Regler angående bisysslor Dnr 1-627/2016

Regler angående bisysslor Dnr 1-627/2016 Gäller från och med Ersätter tidigare riktlinjer Dnr 4299/05-200 Universitetsförvaltningen HR-avdelningen

Regler angående bisysslor Dnr 1-627/2016 INNEHÅLL 1. Inledning och syfte... 1 2. Vad är en bisyssla... 2 3. Bisysslor är normalt tillåtna... 2 4. Förtroendeskadlig bisyssla... 2 5. Arbetshindrande bisyssla... 5 6. Konkurrerande bisyssla... 5 7. Särskilda regler för lärare avseende bisysslor... 6 8. Forskning och god forskningssed... 6 9. KI:s informations- och rådgivningsskyldighet... 7 10. Anställdas underrättelseskyldighet... 7 11. Sanktioner och påföljder... 8 12. Förhandlingsskyldighet... 8 13. Uppföljning och kontroll... 8 Diarienummer: Dnr för föregående version: 1-627/2016 4299/05-200 Beslut: Rektor Handläggs av avdelning/enhet/funktion: HR-avdelningen Revidering med avseende på: Forskningsetik m.m. Beslutsdatum: Giltighetstid: Tillsvidare Dokumenttyp: Regler Beredning med: Juridikavdelningen, Ekonomiavdelningen

Karolinska Institutet Regler angående bisysslor 1 (8) 1. Inledning och syfte Syftet med dokumentet är dels att anställda vid Karolinska Institutet (KI) ska få information om bestämmelser och praxis kring bisysslor. Dels att chefer som beslutar om bisysslor har information om bestämmelser och praxis för att fatta beslut. Informationen nedan utgör ingen heltäckande uppräkning avseende situationer som kan utgöra otillåten bisyssla. Samtliga anställda vid KI ska ta del av KI:s Regler angående bisysslor och intyga vid redovisningen av bisysslor att så har skett. Bestämmelser om bisysslor som är relevanta för KI finns i lagen om offentlig anställning, högskolelagen samt högskoleförordningen. Därutöver finns bestämmelser i Villkorsavtal/Villkorsavtal-T, Chefsavtal samt lokalt villkorsavtal Dnr 2-3500/2013. I Bilaga 1 till Regler angående bisysslor redogörs för tillämpliga lagregler samt bestämmelser ur nämnda kollektivavtal. KI har även Anvisningar för handläggning av bisysslor. Anvisningarna tar sikte på den interna handläggningen samt skyldigheter och ansvar. Bestämmelserna om bisysslor gäller alla personer med anställningsavtal vid KI. Anknutna ska dock redovisa bisyssla till KI på begäran från prefekt. Sådan begäran ska alltid ske före anknytningsbeslut. KI genomför varje år en gemensam bisyssloredovisning då alla anställda ska redovisa bisyssla. Lärare och chefer ska omgående och på eget initiativ redovisa bisyssla, om de får en ny bisyssla eller att den redan godkända bisysslan ändras. När en anställd har en bisyssla i ett bolag/association som tecknar avtal med KI ska bisysslan, samtidigt med avtalstecknandet, omprövas. Den anställde har ansvar för att informera prefekt eller universitetsdirektör om bisysslan. KI ser positivt på att anställda åtar sig uppdrag och i övrigt aktiverar sig i verksamhet utanför universitetet inom sina respektive kompetensområden. KI utgår ifrån att alla uppgifter en anställd utför för KI sker i anställningen. Om exempelvis en lärare utför undervisning eller tjänster inom ramen för forskning eller undervisning åt annan institution än den han eller hon är placerad vid, är det likafullt att betrakta som arbete utfört i anställningen vid KI och är därmed inte en bisyssla. Ersättning för sådant arbete ingår i lönen eller eventuell övertidsersättning. Vid prövning av bisysslor bedöms bisysslan från fall till fall då flera faktorer måste vägas mot varandra. En bisyssla som är förtroendeskadlig eller arbetshindrande för en viss kategori av arbetstagare eller en individuell medarbetare kan vara tillåten för en annan. Vid nyrekrytering är det ansvarig chef för rekryteringen som ansvarar för att begära bisyssloredovisning för den som står i begrepp att anställas. Ytterligare information finns i Arbetsgivarverkets informationsskrift Bisysslor.

Karolinska Institutet Regler angående bisysslor 2 (8) 2. Vad är en bisyssla Bisysslor definieras som alla sysslor en anställd utför vid sidan av anställningen så länge de inte direkt rör privatlivet. Alla typer av såväl betalda som obetalda uppdrag liksom anställning hos annan arbetsgivare är att betrakta som bisyssla i förhållande till anställningen vid KI. Det finns inte något krav på en viss omfattning för att det ska definieras som bisyssla. Endast om sysslan konstateras ligga utanför anställningen, blir reglerna om bisysslor tillämpbara. Prefekt, eller motsvarande, avgör om uppdraget ligger inom ramen för anställningen. Aktiviteter som tydligt tillhör privatlivet, till exempel att vara medlem eller engagerad i en ideell förening som rör hobby- och fritidsaktiviteter som idrottsoch musikklubbar eller sköta privata angelägenheter, räknas inte som bisyssla. Den kliniska delen i en kombinationsanställning utgör inte bisyssla. 3. Bisysslor är normalt tillåtna Huvudregeln är att bisysslor är tillåtna. En otillåten bisyssla rör situationer då arbetsgivaren kan anses ha ett befogat intresse av att den anställde avhåller sig från en bisyssla. Underrättelseplikten om bisysslor för lärare avser inte fakultetsopponent, sakkunnig vid tjänstetillsättning, fördelning av forskningsmedel, ledamotskap i betygsnämnd eller vetenskaplig publicering. Exempel på bisysslor som ska redovisas men var för sig inte kommer i konflikt med regelverket och som är tillåtna: -Uppdrag för stat, kommun och landsting. - Politiska eller fackliga förtroendeuppdrag. Arbetstagare som har till uppgift att förhandla för arbetsgivaren, handlägga personalfrågor eller på annat sätt tar till vara arbetsgivarens intressen, exempelvis så som i ledande ställning handlägga personalärenden bör avstå styrelse- eller förtroendemannauppdrag hos en facklig organisation. -Uppdrag i vetenskapliga sammanslutningar. -Förtroendeuppdrag i ideella föreningar utan samband med anställningen. 4. Förtroendeskadlig bisyssla Enligt 7 lag om offentlig anställning får en arbetstagare inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba

Karolinska Institutet Regler angående bisysslor 3 (8) förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. Bestämmelsen tar sikte på två situationer. Den ena situationen innebär att allmänheten måste kunna förutsätta att det inte uppstår jävsproblematik och att myndighetens uppgifter utförs objektivt och utan ovidkommande hänsyn. Den andra situationen innebär att myndighetens anseende inte får skadas. Regeln är av stor betydelse inom högskolesfären för upprätthållandet av allmänhetens förtroende för forskning och utbildning. Om myndigheten konstaterar att förtroendeskada föreligger måste KI enligt lag agera för att bisysslan ska upphöra. Vägledning för bedömning av förtroendeskadlig bisyssla Det är inte möjligt att ge en uttömmande lista på exempel över otillåtna bisysslor eftersom omständigheter i det enskilda fallet alltid är avgörande för bedömningen av en bisyssla. Bisysslans beskaffenhet det vill säga art och innehåll är centralt för bedömningen. En viktig utgångspunkt för bedömningen av en förtroendeskada är om bisysslan ligger inom ramen för myndighetens verksamhetsområde, då ökar risken för förtroendeskada. Om bisysslan innebär personliga fördelar som kan medföra att den anställde påverkas att ta ovidkommande hänsyn i sin ordinarie anställning så innebär det jäv och att det rör sig om en förtroendeskadlig bisyssla. Reglerna för bisyssla gällande förtroendeskada går således in i jävsreglerna. En anställd får inte åta sig eller utföra en bisyssla som innebär att jäv föreligger, då är bisysslan förtroendeskadlig. Att exempelvis för KI:s räkning bereda och skriva under avtal, attestera alternativt godkänna fakturor gentemot sitt eget bolag (samtliga associationsformer omfattas) eller ett bolag där den anställde har ett intresse, innebär ett jävsförhållande. Under sådana förhållanden är bisysslan otillåten. Att den anställde skulle kunna utföra arbetsuppgiften korrekt eller har utfört den utan problem är av mindre betydelse. Alla anställda har en skyldighet att i förekommande fall själva anmäla jäv. För bedömning av jävsfrågor hänvisas till KI:s jävsregler. https://internwebben.ki.se/sites/default/files/javsregler.pdf Risken för förtroendeskada ökar om arbetstagaren eller myndigheten har typiskt myndighetsutövande funktioner, det kan nämnas att examination utgör myndighetsutövning. Andra områden som kan utgöra riskområden för förtroendeskada är i de fall där arbetstagaren förvaltar allmän egendom, arbetar med upphandling eller tillsynsuppgifter. Andra faktorer som är viktiga vid bedömningen är den anställdes ställning vid myndigheten eller vilket verksamhetsinflytande den anställde har inom bisyssloverksamheten. För riskbedömningen kan det vidare ha betydelse om den anställde har ekonomiska fördelar av bisysslan. Bisyssla som innebär konsultuppdrag, deltagande i så kallad Advisory board eller motsvarande är tillåtet när ett sådant uppdrag innebär att tillhandahålla

Karolinska Institutet Regler angående bisysslor 4 (8) uppdragsgivaren intern kompetens. Uppdrag som innebär att konsulten ska marknadsföra bolaget eller dess produkter riskerar att bli förtroendeskadligt. Det finns risk för att bisysslor som ger en hög ekonomisk ersättning är förtroendeskadliga. Vid affärstransaktioner mellan KI och bolag där en anställd har intressen ska det alltid finnas skriftliga avtal som tydligt tillgodoser KI:s intressen och de akademiska kraven på publiceringsrätt och öppenhet. De anställda som har intressen i sådant bolag får inte under några förhållanden delta i handläggningen av ärende som rör institutionens förhållande till bolaget. I sådant ärende gäller enligt rektorsbeslut dnr 2666/06 att beredningen ska ske vid Universitetsförvaltningen och att beslut ska fattas av universitetsdirektören. Inför avtalsgranskning eller tecknande av sådant avtal måste den anställde tydligt deklarera sitt engagemang i bolaget. Innan beslut fattas ska berörd prefekt beredas tillfälle att yttra sig om denne avstyrker eller tillstyrker avtal och bisyssla. Avtal mellan bolag, (gäller alla associationsformer), som anställda är engagerade i och KI rörande finansiering av forskning har normalt accepterats. Förutsättningarna är att det inte föreligger jäv samt att avtalen innebär full kostnadstäckning för nyttjande av KI:s resurser i form av personal, maskiner, instrument, lokaler eller förbrukningsmateriel m.m. I den mån bisysslan medför att KI:s lokaler upplåts, ska det ske via skriftliga hyresavtal som ålägger bolag eller den anställde att tydligt märka ut vad som tillhör bolagsverksamheten till skillnad för vad som tillhör den ordinarie institutionsverksamheten. Avtal och redovisning avseende sådana bisysslor bedöms och beslutas av universitetsdirektör eller rektor. Motsatsvis gäller att avtal som innebär att institutioner betalar ersättning till sådant bolag (eller annan associationsform) normalt inte är tillåtet. Risken är då mycket stor att bisysslan i fråga kan bedömas som förtroendeskadlig. Uppdrag i eller ägande i så kallade uppstartsföretag är som huvudregel tillåtet. Bisysslan får inte skada tilltron till forskningens objektivitet. Det är inte tillåtet för en anställd att som bisyssla utöva en verksamhet på ett sådant sätt att det äventyrar tilltron till KI eller i övrigt ger intryck av att universitetet medverkar i verksamheten, auktoriserar verksamheten eller på annat sätt garaterar innehållet i densamma. KI:s sigill, logotyp eller annat kännetecken får inte användas i samband med någon verksamhet som utförs som bisyssla av en universitetsanställd. En anställd får inte använda sig av universitetets adress för bisysslans verksamhet. En anställd får vidare inte medverka i reklam och/eller vid marknadsföring av t.ex. av ett visst läromedel eller läkemedel på ett sätt som gör att det kan uppfattas som att KI står bakom detta. Marknadsföring av bisysslor via universitetets hemsidor, övriga sociala medier eller KI:s epost är inte tillåtet.

Karolinska Institutet Regler angående bisysslor 5 (8) Att ta ut ersättning för arbete för KI:s räkning i form av konsultarvode via exempelvis ett företag (eller annan associationsform) är som huvudregel inte tillåtet för anställda. 5. Arbetshindrande bisyssla Förbudet mot arbetshindrande bisysslor regleras i kollektivavtal. Enligt lokalt kollektivavtal diarienummer 2-3500/2013 anges att en arbetstagare är på begäran skyldig att lämna uppgift till arbetsgivaren om och i vilken omfattning arbetstagaren har bisyssla. Arbetsgivaren får ålägga arbetstagaren att helt eller delvis upphöra med en bisyssla om arbetsgivaren anser att den inverkar hindrande på arbetet. Vägledning för bedömning av arbetshindrande bisyssla En arbetstagare får inte ha för många eller för omfattande bisysslor, då dessa kan inverka på det arbete som ska utföras i huvudanställningen och därmed vara arbetshindrande. Bestämmelserna tar sikte på en situation där att den anställde missköter sina ordinarie arbetsuppgifter p.g.a. alltför frekventa, omfattande eller i övrigt krävande bisysslor. Exempel på omständigheter som kan föranleda förbud mot arbetshindrande bisysslor är frånvaro, arbetsprestationer av låg kvalitet eller lång tidsutdräkt för att utföra ålagda uppgifter. En anställd får inte ägna sig åt bisysslan på arbetsplatsen eller på arbetstid genom att till exempel ta emot beställningar, lämna rådgivning, genomföra utredningar, konstruktioner eller reparationer etc. En anställd kan inte hänvisa till bisysslor som skäl för att inte leva upp till sin arbetsskyldighet. En anställd kan inte avböja en arbetsuppgift med hänvisning till att denne har en bisyssla. Bisysslor sköts uteslutande på fritiden och måste hållas åtskild från arbetstid. Om det finns möjlighet utifrån arbetet kan i undantagsfall tjänstledighet beviljas eller en överenskommelse träffas om motsvarande nedsatt arbetstid. En anställd har alltid skyldighet att utföra förelagda arbetsuppgifter inom ramen för anställningsavtalet samt att utföra övertid. Om en arbetstagare har ett större antal bisysslor, som var för sig kan utgöra tillåtna bisysslor, eller har en omfattande bisyssla bör redovisningen granskas närmare. 6. Konkurrerande bisyssla Arbetstagare vid myndigheter som bedriver affärs- eller uppdragsverksamhet får inte ha anställning eller uppdrag hos ett företag inom området för denna verksamhet. Arbetstagaren får inte heller ha del i eller själv eller genom någon annan driva ett sådant företag och inte heller annars i förvärvssyfte utöva verksamhet som berör detta område. Arbetsgivaren kan medge undantag. Om

Karolinska Institutet Regler angående bisysslor 6 (8) ett sådant medgivande har lämnats, är arbetstagaren skyldig att på begära lämna uppgift till arbetsgivaren om arten och omfattningen av konkurrensbisysslan (13 kap 11 Villkorsavtal). Vägledning för bedömning av konkurrerande bisyssla I de fall en anställd åtar sig uppdrag som konkurrerar med KIs uppdragsforskning eller uppdragsutbildningar kan det vara en otillåten konkurrensbisyssla. Konkurrensbisyssla föreligger inte om en lärare utför undervisning på annat lärosäte. Om KI har avtal om undervisning vid samma lärosäte som innebär att ansvara för undervisning, kan en anställd inte vid sidan av uppdragsavtalet bedriva undervisning i eget bolag. En bisyssla prövas mot hela KI:s verksamhet inte endast den institution eller det ämnesområde den anställde är verksam inom. 7. Särskilda regler för lärare avseende bisysslor Enligt högskolelagens 3 kapitel 7 har en lärare rätt att ha en anställning, ett uppdrag eller utöva verksamhet som avser forskning eller utvecklingsarbete inom anställningens ämnesområde (s.k. FOU-bisysslor). En sådan bisyssla ska hållas klart åtskild från ordinarie arbetsuppgifter och får inte utföras på ett förtroendeskadligt sätt, konkurrera med KI:s uppdragsverksamhet eller vara arbetshindrande. Med lärare avses anställningar enligt KI:s anställningsordning, professor, adjungerad professor, gästprofessor, senior professor, universitetslektor, adjungerad universitetslektor, biträdande universitetslektor, universitetsadjunkt, adjungerad universitetsadjunkt, postdoktor, forskarassistent samt forskare. Exempel på tillåtna FoU- bisysslor är kommersialisering i egen regi av forskares uppfinningar och övriga forskningsresultat, rådgivning och andra konsultuppdrag inom ämnesområdet eller olika typer av uppdrag inom företag som är verksamma inom forskningsområdet. Rena undervisningsuppdrag räknas inte som forskning eller utvecklingsarbete. 8. Forskning och god forskningssed I högskolelagens 3 kapitel 7 anges att forskning får ske som bisyssla om läraren därigenom inte skadar förtroendet för högskolan. Denna princip gäller även genom lagregeln i 7 lag om offentlig anställning. Det innebär att en arbetstagare inte får ha anställning eller uppdrag som kan skada myndighetens anseende. Forskning som bisyssla ska utföras enligt gällande lag, bestämmelser samt utifrån interna riktlinjer vid KI kring forskning. Samma etiska förhållningsätt som tillämpas i Sverige ska så långt möjligt råda även vid utövandet av forskning som bisyssla utomlands. I det fall forskningen inom

Karolinska Institutet Regler angående bisysslor 7 (8) bisysslan inte uppfyller svenska regelverk och etikkrav ska den anställde delge sådan information vid redovisning av bisysslan. Undantagvis kan sådan bisyssla godkännas av prefekten. I de fall en redan godkänd forskningsbisyssla förändras så att den inte längre uppfyller svenskt regelverk ska prefekten ompröva bisysslan. Bisysslor som kan betraktas som vetenskapligt tveksamma skadar förtroendet för KI och dess verksamhet. Det kan gälla till exempel samarbete eller forskning för en viss typ av företag, exempelvis tobaksindustrin eller på vilket sätt bisysslan utförs. En bisyssla som påverkar förtroendet negativt för den ordinarie forskningsverksamheten är förtroendeskadlig. Som stöd för bedömningen finns ett antal frågor om etik som den anställde ska svara på i redovisningen i Primula. För beslutstöd om hur KI ser på en forskningsbisyssla kan en förfrågan om yttrande angående bisysslan ställas till KI:s etikråd. Beslut om forskningsbisyssla fattas i enlighet med delegationsordningen. För mer information se följande: http://ki.se/om-ki/levande-etisk-diskussion-pa-ki 9. KI:s informations- och rådgivningsskyldighet Arbetsgivaren ska enligt 7 a lag om offentlig anställning på lämpligt sätt informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten. På motsvarande sätt gäller enligt högskoleförordningen 4 kapitlet 14 att en högskola på lämpligt sätt ska informera sina lärare om FoU-bisysslor eller bisysslor som kan vara förtroendeskadliga. KI ska enligt 4 kapitlet 14 högskoleförordningen ge sina lärare råd om en viss bisyssla är förenlig med bestämmelsen om bisysslor i högskolelagens 3 kapitel 7. Om läraren begär det ska högskolan lämna skriftligt besked i frågan. KI informerar de anställda genom dessa regler om förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten. Se vidare i Anvisningar för handläggning av bisysslor kring hur KI informerar gällande bisyssloregler. Chefer ska ta upp bisysslofrågan vid medarbetarsamtal, se riktlinjer för medarbetarsamtal. Prefekten ansvarar för att alla anställda är informerade om gällande bisyssloregler. 10. Anställdas underrättelseskyldighet En arbetstagare är skyldig att på arbetsgivarens begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren skall kunna bedöma arbetstagarens bisysslor (7 b lag om offentlig anställning). Lärare har en särskild underrättelseplikt enligt 4 kapitlet 15 högskoleförordningen som innebär en skyldighet att hålla högskolan informerad om de bisysslor denne har som har anknytning till anställningens ämnesområde.

Karolinska Institutet Regler angående bisysslor 8 (8) Anställda som omfattas av det statliga Chefsavtalet har skyldighet att lämna uppgift om och i vilken omfattning denne har och avser att åta sig bisysslor. KI begär in bisyssloredovisning en gång per år. Vid detta tillfälle är samtliga anställda skyldiga att redogöra för om de har bisysslor om inte detta redan skett för det aktuella kalenderåret. För lärare, och anställda som omfattas av Chefsavtalet, gäller att de måste hålla universitetet underrättat om sina bisysslor, d.v.s. oavhängigt den årliga bisyssloredovisningen omgående anmäla ev. förändringar av tidigare angivna uppgifter. 11. Sanktioner och påföljder Om en anställd innehar en otillåten bisyssla bör rättelse i första hand åstadkommas genom samtal och rådgivning. Om det inte kan avhjälpa det otillåtna i bisysslan eller att den anställde inte upphör med bisysslan åläggs den anställde genom beslut att upphöra med bisysslan. Om uppmaningar att lämna uppgifter om bisyssla, missvisande uppgifter lämnas eller att ett beslut om förbud inte åtlyds ska arbetsrättsliga åtgärder såsom disciplinära åtgärder eller skiljande från tjänsten vidtas. Om en arbetstagare genom utövande av en bisyssla bryter mot anställningsavtalet kan det under vissa förutsättningar bli fråga om uppsägning eller omedelbart skiljande från anställningen. Det är ytterst en domstol som kan pröva ett beslut om att förbjuda en bisyssla. Prövningen tar sikte på om en arbetsgivare överskridit sin egen rätt att besluta i en bisyssla eller att det gjorts utifrån godtycke. Domstolen kan inte pröva om arbetsgivaren borde ha fattat ett annat beslut. 12. Förhandlingsskyldighet För de fall arbetsgivaren har för avsikt att fatta beslut om att förbjuda en arbetshindrande eller konkurrerande bisyssla ska ett sådant beslut föregås av en förhandling enligt 11 respektive 13 MBL. Vid förtroendeskadlig bisyssla föreligger ingen förhandlingsskyldighet. 13. Uppföljning och kontroll Förutom ordinarie kontroller i samband med fakturagranskning, gör KI stickprovskontroller samt periodvisa uppföljningar mot bland annat bolagsregister, leverantörsregister och interna ekonomisystem för att följa upp hur reglerna följs. KI kommer vid till exempel misstanke om oriktiga eller förändrade uppgifter i bisyssloredovisningen göra relevanta kontroller.