Strategisk medieplanering vid Karlstads universitetsbibliotek

Biblioteket Strategisk medieplanering vid Karlstads universitetsbibliotek Projekt under 2010-2012 Annelie Ekberg Andersson, Annika Johansson, Britt-Marie Klinghagen Karlstads universitetsbibliotek 651 87 Karlstad Tfn 054-700 10 91 bibinform@kau.se

Innehåll Bakgrund... 3 Syfte... 4 Effektmål... 4 Avgränsningar samt målgrupp... 4 Budget... 4 Metod... 5 Resultat... 7 Diskussion... 9 Slutsats... 10 Källförteckning... 11 Bilaga 1: Gallring urvalskriterier kommentarer från kontaktbibliotekarier... 12 Bilaga 2: Uträkningar... 17 2

Bakgrund På Karlstads universitetsbibliotek har vi under lång tid insett att vi behöver arbeta med medieplanering och vi fick inspiration till detta under en studiedag tillsammans med länsbiblioteket i Värmland. Där redovisade några bibliotek hur de arbetat med medieplanering och samlingsöversyn. Vi som var med på studiedagen blev motiverade att mer systematiskt se över vår egen boksamling. Många äldre forskningsbibliotek har av tradition haft en boksamling som fått växa ganska ordentligt, och de gamla universiteten har tidigare haft sina ansvarsområden där de sparat det mesta inom sina områden. Karlstad universitetsbibliotek är ett nytt forskningsbibliotek och har ingen strävan att bli ett heltäckande bibliotek inom något område. Vi har istället som ambition att vara ett inbjudande bibliotek med en aktuell boksamling som speglar den forskning och undervisning som bedrivs vid lärosätet. På Karlstads universitetsbibliotek har vi sedan några år tillbaka fokuserat arbetet med informationskompetens i form av undervisning, handledning och fördjupning av samarbetet med våra ämneskontakter. Arbetet med medier har inte haft högsta prioritet och dessutom har den tryckta samlingen blivit åsidosatt på grund av de senaste årens fokusering på elektroniska medier. Inom många ämnesområden har också utvecklingen gått mot att i allt större utsträckning använda sig av tidskriftsartiklar istället för böcker. Anslagen till tryckta böcker har dessutom minskat de senaste 10 åren till förmån för elektroniska resurser, och det blir allt viktigare att använda pengarna där de gör mest nytta. I en stor boksamling finns det dessutom en risk att nya böcker försvinner bland allt det gamla. Höglund och Klingberg (2001) menar att en anledning till att göra medieplaner är att visa att man arbetar efter fastställda styrdokument och att målsättningarna ska få ett tydligt genomslag i den verksamhet som bedrivs, och det ska även speglas i inköpen. Det blir därmed också ett sätt att undvika vanliga fällor i inköpsarbetet. Vanlig fällor kan exempelvis vara att man låter bibliotekariernas personliga intressen eller det stora utbudet inom ett ämnesområde vara styrande för inköpen. Ytterligare en orsak till att utforma en medieplan är att underlätta för kompetensöverföring, eftersom några kontaktbibliotekarier närmar sig pensionsåldern. Det behövs därför dokumentation över samlingens utseende och utveckling, och en gallringsplan för densamma. Höglund och Klingberg (2001) menar att man behöver utarbeta metoder som skall vara sådana att en ny medarbetare lätt ska kunna sätta sig in i förvärvspolicyn. Vid biblioteket finns redan en förvärvspolicy som bl.a. innehåller rekommendationer om att elektroniska utgåvor av medier föredras framför tryckta, och därmed riskerar den tryckta samlingen att snarare bli ett arkiv än ett aktivt mediebestånd. Förvärvspolicyn innehåller även en skrivning om att beståndet i biblioteket ska spegla den forskning och undervisning som bedrivs vid lärosätet. Förvärvspolicyn och verksamhetsplanen har därför varit viktiga styrdokument för utformningen av medieplanen (Policy för medieförsörjning 2009; Bibliotekets verksamhetsplan 2009-2011. 2011). Vi menar att en anledning att göra det här arbetet även var att det var viktigt för framtiden att dokumentera vår samling, så att vi vet varför den ser ut som den gör. Ett exempel skulle kunna vara att biblioteket behåller många gamla och inaktuella floror på grund av att vi har forskning inom området. Om allt är väldokumenterat blir det enklare ta över ansvaret för en avdelning. 3

Syfte Att arbeta fram en metod för medieplanering innefattande gallring och utveckling av boksamlingen (för att få en mer relevant samling). Att skapa en medvetenhet om hur vår boksamling ser ut och varför den ser ut som den gör. Att effektivisera mediehanteringen och få ett bättre budgetunderlag vid fördelning av mediebudgeten. Sammanställa ett dokument att kontinuerligt arbeta efter. Dokumentet ska återspegla förvärvspolicyn och målen för biblioteksverksamheten. Effektmål Bättre och mer exponeringsyta i bokhyllorna. Bättre kunskap om den egna samlingen hos personalen och förhoppningsvis även hos ämnesrepresentanter som konsulteras. Med ett väldokumenterat bestånd ska det vara enklare för någon att komma in och ta över ansvaret för en avdelning. När metoden för arbetet är framtagen ska underhållsarbetet till största delen ske inom ordinarie verksamhet. Om vi har en metod för att evaluera och bedöma boksamlingen bör vi också bättre kunna använda våra medel för inköp på rätt avdelningar. Avgränsningar samt målgrupp Med medieplanering avses i det här projektet boksamlingen i öppna hyllor huvudsakligen utlånings. Biblioteket har förvisso en öppen magasinssamling, men den kommer inte att involveras i det inledande projektet. Inte heller referensböcker eller elektroniska medier kommer inledningsvis att ingå. Merparten av våra e-böcker är förvärvade antingen i e-bokspaket eller på abonnemangsbasis, men antalet inköp på titelnivå ökar konstant. Vår primära målgrupp är ca 12 000 studenter och ca 1000 anställda. Andra målgrupper för biblioteket är regionen och övriga bibliotekssverige. Den sistnämnda gruppen var inte prioriterad, men vi ville ändå ta hänsyn till den med tanke på nationell samverkan. Budget En stor risk med projektet var att allt arbete skulle utföras inom ordinarie verksamhet och med befintliga resurser. Under arbetets gång har vi dock kunnat förstärka organisationen med 20 tim/vecka under 7 månader. 4

Metod Vi bildade en projektgrupp som fick ta fram riktlinjer för vilka siffror vi skulle ta fram i vår medieplan, och vilka målvärden dessa siffror skulle ha. Vi kunde ana vid en snabb undersökning att det inte fanns så många forskningsbibliotek, åtminstone inte nationellt, som gjort en liknande medieplanering, utan att det är mest folkbibliotek som hållit på med detta. Internationellt finns naturligtvis en del gjort. IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions, 2001) har exempelvis tagit fram en guide för att arbeta med medieplaner enligt Conspectus metoden, men vi ansåg att arbetet med att följa Conspectus blev alltför omfattande för vårt syfte. Studier har även visat att bara en grundlig inventering av beståndet ger stora vinster inför en strategisk medieplanering (Teel 2008). Detta motiverade vår noggranna inventering. Våra målvärden blev mycket preliminära. När hela medieplaneringsarbetet är klart får vi utvärdera våra siffror, och se om vi kan finna relevanta målvärden för de olika avdelningarna inför nästa genomgång. När vi påbörjade vårt arbete var det blygsamma målet att alla värden i alla fall skulle förbättras. Vi bestämde att vi skulle behålla vissa titlar även om de inte verkade vara attraktiva för användarna. Kontaktbibliotekarierna fick därför också uppdraget att under gallringsarbetet tänka på att spara allt som hade anknytning till Karlstad Universitet eller Värmland. Vi tog också beslutet att endast i undantagsfall gallra det sista et i Sverige av en utländsk bok, även om vi inte har något direkt ansvar för ämnet. Det beslutet tog vi för att underlätta fjärrlån för andra bibliotek. Kontaktbibliotekarierna skulle också tänka på att vid flera inaktiva varav ett fanns i magasinet, skulle de behålla magasinset. Om samma information fanns elektroniskt skulle de gallra det fysiska et. Det var också upp till var och en att skapa egna kriterier utifrån hur forskning och ämnesfokusering såg ut på det aktuella ämnet. Dessa kriterier och motiveringar skulle sammanställas i ett dokument för respektive avdelning. (Se bilaga 1) = antal lån antal Maximalt KaU = Dagar/år = 365 dagar = 6,08 Lånetid antal dagar 60 dagar Om alla lånas en gång under året har vi omsättningstalet 1 på samlingen. Då är i genomsnitt varje under ett år utlånat i 60 dagar och står på hyllan 305 dagar. Ett omsättningstal på 6 innebär att alla böcker är ständigt utlånade. Högt omsättningstal kan visa på brister i beståndet. Lågt omsättningstal kan istället visa på inaktuellt bestånd och titlar som är ointressanta för användarna, men det kan också visa på att biblioteket uppfyller vissa bestämda mål (Höglund & Klingberg 2001). I vårt fall skulle exempelvis målet att spara allt som har anknytning till Värmland kunna ge ett lågt omsättningstal, om inte våra användare visar dessa böcker något större intresse. 5

De värden vi ville ta reda på var: totalt sedan systemet infördes 2001. föregående år Målvärdet är 1,0. Andel äldre än 10 år Målvärdet är att max 50% ska vara äldre än 10 år. Andel ej utlånade på 5 år. Antal nyinköpta titlar de senaste 5 åren. Redan i det inledande analysarbetet framkom att det inte gick att ha en metod som fungerade på alla avdelningar. Inom humaniora kan man acceptera en ganska stor andel gamla böcker, medan det är relativt ointressant på en medicinsk avdelning, eftersom halveringstiden på kunskap är kortare inom medicin än litteraturvetenskap. Inom humaniora kan man också acceptera att en större del av samlingen inte har höga omsättningstal. När det exempelvis gäller skönlitteratur bör man spara klassiker, eftersom litteraturvetenskap finns på lärosätet. Därmed inte sagt att dessa lånas frekvent. Att en del av samlingen behöver finnas även om den inte utlånas kan på ett forskningsbibliotek ha flera orsaker. Exempelvis kan böckerna ha en karaktär av referenslitteratur som används endast i biblioteket, och ett annat exempel kan vara att universitetet bedriver forskning inom området. Vi förstod därför att det var viktigt att även om vi hade en metod, så måste metoden vara flexibel. Efter problemanalysfasen är det enligt Marttala et al. (2009) dags att välja lösningar. Vi analyserade vilka konsekvenser det kunde få om vi satte ett högt omsättningstal. Innebar det att vi skulle få behov av en ökad andel fjärrlån? Kunde dessa fjärrlån vara försvarbara? Skulle vi bli tvungna att kompletteringsförvärva antikvariskt osv.? Vi kunde här överväga om det var bättre att placera en bok i öppet magasin, men vi bestämde från början att vara mycket restriktiva med magasinsplaceringar, eftersom ett av våra syften var att minska samlingen. Vi önskade dessutom få ökad möjlighet till exponering. Det finns ofta ett känslomässigt motstånd att gallra som för med sig att många böcker magasineras istället för att hårdgallras. Det innebär i sin tur att många böcker står oanvända i magasinet och sedan tar ytterligare arbetstid den dagen man ska gallra i magasinet (Höglund & Klingberg 2001). Vi kunde se att vi hade ca 25 000 i vårt magasin som inte varit utlånade under de senaste 10 åren. Det motiverade att vi skulle försöka undvika magasinering. För att dels se till att svenskt material bevarades, men även för att underlätta det känslomässiga motståndet till att gallra valde vi att skicka böcker till Umeå depåbibliotek. Umeå depåbibliotek samlar in allt material utgivet i Sverige och även material utgivet i andra länder på svenska. Då skulle böckerna inte bara slängas, utan kunna komma till nytta även efter att de försvunnit från vårt bibliotek. Vi inledde arbetet våren 2010 och huvuddelen var klart sommaren 2011. Utvärderingen av projektet var dock inte klar förrän hösten 2012. 6

Resultat Det stora arbetet har skett våren 2011. Kontaktbibliotekarierna avsatte då minst en dag per vecka för arbetet. Vi har hjälpts åt för att få arbetet att löpa. En person som har haft svårt för att gallra har fått assistans av en kollega. Det har gällt både att ta fram fördjupat underlag från katalogen, men även grovgallring för senare kontroll av ämnesansvarig kontaktbibliotekarie. Den assisterande personen har även kunnat vara en diskussionspartner. Före gallring kan vi se att det totala omsättningstalet har ett spann på 0,05-58,34. Vi kan också se att omsättningstalet föregående år skiljer sig mycket mellan olika signa. Det sträcker sig mellan 0-4,08. Högst värde har hyllsignum Oa:dd (sociologi metodlära) men sedan är det ett hopp ner till 1,98. Endast 42 av 284 signa når upp till målvärdet 1,0. Särskilt utmärker sig ämnen inom pedagogik genom att på de flesta hyllsigna ha höga omsättningstal. Flertalet når dessutom målvärdet för omsättningstal föregående år. Det genomsnittliga omsättningstalet föregående år på hela samlingen i biblioteket är 0,54. Åldersfördelningen före gallring skiljer sig också mellan olika signa. Andelen äldre än 10 år sträcker sig mellan 5%-100%. 66 av 284 räknade signa når målvärdet som är att högst 50% av samlingen ska vara äldre än 10 år. När det gäller bibliotekets hela samling är 63% äldre än 10 år. Andelen ej utlånade på 5 år sträcker sig mellan 6-97% mellan olika signa. I genomsnitt är det 33% av titlarna i hela samlingen som har minst ett som ej varit utlånat på 5 år. För att sedan kunna göra en utvärdering av vårt medieplaneringsprojekt har vi valt att ta stickprov på samlingen och göra uträkningar på vissa signa ytterligare en gång efter gallringen. Vilka signa vi har valt är subjektivt utvalda och de enda kriterier som tagits i beaktande är att minst ett hyllsigna på varje huvudavdelning skulle vara med och på de hyllsigna vi då valde skulle det finnas minst 100 innan vi påbörjade gallringen. Vi gjort nya beräkningar på 47 hyllsigna av 284 stycken totalt. Dessa uträkningar är gjorda under 2011 och 2012. 2011 gick många svenska högskole- och universitetsbibliotek över till Dewey som klassifikationssystem och många valde då att avsluta SAB-samlingen och påbörja en ny samling. Det gjorde också vi och böcker inköpta 2011 och framåt hamnar i Numerus Currens. För vårt medieplaneringsprojekt innebar det att eftersom vi gjorde de sista uträkningarna 2012 kommer resultatet inte vara helt korrekt. Böcker inköpta 2011 borde egentligen finnas med i uträkningarna, eftersom det endast är innevarande år (2012) som vi inte har med i våra uträkningar. Det skulle kunna gå att kombinera klassning i Numerus Currens-avdelningen med SAB-hylluppställning, men det skulle innebära ett stort antal arbetstimmar för att kunna göra den kopplingen. Därför avstår vi från det fram till dess vi eventuellt genomför medieplansprojektet ytterligare en gång. Då behöver den gamla (SAB) och den nya (NC) kopplas ihop innan vi påbörjar något nytt projekt. När man granskar omsättningstalet totalt har detta ökat på alla signa utom ett (Signum Td), men granskar man omsättningstalet föregående år har det ökat på 23 hyllsigna, men minskat eller är oförändrat på 24. Ökningen eller minskningen är dock endast några 10-delar åt endera hållet. et föregående år skiljer mycket mellan olika signa. Det sträcker sig mellan 0,05 (signum J) och 1,64 (signum Aef). Efter gallring är det 5 av 47 signa som når upp till målvärdet 1,0. Det genomsnittliga omsättningstalet för föregående år är 0,58. Före gallring var den siffran 0,54. Före gallringen utmärkte sig avdelningen Oa:dd med ett värde på 4,08 för att sedan ha ett hopp ner till 1,98 till det signum som var nummer 2. Avdelning E utmärkte sig genom att flera signa inom avdelningen nådde målvärdet 1,0, vilket var ovanligt på de övriga avdelningarna. Eftersom vi andra gången enbart tog stickprov kan man inte se liknande avvikelser. 7

Vårt målvärde när det gäller bokbeståndets ålder var att max 50% skulle vara äldre än 10 år. Efter gallring stäcker sig andelen äldre än 10 år mellan 38-84%. 7 av 47 signa för den andra uträkningen når målvärdet att högst 50% ska vara äldre än 10 år. 38 avdelningar har fått ett äldre eller lika gammalt bestånd, medan 9 avdelningar blivit föryngrade. En rejäl föryngring har avdelning C genomgått då endast 39 % numer är äldre än 10 år mot 61 % före gallring. I de flesta fall är skillnaden dock bara några procentenheter. När det gäller alla räknade avdelningar är genomsnittet 61% äldre än 10 år mot 63% före gallring. Andelen ej utlånade på fem år har minskat på 33 avdelningar men ökat eller är detsamma som före gallring på 14 avdelningar. Skillnaden uppåt eller neråt är bara några procentenheter. Om man tittar på hela beståndet på avdelningarna efter gallring är det i genomsnitt 27% som har minst ett som inte varit lånat på 5 år mot 33% före gallring. Antal nyinköpta titlar de senaste 5 åren redovisas inte här. Vi har valt att ta med det värdet för att se att vi inte missat att bevaka någon avdelning. Värdet är ett bra underlag för kontaktbibliotekarien när man ska värdera samlingens aktualitet. Under projektets gång har inköpen ökat eftersom vi har kompletterat vissa saknade eller trasiga böcker. Kontaktbibliotekarierna har även tydligare sett att det borde finnas nyare böcker inom vissa områden. Det har gjort att de mer aktivt än vanligt har sökt efter böcker inom vissa ämnen. Förutom ett aktuellare och mer inbjudande bestånd har bibliotekspersonal och andra anställda vid universitet, som exempelvis forskare och lärare, också fått en mycket bättre kunskap om vårt tryckta bestånd. Ett effektmål vi hade räknat med var att exponeringsytorna skulle öka. I efterhand bestämde vi istället att skapa mer yta för användarna och plockade bort flera hyllsektioner. Vi har ändå förändrat vår exponering av media och utnyttjar nu våra ytor på ett förbättrat sätt. Vi fick en extra bonus vid gallringen genom att vi inte behövde chippa lika många böcker som vi annars skulle ha gjort när vi gick över till RFID. Några utbildningar inom språk har lagts ned vid Karlstads universitet, och där har det gjorts riktigt stora gallringar och vi har i princip bara behållit några klassiker vad det gäller skönlitteratur, samt några grammatikor, uttalslexikon och ordböcker. Vi har upptäckt många fel i den lokala katalogen och många böcker som fysiskt inte längre finns i biblioteket, och dessa har kunnat tas bort ur katalogen (ca 1400 poster), men vi har även rättat många felaktiga katalogposter så vi har nu en mer korrekt katalog. Det totala bokbeståndet har minskat från ca 180 000 till ca 161 000. Under samma tid köpte vi in ca 5000 nya vilka vi har räknat bort för att ta reda på hur många vi har gallrat. Det innebär en gallring på ca 24 000 som är 13% av det ursprungliga bokbeståndet. Vi har hittills skickat iväg drygt 847 böcker till Umeå depåbibliotek. 8

Diskussion Vi kan dessvärre konstatera att målet inte är uppnått eftersom vårt blygsamma mål var att alla värden skulle förbättras, men vi kan nu se att så inte alltid är fallet. Tittar man på de genomsnittliga värdena om man räknar på hela beståndet har alla värden faktiskt förbättrats, men när man går på enskilda signa har både förbättringar och försämringar skett. En del av svaret ligger i att tack vare övergången till Dewey finns böcker från 2011 inte med i vissa uträkningar, fast de egentligen borde göra det när vi gjorde kontrolluträkningar 2012. Några av dessa kontrolluträkningar är dock utförda redan 2011 och då är dessa värden korrekta eftersom böcker från 2010 finns med i SAB-samlingen. Eftersom ca 2200 böcker från 2011 hamnat i NC och dessa då skulle spridas ut över ca 265 olika hyllsigna bör det inte ha spelat en avgörande roll för de värden vi fått fram. Hade vi gjort en sammankoppling mellan SAB-hylla och Deweyklassning hade en del värden troligen förändrats, men inte förändrats radikalt. Men beståndet är i alla fall lite yngre än vad siffrorna visar. På flera avdelningar hade vi många dubbletter som vi gallrat. Ett exempel på detta är avdelning Hc. Vi har gallrat det mest slitna et som även varit det mest utlånade. Det är en möjlig orsak till att omsättningstalet på Hc föregående år inte har förändrats alls. Det skulle även kunna vara så att det 2009 getts en kurs där alla skulle läsa många skönlitterära titlar, men att den kursen inte gavs 2010. Att så få signa når upp till målvärdet 1,0 för omsättningstal föregående år kan innebära att vi måste sänka målvärdet. Genomsnittet idag efter gallring ligger på 0.58 och det är förmodligen inte realistiskt att nå upp till 1,0. När det gäller åldern på vårt bestånd är det i genomsnitt efter gallring 61% av hela beståndet som är äldre än 10 år mot 63% före gallringen. Här behövs ytterligare diskussion för att se om våra målvärden måste differentieras. Den totala andelen ej utlånade titlar på 5 år är relativt hög, 33% (första uträkningen) och 27% (andra uträkningen). Detta kan delvis förklaras av att vissa titlar även finns som referensbok. Dessutom har vi titlar som har ett i magasin och ett i öppen hylla. Utifrån de värden vi fått fram i den här metoden ser vi möjligheter att sätta relevanta målvärden om vi genomför projektet vid ett annat tillfälle. Att vi kunnat skicka material till depåbiblioteket har varit mycket viktigt för att känslomässigt motverka hinder för gallringen Målet med att utveckla kontakterna med ämnesrepresentanter har varierat mycket beroende på utgångsläget. Där det redan tidigare funnits ett mycket nära samarbete har man använt sig av befintliga kontakter. För andra har arbetet inneburit ett fördjupat samarbete och utökat kontaktnät. Nyare kontaktbibliotekarier har genom medieplaneringen fått många nya kontakter på ämnet, och en fördjupad kunskap om inriktning och forskning på respektive ämne. En vinst med arbetet har även varit att vi utökat samarbetet mellan olika avdelningar inom biblioteket, inte bara mellan kontaktbibliotekarier utan även med personal inom medieförsörjningsavdelningen vad det gäller förvärv- och katalogiseringsarbete. Det har gällt både det praktiska utförandet, men också rent diskussionsmässigt då vi i mycket större utsträckning diskuterat medierna och beståndsutvecklingen. Arbetet har inneburit flera gemensamma möten och seminarier där medieutvecklingen varit i fokus, och vi har fört gemensamma diskussioner om förvärvspolicyn. Gallringsarbete är många gånger enklare vid ett universitetsbibliotek som vårt där vi inte har något bevarandeansvar, och heller inte måste ha material inom alla områden som ett folkbibliotek bör ha. 9

Vi kan i större utsträckning fokusera på universitetets ämnen och forskning och därmed få områden med mycket få titlar. Mindre betydelsefulla men ändå roliga sidovinster har exempelvis varit att vi upptäckt vissa medier som inte använts så mycket, men som ändå bör vara kvar, och vi har gjort mindre utställningar med detta material för att kunna ge dem lite extra marknadsföring. Ett problem som vi inte hade förutsett var övergången till Dewey, och att vi utgått från SABsystemets hylluppställning i vårt projekt. Nästa gång hade vi tänkt göra om uträkningarna, men då måste vi först göra någon sammankoppling med Deweykoderna, för att kunna få ett grepp om beståndsutvecklingen. Det har visat sig att värdena inte förändrats dramatiskt trots att vi gallrat ca 13 % av det ursprungliga beståndet men vi anser att vi ändå har fått stora vinster genom vårt projekt. Vi har fått bort många inaktuella och slitna böcker från vårt bestånd. Vår katalog har blivit mer aktuell och korrekt. Alla kontaktbibliotekarier har fått en ökad kännedom om sina avdelningar och en del har också utökat sina kontakter med lärare och forskare inom ämnet. Gallringsarbetet måste fortsätta vara en del av vardagen och nu har kontaktbibliotekarierna fått en bra grund att utgå ifrån i det vardagliga arbetet. Slutsats Medieplaneringsarbetet har blivit starten på en process att kontinuerligt arbeta på ett mer genomtänkt och reflekterande sätt. Det behöver inte bli ett så omfattande arbete nästa gång, om vi ser medieplanering som en naturlig del i det vardagliga arbetet. Våra framtida medieplaneringsfrågor kommer att gälla referenssamlingen och det elektroniska materialet. Diskussionerna om medierna kommer fortsättningsvis högre upp på dagordningen inom organisationen. 10

Källförteckning Bibliotekets verksamhetsplan 2009-2011. (2011). [Elektronisk]. Tillgänglig: http://www.kau.se/bibliotek/om-universitetsbiblioteket/styrdokument/verksamhetsplan-2009-2011 [2011-05-11]. Höglund, A. & Klingberg, C. (2001). Strategisk medieplanering för bibliotek. (1 uppl.). Linköping: Janus. International Federation of Library Associations and Institutions, (2001). Guidelines for a collection development policy using the conspectus model. [Elektronisk]. Tillgänglig: http://archive.ifla.org/vii/s14/nd1/gcdp-e.pdf [2011-08-22]. Marttala, A., Karlsson, Å. & Lindström, K. (2009). Projektboken: metod och styrning för lyckade projekt. (2 uppl.). Lund: Utbildningshuset. Policy för medieförsörjning (2009) [Elektronisk]. Tillgänglig: http://www.kau.se/bibliotek/lana-och-bestalla/inkop-av-media [2011-09-12]. Teel, L.M. (2008). Applying the basics to improve the collection. Collection Building, 27 (3), 96-103. 11

Bilaga 1: Gallring urvalskriterier kommentarer från kontaktbibliotekarier A Använt de allmänna gallringskriterierna. Ab är för bibliotekspersonalens egen kompetensutveckling en viktig avdelning där det behöver finnas aktuell litteratur inom området. Aef är en avdelning där böckerna är flitigt utlånade. Här gallrades många gamla upplagor, och slitna ersattes med nya när titeln varit frekvent utlånad. B Bs, Br föråldras inte så mycket, men har gallrat det som är svenskt och lite äldre, eftersom det går att beställa. C Fått konkreta råd av olika forskare på ämnet och gallrat mycket gammalt. Sparat böcker med genusinriktning, eftersom det är en profil för många av forskarna/doktoranderna på KaU. Bibelutgåvor är svårbedömt, har tänkt på att det ska finnas heltäckande på både utlån och ref (NT, GT, apokryferna, olika språk, olika översättningar etc.). D:o psalmböcker. Barn: har sparat de flesta bibelutgåvorna för barn eftersom det forskas inom det området på KAU. D D Filosofi, frångått de allmänna gallringskriterierna en del, men gallrat dubbletter och trasiga böcker. Sparat böcker om viktiga personer, auktoriteter, teorier etc., dessa kan inte gallras trots att de kanske inte varit så mycket utlånade just de senaste 5 åren. Dd, Dg (AEA) Dg* resp. kontaktbibliotekarie Do, Doe många äldre upplagor och dubbletter gallrades, men däremot sparades ganska många avhandlingar med tanke på att KAU ansöker om att få psykologutbildning. Dofa barn- och ungdomspsykologi, här gallrades hårdare, fanns mycket gammalt. (Behöver införskaffa nyare böcker om barn upp till 7 år). Doe och Dofa är väldigt mycket utlånat. Barn: fanns väldigt få men nya, alla står kvar. E Jag tillämpade de allmänna gallringskriterierna och tog även hänsyn till auktoriteter inom området. Sparade böcker inom de områden som är av intresse för den forskning som bedrivs här. 12

F På avdelning F köptes det in ganska så mycket på 90-talet och framåt och vi har ett relativt ungt bestånd. På Fc och Fe har utlåningssiffrorna varit ganska bra. Inget större behov av gallring. Inom språken franska, tyska och ryska har det funnits mycket äldre material som gallrats. Eftersom vi inte längre har någon undervisning kan man tänka sig att man har ett mindre bestånd som är mer anpassat till gymnasienivå. På spanskan har vi ett nyare bestånd med relativ hög utlåning ej behov av att gallra. Inom övriga språkområden finns det få böcker som så småningom kanske får bytas ut eller gallras. Lexikon på Fe utlånas mycket och behöver ev. gallras eller köpa in nya beroende på hur de elektroniska språklexikonen används. Bäst vore att gå igenom böckerna med lingvisterna på engelskan. På Fc(x) har vi färre, nyare och äldre, och det finns inget behov av att gallra. Fm texter med betoning (easy reading) viktigast, för det är svårt att få tag i. G Även om utlåningsstatistiken på vissa signum är låg och beståndet äldre så finns det skäl att inte göra några gallringar. Nya forskningsområden dyker upp där den äldre litteraturen kan vara intressant, G, Gc framför allt, likaså G.092 och nordisk litteraturforskning Gda och Gdb. På avdelning Ge finns det ett stort äldre bestånd som med tanke på alltmer elektronisk litteratur inom området skulle kunna gallras ytterligare, då behövs en ordentlig genomgång tillsammans med engelskan. På Gf, Gj och Gm där vi haft kurser skulle man kunna gallra ytterligare, men vi avvaktar och tar ett samlat grepp när vi ser över referensavdelningen. Gk är ett nytt ämne, ej behov av gallring. På Gz gjordes en gallring och omflyttning i början av 2000-talet, avvakta gallring. H På skön har vi sparat de största klassikerna i ett par eftersom dessa kan vara kurslitteratur på litteraturvetenskap. Klassiker har vi sparat och/eller ersatt slitna med nya i de fall det funnits nya utgåvor. Vid kompletta serier av en författare har serien sparats, för att förhoppningsvis kunna lyfta dessa vid något tillfälle, men har vi endast haft enstaka delar i serien har dessa gallrats. Hänsyn har också tagits till att titlar som behandlar en specifik frågeställning, typisk för en tidsperiod, eller ett tema som alltid är aktuellt, kan vara relevanta att spara. Ett exempel på ett sådant tema är böcker om anorexia i en skönlitterär skildring, eftersom dessa böcker ibland efterfrågas av studenter. Vad det gäller utländsk skönlitteratur i översättning har vi försökt täcka så många olika språkområden som möjligt men också försökt att tänka på att även olika länder, kulturområden och grupperingar ska finnas representerade. Vad det gäller särskilda geografisk områden bygger vi särskilt ett bestånd av litteratur som ur någon aspekt behandlar Sydafrika, eller som är skrivet av en sydafrikansk författare, eftersom universitetet har mycket utbyte och samarbete med Sydafrika både vad det gäller studenter och lärare. I samlingarna försöker vi just nu indexera noveller/sagor etc. för att dessa ska kunna bli sökbara i katalogen. Detta påbörjades 2011 och nyinköpta samlingar kan förhoppningsvis även de bli indexerade, och därför bör man varje år kontrollera de nyinköpta publikationerna om detta är gjort. Hm klassiker ska vi ha, annat gallrades. I övrigt har vi följt de allmänna gallringskriterierna. Inom skönlitteratur spelar åldern mindre roll, därför är samlingen förhållandevis gammal. 13

I I Gallrat mest efter vad jag själv känner till, vilka konstkritiker, teoretiker, kända verk etc. som jag anser bör vara kvar. Ia Ingen kommentar, de böckerna som finns ryms på ett hyllplan. Ibz Ansåg inte att den här avdelningen behövde gallras värst mycket, därför specifika verk av personer blir inte i lika stor utsträckning föråldrat. Ic Inom arkitektur finns flera verk som jag ansåg kan vara bra som uppslagsverk och som inte är nödvändigt att göra sig av med. Ij Gallrade friskt därför det var mycket uråldrigt och den stora musikdelen ligger i Ingesund. Dessutom är det ingen stor efterfrågan på den här avdelningen. Im På den här avdelningen valde jag att se vem som lånat boken senast/enda gången. Var det någon av forskarna på Filmvetenskap valde jag att ha kvar boken i samlingen. Det beror till stor del på att forskarna på ämnet har varit flitiga med inköpsförslag, dvs. varit med och byggd upp samlingen efter ämnets behov. Avdelningen är inte stor och jag kunde se samma låntagare på flertalet av de smala böcker som hamnat på listan och som endast varit utlånade av samma låntagare. De gallrades direkt. På filmhyllan finns ett par serier som jag valde att inte gallra något ifrån. In Innehåller inte många böcker så det finns inte mycket att kommentera. J Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. Tog hänsyn till ett fåtal av mig kända auktoriteter inom området. K Åldras inte på samma sätt som många andra avdelningar. Äldre böcker kan vara intressanta både för att se hur man såg på ett visst ämne vid den tidpunkt som boken skrevs och för att det ibland skrivs många böcker om vissa händelser när händelsen precis inträffat. Många år senare kanske ämnet inte är lika intressant och det skrivs därför inte så många böcker om samma händelse idag. Behåller därför en del gamla böcker om vissa stora händelser. L I bedömningen utgick jag från antal utlån, vem som lånat (en del var bara utlånade till bibliotekspersonal), den biograferade personens betydelse, avtryck i historien, Värmlandsanknytning mm. M Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. N N Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. Tog vissa hänsyn till forskning inom kulturgeografi så som plats, identitet och glesbygdsforskning. Nc-Nv Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. Gallrade mycket som kändes förlegat. Svårt att hitta bra böcker om enstaka länder. Reseguider har vi inskaffat när önskemål har funnits. Behåller böcker med lokal anknytning. 14

O O Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. Oa här finns många klassiker/teoretiker som inte kan gallras även om de inte varit utlånade så mycket. Oa:dd få böcker, i stort sett allt har varit mycket utlånat, gallrade några få slitna/gamla. Oaa mycket utlånat, gallrade i princip utländskt, dubbletter, det som inte är kurslitteratur längre och det som finns elektroniskt. Oab, Oaba allmänna gallringskriterierna. Ob, Oc, Occ, Ocg, Od, Odg Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. Tog hänsyn till forskning inom statsvetenskap så som regionalt agerande inom EU, regional tillväxtpolitik. Tog även hänsyn till av mig kända auktoriteter inom området Oha Tillämpade allmänna gallringskriterier, gallrade en del gamla upplagor, behöll en hel del klassiker, gallrade dubbletter, Ohd och Ohe Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. Ohf gallrade ca 6 hyllmeter utifrån de allmänna kriterierna. En lärare kontaktades och tittade över materialet innan slutlig gallring. En handfull böcker undgick gallring och placerades i magasinet. Ämnet har under de senaste åren akademiserats och litteraturen som används har ändrat karaktär. Det fortsätta förvärvet på avdelningen kommer förutom kurslitteratur att utgå från de forskningsområden som är aktuella. När det gäller förvärv av utländskt material låter vi detta nästan bara vara användarstyrt. Ohj, se Oaa. en forskare från genusvetenskap gick igenom gallringsvagn och lista tillsammans med mig. Oi-Op Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. Barn: gick igenom alla barn-hyllor på O. Det fanns inte så många böcker, men gallrade lite. P P.01 förnyas lite, det kommer ny forskning, läroböcker förnyas då och då P.08, Pb. gallrar en del, det kommer nya normer. Pc, Pci borde gallras mycket, det kommer mycket nytt Pe Po Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. Sparade böcker inom de områden som är av intresse för den forskning som bedrivs här även om de inte utlånats så många gånger. Gallrat många doktorsavhandlingar, de lånas sällan ut samt finns oftast digitalt. På några av de små avdelningarna finns inte mycket att gallra. Pu föråldras snabbt, om programvaror, gallrar mycket och ofta Q Jag har försökt följa de allmänna gallringskriterierna men samtidigt tagit hänsyn till den forskning som sker inom vissa avdelningar på Q, framförallt inom tjänster, innovationer, kollektivtrafikforskning, marknadsföring, tagit hänsyn till ålder och slitage på böckerna. Behållit klassiker/auktoriteter inom resp. område. Qaa Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. Tog även hänsyn till av mig kända auktoriteter inom området. Qaf tagit hjälp av forskare på ämnet skatterätt som har haft synpunkter på det material som jag gallrat, satsning på mer internationellt inriktad skatterätt, gallrat gamla upplagor eftersom det inom skatterätt är viktigt med uppdaterad information. Qm Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. Tog hänsyn till forskning inom turismvetenskap så som olika turism nischer morbidturism, sakral turism etc. 15

R Jag tillämpade de allmänna gallringskriterierna och tog även hänsyn till auktoriteter inom området. Sparade böcker inom de områden som är av intresse för den forskning som bedrivs här. S Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. T T föråldras inte + forskning hos oss = gallrar lite, dubbletter, gamla upplagor. U Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. Sparade böcker inom de områden som är av intresse för den forskning som bedrivs här även om de inte utlånats så många gånger. Gallrat många doktorsavhandlingar, de lånas sällan ut samt finns oftast digitalt. Ucc förnyas lite, det kommer ny forskning, läroböcker förnyas då och då. V Förutom de allmänna kriterierna har det här varit viktigt att tänka på åldern, få böcker inom medicin får vara för gamla. Jag har dock sparat en hel del rena läromedelsböcker eftersom flera lärare har stort intresse av detta. Andra områden som jag tagit stor hänsyn till är nutrition, canceromvårdnad, kvalitet i vården, sårvård eftersom forskning bedrivs inom dess områden. Men även en del alternativmedicin som har anknytning till wellness eftersom det startat en ny utbildning inom området. Jag har haft vissa diskussioner med några lärare, men inte så mycket eftersom jag tycker att jag känner ämnet så bra. V:k här har jag tagit stor hänsyn till att sjuksköterskorna har en kurs om professionens utveckling, där man tittar på den historiska utvecklingen. Allmänt är ju även historiska avdelningar mer oberoende av ålder. Ve är en avdelning där jag försökt vara ganska hård eftersom sjukdomar och deras behandlingar är ganska föränderligt. Vpg även här har jag varit ganska restriktiv med gallringen eftersom utbildningen ofta tar upp omvårdnadsforskare och deras teorier. Böcker av eller om omvårdnadsforskare nationella och internationella har därför sparats. Böcker som tar upp sjukvård i framförallt Indien har sparats, eftersom vi skickar studenter dit och även har större projekt på gång med Indien. Jag har även försökt spara en hel del läromedel för det har tidigare varit intressant att gå tillbaka och titta på. Äldre läromedel har dock placerats i magasin. Barn skön Tillämpade de allmänna gallringskriterierna. Gallringen skedde i samråd med ämnet Litteraturvetenskap. 16

Bilaga 2: Uträkningar Signum Antal totalt föregående år Aktiva Aldrig utlånade Äldre än 10 år Andel ej utlånade på 5 år Nyförvärv senaste 5 åren Redigeringsteknik (f.g)* Aef 327 42,73 1,84 93% 7% 50% 14% 59 Redigeringsteknik (e.g)* Aef 303 49,29 1,64 99% 1% 43% 15% 42 Masskommunikation: allmänt (f.g) Bs 770 24,40 0,85 95% 5% 57% 19% 146 Masskommunikation: allmänt (e.g) Bs 703 27,14 0,93 98% 2% 60% 17% 116 Informationsteknik (f.g) Bv 240 19,55 0,83 95% 5% 36% 21% 76 Informationsteknik (e.g) Bv 228 21,51 0,63 97% 3% 44% 20% 65 Religion (f.g.) C 678 14,38 0,42 90% 10% 61% 27% 118 Religion (e.g.) C 588 16,57 0,29 96% 4% 39% 22% 93 Religionshistoria (f.g.) Cm 691 19,86 0,62 91% 9% 64% 23% 113 Religionshistoria (e.g.) Cm 651 21,28 0,53 94% 6% 67% 24% 86 Kunskaps- och vetenskapsteori (f.g.) Dd 531 47,57 1,73 94% 6% 69% 27% 54 Kunskaps- och vetenskapsteori (e.g.) Dd 484 50,68 1,57 97% 3% 69% 22% 49 Kognitiv psykologi (f.g.) Doe 589 26,20 0,81 94% 6% 56% 24% 111 Kognitiv psykologi (e.g.) Doe 546 27,63 0,71 96% 4% 59% 24% 89 Pedagogik (f.g.) Ea 1303 31,55 1,15 97% 3% 52% 14% 239 Pedagogik (e.g.) Ea 1213 36,26 0,91 98% 2% 57% 13% 183 f.g = före gallring, e.g= efter gallring 17

Signum Antal totalt föregående år Aktiva Aldrig utlånade Äldre än 10 år Andel ej utlånade på 5 år Nyförvärv senaste 5 åren Högskolor (f.g.) Ep 846 10,75 0,31 80% 20% 48% 34% 177 Högskolor (e.g.) Ep 698 14,13 0,34 88% 12% 53% 30% 143 Svenska (f.g.) Fc 624 22,62 0,76 90% 10% 59% 30% 113 Svenska (e.g.) Fc 517 28,43 0,69 92% 8% 62% 26% 85 Engelska (f.g.) Fe 527 19,63 0,73 85% 15% 62% 37% 86 Engelska (e.g.) Fe 451 24,62 0,71 92% 8% 68% 26% 71 Barn- och ungdomslitteratur (f.g.) G.092 216 14,73 0,80 80% 20% 81% 46% 18 Barn- och ungdomslitteratur (e.g.) G.092 151 20,65 0,46 93% 7% 78% 35% 9 Svensk litteraturhistoria (f.g.) Gc 394 5,19 0,19 59% 41% 81% 52% 27 Svensk litteraturhistoria (e.g.) Gc 273 7,38 0,23 71% 29% 81% 53% 22 Svensk skönlitteratur (f.g.) Hc 1767 6,66 0,28 64% 36% 80% 50% 196 Svensk skönlitteratur (e.g.) Hc 1318 8,73 0,28 78% 22% 76% 37% 201 Utländsk skönlitt. i sv. övers. (f.g.) Hce 1497 8,77 0,42 77% 23% 69% 36% 270 Utländsk skönlitt. i sv. övers. (e.g.) Hce 1388 9,53 0,44 84% 16% 65% 29% 274 Svensk skönlitteratur - Poesi (f.g.) Hc.03 599 2,17 0,08 49% 51% 86% 63% 47 Svensk skönlitteratur - Poesi (e.g.) Hc.03 427 3,30 0,15 63% 37% 84% 57% 34 18

Signum Antal totalt föregående år Aktiva Aldrig utlånade Äldre än 10 år Andel ej utlånade på 5 år Nyförvärv senaste 5 åren Industriell formgivning (f.g.) Ihb 109 26,66 0,64 94% 6% 52% 19% 19 Industriell formgivning (e.g.) Ihb 105 28,65 0,57 97% 3% 59% 20% 17 Film (f.g.) Im 1068 14,15 0,30 87% 13% 68% 34% 180 Film (e.g.) Im 883 17,26 0,35 92% 8% 68% 25% 159 Arkeologi (f.g.) J 197 7,72 0,22 85% 15% 49% 50% 35 Arkeologi (e.g.) J 182 8,37 0,05 86% 14% 54% 49% 28 Historia (f.g.) K 454 15,26 0,41 94% 6% 60% 25% 85 Historia (e.g.) K 407 17,04 0,44 96% 4% 60% 24% 57 Historia - Sverige (f.g.) Kc 741 15,74 0,24 91% 9% 61% 34% 112 Historia - Sverige (e.g.) Kc 694 16,63 0,26 92% 8% 61% 29% 112 Särskilda personer (f.g.) Lz 682 9,20 0,22 92% 8% 61% 39% 128 Särskilda personer (e.g.) Lz 551 11,59 0,26 95% 5% 57% 30% 113 Etnografi, socialantropologi (f.g.) M 599 17,78 0,53 91% 9% 69% 34% 67 Etnografi, socialantropologi (e.g.) M 517 21,38 0,41 95% 5% 70% 27% 60 19

Signum Antal totalt föregående år Aktiva Aldrig utlånade Äldre än 10 år Andel ej utlånade på 5 år Nyförvärv senaste 5 åren Geografi och lokalhistoria (f.g.) N 290 24,42 0,71 94% 6% 59% 16% 47 Geografi och lokalhistoria (e.g.) N 268 26,82 0,60 95% 5% 72% 25% 21 Geografi - Sverige (f.g.) Nc 168 14,68 0,33 86% 14% 57% 28% 26 Geografi- Sverige (e.g.) Nc 155 16,02 0,31 86% 14% 68% 36% 20 Sociologi (f.g.) Oa 1257 22,15 0,63 89% 11% 74% 30% 91 Sociologi (e.g.) Oa 1012 28,41 0,65 97% 3% 83% 25% 64 Statskunskap och politik (f.g.) Oc 835 17,24 0,50 86% 14% 54% 26% 187 Statskunskap och politik (e.g.) Oc 713 21,44 0,58 95% 5% 55% 24% 130 Arbete och arbetsmarknad (f.g.) Oha 1222 20,78 0,82 94% 6% 48% 17% 258 Arbete och arbetsmarknad (e.g.) Oha 1023 23,52 0,73 97% 3% 52% 18% 169 Social omsorg (f.g.) Ohf 1673 14,45 0,69 87% 13% 58% 32% 274 Social omsorg (e.g.) Ohf 1297 18,59 0,83 95% 5% 52% 20% 238 Maskinteknik (f.g.) Pb* 267 18,01 0,54 92% 8% 64% 31% 38 Maskinteknik (e.g.) Pb* 219 21,47 0,83 98% 2% 68% 19% 22 Kemisk teknik & kemisk industri (f.g.) Pm 216 7,58 0,24 80% 20% 50% 40% 51 Kemisk teknik & kemisk industri (e.g.) Pm 166 8,99 0,39 87% 13% 51% 34% 43 20