Kommunal Författningssamling Koncernpolicy för Kävlinge kommun Dokumenttyp Beslutande organ Förvaltningsdel Policy Kommunstyrelsen Kommunkansliet Antagen 2002-03-14, Kf 12/02:1 Ansvar Kanslichef
Koncernpolicy för Kävlinge kommun Antagen av Kf 2002-03-14, 12/02 Formell bakgrund Kommunallagen Innan en kommun överlämnar verksamhet till ett av kommunen helägt bolag skall kommunfullmäktige fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten, utse samtliga styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor samt se till att fullmäktige får yttra sig innan bolaget beslutar i ärenden som är av principiell natur eller som på annat sätt är av större vikt (KL 3 kap 17 ). För bolag som kommunen äger tillsammans med någon annan skall kommunfullmäktige före beslut om överlämnande av verksamhet tillse att dessa i rimlig omfattning med hänsyn till andelsförhållandena, verksamhetens art och omständigheterna i övrigt blir bundna av de villkor som gäller för helägda kommunala bolag (KL 3 kap 18 ). Kommunstyrelsen skall ha uppsikt över verksamhet som bedrivs av kommunens bolag (KL 6 kap 1 ). Fullmäktige skall också utse minst en lekmannarevisor i aktiebolag där kommunen eller landstinget direkt eller indirekt innehar samtliga aktier (Kl 3:17). Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. De granskar på samma sätt, genom de revisorer eller lekmannarevisorer som utsetts i företag enligt 3 kap. 17 och 18, även verksamheten i de företagen. (Kl 9:9) Granskningsrapport enligt 11 kap. 6 aktiebolagslagen (1975:1385) som har lämnats för ett aktiebolag som avses i 3 kap. 17 eller 18 skall också fogas till revisionsberättelsen. Lag (1999:621). I kommunens årsredovisning skall lämnas upplysningar om de kommunala bolagens verksamheter (KL 8 kap 16 ). Portalparagrafen i kommunallagens ekonomikapitel (KL 8 kap 1 ) har förändrats på så sätt, att kravet på god ekonomisk hushållning utökats till att även omfatta sådan verksamhet, som kommuner och landsting bedriver i bolag. Kommunstyrelsens reglemente Enligt 3 i kommunstyrelsens reglemente skall kommunstyrelsen fortlöpande ha uppsikt över verksamheten i de bolag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, 1
främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv, men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen. Aktiebolagslagen Aktiebolagslagen gäller för alla typer av aktiebolag, d v s även kommunalt ägda sådana. Uppgifts- och ansvarsfördelningen i ett aktiebolag är annorlunda än vad som gäller för en kommunal förvaltning. Skillnaden härrör från att aktiebolaget är en associationsform som utvecklats för bedrivande av affärsmässig verksamhet. En strikt tolkning av aktiebolagslagen ger vid handen, att aktiebolagets verksamhet syftar till att åstadkomma maximal avkastning på insatt kapital och att en bolagsstyrelse viktigaste uppgift är att ta tillvara det egna bolagets intressen. I ett aktiebolag utgör bolagsordningen den konstitutionella grunden för ägarstyrning. Ägarens befattning med ett bolags angelägenheter inskränker sig enligt aktiebolagslagen till att bestämma bolagsordningens innehåll, utse styrelse och revisorer och på olika sätt ta ställning till om styrelsens och verkställande direktörens förvaltning fullgjorts på ett acceptabelt sätt. Lagen om offentlig upphandling Upphandling för kommunen och dess bolag regleras i lagen om offentlig upphandling. Förekomst Kävlinge kommun har utnyttjat möjligheten att med stöd av bestämmelserna i kommunallagen överlämna vården av vissa kommunala angelägenheter till aktiebolag (KL 3 kap 16-17 ) och driver sedan ett flertal år tillbaka ett kommunal bostadsbolag. Koncernbegreppet Kävlinge kommun och dess bolag är ingen koncern i aktiebolagsrättslig mening. För att en sådan koncernbildning skall komma till stånd erfordras att ägaren av bolagen är ett aktiebolag. För närvarande finns inga planer på att kommunen skall bilda en koncern enligt bestämmelserna i aktiebolagslagen och via ett särskilt aktiebolag (moderbolag) utöva en ägarfunktion gentemot sina bolag. Även om en formell koncernbildning (en s k äkta koncern) således inte har skapats, används i denna policy och i andra interna sammanhang (t ex budget, årsredovisning, uppföljningsrapporter m m) begreppet koncern som en samlad beteckning på kommunen och dess bolag. Kommunkoncernen Koncernen Kävlinge kommun omfattar - förutom kommunen - följande enheter (med kommunens ägarandel angiven inom parentes: Kävlinge Kommunala Bostads AB (100%). Utöver ovanstående har kommunen också små aktieandelar i AB Sydvatten ( 4%)och SYSAV (4,23%). Dessutom ingår kommunen i kommunalförbund för Gymnasieskolan tillsammans med Landskrona och Svalövs kommuner (21%).
Ekonomiskt ansvar Kommunen har ett omfattande ekonomiskt ansvar för sina bolag. Det rör sig dels om ett normalt ägaransvar, d v s kommunen riskerar det kapital som direkt satsats i bolagen, dels ett betydligt mer långtgående ansvar genom de borgensåtaganden som kommunen tecknat för bolagens upplåning. Bolagen och dess tillgångar är kommunens egendom. Helhetsperspektiv Inom kommunkoncernen skall en helhetssyn råda i fråga om verksamheternas ledning och utförande. Verksamhet som bedrivs i kommunala bolag är per definition kommunal verksamhet. Effektivitet, personal- och lönepolitik, ekonomistyrningsprinciper m m skall därför i princip vara desamma oavsett om kommunens verksamheter drivs i förvaltningsform eller bolagsform. Kommunens bolag har tillkommit för att tillgodose kommunala behov. Valet av aktiebolag som associationsform för bedrivande av vissa verksamheter får inte innebära att det kommunala helhetsperspektivet går förlorat. I situationer där ett enskilt bolags och kommunkoncernens intressen inte sammanfaller skall alltid det som mest gagnar koncernen i dess helhet äga företräde. Om tvist enligt ovan skulle uppkomma ska frågan underställas kommunfullmäktige för avgörande Samverkan mellan kommunen och dess bolag skall ske när detta leder till ekonomiska eller andra fördelar för koncernen i dess helhet. Detta kan vara fallet såväl i fråga om administrativa, finansiella som operativa funktioner. Ägarinflytande Ägaren ska aktivt ta del i bolagets verksamhet och leda styrelsen och verkställande direktören i önskad riktning. Kävlinge kommuns instrument för en sådan styrning är ägardirektiv. Bolagsordningen är i huvudsak av formell natur och behöver sällan ändras, medan ägardirektiven har en större flexibilitet och varieras beroende på hur de yttre förutsättningarna förändras. Underställningsplikt Bolag i koncernen ska tillse att kommunfullmäktige bereds tillfälle att yttra sig innan bolaget beslutar i ärenden som är av principiell betydelse eller annars av större vikt, t ex ifråga om bildande eller köp av bolag, större köp och försäljningar av fastigheter, större byggnationer, köp av aktier i andra bolag och utställande av borgen för andras åtaganden. Om bolag i koncernen kan förväntas lida skada av att avvakta kommunfullmäktiges yttrande i ett ärende enligt ovanstående stycke, äger bolaget efter underhandskontakt med
kommunstyrelsens presidium besluta utan att höra kommunfullmäktige. Om ett beslut fattas på detta sätt ska kommunfullmäktige i efterhand informeras om beslutet. Koncernpolicy och ägardirektiv Koncernpolicy och ägardirektiv skall minst en gång/mandatperiod beslutas av kommunfullmäktige för i koncernen ingående bolag och syfta till att säkerställa insyn i samt samordning och kontroll av bolagets verksamhet. Ägardirektiv skall framläggas av kommunens ombud på det kommunala bolagets stämma. Ägardirektiv skall användas för att t ex ange - vilka krav och mål som gäller för bolagens ekonomiska förvaltning t ex avkastningskrav - inom vilka områden samordning och samverkan inom koncernen skall ske - vilka frågor av principiell natur som skall underställas kommunfullmäktige, samt - hur, med vilken frekvens och vid vilka tidpunkter kommunen skall erhålla information om bolagets verksamheter och ekonomi samt planer i övrigt Ägardirektiv skall inte utformas så att styrelsen eller verkställande direktören i ett bolag förlorar sitt förvaltningsansvar enligt aktiebolagslagen eller så att oklarheter om ansvarsfördelningen kan uppstå. Revision Kommunala Bolagsrevisor skall mot bakgrund av det kommunala syftet med resp bolag pröva huruvida verksamheten utövats på ett ändamålsenligt sätt. Revisionsberättelsen ska innehålla uttalande om denna prövning.