MEDDELANDE 1 (6) Kontrollavdelningen Pvm/Datum/Date Dnro/Dnr/DNo ÖVERVAKNING AV FRAKT- OCH UNDERENTREPRENADARBETE I de årliga produktionskontrollerna av ekologisk produktion har det från ingången av 2012 införts en ändring som rör kontroller av fraktarbete och underentreprenadverksamheter. Tidigare har såväl huvudmannen som underentreprenadföretaget hört till ekokontrollen och granskats som separata övervakningsobjekt. I fortsättningen granskas fraktarbetet och underentreprenadverksamheterna som ett led i huvudmannens verksamhet. Ett undantag är de fraktblandare som hör till kontrollsystemet för foder. Fraktblandarna ska höra till systemet för kontroll av ekologiskt foder om de framställer ekofoder för ekogårdar. Nedan har vi sammanställt information om vad ändringen för med sig i praktiken. Ändringen i ett nötskal Tidigare har såväl huvudmannen som underleverantören hört till ekokontrollen som separata aktörer och granskats årligen som separata övervakningsobjekt. Tillsynsmyndigheten har inte sänt resultatet, inspektionsberättelsen eller beslutet som rör en kontroll som utförts hos underleverantören till huvudmannen för kännedom. Från början av detta år har praxis ändrats så att enbart huvudmannen är självständig aktör i samband med övervakningen och de ekologiska verksamheter som underleverantören har fått i uppdrag granskas som ett led i huvudmannens verksamhet. Underleverantörerna granskas således inte längre som självständiga övervakningsobjekt. Underleverantören behöver inte höra till kontrollen, om denne inte bedriver ekoverksamhet för egen räkning. Under kontrollen på underleverantörens verksamhetsställe går man igenom de ekologiska verksamheter som underleverantören fått i uppdrag av huvudmannen och kontrollerar att verksamheterna uppfyller bestämmelserna. Kontrollresultatet, inspektionsberättelsen och beslutet om kontrollen skickas till huvudmannen. Kontrollbesöket faktureras av huvudmannen. Vad är fraktarbete och underentreprenadverksamheter? Aktören (huvudmannen) lägger genom ett avtal ut en del eller all sin ekoverksamhet till en annan gårdsbruksenhet eller ett utomstående företag(underleverantör) för att utföras som underentreprenad. Äganderätten till ekoprodukten förblir hos huvudmannen under hela tiden för underentreprenadverksamheten. Underentreprenadverksamheter som läggs ut inom ekologisk produktion hör samman med produktion, tillverkning eller import av ekoprodukter. Underentreprenadverksamheter kan till exempel vara att låta mala mjöl av spannmål i en ambulerande kvarn eller att lagra produkter i ett utomstående företag. Modellfall som gäller underentreprenad ingår i punkten Exempel på underentreprenad.
MEDDELANDE 2 (6) Är du huvudman? Ändringen ger ökade valmöjligheter För huvudmännens vidkommande innebär ändringen att huvudmännen från början av detta år får låta underleverantörer som inte hör till ekokontrollen utföra frakt- och underentreprenadarbeten. Detta underlättar anskaffningen av frakt- och underentreprenadarbete i huvudmannens närområde och gör det möjligt att anlita flera olika underleverantörer. Eftersom underleverantörerna inte hör till ekokontrollen behövs inget bevis över behörigheten inom övervakningen då man avtalar om frakt- och underentreprenadarbete. Huvudmannen meddelar om frakt- och underentreprenadarbetet Även om underleverantörerna inte hör till ekokontrollen måste det gå att kontrollera de underentreprenadverksamheter de utför åt huvudmannen. I samband med att huvudmannen ansluter sig till kontrollen, då underleverantörerna blir fler eller byts ut måste huvudmannen meddela tillsynsmyndigheten vilka underleverantörer han anlitar och vilka ekoverksamheter som lagts ut till dem. Anmälan ska göras innan verksamheten inleds. Blanketten kan skrivas ut på sidan Evira.fi (Blanketter och anvisningar > Ekologisk produktion > Anmälningar till tillsynsmyndigheterna). Det är bra att se till att uppgifterna är aktuella. Om det vid ekokontrollen upptäcks att huvudmannens samtliga verksamheter inte har kunnat granskas kan man i samband med övervakningen bestämma om marknadsföringsförbud mot sådana produkter för vilka det inte har kunnat säkerställas att de är ekologiskt producerade. Ekoplanerna ska uppdateras Uppgifterna om underleverantörer inkluderas i huvudmannens ekoplan. Också ändringar i verksamheten uppdateras i planen. I huvudmannens ekoplan ska för underentreprenadens vidkommande ingå samma uppgifter som förut; vilka underleverantörerna är, vilka ekoverksamheter de utför för huvudmannens räkning och vilka tillsynsmyndigheter eller övervakningsorgan som övervakar dessa verksamheter. Närmare information om uppgörandet av ekoplanen i fråga om underentreprenad ingår i anvisningen för ekoplan som finns på webbplatsen Evira.fi i punkten Blanketter och anvisningar. Huvudmannen ska be underleverantören om en skriftlig förbindelse om övervakning av verksamheterna i samband med ekologisk produktion. Huvudmannen fogar förbindelsen till sin egen ekoplan. Förbindelsen kan vara fritt formulerad. En modellförbindelse finns som bilaga till detta brev. Vidare, om kontrollen på huvudmannens och underleverantörens verksamhetsställen utförs av olika tillsynsmyndigheter eller övervakningsorgan ska huvudmannen för sin egen och sina underleverantörers räkning foga till ekoplanen ett samtycke till att tillsynsmyndigheterna/ övervakningsorganen sinsemellan får byta information om kontrollresultaten (se Exempel på underentreprenad nr. 5 och 7). I medgivandet specificerar huvudmannen också på vilket sätt informationsutbytet kan genomföras.
MEDDELANDE 3 (6) Bokföringen uppgörs på enhetsnivå För säkerställandet av spårbarheten ska bokföringen över produktflöden uppgöras på enhetsnivå inom alla produktions-, tillverknings- och distributionsskeden som hör samman med ekoverksamheten. Underleverantörens verksamhetsställe betraktas som huvudmannens separata produktions- eller tillverkningsenhet, och av den orsaken ska bokföringen för underentreprenadverksamheternas del uppgöras så att produkterna som anländer till och lämnar enheten går att spåra till leverantörerna, säljarna, mottagarna och köparna. Även om underleverantören gör upp bokföringen har huvudmannen ansvaret för verifieringen av att bokföringen är tillräcklig för att garantera spårbarheten. Kontrollbesök för huvudmannens räkning Under kontrollen på underleverantörens verksamhetsställe går man igenom de ekologiska verksamheter som underleverantören fått i uppdrag av huvudmannen att utföra och kontrollerar att verksamheterna uppfyller bestämmelserna. Kontrollresultatet, inspektionsberättelsen och beslutet om kontrollen skickas i fortsättningen alltid till huvudmannen. Tidigare skickades kontrollresultatet inte till huvudmannen för kännedom, om det inte upptäcktes några överträdelser under kontrollen. Kontrollbesöket faktureras av huvudmannen (se punkten Kostnaderna för kontrollbesöket). Är du underentreprenör? I fortsättningen behöver en underleverantör inte höra till kontrollen om denne inte har ekoverksamhet som bedrivs för egen räkning. Ekoverksamheter som ni fått i uppdrag att utföra granskas för er huvudmans räkning. Om ert företag endast utövar underentreprenad kan ni utträda ur ekokontrollen om ni så önskar. Anmälan om utträde görs skriftligen. Blanketten kan skrivas ut på webbplatsen Evira.fi (Blanketter och anvisningar > Ekologisk produktion > Anmälningar till tillsynsmyndigheterna). Som underleverantör behöver ni framöver inte göra upp en ekoplan eller uppdatera den. När det gäller underentreprenaden i ekoplanen är huvudmannen ansvarig för uppgörandet och uppdateringarna. Underleverantörer som inte har egen ekoverksamhet eller egna ekoprodukter får i fortsättningen inget beslut om den ekoverksamhet de bedriver åt sin huvudman. Underleverantörerna får inte heller det bevis över behörigheten inom övervakningen som skickas med beslutet. Inspektionsberättelsen och kontrollbeslutet ges i fortsättningen bara till huvudmannen. Kontrollbesöket faktureras av huvudmannen. Även om ni i fortsättningen inte hör till ekokontrollen i egenskap av självständig aktör kan ni fortfarande erbjuda frakt- och underleverantörstjänster till aktörer inom ekosektorn. Då ni avtalar om frakt- eller underleverantörsarbete behövs inte längre något bevis över behörigheten inom övervakningen. I egenskap av underleverantör ska ni liksom tidigare ge er huvudman en skriftlig förbindelse om övervakning av verksamheterna inom ekologisk produktion. Huvudmannen fogar förbindelsen till sin egen ekoplan. Förbindelsen får formuleras fritt. En modellförbindelse finns som bilaga till detta brev.
MEDDELANDE 4 (6) Kontrollbesök hos underleverantören Underleverantören och ekoinspektören kommer sinsemellan överens om kontrollbesöket som gäller frakt- och underentreprenadarbete. Om underleverantören har flera huvudmän kontrolleras om möjligt allas verksamheter under samma kontrollbesök. Underentreprenadföretaget verifierar berättelsen i egenskap av representant för sina huvudmän. Om huvudmannen så önskar kan denne delta i kontrollen vid underentreprenadföretaget. Då granskas endast denne huvudmans underentreprenadverksamheter. Inget separat beslut fattas om kontrollen. Kontrollresultatet beaktas då man fattar beslut om huvudmannens produktionskontroll. En kopia av inspektionsberättelsen skickas till huvudmannen tillsammans med beslutet. Om det upptäcks brister eller överträdelser i verksamheten riktas kraven på korrigerande åtgärder till huvudmannen. Kostnaderna för kontrollbesöket Kostnaderna för kontroll av frakt- och underentreprenadarbete tas ut per timme av aktörer som hör till kontrollsystemen för utsäde och plantmaterial, foder och livsmedel. Av aktörer som hör till kontrollsystemet för jordbruksproduktion och som huvudsakligen förädlar gårdens egna produkter tas ingen avgift ut. Kontrollen faktureras av huvudmannen. Om ett underentreprenadföretag har flera huvudmän som kontrolleras under ett och samma besök delas kostnaden för kontrollen upp mellan huvudmännen. Ett kontrollbesök hos både underleverantören och huvudmannen kostar 101 euro/timme från och med 1.1.2012. För en kontroll hos underleverantören uppbärs ingen grundavgift för produktionskontroll. Ett sammandrag av prislistan för ekokontroll finns på webbplatsen Evira.fi i punkten Sakenheter > Ekologisk produktion > Tillsynen > Prislista.). Bra att komma ihåg då man avtalar om underentreprenad Huvudmannen underrättar tillsynsmyndigheten om frakt- och underentreprenadarbetet ber underleverantören om en förbindelse om ekokontroll på underleverantörens verksamhetsställe ansvarar inför ekokontrollen för att verksamheten utförs enligt bestämmelserna och för att bokföringen görs upp på enhetsnivå ger vid behov för sin egen och underleverantörens räkning samtycke till informationsutbyte som gäller resultatet av ett kontrollbesök som utförts hos underleverantören gör upp och uppdaterar ekoplanen också i fråga om underentreprenaden Underleverantören förbinder sig till ekokontrollen ansluter sig till ekokontrollen bara om han producerar, tillverkar, lagrar eller importerar ekoprodukter i eget namn
MEDDELANDE 5 (6) Exempel på underentreprenad Torkning och lagring av ekospannmål 1) En ekoodlare torkar och lagrar spannmål i en annan ekogårds spannmålstork. Bägge hör till ekokontrollen och ansvarar för sin egen del för att ekokraven uppfylls. 2) En ekoodlare torkar och lagrar spannmål i lantmannaföreningens spannmålstork i vilken han är delägare. Torken hör via odlaren till ekokontrollen och odlaren är själv ansvarig för att ekokraven uppfylls i spannmålstorken. Det är inte fråga om fraktarbete eftersom odlaren själv torkar spannmålen. Verksamheten har beskrivits i ekoplanen. 3) En ekoodlare torkar och lagrar spannmål i en konventionell gårds spannmålstork. Den konventionella gården sköter torkningen och spannmålshanteringen. Den konventionella gården ger ekoodlaren en skriftlig förbindelse där den konventionella gården åtar sig att följa ekokraven i fråga om torkning och lagring. Åtskiljandet av produkterna under torkning och lagring har beskrivits i ekoplanen. Ekoodlaren ansvarar för att ekokraven uppfylls under torkning och lagring. Lagringen granskas i samband med ekokontrollen. Tillverkning och lagring av livsmedel 4) En ekoodlare tillverkar mos av ekologiska rotfrukter i den lokala skolans utrymmen och med skolans utrustning. Odlaren har själv hand om alla skeden i tillverkningen och lagrar produkterna i sina egna lokaliteter. Det är inte frågan om fraktarbete eftersom odlaren själv tillverkar produkterna. Odlaren ansvarar för att ekokraven uppfylls. Verksamheten har beskrivits i ekoplanen. Skolan behöver inte åta sig att följa ekokraven och inte höra till ekokontrollen. 5) En jordbrukare låter slakta ekologiskt uppfödda djur i ett närbeläget slakteri varifrån de skickas tillbaka till gården. Evira avlägger kontrollbesöket i slakteriet. Jordbrukaren ska höra till ekokontrollen och i sin ekoplan uppge var produktionsdjuren slaktas och att slakten övervakas av Evira. Slakteriet hör inte till kontrollen eftersom det inte bedriver ekoverksamhet för egen räkning. Huvudmannen ger för sin egen och underleverantörens del samtycke till informationsutbyte. 6) Ett lagerföretag lagrar ekoprodukter för ett företag i livsmedelsbranschen. Företaget i livsmedelsbranschen ska höra till kontrollen och lagringen i lagerföretaget övervakas. Lagerföretaget hör inte till kontrollen. 7) Ett ekolivsmedelsföretag som tillverkar ekologiska livsmedel låter tillverka ekoprodukter i ett företag som ligger i en annan medlemsstat. Det finländska ekolivsmedelsföretaget meddelar om sin verksamhet till den behöriga tillsynsmyndigheten i den berörda medlemsstaten och ordnar med övervakningen av underentreprenadarbetet. I sin ekoplan uppger det finländska ekolivsmedelsföretaget underleverantörens kontaktuppgifter och den tillsynsmyndighet/ det övervakningsorgan som övervakar underleverantörens tillverkningsverksamhet. Desssutom ger livsmedelsföretaget för sin egen och underleverantörens räkning sitt samtycke till att Evira och den myndighet/det organ som övervakar underleverantörsarbetet i den andra medlemsstaten kan utbyta information om övervakningen sinsemellan.
MEDDELANDE 6 (6) Fraktblandning av foder 8) För att fraktblandare ska få tillverka ekofoder på ekogårdar förutsätts att de hör till kontrollsystemet för ekofoder. Ett krav för att få höra till kontrollsystemet för ekofoder är en årlig kontroll på ort och ställe. Vid Evira ansvarar fodersektionen vid enheten för foder- och gödselkontroll för övervakningen. Import 9) Ett ekolivsmedelsföretag importerar ekoprodukter från länder utanför EU. Importören anlitar ett speditionsföretag som representant för importen. Speditionsföretaget behöver inte höra till ekokontrollen. Importören ger i sin ekoplan en beskrivning av importverksamheten som utförs som underentreprenad.