SIR Styrelseprotokoll 2014-02-06 Kalmar Närvarande: Sten Walther SW, Johan Pettersson JP, Christina Agvald - Öhman CAÖ, Susanne Wickberg SuW, Folke Sjöberg FS, Per Hederström PH, Pär Lindgren PL. Carl-Johan Wickerts CJW (VD), Frånvarande: Johnny Hillgren JH, 1. Formalia a. Mötet öppnades av ordförande Christina Agvald - Öhman CAÖ. b. Susanne Wickberg SuW valdes till protokollförare. c. Johan Pettersson valdes till protokolljusterare d. Dagordningen fastställdes. e. Här och nu känsla 2. Genomgång av föregående protokoll. 3. Rapporter a. Ekonomiska rapporter Beslut gällande utfall ansökan användbara data till SKL kommer i februari. b. VD-rapport Alla formalia är nu klara så att SIR kan föras in i Landstinget i Värmlands (LiV) tjänstekatalog. När detta är klart kommer CJW kunna läggas upp i LiV:s ekonomisystem och självständigt hantera SIR:s ekonomi, i dagsläget är det fortfarande GK som godkänner fakturor o.d. Så fort SIR finns i LiV:s tjänstekatalog kommer vi att kunna byta ut den nu mycket dysfunktionella tjänstetelefonerna till nya. Kommer att innebära helt nya Telia-abonnemang, lite oklart idag hur lång uppsägningstid vi har hos Telenor. c. Speciellt begärda rapporter 1. CRRT. Hans Gren tar fram underlag till sammanställning av insamlad data. Presentation och diskussion på Vår Gård om fortsatt uppföljning/rapportering i SIR. Styrelsen ger CJW i uppdrag att beräkna resursåtgång för fortsatt rapportering och återkoppling av CRRT-data. 2. SFAIveckan 1. Forskarkurs under SFAI-veckan. SW har varit i kontakt med Karl Mikaelsson, UCR i Uppsala. Tre personer från UCR kommer att utforma ett program om Confounders och confounding. Kurslängd blir 6 timmar på tisdagen i SFAI veckan. Lokal är ej klart. Deltagarantal beräknas till 25-30 personer. SW ansvarar för kontakterna med UCR. Styrelsen ger CJW i uppdrag att ordna det praktiska kring kursen. Samtliga anställda och SIR-styrelsen erbjuds att delta i kursen. 1 (7)
2. SIR-seminarium under SFAI-veckan. FS kontaktar Helena Odenstedt och programgruppen för SFAI-veckan gällande deltagande. Förslag på program: JP, SW och FS inventerar vilka personer som har använt SIR data i sin forskning: SIR bjuder in dem. QRC coachprojektet är ett annat förslag till programpunkt. 3. Webbvalidering kommer inte att vara klart till planerat slutdatum 1/5. Test i testversion planeras till 1/5. Webbvalidering planeras att vara klart sen höst 2014. Det innehåller bara de funktionaliteter som finns i dagens valideringsprogram överförs till webbvalideringen. Vidareutveckling behöver diskuteras i både arbetsgrupp och styrelse. 4. Beskrivande årsrapport version 1 publiceras 14 februari. 5. Utdata Post-IVA utdataportal arbete pågår, efter arbetsgruppsmöte i Kalmar v 6 planeras partiellt omtag. Beslutsärende 10 g utgår. 6. QRC-Stockholm SIR är anslutna till QRC from 20140114. CAÖ visade QRC:s webbsida, adress: www.qrcstockholm.se. Anställda kommer att kunna delta i olika forum och utbildningar som de anordnar. CAÖ kontaktar dem och ber dem lägga till förkortning SIR efter Svenskt Intensivvårdsregister. CJW ansvarar för att en länk läggs upp till QRC på SIR:s hemsida. SuW har skapat en mapp i dokumentwebben där specifika QRC dokument kan placeras. 7. QRC coachprojektet slutrapport. Finns att läsa för den som är intresserad under mappen QRC. Styrelsen ger CAÖ i uppdrag att informera medlemmarna om möjlighet att delta i projekt som anordnas via QRC. 8. SIR-mikro. Fortsatt samarbete pågår med lab. i Lt Kronoberg. För fortsatt arbete behöver Autonik ha kontakt med Otimo. SW PH ansvarar gemensamt. 9. Q-indikatorarbete. Arbetsgruppen består av Johan Pettersson, Pär Lindgren. Johnny Hillgren SIR, David Konrad och Anneli Fagerberg SIS. Gruppen inledde arbetet den 23 januari. Deltagarna har en bred erfarenhet från kliniskt arbete inom intensivvårdsverksamhet, SIR, SIS, SFAI och även arbete som IVA-chef, verksamhetschef och chefsläkare samt forskning. Tre heldagsmöten är planerad under mars-april 2014. Gruppen kommer att presentera ett första förslag under våren. Förslaget presenteras vid styrelsemötet i maj. Avstämning sker under våra gemensamma möten. 4. Personalfrågor av strategisk karaktär. a. Ersättare som FoU-tjänsteman efter CJW. Styrelsen ger CAÖ och CJW i uppdrag att snarast annonsera efter en extern FOU tjänsteman på 25-40 % under ett år. Tjänstgöringsgrad diskuteras i det enskilda fallet. Annonsen publiceras på hemsida + skickas till MLA maillista. Disputation ett minimikrav. b. CJW ansvarar för att utse ersättare som FoU resurs som ska bereda ärende inför styrelsemötena under en övergångstid. 2 (7)
c. Arbetssätt för ny VD. CJW håller på att lägga upp arbetet i samråd med anställda och styrelse. CJW kommer att lämna in tidsrapportering till CAÖ. 5. FoU-frågor av strategisk karaktär a. Aktuella FoU-ansökningar: 1. Komplettering av Max Bell. I ansökan finns inte uppgifter att lämna ut data för att kunna identifiera typ av avdelningar. Ansökan för komplettering har inte formellt inkommit. Se beslutsärende 10 h 1. 2. Behandlingsstrategi Linköping. SW har kompletterat ansökan med variabler. Ansökan är nu komplett. Se beslutsärende 10 h 2. b. FoU-ansökningar hantering när de inkommer till SIR. Ansökan katalogiseras och läggs i FOU-mappen årsvis. När data är utlämnat läggs texten Klar längst fram i titeln. CJW utser person som förbereder ansökningen inför beslut under den tid ingen FoU-ansvarig tjänsteman finns. c. CJW och Caroline Mårdh ansvarar gemensamt för att katalogisera FoUansökningar. 6. IS/IT-strategiska frågor a. Office 365 och ny dokumenthantering. Dagens dokumentwebb börjar krångla och vi behöver ersätta den med en ny lösning. Office 365 kan abonneras/licensieras årsvis och är den billigaste lösningen för SIR-datorer och E-licens. CJW kontaktar registercentrum och kontrollerar om bättre pris på licenser/kostnader är möjligt om man är ansluten till QRC, detta avser såväl Office 365 samt andra licenser. b. Vårdbegäran. Organisationen följer inte de prioriteringar som är överenskomna mellan SIR och Otimo. Styrelsen var eniga om att en tydlig beslutsgång och prioriteringsordning är nödvändig och måste finnas och följas. Endast en person (VD) ska ha mandat att styra detta. CJW får i uppdrag att se över hur processen för prioriteringar sker mellan SIR och Otimo. c. MEWS kommer att fortsätta stödjas i grundutbildningen proact. Första kursen kommer att ske under hösten. NEWS (National Early Warning Score) kommer att läggas till och användas i Sverige. Att gå över till NEWS blir inga förändringar i rådata. Webbmodulen behöver dock förändras. Se beslutspunkt 10 j. 7. Juridiska frågor a. SIR finns ännu inte i LiV tjänstekatalog. Detta innebär att CJW ännu inte är upplagd som attestant eller att vi kan använda vissa av deras tjänster som tex telefonväxel. 8. Ärende från medlemmar motioner a. - Inga ärenden / motioner har inkommit. 9. Diskussionsärende: a. Engelska hemsidan är nedsläckt sedan 20140203. Se 10 a beslutsärende 3 (7)
b. Beläggningsenkäten. PH har gjort justeringar utifrån tidigare synpunkter. Se beslutsärende 10 b. c. SOS-studien. Finland och Norge har hört av sig och efterfrågar data från Sverige. Ca 10 avdelningar deltar i dagsläget. Ingen data från 6 månaders uppföljning har rapporterats in. Godkännande finns att även använda data från SIR:s databas. Se 10 c beslutsärende d. SOFA data finns from 20140206 publicerat på utdataportalen. Ansvarig i SIR för SOFA riktlinjen behöver utses efter Thomas Nolin. Se beslutsärende 10 d. Diskussion uppkom att vi bör ta fram en reviderad sammanställning av de områden/riktlinjer som har eller behöver ha en utsedd ansvarig och vilka som har detta ansvar idag. CJW och CAÖ presenterar materialet på nästa styrelsemöte. e. Hur får vi med de sista ickemedlemmarna? JP informera om att QI-gruppen diskuterat ökad samverkan mellan nationella riktlinjer för svensk intensivvård, kvalitetsindikatorer från SIR/SIS och likformad rapportering till SIR. Ett syfte med sådan samverkan är att alla IVA i Sverige ska rapportera till SIR. f. Årsmötesfrågor 1. Avgifter 2015. Se beslutsärende 10 f 1 2. En månadslön betalas ut till ordförandes respektive sekreterares arbetsgivare. Se beslutsärende 10 f 2 3. Förslag till valberedning. CAÖ kontaktar valberedningen för att fråga om de kan sitta kvar ett år till. Se beslutsärende 10 f 3 4. Ledamöter för FoU och IT. Se beslutsärende 10 f 4 5. Slutrapporter till Årsredovisning. Ansvariga för FOU, IT, Ordförandes årsberättelse, SIR-Micro inför årsmötet skickas till CJW senast v 7. g. Verksamhetsplan 2014. Genomgång gällande punkter som ska presenteras på årsmötet. CJW dokumenterar förändringar i PP för Verksamhetsplan som beslutades 20131206. h. Hur skall vi bli certifierade på högsta nivå? Åtgärdsplan diskuterades för kriterier nivå 1. En arbetsgrupp är utsedd att arbeta med detta.(lo, SuW, LA, CAÖ, CJW) Åtgärdsplan ska tas fram av styrelsen. Följande kriterier ingår på nivå 1. Vi behöver ta reda på vad de olika kriterierna innebär mer i detalj. 1. Koppla till relevanta evidensbaserade riktlinjer och deltar i riktlinje arbete och uppföljning av riktlinjer Q-indikator gruppens arbete. 2. Kartlägga sin täckningsgrad med hjälp av andra datakällor undersöka om detta kan uppnås om en åtgärdskod för intensivvård skapas och redovisas för alla vårdtillfälle IVA. PL får i uppdrag att kontrollera detta med Socialstyrelsen. Har information om resultat riktat till patienter tillgängligt på webben. Förslag att i arbetsgruppen diskutera och föreslå några enkla resultat och produktionsdata som kan översättas till enkel svenska layoutas och publiceras under fliken för patienter. 3. Kan uppvisa förbättrade resultat inom vården. Förslag att hänvisa till resultat för kvalitetsindikator Nattlig utskrivning. 4 (7)
4. Användarundersökning hos verksamheterna. Förslag att utforma en enkät till MLA och VC och fråga hur de använder data från SIR. Även att hänvisa till Användbara data. 5. Bedöms av expertgruppen som ett avancerat Nationella Kvalitetsregister inom alla områden. Kontakta QRC för att diskutera kring detta. (CAÖ) 6. Har validerat registerdatas kvalitet. Förslag att ytterligare klarlägga vad som innefattas i detta. Konsolideringsprojektet? Skicka data via valideringsprogram till SIR? i. Vår Gård fortsatt planering kursen och arbetsmötet. 1. Föredragshållare saknas till punkten State of the Art. CAÖ kontaktar Hans Blomkvist. 2. Vårdtyngd Sverige 2014. SW vill ha mentometrar till den sessionen. 3. Mentometrar. Problem att tekniken inte fungerade pga. föreläsningarna låg vägg i vägg förra året. PL ansvarar för att kontrollera tekniken. 4. En mapp har skapat på dokumentwebben under Saltsjöbaden 2014. Lägg förslag till fall till Registrering av data. PL lägger in dem i PP mallen. 5. Årets eldsjäl. Få nomineringar har inkommit. Förslag att inför 2015 ändra denna punkt till t ex Årets avdelning. 6. CJW kommunicerar med CM som ordnar presenter till föredragshållare. 7. Posterutställning. Fyra posters från Patientsäkerhetskonferens i London och SFAI-mötet i Åre ställs ut. SW tar kontakt med de tre som hade posters i Åre. SuW tar med Natt Ut postern. j. Office 365 och nya dokumenthanteringen. Se punkt 6 a. k. SIR support har fått många samtal under januari gällande förändringar inför 2014. Diskussion om utformningen av informationen är tillräckligt tydlig till medlemmarna. l. Rapportbaserad portal hur går vi vidare? Se föregående protokoll 20131204. m. Analyserande årsrapporten förslag från styrelsen att titta på nedanstående punkter och se vad de ger. Diskussion också om att årsrapporten bör utformas så att fler faktiskt läser den. 1. Vilken Q indikator sticker ut? 2. Mortalitet - Tid på sjukhus före IVA, 3. SMR + mortalitet för nyckeldiagnoser per ålder och kön, 4. SMR + mortalitet 80+ vs. Åtgärder /IMV/ CRRT + vs vårdtid 5. Inskrivning jourtid / mortalitet 6. Lång NIV före intubation tid i ventilator. 7. Vad är årets bubblare? 8. Komplikationer tex MRB / Isolering 9. Oplanerad reintubation hur farligt är det? 10. SOFA 11. Mortalitet efter IVA 30,60 och 90 dagar. 12. Alla resp.insuff förutom KOL. 13. Samband mellan beläggning och resultat. 5 (7)
14. Vårdbegäran inläggning ja/ nej mortalitet. 15. Totalt antal MRB / totalt i landet / per avdelning. 16. Storstadsproblem flytt till annan IVA pga. resursbrist. Hur många och hur påverkas mortaliteten? 17. Ambitionen är att rapporten ska var något kortare tex 20 sidor och med ca 10 rubriker. CJW sammanställer förslagen och kommunicerar med anställda och styrelse för fortsatt arbete. Författare ska fastställas senare. n. SIR for dummies planeras i november 2014. Grundförutsättning är minst 20 deltagare anmälda för att genomföra kursen. CAÖ kontaktar David Konrad SIS ordförande. o. Ska vi närma oss bemanningsfrågan i nuläget? Se beslut 10 k p. Två sjuksköterskor på KS Solna har skrivet en magisteruppsats och utvecklat en närståendeenkät. CIVA Karolinska Solna kommer att använda den (något reviderad/förkortad). Vi ser att det vore intressant att involvera dessa personerna i SIR-arbetet med närstående / certifiering och även erbjuda dem att presentera sitt arbete på Vår Gård 2015 under punkten storytelling. q. Förslag framkom att SIR behöver ta ställning till hur vi hanterar data från avdelningar som inte uppfyller tillräckligt bra kvalitet på inrapporterad data. CAÖ sätter upp det som en punkt på nästa styrelsemöte. r. IVA-chefsmötet i Jönköping tillsammans med SIS. CAÖ ansvarar för programmet tillsammans med JP och PL. 10. Beslutsärenden: a. Styrelsen beslutar att Engelska hemsidan ska vara nedsläckt tillsvidare. b. Styrelsen beslutar att PH skickar ut beläggningsenkäten. Fråga 2 tas bort. Enkäten skickas ut till verksamhetscheferna v 7. Sammanställning sker 2 månader efter utskick. c. SOS-studien. Styrelsen beslutar skicka in data för vårdtillfällen på patienter som är 80 år och äldre från SIR:s huvuddatabas. d. Styrelsen beslutar att utse Folke Sjöberg som SOFA-ansvarig i SIR. e. Ickemedlemmar. Beslut utgår. f. Årsmötets frågor 1. Styrelsen föreslår att årsavgiften kvarstår oförändrad för 2015. 2. Styrelsen beslutar att frågan om ersättning till arbetsgivare för ordförande och sekreterare är en punkt på årsmötet. 3. Styrelsen föreslår omval av valberedningen. (Anna Oscarsson och Jonas Rudenstam är tillfrågade och har tackat ja). 4. Styrelsen föreslår att ledamöter till FOU och IT gruppen utses av styrelsen. g. Utdata post-iva Beslut utgår. h. FoU-frågor. 1. Max Bell utökat data uttag som sökts av Claire Reimes-Stigare. Styrelsen beslutar att lämna ut kompletterande uppgifter gällande typ av intensivvårdsavdelning. Ingen extra debitering kommer att krävas. 6 (7)
FS kompletterar kontraktet med kompletterande text. SW tar fram den kompletterande data som efterfrågas. 2. Behandlingsstrategi på IVA vad styr våra beslut. Linköping. Styrelsen beslutar att godkänna ansökan och datauttag. i. Styrelsen beslutar att CJW och CAÖ kommunicerar med arbetsgruppen för certifiering och fördelar uppgifter. Fortsatt planering sker på Vår Gård. j. Styrelsen beslutar att följa utvecklingen gällande NEWS och att inte förändra något i dagsläget då vi inte har resurser för detta. Målsättningen är att ha en ny riktlinje för Vårdbegäran 2016. k. Styrelsen beslutade att inte arbeta med bemanningsfrågan i dagsläget. 11. Kommande styrelsemöten: 2014-05-08 i Kalmar, 2014-09-15 och fm 17 i Jönköping och 2014-12-04 05 i Kalmar. Styrelsen föreslog att lägga till 1-2 styrelsemöte om behov uppstår. De kan som alternativ till att träffas genomföras i form av telefonmöte. 12. Folke Sjöberg avslutar sitt uppdrag i förtid som FOU-ansvarig och ledamot i styrelsen pga. andra åtaganden. Sten Walther tar vid som FOU-ansvarig tillsvidare. 13. Utvärdering styrelsens arbetssätt efter drygt ett år. Styrelsen samlades och utvärderade det arbetssätt som infördes efter styrelseinternatet under hösten 2012. Med anledning av frågeställningar som väckts i brev från de anställda diskuterades också arbetsformer för de anställda, arbetsledning och kommunikationen mellan anställda och SIR:s ledning. Carl-Johan och Per H fick i uppdrag att rapportera och informera de anställda vid nästa telefonmöte. Ort. Datum: Protokolljusterare Johan Pettersson Ordförande Christina Agvald Öhman Protokollförare Susanne Wickberg 7 (7)