Ekonomiska styrprinciper och styrmodell för Sandvikens kommun Förslag från kommunstyrelsen Antaget av kommunfullmäktige 18 juni 2007, 83 Dnr KS200/217 Ekonomikontoret Styrprincip_07.doc
Innehållsförteckning: Formell styrning... 3 Fördelning av ansvar... 4 Ramar... 5 Ekonomiska beslut... 5 Decentraliserat ekonomiskt ansvar... 6 Personal... 6 Fastigheter... 7 Projekt... 7 Internpriser... 7 Attesträtt... 7 Över- och underskott... 8 Löpande ekonomisk uppföljning... 8 Investeringar... 8 Finansiering och Leasing... 9 Exploatering... 9 Telefon och IT... 10 Försäljning av lös egendom... 10 Försäkringar... 10 Intern kontroll... 10 2
Inledning och bakgrund I varje kommun skall finnas en beslutande församling, kommunfullmäktige. Fullmäktige skall tillsätta en kommunstyrelse och de nämnder som utöver styrelsen behövs för att fullgöra kommunens uppgifter. Kommunstyrelsen har en särställning bland nämnderna genom att kommunallagen förutsätter att den skall leda och samordna förvaltningen och ha uppsikt över nämndernas verksamhet. Den konkreta ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen och övriga nämnder framgår ytterst av de reglementen och styrprinciper som fastställts av kommunfullmäktige och den delegation som fullmäktige lämnat till styrelse och nämnder. Formell styrning Kommunfullmäktige är det organ som fastställer budgeten för kommande år och flerårsplanen för ytterligare två år. Kommunallagen fastställer bland annat att kommunen skall varje år upprätta en budget för nästa kalenderår, att budgeten skall upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna att för verksamheten skall anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning och att för ekonomin skall anges de finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Fullmäktige fastställer anslaget på nämndsnivå. Inom Sandvikens kommun innehåller budgeten följande delar: - kommunplan, som skall bygga på fastslaget visionsdokument, nu Vision 2015, de av kommunstyrelsen fastställda gemensamma planeringsförutsättningarna och nämndernas framtagna nämndplaner. Dokumentet skall beskriva vilken verksamhet som skall bedrivas samt vilka övergripande mål som finns för kommande år. Det skall finnas mål av inriktningskaraktär, som anger verksamhetens inriktning under följande år och på sikt, samt mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning, och anger hur verksamheten kan utövas ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt på ett tillfredsställande sätt. Kommunplanen skall, efter att den fastställts av fullmäktige, av respektive nämnd brytas ner i mer detaljerade mål för de olika verksamheterna. - resursplan, som för respektive nämnd redogör för vilka ekonomiska resurser som finns för att genomföra verksamheterna i kommunplanen, - investeringsplan, som redovisar, per objekt eller typ av objekt, vilka investeringar som fullmäktige beslutat göra, samt - exploateringsplan, som redovisar vilka exploateringsområden som definierats av fullmäktige och hur finansieringen av dessa respektive områden skall ske. 3
Den verksamhet som finns beskriven i kommunplanen skall följas upp såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt av respektive nämnd under det år budgeten avser. Målen i kommunplanen skall ses som den slutliga beställningen från kommunfullmäktige på kommande års verksamhet. Inom respektive nämnds verksamhetsområden finns även andra styrdokument och planer som påverkar driften av verksamheten. Det är upp till respektive nämnd att följa upp även dessa mål i en omfattning som fastslagits. Fördelning av ansvar I resursplanen fastställer fullmäktige anslag på nämndsnivå. Fördelning av ekonomiskt ansvar mellan olika nivåer i organisationen beskrivs nedan: Kommunfullmäktige - fastställer anslag per nämnd - beslutar om justeringar under året mellan nämnderna - fastställer total investeringsnivå samt investeringsvolym per objekt/typ av objekt Kommunstyrelsen Har enligt kommunallagen och på kommunfullmäktiges uppdrag att leda och samordna förvaltningens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet Nämnden Har ansvaret för att bedriva sin verksamhet inom av fullmäktige fastställt anslag och kommunplan och - fastställer anslagen per resultatenhet och ger därmed attesträtt och ekonomiskt ansvar (budgetansvarig) till de befattningshavare som definierats genom sina tjänster. - beslutar om ekonomiska justeringar under året mellan olika resultatenheter - beslutar om investeringar inom ramen för diverse investeringar eller annan, av fullmäktige beslutad, särskilt specificerad investeringsram per nämnd Kommundirektören - har ett övergripande ansvar för samtliga förvaltningar - beslutar, efter förslag från kommunledningskontorens förvaltningschefer, avseende investeringar inom kommunledningskontorens diverse investeringar upp till ett basbelopp, exkl moms 4
Förvaltningschef - har ansvaret för verksamheten inom sin förvaltning och tar nämndsordföranden i hand på att ta på sig uppdraget inom givna ekonomiska ramar under budgetåret beslutar avseende investeringar inom sin förvaltnings diverse investeringar upp till ett basbelopp, exkl moms Enhetschef/budgetansvarig - har ansvaret och befogenheterna att driva sin resultatenhet inom ramen för sin budget, sin påse pengar Ramar Kommunfullmäktige fastställer (anslag) ekonomisk ram per nämnd. Den ekonomiska ramen uttrycks i nettotermer och benämns kommunbidrag. Resultatenhetens ramar (internbudgeten) fastställs av nämnd inom ramen för det av kommunfullmäktige fastställda anslaget. Bruttokostnader och övriga intäkter redovisas också i internbudgeten. Bruttokostnaden utgör ett tak för den attesträtt som tillkommer den som är ekonomiskt ansvarig för resultatenheten och som definieras via sin tjänst i internbudgeten. Då en resultatenhet erhåller externa medel som ej är av principiell betydelse och där det rör sig om mindre belopp, krävs dock ingen revidering av internbudgeten. Ansvarig för resultatenheten skall inom sin ekonomiska ram göra de omdisponeringar som befinns nödvändiga för att kunna fullfölja det uppdrag som ålagts resultatenheten av nämnden. Omdisponeringen får ej medföra att verksamhetens inriktning förändras. Ekonomiska beslut Beslut kommer även fortsättningsvis att tas i såväl kommunfullmäktige, kommunstyrelsen som i olika nämnder. Beslut i ärenden, som får ekonomiska konsekvenser, skall oberoende på vilken nivå de tas vara försedda med tydlig finansieringshänvisning. Det skall klart framgå hur och av vem kostnaderna, som är en följd av beslutet, skall täckas. Kontoangivelser skall som princip finnas med i beslutsparagrafen. Förslaget till beslut skall alltid ha passerat förvaltningsekonomen. För beslut som kräver utökat utrymme inom kommande års ekonomiska ramar, exempelvis helårseffekt nästkommande år, skall kommunfullmäktige ge sitt samtycke. Motions- och interpellationssvar, såväl som förslag från förvaltningarna, skall alltid åtföljas med en av berörda förvaltningar framtagen kalkylerad samlad kostnad för kommunen samt förslag till hur insatsen skall finansieras. 5
Investeringar, som innebär volymökning alternativt ny eller utökad verksamhet, skall inför ett beslut alltid presenteras med en förkalkyl som innehåller såväl kapitalkostnader som övriga driftkostnader. När investeringen färdigställts skall en slutredovisning göras av investeringsprojektet. Slutredovisningen skall rapporteras till den nivå där beslutet fattats. Decentraliserat ekonomiskt ansvar Pengarna är yttersta restriktionen! Saknas ekonomiska resurser kan en insats ej genomföras. Bedömer nämnden att en åtgärd ändå måste vidtas skall först och främst omdisponering av ekonomiska resurser ske inom resultatenhetens ramar, därefter inom nämndens ekonomiska ramar. Först därefter kan anhållan om ytterligare medel tillställas kommunstyrelsen. Generellt gäller att en omdisponering av medel skall följa intentionerna i kommunplanen. En anhållan från nämnden om ytterligare ekonomiska resurser skall alltid åtföljas av en redovisning av vilka åtgärder och försök till lösningar som redan prövats inom nämnden. Kommunstyrelsen har därefter att ta ställning i frågan och komma med förslag till fullmäktige. Ett förslag till omdisponering av ekonomiska ramar skall alltid vara finansierat. Ansvar och befogenheter skall följas åt och vara decentraliserade inom organisationen så långt som möjligt. I enlighet med detta är det ekonomiska ansvaret och befogenheterna att nyttja sin påse pengar decentraliserat till resultatenhet och enhetschef. Målsättningen är att man som enhetschef skall kunna påverka de resurser man har till sitt förfogande inom sin verksamhet. Inom alla områden gäller dock att helheten går före delarna. Koncernnyttan gäller framför nyttan för den enskilda enheten och kostnader skall minimeras genom samutnyttjande av resurser. Personal Förvaltningsorganisationen leds av kommundirektören, som är kommunens högste tjänsteman. Förvaltningscheferna är anställda av kommunstyrelsen och direkt underställda kommundirektören. Övriga medarbetare är anställda av respektive nämnd och är underställda förvaltningschefen. Nya tjänster inrättas av respektive nämnd. Beslutet skall alltid följas av finansieringshänvisning. Personalärenden hanteras i enlighet med av kommunstyrelsen upprättad delegationsordning 6
Fastigheter Samtliga av Sandvikens kommun ägda fastigheter förvaltas av kommunstyrelsen via tekniska utskottet. Vid förändrat lokalbehov skall kontakt tas med tekniska enheten som ansvarar för kommunens hela fastighetsbestånd. Vid behov av lokaler skall kommunens egna lokaler i första hand utnyttjas, i andra hand skall de kommunala bolagens lokaler nyttjas, och i tredje hand får externa lokaler hyras. Vid hyra av externa lokaler fattas beslut av tekniska utskottet, eller i enlighet med delegationsordning av teknisk chef. Projekt EU-projekt eller andra större projekt som förorsakar kommunen kostnader över mer än ett budgetår skall, även om de är helt intäktsfinansierade, beslutas av kommunstyrelsen. Från detta undantas projekt som finnas definierade i kommunplanen. Förvaltningschefen har rätt att besluta om att ingå projektägarskap eller medfinansiering i EU-ärenden och andra större projekt, och därvid underteckna vederbörliga handlingar, om kommunens kostnader understiger 10 000 Euro eller 100 000 kronor. Kravet är att kostnaderna kan täckas inom ram och ligger i linje med kommunens kortoch långsiktiga målsättningar. Förvaltningschef har ej rätt att vidaredelegera rätt att ansöka om EU-bidrag eller andra större projektbidrag. Internpriser Till viss verksamhet utgår inga kommunbidrag. Dessa verksamheter har rätt att interndebitera sina kostnader till dem som nyttjar tjänsten. Internpriser skall bygga på självkostnadsprincipen och i förväg redovisas till köparen. Över och underskott regleras ej under löpande verksamhetsår genom förändrade priser. Justering av pris kan dock ske om parterna kommer överens om det. Attesträtt Attesträtt erhålls genom att innehavaren av en tjänst, i internbudgeten, tilldelats ekonomiskt ansvar och definierats genom koddelen ansvar. Internbudgeten skall vara fastställd av respektive nämnd. Utöver detta gäller: att kommundirektören attesterar fakturor, på belopp över 200 000 kr, exkl moms, inom hela förvaltningsorganisationen, att förvaltningschefen attesterar fakturor, på belopp upp till 200 000 kr, exkl moms, inom sin förvaltning, 7
att övriga befattningshavare, som finns definierad i internbudgeten, attesterar fakturor inom ramen för sitt anslag och på belopp upp till 100 000 kr, exkl moms. Dessutom kan ersättare för attestant, om det är annan än överordnad, fastställas efter särskilt beslut i nämnden. Över- och underskott Över- och underskott balanseras ej mellan åren. Undantag görs för externa medel t ex EU-bidrag eller andra medel som är knutna till godkända och tidsbundna projekt, vilka skall periodiseras. Statliga bidrag som av staten knutits till vissa specifika projekt eller uppdrag skall redovisas på den period som uppgörelsen avser, och i enlighet med god redovisningssed. Löpande ekonomisk uppföljning Månatligen skall förvaltningen, till nämndens ordinarie sammanträde, sammanställa rapport över ackumulerat ekonomiskt resultat. Rapportering skall ske på sätt som nämnden fastställer. Till kommunstyrelsen skall samtliga nämnder månatligen rapporta ackumulerat ekonomiskt resultat för verksamheten, fram till och med föregående månad. En helårsprognos skall samtidigt presenteras på samma nivå. Vid prognostiserat underskott skall nämnden till kommunstyrelsen, utan fördröjning, inkomma med redovisning över vidtagna åtgärder. Varje resultatansvarig har ett ansvar för att löpande följa upp sin enhets ekonomi och verksamhet. Befaras ekonomiskt underskott eller risk för att enheten inte kan genomföra sitt uppdrag skall rapportering omgående ske till förvaltningschefen. Förvaltningschefen ansvarar för att rapportera vidare till nämnden och kommundirektören, snarast möjligt. En gång årligen, per 31 augusti, skall delårsbokslut upprättas för hela kommunkoncernen. Årligt bokslut upprättas för koncernen. Investeringar Den totala investeringsnivån fastställs av kommunfullmäktige i samband med beslut om ekonomiskt utrymme och investeringsutrymme för nästkommande budgetår. Ansvaret för att ställa samman och värdera nämndernas investeringsäskanden åligger tekniska enheten. Tekniska utskottet bereder investeringsärendet för kommunstyrelsens räkning och tar fram förslag till investeringsplan. 8
Investeringsbelopp fastställs per objekt och eller typ av objekt i samband med att slutlig investeringsplan beslutas av kommunfullmäktige i november månad. Justering av gällande investeringsplan sker vid två tillfällen under året, vid fullmäktiges respektive möten i april och november. När det gäller diverse investeringar eller annan särskild specificerad investeringsram, har nämnden att fatta beslut per objekt under löpande år. Förvaltningschef har på delegation rätt att besluta om investeringar upp till ett basbelopp (exkl moms). Samtliga investeringsbeslut skall skriftligen redovisas till ekonomikontoret för erhållande av projektnummer. Anskaffning av inventarier för lägre belopp än 20 000 kronor, exkl. moms, skall betraktas som inventarier av lägre värde, och bokföras som en driftkostnad. Att summera ihop flera inköp av lägre värde för att komma upp i mer än 20 000 kronor, är inte tillåtet. Ej heller det motsatta, att dela upp en större faktura i mindre delar för att komma under gränsen på 20 000 kronor, är tillåtet. Kostnader som följer av en gjord investering, avskrivning och ränta liksom övriga driftkostnader, skall belasta den verksamhet och enhet som investeringen kan hänföras till och skall täckas inom befintliga ekonomiska ramar såvida inte särskilt beslut om annat fattas av fullmäktige. Finansiering och Leasing Upplåning och placering av likvida medel sker centralt av ekonomikontoret och beslutas av kommunfullmäktige eller i enlighet med finanspolicy och delegationsordning. Leasing är en form av finansiering. Avtal om leasing skall tecknas i undantagsfall, och endast om det är ekonomiskt fördelaktigt för kommun eller fördelaktigt av annan anledning. Avtal tecknas av firmatecknare som är kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören eller i enlighet med delegationsordning. Leasingavtal avseende fordon administreras av Servicekontoret, som därefter hyr ut fordonet internt. Avtal tecknas av firmatecknare som är kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören eller i enlighet med delegationsordning. Exploatering För exploateringsområden skall särskild exploateringsplan och -redovisning upprättas. Exploateringsplanen skall fastställas av kommunfullmäktige. 9
Telefon och IT Telefonabonnemang administreras av IT-enheten, via växeln, kostnaden belastar nyttjarna. Datorer, kopiatorer som är nätanslutna, skrivare mm köps in via IT-enheten som ansvarar för IT-investeringarna för hela kommunen. Verksamheten hyr därefter utrustningen internt. Försäljning av lös egendom Vid försäljning av lös egendom skall intäkten alltid tillfalla kommunen. Försäljning av lös egendom skall i första hand ske inom den kommunala organisationen. I andra hand kan försäljning ske till extern person. Som extern person räknas såväl anställd och förtroendevald som annan privat eller juridisk person. Skall försäljning ske till extern person kan annonsering på kommunens intranät ske, så att samtliga anställda har möjlighet att meddela sitt intresse. Försäljning skall godkännas av förvaltningschefen och ske till marknadsmässigt pris med beaktande av moms- och andra skatteregler. Bokföringsmässig hänsyn skall tas vid redovisning av försäljningen. Försäkringar Försäkringar administreras centralt av kommunskyddet, som därefter fördelar ut kostnaden inom verksamheten. Avtal tecknas av firmatecknare som är kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören eller i enlighet med delegationsordning Intern kontroll Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ansvar ligger att upprätta dels en organisation för intern kontroll och dels reglementen, policys och regler. Respektive nämnd har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen upprätthålls inom nämndens ansvarsområde. Förvaltningschefen ansvarar för att konkreta regler och anvisningar utformas och rapporterar hur den interna kontrollen fungerar. Enhetscheferna är skyldiga att följa upprättade regler och anvisningar samt för att informera övriga anställda om innebörden av desamma. För ytterligare information om intern kontroll hänvisas till kommunfullmäktiges reglemente. 10