NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 3/2016 28 Köks- och städsektionen Tid Onsdag 31.08.2016kl. 14.00 Plats Ämbetshuset, ÄmbetsEdu Ärenden som skall behandlas Sida 20 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 30 21 Val av protokolljusterare 30 22 Godkännande av föredragningslista 30 23 Budget 2017, Köks- och städservice 31 24 Budgetuppföljning 2016, per 31.7 32 25 Uppdatering av kökens arbetstidsdimensioneringstabell 33 26 Upphandling av transporter 34 27 Upphandling av brödprodukter 35 28 Upphandling av potatis 36 29 Upphandling av kött, chark och fjäderfä 37 30 Anmälningsärenden 38 Protokollet framlagt till påseende Tid och plats Ordförande GRETA NÄS
NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 3/2016 29 Köks- och städsektionen Tid Onsdag 31.08.2016 kl. 14.00 16.05 Plats Beslutande Ämbetshuset, ÄmbetsEdu Näs Greta, ordförande Enlund Ann-Charlott Holmberg Marika Lawast Sören, viceordförande Strang Frej Frånvarande Övriga deltagande Franzén Veronika, vik. kosthållsschef Jakobsson Margaretha, serviceförman Lillbacka Gunilla, stadskamrer, protokollförare Paragrafer 20 30 Underskrifter Ordförande Protokollförare Greta Näs Gunilla Lillbacka Protokolljustering Tid och plats 2.9.2016 Underskrifter Framlagt till allmänhetens Ann-Charlott Enlund Frej Strang Måndagen den 3.11.2016 i stadskansliet, Topeliusesplanaden 7 Påseende Tid och plats Bestyrker Gunilla Kvist, byråsekreterare
Köks- och städsektionen 31.08.2016 30 CK:247/2016/001 20 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Kos 20 Ordförande/viceordförande öppnar sammanträdet samt konstaterar huruvida stadsstyrelsens köks- och städsektion är lagligt sammankallad och beslutför. Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter även beslutfört. CK:248/2016/001 21 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Kos 21 Förslag: Två ledamöter utses att justera protokollet från sammanträdet. Tidpunkt och plats fastslås också. Till protokolljusterare utsågs Ann-Charlott Enlund och Frej Strang. Protokollet justeras på ekonomikontoret fredagen den 2.9.2016 kl. 16.00. CK:249/2016/001 22 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA Kos 22 Förslag: Efter att ordföranden antecknat eventuella extra ärenden godkänner sektionen föredragningslistan. Föredragningslistan godkändes.
Köks- och städsektionen 31.08.2016 31 CK:819/2016/123 23 BUDGET 2017, KÖKS- OCH STÄDSERVICE Bilaga 1-3/23 Ett förslag till budget för kosthållet 2017 har gjorts upp. Förslaget klarar den givna preliminära ramen på 894 397. Den av stadsstyrelsen fastställda inbesparingssumman på 47 000 har fördelats på kosthållet 17 000 och på städ 30 000. De största förändringar under 2017 är att Ytter-Jeppo skola stängs till hösten och tid och portioner kommer att minska vid Jeppo skolas kök. Hagalund börjar redan under hösten tillreda mat till HVC och personalen utökas med 1,4 årsverken för att klara utdelningen vid HVC. Socklot daghem blir klart och från årsskiftet kommer det att behövas ett kombinerat köksbiträde/städare. Budgeten bygger på samma råvarupris d.v.s. 1,02 per portion och lunchpriset för skolorna, har kunnat sänkas från 3,02 till 2,93 och för daghemmen från 3,86 till 3,77. Priset på en kostdag på Hagalund/HVC har sänkts från 13,00 till 12,70. Kosthållets budget, baserat på externa kostnader är 884 975 euro, eller -2,9 % i förhållande till budgeten 2016. Den totala omsättningen på kosthållet är 1 396 696. Ett förslag till budget för städservice 2017 har gjorts upp. Förslaget klarar den givna ramen på 602 757. De största förändringar under 2017 är att förvaltningskostnaderna minskar märkbart, även de städade utrymmena kommer att ändra. En del utrymmen tas ur bruk andra används mera sällan. Ökade ytor och därmed också kostnader finns i Socklot och Ämbetshuset. Städservicens budget, baserat på externa kostnader är 601 971 eller -4,87 % i förhållande till budgeten 2016. Den totala omsättningen inom städningen är 886 945. Kos 23 Kök och städsektionens sammanlagda budget omfattar 2 283 641 och ligger 10 208 under den av stadsstyrelsen givna ramen men med beaktande av den draghjälp den sänka semesterpenningen ger ligger den totala kosthålls och städbudgeten ca 5 800 euro över. Det uppgjorda budgetförslaget för 2017 godkänns, delges EK och förs vidare till stadsstyrelsen. Stadskamrerens förslag godkändes.
Köks- och städsektionen 31.08.2016 32 CK:820/2016/123 24 BUDGETUPPFÖLJNING 2016, PER 31.7 Kos 24 Bilaga 1/24 Visst har det funnits en del utmaningar i början av 2016 men budgetuppföljningen ser ändå relativt bra ut för kök och städsektionen. Kosthållet har per den 31.7 använt 53,7 % av sin budget och ligger enligt bokföringen dryga 31 000 euro över budget men beaktar man att det finns inkomster för drygt 35 000 euro som saknas för kosthållets del för juli månad så är resultatet tillfredsställande. Städservice har använt 57,3 % av sin budget och ligger 3 800 euro under budget per sista juli. Sektionen antecknar ärendet för kännedom. Stadskamrerens förslag godkändes.
Köks- och städsektionen 31.08.2016 33 CK:821/2016/114 25 UPPDATERING AV KÖKENS ARBETSTIDSDIMENSIONERINGSTABELL Kos 25 Bilaga 1-2/25 Personalpolitiska utskottet (PPU) har den 18.08.2008 50 beslutat att godkänna en ny dimensioneringstabell för stadens kök. Tabellen som varit i kraft sedan 1.1.2007 har uppdaterats av t.f. kosthållschefen. Orsaken till att tabellen behöver uppdateras är att kökens arbetsmetoder och utrustning moderniseras och att det är bra att med jämna mellanrum ta upp dimensioneringstabellen för uppdatering. Sektionen besluter att den nya dimensioneringstabellen tas i bruks fr.o.m. 1.9.2016. Beslutet meddelas köken samt PPU. Sektionen antecknade en skrivelse från Carleborgsskolans kök för kännedom, skrivelsen har tillställts några sektionsmedlemmar. Sektionen beslöt bordlägga ärendet och anlita en utomstående konsult för att se över arbetsfunktionerna och tidsdimensioneringen vid Carleborgsskolan samt rekommenderar personalen att åka på ett praoutbyte med köket i Sursik.
Köks- och städsektionen 31.08.2016 34 CK:100/2015/107 26 UPPHANDLING AV TRANSPORTER Köks- och städsektionen 5 28.01.2015 Bilaga 1/5 Kos 5 Kos 26 Utgående från de fastställda bedömningskriterier som fanns i anbudsförfrågan kan konstateras att K.I.B Trans/Nykarlebud, totalekonomiskt har det mest fördelaktiga anbudet och väljs därmed som leverantör av mattransporter för tiden 01.01.2015-31.12.2016 med möjlighet till ett optionsår. Jämförelse i bilaga 1/ 5. Antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom. Mattransporterna med K.I.B Trans/Nykarlebud har fungerat bra och sektionen besluter att utnyttja det möjliga optionsåret under 2017 (1.1.2017-31.12.2017). Stadskamrerens förslag godkändes.
Köks- och städsektionen 31.08.2016 35 CK:822/2016/107 27 UPPHANDLING AV BRÖDPRODUKTER Bilaga 1/27 Upphandling av brödprodukter gjordes inför 2015 med ett optionsår och under 2016 har optionsåret utnyttjats. Följande allmänna principer gavs då: - Råvarornas ursprungs land ska uppges. - Tiden från gräddning till leverans får inte överstiga 6 timmar. - Leveranskedjan bör vara så kort som möjlig. -I offerten ska produkternas innehåll, vikt samt tillverknings ort framgå. - Leverans enligt beställning, beställning bör kunna göras på svenska - Offerten kan omfatta hela stadens behov eller enbart en eller några inrättningar. Kos 27 Urvalskriterierna var: Kvalitet 30 % Pris 60 % Transportsträcka, miljöaspekter och leveranssäkerhet 10 % Förslag till offertförfrågan i bilaga. Upphandlingen av brödprodukter görs för 1 + 1 optionsår enligt tidigare kriterier och bifogat förslag. Sektionen beslöt att upphandlingen av brödprodukter görs enligt tidigare modell men för 2 år + 1 optionsår.
Köks- och städsektionen 31.08.2016 36 CK:823/2016/107 28 UPPHANDLING AV POTATIS Kos 28 Bilaga 1/28 Staden upphandlade potatis 2016 och valde då Jeppo Potatis Ab som leverantör av potatis för tiden 1.1-31.12.2016. Ny upphandling görs för 2017 + 1 optionsår enligt bifogat förslag till offertförfrågan. Ärendet bordlades för vidare utredning till nästa möte.
Köks- och städsektionen 31.08.2016 37 CK:824/2016/107 29 UPPHANDLING AV KÖTT, CHARK OCH FJÄDERFÄ Kos 29 Bilaga 1/29 Upphandling av kött, chark och fjäderfä gjordes tillsammans med Pedersöre kommun för tiden 1.5.2014-31.12.2015 + 1 ev. optionsår, vilket har utnyttjats. Snellman är leverantör av kött och chark och Atria leverantör av fjäderfä. Den tidigare gjorda offertförfrågan finns som bilaga. Sektionen besluter att vi tillsammans med Pedersöre och eventuellt andra grannkommuner gör en ny upphandling för 1 + 1 optionsår. Upphandlingstiden ändrades till 2 år +1 optionsår och att kravet i offertförfrågan skall vara att ursprungslandet är Finland.
Köks- och städsektionen 31.08.2016 38 CK:825/2016/001 30 ANMÄLNINGSÄRENDEN juni Arbete med sektorns höga sjukfrånvaro, möte med chefsläkaren i september hösten Städdimensionering görs, Socklot daghem hösten Mindre städning vid Stjärnhallen, under renoveringen hösten Mindre städning på skolområdet, personal omplacerad 25.8.2016 Husmödrarna + T.f. kosthållschefen på Kespro mässa till Uleåborg oktober Hvc köket startas upp Diskussioner med Munsala pensionärshem angående deras kök och luncher, hösten avtalet går ut 31.12.2016. - Problem med dålig kvalitet och kort datum på grönsaker från Kespro - Kundnöjdhetsenkäten som planerats till våren, utförs under hösten. Kos 30 Antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom.
Köks- och städsektionen 31.08.2016 39 ANVISNING FÖR BEGÄRAN OM OMPRÖVNING (rättelseyrkande) OCH BESVÄR Beslutsorgan Datum för sammanträde Köks- och städsektionen 31.08.2016 Besvärsförbud Eftersom beslut nedan endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt kommunallagen omprövningsbegäran (rättelseyrkan) inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 23 25, 27-30 Anvisning för begäran om omprövning (rättelseyrkande) Den som är missnöjd med ett av nedannämnda beslut kan framställa en skriftlig begäran om omprövning inom 14 dagar från delgivningen av beslutet. Paragrafer: 20 22, 26 Kontaktinformation: Stadsstyrelsen i Nykarleby, PB 29 (Topeliusesplanaden 7), 66901 Nykarleby nykarleby.stad@nykarleby.fi Omprövningsbegäran kan framställas av en part, d.v.s. den som beslutet gäller, eller vars rätt, skyldighet eller fördel beslutet påverkar direkt, eller av en kommunmedlem. Omprövningsbegäran skall framställas inom 14 dagar från delgivning av beslutet. En part anses, om inget annat visas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget sänts om beslutet skickats per brev, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. I ansökan skall den som begär omprövning av beslutet och den som avfattat skrivelsen anteckna namn, hemkommun, postadress och telefonnummer. Kravet med motiveringar skall framgå av omprövningsbegäran. Till begäran om omprövning skall bifogas beslutet i vilket rättelse söks, antingen som kopia eller i original samt handlingar man hänvisar till. Omprövningsbegäran skall vara stadsstyrelsen tillhanda före kl. 16.00 den sista dagen som begäran om omprövning får framställas.
Köks- och städsektionen 31.08.2016 40 Anvisning för besvär I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Besvärstid Kommunalbesvär, paragrafer: 30 dagar Förvaltningsbesvär, paragrafer: 30 dagar Besvärsmyndighet: Vasa förvaltningsdomstol, PB 204 (Korsholmsesplanaden 43), 65 101 Vasa vaasa.hao@oikeus.fi Annan besvärsmyndighet: Adress: Paragrafer: Besvär skall anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. Beslut som getts efter anslag anses ha kommit parterna till kännedom den dag då beslutet gavs. Ändring i ett beslut med anledning av en omprövningsbegäran kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt begäran. Om beslutet har ändrats med anledning av omprövningsbegäran, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av dem som är part eller av en kommunmedlem. Besvärsskriften skall innehålla följande uppgifter: o ändringssökandes underskrift o om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges o vilket beslut som överklagas o vilka ändringar som yrkas i beslutet och motiveringar till att beslutet bör ändras Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas. Besvär får anföras på den grunden att o beslutet har tillkommit i felaktig ordning, o den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter o beslutet annars strider mot lag Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post, e-post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall sändas i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvär till Vasa förvaltningsdomstol skall lämnas in senast kl. 16.15 den dag då besvärstiden går ut. För besvär till förvaltningsdomstol uppbärs en avgift om 250 (Lag om domstolsavgifter 1455/2015).