uppgifterna dnr A49/7101/2013 UTREDNING OM INTEGRITETSSKYDD/ADB-SERVICECENTRALERNA En utredning enligt 17 i lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter (1346/1999) om hur användningen av uppgifterna som lämnats ut för förskottsinnehållningen övervakas och hur det säkerställs att uppgifterna inte används för något annat ändamål än verkställande av förskottsinnehållning. 1. Utredningsgivare Organisationens namn Kontaktperson 2. Till vilka håll förmedlas förskottsinnehållningsuppgifterna? 1 9 2 10 3 11 4 12 5 13 6 14 7 15 8 16 3. Med hurdana åtgärder säkerställer ni att de angivna uppgifterna förmedlas för endast verkställande av förskottsinnehållning? 4. Har ni tagit hand om uppföljningen av användningen och sökningen (loggar)? Kan man i efterhand utreda vem som sökt efter uppgifterna, vems uppgifter man läst och när? Annat om uppföljning av loggarna Är personalen medveten om uppföljningen? 5. Har organisationen en ansvarsperson som övervakar att uppgifterna används lagligt?
6. Har principerna om användningen av uppgifterna och behörigheterna beskrivits i användarmanualerna? 7. Har personalen med sin underskrift fastställts att de är medvetna om sekretessen och påföljderna som åsamkas om sekretessen bryts? 8. Har databehandlingen och säkerhetskopiorna skyddats fysiskt så att utomstående inte har tillträde till lokalerna? 9. Hur förstör ni fjolårets förskottsinnehållningsuppgifter som ni inte längre behöver (dvs. uppgifter som ni inte har använt)? Kan de onödiga uppgifterna förstöras helt så att det inte finns några säkerhetskopior av dem? När förstörs uppgifterna? 10. samt utredningsgivarens underskrift och namnförtydligande Underskrift Namnförtydligande Var god bifoga utredningen till uppgiftsbegäran eller skicka den separat till adressen: SKATTEFÖRVALTNINGEN Informationstjänster 00052 SKATT
Beställningsblankett Förskottsinnehållningsuppgifter 2014 dnr A49/7101/2013 BESTÄLLARE Beställarens namn Kontaktperson Kontaktpersonens e-postadress Adress Kontaktpersonens telefonnummer BESTÄLLNING AV UPPGIFTER Utbetalaren av förmåner beställer uppgifterna själv Beställningen har befullmäktigats av fölnde instanser: 1 9 2 10 3 11 4 12 5 13 6 14 7 15 8 16 FÖRSKOTTSINNEHÅLLNINGSUPPGIFTERNAS ANVÄNDNINGSÄNDAMÅL UPPGIFTERNA ÖVERLÄMNAS PÅ CD UTREDNING OM ANVÄNDNING OCH ÖVERVAKNING AV FÖRSKOTTSINNEHÅLLNINGSUPPGIFTER Utredningen har skickats tidigare Utredningen har bifogats med uppgiftsbegäran Utredningen skickas separat DATUM SAMT UNDERSKRIFT OCH NAMNFÖRTYDLIGANDE AV BESTÄLLARENS REPRESENTANT Underskrift Namnförtydligande Vad god skicka blanketten undertecknad till adressen: SKATTEFÖRVALTNINGEN Informationstjänster 00052 SKATT