REGLEMENTE för Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuners gemensamma lönenämnd Gällande från och med 2014-01-01 Antaget av kommunfullmäktige i Lysekils kommun 2013-11-28 160 Antaget av kommunfullmäktige i Munkedals kommun 2013-10-31 70 Antaget av kommunfullmäktige i Sotenäs kommun 2013-11 -14 99
Innehåll Innehåll... 2 1 Organisationstillhörighet... 3 2 Lönenämndens uppgift och ansvarsområde... 3 3 Förändring av lönenämndens ansvarsområde... 3 4 Ledning, styrning och uppföljning... 3 5 Relation till utomstående... 4 6 Yttranden och upplysningar... 4 7 Lönenämndens sammansättning... 4 8 Ordförande och vice ordförande... 4 9 Ordförandes och vice ordförandes uppgifter... 4 10 Sammanträden... 4 11 Administrativt stöd... 4 12 Ersättarnas tjänstgöring och inkallande... 4 13 Ersättare för ordföranden... 5 14 Kallelse till möten... 5 15 Justering av protokoll... 5 16 Reservation... 5 17 Delgivning... 6 18 Undertecknande av handlingar... 6 2
Lysekils, Munkedals och Sotenäs kommuner har kommit överens om att från och med 2014-01-01 inrätta en gemensam nämnd, kallad Lönenämnd SML (Sotenäs, Munkedal och Lysekil). Utöver vad Kommunallagen säger om nämnder i 6 kapitlet gäller detta reglemente och ett mellan kommunerna ingånget samverkansavtal för den gemensamma nämnden. 1 Organisationstillhörighet Munkedals kommun är värdkommun och lönenämnden ingår i Munkedals kommuns organisation. Munkedals kommuns policys och övriga regelverk gäller för nämnden. 2 Lönenämndens uppgift och ansvarsområde Lönenämnden fullgör de samverkande kommunernas uppgifter vad avser: 1. Löneadministration 2. Support och utbildning i lönesystemets olika delar 3. Support i tillämpning av lagar, avtal och regler 4. Utdata och statistik (basutbud) 5. Systemförvaltning 6. Pensions- och försäkringsadministration Nämnden ska särskilt följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och ta de initiativ som behövs och i det arbetet ta nödvändiga kontakter samt samarbeta med andra myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berörs. Verksamheten ska bedrivas inom ramen för tilldelade ekonomiska resurser och på ändamålsenligt och effektivt sätt. Nämnden ska delta i respektive samverkande kommuns planering, där frågor inom nämndens område berörs. Nämnden ansvarar för reformering av sitt regelbestånd. 3 Förändring av lönenämndens ansvarsområde För att förändra lönenämndens ansvarsområde krävs beslut om nytt reglemente i respektive samverkande kommuns fullmäktige. 4 Ledning, styrning och uppföljning Den gemensamma nämnden ska leda och samordna verksamheten inom nämndens ansvarsområde. Nämnden ska utforma övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten samt ansvara för att de av respektive fullmäktige fastställda målen för verksamheten följs. Nämnden ska se till att respektive kommunstyrelse får rapporter om den ekonomiska ställningen och hur verksamheten utvecklas samt till respektive fullmäktige årligen lämna en redogörelse över föregående års verksamhet 3
5 Relation till utomstående Lönenämnden företräder de samverkande kommunerna och ingår avtal för deras räkning. 6 Yttranden och upplysningar Lönenämnden ska inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan begäras av respektive samverkande kommun. Lönenämnden får infordra yttranden och upplysningar från övriga nämnder i respektive samverkande kommun, när det behövs för att kunna fullgöra sina uppgifter. 7 Lönenämndens sammansättning Lönenämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. Kommunfullmäktige i respektive samverkande kommun utser vardera två ledamöter och två ersättare bland dem som är valbara i den egna kommunen. Första mandatperioden omfattar kalenderåret 2014. Därefter är mandatperioden fyra år räknat från och med 1 januari året efter det år val av kommunfullmäktige har ägt rum. 8 Ordförande och vice ordförande Lönenämnden ska ha en ordförande och en vice ordförande. Posterna som ordförande och vice ordförande ska rotera mellan de samverkande kommunerna och följa mandatperioderna. 9 Ordförandes och vice ordförandes uppgifter Ordföranden ska leda, samordna och övervaka lönenämndens verksamhetsområde. Vice ordförande biträder ordföranden vid fullgörandet av denna uppgift. 10 Sammanträden Lönenämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas om minst två av ledamöterna begär det, dock minst en gång per år. 11 Administrativt stöd Värdkommunen står för administrativt stöd i form av sekreterare, som sköter kallelse, protokoll och uppgifter i övrigt i anslutning till detta 12 Ersättarnas tjänstgöring och inkallande Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Om ersättarna inte valts proportionellt ska de tjänstgöra enligt den av kommunfullmäktige bestämda ordningen. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. 4
En ersättare från samma parti som den frånvarande ledamoten har dock alltid rätt att träda in i stället för en ersättare från ett annat parti. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra, sedan ärendet handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra om ersättare från annat parti trätt in. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör. 13 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. 14 Kallelse till möten Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelse ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare senast 5 dagar före sammanträdesdagen. Kallelse bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. 15 Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligen innan nämnden justerar den. Justering av nämndens protokoll ska anslås på respektive samverkande kommuns officiella anslagstavla. Protokollet i sin helhet ska finnas på respektive samverkande kommuns kommunstyrelsekansli. 16 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet. 5
17 Delgivning Delgivning med lönenämnden sker med ordföranden eller anställd som nämnden bestämmer. 18 Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av lönenämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. 19 Beredning av ärenden De ärenden som ska avgöras av lönenämnden ska beredas av förvaltningen i Munkedals kommun.... 6