Organ Datum 9/2011 Förbundsstyrelsen 14.09.2011 Sammanträdestid Onsdagen den 14.09.2011 kl. 15.00-16.50 Sammanträdesplats Hildas Hus Beslutande ORDINARIE ERSÄTTARE X Alén, Sune ordf. X Häggblom, Lars vice. ordf. X Grönholm, Marianne Lindfors, Nina Löthman, Henrik X Karlsson, Karin X Sandberg, Magnus förutom 90-91, 94 Westmark, Ulf-Peter Söderlund, Rune Andersson, Camilla X Johans, Benita Hallbäck, Siv Björkman, Torbjörn Jansén Tina Föredragande Sekreterare Övriga närvarande X Snellman, Veronika omsorgsdirektör X Onkinen, Siv sekreterare Karlå, Kristina X Öström, Jan-Anders ordf. för förbundsfullmäktige Hampf, Berit vice. ordf. för förbundsfullmäktige Paragrafer 84-96 Underskrift Ordförande Sekreterare Sune Alén Ordförande Protokolljustering Ort och tid Mariehamn den 19.09.2011 Siv Onkinen Sekreterare Benita Johans Nina Protokoll framlagt till påseende Ort och tid Mariehamn den Intygar Utdragets riktighet bestyrker Ort och tid Mariehamn den Underskrift
ÄRENDE: 84 Sammanträdets sammankallande och beslutförhet... 1 85 Protokolljustering... 1 86 Godkännande och komplettering av föredragningslistan... 2 87 Förslag till budget för år 2012 till kommunerna för yttrande... 3 88 Förslag till ekonomiplan för åren 2012-2014 för yttrande... 6 89 IP-TV avgifter och centralantenn andelar för Åkersvängens nya hyresgäster. 8 90 Avtal om skjutsning av specialomsorgsklienter; Hammarlands Taxi o ÅOF... 9 91 Förslag till Intentionsavtal med Fab Marstad och ÅOF ang Kompassen... 10 92 Frånträde från reserverad tomt för omsorgsförbundet vid Havsgatan... 11 93 Tidtabell för revideringen av grundavtalet...12 94 Ärenden till kännedom... 14 95 Övriga ärenden... 15 96 Extra ärende... 16 Bilagor: 1a. Justerat förslag till budget 2012 1b. Justerat förslag till ekonomiplan för åren 2012-2014 2. Utdrag ut budgeten för 2011, Tjänster som ingår i gruppboendeserviceavgiften 3. Avtal om skjutsning av specialomsorgsklienter; Hammarlands Taxi o ÅOF 4. Förslag till Intensionsavtal med Fab Marstad och Ålands omsorgsförbund k.d. 0
SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET 84 Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutfört. PROTOKOLLJUSTERING 85 Till protokolljusterare valdes Benita Johans. Protokollet justeras måndagen den 19 september 2011 kl. 10.00 på omsorgskansliet, Strandgatan 23. 1
GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 86 Föredragningslistan godkändes. 2
Förbundsstyrelsen 30.08.2011 8/2011 FÖRSLAG TILL BUDGET FÖR 2012 74 Enligt förbundets grundavtal skall den preliminära budgeten och ekonomiplanen tillställas medlemskommunerna senast den 20.09 och den godkända budgeten och ekonomiplanen före den 30.11. Till det förslag som föredras för förbundsfullmäktige skall medlemskommunernas yttrande bifogas. Förbundsfullmäktige godkänner budgeten för varje begynnande period senast den 15.11 föregående år. Förvaltningen har som riktmärke haft förbundsfullmäktiges budgetram, 14.6.2011, 9; för år 2012 med en levnadskostnadsindex ökning om 2 % jämfört med driftsbudgeten för år 2010, förutom löner, volymökning och förmedlade tjänster. Driftsdelen i budgetutkastet för år 2012 uppgår netto till 8 348 243. Den totala kommunandelen för år 2012 som inkluderar en drifts- och en finansieringsdel uppgår till 8 440 618. (Bilaga FST 2/30.8.2011). Budgetens förverkligande ger följande preliminära prissättning i respektive debiteringsenhet: år 2011 år 2012 Boendeservice per dag 211,12 214,88 Lägenhetsboende per besök 39,34 46,39 Daglig verksamhet per timme 26,36 27,28 Fritids- och semesterverksamhet 14,15 14,38 Specialfritidshem per månad 1 940,37 1 828,89 Förbundsstyrelsen har gällande förslagen till både budget och ekonomiplan särskilt att ta ställning till följande frågeställningar, som presenteras av respektive avdelningschef; Boendekön återigen 20 personer inom planeperioden Projektet daglig verksamhetsgalleria i Mariehamn, vilka alternativ finns tänkbara och hur prioritera bland befintliga alternativ? Lägenhetsboendets utmaningar i samverkan med Integrerat arbete... Behövs alternativ plan för Södragatan 2013? Avyttrande av Skolstigen konkretiseras när? Utbyggnaden av gruppboende i egen regi i Godby 2014. Övriga utmaningar 2012-2014? 3
Förbundsstyrelsen 30.08.2011 8/2011 OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen tar ställning till det uppgjorda budgetförslaget och förslaget till ekonomiplan, samt återkommer på nästa sammanträde 14.9, med beslut om förslag till budget för år 2012 och ekonomiplan för åren 2012-2014 (Bilaga FST 2/30.8.2011), vilka därefter lämnas till kommunerna för yttrande. Jan-Anders Öström anlände kl. 15.17. Respektive avdelningschef var närvarande för att kunna svara på frågor angående utkastet till budget 2012 och ekonomiplan för 2012-2014. Efter diskussion beslöt förbundsstyrelsen återremittera ärendet till sammanträdet den 14 september 2011. Till det sammanträdet bör utredas; Tomtfrågan för dagverksamhetens galleria. Beroende på stadsstyrelsens beslut angående en motion, som Sune Alén lämnat in till stadsfullmäktige gällande lämplig galleriatomt, bör förbundet utreda om det på den privata marknaden finns tomter med tillräcklig byggnadsrätt, i annat fall bör förbundet börja utreda om gallerian kunde placeras i närheten av Mariehamn. Angående den för omsorgsförbundet reserverade tomten vid Havsgatan bereds det som skilt ärende till nästa sammanträde där förbundet tackar nej till tomten pga att tomten inte är lämplig för vår verksamhet. Angående ekonomiplanen bör förvaltningen föreslå vilket som skall prioriteras högre: gallerian eller ett boende för autister. Mötet ajournerades för middagspaus kl. 16.45. 87 Hänvisande till den långa boendeservicekön har avdelningschefsgruppen vid sitt möte 1.9.2011 beslutat att omprioritera förbundets kommande projekt, sålunda att anslag för planering av ett nytt gruppboende föreslås till budgeten 2012, medan motsvarande anslag för planering av en dagligverksamhets galleria skjuts fram i ekonomiplanen. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Budgetförslaget per 30.8.2011 ändras enbart gällande 3.5. Investeringsdel pt. 3, så att planerings-/ projekteringsanslaget om 30 000 år 2012 omprioriteras från dagverksamhetsgalleria till byggandet av en andra gruppbostad i Godby. 4
Förbundsstyrelsen godkände budgetförslaget (Bilaga FST 1a/14.9.2011) och skickar det till medlemskommunerna för utlåtande. 5
Förbundsstyrelsen 30.08.2011 8/2011 FÖRSLAG TILL EKONOMIPLAN FÖR 2012-2014 74 Enligt förbundets grundavtal skall den preliminära budgeten och ekonomiplanen tillställas medlemskommunerna senast den 20.09 och den godkända budgeten och ekonomiplanen före den 30.11. Till det förslag som föredras för förbundsfullmäktige skall medlemskommunernas yttrande bifogas. Förbundsfullmäktige godkänner budgeten för varje begynnande period senast den 15.11 föregående år. Förbundsstyrelsen har gällande förslagen till både budget och ekonomiplan särskilt att ta ställning till följande frågeställningar, som presenteras av respektive avdelningschef; Boendekön återigen 20 personer inom planeperioden Projektet daglig verksamhetsgalleria i Mariehamn, vilka alternativ finns tänkbara och hur prioritera bland befintliga alternativ? Lägenhetsboendets utmaningar i samverkan med Integrerat arbete... Behövs alternativ plan för Södragatan 2013? Avyttrande av Skolstigen konkretiseras när? Utbyggnaden av gruppboende i egen regi i Godby 2014. Övriga utmaningar 2012-2014? OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen tar ställning till det uppgjorda budgetförslaget och förslaget till ekonomiplan, samt återkommer på nästa sammanträde 14.9, med beslut om förslag till budget för år 2012 och ekonomiplan för åren 2012-2014 (Bilaga FST 2/30.8.2011), vilka därefter lämnas till kommunerna för yttrande. Jan-Anders Öström anlände kl. 15.17. Respektive avdelningschef var närvarande för att kunna svara på frågor angående utkastet till budget 2012 och ekonomiplan för 2012-2014. Efter diskussion beslöt förbundsstyrelsen återremittera ärendet till sammanträdet den 14 september 2011. Till det sammanträdet bör utredas; Tomtfrågan för dagverksamhetens galleria. Beroende på stadsstyrelsens beslut angående en motion, som Sune Alén lämnat in till stadsfullmäktige gällande lämplig galleriatomt, bör förbundet utreda om det på den privata marknaden finns tomter med tillräcklig byggnadsrätt, i annat fall bör förbundet börja utreda om gallerian kunde placeras i närheten av Mariehamn. Angående den för omsorgsförbundet reserverade tomten vid Havsgatan bereds det som skilt 6
Förbundsstyrelsen 30.08.2011 8/2011 ärende till nästa sammanträde där förbundet tackar nej till tomten pga att tomten inte är lämplig för vår verksamhet. Angående ekonomiplanen bör förvaltningen föreslå vilket som skall prioriteras högre: gallerian eller ett boende för autister. Mötet ajournerades för middagspaus kl. 16.45. 88 Hänvisande till den långa boendeservicekön har avdelningschefsgruppen vid sitt möte 1.9.2011 beslutat att omprioritera förbundets kommande projekt, sålunda att anslag för planering av ett nytt gruppboende föreslås till budgeten 2012, medan motsvarande anslag för planering av en dagligverksamhets galleria skjuts fram i ekonomiplanen. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förslaget till ekonomiplan per 30.8.2011 ändras så att planerings-/ projekteringsanslaget om 30 000 år 2012 omprioriteras från dagverksamhetsgalleria till byggandet av en andra gruppbostad i Godby. Därmed framskjuts planeringen av dagverksamhetsgallerians planerings- /projekteringsanslag till år 2013. Det nya förslaget till ekonomiplan bifogas som Bilaga 1b/14.9.2011. Enligt förslag. 7
IP-TV-AVGIFTER OCH CENTRALANTENN ANDELAR FÖR ÅKERSVÄNGENS NYA HYRESGÄSTER 89 Nya delen vid gruppbostaden Åkersvängen mottogs 15.7.2011, med 8 nya platser och gemensamma utrymmen, varvid det först efter ibruktagandet framkommit att den delen av huset är planerad enbart för IP-TV. Avgifter för IP-TV är; engångskostnaderna 179,- för IP-box och grundavgift 49,- samt månadskostnaden 6,50. Per TV-innehavare utgör detta 228,- i engångskostnad, som inte finns beräknad i bygget eller hos hyresgästerna. I omsorgsförbundets serviceavgift för gruppboende ingår sedan länge tv-licens, dvs helt ospecificerat. Se Bilaga 2/14.9.2011, utdrag ur budgeten för 2011, Tjänster som ingår i gruppboendeserviceavgiften. Den befintliga gruppbostaden med 5 platser är sedan starten år 2003 anslutet till det lokala TVantennbolaget Frebbenby centralantenn. Där har omsorgsförbundet två andelar för 6 abonnenter; för 5 hyresgäster och det gemensamma utrymmet. Årsavgiften för de anslutningarna är 75,- per abonnent, dvs 6 x 75,- = 450, som bekostas av omsorgsförbundet. För ytterligare nya abonnenter kostar det idag 1 093,18 i inträdesavgift per andel, som omfattar tre abonnenter. I det fall att nya abonnenter inte ansluts till antennbolaget Frebbenby centralantenn behöver fastigheten förses med en TV-antenn (30,-) på huset och antennkablar dras till alla abonnenter i det nya huset. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att anskaffa behövligt antal IP-TV boxar för den nya delen av huset. Enligt förslag. 8
AVTAL OM SKJUTSNING AV SPECIALOMSORGSKLIENTER 90 Chefen för daglig verksamhet har tillsammans med enhetsansvariga och representant för Hammarlands taxi utarbetat ett nytt Avtal om skjutsning av specialomsorgsklienter, med anledning av att nya gruppboendeplatser under sensommaren 2011 tagits i bruk vid Åkersvängen i Hammarland, Kattby. Avtalets giltighetstid är 1.9-31.12.2011. Se Bilaga 3/14.9.2011. I god tid inför år 2012 upphandlas en ny runda för skjutsning av specialomsorgsklienter för förbundets behov. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen godkänner bifogat Avtal om skjutsning av specialomsorgsklienter enl. Bilaga 3/14.9.2011. Magnus Sandberg avlägsnade sig kl. 15.35. Enligt förslag. 9
FÖRSLAG TILL INTENTIONSAVTAL MED FAB MARSTAD OCH ÅOF ANG. KOMPASSEN 91 Ålands omsorgsförbund k.f. har i Fastighets Ab Marstads kommande projekt Kompassen på Lotsgatan reserverats plats för en boendeenhet med 10 omsorgslägenheter, inklusive kök och andra gemensamma utrymmen ss tvättstuga och förråd samt personalutrymmen. Marstad har beviljats byggnadslov för projektet Kompassen 22.8.2011. För att omsorgsförbundet skall kunna få besätta hyreslägenheterna och hyresvärden inte oförutsett skall belastas med eventuell tomgångshyra behöver någon form av intentionsavtal upprättas med byggherren/hyresvärden och omsorgsförbundet. I samråd med Fastighets Ab Marstads VD Jan Blomqvist har omsorgsdirektören utarbetat ett förslag till intentionsavtal med byggherren/hyresvärden och omsorgsförbundet, i likhet med de som upprättats mellan Kårkulla samkommun och externa hyresvärdar vid nybyggnation av boendeenheter. Se Bilaga 4/14.9.2011. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att med Fab Marstad ingå ett intentionsavtal gällande Fastighets Ab Marstads kommande projekt Kompassen på Lotsgatan inkluderande en boendeenhet med 10 omsorgslägenheter, inklusive kök och andra gemensamma utrymmen ss tvättstuga och förråd samt personalutrymmen, i enlighet med Bilaga 4/14.9.2011. Enligt förslag. Magnus Sandberg återkom kl. 15.39. 10
FRÅNTRÄDE FRÅN RESERVERAD TOMT FÖR OMSORGSFÖRBUNDET VID HAVSGATAN I MARIEHAMN 92 Mariehamns stad har vid omsorgsförbundets tidigare förfrågan om lämplig tomt för byggandet av ca 1350 m² för samlad dagligverksamhets galleria i Mariehamn reserverat en obebyggt bostadstomt på Havsgatan för ändamålet, den sk. tidigare Reseda-tomten. Vid förbundets budget- och ekonomiplaneseminarium 30.8.2011, 74, diskuterades den fortfarande olösta tomtfrågan för dagligverksamhetens galleriaändamålet. Då beslöts att Angående den för omsorgsförbundet reserverade tomten vid Havsgatan bereds frågan som skilt ärende till nästa sammanträde, där förbundet tackar nej till tomten pga att tomten inte är lämplig för vår verksamhet. Tomtens beskaffenhet med till stor del ytterst bergig terräng och målgruppen inom omsorgsförbundet med till stor del rörelsehindrade klienter ter sig omöjlig att kombinera, med målet att bebygga hela tomtens faktiska byggrätt, som skulle förutsättas för att uppfylla gallerians volymbehov. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att meddela Mariehamns stads beslutande organ att Ålands omsorgsförbund k.f. omgående önskar frånträda den för förbundets behov reserverade tomten på Havsgatan i Mariehamn. Förbundet tackar för erbjudandet men ser sig med hänvisning till tomtens beskaffenhet, till stor del ytterst bergig terräng, och då målgruppen inom omsorgsförbundet till stor del är rörelsehindrade klienter, att det inte är möjligt att kombinera de två förutsättningarna. Enligt förslag. 11
Förbundsstyrelsen 25.02.2010 2/2010 REVIDERING AV GRUNDAVTALET 87 I takt med ett ökat antal förmedlade tjänster i form av specialomsorg visar sig nuvarande grundavtal från 01.01.2001 vara bristfälligt. Bland annat följande punkter borde ses över; 13 medlemskommunernas betalningsandelar och fakturering grunderna för fakturering enligt faktisk närvaro på olika enheter. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen utser en arbetsgrupp med förtroendevalda och någon tjänsteman med uppdraget att se över behovet av revidering av grundavtalet och utarbeta ett förslag till justering av grundavtal till 28.2.2010. Förbundsstyrelsen beslöt att bordlägga ärendet till nästa sammanträde, därmed hinner namngivna medlemmar till kommande arbetsgrupp vidtalas. ANHÅLLAN OM ATT UPPDRAGETS OMFÅNG ÄVEN OMFATTAR FÖRBUNDETS ORGANISATIONSUPPLÄGG 16 Arbetsgruppen för revidering av grundavtalet har vid sitt sammanträde 18.1.2010, 3 beslutat enligt följande: I samband med att grundavtalet och förvaltningsstadgan görs om borde man också titta på hela Ålands omsorgsförbunds organisationsupplägg. En skrivelse riktas till förbundsstyrelsens sammanträde i februari 2010 för att uppdraget även skall kunna omfatta Ålands omsorgsförbunds organisationsupplägg. VICEORDFÖRANDES FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att ge arbetsgruppen för revidering av grundavtalet i uppdrag att även inkludera en översyn av förbundets organisationsupplägg. Konstaterades att grundavtalets formuleringar direkt inverkar på förvaltningsstadgans innehåll samtidigt som nya former av specialomsorgs service tillkommit ss omsorgsbyråbesök, familjevård som specialomsorg och förmedlad specialomsorg i olika former samt försäljning av 12
Förbundsstyrelsen 25.02.2010 2/2010 Förbundsstyrelsen 21.10.2010 8/2010 specialomsorg utanför Åland. Förbundsstyrelsen beslöt enhälligt godkänna viceordförandes förslag. _ 90 Arbetsgruppen för revidering av grundavtalet har hittills hållit sammanlagt 8 möten (nr 1 år 2009 och 7 st. under 2010), varvid arbetsgruppens fokus är satt på; kostnadsfördelningen av de förmedlade tjänsterna, ökad tydlighet i organisationen och en förvaltningsmodell för fastigheterna, med ett mera samlat fastighetsansvar och transparens i dessa kostnader. Arbetsgruppens avsikt är att det fortsatta arbetet fortskrider så att en slutrapport kan presenteras vid förbundsfullmäktiges vårmöte i maj 2011. VICEORDFÖRANDES FÖRSLAG: Informationen från arbetsgruppen för revidering av grundavtalet antecknas förbundsstyrelsen till kännedom och diskuteras till den del någon frågeställning föranleder det. Sune Alén avlägsnade sig kl. 15.45. Antecknades till kännedom. TIDTABELL FÖR REVIDERING AV GRUNDAVTALET 93 En revidering av grundavtalet, med åtföljande reviderade förvaltningsstadga planeras av arbetsgruppen för revidering av grundavtalet att godkännas av förbudsfullmäktige i maj 2012, för att träda ikraft från 1.1.2013. VICEORDFÖRANDES FÖRSLAG: Informationen från arbetsgruppen för revidering av grundavtalet antecknas förbundsstyrelsen till kännedom. Förbundsstyrelsen beslöt meddela arbetsgruppen att ett förslag till revidering av grundavtalet skall ges till förbundsstyrelsen senast den 15.12.2011. Magnus Sandberg avlägsnade sig kl. 15.48. 13
ÄRENDEN TILL KÄNNEDOM 94 1. Tillbyggda Åkersvängens gruppboende, med 8 platser, slutsynad och mottagen 15.7.2011. Eftersyn hölls 18.8.2011. Gårdsarbeten utförs hösten 2011. 2. Uppgradering av bankbetalningsprogram till SEPA version medför extra kostnader nu och framöver. 3. Problem med avlopp i den gamla delen av Åkersvängens gruppboende. Ansvarsfördelningen bör utredas. Ärendet tas upp vid senare tillfälle i förbundsstyrelsen. Förbundsstyrelsen antecknade ovanstående till kännedom. 14
ÖVRIGA ÄRENDEN 95 Magnus Sandberg återkom kl. 15.51. Förbundsstyrelsen beslöt hålla nästa sammanträde den 24 oktober 2011 kl. 15.30 på Åkersvängen. 15
EXTRA ÄRENDE 96 Ordförande Sune Alén informerade förbundsstyrelsen om två brev ankomna 8.9.2011 av Sydvästra Finlands regionförvaltningsverk med begäran om svar senast den 1.10.2011. Förbundsstyrelsen beslöt begära tilläggstid för att avge sitt svar. Ordförande Sune Alén bereder ärendet med hjälp av juridisk expertis till nästa möte. 16