Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna 2014 Huddinge kommun Granskning av delegation av beslutanderätt
Innehåll Innehåll...2 1. Sammanfattning...3 2. Inledning...5 2.1. Bakgrund...5 2.2. Syfte och avgränsning...5 2.3. Revisionsfrågor...5 2.4. Revisionskriterier...6 2.5. Metod...6 3. Styrning...7 3.1. Kommunallagen...7 3.2. Kommunstyrelsens reglemente...8 3.3. Riktlinjer för övergripande styrdokument i Huddinge kommun...8 3.4. Kommunstyrelsens delegationsordning...8 3.5. Ärendehandboken att handlägga ärenden och utforma dokument...9 3.6. Regler om delegering kommunstyrelsens förvaltning...9 4. Resultat och svar på revisionsfrågorna...10 4.1. Slutsats och rekommendationer...13 Källförteckning...15 2
1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av kommunstyrelsens delegationsordning samt om delegationsbeslut hanteras och anmäls på ett korrekt sätt. Det finns två syften med delegation av beslutanderätt. Det ena är att avlasta styrelsen/nämnden rutinärenden. Det andra är att möjliggöra en mer effektiv verksamhet genom att beslutsvägarna blir kortare och handläggningen snabbare. Nämnden kan delegera sin beslutanderätt till ett utskott, en ledamot eller ersättare inom nämnden eller till en anställd hos kommunen. En förvaltningschef som erhållit delegation kan, efter tillstånd från nämnden, vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd i kommunen. Granskning av delegationsordningen visar att delegationsordningen i allt väsentligt är anpassad till organisationen samt att den följer kraven i kommunallagen. Det förekommer inga ärendetyper som inte får delegeras, och det tydliggörs till vem beslutsrätten delegeras. Delegationsordningen är dock i behov av uppdatering och förtydliganden i vissa avseenden. Delegationsordningen uppdateras inte regelbundet. Det är ansvarig handläggare som ska redovisa delegationsbesluten till kansliet för att ärendet ska föras upp på listan över beslut att anmäla till kommunstyrelsen. Det saknas dock fastställda regler och rutiner för hur anmälan av beslut som fattas med stöd av delegation ska göras. Det finns en risk att ärenden inte anmäls till kommunstyrelsen, samt att ärenden inte anmäls inom angiven tid. Vid granskning av ärenden konstateras att ett stort antal ärenden har beslutats av tjänsteman utan delegation för den aktuella ärendetypen. I övrigt identifieras ett mindre antal avvikelser. Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsen bör se över och förtydliga delegationsordningen samt att kommunstyrelsen inte i tillräcklig utsträckning kvalitetssäkrar de beslut som fattas på delegation i organisationen. Efter genomförd granskning har vi följande förslag för fortsatt utveckling: Delegationsordningen bör förtydligas i enlighet med de iakttagelser som görs i rapporten. Kommunstyrelsen bör genomföra en övergripande översyn av delegationsordningen i samband med varje ny mandatperiod. Härutöver bör återkommande översyner av mindre karaktär göras årligen, för att säkerställa att delegationsordningen är anpassad till organisationen. Kommunstyrelsen bör tydliggöra vem som har det övergripande ansvaret för att en uppdaterad delegationsordning alltid finns. Kommunstyrelsen bör se över ärendehandboken och delegationsordningen så att de överensstämmer med varandra vad gäller angivelser av inom vilken tidsperiod delegationsbeslut ska anmälas till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bör ta fram rutiner för vem som anmäler delegationsbeslut till kommunstyrelsens kansli. Kommunstyrelsen bör införa en kontroll som säkerställer att beslut fattade på delegation anmäls till kommunstyrelsen vid nästföljande sammanträde. 3
Kommunstyrelsen bör införa ett kvalitetssäkrande moment i samband med handläggningen av delegationsbeslut. Här bör kontrolleras att rätt delegat fattar beslut i enlighet med rätt punkt i delegationsordningen. 4
2. Inledning 2.1. Bakgrund Enligt kommunallagen (KL) får en nämnd uppdra till ett utskott, en ledamot eller till en anställd i kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller i grupper av ärenden. Vissa undantag görs. Exempelvis får ärenden om mål, inriktning, omfattning eller kvalitet inte delegeras. Beslut som fattas med stöd av delegation från styrelse och nämnd är juridiskt sett ett nämndbeslut och kan inte ändras av nämnden. I kommunala sammanhang görs vanligtvis åtskillnad mellan nämndbeslut och förvaltningsbeslut. Nämndbeslut avser beslut som fattas av nämnd eller av delegat med stöd av delegering från nämnd. Förvaltningsbeslut avser beslut som får fattas av anställd utan att de normalt anmäls till nämnden. Det rör sig då om verkställighetsbeslut i det löpande arbetet. Någon tydlig gräns mellan de två beslutsformerna går inte att ange. Kommunallagen använder begreppet ren verkställighet i bestämmelserna om överklagande. Enligt 10 kap 2 kan nämndbeslut och delegeringsbeslut överklagas medan beslut som är ren verkställighet eller av förberedande art inte kan överklagas. 2.2. Syfte och avgränsning Granskningens syfte är att bedöma om kommunstyrelsens delegationsordning är ändamålsenlig och att delegationsbeslut hanteras på korrekt sätt. Granskningen omfattar kommunstyrelsen, samt avgränsas till dess reglemente och befintlig delegationsordning. Vidare har inom ramen för granskningen även kommunstyrelsens samtliga protokoll från 2013 granskats, för att bedöma om delegationsbeslut anmälts på korrekt sätt till kommunstyrelsen. 2.3. Revisionsfrågor I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: 1. Är delegationsordningen ändamålsenlig, dvs. anpassad till organisationen samt uppfyller kommunallagens krav? 2. Är det tydliggjort i organisationen vad som avses med delegationsbeslut? 3. Framgår det tydligt vilken beslutanderätt som delegeras och till vem beslutanderätten överlåts? 4. Finns det fastställda regler och rutiner för anmälan av beslut som fattas med stöd av delegation? 5. Är de beslut som tagits med stöd av delegation: a. fattade i enlighet med gällande delegationsordning och tillhörande riktlinjer? b. registrerade på ett tillfredsställande sätt? c. anmälda på ett tillfredsställande sätt? 5
2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterier kan ofta hämtas från lagar och förarbeten, föreskrifter och interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. I denna granskning utgörs revisionskriterierna av: Kommunallagen (1991:900) Kommunstyrelsens delegationsordning 2.5. Metod Granskningen baseras på intervjuer och dokumentstudier. Granskade dokument listas i källförteckning. Intervjuer har genomförts med följande funktioner: Kommundirektör Administrativ direktör tillika biträdande kommundirektör Personaldirektör Ekonomidirektör Kanslichef kommunstyrelsens kansli Huvudregistrator kommunstyrelsens kansli Samtliga intervjuade har beretts möjlighet att faktagranska rapporten. 6
3. Styrning 3.1. Kommunallagen Enligt kommunallagen har de förtroendevalda det politiska ansvaret för verksamheten i sin helhet, det vill säga såväl beredning, beslut som genomförande. Beslut kan endast fattas av fullmäktige, nämnd, partssammansatt organ eller delegat. Delegat kan fatta beslut med stöd av delegationsregler enligt 6 kap 33-38 i kommunallagen. Om en nämnd vill delegera sin beslutanderätt ska den klart ange vilken beslutanderätt som delegeras och till vem som beslutanderätten överlåts. Det är lämpligt att detta framgår av delegationsordning. Delegering kan också framgå av ett särskilt beslutsprotokoll. I kommunala sammanhang görs vanligtvis en åtskillnad mellan nämndbeslut och verkställighet. Med nämndbeslut avses beslut som fattas av nämnd eller av delegat med stöd av delegering från nämnd. Med verkställighet avses beslut som får fattas av anställd utan att de normalt anmäls till nämnden. Det rör sig om ställningstaganden som utförs i det löpande ordinarie arbetet. Någon tydlig gräns mellan de två beslutsformerna finns inte. Kommunallagen använder begreppet ren verkställighet i bestämmelserna om överklagande. Enligt 10 kap 2 kan nämndbeslut och delegeringsbeslut överklagas medan beslut som är ren verkställighet eller av förberedande art inte kan överklagas. Bestämmelserna anger dock inte vad som i praktiken är beslut och vad som är ren verkställighet. En gräns är att de beslut som fattas i det dagliga arbetet och som styrs av regler, riktlinjer och arbets- och rutinbeskrivningar är ren verkställighet. Exempel på verkställighetsärenden är debitering av avgifter enligt fastställd taxa eller inköp av varor från leverantör där kommunen tecknat ramavtal. Delegering Det finns två syften med delegation av beslutanderätten: Att avlasta styrelsen/nämnden rutinärenden Att möjliggöra en effektivare verksamhet genom att beslutsvägarna blir kortare och handläggningen snabbare Genom delegation flyttas beslutanderätten från nämnden till delegaten. Nämnden kan delegera sin beslutanderätt till: Ett utskott En ledamot eller ersättare inom nämnden En anställd hos kommunen Det finns ett förbud för så kallad blandad delegation, d.v.s. till anställd och förtroendevald i förening. Förvaltningschefen kan, efter särskilt tillstånd från nämnden, vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd i kommunen. Beslut som fattas med stöd av delegation är juridiskt sett ett nämndbeslut och kan inte ändras av nämnden i samband med att beslutet anmäls. Det betyder även att delegatens beslut kan överklagas på samma sätt som ett nämndbeslut. Delegationsordningen bör 7
fortlöpande hållas aktuell och anpassas till nämndens ansvarsområde och förvaltningens organisation. Det kan vara lämpligt att delegationsordningen ses över inför varje nytt år. Ett grundkrav är dock att en nyvald nämnd vid inledningen av mandatperioden uppdaterar och sätter sig in i delegationsordningen. Ärenden som inte får delegeras Enligt kommunallagen finns ett antal ärenden där beslutanderätten inte får delegeras. Dessa är: Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Framställningar eller yttranden till fullmäktige, liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige, har överklagats. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Registrering och anmälan av delegationsbeslut Samma regler gäller för registrering av delegationsbeslut som för registrering av beslut fattade av en styrelse eller nämnd. Detta innebär att det ska finnas någon form av skriftlig dokumentation för de beslut som fattas med stöd av delegation. Alla beslut som fattas med stöd av delegation ska anmälas till den nämnd eller styrelse som delegerat beslutanderätten. Beslut som fattas med stöd av vidaredelegation från förvaltningschef ska anmälas till förvaltningschefen. Någon uttrycklig skyldighet för förvaltningschefen eller delegaten att vidareanmäla besluten till nämnden finns inte, men nämnden kan enligt lagstiftningen ställa sådana krav som villkor för att godkänna vidaredelegering. 3.2. Kommunstyrelsens reglemente Av kommunstyrelsens reglemente framgår att delegering har gjorts från kommunfullmäktige i ett antal ärenden. Detta är ärenden som i första hand rör ekonomiska angelägenheter samt fastigheter och planprogram. Vidare fastslås att kommunstyrelsen delegeras att, i den mån bemyndigande inte lämnats annan nämnd, för kommunen besluta i övriga, liknande ärenden som inte är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen. 3.3. Riktlinjer för övergripande styrdokument i Huddinge kommun Nya riktlinjer för övergripande styrdokument i kommunen antogs av kommunfullmäktige 2013-11-11. Av dessa framgår vilka typer av styrdokument som finns i kommunen. Rörande delegationsordningar framgår att delegationsordningen anger vem som får fatta beslut i nämndens eller kommunstyrelsens ställe. Det fastslås också att genom att beslutanderätten flyttas över träder den som fått delegation helt och hållet in i nämndens/styrelsens ställe och att beslutet inte kan ändras. 3.4. Kommunstyrelsens delegationsordning Delegationsordningen antogs 2003-01-27 och har ändrats 1-2 gånger per år fram till 2013-08-26, då den senaste ändringen gjordes. I delegationsordningen uppdrar kommunstyrelsen åt planerings- och personalutskottet, åt en ledamot i kommunstyrelsen eller åt en anställd vid kommunen att besluta på styrelsens vägnar i de ärenden som anges i delegationsordningen. Kommundirektören äger rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd vid kommunen. 8
Kommunstyrelsens ordförande eller, vid dennes förhinder, kommunstyrelsens vice ordförande äger rätt att på kommunstyrelsens vägnar fatta beslut i ärenden som är så brådskande att kommunstyrelsens beslut inte kan avvaktas. Sådant beslut skall anmälas vid kommunstyrelsens nästa sammanträde. De beslut som fattas på delegation och vidaredelegation ska redovisas skriftligt till kommunstyrelsen inom två månader. I delegationsordningen delas ärendena in i sex övergripande ämnesområden. Dessa är: - Personalärenden inom kommunstyrelsens verksamhetsområden - Ekonomiärenden inom kommunstyrelsens förvaltning - Allmänna ärenden och rättsfrågor - Personalärenden inom kommunens hela verksamhetsområde - Ekonomiska frågor (såsom medelsförvaltning och centrala upphandlingsfrågor) - Bostads- och markärenden Under respektive ämnesområde finns ett antal underrubriker som anger ärendetyper. Exempel på dessa är beslut om förbud mot bisyssla, upphandling av varor och tjänster utanför ramen för tilldelat anslag, beslut om utlämnande av allmän handling. Under respektive rubrik listas ett antal punkter. Här framgår delegat enligt kommunstyrelsens beslut samt eventuell delegat efter kommundirektörens vidaredelegering. I några fall anges även ersättare för delegat. Det görs både för delegat enligt KS beslut och för delegat efter kommundirektörens vidaredelegering. Här finns också utrymme för Anmärkning vid behov. Det tydliggörs också att utsedd ersättare har rätt att ersätta delegat, normalt sett endast då den till vilken delegationen i första hand riktar sig är förhindrad att fullgöra sin beslutanderätt genom sjukdom, semester, tjänsteresa eller annan liknande omständighet. I enstaka fall anges såväl ersättare i första som i andra hand. 3.5. Ärendehandboken att handlägga ärenden och utforma dokument Ärendehandboken innehåller riktlinjer för hur handläggning av ärenden och utformning av dokument görs i Huddinge kommun. Ärendehandboken togs fram 2007 av kommunstyrelsens kansli i samarbete med kommunens nämndsekreterare och beslutades av kommunstyrelsens planerings- och personalutskott. Ärendehandboken reviderades 2011, och beslutades då av kommunstyrelsen. I Ärendehandboken finns ett kapitel som handlar om handläggning av delegationsärenden. Här fastslås att varje beslut som fattas med stöd av delegationsordningen ska dokumenteras. Av beslutsdokumentet ska framgår vilken punkt i delegationsordningen som delegationen grundar sig på. Nummer och förtydligande text ska framgå. Dokumentet med delegationsbeslutet ska undertecknas av delegaten med namn och titel. För delegerade beslut gäller vidare att varje delegat ska ha en egen löpnummerserie per år och beslutstyp. Vidare ska delegationsbesluten anmälas till nämnden vid nästföljande sammanträde. 3.6. Regler om delegering kommunstyrelsens förvaltning I PM daterat 2003-01-13 tydliggörs regler kring delegering, i enlighet med lagstiftningen. Även här framgår att delegationsbeslut, inklusive vidaredelegation, ska redovisas skriftligt till nämnden inom två månader. Vidare tydliggörs bland annat att lista över delegationsbeslut 9
eller en pärm med samtliga delegationsbeslut ska finnas tillgänglig hos nämndsekreterare eller hos den som nämnden bestämmer. 4. Resultat och svar på revisionsfrågorna Nedan redovisas granskningens resultat samt svar på de revisionsfrågor som presenteras i kapitel 2. a. Är delegationsordningen ändamålsenlig, dvs. anpassad till organisationen samt uppfyller kommunallagens krav? Vår bedömning är att delegationsordningen i allt väsentligt är anpassad till organisationen, samt att den följer kraven i kommunallagen. Det förekommer inga ärendetyper som enligt lagen inte får delegeras. Det är vidare tydligt vilka beslut som delegerats till vem. Vår bedömning är vidare att felaktig delegation inte heller görs i delegationsordningen. Vår bedömning är dock att delegationsordningen är i behov av uppdatering till följd av att gammal titulatur i somliga fall förekommer. Vidare förekommer i enstaka fall ärendetyper under rubrik för annan typ av ärenden, vilket kan leda till otydligheter och svårigheter att hitta rätt i delegationsordningen. Delegationsordningen ses inte över med regelbundenhet, utan det görs då behov av justering bedöms finnas. Det är inte fastställt vem som har ansvar att påtala revideringsbehov av delegationsordningen. Somliga av de intervjuade avdelningsdirektörerna anser att de själva ansvarar för de delar av delegationsordningen som rör dem och deras avdelning. Det händer att frågor som rör förändringar i delegationsordningen diskuteras i förvaltningens ledningsgrupp. Delegationsordningen bör åtminstone ses över i samband med ny mandatperiod, dels för att säkerställa dess innehåll, men också för att säkerställa att den nya kommunstyrelsen känner till vilka frågor den har delegerat. b. Är det tydliggjort i organisationen vad som avses med ett delegationsbeslut? Flera av intervjupersonerna anger att det inte är tydligt vad som avses med ett delegationsbeslut om vad som kan anses vara verkställighet. I samband med introduktion av såväl nyanställda chefer som handläggare i förvaltningen görs en genomgång av bland annat vad delegationsbeslut innebär och hur delegationsordningen ser ut. Förvaltningens kanslichef ansvarar för denna del av introduktionsutbildningen. I övrigt konstaterar de intervjuade att det kan vara komplicerat att avgöra om det rör sig om ett delegationsbeslut eller om det är verkställighet. Det är vanligt förekommande att såväl handläggare som avdelningschefer frågar kanslichefen eller kommunjuristen om olika beslut är delegationsbeslut eller verkställighet. Att frågan tas upp för diskussion uppmuntras av kanslichefen. Vår bedömning är att det i organisationen inte är helt tydliggjort vad som menas med delegationsbeslut och vad som är verkställighet. 10
c. Framgår det tydligt vilken beslutanderätt som delegeras och till vem beslutanderätten överlåts? Av delegationsordningen framgår vilken typ av ärenden som delegerats och till vem. Eventuell vidaredelegering från kommundirektören framgår också. I några fall anges vem som träder in som ersättare för kommundirektören. I några fall anges också vem som beslutar vid förhinder, istället för kommundirektören. I somliga fall anges såväl vem som beslutar i första hand som vem som beslutar i andra hand. I dessa fall är det otydligt i vilka fall den som anges i andra hand träder in som beslutsfattare. Det fastslås i delegationsordningen att ersättare eller den som träder in vid förhinder endast gör detta då den till vilken delegationen i första hand riktar sig är förhindrad att fullgöra sin beslutanderätt genom sjukdom, semester, tjänsteresa eller annan liknande omständighet. I de fall då kommundirektören är delegat men har förhinder att fatta beslut, bör antas att biträdande kommundirektör träder in i dennes ställe, i samtliga fall. Enligt delegationsordningen anges andra än biträdande kommundirektör som delegat vid förhinder eller som ersättare. Det blir otydligt om biträdande kommundirektör träder in i kommundirektörens ställe i somliga fall, men inte i samtliga, där delegationsordningen fastslår annat. Vidare är delegationsordningen otydlig i ett fall (A15) där det framgår att kommundirektören har delegation att fatta beslut rörande organisationsförändringar. Här kan ifrågasättas om det gäller samtliga beslut om organisatoriska förändringar, vilket sannolikt är en stor mängd beslut. Rörande upphandling framgår av delegationsordningen att PPU fattar beslut om Övrig upphandling (E1.3). Här kan ifrågasättas om det gäller samtlig upphandling, inklusive direktupphandlingar. I ett par fall anges också ett flertal befattningar som kommundirektören vidaredelegerat beslutsrätten till. Den inbördes ordningen mellan dessa befattningar framgår inte. Se exempelvis F9. Vår övergripande bedömning är att delegationsordningen i allt väsentligt tydliggör vilken beslutanderätt som delegeras och till vem beslutanderätten överlåts. d. Finns det fastställda regler och rutiner för anmälan av beslut som fattas med stöd av delegation? Det framgår av delegationsordningen att beslut som fattas på delegation, inklusive vidaredelegation, ska redovisas skriftligt till kommunstyrelsen inom två månader. Av ärendehandboken framgår att delegationsbesluten ska anmälas till nämnden vid nästföljande sammanträde. Vår bedömning är att det är skillnad mellan delegationsordningen och ärendehandboken vad gäller anmälan av delegationsbeslut. 11
I övrigt framgår av ärendehandboken hur delegationsbesluten ska dokumenteras. Det saknas skrivningar om vem som anmäler beslutet till sekreterare som sedan sätter upp ärendet på listan över delegationsbeslut som bilägges handlingar till kommande sammanträde i kommunstyrelsen. Vidare är vår bedömning att risk föreligger att ärenden fattade på delegation inte anmäls till kommunstyrelsen i utsatt tid. Detta då det saknas en kontroll att beslut fattade på delegation anmäls. e. Är de beslut som tagits med stöd av delegation: a. fattade i enlighet med gällande delegationsordning och tillhörande riktlinjer? b. registrerade på ett tillfredsställande sätt? c. anmälda på ett tillfredsställande sätt? I samband med granskningen har studier gjorts av samtliga kommunstyrelsens protokoll från ordinarie sammanträden under 2013. Vid åtta av totalt tolv sammanträden under 2013 har anmälan av delegationsbeslut gjorts. Av protokollen framgår att kommunstyrelsen godkänner redovisningen av de delegationsbeslut som förtecknats i förvaltningens tjänsteutlåtande. I protokollen tydliggörs också att kommunstyrelsen har överlåtit viss beslutanderätt till utskott, ordförande eller tjänsteman, i enlighet med delegationsordningen. I bilaga till protokollet finns en lista över samtliga beslut som anmäls till kommunstyrelsen. Av listan framgår vilken typ av beslut det rör, vem som är delegat enligt delegationsordningen samt en kort beskrivning av ärendet i fråga. Vid en översiktlig granskning av samtliga beslut som anmälts rörande bostads- och markärenden (drygt 200 beslut) som fattats med stöd av delegationsordningen och anmälts under 2013 konstateras att drygt 40 beslut har fattats felaktigt av delegat som inte har beslutanderätt för den typ av ärenden som fastslås av delegationsordningen. Det rör sig i samtliga fall om beslut fattade med stöd av punkten F6.4.1. i delegationsordningen. I samband med beslut betalas en ersättning ut till respektive fastighetsägare som berörs av beslutet. Vi bedömer inte att den totala summan som betalats ut utgör en väsentlig ekonomisk skada för kommunen. I ett fall konstaterar vi att en felaktig delgivning av ärendet har gjorts. Inom övriga ärendetyper som beslutats har stickprov gjorts. Här har inga avvikelser identifierats. Vår bedömning är att ett stort antal beslut inte blivit fattade i enlighet med delegationsordningen. Anmälan av ärenden till kommunstyrelsen har dock i allt väsentligt skett på ett tillfredsställande sätt i enlighet med lagstiftningen. Vi konstaterar dock vid granskningen av protokollen några smärre avvikelser, enligt nedan: 1. att titulaturen i några fall inte stämmer överens med titulaturen i delegationsordningen 2. att det i några fall inte framgår av bilaga till protokoll vem som fattat beslutet, utan det återges endast vem eller vilka som har delegation enligt delegationsordningen 3. att det i ett fall är felaktig delegat som anges i bilaga 4. att det i ett fall inte framgår vem som är delegat och har beslutat i ärendet 12
5. att delgivning av beslutet, enligt beslutsunderlaget, i ett fall gjorts till annan nämnd än kommunstyrelsen Vår bedömning är att kvalitetssäkring av att besluten är fattade i enlighet med delegationsordning och med stöd av rätt punkt i densamma har brister. Det är väsentligt att rätt delegat fattar beslut enligt delegationsordningen. 4.1. Slutsats och rekommendationer Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsens delegationsordning är ändamålsenlig och om delegationsbeslut hanteras på ett korrekt sätt. Vår sammanfattande bedömning efter genomförd granskning är att kommunstyrelsen bör se över och förtydliga delegationsordningen samt att kommunstyrelsen inte i tillräcklig utsträckning kvalitetssäkrar de beslut som fattas på delegation i organisationen. I allt väsentligt tydliggör delegationsordningen vilken beslutanderätt som delegeras och till vem beslutanderätten överlåts. Vi rekommenderar dock att förtydliganden görs i följande fall; - Titulaturen bör ses över så att den överensstämmer med dagens organisation. - Det bör ses över att rätt ärendetyper finns under rätt ärenderubrik. - Tydliggör om det är skillnad mellan ersättare och förhinder, samt vad det innebär att vara beslutsfattare i första hand samt i andra hand. - Det är oklart om biträdande kommundirektör inte inträder i kommundirektörens ställe i samtliga fall, utan endast där det fastslås i delegationsordningen. Detta bör tydliggöras. - Det bör tydliggöras hur omfattande organisationsförändringar som kommundirektören ska fatta beslut om. - Rörande upphandling framgår av delegationsordningen att PPU fattar beslut om Övrig upphandling (E1.3). Här kan ifrågasättas om det gäller samtlig upphandling, inklusive direktupphandlingar. Detta bör förtydligas. - I ett par fall anges också ett flertal befattningar som kommundirektören vidaredelegerat beslutsrätten till. Den inbördes ordningen mellan dessa befattningar framgår inte, vilket bör förtydligas. Vidare är vår rekommendation att kommunen inför en rutin om en övergripande översyn av delegationsordningen i samband med varje ny mandatperiods början. I övrigt bör återkommande översyner av mindre karaktär göras årligen, för att säkerställa att delegationsordningen är anpassad till organisationen. Det bör även tydliggöras vem som har det övergripande ansvaret för att en uppdaterad delegationsordning alltid finns, samt att motsvarande justeringar vid behov görs i övriga nämnders delegationsordningar. Vi konstaterar att det är skillnad mellan delegationsordningen och ärendehandboken vad gäller anmälan av delegationsbeslut. Vår rekommendation är att detta justeras så att styrdokumenten överensstämmer med varandra. Då det saknas skrivningar om vem som anmäler beslutet till sekreterare som sedan sätter upp ärendet på listan över delegationsbeslut rekommenderar vi att detta tydliggörs i riktlinjerna, då risk kan föreligga att ärendet inte anmäls, framför allt när flera handläggare arbetar med samma ärende. Vidare bör även en kontroll införas som i möjligaste mån 13
säkerställer att beslut fattade på delegation anmäls till kommunstyrelsen vid nästföljande sammanträde. Avslutningsvis kontstaterar vi att kvalitetssäkring av att besluten är fattade i enlighet med delegationsordning och med stöd av rätt punkt i densamma har brister. Vår rekommendation är därför att kvalitetssäkring införs i samband med handläggningen av delegationsbeslut. Här bör kontrolleras att rätt delegat fattar beslut i enlighet med rätt punkt i delegationsordningen. Huddinge den 15 december 2014 Anders More Verksamhetsrevisor 14
Källförteckning Kommunallagen (1991:900) Reglemente för kommunstyrelsen, HKF 9200 Delegationsordning för kommunstyrelsen med kommundirektörens vidaredelegation, HKF 9210 Regler om delegering PM 2003-11-13 Riktlinjer för övergripande styrdokument i Huddinge kommun, KS-2012/798.112 Ärendehandboken Att handlägga ärenden och utforma dokument Samtliga protokoll från kommunstyrelsens ordinarie sammanträden under 2013 15