Introduktion: Organisationsteori Föreläsare Fil. Lic Robert Jonsson Gästlärare Forskarstuderande i företagsekonomi organisering av offentlig verksamhet Ekonom/utredare, Stf förvaltningschef Familjefar som gillar att idrotta Bakomliggande tankar avseende föreläsningen Ge en översikt av centrala bidrag inom organisationsteorin (OT) Ge exempel på vilken nytta man kan ha av bidragen Uppmärksamma er om att det i organisationer sjuder av liv. -Allt kan inte fångas upp av teorier Koppla OT till kontexten offentlig verksamhet Vad är en organisation? En organisation är ett socialt system som är medvetet konstruerat för att förverkliga bestämda mål. (Jacobson & Thorsvik, 1998) När något är organiserat betyder det att det är ordnat på ett eller annat sätt, att det inte är kaotiskt eller tillfälligt sammansatt. (Backa et al, 1993) 1
Vad kännetecknar en organisation? Människor Mål Organisationsstruktur Relationer mellan människor Samspel mellan organisationen och omvärld Vad finns det för olika typer av organisationer? Privata och offentliga organisationer Privata organisationer ägs och styrs av privata investerare Offentliga organisationer ägs och styrs formellt av valda politiker 2
Vad utmärker en offentlig organisation? Olika och motstridiga mål Komplicerat tillhandahållande av tjänster Mål är oftast kontinuerliga Få befinner sig i en marknadssituation Består av flera och mer heterogena koalitioner än privata Mål En organisations mål kan uttryckas som intentioner om en framtida domän, t ex nya geografiska områden, nya kunder/klienter, nya leverantörer, nya sätt att lösa uppgiften på. För det andra specificeras organisationens mål ofta i det som vi kan kalla mål-medel hierarkier. Motiverande effekt Måls funktioner Styrande funktion Utvärderingsfunktion Legitimitetsfunktion 3
Organisationers mål kontra individers och gruppers Formell organisation Informell organisation En kommuns övergripande mål Svara för rättssäkerheten i myndighetsutövningen Verka för lokal demokrati Tillhandahålla en effektiv serviceproduktion En uppdelning som kan göras inom strategifältet Strategisk analys Startegiskt val Strategiimplementering 4
Organisationsstruktur De formella medel som organisationer använder för att dela upp och samordna arbetet i avsikt att uppnå stabila beteendemönster (Mintzberg, 1979) Organisationsstrukturens betydelse - ett vardagsexempel Man möter någon studiekamrat som man inte träffat på länge: - Vad gör du nuförtiden? (Vilken organisation arbetar du inom?) -Jag bor i Linköping och arbetar på universitetet. - Jaha,ja, det är ju en stor organisation. Vilken institution arbetar du på? - Vad har du för tjänst (formell position) Avsikten med organisationsstruktur: Är att försäkra sig om en viss regelbundenhet i det beteende som olika personer uppvisar i en organisation. Ex Saab producerar samma bilar dag ut och dag in. Försäkringskassan fattar tämligen likartade beslut flera gånger om dagen. På en intensivvårdsavdelning har man rutiner för hur patienter med likartade sjukdomar ska behandlas osv... 5
Organisationsstrukturens effekter på beteende: Stabilitet En begränsande inverkan Koordinerande Olika principer för gruppering Sammanföra uppgifter utifrån dess huvudsyfte Sammanföra alla uppgifter som bygger på samma kunskaper Sammanföra alla uppgifter som vänder sig till samma klientel Sammanföra alla uppgifter efter vilket geografiskt område de hänför sig till Strukturella typologier/organisationsformer (Mintzberg, 1979) Strategisk ledning Teknostruktur Servicestruktur Mellanchefer Operativ kärna 6
Entreprenörorganisationen Familjeföretag, nystartade företag - Grundaren/na har vanligtvis stor påverkan! Fördelar: Nackdelar: Hög grad av flexibilitet Låga administrativa kostnader Kan skapa oklara ansvarsområden Kan lätt uppstå administrativ oreda Maskinbyråkratin - centrala kännetecken! Klar arbetsfördelning Omfattande användning av regler Klar hierarkisering Karriärmöjligheter Maskinbyråkrati Privata företag som bedriver massproduktion av förhållandevis enkla produkter på stabila marknader + organisationer som massproducerar enkla tjänster, ex hotell, posten Fördelar: Klara ansvarsförhållanden, förutsägbarhet, en standardisering som främjar produktivitet Nackdelar Svårföränderlig org, Standardisering kan verka avmotiverande 7
Den divisionaliserade organisationen Indelningen i divisionaliserade organisationer är i första hand marknadsbaserade. Egna företag i företaget. Sättet att samordna är att standardisera resultat som varje enskild division ska uppnå (målstyrning) samt skapa förutsättningar för en grundlig resultatvärdering. Den divisionaliserade organisationen Fördelar: Synliggör produktområdenas bidrag till lönsamheten, Bra marknadsanpassning vilket bl a innebär att beslut fattas nära kunden Nackdelar Suboptimeringsfaran Den professionella byråkratin Den professionella byråkratin lägger vikt vid att standardisera genom en systematisk rekrytering av professionella som representerar en gemensam fackkunskap - beslutsfattandet delegeras till de anställda i fackfrågor Fördelar: Delegering av besluten säkerställer ett fackmässigt korrekt arbete Nackdelar: Uppstår lätt rivalitet och konflikt mellan olika yrkesgrupper 8
Den innovativa organisationen/en organisk organisation Nätverksstruktur för auktoritet, kontroll och kommunikation Arbetsuppgifterna omdefinieras ständigt och anpassa efter behov Den enskildes roll är generellt definierad Kommunikationen är både vertikal och horisontell Den innovativa organisationen/en organisk organisation Ex, Forskningsinstitut, utvecklingsavdelningar, kommittéer och utskott. Grupperna har i regel en utpräglad tvärfunktionell sammansättning som ändras efter hand, allt efter behov. Fördelar:Flexibilitet, god samordning och tillvaratagande av de anställdas kompetens Nackdelar: Tvetydiga auktoritetsförhållanden kan skapa frustration och oro Kritik mot typologiseringarna Typologierna har inte någon motsvarighet i verkligheten En organisation är inte i balans bara för att den passar in i en typologi Mintzberg reifierar organisationer (att det nästan kan förefalla som org konfigurerar sig själv.) 9
Organisationskultur och identitet Organisationskultur - ett generellt system av regler, vilka styr meningsskapandet i en organisation (Smircich, 1983) - förser en organisations medlemmar med en tolkningsram, genom vilken individerna skapar mening i det de gör (Scott & Lane, 2000) Organisationsidentitet Organisationsidentitet är en del av organisationskulturen, vilken är fokuserad på vem man är. Identitet är något som existerar på alla nivåer och svarar på frågan: Vem/Vilka är jag/vi?, i relation till en större kontext. Skillnaden mellan kultur och identitet finner vi vid val av perspektiv. 10
Group - think Starka kulturer kan också leda till motstånd mot nya synpunkter Man har en tendens att överskatta gruppens makt och moral Man präglas av trångsynthet och bristande förmåga och vilja att förstå kritik Man utvecklar ett tryck i riktning mot enhetligt tänkande Vad består organisationskultur av? Hur förhållandet mellan organisation och omvärld fungerar Vilken syn har man på människans handlingar Hur organisationen kommer fram till sanning Hur organisationen betraktar tid Vilket antagande man gör om den mänskliga naturen Hur man ser på relationer mellan människor Hur ser man på konflikt? (Schein, 1991) Varför studerar man organisationskultur? Organisationskultur kan fungera som ett styrmedel Kultur är centralt för att förstå varför formella styrmekanismer fungerar som de gör En inlärd kultur medverkar till att den enskilde hanterar information på ett effektivt sätt 11
Vad består Organisationsidentitet av? Centrala organisationsföreställningar Särskilljande/unika organisationsföreställningar Förväntade varaktiga organisationsföreställningar Multipla identiteter Metaidentitet Antiidentitet Företagsidentitet Även följande är intressant att beakta vid studier av OI Grundarens/nas intentioner Tidsdimensionen (Historiskt arv? Framtidstankar) Materiella villkor Sociala betingelser (Sociokulturella förhållanden) Kollektiva resurser Typ av verksamhet/bransch Avslutande ord! Om man söker sig till organisationsteorin med förväntningar om att här finna enkla svar på frågor om hur man bör organisera en verksamhet blir man lätt besviken. Däremot kan organisationsteori och studier av organisationer hjälpa oss att vinna insikt i vilka möjliga effekter som olika organisatoriska åtgärder kan ha. De flesta sätt att organisera har både för och nackdelar 12