UFV 2013/433 Antagning av doktorander Rapport från internrevisionen Till konsistoriet 2013-04-10
Innehållsförteckning 1 Bakgrund och riskbedömning 3 2 Granskningens omfattning och inriktning 3 2.1 Avgränsning 3 3 Iakttagelser 4 3.1 Högskoleverkets tillsynsrapport 2011 4 3.2 Tillämpningen av regelverk 4 3.3 Utlysning av doktorandtjänster 4 3.4 Slutsatser 5 Bilaga 1 6 Regelverk som styr utbildning på forskarnivån 6 2
1 Bakgrund och riskbedömning I revisionsplanen för 2012 beslutades en granskning som syftar till att bedöma om universitetets interna regelverk för antagning av doktorander harmonierar med gällande externt regelverk 1, samt om regelverket följs. Att utlysa lediga platser i utbildningen på forskarnivå nationellt och internationellt samt att anta doktorander i öppen konkurrens är två av de strategier som nämns för att nå målen enligt Mål och strategier inom området Utbildning på forskarnivå. Om inte ovanstående uppnås finns risk att: universitetets anseende och förtroende skadas universitetet inte når sina strategiska mål inom området 2 Granskningens omfattning och inriktning Granskningens syftar till att besvara följande revisionsfrågor, Harmoniserar universitetets interna regelverk för antagning av doktorander med gällande externt regelverk? Är fakulteternas rutiner tillfredställande för att säkerställa att universitetets interna regelverk för antagning av doktorander följs? Är fakulteternas rutiner för att säkerställa att utlysningsprocessen sker nationellt och internationellt samt att antagningen sker i öppen konkurrens tillfredställande? Granskningen har genomförts genom studier av regel-och policydokument och annan relevant information. Intervjuer har genomförts med utbildningsledare vid fakulteterna för medicin och farmaci, teknik och naturvetenskap samt utbildningsvetenskaper. Vidare har skriftliga frågor skickats till utbildningsledare vid samtliga fakulteter, där dessa bl.a. har ombetts beskriva hur det säkerställs att regelverken följs liksom att utlysning av lediga platser sker nationellt och internationellt samt att antagning av doktorander så långt det är möjligt sker i öppen konkurrens. Vad gäller utlysning av doktorandtjänster har internrevisionen vid ett urval fakulteter gjort en rimlighetskontroll för det första halvåret 2012 för att se om de platser som uppgetts som utlysta verkligen har annonserats ut. Högskoleverket genomförde under våren 2011 ett tillsynsbesök vid Uppsala universitet, internrevisionen har beaktat de för granskningen relevanta iakttagelser och bedömningar som gjordes vid detta besök. 2.1 Avgränsning Granskningen omfattar inte handledarnas och doktorandernas upplevelse av uppföljningen av den individuella studieplanen. Granskningen omfattar heller inte någon undersökning av om det förekommer s.k. skuggdoktorander 2 vid universitetet. 1 Högskolelag och Högskoleförordning 2 'Skuggdoktorand är en person på ett lärosäte, som inte är antagen till forskarutbildningen, men som befinner sig i en situation som motsvarar en antagen doktorand eller personer som bedriver forskarstudier utan att vara formellt antagna till forskarutbildningen (HSV.2005). 3
3 Iakttagelser 3.1 Högskoleverkets tillsynsrapport 2011 Antagningsordning Högskoleverket kostaterade att antagningsordningen för utbildning på forskarnivå innehåller det som högskoleförordningens regler kräver. Högskoleverket noterade dock att det i antagningsordningen hänvisas till bestämmelser i högskoleförordningen som är upphävda och att antagningsordningen i detta avseende behövde ses över. Universitetet har ändrat i skrivningarna i enlighet med Högskoleverkets påpekanden i och med konsistoriets beslut 2012-12-14 3. Individuell studieplan Högskoleverket granskade vid sitt besök ett mindre urval av individuella studieplaner vid teologiska fakultetsnämnden och vid vetenskapsområdet för medicin och farmaci. Högskoleverket konstaterade att ingen av de efterfrågade individuella studieplanerna saknades och att de framgick att de hade följts upp. Vidare konstaterades att studieplanerna innehöll de uppgifter som högskoleförordningen kräver och att de av universitetet beskrivna rutinerna för att följa upp dessa också uppfyller högskoleförordningens krav. 3.2 Tillämpningen av regelverk Samtliga fakulteter har rutiner för att säkerställa att regelverk som beskrivs i Bilaga1följs, om än delvis olika. Viktiga aktörer i uppföljningsarbetet är utbildningsledare, studierektorer, handledare och fakultetsnämnder. Det enskilt viktigaste dokumentet som följs upp är den individuella studieplanen där exempelvis frågor som är kopplade till anställningsgrad, anställningsform, handledningsresurs, finansieringsform och prolongation återfinns. Genom att ha goda rutiner för uppföljning av de individuella studieplanerna säkerställs också att övriga regelverk följs. 3.3 Utlysning av doktorandtjänster Samtliga fakulteter har rutiner om delvis olika, för att kontrollera och följa upp att utlysning av doktorandtjänster sker nationellt och internationellt samt att antagningen sker i öppen konkurrens. Utbildningsledarna har en väsentlig roll i denna uppföljning tillsammans med fakultetsnämnderna. Vid medicinska och farmaceutiska fakulteterna och den teknisk- naturvetenskapliga fakulteten finns också checklistor där det framgår om tjänsten är utlyst eller inte. Om tjänsten inte är utlyst skall en motivering anges. Dessa checklistor följs upp av utbildningsledarna. Vad gäller utlysning av doktorandtjänster nationellt och internationellt har internrevisionen vid ett urval av fakulteter 4 gjort en rimlighetskontroll för det första halvåret 2012 för att se om de platser som uppgetts som utlysta verkligen har annonserats ut. Resultatet visar att så är fallet. 3 UFV 2012/2057, Antagningsordning och Föreskrifter på Forskarnivå vid Uppsala universitet (AFUU) 4 Fakulteterna för medicin och farmaci samt teknik och naturvetenskap 4
3.4 Slutsatser Utifrån genomförd granskning samt de iakttagelser som gjordes i Högskoleverkets tillsynsrapport för 2011 bedömer internrevisionen att, Universitetets interna regelverk för antagning av doktorander harmoniserar med gällande externt regelverk. Fakulteternas rutiner för att säkerställa att universitetets interna regelverk för antagning av doktorander följs är tillfredställande. Fakulteternas rutiner för att säkerställa att utlysningsprocessen sker nationellt och internationellt samt att antagningen sker i öppen konkurrens är tillfredställande. 5
Bilaga 1 Regelverk som styr utbildning på forskarnivån Högskolelagen (SFS 1992:1 434) och Högskoleförordningen (SFS 1993:100) anger vissa grundläggande villkor avseende utbildning på forskarnivå, bl.a. att fakultetsnämnderna ska ansvara för utbildningen. I högskoleförordningen regleras utbildningen på forskarnivå mer i detalj. För att antas till utbildningen krävs att studenten förutom grundläggande behörighet uppfyller de krav som ställs för att studenten ska kunna tillgodogöra sig utbildningen. Dessutom krävs att studenten kan erbjudas handledning och godtagbara studievillkor i övrigt samt att studenten har finansiering. Universitetets antagningsordning för forskarutbildning Här fastställs bl.a. kompetensnivå och anknytningsform avseende handledare, arbetsplats för doktorander, särskild reglering av lic. antagning, anställning av doktorand på deltid, miniminivå för annan finansiering samt kvalitetskriterier vid antagning. Riktlinjer för utbildning på forskarnivån Här behandlas kvalitetsmål, ansvarsfördelning, noggrann prövning av hållbarhet i extern finansiering, nivå och social trygghetsgaranti för doktorand med egen/annan finansiering, fakultetsnämndernas finansieringsansvar om annan finansiering bortfaller, stipendier direkt till doktorander, handläggning av prolongation, innehållet i de individuella studieplanerna, handledningens beskaffning, begränsning av forskningsuppgiften samt procedur för indragning av resurser för doktorander. Individuell studieplan (ISP) För varje enskild doktorand ska en individuell studieplan upprättasför att strukturera och organisera utbildningen. Studieplanen upprättas i samråd mellan handledare och doktorand, och fastställs sedan av fakultetsnämnden. Den individuella studieplanen ska innehålla en tidsplan för doktorandens forskarutbildning och avhandlingsarbetet, obligatoriska kurser och utbildningsmoment, en studiefinansieringsplan, en plan över handledningens omfattning och organisering, liksom en plan över genomförd och planerad institutionstjänstgöring. Studieplanen ska innefatta en genomgång av handledarens och doktorandens respektive rättigheter och åtaganden. Forskarutbildningen baseras på ett ömsesidigt åtagande från doktoranden och handledaren (institutionen/fakulteten) och båda parter har ett ansvar för att driva utbildningen framåt. En aktuell plan, undertecknad av doktorand, handledare och prefekt ska alltid finnas. Planen ska i princip omfatta hela utbildningen på forskarnivå men bör vara mer specifik och detaljerad för det närmast kommande året och mer översiktlig för övriga år. Doktorandens individuella studieplan ska följas upp varje år. Vid förändringar i studietakten, såsom frånvaro p.g.a. sjukdom eller föräldraledighet ska studieplanen revideras. Genom att den individuella studieplanen tydliggör vilka rättigheter, skyldigheter doktoranden respektive handledaren har, är det viktigt att planen hålls uppdaterad i händelse av en meningsskiljaktighet. Fakultetsnämnden ansvarar för att den individuella studieplanen upprättas och uppdateras minst en gång om året. 6
7