2015 07 09 Verksamhetsplan 2015-16 Bilaga 2: RISK- ANALYS (INKL SWOT) Under styrelsemötet i maj genomfördes en SWOT-analys. Den har inarbetats i denna riskanalys. Riskanalysen har som syfte att gå igenom om PCF uppfyller sina åtaganden samt att identifiera om allting görs för att möta hot och svårigheter samt att utgöra en grund för om verksamhetsplanen behöver kompletteras eller särskilda åtgärder behöver vidtas. 1. Vad sker i förbundets omvärld som påverkar verksamheten? Sker förändringar i medlemsunderlaget? - Inget generellt problem då medlemstalet är ökande. Dock är det ca 4 föreningar som har svårt med utvecklingen. Dessa föreningar ska få särskilt stöd. Finns andra intressen, verksamheter som vinner mark? - Finns ingenting för närvarande som kan upplevas som hot. Hur är omvärldens syn på verksamheten? - PCF får en allt större uppskattning från omvärlden. Våra aktiviteter syns väl och allt fler värderar PCFs verksamhet. Finns nya krav från samhället? - Allt fler myndigheter och organisationer vill ha med patientrepresentanter vilket PCF möter tex med utbildning Lyftet II. Dessa utbildningar måste fortsätta genom Lyftet III. 2. Vad sker i den egna organisationen? Hur har verksamheten utvecklats? - Verksamheten har under 2012-2014 varit i en kraftig utveckling. Samtliga styrdokument har reviderats och en årlig större septembermånad med över 100-180 aktiviteter har införts och en mustaschkamp inleds 2015. Hur är utfallet vs de mål som satts upp? - De flesta mål som satts upp har uppnåtts. Alla beslut om åtgärd av stämma, ordförandekonferens och styrelse tas med i en ärendebalans där det anges om arbete pågår eller om åtgärden utförts. Hur nöjda/missnöjda är medlemmarna? - Under stämman 2015 framgick att medlemmarna är nöjda. En undersökning om hur föreningarna upplever förbundet, har genomförts av Myndigheten för Vårdanalys 2015 och en egen undersökning hur föreningarna upplever förbundet genomförs 2016. Hur ser den ekonomiska situationen ut? - Det ekonomiska läget är gott. Intäkterna ökar och kontroll på kostnaderna. Kansliet har förbättrat den ekonomiska rapporteringen och administrationen. Styrelse, ekonomiutskott och revisorer har framfört att de är nöjda med den ekonomiska styrningen och kontrollen. 1
Hur väl fungerar kansliet? - Kansliet fungerar väl och omfattar nu fem personer. Under 2014 var det ett stort övertidsuttag för två personer. Till stora delar beroende på att förbundets aktiviteter ökat inom många områden, vilket har inneburit högt övertidsuttag. Under år 2014 utökades kansliet med en gåvohandläggare (först 50 % och under 2015 from april 60 %). Under 2015 engagerades en ekonom för att stärka upp styrning och kontroll samt ta fram en tydlig månadsredovisning. För 2015 inriktas arbetet på att hålla kvaliteten i åtagna uppgifter och att inte utöka verksamheten utöver Mustaschkampen. Bland annat ska förbundets administration prioriteras och svar per telefon och mejl förbättras. Risk styrelsen Om ordföranden av någon anledning skulle sluta så träder vice ordföranden in som ordförande. Om vice ordföranden skulle sluta kan styrelsen utse ny vice ordförande. Om styrelseledamot slutar träder ersättare in som ordinarie. Styrelsen kan alltid vid behov adjungera person till styrelsen. Styrelsen har för år 2015 adjungerat två personer. Risk kansliet Om medarbetare slutar så anställs ny medarbetare. Under tidsperiod då ny medarbetare ej hunnit anställas kan styrelsen anlita konsulter för att klara av verksamheten. Styrelsen ska i augusti 2015 diskutera kring en strategi kring bemanning och utveckling över tiden. 3. SWOT-analys Förbundsstyrelsen genomförde nedanstående SWOT-analys under styrelsemötet maj 2015. En SWOT-analys är en metod för att identifiera Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats. På svenska blir det: Styrka är en god egenskap som man har idag (nuläge) Svaghet är en dålig sida som man har idag (nuläge) Möjlighet är något positivt man kan nå (framtida läge) Hot är något negativt som kan påverka framtiden ( det finns inre och yttre hot) 3.1 Svagheter De allvarligaste svagheterna: 1. Dåligt stöd i professionen Knyt några urologer och onkologer till förbundet, kanske i form av ett särskilt råd. 2. För långt mellan förbund och föreningar Styrelse och kansli bör vidta åtgärder för att föra förbund och kansli närmare. Under 2016 anställs om det finns ekonomiska möjligheter en föreningsombudsman. 3. Medlemmarna kan för lite om sjukdomen Fortsätt med utbildningar. Genomför Lyftet III 4. Föreningarna har svårt att rekrytera styrelseledamöter Styrelsens regionansvariga och kansliet ska stötta föreningarna i arbetet med att få fram styrelseledamöter 2
Övriga identifierade svagheter: 5. PCF är okänt, vilket bidrar till att sjukdomen inte uppmärksammas tillräckligt. Anonyma i medierna Arbeta på för att synas 6. Dialogen svag med politiker 6 regionala möten i sept och nov 7. Nästan inga kändisar ställer upp för sjukdom och förbund Försök att få kändisar att ställa upp. 8. Underbemannat kansli som inte är anpassat för verkligheten Kansliet utvecklas med en föreningsombudsman under 2016. 9. E-postadresser till urologer ska ordnas snarast 10. Osäkra inkomster En organisation som lever på gåvor och bidrag har alltid osäkra inkomster. För att motverka negativa konsekvenser vid bortfall av inkomstslag bör förbundet söka flera olika inkomstkällor 11. Svårt att nå yngre Som alla organisationer med äldre medlemmar har föreningarna svårt att attrahera yngre medlemmar. Arbeta för att finna former för föreningarna så att de i högre grad attraherar yngre ( med yngre menas 45-65 år) 12. Växtverk Alla organisationer som är i utveckling har växtverk. Styrelsen ska lägga mer fokus på anpassning av åtaganden och resurser. Kansliet ska i högre grad prioritera de viktigaste uppgifterna. 13. För få medlemmar Att stötta föreningarna med rekryteringspaket 14. Tillgänglighet Kansliet ska öka sin tillgänglighet. Alla ska ha personlig mejladressera och svarandet ska förbättras på telefon och mejl. 15. Åldersspannet yngre personer är ointresserade av föreningarnas verksamhet 16. En svårighet att äldre är dåliga på datateknik PCF har inte som uppgift att utbilda i datateknik utan måste anpassa sin verksamhet så att även de med dålig datateknik kan delta i verksamheterna. Utvecklingen går dock mot att allt fler har tillgång till internet och kan kommunicera via mejl. 17. För stora ambitioner Förbundsstämman har fastslagit en verksamhetsplan. Styrelse och kansli ska vara försiktiga med att ta på sig nya uppgifter. En koncentration på att klara åtagna uppgifter. 18. Användning av sociala medier ej professionell 3.2 Styrkor De viktigaste styrkorna: 1. 26 Regionala och lokala patientföreningar 2. Engagerad och kompetent styrelse 3
3. Stabil ekonomi, flexibel ekonomi 4. Gott anseende hos profession, myndigheter och andra organisationer, vilket ger oss inflytande 5. PCF har ambitioner, kreativitet och arbetar proaktivt Övriga styrkor: 6. Bra geografisk representation styrelse 7. Geografiskt bra läge kansliet 8. Duktig ordförande 9. Ambitiös förbundsdirektör 10. 26 lokalföreningar 11. Call Waller 12. Goda kommunikationer 13. Bra verksamhetsplan 14. Bra vision 15. Bra styrdokument och bra uppföljning 16. Bra relationer styrelse-kansli 17. Bra kontaktnät med organisationer och myndigheter 18. Bra arbetsfördelning styrelse 19. Hyggliga kontakter med sjukvården lokalt 20. Folk vill oss väl 21. Sjukdomen blir mer och mer välkänd 22. PCF företräder stor patientgrupp 23. Kommer ut i sociala medier 24. Bra relationer till Cancerfonden 25. Egen fond 3.3 Hot De allvarligaste hoten: 1. Om det blir sviktande sammanhållning/splittring på grund av nya nätverk eller organisationer PCF bevakar denna fråga aktivt, Förbundet är med i Cancerförbund i samverkan, deltar i samordningsmöten inom Cancerfonden och HSO. 2. Om bidraget från Socialstyrelsen blir mindre eller upphör, om Datumlotteriet minskar eller läggs ned PCF bör söka flera intäktskällor 3. Hög ålder på de med sjukdomen bidrar till hög ålder på medlemmarna Arbeta för att 4
attrahera yngre, visa medelålders män på bilder 4. Om medlemmarna minskar Styrelsen och kansliet arbetar för att alla föreningar sprider kunskapspaketen och är aktiva med medlemserbjudanden. Särskilda kontakter med de föreningar som har sämst medlemsutveckling. Inga övriga åtgärder eftersom medlemsantalet är ökande. Andra hot: 5. För få urologer och en stor andel av dem går i pension inom de närmsta åren PCF verkar för fler urologer 6. Att vi inte har full kontroll över Blå bandet Förnya avtalet med Cancerfonden 7. Personrörlighet 8. Om styrelsen inte har kompetens Utveckla ledamöterna, 9. Om föreningarna inte får något stöd Arbeta för att föreningarna kontinuerligt får stöd 10. Ladstingskriser ingen åtgärd 11. Brist på kontaktsjuksköterskor PCF verkar för fler kontaktsjuksköterskor 12. Ökad livslängd medför att fler lever med diagnosen och PCF får ett större uppdrag 13. Flera nysvenskar som är svårt att nå Styrelsen kan besluta om särskilt projekt för att nå denna grupp 14. Om det blir distans förbundsstyrelse och föreningar Arbeta för att det är kontinuerliga kontakter mellan förbundsstyrelse och föreningar 15. Om det blir svårt att rekrytera till förbundsstyrelsen Förstärk valberedningen 16. Om nya kompetenser behövs Adjungera personer med kompetens eller kompetensutveckla 3.4 Möjligheter De viktigaste möjligheterna: 1. Medlemsrekrytering Fortsätt utveckla argument för medlemskap och material för 2. Förbättra relationen med professionen SOF, SUR, SFUO och RSU 3. Öka samverkan med andra patientorganisationer 4. Satsa på Mustaschkampen Se till att både förbund och föreningar är med 5. Arbeta för en stark ekonomi Öka intäkterna och se till att inte kostnaderna stiger i lika hög grad 5
Andra möjligheter: 6. Utveckla P-Nytt Genomför utvecklingsgruppens förslag 7. Fortsatt utbildning patientföreträdare Genomför Lyftet III 8. Fortsätt samarbetet med läkemedelsföretagen Prioritera goda relationer 9. Ny patientorganisation 10. Sätt fart på föreningarna 11. Skapa utrymme i mediebruset - Tydligare opinionsbildning kan ge större kännedom, vilket är viktigt i arbetet för bättre diagnostisering och vård 12. Lokala kontakter med profession och politiker 13. Ny markör i blodet kan ge nya argument för screening 14. Inrätta föreningskonsulent 15. Föryngring styrelse 16. Hitta kändis 17. Att Calle Waller får ett långt liv 18. Utveckla kompetensen att använda sociala medier 19. Höj kompetensen hos medlemmarna 20. Organisera informationsspridning 21. Utbildning 22. Öka forskningen inom prostatacancerområdet - Bli den centrala mötesplatsen för frågor kring prostatacancer - Arbeta mer med att skapa medvetenhet och förståelse om prostatacancer hos allmänheten 4. Direktiv från medlemmarna 4.1 Finns direktiv från stämman? - Ja det finns beslut och motioner som ska åtgärdas 4.2 Innebär stadgarna och ändamålet något för verksamhetsplanen? - Ja verksamhetsplanen är uppbyggd på samma sätt som stadgarna 4.3 Har styrelsen tolkat sitt uppdrag? - Det redovisas i styrelsens arbetsordning som uppdateras årligen och i verksamhetsplanen 4.4 Har styrelsens mål uppnåtts? Styrelsen gör kontinuerligt en måluppföljning (ärendebalans) och ser till att målen uppnås. 5. Direktiv från styrelsen till förbundsdirektör 5.1 Finns direktiv från styrelsen? - Ja, det finns en instruktion för förbundsdirektören som uppdateras årligen. Det finns beslut på styrelsemöten som redovisas i protokoll. 6
5.2 Har styrelsens mål uppnåtts? Arbetsutskottet gör kontinuerligt en måluppföljning (via ärendebalans) och ser till att målen uppnås. 7