ANSÖKNINGSGUIDE Stöd för skolmjölk Läsåret 2016-2017 Uppdaterad 1.8.2016
Innehåll 2 1 INLEDNING... 4 2 STÖDBERÄTTIGAD DAGVÅRD OCH UTBILDNING... 5 3 STÖDBERÄTTIGADE PRODUKTER OCH STÖDBELOPPET... 6 3.1 Maximalt antal liter stödberättigade produkter... 7 3.2 Stödnivåer... 7 4 REGISTRERING I STÖDPROGRAMMET... 8 4.1 Kunder och verksamhetsställen som måste registrera sig... 8 4.2 Registreringens betydelse för stödansökan... 9 4.3 Registreringsansökan... 10 4.4 Förbindelse om att följa stödvillkoren... 11 4.5 Ändringar av registreringsuppgifterna... 11 4.6 Omregistrering och tillfällig registrering... 12 5 ANSÖKAN OM STÖD... 13 5.1 Leverantören ansöker om stödet... 13 5.1.1 Leverantörsfullmakt... 13 5.1.2 Läsårsanmälan... 13 5.1.3 Stödansökan... 15 5.1.4 Uppföljning av produktkvantiteterna... 15 5.1.5 Osubventionerade inköp... 16 5.2 Kommunen ansöker om stödet... 16 5.2.1 Stödansökan... 16 5.2.2 Sammanställning av produktmängder... 16 5.2.3 Uppgifter om läsår... 17 5.3 En privat organisation eller samkommun ansöker om stödet... 18 5.3.1 Stödansökan... 18 5.3.2 Sammanställning av produktmängder... 18 5.3.3 Uppgifter om läsår... 19 6 ICKE STÖDBERÄTTIGADE MATGÄSTER... 21 6.1 Personer som regelbundet deltar i måltider i skolan eller daghem-met... 21 6.2 Personer som tillfälligt deltar i måltider i skolan eller daghemmet... 21 6.3 Matgäster utanför distributionsstället... 22 7 BEAKTANDE AV DEN ANDEL SOM ANVÄNTS I MATLAGNINGEN... 23
8 ANSÖKAN OM STÖD DÅ BESPISNINGEN UPPRÄTTHÅLLS AV ETT CATERINGFÖRETAG ELLER NÅGON ANNAN UTOMSTÅENDE AKTÖR24 9 ÄNDRINGAR SOM GÄLLER SÖKANDEN... 25 9.1 Leverantörssökanden byts... 25 9.2 Kommunsökande eller självständig sökande övergår till leverantörsansökan eller vice versa... 25 10 UPPGÖRANDE AV STÖDANSÖKAN OCH TIDSFRISTER... 26 10.1 Att fylla i och korrigera stödansökan... 26 10.2 Tidsfrister för ansökan om stöd... 27 10.3 Stödbeslut... 27 11 HUR STÖDET AVSPEGLAS... 28 11.1 Förmedling av stödet till förmånstagaren... 28 11.2 Affisch om skolmjölksstöd... 29 12 KONTROLL... 30 12.1 Uppgifter och dokument som kontrolleras... 30 12.2 Underrättelse om kontroll... 31 12.3 Förvaring av handlingar... 31 12.4 Påföljder av kontrollresultaten... 32 13 ORDLISTA... 33 14 KONTAKTUPPGIFTER... 35 ANSÖKNINGSGUIDE #185551 Publicerad av: Landsbygdsverket, PB 405 (Alvar Aallon katu 5), 60101 Seinäjoki. Tfn. 0295 31 2000, fax 0295 31 2203, www.mavi.fi Marknadsavdelningen Skogs- och marknadsenheten 01/2017 De anvisningar som ges i denna guide är inte en uttömmande utredning över lagstiftningen för sektorn och de är inte juridiskt bindande. Lagstiftningen i EU och Finland ändras, och trots uppdateringarna av denna publikation är inte uppgifterna alltid aktuella. Alla rättsliga krav ska framföras utifrån förordningarna. Den som söker stöd kan om den så önskar hänvisa till lagligheten av myndighetsåtgärderna. I sista hand avgör EU-domstolen frågor som gäller avvikande lagtolkningar. 3
1 INLEDNING Avsikten med denna anvisning är att ge information om hur Europeiska Unionens program för skolmjölksstöd verkställs i Finland. Avsikten med skolmjölksstödet är att gynna konsumtionen av mjölk och mjölkprodukter i medlemsstaternas skolor och daghem. Stödet finansieras i sin helhet av Europeiska Unionens medel. Stödet för skolmjölk och anvisningarna i denna handbok grundar sig på Europeiska Unionens bestämmelser, särskilt på Europaparlamentets och rådets förordningar (EU) nr 1308/2013 och 1306/2013 samt kommissionens förordning (EG) nr 657/2008 och rådets förordning (EU) nr 1370/2013, som jämte ändringar är bindande som sådana i Finland. Dessutom tillämpas lagen 999/2012 om en marknadsordning för jordbruksprodukter, statsrådets förordning nr 314/2013 samt Landsbygdsverkets föreskrift 1/09 jämte ändringar. I Finland ansvarar jord- och skogsbruksministeriets marknadsenhet för skolmjölksstödet medan Landsbygdsverkets marknadsavdelning ansvarar för verkställigheten. Skogs- och marknadsenheten vid Landsbygdsverkets marknadsavdelning har ansvaret för kontrollerna enligt förordningen om skolmjölksstöd. Skolmjölksstödet administreras med datasystemet Nekka som innefattar såväl kundtjänsten som myndighetsbehandlingen. I Nekka loggar man in med en Katso-kod på adressen https://nekka.mavi.fi och via systemet kan kunden sköta registreringen som kund och registreringen av verksamhetsställe, fullmakter, ansöka om stöd samt ta emot och bläddra i besluten om sina ansökningar. På Landsbygdsverkets webbplats publiceras årligen de stöd som betalas till juridiska personer. Skolmjölksstödet ingår i de övriga stöd som betalas ur EU:s garantifond för jordbruket och för vilkas del stödtagarens namn, beskattningskommun samt det sammanlagda stödbelopp som betalats under kalendereller räkenskapsåret (16.10-15.10) offentliggörs. Offentliggörandet av stöden bygger på Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1306/2013 och kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 908/2014. Dessutom används uppgifter om stöden för övervakningsändamål. Övervakning utförs av såväl EU:s som Finlands kontrollmyndigheter och syftet med övervakningen är att säkerställa att stöden har betalts på rätta grunder. 4
2 STÖDBERÄTTIGAD DAGVÅRD OCH UTBILDNING Rätt till skolmjölksstöd har barn eller elever som är inskrivna i följande typer av dagvård eller utbildning vid terminsstarten: Dagvård Daghem eller gruppfamiljedaghem med antingen en stadigvarande eller en ambulerande barnträdgårdslärare. Utbildning på förskolenivå Förskoleundervisning i skola, daghem eller gruppfamiljedaghem. Utbildning på grundnivå Klasserna 1-10 i grundskolan. Utbildning på andra stadiet Gymnasium och yrkesutbildning som leder till yrkesinriktad grundexamen. Daghem, gruppfamiljedaghem och skolor kan upprätthållas av antingen kommunen, staten eller en privat aktör. Dagvården och utbildningen ska vara arrangerad eller godkänd av den behöriga myndighet som har ansvaret för dem. Rätt till skolmjölksstöd har inte bland annat: morgon- och eftermiddagsklubbar för skolbarn utbildning på högskolenivå vuxenutbildning flerformsstudier arbetskraftsutbildning fortbildning och kompletterande utbildning klubbverksamhet. De mängder mjölkprodukter som konsumeras av personalen på skolan/daghemmet eller överlag av andra än stödberättigade barn/elever omfattas inte av stödet för skolmjölk. Ytterligare information om dagvårdens eller utbildningens rätt till stöd fås av Landsbygdsverket. 5
3 STÖDBERÄTTIGADE PRODUKTER OCH STÖDBELOPPET Stöd för skolmjölk kan sökas endast för stödberättigade mjölkprodukter, se tabellen nedan. Produkterna ska ha sitt ursprung i och vara producerade inom Europeiska Unionen. Alla subventionerade produkter ska uppfylla kvalitetskriterierna för mjölk och mjölkprodukter och kraven för identifieringsmärke i både förordningarna som gäller stödprogrammet för skolmjölk och i övrig EUlagstiftning samt i nationella bestämmelser. Klass Produkt-nr Produkt I 1001 Ettans mjölk, högst 1 % fett, värmebehandlad 1101 Fettfri mjölk, värmebehandlad 1211 Surmjölk och andra surmjölkdrycker, högst 1 % fett, värmebehandlad 1221 Smaksatt/icke smaksatt yoghurt, fil och kvarg, högst 1 % fett, också sådana som innehåller fruktsaft och minst 90 viktprocent mjölk och högst 7 procent tillsatt socker och/eller honung. II 1501 Yoghurt, fil och kvarg smaksatt med frukt och/eller bär, högst 1 % fett, minst 75 viktprocent mjölk, högst 7 procent tillsatt socker och/eller honung, vari ingår också det socker som tillsatts frukten. Produkter som innehåller frukt ska innehålla frukt, fruktkött, fruktpuré eller fruktjuice. III 2001 Färsk- och smältost, högst 17 % fett och 1,3 % salt, högst 10 % andra ingredienser än mjölkämnen V 3001 Annan ost än färsk- och smältost, högst 17 % fett och 1,3 % salt, högst 10 % andra ingredienser än mjölkämnen Stöd /kg 0,1815 0,1634 0,5445 1,3885 Mjölk, surmjölk, yoghurt, fil och kvarg som innehåller över 1 % fett, ostar som innehåller över 17 % fett och/eller över 1,3 % salt är inte berättigade till stöd för skolmjölk 1. Gårdsmjölk, mjölkpulver, smör och grädde är inte heller berättigade till stöd för skolmjölk. 1 Gränsen för kraftigt saltade ostar ändras till 1,4 viktprocent 13.12.2016, då den börjar tillämpas på stödberättigande skolmjölksprodukter ( jord- och skogsbruksministeriets förordning 1010/2014 om att märka vissa livsmedel som kraftigt saltade) 6
Mjölkprodukter som använts i matlagningen får inte stöd. Ett undantag från regeln utgörs av kalla maträtter som tillretts eller rörts ihop i skolans/daghemmets egna utrymmen i samband med måltiden, som: frukt- eller bärkvarg, mjölk eller surmjölk som i samband med ätandet hälls exempelvis på gröt, flingor eller kräm, kakao som görs på antingen kall eller varm mjölk. 3.1 Maximalt antal liter stödberättigade produkter Stöd kan beviljas för högst den mängd mjölk och mjölkprodukter som motsvarar 0,25 omräknade mjölkliter per elev/barn under en skol- eller verksamhetsdag. Den som köper produkter eller ansöker om stöd behöver inte själv räkna ut det maximala antalet liter eller se till att det inte överskrids, eftersom Landsbygdsverkets datasystem med ett stödbeslut drar av den överskridande delen från de produktkvantiteter som beviljas stöd. Det rekommenderas ändå att man kontrollerar verksamhetsställets produktkvantiteter med hjälp av produktuppgifterna så att överskridningen inte beror t.ex. på ett skrivfel i samband med inmatningen av produktkvantiteter. Om det maximala antalet liter underskrids söks stödet alltid för de faktiska bruttoproduktkvantiteterna som i samband med eventuell kontroll går att verifiera med hjälp av fakturor och vid behov fraktsedlar. Det maximala antalet liter per verksamhetsställe kan räknas ut med följande formel: 0,25 x antalet barn/elever vid terminsstarten x antalet skol-/verksamhetsdagar under ansökningsperioden. Det maximala antalet liter syns under tabellen Produktuppgifter när produktkvantiteterna matas in i Nekka. Alla subventionerade produkter räknas in i den dagliga maximikvantiteten på 0,25 omräknade mjölkliter. Verksamhetsställets omräknade mjölkliter kan likaså ses under tabellen Produktuppgifter. Kvantiteten mjölk- och surmjölk i liter som hör till kategori I räknas som sådana in i det maximala antalet liter, men produkter som uppges i kilogram omräknas till mjölkliter enligt följande formler: I kategori I omräknas fil-, kvarg och yoghurtkilogram till mjölkliter genom att dividera dem med talet 1,03. 1 kg fil, kvarg och yoghurt i kategori II motsvarar 0,9 kg mjölk. Fil-, kvarg- och yoghurtkilogrammen multipliceras först med 0,9 och divideras sedan med 1,03. Kilogrammen kan också direkt multipliceras med talet 0,8738. 1 kg ost i kategori III motsvarar 3,00 kg mjölk. Ostkilogrammen multipliceras först med 3,00 och divideras sedan med 1,03. Kilogrammen kan också direkt multipliceras med talet 2,9127. 1 kg ost i kategori V motsvarar 7,65 kg mjölk. Ostkilogrammen multipliceras först med 7,65 och divideras sedan med 1,03. Kilogrammen kan också direkt multipliceras med talet 7,4272. 3.2 Stödnivåer Stödets belopp grundar sig på de stödnivåer som har fastställts i kommissionens förordning. EUkommissionen kan genom sitt beslut ändra dessa stödsatser. Stödet fastställs enligt det stödbelopp som gäller under den första dagen i ansökningsperioden. Stödnivåerna per produktkategori beskrivs i tabellen i kapitel 3. Kvantiteten mjölk- och surmjölk i liter omräknas till kilogram genom att man multiplicerar dem med talet 1,03. 7
4 REGISTRERING I STÖDPROGRAMMET De sökande, dvs. verksamhetsställenas ägare/kunder samt alla skolor och daghem samt distributionsställen som är förmånstagare ska vara registrerade och godkända till Landsbygdsverkets program för skolmjölksstöd innan den verksamhet som omfattas av stödet inleds. I e-tjänsten Nekka sker godkännandet till stödprogrammet i samband med registreringen som kund, som endast en Katsohuvudanvändare kan göra. Däremot kan en innehavare av en Katso-underkod registrera verksamhetsställen och detta är möjligt först när ett godkänt beslut om kundregistreringen har kommit. I Nekka baserar sig kundregistreringen på FO-numret och basuppgifterna fås direkt från företagsdatasystemet. När ägaren har fått beslutet om kundregistreringen kan denne ansöka om registreringar av verksamhetsställen för skolor och daghem. Om kunden så vill kan han eller hon också använda sig av ansökningsblanketter på papper som finns på webbplatsen www.mavi.fi, på fliken Guider och blanketter/kommun, skola, daghem/skolmjölksstöd. 4.1 Kunder och verksamhetsställen som måste registrera sig En leverantörssökande ska registrera sig som kund innan den kan förmedla produkter till subventionerat pris till skolor, daghem och distributionsställen som gett fullmakt. Kommun- och organisationskunder som söker stöd via leverantören registrerar sig själv som kund och söker registrering av verksamhetsställe för verksamhetsställen i sin ägo i Nekka med egna Katso-koder och informerar leverantörsökande om registreringarna. En kommunsökande, det vill säga en kommun som söker stödet för en eller flera kommunala skolor, daghem, centralkök och/eller distributionsställen inom kommunen, ska registrera sig som kund i Nekka. Som kommunsökande kan också godkännas ett affärsverk som ägs av en enskild kommun, om den har samma FO-nummer som kommunen. Självständiga sökande, dvs. samkommunernas, företagens, stiftelsernas och föreningarnas ägare och av dem ägda skolor och daghem som kommer att använda subventionerade produkter ska registrera sig, oavsett om de får stödet via leverantören eller om de själva ansöker om stödet. Verksamhetsställets ägare registreras med ansökan om kundregistrering, varefter man ansöker om registrering av verksamhetsställe för de skolor och daghem som organisationen äger. Alla skolor/daghem som registreras måste vara berättigade till stöd. Förskoleelever räknas från fall till fall in i antingen skolans eller daghemmets elevantal beroende på var de får undervisning eller också registreras de separat som en egen grupp i överensstämmelse med om antalet verksamhetsdagar motsvarar skolans eller daghemmets verksamhetsdagar, dvs. då blir typen av verksamhetsställe antingen skola eller daghem. Värt att beakta är att den övre gränsen för verksamhetsdagar är 190 dagar när det gäller förskoleundervisning som ska registreras som skola. Verksamhetsdagarna för barn i skiftvård är i regel i genomsnitt samma som för barn som vårdas på normala tider, eftersom antalet verksamhetsdagar jämnas ut under en bestämd period. Om skiftvårdens verksamhetsdagar avviker från normalgruppens verksamhetsdagar uppges de faktiska verksamhetsdagarna och skiftvårdsgrupperna registreras separat. Daghemmet är skyldigt att föra bok över skiftvårdens verksamhetsdagar med tanke på övervakningen. 8
Ett distributionsställe, det vill säga ett kommunalt tillredningskök, som levererar stödberättigade mjölkprodukter också till andra än till stödberättigade skolor/daghem måste registrera sig. En separat registrering gör det möjligt att särskilt fastställa distributionsställets utomstående matgäster som inte berättigar till stöd. När mjölkprodukter levereras till verksamhetsställena via ett distributionsställe är det ur kundens synpunkt betydelsefullt om verksamhetsställenas produkter levereras till distributionsstället med ett separat faktureringsnummer eller om alla produkter som levereras till distributionsstället har slagits samman. Om fakturan är separat och verksamhetsställenas subventionerade produkter går att verifiera utifrån den, kan distributionsställets antal icke stödberättigande matgäster uppges som noll i ansökan om skolmjölksstöd och i läsårsuppgifterna, varvid förhållandet mellan stödberättigande och icke stödberättigande är fördelaktigare för sökanden. En närmare beskrivning av ett distributionsställe ingår i kapitel 13. Centralkök dvs. tillredningskök, som levererar stödberättigade mjölkprodukter enbart till stödberättigade skolor/daghem behöver inte registreras separat, utan köket använder sig i princip av registernumret för den skola eller det daghem där centralköket/tillredningsköket ligger. Om alternativen är flera kan centralköket välja registernumret för vilket som helst av sina underlydande verksamhetsställen. Ett utomstående cateringföretag kan inte godkännas som sökande av stöd för skolmjölk, och kan därför inte registreras. 4.2 Registreringens betydelse för stödansökan Registreringen lägger grunden för hur stödansökan är uppbyggd. Med uppbyggnaden och uträknandet av de tillhörande kontrollerna, såsom det maximala antalet liter, säkerställer man på ett så heltäckande sätt som möjligt att stödvillkoren uppfylls innan stödet betalas ut. Med registernumret säkerställs dessutom bland annat att samma verksamhetsställe inte betalas stöd fler än en gång per ansökningsperiod. Följande exempel beskriver huvuddragen i stödansökans uppbyggnad: 1234567-8 Sökande av stöd (ägare av verksamhetsställen eller leverantörsökande) 10001234 Skola A 10001233 Skola B 10001555 Skola C (= Centralkök) 10001555 Skola C 10001666 Daghem A 10001777 Daghem B 10009999 Distributionsställe A 10001888 Skola D 10001999 Daghem C 10009999 Distributionsställe A 9
I exemplet är antingen leverantören av produkterna eller kommunen/privata sektorn organisationen den som ansöker om stödet. Produkter som får stöd har levererats/köpts till skolorna A och B samt till centralköket C och distributionsstället A. Av dem är skolorna A och B så kallad enskilda verksamhetsställen, det vill säga i dem lagar man mat eller bjuder på mjölkprodukter endast till den egna skolans elever. Centralköket C finns i skola C, men det levererar mat inklusive mjölkprodukter också till daghemmen A och B. Distributionsställe A finns i skola D, men eftersom det levererar mat inklusive mjölkprodukter också till ett ålderdomshem förutom till skola D och daghem C, har det ett eget registernummer på vilket man ska anmäla ålderdomshemmets icke stödberättigande matgäster. 4.3 Registreringsansökan Registrering som kund och verksamhetsställe söks i e-tjänsten Nekka eller genom att man lämnar in ansökan om kundregistrering (Blnr 561233) och ansökan om registrering av verksamhetsställe (Blnr 561235) till Landsbygdsverket. Nekka vägleder sin användare genom ansökningsprocessen och skickar ett responsmeddelande till e-posten när beslutet har inkommit till e-tjänsten. När pappersansökningar fylls i undertecknas alla blanketter. Registreringsansökningar på papper kan skickas med telefax eller i pdfformat med e-post till adressen koulumaitotuki@mavi.fi. Den som undertecknar ansökan ska ha rätt att teckna organisationens namn. Registrering som kund kan sökas tidigast från och med den 1:a dagen i den månad då registreringsansökan skickades via Nekka eller inkom till Landsbygdsverket på annat sätt. Efter registreringen uträttar kunden sina ärenden på basis av FO-numret och det ska användas vid ansökan om stöd och i anmälningar som ligger till grund för ansökan om stöd. Registreringen är i kraft tills vidare. Registrering av verksamhetsställe kan sökas retroaktivt och de är också i kraft tillsvidare. Ägaren av verksamhetsstället kan själv avsluta verksamhetsställets giltighet i Nekka-tjänsten. Den som söker på papper meddelar om att verksamhetsstället upphör per e-post till Landsbygdsverket. Besluten om kundregistrering och om registrering av verksamhetsställe kan skrivas ut från Nekka om kunden inte särskilt har begärt att de ska skickas per post. Fullmakterna kan kunden själv upprätta i Nekka efter det att registreringen av verksamhetsstället har godkänts. Om leverantörsfullmakten har givits i samband med registreringsansökan på papper, matar Landsbygdsverket in den i datasystemet. Kunden är skyldig att upprätthålla uppgifterna om kundrelationen och att alltid anmäla ändringarna också till den befullmäktigade leverantörsökanden. Att uppgifterna om leverantörsökande är rätt och att stödansökningen lyckas hör direkt samman med att uppgifterna om leverantörsökandenas kunder är rätt i Nekka och att kunderna har skickat uppgifterna om registrering och fullmakter till leverantörssökanden i tid. 10
4.4 Förbindelse om att följa stödvillkoren I samband med registreringen som kund eller registreringen av verksamhetsställe avger den som ansöker om registrering en skriftlig förbindelse enligt kommissionens förordning (EG) nr 657/2008 om att: endast elever/barn i stödberättigade skolor och daghem använder produkter som får stöd. stöd som betalts utan grund återbetalas för de berörda kvantiteternas del, om det konstateras att produkter har överlåtits åt andra än egentliga förmånstagare, om det maximala antalet liter har överskridits eller om stöd i övrigt har beviljats på oriktiga grunder. verifikat läggs fram på begäran av den behöriga myndigheten. sökanden samtycker till alla kontroller som den behöriga myndigheten har bestämt, särskilt kontroller av bokföringen och fysiska kontroller på plats medräknade. Av en leverantörssökande förutsätts utöver de ovan nämnda förbindelserna dessutom en skriftlig förbindelse om att följande uppgifter framgår av bokföringen: tillverkaren av mjölkprodukterna namnen och adresserna på skolor, daghem och distributionsställen samt vid behov de ansvariga myndigheternas namn och adresser antalet elever och barn antalet matgäster som inte berättigar till stöd antalet skol-/verksamhetsdagar per månad samt centralkökens sammansättning mängderna mjölkprodukter som sålts eller överlåtits till dessa skolor/daghem samt priserna. Leverantörssökanden ska använda sig av ett datasystem med vilket skolmjölksärenden behandlas och i vilket dessa uppgifter går att verifiera. 4.5 Ändringar av registreringsuppgifterna Ändringar av registreringsuppgifterna utförs på egen hand i Nekka men de kan också meddelas med e- post till Landsbygdsverket. Ett undantag är ändring av kontouppgifterna som de som ansöker på papper anmäler med en fritt formulerad undertecknad handling. Katso-huvudanvändare ändrar själv kontouppgifterna i Nekka. Om kundens adress ändras skickas en uppgift om detta direkt till Nekka via FODS-tjänsten, förutsatt att uppgiften har anmälts till FODS-tjänsten. Detta fråntar dock inte kunden skyldigheten att informera de befullmäktigade leverantörerna om saken. Följande ändringar av registreringsuppgifterna anmäls i Nekka eller direkt till Mavi. Ändringar i kontaktuppgifterna och uppgifterna om verksamhetsställe meddelas alltid till den befullmäktigade leverantörssökanden. Byte av verksamhetsställets namn medan verksamheten kvarstår oförändrad. Ändring av verksamhetsställets adress. Ändring av kontaktperson och/eller kontaktuppgifter. Ändring av kontonummer. Eleverna/barnen flyttar till ett eller flera andra verksamhetsställen vid terminsbytet till exempel på grund av påbörjad eller avslutad renovering. 11
Två eller flera registrerade verksamhetsställen slås samman vid terminsbytet. Om sammanslagningen sker under pågående termin görs en tillfällig registrering av verksamhetsstället vid Mavi. Upphörande av verksamheten. Kunden kan själv avsluta verksamhetsstället i Nekka genom att ange den sista giltighetsdagen. Dokument i pappersformat kan skickas till Landsbygdsverket med telefax eller i pdf-format med e-post till adressen koulumaitotuki@mavi.fi. Mer information om registrering i olika situationer kan begäras av Landsbygdsverket. 4.6 Omregistrering och tillfällig registrering Om verksamhetsställena övergår till en ny ägare till exempel till följd av företagsköp, avslutar den gamla ägaren sitt kundförhållande genom att meddela om det med e-post till Mavi. Verksamhetsställena kan kunden själv avsluta i Nekka. Även om verksamhetsställena avslutas hindrar det inte kunden från att söka stöd för den gångna perioden, om kundförhållandet fortfarande är i kraft. Den nya ägaren ansöker om kundregistrering i Nekka och efter det om registrering för verksamhetsställena som den berörda kundens verksamhetsställen när beslutet om kundregistrering har kommit. Pappersansökningar om registrering som kund och registrering av verksamhetsställe kan skickas in till Mavi på en och samma gång. Om kommunens namn ändras till exempel efter en kommunsammanslagning, ska detta anmälas till Mavi så att den sammanslagna kommunens verksamhetsställen kan överföras som moderkommunens verksamhetsställen vid Mavi. Om två eller flera registrerade verksamhetsställen slås samman i början av termin, får det nya sammanslående verksamhetsställe ett nytt namn samt ett registernummer som ett av de sammanslående verksamhetsställena hade och de andra verksamhetsställena ska då avslutas. Vid Mavi görs en tillfällig registrering (TR) av verksamhetsstället, om eleverna/barnen flyttar till ett eller flera andra verksamhetsställen under pågående termin till exempel på grund av påbörjad eller avslutad renovering eller om det sker betydande ändringar i antalet elever mitt under terminen. Man kan inte själv göra en tillfällig registrering i Nekka, utan den begärs hos Mavi. Om kunden gör en omregistrering på papper används samma blanketter som vid första registrering, dvs. ansökan om kundregistrering (Blnr 561233) och ansökan om registrering av verksamhetsställe (Blnr 561235). Registreringsansökan ska inlämnas till Landsbygdsverket innan ändringen träder i kraft, om man vill ta emot stöd från ändringens början. Vid omregistrering av ett verksamhetsställe antecknas tidpunkten då ändringen skedde i tilläggsuppgifterna, och verksamhetsstället får ett nytt registreringsnummer. Mer information om registrering i olika situationer kan begäras av Landsbygdsverket. 12
5 ANSÖKAN OM STÖD En skola eller ett daghem kan få skolmjölksstöd för stödberättigade elever/barn: via en leverantör, dvs. ett företag i mejeribranschen eller inom handeln (leverantörsökande) via kommunen, om skolan/daghemmet drivs kommunalt (kommunsökande) självständigt, om skolan/daghemmet ägs av en privat organisation eller en samkommun (självständig sökande). Om skolan/daghemmet eller den kommun som ansvarar för dem får stöd via en leverantör, gör leverantören upp stödansökan. Om skolan/daghemmet får stöd via den ansvariga kommunen eller privata organisationen, görs stödansökan upp centraliserat i den aktuella organisationen. 5.1 Leverantören ansöker om stödet Ett företag i mejeribranschen eller inom handeln kan söka skolmjölksstöd för skolans/daghemmets räkning. I detta fall får skolan/daghemmet skolmjölksstöd direkt i samband med köp av stödberättigade produkter, antingen i form av lägre inköpspriser eller som gottgörelse i efterskott. Ansökningsperioden för skolmjölksstöd är en månad för leverantören. En skola/ett daghem kan få stöd bara för produkter som köpts via en enda leverantörssökande per ansökningsperiod. En leverantör kan ansöka om stöd för skolmjölk även i de fall där bespisningen upprätthålls av någon annan än den som äger skolan/daghemmet. Sådana fall är bland annat då matleveranser (catering) till kommunala eller privata skolor/daghem köps av ett privat företag eller av en samkommuns affärsverk. Se närmare information i kapitel 8. 5.1.1 Leverantörsfullmakt En kund som önskar befullmäktiga en leverantör att för sin räkning söka skolmjölksstödet till en skola/ett daghem som kunden äger ska ge en leverantörsfullmakt till den berörda leverantören. Fullmakten kan löpa på obestämd tid eller på bestämd tid. Fullmakten kan ges antingen i Nekka, i samband med ansökan om registrering av verksamhetsställe (Blnr 561235) eller med en fullmaktsblankett (Blnr 561236). Om fullmakten uppgörs på papper ska den skickas både till den befullmäktigade leverantören och till Landsbygdsverket. När leverantören byts eller fullmakten upphör att gälla måste man innan en ny fullmakt träder i kraft komma ihåg att underrätta den leverantör vars fullmakt upphör att gälla om saken. 5.1.2 Läsårsanmälan Ägarna till verksamhetsställen som medverkar i leverantörsansökan kan i Nekka anmäla läsårsuppgifterna om sina verksamhetsställen. Från Nekka går uppgifterna vidare till de befullmäktigade leverantörerna och Landsbygdsverket så att inga pappersanmälningar längre behöver skickas. På den elektroniska läsårsanmälan lämnas följande uppgifter: 13
verksamhetsställena inklusive eventuella sammansättningar av centralkök och distributionsställen, antalet elever/barn vid terminsstarten, antalet icke stödberättigade matgäster vid terminsstarten, antalet skoldagar/verksamhetsdagar per månad under läsåret, Uppgifterna i läsårsanmälan används för att räkna ut de icke stödberättigade matgästernas andel och det maximala antalet liter. Närmare information om uträknandet av elever/barn samt icke stödberättigade matgäster ingår i kapitel 6. Skoleleverna och daghemsbarnen, de icke stödberättigade matgäster samt skol- och verksamhetsdagarna antecknas alltid invid den berörda skolan eller daghemmet i läsårsanmälan. En sammansättning av centralkök eller distributionsställen består av köket och dess underlydande verksamhetsställen, dvs. skolor och daghem som har rätt till stöd. Som antalet icke stödberättigade matgäster för ett distributionsställe antecknas det antal personer som räknats ut i enlighet med antalet portioner i enheter som inte berättigar till stöd (bland annat servicecentraler, ålderdomshem, hälsocentraler, gruppfamiljedagvård, eftermiddagsvård och catering). För distributionsstället antecknas inga elever eller verksamhetsdagar. På skoldagarna inom den grundläggande utbildningen, inklusive förskolor som registrerats som skola, tillämpar Landsbygdsverket det maximala antalet skoldagar, 190 stycken, som föreskrivs i lagen om grundläggande utbildning (628/1998). Densamma maximala antalet tillämpas på gymnasier. De faktiska skoldagarna ska ändå uppges i läsårsanmälan. Eftersom antalet personer alltid uppges i läsårsanmälan i överensstämmelse med terminens första skoleller verksamhetsdag behöver ändringar i antalet under terminen inte beaktas. Indragningar, sammanslagningar och andra ändringar av verksamhetsställen ska däremot alltid meddelas till leverantören och Landsbygdsverket. Ändringar i sammansättningen som sker under terminen ska omedelbart anmälas till leverantören och de kan beaktas redan under nästa månad. Kunden är skyldig att upprätthålla och uppdatera sina uppgifter och i Nekkas förteckning över verksamhetsställen kan man ändra sammansättningarna och verksamhetsställenas roll som dock inte eliminerar kundens anmälningsskyldighet i förhållande till leverantören. En leverantörssökande kan ändra verksamhetsställenas roller bara på ansökan. Med läsårsanmälan kan man lämna uppgifter om högst ett läsår (1.8-31.7) åt gången. Vi ber er registrera läsårsanmälningarna i Nekka och skicka in dem årligen senast 15.8, men om uppgifterna om vårterminen inte har skickats redan i början av höstterminen eller om det blir ändringar i de redan lämnade uppgifterna om vårterminen, skickas de uppgifter om vårterminen som korrigerats/inte har meddelats årligen till leverantören senast 15.1. Daghemmens verksamhetsdagar på sommaren ska uppges genast när de är fastställda. Det här kan göras med ett separat e-postmeddelande. Leverantören kan inte sälja produkter till subventionerat pris utan de läsårsuppgifter som skolan/daghemmet har lämnat. Om produkter ändå har sålts utan att skolan/daghemmet lämnat uppgifter före utsatt datum, kan leverantören återkräva ett redan utbetalt skolmjölksstöd för augusti eller januari. Leverantören kan återuppta leveransen av subventionerade produkter först när uppgifterna har inkommit från skolan/daghemmet. 14
Om ägaren fortsättningsvis vill skicka in läsårsuppgifterna på papper finns blanketterna (Blnr 561210 och Blnr 561210B) på webbplatsen www.mavi.fi på fliken Guider och blanketter /kommun, skola, daghem/skolmjölksstöd. De undertecknade läsårsanmälningarna på papper skickas som tidigare till leverantörssökanden som i sin tur skickar kopior på dem till Landsbygdsverket. Uppgifterna som lämnats i läsårsanmälan ska i samband med eventuell kontroll kunna verifieras med en separat utredning eller en hjälpblankett som fylls i frivilligt (Blnr 561231), och som har daterats och undertecknats av skolans/daghemmets föreståndare eller en annan person som ansvarar för uppgifterna. Mer information om hur antalen antecknas ingår i ifyllningsanvisningarna till blanketterna. För leverantören räcker de uppgifter som sparats i Nekka som verifierade uppgifter. 5.1.3 Stödansökan En leverantörssökande söker stödet varje månad i efterskott antingen genom att ladda ner en xmlstödansökningsfil eller mata in ansökningsuppgifterna manuellt eller genom att göra upp ansökan på pappersblanketter med bilagor (Blnr 561240, 561241, 561242). Ytterligare teknisk information om laddningen av xml-filen finns på webbplatsen www.mavi.fi. 5.1.4 Uppföljning av produktkvantiteterna Betalningen av stödet bygger på mängden stödberättigade produkter som levererats till enskilda verksamhetsställen, centralkök och distributionsställen. En leverantörssökande betalas stöd för de mängder som denne i stödansökan har uppgett att har sålts till lägre, det vill säga subventionerat pris. På basis av läsårsuppgifterna räknar Landsbygdsverket ut och beviljar stödet direkt för andelen stödberättigande matgäster och beaktar en eventuell överskridning av det maximala antalet liter. En leverantörssökande behöver alltså inte själv räkna ut procentandelen icke stödberättigande matgäster eller dra av denna andel från produktkvantiteterna i samband med ansökan om stöd, utan produktkvantiteterna matas in som bruttokvantiteter i produktuppgifterna. Ett kök som deltar i leverantörsansökan eller den myndighet som ansvarar för köket måste se till att de produktkvantiteter som leverantören har uppgett som sålda i sin stödansökan går att verifiera i samband med övervakning med hjälp av fakturor och vid behov fraktsedlar eller andra verifikat, om fakturorna inte innehåller all den information som behövs. De handlingarna ska arkiveras på så sätt att kontrollen kan utföras inom skälig tid. Som hjälp för uppföljning och arkivering kan man använda en sammelblankett (Blnr 561243), som fylls med uppgifter om de mängder stödberättigade produkter som köpts under en kalendermånad samt med identifikationsuppgifter för motsvarande fakturor/fraktsedlar. I vissa fall kan motsvarande sammandrag också fås som en färdig rapport av leverantören. De leverantörssökande gör per läsår upp en förteckning över sådana produkter som berättigar till skolmjölksstöd och som kan köpas via dem. Före vårterminens början är det möjligt att på begäran göra tillägg i produktförteckningen. Landsbygdsverket godkänner produktförteckningen på leverantörens begäran före den aktuella läsårsstarten. 15
5.1.5 Osubventionerade inköp Om stödberättigade produkter köps också av andra än den leverantörssökanden kan stöd inte sökas för dem, eftersom det bara går att få stöd via en leverantörssökande i månaden. Det lönar sig ändå att arkivera verifikaten över dessa externa inköp med tanke på eventuell kontroll, eftersom med hjälp av dem kan konsumtion av mjölkprodukter av tillfälliga, icke stödberättigade matgäster bevisas. Tack vare avskilda bokföring behövs antalet externa, icke stödberättigade matgäster inte beaktas då man räknar ut de icke stödberättigade matgästernas andel för stödansökan. 5.2 Kommunen ansöker om stödet 5.2.1 Stödansökan En kommunal skola/ett kommunalt daghem kan få stöd antingen via kommunen (kommunsökande) eller en leverantör. I kommunansökan köper de kommunala skolorna/daghemmen stödberättigade produkter till osubventionerat pris och kommunen ansöker om skolmjölksstöd för dessa skolors/daghems räkning i efterskott per termin. Ansökningsperioderna för skolmjölksstöd är för kommunsökande augusti-december (1.8-31.12) och januari-juli (1.1-31.7). Ansökningsetappen som uppgetts i stödansökan kan också vara kortare, om till exempel verksamheten vid alla skolor/daghem upphör tidigare eller om alla skolor/daghem övergår till leverantörsansökan under pågående termin. En kommunsökande kan ändå lägga fram bara en stödansökan per termin. Kommunen kan ansöka om skolmjölksstöd via e-tjänsten Nekka (https://nekka.mavi.fi). Mer information om den elektroniska tjänsten finns på Landsbygdsverkets webbplats. Alternativt kan skolmjölksstöd sökas också med pappersblanketter (Blnr 561240), till vilken fogas bilagor för skolor och centralkök (Blnr 561241 och 561242). Stödansökan på papper kan skickas som skannad pdf-fil som e-postbilaga. En samkommun är en självständig stödsökande och ansöker därmed om skolmjölksstöd på egen hand eller via en leverantör. 5.2.2 Sammanställning av produktmängder Ansökan om stöd bygger på mängderna stödberättigade produkter som levererats till enskilda verksamhetsställen, centralkök och distributionsställen under den aktuella ansökningsperioden. Kommunsökanden uppger dessa mängder i stödansökan. Kommunen, eller vid behov ett enskilt kök (om kommunen bestämmer så), ska se till att de produktmängder som uppgetts som skaffade i stödansökan går att verifiera med hjälp av fakturor och vid behov fraktsedlar eller andra verifikat i samband med övervakningen, om fakturorna inte innehåller all information som behövs. De handlingarna ska arkiveras så att kontrollen går att utföra inom en skälig tid. Om catering köps av ett utomstående företag måste också de intyg, kopior av fakturor och andra handlingar som dessa företag utfärdar för ansökan om stöd sparas och arkiveras vederbörligt. 16 För att sammanställa produktmängderna till stödansökan samt som hjälpmedel för uppföljning och arkivering rekommenderas sammelblanketten (Blnr 561243). På den skriver varje enskilt verksamhetsställe/centralkök/distributionsställe upp mängderna stödberättigade produkter som köpts
under ansökningsperioden samt identifikationsuppgifterna om motsvarande fakturor/fraktsedlar. Motsvarande sammandrag kan i vissa fall fås också som färdiga rapporter av den som säljer produkterna. Den sammelblankett som skrivs ut från Landsbygdsverkets webbplats kan fyllas i antingen elektroniskt (= automatisk uträkning av andelen icke stödberättigade, mängder och stöd). Sammelblanketten eller något annat motsvarande sammandrag skickas inte till Landsbygdsverket. Kommunsökande och självständiga sökande kan köpa produkterna av vilken leverantör som helst, oavsett om detta är en av Landsbygdsverket godkänd leverantörssökande eller inte. Om stöd söks för ostar, surmjölk, naturell yoghurt, fil eller kvarg ska den sökande ha en skriftlig utredning av att produkten uppfyller förutsättningarna för skolmjölksstöd. En sådan utredning är till exempel leverantörens lista över produkter med rätt till skolmjölksstöd eller tillverkarens skriftliga meddelande om produktens sammansättning. Ytterligare information fås vid behov genom att kontakta Landsbygdsverket. Utredningarna skickas inte till Landsbygdsverket som bilaga till stödansökan, men de ska sparas för eventuella kontroller. 5.2.3 Uppgifter om läsår Utöver produktmängderna lämnar en kommunsökande följande uppgifter i ansökningsuppgifterna i Nekka eller i bilagorna till stödansökan: antalet elever/barn vid terminsstarten, antalet matgäster som inte berättigar till stöd vid terminsstarten, antalet skol-/verksamhetsdagar under ansökningsperioden. På basis av läsårsuppgifterna räknar Landsbygdsverket ut och beviljar stödet direkt för de stödberättigade matgästernas andel och beaktar en eventuell överskridning av det maximala antalet liter. En kommunsökande behöver således inte själv räkna ut procentandelen icke stödberättigade matgäster eller dra av denna andel från produktkvantiteterna i samband med ansökan om stöd. Som antalet elever/barn samt icke stödberättigade matgäster används antalet personer som är inskrivna i skolan/daghemmet på terminens första dag. Närmare information om uträknandet av de icke stödberättigade matgästerna ingår i kapitel 6. Antalet personer ska gå att verifiera i samband med eventuell kontroll med en separat utredning eller en hjälpblankett som fylls i frivilligt (Blnr 561231), och som är daterad och undertecknad av skolans/daghemmets föreståndare eller någon annan person som ansvarar för uppgifterna. Som antalet skol-/verksamhetsdagar används de faktiska dagarna under terminen. På skoldagarna inom den grundläggande utbildningen tillämpar Landsbygdsverket det maximala antalet skoldagar, 190 stycken, som föreskrivs i lagen om grundläggande utbildning (628/1998). Samma information tillämpas på gymnasiets maximala antal skoldagar. De faktiska skoldagarna ska ändå uppges i stödansökan. Om kommunens skolor/daghem övergår från kommunansökan till leverantörsansökan ska ägaren skicka en läsårsanmälan till leverantörssökanden innan köpet av subventionerade produkter inleds. Sammansättningen av centralkök eller distributionsställen består av köket och dess underlydande verksamhetsställen, det vill säga stödberättigade skolor och daghem. Sammansättningarna av 17
centralkök/distributionsställen samt läsårsuppgifterna om de underställda skolorna/daghemmen uppges i ansökningsuppgifterna i Nekka eller i bilagan centralkök/distributionsställe i stödansökan (Blnr 561242). Som antalet icke stödberättigade matgäster för ett distributionsställe antecknas det antal personer som räknats ut i enlighet med antalet portioner i enheter som inte berättigar till stöd (bland annat servicecentraler, ålderdomshem, hälsocentraler, gruppfamiljedagvård, eftermiddagsvård och catering). För distributionsstället antecknas inga elever eller verksamhetsdagar. Om mjölkprodukterna till distributionsställets icke-stödberättigade matgäster levereras med ett separat faktureringsnummer och skolornas/daghemmens mjölkprodukter levereras med egna fakturor, behöver man inte anmäla ickestödberättigade matgäster för distributionsstället. 5.3 En privat organisation eller samkommun ansöker om stödet 5.3.1 Stödansökan En privat organisation eller en utbildningssamkommun kan få stöd för verksamhetsställen som de äger genom att antingen ansöka själv om stödet (självständig sökande) eller via en leverantör (leverantörsansökan). I den självständiga ansökan köper kunden stödberättigade produkter till osubventionerat pris och ansöker om skolmjölksstöd för de köpta produkterna i efterskott. Ansökningsperioderna för skolmjölksstöd är för självständiga sökande augusti-december (1.8-31.12) och januari-juli (1.1-31.7). Ansökningsetappen som uppgetts i stödansökan kan också vara kortare, om till exempel skolans/daghemmets verksamhet upphör tidigare eller om skolan/daghemmet övergår till leverantörsansökan under pågående termin. En självständig sökande kan ändå lägga fram bara en stödansökan per termin. En självständig sökande kan ansöka om skolmjölksstöd via e-tjänsten Nekka (https://nekka.mavi.fi). Mer information om den elektroniska ansökningstjänsten finns på Landsbygdsverkets webbplats. Alternativt kan skolmjölksstöd sökas också med pappersblanketter (Blnr 561240), till vilken fogas nödvändiga bilagor (Blnr 561241 och 561242). En privat organisations stödansökan kan innehålla uppgifter om en eller flera skolor eller daghem. Stödansökan på papper kan skickas som skannad pdf-fil som e-postbilaga. 5.3.2 Sammanställning av produktmängder Ansökan om stöd bygger på mängderna stödberättigade produkter som levererats till verksamhetsställena under den aktuella ansökningsperioden. Den självständiga sökanden uppger dessa mängder i stödansökan. Den sökande ska se till att de produktmängder som uppgetts som köpta i stödansökan går att verifiera med hjälp av fakturor och vid behov fraktsedlar eller andra verifikat i samband med övervakningen, om fakturorna inte innehåller all information som behövs. De handlingarna ska arkiveras så att kontrollen går att utföra inom en skälig tid. Om catering köps av ett utomstående företag måste också de intyg, kopior av fakturor och andra handlingar som dessa företag utfärdar för stödansökan sparas och arkiveras vederbörligt. För sammanställning av produktmängderna till stödansökan samt som hjälpmedel för uppföljning och arkivering rekommenderas sammelblanketten (Blnr 561243). På den skriver man upp mängderna stödberättigade produkter som köpts under ansökningsperioden samt identifikationsuppgifterna om 18
motsvarande fakturor/fraktsedlar. Motsvarande sammandrag kan i vissa fall fås också som färdiga rapporter av den som säljer produkterna. Den sammelblankett som skrivs ut från Landsbygdsverkets webbplats kan fyllas i elektroniskt (= automatisk uträkning av andelen icke stödberättigade, kvantiteter och stöd). Sammelblanketten eller ett annat motsvarande sammandrag skickas inte till Landsbygdsverket. Om stöd söks för ostar, surmjölk, naturell yoghurt, fil eller kvarg ska den sökande ha en skriftlig utredning av att produkten uppfyller förutsättningarna för skolmjölksstöd. En sådan utredning är till exempel leverantörens lista över produkter med rätt till skolmjölksstöd eller tillverkarens skriftliga meddelande om produktens sammansättning. Ytterligare information fås vid behov genom att kontakta Landsbygdsverket. Utredningarna skickas inte till Landsbygdsverket som bilaga till stödansökan, men de ska sparas för eventuella kontroller. 5.3.3 Uppgifter om läsår Utöver produktmängderna lämnar en självständig sökande följande uppgifter i ansökningsuppgifterna i Nekka eller i stödansökan på papper: antalet elever/barn vid terminsstarten, antalet matgäster som inte berättigar till stöd vid terminsstarten, antalet skol-/verksamhetsdagar under ansökningsperioden. På basis av läsårsuppgifterna räknar Landsbygdsverket ut och beviljar stödet direkt för de stödberättigade matgästernas andel och beaktar en eventuell överskridning av det maximala antalet liter. En självständig sökande behöver således inte själv räkna ut procentandelen icke stödberättigade matgäster eller dra av denna andel från produktmängderna i samband med ansökan om stöd. Som antalet elever/barn samt icke stödberättigade matgäster används antalet personer som är inskrivna i skolan/daghemmet på terminens första dag. Närmare information om uträknandet av de icke stödberättigade matgästerna ingår i kapitel 6. Antalet personer ska gå att verifiera i samband med eventuell kontroll med en separat utredning eller en hjälpblankett som fylls i frivilligt (Blnr 561231), och som är daterad och undertecknad av skolans/daghemmets föreståndare eller någon annan person som ansvarar för uppgifterna. Som antalet skol-/verksamhetsdagar används de faktiska dagarna under terminen. På skoldagarna inom den grundläggande utbildningen tillämpar Landsbygdsverket det maximala antalet skoldagar, 190 stycken, som föreskrivs i lagen om grundläggande utbildning (628/1998). Samma information tillämpas på gymnasiets maximala antal skoldagar. De faktiska skoldagarna ska ändå uppges i stödansökan. Om skolan/daghemmet övergår till leverantörsansökan ska skolan/daghemmet skicka en läsårsanmälan till leverantören innan de börjar köpa subventionerade produkter. Sammansättningen av centralkök eller distributionsställe består av köket och dess underlydande verksamhetsställen, dvs. stödberättigande skolor och daghem. Sammansättningarna av centralkök eller distributionsställe och läsårsuppgifterna för deras underlydande skolor/daghem meddelas i 19
ansökningsuppgifterna i Nekka eller på centralköks-/distributionsställesbilagan till stödansökan (Blnr 561242). Som antalet icke stödberättigade matgäster för ett distributionsställe antecknas det antal personer som räknats ut i enlighet med antalet portioner i enheter som inte berättigar till stöd (bland annat servicecentraler, ålderdomshem, hälsocentraler, gruppfamiljedagvård, eftermiddagsvård, catering och yrkeshögskolor). För distributionsstället antecknas inga elever eller verksamhetsdagar. Om mjölkprodukterna till distributionsställets icke-stödberättigade matgäster levereras med ett separat faktureringsnummer och skolornas/daghemmens mjölkprodukter levereras med egna fakturor, behöver man inte anmäla icke-stödberättigade matgäster för ett distributionsställe.. 20
6 ICKE STÖDBERÄTTIGADE MATGÄSTER Det som konsumeras av skolans och daghemmets personal eller överhuvudtaget av andra än stödberättigade barn eller elever har inte rätt till skolmjölksstöd. För att stödet kalkylerat ska kunna hänföras bara till de mängder som konsumeras av stödberättigade elever/barn måste antalet icke stödberättigade personer som deltar i måltiderna uppges i ansökningsuppgifterna i Nekka/bilagan till stödansökan eller läsårsanmälan. Till antalet matgäster som inte berättigar till stöd räknas de personer som inte berättigar till stöd och som vid terminens början är regelbundet kända att delta i skol- eller daghemsmåltiderna. Detta antal tillämpas under hela terminen och utgående från det räknas de icke stödberättigade matgästernas andel i procent automatiskt ut i datasystemet. Avdraget görs från de sammanlagda stödberättigade kvantiteter som levererats till ett enskilt verksamhetsställe/centralkök/distributionsställe. Om det till exempel i fråga om någon enskild grupp är särskilt svårt att bestämma antalet icke stödberättigade matgäster kan de produktmängder som konsumeras av gruppen särskiljas från de stödberättigade produktmängderna med hjälp av separat bokföring. I så fall antecknas dessa produktmängder inte alls i stödansökan utan de köps in separat till osubventionerat pris. På så sätt kan också hanteras de produkter eftermiddagsklubben använder om den utövar verksamheten på skolan. 6.1 Personer som regelbundet deltar i måltider i skolan eller daghemmet Skol- och daghemspersonal omfattas inte av skolmjölksstödet. Antalet sådana personer måste räknas in i antalet matgäster som inte berättigar till stöd. Ett undantag från regeln utgör de personer för vilkas del det skriftligen går att intyga att de inte deltar i skolmåltiderna. Inte heller matgäster vars diet är ett hinder för konsumtionen av mjölkprodukter behöver räknas in i de icke stödberättigade. 6.2 Personer som tillfälligt deltar i måltider i skolan eller daghemmet Tim- och förskolelärare räknas in i antalet personer som inte berättigar till stöd, om de ens tillfälligt deltar i måltiderna i skolan eller daghemmet. Om tim- eller förskolelärarna inte arbetar i skolan alla skoldagar är det möjligt att räkna dem enligt följande exempel: två tim- eller förskolelärare arbetar i skolan eller i daghemmet så att den ena arbetar i skolan två dagar i veckan och den andra tre dagar i veckan. De kan räknas som en matgäst som inte berättigar till stöd. Samma princip kan tillämpas till exempel på eftermiddagsklubbar. Personer som vikarierar personalen behöver inte särskilt beaktas, om personerna som de vikarierar redan ingår i det anmälda antalet matgäster som inte berättigar till stöd. Om de inte har beaktats i antalet, ska deras andel beaktas vid ansökan om stöd. Studiepraktikanter, grupper av besökare och andra tillfälliga matgäster bokförs inte i antalet matgäster som inte berättigar till stöd. Deras andel ska emellertid beaktas vid ansökan om stöd eller vid köp av produkter till osubventionerat pris. Personantalet ska antecknas t.ex. på baksidan av sammelblanketten så att inspektören vid behov kan verifiera uppgiften. 21
6.3 Matgäster utanför distributionsstället Matgästerna på distributionsställets icke stödberättigade skolor/daghem räknas enligt antalet matportioner på följande sätt. MÅLTID Frukost, innehåller mjölk/surmjölk och ost 1 Frukost, ostskiva (ingen mjölk/surmjölk) 0,5 ** Lunch 1 Eftermiddagsklubb för skolbarn, innehåller mjölk/surmjölk och ost 1 Eftermiddagsklubb för skolbarn, ostskiva (ingen mjölk/surmjölk) 0,5 ** Middag 1 Kvällsfika, innehåller mjölk/surmjölk och ost 1 Kvällsfika, ostskiva (ingen mjölk/surmjölk) 0,5 ** KOEFFICIENT* * Vid definitionen av omräkningskoefficienterna har skolornas konsumtion (=skollunch) använts som utgångsuppgift. Koefficienterna kan relateras till den mängd som konsumeras av personer som berättigar till stöd. ** Om konsumtionen räknas som en halv portion måste man beakta att det sammanlagda antalet matgäster som inte berättigar till stöd måste avrundas till ett heltal i samband med anmälan. Exempel: I köket vid ett ålderdomshem (=distributionsställe) lagas skollunch till en skola med 360 elever och 25 anställda som deltar i måltiderna. Dessutom lagar köket frukost, lunch, middag och kvällsfika åt 30 boende på ålderdomshemmet. Därtill distribueras mellanmål åt 15 barn på skolans eftermiddagsklubb samt lunch åt 10 hemmaboende åldringar. Från ämbetshuset bredvid kommer 5 personer regelbundet till lunchen. Matservering på skolan: 360 stödberättigade matgäster och 25 icke stödberättigade matgäster. Matservering på ålderdomshemmet: 30 frukostportioner med mjölk och ost, 30 lunchportioner, 30 middagsportioner och 30 kvällsfikaportioner med mjölk och ost. Sammanlagt 30 x 1 + 30 x 1 + 30 x 1 + 30 x 1 = 120 icke stödberättigade matgäster. Matservering på eftermiddagsklubben: 15 mellanmål med mjölk och ost = 15 icke stödberättigade matgäster. Catering: 10 lunchportioner = 10 icke stödberättigade matgäster. Matgäster från ämbetshuset: 5 lunchportioner = 5 icke stödberättigade matgäster. I läsårsanmälan (leverantörsansökan) eller i stödansökan (kommunsökande och självständig sökande) bokförs 360 som skolans elevantal, 25 som skolans antal icke stödberättigade matgäster samt 150 (120+15+10+5) som distributionsställets antal icke stödberättigade matgäster. 22
7 BEAKTANDE AV DEN ANDEL SOM ANVÄNTS I MATLAGNINGEN Stöd för skolmjölk kan inte betalas för produkter som använts i matlagningen. I basuppgifterna i Nekka eller på pappersansökan uppger de sökande därför om man tillämpar avdraget för den andel som använts i matlagningen eller inte. a) Ja (avdraget för den andel som använts i matlagningen tillämpas) Om det i stödansökan ansöks om stöd för alla inköpta mängder subventionerade produkter, inklusive mängder som använts i matlagningen, väljer den sökande punkten Ja i Nekka eller kryssar på motsvarande sätt för den på pappersansökan. Landsbygdsverket drar då automatiskt av den teoretiska mängd som använts i matlagningen (2 %) från de ansökta mängderna. Dessutom gör Landsbygdsverket som vanligt ett avdrag för andelen matgäster som inte berättigar till stöd. Den andel som använts i matlagningen kontrolleras inte då i samband med eventuella inspektioner av stöd för skolmjölk och ingen separat bokföring över den behövs. b) Nej (avdraget för den andel som använts i matlagningen tillämpas inte) Om det i stödansökan ansöks om stöd bara för mängderna stödberättigade drickbara produkter och produkter som använts kalla som sådana, frånsett eventuella mängder som använts i matlagningen, väljer den sökande punkten Nej i Nekka eller kryssar på motsvarande sätt för den på pappersansökan. Mjölk och mjölkprodukter som använts i matlagningen uppges alltså inte i ansökan om stöd och Landsbygdsverket gör bara ett avdrag för andelen matgäster som inte berättigar till stöd. Stödberättigade mjölkprodukter som använts i matlagningen bokförs separat. Vid bokföringen kan man använda sig av hjälpblankett som fylls i frivilligt (Blnr 561230). Den kan skrivas ut från Landsbygdsverkets webbplats. Om stödberättigade mjölkprodukter inte alls används i matlagningen måste detta gå att verifiera i samband med övervakningen. 23
8 ANSÖKAN OM STÖD DÅ BESPISNINGEN UPPRÄTTHÅLLS AV ETT CATERINGFÖRETAG ELLER NÅGON ANNAN UTOMSTÅENDE AKTÖR Verksamhetsställets ägare har rätt till stöd även om bespisningen upprätthålls av någon annan aktör än den som äger skolan eller daghemmet. Detsamma gäller i fall då mjölk köps till skolan/daghemmet av den som driver bespisningen och som har ett annat ägarunderlag än skolan/daghemmet. Sådana fall är bland annat skolbespisning som sköts av ett privat företag, catering som privata daghem köper från kommunens centralkök eller catering som en kommunal skola köper av ett affärsverk i en samkommun. Det första alternativet för ansökan av stöd är självständig ansökan eller kommunansökan. Eftersom stöd får sökas bara på basis av skriftliga dokument måste den som upprätthåller bespisningen foga till måltidsfakturorna ett intyg över hur mycket stödberättigade produkter som ingår i fakturan. Om bespisningen tillreder mat endast för den skola eller det daghem där bespisningen är belägen, rekommenderas att bespisningen i stället för intyg fogar kopior av fakturorna för de stödberättigade varor som köpts under perioden till fakturorna. Stödansökan kan undertecknas bara av en företrädare för skolan/daghemmet (självständig ansökan) eller kommunen (kommunansökan). Ett annat alternativ att ansöka om stöd är leverantörsansökan. Den som upprätthåller bespisningen får då stödet för skolmjölk direkt i form av sänkta inköpspriser eller som gottgörelse i efterskott. Stöd för skolmjölk kan dock erhållas för bara en leverantörs (den stödsökandes) produkter, även om den som upprätthåller bespisningen skulle köpa stödberättigade produkter även av andra leverantörer. Innan leverantörsansökan tas i bruk ska verksamhetsställets ägare utfärda en fullmakt för leverantören och en läsårsanmälan. En utomstående aktör som driver en bespisning och en ägare till ett verksamhetsställe ska ingå ett sådant inbördes avtal att stödet för skolmjölk i samband med faktureringen förmedlas till eller gottgörs den slutliga förmånstagaren till fullt belopp. I samband med eventuella kontroller ska den som upprätthåller bespisningen ge inspektörerna tillgång till fakturor/fraktsedlar (eller kopior av dessa) med vilka mängderna stödberättigade produkter kan verifieras. Avtalen mellan förmånstagaren, leverantörsökanden och cateringföretaget rörande stödberättigade produkter ska också kontrolleras. 24
9 ÄNDRINGAR SOM GÄLLER SÖKANDEN När sökanden av stödet byts under pågående termin måste man beakta följande: För en och samma kalendermånad kan det finnas endast en sökande av stöd. Om sökanden av stöd ändras under pågående kalendermånad kan skolmjölksstöd beviljas endast till en sökande/via en sökande. Den nya sökanden ska använda samma antal elever/barn som uppgetts vid terminsstarten. 9.1 Leverantörssökanden byts Vid byte av leverantörssökande under pågående kalendermånad är det möjligt att få skolmjölksstöd bara för produkter som en av leverantörerna har levererat. Det kan således finnas bara en enda gällande fullmakt per kalendermånad, det vill säga per leverantörens stödansökningsperiod. Kunden måste avsluta den tidigare fullmakten innan den nya leverantörens fullmakt träder i kraft. Vid byte av leverantör under pågående termin skickar kunden samma läsårsanmälan till den nya leverantören och gör behövliga ändringar av sammansättningar eller uppgifter om verksamhetsställen i Nekka, eller meddelar om dem till Landsbygdsverket. 9.2 Kommunsökande eller självständig sökande övergår till leverantörsansökan eller vice versa Då den som ansöker om stödet ändras till en leverantör ska en leverantörsfullmakt utfärdas i Nekka eller på papper till Mavi. Om en kommun eller en privat organisation blir stödsökande sätts ändringen i kraft på ovan nämnt sätt. När sökanden av stödet ändras måste den föregående sökandens fullmakt avslutas i Nekka eller med en fullmaktsblankett (Blnr 561236) till Mavi. Den föregående sökanden har rätt att ansöka om stöd ända tills denne blivit skriftligen underrättad. På fullmaktsblanketten antecknas namn och underlydande verksamhetsställen samt registernummer för de distributionsställen, skolor och daghem för vilka stödansökan inleds. Sökandens anmälan om ändring av fullmakten ska skickas till Landsbygdsverket innan den träder i kraft. En kommun och en privat organisation kan beviljas stöd endast för en oavbruten period per termin. Till exempel, om kommunen själv ansöker om stöd för augusti och september och därefter leverantören för oktober och november, kan kommunen inte längre själv ansöka om stöd för december. I detta fall kan stöd beviljas bara för augusti, september, oktober och november. 25
10 UPPGÖRANDE AV STÖDANSÖKAN OCH TIDSFRISTER 10.1 Att fylla i och korrigera stödansökan Stöd kan betalas endast på ansökan som en registrerad stödsökande har gjort via den elektroniska tjänsten eller skriftligen. Med en skriftlig ansökan avses Landsbygdsverkets officiella stödansökningsblankett med bilagor. Från fall till fall och med tillstånd av Landsbygdsverket kan bilagesidorna ersättas med andra utskrifter och rapporter som innehåller samma uppgifter. Av stödansökan eller dess bilagor ska minst följande framgå: sökandens namn och FO-nummer, den ansökningsetapp för vilken stöd söks, mängderna stödberättigade produkter som levererats/köpts till enskilda verksamhetsställen, centralkök och distributionsställen under ansökningsetappen, läsårsuppgifterna om enskilda och underställda verksamhetsställen, dvs. uppgifter om antalet elever, icke stödberättigade matgäster samt skol- och verksamhetsdagar, distributionsställets icke stödberättigade matgäster, uppgift om huruvida man tillämpar avdraget för den andel som använts i matlagningen från de ansökta mängderna eller inte, datum och underskrift. Ett exempel på hur stödansökan är uppbyggd ingår i kapitel 4.2. I e-tjänsten kan man fylla i och skicka in stödansökan. Oavgjorda stödansökan kan också sparas som utkast innan den skickas in. Innan ansökan skickas in kan kunden kontrollera ansökan via knappen Kontrollera, varvid kontrollrapporten går att studera och skriva ut. Om det finns något att korrigera föreslår rapporten också vilka korrigeringsåtgärder som bör vidtas. När de fel som hindrar sändandet har rättats till kan ansökan skickas till Landsbygdsverket. Om Landsbygdsverket ändå upptäcker ytterligare brister i stödansökan skickas den med ett följemeddelande tillbaka till e-tjänsten för komplettering. Efter att stödansökan korrigerats skickas den på nytt till Landsbygdsverket. Alla pappersblanketter som hör samman med skolmjölksstödet, inklusive hjälpblanketterna, finns på Landsbygdsverkets webbplats och de kan fyllas i elektroniskt innan de skrivs ut. I annat fall måste blanketterna fyllas i med kulspetspenna eller på något annat beständigt sätt. Om man är tvungen att korrigera pappersblanketter i efterhand måste korrigeringarna göras genom att dra ett streck över det som ska korrigeras så att de gamla uppgifterna fortfarande syns. Sedan skrivs de nya uppgifterna in på ett tydligt sätt ovanför den korrigerade punkten. Om det är många punkter som ska korrigeras kan man fylla i en helt ny blankett. Korrigeringar på en viss rad ska göras på samma rad, eller också ska man ange tydligt med en stjärna eller pil vilken punkt korrigeringen gäller. Ett korrigerat dokument ska förses med datum som anger när dokumentet korrigerats samt med initialer för den person som utfört korrigeringen. 26
Korrigeringar /kompletteringar kan skickas in med fax eller e-post, på samma sätt som ansökan. 10.2 Tidsfrister för ansökan om stöd Stödansökan ska vara Landsbygdsverket tillhanda senast den sista dagen i den tredje månaden som följer på den i stödansökan nämnda ansökningsetappen. Om den tidsfristen överskrids med mindre än två månader kan stöd betalas, men det minskas med 5 % om överskridningen är högst en månad och med 10 % om överskridningen är mer än en månad men mindre än två månader. Som den dag då ansökan inkommit betraktas den dag då ansökan inkommer till Landsbygdsverket korrekt och vederbörligt ifylld. Vid behov ber Landsbygdsverket sökanden korrigera och komplettera en bristfällig ansökan och ger råd om ifyllandet av stödansökan, men korrigeringarna ska göras inom ramen för de tidsfristerna för att stödet ska kunna betalas till fullt belopp. Till exempel, om ansökningsetappen löper ut den 5 juni och stödansökan inkommer till Landsbygdsverket senast den 30 september stödet betalas till fullt belopp, under oktober stödet minskas med 5 %, under november stödet minskas med 10 %, den 1 december eller senare inget stöd betalas alls. Om sökanden byts under pågående termin, till exempel från kommunsökande eller självständig sökande till leverantörsansökan, måste man beakta att också kommunsökandens och den självständiga sökandens ansökningsetapp i så fall upphör tidigare. Det går inte längre att fylla i stödansökan i e-tjänsten om tiden för att lämna in ansökan överskrids med mer än två månader. Stödansökan ska skickas till Landsbygdsverket antingen via e-tjänsten, som skannad e-postbilaga till adressen koulumaitotuki@mavi.fi eller per post. När leverantören ansöker om stöd för en skolas/ett daghems räkning är det leverantören som har hand om ansökan om stödet. 10.3 Stödbeslut Landsbygdsverket fattar alltid ett stödbeslut om stödansökan, oavsett om stöd betalas enligt ansökan eller inte. Stödbeslutet fattas inom tre månader från det att den vederbörligt ifyllda stödansökan har inkommit till Landsbygdsverket. Om en begäran om utredning har sänts till kunden, eller om en undersökning om rätten till stöd pågår, får tidsfristen överskridas. Tidsfristen får överskridas också på grund av force majeure. Skolmjölksstöd kan inte betalas till en privat restaurang-/bespisningsföreståndares konto. 27
11 HUR STÖDET AVSPEGLAS 11.1 Förmedling av stödet till förmånstagaren Enligt förordningen om skolmjölksstöd ska stödet på lämpligt sätt avspeglas i det pris som förmånstagaren betalar. Eftersom den egentliga förmånstagaren, dvs. det barn/den elev som har rätt till stöd, inte betalar för skolmaten i Finland avser förmånstagare i detta sammanhang den aktör som i sista hand ansvarar för kostnaderna för skol- eller daghemsbespisningen. I praktiken är detta vanligen en kommun, en samkommun eller någon annan organisation som äger skolan/daghemmet. Leverantörssökanden ska med det erhållna stödet till fullt belopp gottgöra de ägare till verksamhetsställena, för vars räkning leverantörssökanden har ansökt om stöd. Stödet kan förmedlas antingen direkt i form av sänkta inköpspriser eller som gottgörelse i efterskott. Det pris som leverantören tar ut för sina produkter och det sammanlagda stödbeloppet får inte överstiga det pris som leverantören begär av kunder av motsvarande typ. Om en leverantörssökande säljer produkter till subventionerat pris till en utomstående bespisningsföreståndare som i sin tur fakturerar förmånstagaren för portionerna måste bespisningsföreståndaren och förmånstagaren ingå ett sådant inbördes avtal att skolmjölksstödet vid faktureringen förmedlas till eller gottgörs förmånstagaren till fullt belopp. Dessutom ska det av den utomstående bespisningsföreståndarens och förmånstagarens inbördes fakturering gå att verifiera att stöd har förmedlats till förmånstagaren i samma omfattning som leverantörssökanden har förmedlat stöd till bespisningsföreståndaren i samband med att produkterna köptes. Avtalen mellan förmånstagaren, leverantörsökanden och cateringföretaget rörande stödberättigade produkter ska kontrolleras i samband med eventuell kontroll. Eftersom underlåtelse att uppfylla stödvillkoren kan leda till påföljder liksom återkrav, är det också skäl att avtala om ansvaret mellan partier på förhand. En kommunsökande och självständig sökande ska gottgöra skolorna/daghemmen det erhållna stödet till fullt belopp om skolan/daghemmet som söker stöd har en egen fast bespisningsbudget. I annat fall behöver skolan/daghemmet inte gottgöras stödet, utan det bör styras till det kostnadsställe från vilket de kommande inköpen av mjölkprodukter bekostas antingen direkt eller indirekt. Om ett privat cateringföretag förestår bespisningen är det ändamålsenligast att det stöd som en förmånstagare får styrs till det konto från vilket bespisningsföreståndarens måltidsfakturor betalas, varvid det tydligt påvisas att stödet avspeglas på riktigt sätt. Det är inte önskvärt att stödsumman entydigt hänförs till anskaffningen av andra än stödberättigade mjölkprodukter som till sin karaktär är överflödiga, eftersom stödets syfte uttryckligen är att gynna konsumtionen av hälsosamma mjölkprodukter. 28
11.2 Affisch om skolmjölksstöd En affisch om skolmjölksstöd ska hänga framme i skolor och daghem som använder subventionerade mjölkprodukter. Syftet med affischen är att informera om att skolan/daghemmet bjuder på mjölkprodukter som subventioneras i enlighet med Europeiska skolmjölksprogrammet. Den färdiga affischen kan skrivas ut på skolmjölksstödets webbplats i A3-format. Affischen ska varaktigt hänga på en synlig plats, till exempel vid huvudentrén. Om skolan/daghemmet så vill kan affischen också utarbetas på egen hand i enlighet med Landsbygdsverkets anvisningar. Affischen måste godkännas av Landsbygdsverket innan den hängs upp. 29
12 KONTROLL Skogs- och marknadsenheten vid Landsbygdsverkets marknadsavdelning ansvarar för de årliga kontrollerna på plats av skolmjölksstöd enligt artikel 15 i kommissionens förordning (EG) nr 657/2008. Föremålen för kontrollen väljs ut på basis av urval på så sätt att kontrollerna omfattar minst 5 procent av alla sökande samt det totala stödbelopp som betalts i Finland under en viss tidsperiod. Kontrollen av kommunsökande, självständiga sökande och leverantörssökande riktas också mot skolor/daghem som är slutliga förmånstagare. Syftet med övervakningen är att säkerställa att förutsättningarna för beviljande av stöd uppfylls. 12.1 Uppgifter och dokument som kontrolleras Sökanden samt en kommun eller en organisation som fått stöd via en leverantör har ansvaret för att handlingarna som rör skolmjölksstöd arkiveras så att de är lätta att få tag på i samband med eventuell kontroll och så att kontrollen kan utföras inom skälig tid. Med handlingarnas hjälp ska man kunna verifiera att uppgifterna i stödansökan är korrekta och försäkra sig om att stöd inte har betalts till ett för stort belopp. Riktigheten av registeruppgifterna kontrolleras genom att den faktiska situationen jämförs med det som uppgetts i stödansökan. För att verifiera mängderna stödberättigade produkter ska man visa upp fakturor och vid behov fraktsedlar med följande uppgifter: leveranskundens namn och adress faktureringskundens namn leveransdatum den stödberättigade produktens namn den köpta mängden det pris som betalts ett omnämnande av om skolmjölksstöd ingår i priset. De stödberättigade produkterna ska vara tydligt angivna så att deras rätt till stöd går att verifiera till exempel namnet mjölk eller ost kan inte anses vara tillräckligt som sådant. Om alla uppgifter inte går att verifiera med fakturornas hjälp ska också fraktsedlar eller andra förtydligande handlingar sparas och visas fram i samband med övervakningen. Dessutom ska man visa fram ett bevis (kvitto eller kontoutdrag) på att fakturan är betald. 30 För att verifiera läsårsuppgifterna ska verksamhetsställets ägare visa fram skolans/daghemmets egna skriftliga utredningar av de elever/barn som var inskrivna vid terminsstarten, de icke stödberättigade matgästerna samt skol-/verksamhetsdagarna. Med detta avses till exempel skolans/daghemmets egen utredning från terminsstarten om antalet barn/elever/icke stödberättigade matgäster och antalet skol- /verksamhetsdagar eller alternativt en hjälpblankett som fylls i frivilligt (Blnr 561231). Skolans/daghemmets föreståndare eller den person som administrerar dessa uppgifter ska bekräfta
utredningarna med sin underskrift, namnförtydligande och datum. Personantalen går inte att verifiera utifrån dokument som gjorts upp för Utbildningsstyrelsen på officiella statistikdagar. De elektroniska läsårsanmälningarna som skickats till leverantörssökanden ska motsvara de skriftliga utredningar som granskas hos ägaren. Mängden stödberättigade produkter som använts i matlagningen kontrolleras enbart när en sökande har uppgett i stödansökan att avdrag för andelen mjölkprodukter som använts i matlagningen inte tillämpas (alternativ Nej). De mängder som använts i matlagningen ska vid behov kunna verifieras med hjälp av separat bokföring, till exempel med den hjälpblankett som fylls i frivilligt (Blnr 561231). Om subventionerade produkter inte alls har använts i matlagningen kan detta verifieras till exempel på följande sätt: De stödberättigade mjölkprodukterna levereras separat till skolan/daghemmet varvid det inte ens är möjligt att använda dem i matlagningen. I matlagningen används inga mjölkprodukter alls, eller om sådana används är de icke stödberättigade produkter. Detta kan vid behov kontrolleras med stickprov, till exempel med hjälp av recept eller med andra inköp av mjölkprodukter. När ett mejeri är leverantörssökande kontrolleras produktuppgifterna om separat utvalda stödberättigande produkter som mejeriet tillverkar, analysuppgifterna och förfarandet för egenkontroll. Att affischen om EU:s skolmjölksstöd finns och är synligt uppsatt kontrolleras i skolan/daghemmet. Att stödet avspeglas i det pris som förmånstagaren, det vill säga i praktiken kommunen/organisationen, betalat verifieras antingen med hjälp av fakturor och vid behov med fraktsedlar eller från fall till fall med avtal som ingåtts med ett utomstående cateringföretag och med hjälp av måltidspriser. 12.2 Underrättelse om kontroll Meddelande om kontroller av skolmjölksstöd ges vanligen på förhand, så att den person som har hand om skolmjölksfrågor eller dennes vikarie kan delta i kontrollen. I samband med underrättelsen om kontroll berättar inspektören närmare om vilka handlingar som behövs i samband med kontrollen. Efter att ha fått underrättelsen om kontroll ska företrädaren för kontrollobjektet säkerställa att de handlingar som ska kontrolleras finns att tillgå och går att granska inom en skälig tid. Kontroller kan utföras också utan förhandsmeddelande. Över kontrollen upprättas alltid en inspektionsberättelse. En kopia av inspektionsberättelsen skickas till sökanden i efterskott, varefter denna har 14 dagar på sig att kommentera berättelsen. 12.3 Förvaring av handlingar Handlingarna ska utöver innevarande år sparas minst fyra hela kalenderår för eventuella kontroller. Det rekommenderas att handlingarna sparas längre än så. I vissa fall kan man vara tvungen att överväga återkrav av stöd också för en längre tid än fyra år, om stödvillkoren inte har uppfyllts. I ett möjligt tvistefall kan kunden således också senare påvisa att stödvillkoren uppfylls. 31
I bokföringslagen (1620/2015) föreskrivs dessutom om arkiveringstiden för bokföringsmaterial, sålunda att bokslut, verksamhetsberättelser, bokföringar, kontoplaner samt förteckningar över bokföringar och material ska bevaras i minst tio år efter räkenskapsperiodens utgång ordnade så att sambandet mellan affärshändelser, verifikationer och noteringar dels via eventuella delbokföringar och huvudbokföringen och dels vidare till bokslutet utan svårighet kan konstateras i båda riktningarna. Verifikationer, bokföringar och annat bokföringsmaterial ska behandlas och förvaras så att innehållet utan svårighet kan granskas och vid behov skrivas ut i läsbar form. Räkenskapsperiodens verifikationer, korrespondens om affärshändelser och annat bokföringsmaterial än sådant som nämns ovan ska bevaras minst sex år från utgången av det år då räkenskapsperioden har upphört. 12.4 Påföljder av kontrollresultaten Stöd som sökts och betalts på oriktiga grunder återkrävs med Landsbygdsverkets beslut om återkrav. Landsbygdsverket får också helt avstå från återkravet om summan är obetydlig och inte beror på avsevärda oegentligheter. Innan beslutet om återkrav fattas bereds den sökande i enlighet med förvaltningslagen tillfälle att bli hörd, det vill säga ge ett bemötande i fråga om återkravet. Det egentliga stödbeslutet får överklagas i enlighet med anvisningar om begäran om omprövning som skickas som bilaga till beslutet. I det i samband med övervakningen upptäcks allvarliga förseelser eller konstateras att den sökande inte längre uppfyller villkoren för skolmjölksstödprogrammet kan Landsbygdsverket antingen avbryta sökandens godkännande för viss tid eller återkalla det helt och hållet. I praktiken innebär avbrytandet att registreringen av verksamhetsstället upphör att gälla och återkallelsen att registreringen som kund avslutas. Godkännandet kan avbrytas för en bestämd tid om 1-12 månader enligt hur omfattande oegentligheten är. Om beslutet är att återkalla godkännandet helt och hållet kan det på sökandens begäran och efter en särskild kontroll återfås tidigast efter 12 månader. 32
13 ORDLISTA Centralkök är ett tillredningskök dit stödberättigade mjölkprodukter köps och varifrån de tillsammans med maten skickas vidare till minst två stödberättigade skolor/daghem, dvs. underlydande verksamhetsställen. Centralköket levererar inte stödberättigade mjölkprodukter annanstans än till stödberättigade skolor/daghem och därför använder det sig av den anslutande skolans/det anslutande daghemmets registernummer. Om andra stödberättigade produkter än sådana som behövs vid matlagningen levereras separat till varje underlydande verksamhetsställe och verksamhetsställena faktureras separat, utgör de underlydande verksamhetsställena enskilda verksamhetsställen, eftersom stöd inte betalas för den andel som används i matlagningen. Om centralköket i dessa fall likväl faktureras som ett enda verksamhetsställe måste man beträffande förvaringen av dokument avtala om att de går att kontrollera i samband med eventuell övervakning. Distributionsställe är ett tillredningskök dit stödberättigade mjölkprodukter levereras och varifrån de tillsammans med maten skickas vidare till minst en stödberättigad skola/daghem, dvs. underlydande verksamhetsställe. Dessutom levererar eller serverar distributionsstället precis samma mjölkprodukter också till andra, såsom ett ålderdomshem eller en hälsocentral. Distributionsstället måste registreras separat för att de icke stödberättigade matgäster som inte hör till skolorna/daghemmen ska kunna antecknas på det. Enskilt verksamhetsställe är en skola/ett daghem dit de stödberättigade mjölkprodukterna köps, men varifrån de inte längre levereras någon annanstans. Ett enskilt verksamhetsställe kan få maten från centralköket/distributionsstället eller laga den själv, förutsatt att de stödberättigade mjölkprodukterna levereras direkt till den skolan/daghemmet. FO-nummer är en individualiserande kod som myndigheterna beviljar ett företag eller ett samfund. Koden innehåller sju siffror, ett bindestreck och ett kontrolltecken, dvs. den har formen 1234567-8. Icke stödberättigade matgäster (ISM) avser personer som regelbundet eller tillfälligt deltar i måltider i skolan eller daghemmet och som inte är berättigade till stöd. Katso-kod är en av Skatteförvaltningen beviljad autentisering till e-tjänster. Kommunsökande avser en kommun som söker stöd för en eller flera kommunala skolor eller daghem i den egna kommunen. Kund är en stödsökande (kommunsökande, självständig sökande eller leverantörssökande) som är registrerad i e-tjänsten för skolmjölksstöd. Leverantörssökande är ett företag i mejeribranschen eller inom handeln som söker stöd för skolmjölk för skolors eller daghems räkning. Läsårsuppgifter avser antalet elever/barn, icke stödberättigade matgäster samt skol-/verksamhetsdagar i en skola/ett daghem. Läsårsuppgifterna uppges antingen elektroniskt via Nekka eller på en läsårsanmälan 33
på papper till leverantörssökanden. Kommunsökande och självständiga sökande anmäler läsårsuppgifterna på stödansökan. Privat skola/ privat daghem är andra än kommunala skolor/daghem. Till exempel skolor och daghem som ägs av aktiebolag, registrerade föreningar, stiftelser eller samkommuner samt ersättande skolor (till exempel kristliga skolor och daghem, Rudolf Steiner-skolor) kategoriseras inom stödprogrammet för skolmjölk som privata skolor/daghem. Registreringsnummer avser en åttasiffrig kod som Landsbygdsverket ger verksamhetsställena, dvs. skolor/daghem. På en sammelblankett antecknas de stödberättigade produkter som har köpts eller levererats till skolan, daghemmet, centralköket eller distributionsstället under ansökningsperioden. Det rekommenderas att göra anteckningar på blanketten, för till exempel kommunsökande och självständiga sökande kan använda den för att samla in uppgifter från fakturor och vid behov fraktsedlar till stödansökan. Sammelblanketten kan ersättas med en motsvarande rapport av den som säljer varan. Självständig sökande är en samkommun, ett företag, en stiftelse eller en förening som ansöker om stöd för skolmjölk för skolor och/eller daghem i sin ägo. En självständig sökande köper produkterna till osubventionerat pris och söker stödet i efterskott. Skoldagar avser skolans fastställda arbetsdagar. Sökande av stöd kan vara en leverantör, kommun, samkommun eller privat organisation. Sökanden gör upp och skickar in ansökan om stöd för skolmjölk till Landsbygdsverket och stödet betalas till sökandens konto. Tillfällig registrering (TR) görs om det under pågående termin sker betydande ändringar i elevantalet eller antalet icke stödberättigande matgäster eller om det under pågående ansökningsperiod sker ändringar i centralkökssammansättningarna. Underlydande verksamhetsställe är en skola eller ett daghem dit centralköket/distributionsstället levererar maten och förmedlar stödberättigade mjölkprodukter. Verksamhetsdagar avser ett daghems fastställda öppethållningsdagar under ett verksamhetsår. Ägare avser en kund som äger och driver verksamhetsställen för vilka den ansöker om stöd för skolmjölk. 34
14 KONTAKTUPPGIFTER Postadress: Landsbygdsverket Marknadsavdelningen PB 405 60101 Seinäjoki Besöksadress: Alvar Aallon katu 5, Seinäjoki Telefon: E-postadress: 0295 31 2000 (växel) koulumaitotuki@mavi.fi Telefax: 0295 31 2203 Webbadress: www.mavi.fi Stöd och service Företagare, handel, industri ELLER Kommun, skola, daghem Skolmjölkstöd www.mavi.fi/nekka/sv Skolmjölksstöd: http://www.mavi.fi/sv/stod-och-service/foretagare-handelindustri/sidor/skolmjolk.aspx http://www.mavi.fi/sv/stod-och-service/kommun-skoladaghem/sidor/skolmjolkstod.aspx Guider och blanketter: http://www.mavi.fi/sv/guider-och-anvisningar/kommun-skoladaghem/sidor/skolmjolk.aspx OBS! Blanketterna för alla som ansöker om skolmjölksstöd finns på samma webbsida. 35
36