Protokoll 2 av 2 Innehåll 24 Justering och fastställande av föredragningslistan 3 25 IT-policy 4 26 Kommunikationspolicy 5 27 Utdelning ur Stiftelsen Thyra och Einar Sundins fond 2016 6 28 Tertialbokslut 1 med helårsprognos 7 29 Ramärende 2017-2019 8 30 Vaxholms stads finansiella verksamhet 2016 9-11 31 Förtjänsttecken 2016 12 32 Skärgårdsrådets framtida form - remiss till nämnderna 13 33 Firmatecknare i Vaxholms stad 14 34 Svar på remiss från Kulturdepartementet - Låt fler forma 15 Framtiden! (SOU 2016:5) 35 Risk och sårbarhetsanalys för Vaxholms stad 2016 16 36 Obesvarade motioner per 2016-06-13 17 2
24 Justering och fastställande av föredragningslistan Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Malin Forsbrand (C) utses tillsammans med ordföranden att justera protokollet senast torsdag den 26 maj 2016. Utskickad föredragningslista fastställs. 3
Änr KS 2016/103.005 25 IT-policy Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta IT-policy för Vaxholms stad antas. Vaxholms stads IT-strategi fokuserar på hur staden kan nyttja IT för att uppnå stadens övergripande mål och är framtagen med utgångspunkt från Alliansprogrammet för mandatperioden 2014-2018, KF 2014-12-15, i vilket det anges att En IT- och kommunikationsstrategi ska tas fram för ökat medborgarinflytande, tillgång till öppna handlingar, teknikens användning och infrastruktur. n yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Tjänsteutlåtande, IT-strategi för Vaxholms stad, 2016-05-11 IT-policy, 2016-05-11 Yvonne Persson, KLK För kännedom: Marie Wiklund, KLK Susanne Edén, SBF Ulrika Strandberg, BUF Magnus Lublin, SF 4
Änr KS 2016/106.001 26 Kommunikationspolicy Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta Kommunikationspolicy för Vaxholms stad antas. Kommunikationspolicyn är ett av de styrdokument som tillsammans utgör Vaxholms stads kommunikationsstrategi. Strategin syftar till att visa vägen till hur stadens samlade arbete med kommunikation kan bidra till att målen uppnås. n yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Tjänsteutlåtande, Antagande av Vaxholms stads kommunikationspolicy 2016, 2016-05-11 Kommunikationspolicy, 2016-05-12 Elisabeth Larsen Brolin För kännedom: Marie Wiklund, kommunledningskontoret Susanne Edén, stadsbyggnadsförvaltningen Ulrika Strandberg, barn- och utbildningsförvaltningen Magnus Lublin, socialförvaltningen 5
Änr KS 2016/59.046 27 Utdelning ur Stiftelsen Thyra och Einar Sundins fond 2016 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Ur Stiftelsen Thyra och Einar Sundins fond utbetalas 2 000 kr till Pensionärsföreningen SPF Kastellet samt 2 000 till PRO Vaxholms Pensionärsförening. Arbetsutskottet beslutar enligt delegation om utdelning ur Stiftelsen Thyra och Einar Sundins fond. Enligt stiftelseförordnandet skall ränteavkastningen delas ut till destinatärkretsen pensionärer i kommunen. Ränteavkastningen har de senaste åren inte kunnat täcka utdelning och förvaltningskostnader vilket gör att det utdelningsbara kapitalet minskar för varje år. Stiftelsens egna kapital uppgick per 2015-12-31 till 346 tkr. Pensionärsföreningen SPF Kastellet och PRO Vaxholms Pensionärsförening har ansökt om medel för sin verksamhet för år 2016. De har beviljats bidrag med 2 000 kr vardera under senare år. n yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Ansökan om bidrag från Pensionärsföreningen SPF Kastellet, 2016-03-04 Ansökan om bidrag från PRO Vaxholms Pensionärsförening, 2015-12-10 Derk de Beer, Ekonomichef, Kommunledningskontoret 6
Änr KS 2016/48.042 28 Tertialbokslut 1 med helårsprognos Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta Tertialbokslut för Vaxholms stad per 2016-04-30 med helårsprognos, med bilagda tertialbokslut för nämnderna, godkänns. Barn- och utbildningsnämnden får ett volymavdrag på 1 408 tkr på grund av färre barn i verksamheterna än budgeterat. Resultat- och balansräkningarna per 2016-04-30 för de av kommunen helägda bolagen, Smeden AB samt Fastighetsbolaget Vasavägen 13 AB, noteras till protokollet. Tertialbokslutet har upprättats per 2016-04-30. Utfallet på sista raden är 13,7 mkr, vilket överstiger budget med 6,4 mkr. Helårsprognosen visar ett slutresultat 26,6 mkr, en positiv avvikelse mot det budgeterade helårsresultatet på 5,1 mkr. Helårsprognosens slutresultat utgör 4,3 % av skatteintäkterna. n yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Tjänsteutlåtande, Tertialbokslut 1 med helårsprognos, 2016-05-18 Tertialbokslut Vaxholm stad 2015-04-30 med helårsprognos Tertialbokslut Kommunstyrelsen 2015-04-30 med helårsprognos Tertialbokslut Barn och utbildningsnämnden 2015-04-30 med helårsprognos Tertialbokslut Stadsbyggnadsnämnden 2015-04-30 med helårsprognos Tertialbokslut Nämnden för Teknik, Fritid och Kultur 2015-04-30 med helårsprognos Vasavägen 13 AB Balansrapport per 2016-04-30 Vasavägen 13 AB Resultatrapport per 2016-04-30 Smeden 3 AB Balansrapport per 2016-04-30 Smeden 3 AB Resultatrapport per 2016-04-30 Kompletteras efter nämndernas sammanträden: Tertialbokslut Socialnämnden 2015-04-30 med helårsprognos Derk de Beer, KLK För kännedom: Socialförvaltningen, Barn- och utbildningsförvaltningen, Stadsbyggnadsförvaltningen, Tekniska enheten 7
Änr KS 2016/108.041 29 Ramärende 2017-2019 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta Ramärendet för åren 2017-2019 godkänns med redaktionella ändringar. Ramärendet är en samlad beskrivning av de förutsättningar som gäller för Vaxholms stads planering för åren 2017 till 2019. Ramärendet innehåller mål och ekonomiska förutsättningar för kommunens utveckling. Dokumentet innehåller även framtidsbedömningar, exempelvis befolkningsprognoser. Dessa bedömningar ska användas som underlag i planeringen. Ramärendet är ett politiskt dokument och ska utgöra plattformen för all planering och verksamhet i Vaxholms stad för åren 2017 till 2019. Ramärendet ligger till underlag för nämndernas arbete att utforma ett yttrande till mål och budget, vilket redovisas i respektive nämnd under september månad. Därefter utarbetas ett gemensamt förslag till mål och budget för perioden 2017-2019 vilket behandlas politiskt under hösten 2019. n yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Tjänsteutlåtande, Rambudget 2017-2019, 2016-05-12 Rambudget 2017-2019 Derk de Beer, KLK För kännedom: Barn- och utbildningsnämnden, Socialnämnden, Stadsbyggnadsnämnden Nämnden för Teknik, Fritid och Kultur Ledningsgruppen Vaxholms stad 8
Änr KS 2016/109.040 1 av 3 30 Vaxholms stads finansiella verksamhet 2016 Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta Informationen noteras till protokollet. Enligt gällande finanspolicy skall kommunstyrelsen två gånger per år lämna en rapport till kommunfullmäktige avseende stadens finansverksamhet. Informationen nedan avser situationen per 2016-04-30. 1. Aktuell likviditetssituation Enligt finanspolicyn ska stadens likviditetsreserv uppgå till minst 1/12 och maximalt 3/12 av stadens budgeterade kostnader exklusive avskrivningar, förändring av pensionsskuld och förändring av semesterlöneskuld. Detta innebär en reserv i intervallet 40 135 mkr. På konto fanns per 2016-04-30 ett belopp på 25,8 mkr. Till detta tillkommer checkkredit om 25 mkr; den totala reserven uppgick således till 50,8 mkr. Likviditetsreserven bedöms under maj passera den nedre gränsen i intervallet vilket medför att ett nytt lån om 45 mkr kommer att tas upp genom direktupphandling. Under året bedöms ytterligare lån om 85 mkr komma att upptas, fördelat på två tillfällen, vilket totalt ger en ökad lånevolym om 130 mkr. 2. Placeringsportföljens volym, instrument och motparter Vaxholms stad har inga placeringar. Placering av likvida medel får endast ske på konto i svensk bank. 3. Utlåning till bolag Staden har en långfristig lånefordran på 15,3 mkr mot det helägda bolaget Vaxholm Smeden AB. Amortering sker med 0,5 mkr per år. Motsvarande fordran på det helägda bolaget Fastighetsbolaget Vasavägen 13 AB är 0,7 mkr. Under året kommer ett beslutsförslag att tas fram avseende amorteringsplan för Fastighetsbolaget Vasavägen 13 AB. 4. Skuldportföljens volym och motparter Staden har långfristiga lån på 386,5 mkr per 2016-04-30. De är till 100 % upptagna vid Kommuninvest. Av lånen löper 38 % till fast ränta, 62 % till rörlig ränta. Årets nyupplåning kommer innebära att 40 mkr av nylånen behöver tas upp till fastränta eller räntesäkras med lämpligt derivatinstrument för att inte skuldportföljens rörliga räntedel ska överstiga den i finanspolicyn angivna maximala nivån på 50 %. 5. Skuldportföljens kapitalbindning Kapitalbindningstid: Den tid låntagaren försäkrar sig om kredit och dess villkor, dvs. låntagaren vet att denne har krediten till ett fast räntepåslag under en bestämd löptid. Enligt finanspolicyn får detta tidsspann sträcka sig upp till 8 år. Kapitalbindningstiden per 2016-04-30 är 1,64 år. 9
Protokoll 2 av 3 Kommunstyrelsens arbetsutskott 6. Skuldportföljens räntebindning och genomsnittlig ränta Räntebindningstid: Den tid låntagaren binder sin ränta. Enligt finanspolicyn får detta tidsspann utgöra 1-4 år. Räntebindningstiden per 2016-04-30 är 3,21 år. Snitträntan uppgår per detta datum till 2,15 %. 7. Skuldportföljens derivat fördelat på instrument och motparter Staden använder ränteswapar för att säkra räntenivån. En ränteswap är ett avtal om att byta en räntebetalning från rörlig till fast ränta eller om-vänt. Vaxholms stad har 230,0 mkr i ränteswappar per 2016-04-30, samtliga med Nordea mot motpart. Merparten av dessa ingicks i januari 2013, dvs. i ett annat ränteläge än dagens. Att avsluta dem i förtid är förenat med betydande ränteskillnadsersättning. På grund av nyupplåning kan staden komma att behöva teckna nya ränteswapar motsvarande 40 mkr för att uppfylla finanspolicyns riktlinjer kring skuldportföljens rörliga räntedel. 8. Leasing Staden har idag leasingavtal (operationell leasing) enligt följande: Avgifter på avtal inom ett år 2 318 tkr Avgifter på avtal 1 5 år 2 727 tkr Leasing åtagandet har till följd av 1 till 1 satsningen på datorer på Norrberget ökat med 1,4 mkr sedan 2015. 9. Stadens borgensåtagande fördelade på respektive motpart Kommunal borgen och garantier lämnas normalt endast till bolag där sta-den har en ägarandel. Staden har en restriktiv inställning till borgen för lån till andra låntagare. Låntagare Belopp Kreditgivare Vaxholmsvatten AB 101,0 mkr Nordea Roslagsvatten AB 2,0 mkr Nordea Kommunalt ansvar egna hem 0,1 mkr SBAB Totalt 103,1 mkr 10. Pensioner Staden har ingen pensionsförvaltning i egen regi. Framåtblick Riksbankens reporänta har sänkts i omgångar under de senaste åren och är per 2016-04-30 negativ, - 0,50 %. Den förväntas ligga kvar på denna nivå till åtminstone andra halvåret 2016. Riksbankens expansiva penningpolitik baseras på att de bedömer att den globala utvecklingen är fortsatt osäker. 10
Protokoll 3 av 3 Kommunstyrelsens arbetsutskott Trots en stark konjunktur och stigande inflation kommer riksbanken fortsätta föra en expansiv penningpolitik för att förhindra en snabbare stärkning av kronan som kan bryta inflationsuppgången. yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Tjänsteutlåtande, Stadens finansiella verksamhet 2016-04-30, 2016-05-16 Derk de Beer, KLK 11
Änr KS 2016/70.028 31 Förtjänsttecken 2016 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Förvaltningen får i uppdrag att till kommunstyrelsens sammanträde 2016-06-02 sammanställa motivering till mottagarna/mottagaren. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta Förtjänsttecken delas ut till kommunmedborgare vid kommunfullmäktiges sammanträde den 13 juni 2016. Kommunstyrelsen beslutade under 2012 att införa utdelning av förtjänsttecken för Vaxholms stad för att aktningsfullt hedra och visa uppskattning till kommunmedborgare som uträttat något som främjat kommunen i en vidare bemärkelse. Utdelningen av förtjänsttecknet sker en gång per år och nominering av person/personer som föreslås kan göras av medborgare i kommunen eller av någon annan med god kännedom om personens betydande prestationer för kommunen. Utmärkelsen består av förtjänsttecken, blommor samt diplom och har hittills överlämnats av kommunfullmäktiges ordförande vid kommunfullmäktiges sammanträde i juni. För år 2016 har 1 nominering inkommit. n yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Tjänsteutlåtande, Kristoffer Staaf, 2016-05-03 Nominering Vaxholms förtjänsttecken 2016, 2016-03-16 Kristoffer Staaf, KLK 12
Änr KS 2016/78.103 32 Skärgårdsrådets framtida form - remiss till nämnderna Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 1. Stadens nämnder får i uppdrag att utreda och lämna förslag på hur de inom sina respektive verksamhetsområden kan hantera och utveckla dialog, medborgar och föreningsdialog, rörande såväl skärgårdsfrågor som frågor i övrigt. 2. Kommunledningskontoret får i uppdrag att remittera ärendet till stadens nämnder. Skärgårdsrådet har inte sammanträtt sedan oktober 2014 på grund av att för få frågor inkommit till kommunledningskontoret. Det har vid flera tillfällen ställts frågor till förvaltningen om skärgårdsrådets arbetsformer och framtid varför det är angeläget att ta upp detta för diskussion. Kommunledningskontoret konstaterar att skärgårdsrådet i dess nuvarande form är svårt att administrera. Det finns olika förväntningar kring rådets arbetsformer samt mandat hos olika föreningar och deltagare. Under 2015 inkom exempelvis endast frågor från en intresseförening. Mot bakgrund av detta föreslår kommunledningskontoret att hanteringen av skärgårdsrådets frågor ses över. Kommunledningskontoret föreslog i tidigare tjänsteutlåtande, 2016-04-01, att kommunstyrelsens arbetsutskott skulle besluta att remittera ärendet till stadens nämnder. Arbetsutskottet beslutade vid sammanträde 2016-04-13 21 att återremittera ärendet med motivering: att inkludera uppgift till nämnderna att arbeta med formerna för hantering av dialog, medborgar- och föreningsdialog, rörande såväl skärgårdsfrågor som frågor i övrigt inom nämndernas verksamhetsområde. Kommunledningskontoret har nu lagt till arbetsutskottets synpunkter i beslutsförslaget och hänvisar i övrigt till tidigare tjänsteutlåtande i ärendet, 2016-04-01. n yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Tjänsteutlåtande, Marie Wiklund, 2016-05-03 Protokollsutdrag KS/AU 2016-04-13 21 Tjänsteutlåtande, Marie Wiklund, 2016-04-01 Kristoffer Staaf, KLK 13
Änr KS 2016/8.002 33 Firmatecknare i Vaxholms stad Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta 1. Firmateckningsrätten utövas av kommunstyrelsens ordförande Lars Lindgren (M) alternativt kommunstyrelsens vice ordförande Malin Forsbrand (C), alternativt förtroendevald som utsetts till ersättare för desamma, i förening med antingen kommunchef Marie Wiklund, ekonomichef Derk de Beer, förvaltningschefer Ulrika Strandberg, Magnus Lublin eller Susanne Edén. 2. Kommunchef ensam har rätt att underteckna reguljära bank- och postärenden samt att kommunchef har rätt att delegera detta till annan tjänsteman i särskild ordning. En anpassning av rätten att teckna stadens firma med anledning av personalförändring. n yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Tjänsteutlåtande, Marie Wiklund, 2016-05-04 Kansliet För kännedom: Kommunledningskontoret, Ekonomienheten, Utbildningsförvaltningen, Socialförvaltningen, Stadsbyggnadsförvaltningen 14
Änr KS 2016/71.100 34 Svar på remiss från Kulturdepartementet - Låt fler forma Framtiden! (SOU 2016:5) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta Kommunledningskontorets yttrande lämnas som Vaxholms stads svar på remiss avseende SOU 2016:5 Låt fler forma framtiden!. Betänkandet Låt fler forma framtiden! (SOU 2016:5) har skickats ut på remiss från Kulturdepartementet till 437 remissinstanser i landet, varav Vaxholms stad är en. Remissvaret ska vara Kulturdepartementet tillhanda senast 2016-06-21. I betänkandet beskrivs tillståndet i demokratin och ett antal förslag om hur demokratin kan förstärkas läggs fram. Många av förslagen kretsar kring hur individens möjligheter till delaktighet i och inflytande över politiska beslut mellan de allmänna valen kan stärkas. Några av förslagen som läggs fram är införande av folkmotion till Riksdagen, kommun och landstingsfullmäktige, tydligare reglering av medborgardialog, samråd och andra former av medborgarinflytande. Betänkandet tar också upp partiernas roll i demokratin och lämnar förslag kring de förtroendevaldas villkor. Vidare föreslås en försöksverksamhet med sänkt rösträttsålder till 16 år i kommunalvalen 2018 och 2022. Betänkandet består av två delar och omfattar knappt 750 sidor. Betänkandet återfinns i sin helhet hos regeringskansliet och nås via denna länk http://www.regeringen.se/rattsdokument/statens-offentligautredningar/2016/01/sou-20165/. Kommunledningskontoret har gått igenom förslagen och utarbetat ett förslag till remissvar. Kommunledningskontoret ställer sig i huvudsak positiv till utredningens förslag men har vissa synpunkter främst gällande förslagen som rör medborgarinflytande. Det är bra att förtydliganden föreslås i kommunallagen avseende de förtroendevaldas villkor. Kommunledningskontoret ser det också som positivt med ett tydligare uppdrag till kommunfullmäktige att arbeta med ökad medborgardialog inför beslut men konstaterar att inga konkreta förslag lämnas för hur detta ska gå till. Vidare är det bra att vissa förtydliganden föreslås gällande folkinitiativ dock anser kommunledningskontoret att några av de nya förslagen riskerar att leda till oklarheter i handläggningen. Förslaget om att införa en folkmotion som verktyg bör ske via en försöksperiod som sedan utvärderas och eventuellt permanentas. Kommunledningskontoret har valt att inte lämna några synpunkter på utredningens förslag gällande nationell politik samt frågor som gäller de politiska partierna. n yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Betänkandet Låt fler forma framtiden! (SOU 2016:5) Förslag till yttrande från Vaxholms stad Tjänsteutlåtande, Kristoffer Staaf, 2016-05-13 Sammanfattning av betänkandet Låt fler forma framtiden! (SOU 2016:5) Kansliet, Kulturdepartementet 15
Änr KS 2016/57.168 35 Risk och sårbarhetsanalys för Vaxholms stad 2016 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Informationen noteras till protokollet. Landets 21 länsstyrelser har regeringens uppdrag att varje år upprätta en regional risk- och sårbarhetsanalys (RSA) för sitt län. Analyserna ska lämnas till Regeringskansliet och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Bakgrunden till regeringsuppdraget är viljan att skapa ett robustare samhälle genom att på lokal, regional och nationell nivå arbeta fram förslag till åtgärder för att stärka krishanteringsförmågan. Som underlag till detta lämnar kommunerna i Stockholms län in riskoch sårbarhetsanalyser till länsstyrelsen i Stockholm. Kommunernas analyser bildar ett första underlag för deras handlingsplaner för extraordinära händelser och för den RSA-rapport som Länsstyrelsen årligen ska lämna till regeringen och MSB. Arbetet med att ta fram årets risk- och sårbarhetsanalys i Vaxholms stad har främst skett inom kommunens ledningsgrupp. Dels har det hållits workshops med syfte att identifiera innehållet i de verksamheter som staden bedriver, dels har det bedrivits workshops med ledningsgruppen förstärkt med nyckelpersoner från förvaltningarna med syfte att identifiera risker, sårbarheter och ta fram förslag på åtgärder. n yrkar bifall till förvaltningens förslag och finner bifall till eget yrkande. Tjänsteutlåtande, Marie Wiklund, 2016-05-13 Risk- och sårbarhetsanalys för Vaxholms stad 2016 För kännedom: Lars Winberg, KLK 16
Änr KS 2016/99.008 36 Obesvarade motioner per 2016-06-13 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta Redovisning av obesvarade motioner per 2016-06-13 noteras till protokollet. Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning ( 30) ska obesvarade motioner årligen redovisas till kommunfullmäktige. Redovisningen bör göras på fullmäktiges ordinarie sammanträde i juni. Beslut i kommunfullmäktige Ärende Inlämnad av Status Väckta (ej besvarade) 2015/2016 37/2015 Dnr KS 2015/110.008 Motion angående krav för tillståndsgivning för ny- och ombyggnation Karl-Olof Fagerström (WP) Behandlas i KF 2016-06- 13. 37/2015 Dnr KS 2015/126.008 Motion om P-skiva för i Vaxholm skrivna innevånare Ingemar Wemmenhö g (WP) Behandlas i KF 2016-06- 13 49/2015 Dnr KS 2015/179.008 Motion om ändring av parkeringsbestämmelser för boende i anslutning av idrottsplatsen Ingemar Wemmenhö g (WP) Behandlas i KF 2016-06- 13 25/2016 Dnr KS 2016/62.008 Motion om ökat samarbete mellan skola och näringsliv Katherine Angelo Lindqvist (S) Beräknas besvaras under hösten 2016. n yrkar bifall till förvaltningens beslutsförslag och finner bifall till eget yrkande. Tjänsteutlåtande, Kristoffer Staaf, 2016-05-03 Kristoffer Staaf, klk 17