KALLELSE. 18 Förlängning av avtal gällande Brains and Bricks KS/2013:551 MSK 198

1 KALLELSE Datum KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-21 Sammanträdande organ Kommunstyrelsen Tid Onsdag den 27 november 2013, kl. 8.15 Plats KTS-salen, Vita Huset Nr Information 1 Kommunstyrelsens ansvarsområde - Allmänt - Skill-rapporterna - Handelsutredningen - Befolkningsstatistik 2 Ekonomisk utfallsprognos för Katrineholms kommun (nämndnivå) 3 Långsiktig verksamhetsuppföljning vård- och omsorgsnämnden 4 Katrineholms Logistikcentrum Nr Ärenden till kommunfullmäktige Handl. Sid 5 Detaljplan för Pionen 1, Katrineholms kommun KS/2103:431 KR 3 6 Hyresgaranti vid försörjningsstöd KS/2013:562 KR 19 7 Revidering av ägardirektiv och bolagsordning för KFAB 8 Delårsrapport 2013 för Västra Sörmlands Räddningstjänst KS/2013:494 KR 28 KS/2013:488 PJ 48 9 Samverkansavtal för gymnasieskolan KS/2013:514 KR 87 10 Revidering av bildningsnämndens reglemente KS/2013:404 MSK 99 11 Översyn av styrsystemet i Katrineholms kommun KS/2013:559 PJ 105 12 Ändrad talartid för frågor i kommunfullmäktige KS/2013:533 PJ 162 Nr Ärenden till kommunstyrelsen Handl. Sid 13 Ny programperiod för medverkan i Leadermetoden KS/2013:556 MSK 165 14 Musikfestival för mogna KS/2013:546 KR 169 15 Stortorget En plats där människor lever och möts KS/2013:552 PJ 175 16 Framtagande av gång- och cykelplan för Katrineholms kommun 17 Nytt normavtal med SAMI/IFPI om framförande av musik i primärkommunal verksamhet KS/2013:493 MSK 185 KS/2013:444 MSK 188 18 Förlängning av avtal gällande Brains and Bricks KS/2013:551 MSK 198 K:\Beredningsmöten\2013\131127\131127 Kallelse för utskick.docx KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38, Gröna Kulle Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0151-570 16 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0151-570 25 www.katrineholm.se E-post: kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 1

2 KALLELSE Datum KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-21 Nr Anmälningsärenden Sid 19 Anmälan av delegationsbeslut 207 20 Anmälan av Sveriges Kommuner och Landstings cirkulär 208 21 Meddelanden 209 Göran Dahlström Ordförande K:\Beredningsmöten\2013\131127\131127 Kallelse för utskick.docx KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38, Gröna Kulle Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0151-570 16 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0151-570 25 www.katrineholm.se E-post: kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 2

3 Dnr KS/2013:431-212 Handläggare: Karin Rytter Detaljplan för Pionen 1, Katrineholms kommun Ordförandens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta det redovisade förslaget till detaljplan för Pionen 1, Katrineholms kommun. Ärendebeskrivning Byggnadsnämnden beslutade den 29 oktober 2013, 79, att överlämna förslaget till detaljplan för Pionen 1, Katrineholms kommun till kommunfullmäktige för antagande. Syftet med planen är att skapa förutsättningar för bevarande av den äldre bebyggelsen samt bebyggelsestrukturen inom kvarteret Pionen. Detaljplanen innebär en ändring från industriändamål till centrumverksamhet. Planen har skickats på granskning till berörda fastighetsägare och myndigheter under tidsperioden 19 september till 10 oktober 213. Handlingarna har också funnits tillgängliga på Kulturhuset Ängeln samt på samhällsbyggnadsförvaltningen. Utöver detta har handlingarna funnits tillgängliga på kommunens hemsida. Ärendets beredning Detaljplanen har hanterats enligt reglerna för normalt planförfarande. Kommunledningsförvaltningen har tagit del av planförslaget. Kommunledningsförvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen har inget gällande planförslaget för Pionen 1, Katrineholms kommun. Ärendets handlingar Tjänsteutlåtande kommunledningsförvaltningen, 2013-11-13 Sammanträdesprotokoll byggnadsnämnden, 2013-10-29, 79 Antagandehandling 3

4 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-13 KS/2013:431-212 Staben Vår handläggare Karin Rytter Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsen Detaljplan för Pionen 1, Katrineholms kommun Ärendebeskrivning Byggnadsnämnden beslutade den 29 oktober 2013, 79, att överlämna förslaget till detaljplan för Pionen 1, Katrineholms kommun till kommunfullmäktige för antagande. Syftet med planen är att skapa förutsättningar för bevarande av den äldre bebyggelsen samt bebyggelsestrukturen inom kvarteret Pionen. Detaljplanen innebär en ändring från industriändamål till centrumverksamhet. Planen har skickats på granskning till berörda fastighetsägare och myndigheter under tidsperioden 19 september till 10 oktober 213. Handlingarna har också funnits tillgängliga på Kulturhuset Ängeln samt på samhällsbyggnadsförvaltningen. Utöver detta har handlingarna funnits tillgängliga på kommunens hemsida. Ärendets beredning Detaljplanen har hanterats enligt reglerna för normalt planförfarande. Kommunledningsförvaltningen har tagit del av planförslaget. Kommunledningsförvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen har inget gällande planförslaget för Pionen 1, Katrineholms kommun. Ärendets handlingar Sammanträdesprotokoll byggnadsnämnden, 2013-10-29, 79 Antagandehandling Karin Rytter LIX: 59 K:\Beredningsmöten\2013\131127\431-13 KR\431-13 tjänsteutlåtande.docx KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0150 570 00 64180 Katrineholm Telefax: www.katrineholm.se E-post: 4

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum BYGGNADSNÄMNDEN 2013-10-29 79 7 Blad PLAN 2011.1 Detaljplan för Pionen 1, Katrineholms kommun Byggnadsnämndens beslut Byggnadsnämnden beslutar att: 1. godkänna detaljplan för Pionen 1, Katrineholms kommun. 2. överlämna planförslaget till kommunfullmäktige för antagande. Deltar inte i beslutet Bengt Hult deltar inte i beslutet. Ärende Upprättande av detaljplan för Pionen 1, Katrineholms kommun i syfte att skapa förutsättningar för bevarandet av den äldre bebyggelsen samt bebyggelsestrukturen inom kvarteret Pionen. Detaljplanen innebär en ändring från industriändamål till centrumverksamhet. Detaljplanen har hanterats enligt reglerna för normalt planförfarande. Yttrande Från samhällsbyggnadsförvaltningen har inkommit yttrande daterat den 17 oktober 2013. Byggnadsnämndens överläggning Under nämndens överläggning yttrar sig Erik Liljencrantz, Bengt Hult och Ami Rooth. Justerandes sign Protokollsutdrag till Kommunledningsförvaltningen, akten Utdragsbestyrkande 5

Antagandehandling 1 6 PLANBESKRIVNING tillhörande Detaljplan för PIONEN 1 Katrineholms kommun ANTAGANDEHANDLING Upprättad på Samhällsbyggnadsförvaltningen i Katrineholm 2013-08-27 6

Antagandehandling 2 7 HANDLINGAR Plankarta med bestämmelser Planbeskrivning (detta dokument) Behovsbedömning Fastighetsförteckning PLANENS SYFTE OCH HUVUDDRAG Syftet med planen är att skapa förutsättningar för bevarandet av den äldre bebyggelsen samt bebyggelsestrukturen inom kv. Pionen. Detaljplanen innebär en planändring från industriändamål till centrumverksamhet. PLANDATA Lägesbeskrivning Planområdet är beläget i de norra delarna av centrala Katrineholm, väster om Stortorget och söder om järnvägen. Orienteringsbild Areal Planområdet omfattar ca 4450 m 2. Markägoförhållanden Marken i området ägs av Katrineholms Industrihus AB (KIAB). 7

Antagandehandling 3 8 FÖRUTSÄTTNINGAR, INNEBÖRD OCH KONSEKVENSER Gällande bestämmelser Pionen 1 ligger inom redan planlagd mark. För området gäller detaljplan som är fastställd den 1 september 1988. Området är avsett för industri och kontor. Fastigheten är omnämnt i fördjupning av översiktsplanen för resecentrum, antagen 24 oktober 1994. I planen är fastigheten omnämnd som Förenade Brandredskap men omnämns inte närmare i planhandlingarna. Planområdet ligger inom riksintresse för kulturmiljövården. Tidigare beslut En detaljplan för fastigheten antogs av byggnadsnämnden april 2012 men beslutet upphävdes av Länsstyrelsen 15 augusti 2012 då risk- och säkerhetsfrågorna inte ansågs vara tillräckligt utredda. Byggnadsnämnden beviljade i februari 2012 ett tidsbegränsat bygglov i 5 år för ombyggnad av industrilokalen till gym. Behovsbedömning Mark och vegetation En behovsbedömning är gjord. Kommunens ställningstagande är att planens genomförande inte väntas innebära betydande miljöpåverkan. Inom planområdet förekommer inga betydande marknivåskillnader och vegetationen inom kvarteret är mycket sparsam. Obebyggd mark inom planområdet är till större delen asfalterad. En av fåtal buskar som finns i planområdet Bebyggelse Väster om planområdet ligger industrier, annars utgörs huvudsakligen näromgivningen av bostäder och handel. Inom området ligger byggnader som är olika i karaktären och återspeglar den tidiga industriepoken. Byggnaderna har dels ett stort kulturhistoriskt värde och dels ett arkitektoniskt samt miljömässigt värde. 8

Antagandehandling 4 9 A) Kontorsbyggnad B) Industribyggnad C) Till större delen p-platser Byggnad A uppfördes år 1901. Fasaden är väl bearbetad med reliefmurade rött tegel och med många tätt placerade fönster. Taket består av plåttak och fasaden har tre frontespiser, dvs partierna med fönster som är placerade ovanför taklisten längsmed långsidorna. Huset har omväxlande använts till gjuteri, målarverkstad, lager och kontorsbyggnad för kullagerfabriken. Idag används huset som kontorsbyggnad och i huset har bl.a. Trafikverket lokaler. Byggnad B uppfördes 1937. Sedan dess har ett antal tillbyggnader skett, bl.a. under 1970-talet då sintringsanläggningen tillkom. Under 1987 gjordes en avskärning av det nordvästra hörnet. Under 1998 och 2009 har de stora entréerna ut mot Köpmangatan tillkommit. Fasaden är välbearbetad i rött tegel och huset har plåttak. Fasaden har lågt sittande stora fönster med engelskt röda spröjs. Fornlämningar Förorenad mark Markradon Geoteknisk undersökning Risk och säkerhet Inga kända fornlämningar förekommer inom planområdet. Inom planområdet finns inte kännedom om någon förorenad mark. Området omfattas enligt kommunens översiktliga kartering inte av någon förhöjd risk för markradon. Någon geoteknisk undersökning har inte genomförts inom planområdet. Med anledning av närheten till järnvägen har Structor Miljöteknik AB gjort en risk- och säkerhetsutredning. Förutsättningarna för utredningen var att det 9

Antagandehandling 5 10 skulle tillåtas centrumändamål samt skolverksamhet. Slutsatsen i rapporten är att det finns det finns ett antal identifierade risker men då de flesta riskerna ligger i de två lägre risknivåerna ska byggnaden generellt kunna användas för de flesta ändamål. Däremot krävs fysiska åtgärder om lokalerna ska användas för skolverksamheter. Med anledning av vad som kommit fram i utredningen har bestämmelsen om tillåtna användningsändamål ändrats till att bara tillåta centrumverksamheter. De risker som har bedömts som allvarligast har utretts vidare. Bullernivåerna har undersökts genom en övergripande utredning för hela järnvägssträckningen genom Katrineholms tätort. Utredningen visar på att de mest utsatta delarna av fasaden mot Fabriksgatan har ekvivalentnivåer på 65-70 db(a). Nivåer av elektromagnetsiska fält har mätts genom mätning vid fasad när tåg passerar. Nivån var <1 µt vilket ligger betydligt under riktvärdet på 300 µt. Risker förknippande med tågolyckor ska enligt riskutredningen reduceras med rimliga medel. Med anledning av detta införs en bestämmelse om att entréer endast får anordnas söderut mot Köpmangatan och att luftintag inte får anordnas mot norra fasaden. Gator och trafik Gatunät Planområdet ligger i anslutning till Fabriksgatan, Köpmangatan och Kungsgatan. Fabriksgatan norr om planområdet 10

Antagandehandling 6 11 Köpmangatan söder om planområdet Kungsgatan väster om planområdet Parkeringar Det finns möjlighet att parkera inom planområdets sydvästra delar. Planområdet angränsar i öster med ett stort parkeringsområde med många platser. Parkeringsområdet öster om planområdet 11

Antagandehandling 7 12 Parkeringsområdet Inom planområdet Gång- och cykelvägar Kollektivtrafik Området har en trottoar, dvs gångväg som sträcker sig längsmed östra gaveln och den södra långsidan. Cykeltrafiken måste blanda sig med övriga trafik. Området är anslutet till kollektivtrafiken. Teknisk försörjning Vatten och avlopp Värme El och tele Bredband Kommunalt ledningsnät för vatten och avlopp finns utbyggt till planområdet. Planområdet är anslutet till fjärrvärmenätet. Ledningsnät för elkraft och tele finns utbyggt. Planområdet är anslutet till bredbandsnätet. Miljöpåverkan Ett genomförande av detaljplaneförslaget bedöms förenligt med en från allmän synpunkt lämplig hushållning med mark, vatten och andra naturresurser enligt bestämmelserna i 3, 4 och 5 kap. miljöbalken (MB). En behovsbedömning är gjord enligt checklista. Planens genomförande anses inte innebära någon betydande påverkan på miljön, hälsan eller hushållningen med mark, vatten eller andra resurser. Således kommer ingen miljökonsekvensbeskrivning (MKB) enl. 6 kap. 11 MB att upprättas. Denna bedömning grundas på att några negativa konsekvenser av planförslaget på miljön inte kunnat påträffas. Detaljplanen leder inte till någon påverkan av naturen. Planens syfte är att bevara Katrineholms kulturella bebyggelse. Genomförande av planen inte innebär några stora konsekvenser för miljön. Kommunens ställningstagande är att planens genomförande inte väntas innebära betydande miljöpåverkan. 12

Antagandehandling 8 PLANFÖRSLAGET Bebyggelsen i planområdet 13 Detaljplanen skapar förutsättningar för bevarandet av den äldre bebyggelsen samt bebyggelsestrukturen inom planområdet genom införandet av k 1 och q 1 bestämmelse. I kvarteret sker en planändring från industri (J) till centrumändamål (C). Byggnaden med tre våningar kommer även fortsättningsvis ha bestämmelsen kontor (K). För möjliggörande av parkering i kvarteret sker införande av bestämmelsen parkering. Området består av två byggnader, en kontorsbyggnad och en fd industribyggnad. Byggnaderna har värdefull arkitektur som ska bevaras. Kontorsbyggnaden i området får bestämmelsen q 1. Särskild hänsyn krävs vid exteriöra förändringar beträffande byggnaden fasadsikt, fönster, dörrar, övriga fasaddetaljer, takmaterial samt färgsättning. Byggnaden får inte rivas eller förvanskas. Kontorsbyggnaden sydost Kontorsbyggnaden sydväst Den fd industribyggnaden (J) får bestämmelsen C. Fönstrens placering och 13

Antagandehandling 9 14 utseende längsmed byggnadens långsida vid Köpmangatan ska bevaras. Även andra ändringar skall utföras varsamt så att byggnadens karaktärsdrag beaktas och dess värden tas tillvara. Fd industribyggnaden långsida mot Köpmangatan Fd industribyggnaden Fd industribyggnadens värdefulla utseende på fönster och tak längsmed långsidan mot Köpmangatan Risk och säkerhet Med anledning av fastighets läge nära järnvägen finns en bestämmelse om att entréer ska lokaliseras mot söder. Ventilationsintagen får inte placeras på norra fasaden. 14

Antagandehandling 10 15 GENOMFÖRANDE Organisatoriska frågor Planförfarande Planen avses att handläggas enligt reglerna för enkelt planförfarande. Tidplan Genomförandetid Fastighetsrättsliga frågor Ekonomiska frågor Tidplan för genomförandet av detaljplanen bedöms vara: Samråd mars 2012 Granskning september 2013 Antagande december 2013 Laga kraft december 2013 Detaljplanens genomförandetid är 5 år efter det att planen vunnit laga kraft. Kommunen ser till att fastigheterna erhåller nödvändiga ledningar såsom. Vatten och avlopp hanteras av Katrineholms Vatten och Avfall AB. El av Utsikt Katrineholm Elnät AB. Därtill finns flera möjliga operatörer på tele-/ bredbandsområdet. Fastighetsägare bekostar samtliga bygg- och anläggningsåtgärder inom kvartersmark och erlägger anslutningsavgifter för vatten och avlopp samt elektricitet Plankostnad Tas ut i samband med bygglov. Katrineholm den 27 augusti 2013. Erik Bjelmrot Planarkitekt Marie Malmström Planarkitekt 15

16 16

17 17

18 18

19 Dnr KS/2013:562-759 Handläggare: Karin Rytter Hyresgaranti vid försörjningsstöd Ordförandens förslag till beslut Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att införa systemet med kommunal hyresgaranti samt att anta rutiner för kommunal hyresgaranti. Systemet ska gälla från och med den 1 januari 2014. 2. Kommunfullmäktige uppdrar till socialnämnden, att i samband med införandet av systemet med kommunal hyresgaranti, gå igenom befintliga sociala kontrakt och använda hyresgarantin för att omvandla dem som går till förstahandskontrakt. Detta omfattar samtliga fastighetsägare där sociala kontrakt finns. 3. Kommunfullmäktige uppmanar socialnämnden att i samverkan med vård- och omsorgsnämnden revidera Rutinerna bostadssamordnare gällande sociala kontrakt och Rutiner uppföljningar sociala kontrakt, till följd av systemet med kommunal hyresgaranti och rutiner för kommunal hyresgaranti. 4. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att ansvara för att teckna avtal med hyresvärdar om kommunal hyresgaranti. Kommunstyrelsens beslut Under förutsättning av kommunfullmäktiges godkännande uppdrar kommunstyrelsen till kommunchefen att teckna avtal med hyresvärdar om kommunal hyresgaranti. Ärendebeskrivning Inom ramen för socialtjänstlagen ansvarar socialnämnden i Katrineholms kommun för att hantera människors bostadsproblem. Under flera år har det funnits sociala kontrakt i Katrinholms kommun och liksom i många andra kommuner har antalet sociala kontrakt ökat under flera år i kommunen. För att utveckla arbetet med bostadssociala frågor har kommunledningsförvaltningen utarbetat ett förslag till system med kommunal hyresgaranti och riktlinjer för hanteringen av kommunal hyresgaranti. Syftet med en kommunal hyresgaranti är att ge stöd till hushåll som har ekonomisk förmåga att klara kostnaderna för ett eget boende, men som trots detta har svårighet att etablera sig på bostadsmarknaden och att få en hyresrätt med besittningsskydd. Kommunal hyresgaranti omfattar medborgare skrivna i Katrineholms kommun. Fastighetsägare i Katrineholms kommun har möjlighet att ansöka om kommunal hyresgaranti. Kommunal hyresgaranti är ett borgensåtagande från kommunens sida som omfattar fastighetsägarens hyresgästs skyldighet att betala hyran. Hyresgarantin innebär inte att hyresgästen kan underlåta att betala hyra. Om hyresgarantin måste utnyttjas har kommunen rätt att kräva tillbaka skulden från hyresgästen. Med andra ord kvarstår den enskilde hyresgästens betalningsansvar. 19

20 Förutsättningen för att kommunen ska lämna hyresgaranti är den enskilde annars vägras förhyrning på grund av att försörjningsstöd inte godtagits som inkomst och att den enskilde i och med borgensman får en bostad med besittningsrätt. Den bostadssökande måste således själv ha blivit erbjuden en lägenhet av en hyresvärd, men att hyresvärden kräver en borgensman. Villkoren för att kommunen ska lämna hyresgaranti är bland annat att den bostadssökande har försörjningsstöd genom Katrineholms kommun och har därigenom ekonomi samt en stabil inkomst för att klara av att betala hyra. Socialnämnden ansvarar för kommunal hyresgaranti och eventuella sociala kontrakt. Riktlinjerna innebär att kommunens borgensåtagande omfattar högst hyran under fem månader och under en tid av ett år från det åtagandet börjar gälla. Den enskilde kan beviljas max tre hyresgarantier under sin livstid. Katrineholms kommun har i dag 85 stycken sociala kontrakt. Ytterligare sex beslut kommer snart att verkställas. Personalkostnaderna kring de sociala kontrakten är cirka 1,5 miljoner kronor per år. Kostnader för förstörelser utgör cirka en miljon kronor per år. Krav och fodringar på obetalda hyror för åren 2012-2013 ligger på cirka 700 000 kronor. Förslag till beslut Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att införa systemet med kommunal hyresgaranti samt att anta rutiner för kommunal hyresgaranti. Systemet ska gälla från och med den 1 januari 2014. Kommunfullmäktige uppdrar till socialnämnden, att i samband med införandet av systemet med kommunal hyresgaranti, gå igenom befintliga sociala kontrakt och använda hyresgarantin för att omvandla dem som går till förstahandskontrakt. Detta omfattar samtliga fastighetsägare där sociala kontrakt finns. Kommunfullmäktige uppmanar socialnämnden att i samverkan med vård- och omsorgsnämnden revidera Rutinerna bostadssamordnare gällande sociala kontrakt och Rutiner uppföljningar sociala kontrakt, till följd av systemet med kommunal hyresgaranti och rutiner för kommunal hyresgaranti. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att ansvara för att teckna avtal med hyresvärdar om kommunal hyresgaranti. Kommunstyrelsens beslut Under förutsättning av kommunfullmäktiges godkännande uppdrar kommunstyrelsen till kommunchefen att teckna avtal med hyresvärdar om kommunal hyresgaranti. 20

21 Ärendets handlingar Tjänsteskrivelse KLF ledning, 2013-11-20 Rutiner vid Kommunal hyresgaranti, 2013-11-17 Rutiner för bostadssamordnare gällande sociala kontrakt daterat 2012-03-27 (Handlingar kompletteras senare) Rutiner uppföljningar sociala kontrakt daterat 2012-03-27 (Handlingar kompletteras senare) 21

22 1 (2) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNING 2013-11-20 KS/2013:562-759 KLF ledning Vår handläggare Jenny Bolander Förvaltningschef Ert datum Kommunstyrelsen Er beteckning Hyresgaranti vid försörjningsstöd Ärendebeskrivning Inom ramen för socialtjänstlagen ansvarar socialnämnden i Katrineholms kommun för att hantera människors bostadsproblem. Under flera år har det funnits sociala kontrakt i Katrinholms kommun och liksom i många andra kommuner har antalet sociala kontrakt ökat under flera år i kommunen. För att utveckla arbetet med bostadssociala frågor har kommunledningsförvaltningen utarbetat ett förslag till system med kommunal hyresgaranti och riktlinjer för hanteringen av kommunal hyresgaranti. Syftet med en kommunal hyresgaranti är att ge stöd till hushåll som har ekonomisk förmåga att klara kostnaderna för ett eget boende, men som trots detta har svårighet att etablera sig på bostadsmarknaden och att få en hyresrätt med besittningsskydd. Kommunal hyresgaranti omfattar medborgare skrivna i Katrineholms kommun. Fastighetsägare i Katrineholms kommun har möjlighet att ansöka om kommunal hyresgaranti. Kommunal hyresgaranti är ett borgensåtagande från kommunens sida som omfattar fastighetsägarens hyresgästs skyldighet att betala hyran. Hyresgarantin innebär inte att hyresgästen kan underlåta att betala hyra. Om hyresgarantin måste utnyttjas har kommunen rätt att kräva tillbaka skulden från hyresgästen. Med andra ord kvarstår den enskilde hyresgästens betalningsansvar. Förutsättningen för att kommunen ska lämna hyresgaranti är den enskilde annars vägras förhyrning på grund av att försörjningsstöd inte godtagits som inkomst och att den enskilde i och med borgensman får en bostad med besittningsrätt. Den bostadssökande måste således själv ha blivit erbjuden en lägenhet av en hyresvärd, men att hyresvärden kräver en borgensman. Villkoren för att kommunen ska lämna hyresgaranti är bland annat att den bostadssökande har försörjningsstöd genom Katrineholms kommun och har därigenom ekonomi samt en stabil inkomst för att klara av att betala hyra. Socialnämnden ansvarar för kommunal hyresgaranti och eventuella sociala kontrakt. Riktlinjerna innebär att kommunens borgensåtagande omfattar högst hyran under fem månader och under en tid av ett år från det åtagandet börjar gälla. Den enskilde kan beviljas max tre hyresgarantier under sin livstid. Katrineholms kommun har i dag 85 stycken sociala kontrakt. Ytterligare sex beslut kommer snart att verkställas. Personalkostnaderna kring de sociala kontrakten är cirka 1,5 miljoner kronor per år. Kostnader för förstörelser utgör cirka en miljon kronor per KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Djulögatan 41 Org.nummer 212000-0340 Djulögatan 41 Telefon: 0150-570 58 Katrineholm www.katrineholm.se E-post: jenny.bolander@katrineholm.se 22

23 2 (2) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNING 2013-11-20 KS/2013:562-759 KLF ledning år. Krav och fodringar på obetalda hyror för åren 2012-2013 ligger på cirka 700 000 kronor. Ärendets beredning Ärendet har beretts i samverkan med Katrineholms Fastighets AB och socialförvaltningen. Förslag till beslut Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att införa systemet med kommunal hyresgaranti samt att anta rutiner för kommunal hyresgaranti. Systemet ska gälla från och med den 1 januari 2014. Kommunfullmäktige uppdrar till socialnämnden, att i samband med införandet av systemet med kommunal hyresgaranti, gå igenom befintliga sociala kontrakt och använda hyresgarantin för att omvandla dem som går till förstahandskontrakt. Detta omfattar samtliga fastighetsägare där sociala kontrakt finns. Kommunfullmäktige uppmanar socialnämnden att i samverkan med vård- och omsorgsnämnden revidera Rutinerna bostadssamordnare gällande sociala kontrakt och Rutiner uppföljningar sociala kontrakt, till följd av systemet med kommunal hyresgaranti och rutiner för kommunal hyresgaranti. ommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att ansvara för att teckna avtal med hyresvärdar om kommunal hyresgaranti. Kommunstyrelsens beslut Under förutsättning av kommunfullmäktiges godkännande uppdrar kommunstyrelsen till kommunchefen att teckna avtal med hyresvärdar om kommunal hyresgaranti. Ärendets handlingar Rutiner vid Kommunal hyresgaranti, 2013-11-17 Rutiner för bostadssamordnare gällande sociala kontrakt daterat 2012-03-27 Rutiner uppföljningar sociala kontrakt daterat 2012-03-27 Jenny Bolander Förvaltningschef KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Djulögatan 41 Org.nummer 212000-0340 Djulögatan 41 Telefon: 0150-570 58 Katrineholm www.katrineholm.se E-post: jenny.bolander@katrineholm.se 23

24 1 (4) Datum KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNING 2013-11-17 KLF ledning Vår beteckning Vår handläggare Jenny Bolander Förvaltningschef Ert datum Er beteckning Rutiner vid kommunal hyresgaranti Bakgrund Inom ramen för socialtjänstlagen ansvarar socialnämnden i Katrineholms kommun för att hantera människors bostadsproblem. Under flera år har det funnits sociala kontrakt i Katrinholm kommun och liksom i många andra kommuner har antalet sociala kontrakt ökat under flera år i kommunen. För utveckla arbetet med bostadssociala frågor har kommunledningsförvaltningen utarbetat ett förslag till system med kommunal hyresgaranti och riktlinjer för hanteringen av kommunal hyresgaranti. Syftet med en kommunal hyresgaranti är att ge stöd till hushåll som har ekonomisk förmåga att klara kostnaderna för ett eget boende men som trots detta har svårighet att etablera sig på bostadsmarknaden och att få en hyresrätt med besittningsskydd. Kommunal hyresgaranti är ett borgensåtagande från kommunens sida som omfattar fastighetsägares hyresgästs skyldighet att betala hyran. Hyresgarantin innebär inte att hyresgästen kan underlåta att betala hyra. Om hyresgarantin måste utnyttjas har kommunen rätt att kräva tillbaka skulden från hyresgästen. Med andra ord kvarstår den enskilde hyresgästens betalningsansvar. Kommunen tecknar enkel borgen innebärandes att kommunen blir betalningsskyldig först sedan fastighetsägare uttömt alla möjligheter att driva in skulden. Villkoren för att kommunen ska lämna hyresgaranti är bl.a. att den enskilde annars vägras förhyrning på grund av att försörjningsstöd inte godtagits som inkomst, att den enskilde får en bostad med besittningsrätt och att den enskilde ska kunna betala hyran. Verksamheten ska förvaltas av socialnämnden. Riktlinjerna innebär att kommunens borgensåtagande omfattar högst hyran under fem månader och under en tid av ett år från det åtagandet börjar gälla. Den enskilde kan beviljas max tre hyresgarantier under sin livstid. Rutiner vid kommunal hyresgaranti Kommunal hyresgaranti omfattar medborgare skrivna i Katrineholms kommun. Fastighetsägare i Katrineholms kommun har möjlighet att ansöka om kommunal hyresgaranti. En kommunal hyresgaranti är ett borgensåtagande från kommunen att betala en hyresgästs hyra. Syftet med en kommunal hyresgaranti är att ge stöd till hushåll som har ekonomisk förmåga att klara kostnaderna för ett eget boende men som trots detta har svårighet att etablera sig på bostadsmarknaden och att få en hyresrätt med besittningsskydd. H:\Kommunchef\Uppdrag 2013 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Djulögatan 41 Org.nummer 212000-0340 Djulögatan 41 Telefon: 0150-570 58 Katrineholm www.katrineholm.se E-post: jenny.bolander@katrineholm.se 24

25 2 (4) Datum KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNING 2013-11-17 KLF ledning Vår beteckning Villkor Villkoren för att kommunen ska lämna hyresgaranti är bl.a. att den bostadssökande har försörjningsstöd genom Katrineholms kommun och har därigenom ekonomi samt inkomst för att klara av att betala hyra. Hyresgarantin är dock en extra säkerhet för hyresvärden och kan därför bidra till att den enskilde som söker bostad får ett eget hyreskontrakt på en bostad. Ansökan ska göras i samarbete med hyresvärden. Den bostadssökande söker lägenhet enligt de villkor som gäller för övriga bostadssökande. Bostadssökande måste bevaka utbudet av lägenheter, göra intresseanmälningar och registrerar sig i eventuella marknadssystem. Kommunen ordnar således inte med bostaden. Krav för beviljande Vid ansökan gör hyresvärden en utvärdering av den bostadssökande som fått erbjudandet och som tackat ja till en specifik lägenhet. Värdegrunden är lika oavsett vem vilka som ska utvärderas. Vid de tillfällen då en bostadssökande kvalificerat sig till ett hyreskontrakt och har försörjningsstöd som del av eller enda inkomstkälla ska följande göras: Hyresvärdens fyller i en blankett Förfrågan om hyresgaranti och skickar den till utsedd utredare på Katrineholm kommun. Hyresvärdens säkerställer att den bostadssökande ger sitt medgivande till att förfrågan görs. Tjänsteman vid Katrineholm kommun återkommer med en respons inom 1-2 arbetsdagar där det framgår om hyresgarantin är beviljad eller inte. Om hyresgarantin beviljas erbjuder hyresvärdens den bostadssökande bostadskontrakt. Den bostadssökande måste således själv ha blivit erbjuden en lägenhet av en hyresvärd, men att hyresvärden kräver en borgensman. Vid Förfrågan om hyresgaranti gör Katrineholms kommun via socialförvaltningen en bedömning för att se om den bostadssökande har ekonomiska förutsättningar att klara av att betala för bostaden. Kommunen tittar på den bostadssökandes totala ekonomi och eventuella skulder samt betalningsanmärkningar. Bostadssökande som söker om kommunal hyresgaranti får inte ha förfallna hyresskulder. I behovsprövningen kontrolleras även att den bostadssökande inte har ett eget boende idag samt att den bostadssökande inte skulle få tillgång till ett eget boende utan en kommunal hyresgaranti. Hyra och hemförsäkring 1. Kvitto på senast betald hyra ska redovisas i samband med utbetalning/ansökan om försörjningsstöd. 2. Hyresgästen ska ha hemförsäkring tecknad av hyresgästen. Kvitto redovisas i samband med utbetalning/ansökan om försörjningsstöd. H:\Kommunchef\Uppdrag 2013 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Djulögatan 41 Org.nummer 212000-0340 Djulögatan 41 Telefon: 0150-570 58 Katrineholm www.katrineholm.se E-post: jenny.bolander@katrineholm.se 25

26 3 (4) Datum KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNING 2013-11-17 KLF ledning Vår beteckning Hyresgarantins omfattning Hyresgarantin omfattar hyran under fem månader och gäller under ett år från och med kontraktsdag. Den enskilde kan beviljas max tre hyresgarantier under sin livstid. Hyresgarantin innebär inte att hyresgästen kan underlåta att betala hyra. Om hyresgarantin måste utnyttjas har kommunen rätt att kräva tillbaka skulden från hyresgästen. Med andra ord kvarstår den enskilde hyresgästens betalningsansvar. Garantin omfattar kostnader även för de fall där individuell debitering tillämpas, exempelvis för uppvärmning och vatten. I övrigt gäller samma regler vid störningar, sen eller utebliven hyresinbetalning som för övriga hyresgäster. Ansökan I ansökan ska en skriftlig förklaring från hyresvärden bifogas om att den sökande inte får hyra bostaden om inte hyresgaranti ges. Inkomst, tillgångar och skulder skall styrkas med skriftligt underlag vilket ska bifogas ansökan. Lämpligt underlag för bedömning är kreditupplysning, lönespecifikationer, kontoutdrag mm. För fastighetsägaren/hyresvärden Utgångspunkten är de som bostadssökande många gånger klarar av hyresbetalningarna utan några problem men ändå uppfyller den bostadssökande inte riktigt de krav som hyresvärdar ställer på till exempel stabil inkomst. Genom en kommunal hyresgaranti kan hyresvärdar få en extra säkerhet och därigenom möjlighet att erbjuda lägenheter till en större kundkrets. En kommunal hyresgaranti är i första hand ett stöd till den bostadssökande. Om det finns en potentiell hyresgäst där hyresvärden ser ett behov av en hyresgaranti bör hyresvärden meddela den potentiella hyresgästen detta och den personen i sin tur godkänner ansökan om hyresgaranti hos kommunen. Avhysning Katrineholms kommun ersätter hyresvärden för kostnader i samband med avhysning som till exempel kostnader för tingsrätt och delgivningsmän. Information Hyresvärden ska verka för att Katrineholms kommun ska få tidiga signaler vid störningar eller hyresskulder. Målet med detta är att kommunen i samråd med hyresvärden ska bedriva ett strukturerat arbete för ett hållbart boende. Vid eventuell misskötsel ska kommunen skyndsamt vidta åtgärder för att ge hushållet stöd. Vid upprepad misskötsel tillämpas hyresvärdens ordinarie riktlinjer och rutiner. Hyresgarantins omfattning Hyresgarantin omfattar hyran under fem månader och gäller under ett år från och med kontraktsdag. Därefter upphör Katrineholms kommuns åtagande. H:\Kommunchef\Uppdrag 2013 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Djulögatan 41 Org.nummer 212000-0340 Djulögatan 41 Telefon: 0150-570 58 Katrineholm www.katrineholm.se E-post: jenny.bolander@katrineholm.se 26

27 4 (4) Datum KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNING 2013-11-17 KLF ledning Vår beteckning Övergång från sociala kontrakt till hyresgaranti I samband med införandet av systemet med kommunal hyresgaranti ska socialförvaltningen gå igenom befintliga sociala kontrakt och använda hyresgarantin för att omvandla dem som går till förstahandskontrakt. Sociala kontrakt kan i undantagsfall kvarstå vid provboende, tidigare vräkning eller utslussning från institution. Detta är dock undantagsfall och bedömningen görs av socialförvaltningen. Jenny Bolander Förvaltningschef H:\Kommunchef\Uppdrag 2013 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Djulögatan 41 Org.nummer 212000-0340 Djulögatan 41 Telefon: 0150-570 58 Katrineholm www.katrineholm.se E-post: jenny.bolander@katrineholm.se 27

28 Dnr KS/2013:494-009 Handläggare: Karin Rytter Revidering av ägardirektiv och bolagsordning för KFAB Ordförandens förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna förslagen till reviderat ägardirektiv och bolagsordning enligt bilaga 1-2. 2. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att komplettera Katrineholms kommuns författningssamling (KFS nr 1.02), Reglemente för kommunstyrelsen, i enlighet med kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse. Föreslagen text ska följa efter dagens text i 4. Ärendebeskrivning I samband med beslut om bildande av samhällsbyggnadsförvaltningen, tog kommunfullmäktige beslut om framtagande av företagspolicy. Efter detta har en ny lagstiftning rörande kommunala bolag införts. Lagstiftningen berör nya regler i kommunallagen, lag om offentlig upphandling och lag om vissa kommunala befogenheter m fl och innebär förändringar i ägardirektiv, bolagsordningar samt kommunstyrelsens reglemente. I ett första ärende införs de nya reglerna i Katrineholms Fastighets AB (KFAB). Kommunledningsförvaltningens bedömning Företagspolicy Kommunledningsförvaltningen påbörjade arbetet med att ta fram en företagspolicy, men konstaterade att antalet bolag där kommunen har ett majoritetsägande är få och har olika inriktningar. De majoritetsägda bolag som skulle påverkas av en företagspolicy är Katrineholm Vatten och Avfall AB (KVAAB), Katrineholms Tekniska College AB (KTC) samt KFAB. Med anledning av en pågående översyn av samarbetet i SVAAB kommer ägardirektiv och bolagsordningar rörande KVAAB och SVAAB att hanteras senare, då ägardirektiven kan behöva ytterligare förändringar. I detta arbete undantas även KTC. Förändringar av KTC får behandlas separat med minoritetsägaren för att hitta former som kan godkännas av båda ägarna. Med hänsyn till ovanstående och till det faktum att en företagspolicy endast skulle beröra ett fåtal bolag, har förvaltningen valt att inte föreslå en ny företagspolicy utan endast ändra på strukturen i ägardirektiv och bolagsordning. Till skillnad mot tidigare föreslås rubriker ställas upp i samma ordning. Som ovan nämnts innebär den nya lagstiftningen förändringar avseende ägardirektiv och bolagsordningar för de angivna bolagen samt revidering av kommunstyrelsens reglemente. 28

29 Förändringarna i ägardirektiv och bolagsordningar avser i huvudsak följande områden: - Tillägg med anledning av möjligheter att sälja varor och tjänster till, respektive köpa från, kommunala bolag utan att upphandla - Krav på att det kommunala ändamålet med bolaget framgår av bolagsordningen - De kommunala principerna som utgör ram för verksamheten ska anges i bolagsordningen - Sociala krav i upphandlingar samt erbjudande om feriearbeten - Kommunfullmäktiges sedan tidigare gällande möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas ska framgå av bolagsordningen - Förstärkt uppsiktsplikt för kommunstyrelsen över de kommunala bolagen genom årliga beslut - Särskilt uppdrag till lekmannarevisorer att göra kontroller på grund av kommunstyrelsens förstärkta uppsiktsplikt Förslagen framgår av bilagorna 1 (Katrineholms kommuns författningssamling, KFS nr 5.07, Ägardirektiv för Katrineholms Fastighets AB) och 2 (Katrineholms kommuns författningssamling, KFS nr 5.01, Bolagsordning för Katrineholms Fastighets AB). Kommunstyrelsens reglemente Revideringen av kommunstyrelsens reglemente är i huvudsak föranlett av kommunstyrelsens förstärkta uppsiktsplikt och förslagen till förändring är föranledda för att kommunstyrelsen ska kunna utföra sitt uppdrag. Förslag till tillägg framgår av bilaga 3 (Cirkulärexempel SKL), vilket är SKL:s exempel på nödvändiga tillägg. Förslaget ska kompletteras med när beslut senast ska fattas om verksamheten varit förenlig med det kommunala ändamålet med mera. Detta datum bör anges till senast den 30 juni. Förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna förslagen till reviderat ägardirektiv och bolagsordning enligt bilaga 1-2. Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att komplettera författningssamlingen 1-02 Reglemente för kommunstyrelsen genom att godkänna föreslagen skrivning i bilaga 3. Föreslagen text ska följa efter dagens text i 4. Ärendets handlingar Tjänsteutlåtande kommunledningsförvaltningen, 2013-11-18 Katrineholms kommuns författningssamling (KFS nr 5.07), Ägardirektiv för Katrineholms Fastighets AB (Bilaga 1) Katrineholms kommuns författningssamling (KFS nr 5.01), Bolagsordning för Katrineholms Fastighets AB (Bilaga 2) Cirkulärexempel SKL (Bilaga 3) 29

30 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (3) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-18 KS/2013:494-009 Staben Vår handläggare Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsen Revidering av ägardirektiv och bolagsordning för KFAB Ärendebeskrivning I samband med beslut om bildande av samhällsbyggnadsförvaltningen, tog kommunfullmäktige beslut om framtagande av företagspolicy. Efter detta har en ny lagstiftning rörande kommunala bolag införts. Lagstiftningen berör nya regler i kommunallagen, lag om offentlig upphandling och lag om vissa kommunala befogenheter m fl och innebär förändringar i ägardirektiv, bolagsordningar samt kommunstyrelsens reglemente. I ett första ärende införs de nya reglerna i Katrineholms Fastighets AB (KFAB). Ärendets beredning Uppdraget har hanterats löpande genom att tjänstemän i KFAB har fått ta del av förslagen och kunnat påverka och utveckla förslagen till ägardirektiv och bolagsordning. Frågan har även diskuterats vid ägarmöten med företrädare för bolaget. Förslagen till ändringar bygger i huvudsak på de skrivningar och mallar som tagits fram av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) under året (se bilaga 3, Cirkulärexempel SKL). Kommunledningsförvaltningens bedömning Företagspolicy Kommunledningsförvaltningen påbörjade arbetet med att ta fram en företagspolicy, men konstaterade att antalet bolag där kommunen har ett majoritetsägande är få och har olika inriktningar. De majoritetsägda bolag som skulle påverkas av en företagspolicy är Katrineholm Vatten och Avfall AB (KVAAB), Katrineholms Tekniska College AB (KTC) samt KFAB. Med anledning av en pågående översyn av samarbetet i SVAAB kommer ägardirektiv och bolagsordningar rörande KVAAB och SVAAB att hanteras senare, då ägardirektiven kan behöva ytterligare förändringar. I detta arbete undantas även KTC. Förändringar av KTC får behandlas separat med minoritetsägaren för att hitta former som kan godkännas av båda ägarna. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0150-572 01 641 80 Katrineholm Telefax: www.katrineholm.se E-post: staffan.kallstrom@katrineholm.se 30

31 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (3) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-18 KS/2013:494-009 Staben Med hänsyn till ovanstående och till det faktum att en företagspolicy endast skulle beröra ett fåtal bolag, har förvaltningen valt att inte föreslå en ny företagspolicy utan endast ändra på strukturen i ägardirektiv och bolagsordning. Till skillnad mot tidigare föreslås rubriker ställas upp i samma ordning. Som ovan nämnts innebär den nya lagstiftningen förändringar avseende ägardirektiv och bolagsordningar för de angivna bolagen samt revidering av kommunstyrelsens reglemente. Förändringarna i ägardirektiv och bolagsordningar avser i huvudsak följande områden: - Tillägg med anledning av möjligheter att sälja varor och tjänster till, respektive köpa från, kommunala bolag utan att upphandla - Krav på att det kommunala ändamålet med bolaget framgår av bolagsordningen - De kommunala principerna som utgör ram för verksamheten ska anges i bolagsordningen - Sociala krav i upphandlingar samt erbjudande om feriearbeten - Kommunfullmäktiges sedan tidigare gällande möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas ska framgå av bolagsordningen - Förstärkt uppsiktsplikt för kommunstyrelsen över de kommunala bolagen genom årliga beslut - Särskilt uppdrag till lekmannarevisorer att göra kontroller på grund av kommunstyrelsens förstärkta uppsiktsplikt Förslagen framgår av bilagorna 1 (Katrineholms kommuns författningssamling, KFS nr 5.07, Ägardirektiv för Katrineholms Fastighets AB) och 2 (Katrineholms kommuns författningssamling, KFS nr 5.01, Bolagsordning för Katrineholms Fastighets AB). Kommunstyrelsens reglemente Revideringen av kommunstyrelsens reglemente är i huvudsak föranlett av kommunstyrelsens förstärkta uppsiktsplikt och förslagen till förändring är föranledda för att kommunstyrelsen ska kunna utföra sitt uppdrag. Förslag till tillägg framgår av bilaga 3 (Cirkulärexempel SKL), vilket är SKL:s exempel på nödvändiga tillägg. Förslaget ska kompletteras med när beslut senast ska fattas om verksamheten varit förenlig med det kommunala ändamålet med mera. Detta datum bör anges till senast den 30 juni. Förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna förslagen till reviderat ägardirektiv och bolagsordning enligt bilaga 1-2. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0150-572 01 641 80 Katrineholm Telefax: www.katrineholm.se E-post: staffan.kallstrom@katrineholm.se 31

32 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3 (3) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-18 KS/2013:494-009 Staben Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att komplettera författningssamlingen 1-02 Reglemente för kommunstyrelsen genom att godkänna föreslagen skrivning i bilaga 3. Föreslagen text ska följa efter dagens text i 4. Staffan Källström Kommunjurist KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0150-572 01 641 80 Katrineholm Telefax: www.katrineholm.se E-post: staffan.kallstrom@katrineholm.se 32

33 Styrdokument Ägardirektiv för Katrineholms Fastighets AB Katrineholms kommuns författningssamling (KFS nr 5.07) Senast reviderad av kommunfullmäktige 2011-11-21, 309 33

34 5.07 ÄGARDIREKTIV FÖR KATRINEHOLMS FASTIGHETS AB Styrdokument - Författningssamling Datum 2011-11-21 2 (8) Beslutshistorik Ägardirektiv för verksamheten i Katrineholms Fastighets AB nedan kallat bolaget, antagna av kommunfullmäktige i Katrineholms kommun 1995-09-25, 237 Ändring av kommunfullmäktige 1997-06-16 89 (p. 7, 9, 10 och 14) 1999-04-19 20 138 (p. 4 Affärsidé) 2002-11-18 23 2007-05-21 151 2011-11-21, 309 34

35 5.07 ÄGARDIREKTIV FÖR KATRINEHOLMS FASTIGHETS AB Styrdokument - Författningssamling Datum 2011-11-21 3 (8) Ägardirektiv för Katrineholms Fastighets AB Bolaget som organ för kommunal verksamhet 1 Bolaget ska självt eller genom dotterbolag ansvara för genomförandet av vad som stadgas i detta ägardirektiv. Kommunens förhållande till dotterbolag framgår av kommunallagen. Bolagets förhållande till dotterbolag ska regleras genom ägardirektiv mellan bolaget och dotterbolag. Bolaget är organ för kommunens verksamhet och således underordnat Katrineholms kommun. Bolaget står i sin verksamhet under kommunstyrelsens uppsikt och har att följa av kommunfullmäktige utfärdade direktiv. Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa utfärdade direktiv om de inte står i strid mot tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. Förutom genom lag och författning kan bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen regleras genom a) gällande ägardirektiv; b) gällande bolagsordning; c) av kommunfullmäktige och av kommunstyrelse enligt ovan särskilda direktiv; d) förekommande avtal mellan kommunen och bolaget. Kommunens insyn och ledningsfunktion 2 Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen och kommunstyrelsen utövar genom en löpande dialog kommunens ledningsfunktion över bolaget i de avseenden som anges i kommunstyrelsens reglemente. Kommunstyrelsen skall ges den information och tillställas de handlingar som den begär. Kommunstyrelsens granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar inte handling eller förhållande för vilket sekretess gäller enligt lag. Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 35

36 5.07 ÄGARDIREKTIV FÖR KATRINEHOLMS FASTIGHETS AB Styrdokument - Författningssamling Datum 2011-11-21 4 (8) Ändamålet med bolagets verksamhet 3 Föremålet för bolagets verksamhet anges i bolagsordningen för bolaget. Bolaget får inte bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen eller den kommunala kompetensen. Hyresrätter Bolaget skall i enlighet med lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag bedriva verksamheten med hyresrättsfastigheter utifrån affärsmässiga principer. Det långsiktiga direktavkastningskravet på verksamhetens fastighetskapital skall vara 6,5 %, utifrån en normaliserad underhållsnivå på 110 kr/m2 samt att verksamhetens soliditet skall långsiktigt vara 20 %. Ett delmål är att verksamhetens soliditet inom 5 år når 12 %. Utdelning till Katrineholms kommun regleras årligen. Bolaget ska självt eller genom annan erbjuda ett boende av god normal standard i Katrineholms kommun. Bolaget ska eftersträva ett boendealternativ för olika skeden i livet. Bolaget ska även verka för att utveckla boendeinflytandet över bostäder och boendemiljö. Bolagets ska bereda socialt utsatta grupper boende. Hur detta ska ske regleras genom avtal. Lokaler för kommunal verksamhet Bolaget ska självt eller genom annan till lägsta möjliga totalkostnad tillhandahålla lokaler för kommunal verksamhet. Det kan vara lokaler för förtroendevalda och kommunanställda, eller kommunalt närstående verksamheter d v s verksamheter som uppkommer genom eller stöds av politiska beslut. Syftet med att tillhandahålla lokaler i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till nytta för den kommunala verksamheten. Bolaget ska därför avväga om bolagets nyttoeffekter överstiger nackdelar för den kommunala organisationen i sin helhet. Kommunen och bolaget ska i samråd söka lösningar som tillgodoser både bolagets och kommunens intressen. Bolaget ska även förvalta de fastigheter som kommunen äger och där kommunen inte har överlåtit förvaltningen till annan. Lokaler för närings- och föreningsverksamhet Bolaget ska, utifrån affärsmässiga principer, självt eller genom annan erbjuda närings- och föreningslivet lokaler. Bolaget eller dess dotterbolag är väsentliga aktörer när sysselsättningsskapande verksamheter ska etableras, utvecklas eller på annat sätt förändras. 36

37 5.07 ÄGARDIREKTIV FÖR KATRINEHOLMS FASTIGHETS AB Styrdokument - Författningssamling Datum 2011-11-21 5 (8) Det är bolagets och dess dotterbolags affärsidé att upplåta ändamålsenliga och flexibla lokaler på rimliga villkor så att goda idéer och verksamheter kan utvecklas inom kommunen. Ekonomisk redovisning Bolaget ska redovisa en delad ekonomi för verksamheten med 1. bostadsfastigheter 2. lokaler för kommunal verksamhet 3. de fastigheter som bolaget eventuellt förvaltar år kommunen. Principer för bolagets arbete 4 Ansvaret för bolagets organisation och förvaltning av bolagets angelägenheter åvilar enligt aktiebolagslagen bolagets styrelse. Styrelsen har att fortlöpande se över och anpassa organisationen så att den på bästa sätt ska stödja bolagets ändamål. Bolaget ska drivas under iakttagande av det kommunala ändamålet och de kommunalrättsliga principer som framgår av detta direktiv. Bolagets verksamhet skall vila på affärsmässig grund i enlighet med reglerna i lag om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag. Bolaget får inte bedriva spekulativ verksamhet för den del av verksamheten som avser de fastigheter som tillhandahålls för kommunala verksamheter och ska i övrigt följa kommunallagens lokaliseringsprincip. Bolaget ska sträva efter att ställa sociala krav i upphandlingar där dessa krav kan anses lämpliga. Bolaget ska även bereda ferieanställningar till ungdomar. Underställningsplikt 5 Kommunfullmäktiges yttrande ska inhämtas såvitt avser a) större investeringar eller avyttringar, normalt överstigande 500 basbelopp b) bildande och förvärv samt avyttring av hel- eller delägt dotterbolag c) planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet d) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt Budget och verksamhetsprogram 6 Bolaget ska årligen fastställa budget och affärsplan. Budget ska delges kommunen snarast efter fastställande. 37

38 5.07 ÄGARDIREKTIV FÖR KATRINEHOLMS FASTIGHETS AB Styrdokument - Författningssamling Datum 2011-11-21 6 (8) Budgetunderlag för verksamheten med lokaler för kommunal förvaltning och för verksamheten med de fastigheter som bolaget förvaltar åt kommunen ska dock delges kommunstyrelsen enligt de tider för beredning som anges i kommunstyrelsens antagna riktlinjer för planerings- och budgetprocess. Informationsskyldighet 7 Bolaget ska, för egen och för dotterbolags räkning, snarast efter upprättande och i förekommande fall fastställande delge kommunen följande handlingar: a) protokoll från ordinarie eller extra bolagsstämma b) protokoll från styrelsemöte c) årsredovisning och revisionsberättelse d) eventuella delårsrapporter Innehåller handling enligt ovan uppgift som inte får eller bör tillhandahållas allmänheten enligt lag eller myndighetsbeslut ska bolaget utesluta uppgiften. Av översänt material ska framgå att sådan åtgärd vidtagits. I övrigt skall information lämnas när kommunen så önskar eller bolagets styrelse eller VD finner det nödvändigt. Årsredovisning, koncernredovisningen och bolagsstämma 8 Bolagsstämmor (årsstämmor och extra bolagsstämmor) ska vara offentliga för allmänheten om inte stämman beslutar om annat. Samtliga ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige utgör ombud med närvaro- och yttranderätt vid stämman. Av ombuden utser fullmäktige ett ordinarie röstombud samt en ersättare. Före stämmans avslutning skall allmänheten ha rätt att ställa frågor. Vid stämman ska bolagets styrelseledamöter, verkställande direktör och revisorer närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. Bolaget ska årligen tillhandahålla kommunstyrelsen det underlag styrelsen begär för upprättande av den sammanställda redovisningen (koncernredovisningen) enligt den kommunala redovisningslagen. Tillhandahållandet ska ske vid tidpunkt som kommunstyrelsen bestämmer. 38

39 5.07 ÄGARDIREKTIV FÖR KATRINEHOLMS FASTIGHETS AB Styrdokument - Författningssamling Datum 2011-11-21 7 (8) Arkiv 9 Bolaget skall anta arkivbestämmelser för verksamheten. Bestämmelserna ska godkännas av kommunfullmäktige för att bli gällande. Ändringar i bestämmelserna gäller först efter godkännande av kommunfullmäktige. Styrelsens ansvar och ersättares inträde 10 Enligt aktiebolagslagen ansvarar styrelsen för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen i dotterbolaget ska bestå av samma personer som i bolaget såvida inte fullmäktige beslutar annat. Styrelsen ska utforma organisationen så att bolaget kan drivas effektivt och enligt syfte och direktiv. Ersättare i bolagets styrelse skall alltid kallas till styrelsesammanträde. Ersättare har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträdena även om han inte är ledamot. Närvarande ersättare har motsvarande tystnadsplikt som gäller för ledamot även om han inte ersätter ledamot. Styrelsens arbetsordning och instruktion till verkställande direktör 11 Styrelsen ska utarbeta och anta en skriftlig arbetsordning för sitt eget arbete. Styrelsen ska även meddela skriftliga riktlinjer och anvisningar (instruktion) för den verkställande direktörens (VD) arbete med den löpande förvaltningen. Instruktionen ska vara skriftlig och uppdateras löpande vid behov. Instruktionen ska klargöra vilka uppgifter som faller under styrelsens mandat och vilka uppgifter som faller under VD: s mandat. Instruktionen ska klargöra vilka beslut VD ska anmäla till styrelsen. Anmälda beslut ska redovisas i styrelseprotokoll. Inrättar styrelsen annat organ ska skriftliga instruktioner meddelas även för detta organ enligt samma regler som för instruktionen till VD. Förvaltningsberättelsens innehåll 12 Bolagets styrelse ska, utöver vad som stadgas i lag, redovisa hur verksamheten bedrivs och utvecklas mot bakgrund av att bolaget är ett allmännyttigt bostadsföretag. 39

40 5.07 ÄGARDIREKTIV FÖR KATRINEHOLMS FASTIGHETS AB Styrdokument - Författningssamling Datum 2011-11-21 8 (8) Bolaget ska samtidigt redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma. Uttalandet ska vara utformat så att det kan läggas till grund för lekmannarevisionens granskning liksom för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap 1 och 1a kommunallagen. Lekmannarevisionens granskningsrapport 13 Det åligger lekmannarevisionen att i årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Lekmannarevisionen ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brister i de avseenden som omnämns i första stycket. Förhandlingar 14 Förhandlingar mellan kommunen och bolaget rörande lokaler och bostäder ska föras enligt en av kommunen och bolaget gemensamt antagen förhandlingsordning eller liknande handling. Kommunen representeras vid dessa förhandlingar av företrädare för kommunstyrelsen. Tvister mellan kommunen och bolaget ska i första hand lösas i samråd enligt förhandlingsordningen. Allmänt 15 Utifrån aktiebolagslagen, bolagsordningen, och dessa ägardirektiv ska bolagets styrelse och bolagsledningen på ett aktivt sätt och i god samverkan med kommunens övriga bolag och förvaltningar söka få en så effektiv och väl fungerande verksamhet som möjligt till bästa möjliga nytta för samtliga hyresgäster. 40

41 Styrdokument Bolagsordning för Katrineholms Fastighets AB Katrineholms kommuns författningssamling (KFS nr 5.01) Senast reviderad av kommunfullmäktige 2011-11-21, 309 41

42 5.01 BOLAGSORDNING FÖR KATRINEHOLMS FASTIGHETS AB Styrdokument - Författningssamling Datum 2011-11-21 2 (6) Beslutshistorik Antagen av ordinarie bolagsstämman 1955-04-29 Ändring av ordinarie bolagsstämman 1967-04-28 1972-04-27 1974-04-26 1985-04-26 1991-05-15 1999-05-25 Registrerad hos Kungliga Patent- och Registreringsverket 1955-07-19 Ändringar registrerade 1967-09-07, 1972-07-06, 1974-09-10, 1977-06-15, 1985-11-13, 1991-09-16, 1993-06-02, 1999-06-24 och 2000-05-03 Ändring av kommunfullmäktige 1992-12-21, 210 1993-03-29, 38 1999-02-15, 97 2000-02-14, 36 (9 Styrelse) 2002-11-18, 23 2007-05-21, 151 2011-11-21, 309 Organisationsnummer: 556011-0917 42

43 5.01 BOLAGSORDNING FÖR KATRINEHOLMS FASTIGHETS AB Styrdokument - Författningssamling Datum 2011-11-21 3 (6) Bolagsordning för Katrineholms Fastighets AB Bolagets firma 1 Bolagets firma är Katrineholms Fastighetsaktiebolag. Styrelsens säte 2 Styrelsen skall ha sitt säte i Katrineholm, Södermanlands län. Föremålet för bolagets verksamhet 3 Bolaget, som är ett allmännyttigt bostadsföretag, har till föremål för sin verksamhet att självt eller genom dotterbolag inom Katrineholms kommun: - förvärva, avyttra, äga, bebygga och förvalta fastigheter eller tomträtter med bostäder, affärslägenheter och därtill hörande kollektiva anordningar. - förvärva, avyttra, äga, bebygga och förvalta fastigheter för den kommunala verksamheten eller för kommunalt närstående verksamhet. - förvärva, avyttra äga, bebygga och förvalta fastigheter för uthyrning av lokaler för närings- och föreningsverksamhet. Verksamheten ska bedrivas åt ägaren. Ändamålet för bolagets verksamhet 4 Ändamålet med bolagets verksamhet är att självt eller genom dotterbolag utifrån affärsmässiga principer främja bostadsförsörjningen i kommunen, tillhandahålla lokaler för kommunal verksamhet samt tillhanda lokaler för privat närings- och föreningsverksamhet. Bolagets verksamhet skall vila på affärsmässig grund i enlighet med reglerna i lag om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag. Bolaget får inte bedriva spekulativ verksamhet för den del av verksamheten som avser de fastigheter som tillhandahålls för kommunala verksamheter och ska i övrigt följa kommunallagens lokaliseringprincip. Bolaget ska inom lagstiftningens gränser även främja näringslivsutvecklingen i kommunen. 43

44 5.01 BOLAGSORDNING FÖR KATRINEHOLMS FASTIGHETS AB Styrdokument - Författningssamling Datum 2011-11-21 4 (6) Offentlighet 5 Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet. Aktiekapitalet 6 Aktiekapitalet skall utgöra lägst 40 000 000 kronor och högst 160 000 000 kronor, Antal aktier 7 Lägst 400 000 stycken aktier och högst1 600 000 stycken aktier. Styrelse 8 Styrelsen skall bestå av lägst sju och högst elva ledamöter med lägst tre och högst sex ersättare. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Katrineholms kommun för tiden från den ordinarie bolagsstämma som följer närmast efter det att val till kommunfullmäktige förrättas intill slutet av den ordinarie bolagsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Revisorer 9 För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av årsstämman en revisor jämte revisorsersättare. Uppdraget som revisor gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. Lekmannarevisorer 10 Kommunfullmäktige utser en lekmannarevisor och en ersättare, med uppgift att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Lekmannarevisorn och ersättaren väljs av kommunfullmäktige för samma mandatperiod som gäller för bolagets styrelse. 44

45 5.01 BOLAGSORDNING FÖR KATRINEHOLMS FASTIGHETS AB Styrdokument - Författningssamling Datum 2011-11-21 5 (6) Kallelse till bolagsstämma 11 Kallelse till bolagsstämma (årsstämma och extra bolagsstämma) skall ske genom brev med posten till aktieägarna. Kallelse till bolagsstämma ska ske tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman. Ärende på ordinarie bolagsstämma (årsstämma) Ärenden på bolagsstämma 12 På årsstämma skall följande ärenden förekomma till behandling. 1. Val av ordförande vid stämman; 2. Upprättande och godkännande av röstlängd; 3. Val av en eller två justerare; 4. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad; 5. Godkännande av dagordningen; 6. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen; 7. Beslut om a) fastställande av bolagets resultat- och balansräkning samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören; 8. Fastställande av arvoden åt styrelsen och revisorerna; 9. Val av styrelse, revisor och lekmannarevisor samt ersättare för dessa när så erfordras; 10. Annat ärende som ankommer på årsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. Bolagsstämmans kompetens 13 Beslut i följande frågor ska alltid fattas av bolagsstämman: a) större investeringar eller avyttringar, normalt överstigande 500 basbelopp b) bildande och förvärv samt avyttring av hel- eller delägt dotterbolag c) planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet d) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Räkenskapsår 14 Bolagets räkenskapsår ska vara kalenderår. 45

46 5.01 BOLAGSORDNING FÖR KATRINEHOLMS FASTIGHETS AB Styrdokument - Författningssamling Datum 2011-11-21 6 (6) Likvidation 15 Likvideras bolaget skall dess behållna tillgångar tillfalla Katrineholms kommun till att till den del de ej motsvaras av tillskjutet kapital användas till det ändamål för vars främjande bolaget bildats. Fullmäktiges yttranderätt 16 Bolaget skall bereda kommunfullmäktige i Katrineholms kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Inspektionsrätt 17 Kommunstyrelsen i Katrineholms kommun äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder inte föreligger på grund av författningsreglerad sekretess. Ändring av bolagsordning 18 Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Katrineholms kommun. 46

47 47

48 Dnr KS/2013:488-041 Handläggare: Per Johansson Delårsrapport 2013 för Västra Sörmlands Räddningstjänst Ordförandens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige att lägga Västra Sörmlands Räddningstjänsts delårsrapport för perioden 1 januari till 31 juli 2013 till handlingarna. Ärendebeskrivning Västra Sörmlands Räddningstjänst (VSR) har överlämnat sin delårsrapport för perioden 1 januari till 31 juli 2013. Delårsrapporten består av förvaltningsberättelse, resultat- och balansräkning samt kassaflödesanalys. Det redovisade resultatet för perioden är -46 000 kronor. Den prognos som lämnas i rapporten visar att VSR kommer att uppnå ekonomisk balans under 2013 med ett förväntat resultat på 216 000 kronor. Kommunledningsförvaltningen har berett ärendet för kommunstyrelsens räkning. Ekonomi- och upphandlingskontoret har fått delårsrapporten för eventuella synpunkter som är relevanta för beredningen av ärendet. Ärendets handlingar Kommunledningsförvaltningens tjänsteutlåtande, 2013-11-06 Sammanträdesprotokoll från Västra Sörmlands Räddningstjänst, 2013-09-19, Dir 30 Delårsrapport 1 januari 31 juli 2013 Revisorerna i Västra Sörmlands Räddningstjänst, utlåtande avseende delårsrapporten 2013 PWC, revisionsrapport 48

49 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-06 KS/2013:488-041 Stab Vår handläggare Per Johansson Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsen Delårsrapport 2013 för Västra Sörmlands Räddningstjänst Ärendebeskrivning Västra Sörmlands Räddningstjänst (VSR) har överlämnat sin delårsrapport för perioden 1 januari till 31 juli 2013. Delårsrapporten består av förvaltningsberättelse, resultat- och balansräkning samt kassaflödesanalys. Det redovisade resultatet för perioden är -46 000 kronor. Den prognos som lämnas i rapporten visar att VSR kommer att uppnå ekonomisk balans under 2013 med ett förväntat resultat på 216 000 kronor. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen har berett ärendet för kommunstyrelsens räkning. Ekonomi- och upphandlingskontoret har fått delårsrapporten för eventuella synpunkter som är relevanta för beredningen av ärendet. Förvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen har i beredningen av ärendet inte funnit något att erinra mot delårsrapporten. Förvaltningen instämmer i den bedömning som revisorerna gör i sitt utlåtande som säger att rapporten i allt väsentligt uppfyller kraven enligt den kommunala redovisningslagen. Vidare, att utvärderingen av de finansiella målen ger en rättvisande bild av måluppfyllelsen och att det prognostiserade resultatet medför att de finansiella målen kommer att uppfyllas. Kommunledningsförvaltningen föreslår därför kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige att lägga delårsrapporten med tillhörande revisonsrapport till handlingarna. För kommunledningsförvaltningen Per Johansson Protokollsutdrag till: Västra Sörmlands Räddningstjänst KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0150-570 21 641 80 Katrineholm Telefax: 0150-570 25 www.katrineholm.se E-post: per.johansson@katrineholm.se 49

50 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen 2013-09-19 34 Sida Dir 30 Dnr 33/2013 042 Delårsrapport 2013-01-01 2013-07-31 Förslag till beslut Direktionen bifaller delårsrapporten och överlämnar den till respektive ägarkommun. Beskrivning av ärendet VSR har tagit fram förslag till delårsrapport enligt tidigare av direktionen beslutad instruktion samt att revisorernas synpunkter har tillgodosetts. Beslutsunderlag Delårsrapport 1 januari 31 juli 2013 Expediering Ekonomienheten, Vingåkers kommun Ekonomienheten, Katrineholms kommun Justerandes sign Utdragsbestyrkande 50

51 Västra Sörmlands Räddningstjänst Delårsrapport 1 januari 31 juli 2013 -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 1 51

52 Innehåll FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE... 3 Ledning... 3 UPPFÖLJNING AV ÄGARKOMMUNERNAS MÅL.. 4 Mål... 4 FUNKTION FÖREBYGGANDE... 8 Övergripande... 8 Säkerhetsarbetet i ägarkommunerna... 8 Enhet utbildning... 9 Skolutbildning... 9 Extern utbildning... 9 Fixar Malte... 9 Övningsfältet FLAMMAN... 10 Information till nyanlända... 10 Nyckeltal... 11 Balanskrav... 19 Finansnetto... 19 Likviditet... 19 Soliditet... 19 INVESTERINGSREDOVISNING... 19 Investeringsredovisning... 19 RESULTATRÄKNING 2013-01-01-2013-07-31.. 20 BALANSRÄKNING... 21 KASSAFLÖDESANALYS... 22 Redovisningsprinciper... 22 Nothänvisningar... 23 Slanglista" Enhet tillsyn... 12 Nyckeltal... 13 Enhet undersökande/lärande... 13 FUNKTION RÄDDNING... 14 Övning... 14 Mångfald... 14 Räddningsstyrkor... 14 Larmfördelning... 14 Några räddningsinsatser... 15 Nyckeltal... 16 PERSONALEKONOMISK REDOVISNING... 17 Sjukfrånvaro... 17 Kompetensutveckling... 17 EKONOMISK REDOVISNING... 18 Periodens resultat... 18 Kommentar... 19 VSR MSB IVPA HLR D-HLR RIB SBA LSO LBE LEH FIP RCB BM IL BF BmH PwC Västra Sörmlands Räddningstjänst Myndigheten för samhällsskydd och beredskap I väntan på ambulans Hjärt- och lungräddning Hjärt- och lungräddning med defibrillator (hjärtstartare) Räddningspersonal i beredskap Systematiskt brandskyddsarbete Lagen om skydd mot olyckor Lag om brandfarliga och explosiva varor Lag om extraordinära händelser Första insats person Räddningschef i beredskap Brandmästare Insatsledare Brandförman Brandman heltid Öhrlings PricewaterhouseCoopers A -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 2 52

53 FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Ledning Under perioden har vi igångsatt ytterligare ett steg i organisation 2014, denna gång var det införandet av en fristående insatsledare. Insatsledaren är stationerad på stationen i Katrineholm och arbetar idag delat dygn. Insatsledaren är räddningsledare i hela organisationen, detta innebär att insatsledaren kan vara på insats vid någon av våra ytterstationer. Vid dessa tillfällen så är det styrkeledaren i heltidsstyrkan som är räddningsledare initialt i Katrineholms tätort. Även Räddningschef i beredskap kan vara räddningsledare. Även under denna period har det arbetats med utveckling av övningsfältet, det finns en framtidsgrupp som jobbar för att vi på bästa sätt ska utnyttja fältet både för intern övning och extern utbildning. Vi ska även kunna hyra ut fältet till externa aktörer inom brandskydd och säkerhet. Under perioden har personalförändringar gjorts på enhet extern utbildning, enhetschefen har slutat sin tjänst i VSR. Då efterfrågan på utbildningar har minskat markant har vi valt att göra vissa förändringar på enheten, enhetschefens arbetsuppgifter har fördelats på befintlig personal. Vi har även gjort vissa förändringar i arbetssättet detta kommer förhoppningsvis att innebära att det åter blir eftertraktat att gå utbildningar som VSR arrangerar. Projektet med Björkviks frivilliga brandkår har fortsatt även under denna period. Projektet handlar om brandskyddsinformation till boende på landsbygd. Ca 200 hushåll har blivit erbjudna informationen, utbildningen startade under hösten 2012 och pågår hela 2013. Under perioden har en grupp tagit fram underlag för upphandling av ett nytt höjdfordon. Fordonet ska vara placerat på stationen i Katrineholm. Underlaget är överlämnat till upphandlingsenheten i Katrineholms kommun. Sista datum för inlämnande av anbud är den 9/10. Under senare del av perioden har arbetet med budget 2014-2016 pågått. Ett av de stora problemen är att kostnader för pensioner har ökat med cirka en miljon kronor kommande år. Eftersom detta finns med i resultatet så belastar det vårt resultat. Vi har från ägarkommunerna endast fått kompensation för löneökningar, så det är bara att konstatera att pensionskostnaderna urholkar vår verksamhet eftersom ökade pensionskostnader innebär att vi kompenserar detta med att skära i kostnaderna för den dagliga verksamheten. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 3 53

54 UPPFÖLJNING AV ÄGARKOMMUNERNAS MÅL Mål Målen gäller från 1 januari 2012 till 2015. Utifrån dessa har Direktionen formulerat sin vilja vilken följs upp nedan. Direktionen har uppfattat att de fyra mål som framgår av ägaruppdraget är att betrakta som God Ekonomisk Hushållning. Målen från ägarkommunerna är skrivna med fet text och direktionens vilja med kursiv stil. Antalet personer som skadas eller omkommer i olyckor, som föranleder räddningsinsats, ska minska över tid. Direktionens vilja är samma som ägarnas mål. Antalet omkomna har ökat till tre personer för den aktuella perioden. Antalet svårt skadade har minskat i jämförelse med föregående period. Personer med lättare skador har minskat. Vi bedömer att målet delvis är uppfyllt. Redovisning sker i följande tre diagram. OBS! 2013 avser 1 jan till 31 juli OBS! 2013 avser 1 jan till 31 juli. Målvärdet avser hela 2013 -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 54 4

55 OBS! 2013 avser 1 jan till 31 juli. Målvärdet avser hela 2013 Kunskapen och förmågan hos allmänheten om olycksförebyggande och olyckshanterande åtgärder om olyckor, som kan föranleda räddningsinsats, ska kontinuerligt öka. Direktionens vilja är att enskildas förmåga ska öka enligt ägarnas mål. VSR utför detta genom att utbilda enskilda personer. VSR genomförde traditionsenligt en trafiksäkerhetsdag för gymnasiets årskurs 3. Detta sker i samverkan med ambulans, polis, viltskadefonden, MHF/NTF och Assistanskåren. Cirka 350 elever deltog under dagen. Vi bedömer att målet är uppfyllt. Redovisning sker i följande två diagram. OBS! 2013 avser 1 jan till 31 juli. Målvärdet avser hela 2013 -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 55 5

56 OBS! 2013 avser 1 jan till 31 juli Vid 60 procent av alla olyckor som uppfyller kriterierna för räddningstjänst enligt LSO ska en första insats ske av enskilda. Enskildas insats vid en olycka är ofta avgörande för utgången, vilket lyfts fram i VSR s förebyggande arbete. För att värdera effekten av det förebyggande arbetet ska VSR notera om enskilda har påbörjat en skadebegränsande insats när räddningsstyrkan anländer till olycksplatsen. VSR har alltid uppgett att detta mål kan vara svårt att mäta. Detta beror oftast på att insatspersonalen är upptagna med andra för stunden viktigare uppgifter. VSR har infört fristående insatsledare dvs insatsledaren åker eget fordon och kan stanna kvar på olycksplatsen för att samla in information om olyckan. Vi bedömer att målet inte är uppfyllt. Redovisning sker i följande diagram. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 56 6

57 Räddningstjänstens första enhet ska vara framme vid 100 procent av alla olyckor inom den tid som anges i handlingsprogrammets förmågekarta. Räddningsstyrkans framkomsttid har betydelse för olyckans skadeutveckling. Med framkomsttid avses tid från larm till dess att första räddningsstyrka anländer till skadeplats. Direktionen vill följa framkomsttiden för alla räddningsinsatser som ligger inom ramen för begreppet räddningstjänst. VSR s insatsområde utgörs av en stor geografisk yta. För att säkra att en räddningsstyrka anländer till skadeplatsen inom godtagbar tid och genomför räddningsinsats på ett effektivt sätt har VSR avtal med andra kommuners räddningstjänst. Vi bedömer att målet är delvis uppfyllt. Redovisning sker i följande diagram. Maj orsak bristfällig adress vid larm om skogsbrand. Juli orsak felaktig adress vid larm om brand i dike vid maskinell buskröjning Finansiella mål VSR ska ha ett positivt årligt resultat. VSR ska ha god budgetföljsamhet så att avvikelsen budget utfall är högst 2 %. VSR ska ha god prognossäkerhet så att avvikelse prognos utfall är högst 1 %. VSR ska ha god betalberedskap vilket motsvarar minst en månads betalningar. Uppföljning Målet är ännu inte uppfyllt. Enligt prognos kommer målet att vara uppfyllt vid årets slut. Utvärdering sker vid årets slut. Utvärdering sker vid årets slut. Utvärdering sker vid årets slut. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 57 7

58 FUNKTION FÖREBYGGANDE Övergripande Under perioden har funktionens två huvudområden, tillsyn (myndighetsutövning) och externutbildning visat ett sämre resultat än vid förra delårsrapporten. Det visar sig i form av mindre externa utbildningstillfällen och färre gjorda tillsyner. Detta leder till en budget som inte är i balans. Målet är dock att tillsynsenheten kommer att uppvisa en budget i balans vid årsskiftet. Vad det gäller utbildningsenheten kommer den inte att visa på en budget i balans vid årsskiftet, utan kommer att uppvisa ett minusresultat som pekar mot 400-500 Detta beror på flera olika faktorer, men vi har sett en minskad efterfrågan på utbildningar från både den privata och kommunala sidan. Åtgärder är vidtagna för att minimera budgetunderskottet för utbildningsenheten. Chefen för utbildningsenheten har slutat i organisationen pga arbetsbrist.. Detta har medfört en omfördelning av arbetsuppgifterna inom funktionen. Vår nya administratör och funktionschefen för förebyggandavdelningen kommer att dela på uppgifterna som tidigare legat på chefen för utbildningsenheten. Säkerhetsarbetet i ägarkommunerna Arbetet med att stärka kommunernas krishanteringsförmåga är fortsatt prioriterat. Under våren har säkerhetsstrategen arbetat fram en informationssäkerhetspolicy för Vingåkers kommun samt arbetat med ett stort projekt som rör reservkraft för kommunhuset samt äldreboendena Ekgården och Humlegården. Under våren har även Rakel införts i Vingåker och miljöinspektörerna var först ut med detta. De har även personlarm via Rakel för att snabbt kunna få hjälp i en hotfull situation. Även för Katrineholms kommun har arbetet med Rakel fortsatt. En fortsatt satsning har gjorts på stabsmetodik inom kommunerna. Det handlar om en tydlig struktur för ledning när man ska lösa en komplex situation, oavsett om det är i vardagen eller om det är en kris. Det brottsförebyggande arbetet bygger på det samverkansavtal som Katrineholms kommun tecknat med polisen. Brotts- och skadeförebyggande rådet har arbetat med olika tema under våren utifrån avtalet. Ett bra samarbete med bland annat Arbetsförmedlingens ungdomscoacher har utvecklats utifrån samverkansområdena Integration och Skol- och ungdomsmiljöer. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 58 8

59 Enhet utbildning Skolutbildning Det har inte skett någon större förändring på utbildningsupplägget från föregående år. Vi har utbildat elever från förskolan, årskurs 5 och årskurs 8 i båda ägarkommunerna. För eleverna i årskurs 5 arbetar vi efter ett program där vi tar upp alla risker i vardagen. För årskurs 8 har vi genomfört en mopeddag tillsammans med polisen, Folksam och ambulansen. I år har vi även lagt in en utbildning/information som heter Upp i Rök för elever i årskurs 8, utbildningen handlar om anlagd brand i skolor och är framtagen av Brandskyddsföreningen i Sverige. För årskurs 2 på gymnasiet har vi genomfört en Trafiksäkerhetsutbildning och för årskurs 3 på gymnasiet anordnar vi en Trafiksäkerhetsdag tillsammans med ambulansen, NTF och polisen. Extern utbildning Utbildning i grundläggande brandskydd (BSU) fortsätter att öka i kommunerna, denna utbildning har även genomförts för semestervikarier inom Vård- och omsorgsförvaltningen i båda kommunerna. Under perioden har genomförts nio heta arbeten utbildningar. Utrymningsövningar är på stark frammarsch i kommunerna. Dessa övningar blir alltmer vanliga då företag och kommuner vill se att organisation fungerar om en extraordinär händelse skulle inträffa. Vi har genomfört sju övningar varav fyra åt Landstinget samt tre åt privata företag. Tre informationstillfällen i brandsäkert hem har genomförts för ca av 50 personer av Länsförsäkringars kunder. En utbildning i egensotning har genomförts i Katrineholm för länets invånare. Fixar Malte Tjänsterna som Fixar Malte utför är uppskattade och har fortsatt i båda kommunerna under perioden. För att få hjälp av Fixar Malte med vardagliga sysslor ska den hjälpsökande vara över 65 år eller ha något funktionshinder. Fixar Malte hjälper till med sysslor som inte dessa personer klarar av att göra själva. Detta är en del av arbetet som kommunerna gör för att minska antalet fallolyckor bland de äldre invånarna. Parentes visar siffror för samma period föregående år. Fixar Malte Antal uppdrag Antal uppdrag Vingåker Katrineholm Besök 35 (28) 303 (284) Informationsträffar 1 (1) 1 (3) Summa: 36 (29) 304 (287) -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 59 9

60 Övningsfältet FLAMMAN Övningsfältet är klart enligt den nivå som var tänkt. Drift- och underhållsrutiner har setts över och små ändringar och förbättringar av redan driftsatta byggnader har gjorts. Under våren har en utvecklingsgrupp arbetat och tagit fram en plan på hur fältet ska utvecklas för att passa de olika aktörerna som kommer till övningsfältet. Information till nyanlända Under våren och fram till slutet av juli har Abdulkader Abdulla (Abbe) haft instegsjobb på VSR (via Arbetsförmedlingen). Abbe har arbetat som informatör, utbildare och tolk under sin tid på VSR. Huvuduppgiften för honom har varit att ta kontakt med nyanlända personer och informera om brandsäkerhet i hemmet. Abbe har varit ute i kommunerna och knackat dörr och nått ett stort antal personer. Med hans kunskap i det Somaliska och Arabiska språket har vi nått ut med brandinformation till en målgrupp som vi har haft svårt att nå tidigare. Abbe har även haft enklare brandutbildningar för elever som går SFI programmet. Han har varit med som tolk och instruktör vid olika utbildningar såsom vattenvett för elever från Viadidakt. Vi är mycket nöjda och stolta med Abbes arbete. 2 453 st utbildade och informerade nyanlända personer i våra ägarkommuner. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 60 10

61 Nyckeltal Funktionens nyckeltal används för att mäta och följa upp de uppsatta målen och redovisas för direktion och ägarna. Nyckeltalen bidrar till att prioritera rätt områden och kvalitetssäkring. Nyckeltal Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Brandskyddsutbildningar Summa Jan-juli 2013 Summa Jan-juli 2012 Antal brandutbildningar 1 1 0 3 88 1 0 14 20 Antal brandutbildade elever 70 220 0 96 3370 40 0 596 625 Äldre över 65 0 0 0 0 00 0 0 0 x Antal brandutbildade från landsbygden 30 5 22 24 66 50 0 197 x Totalt antal brandutbildade 105 88 124 138 510 200 125 1290 x Trafikutbildningar Antal Trafikutbildningar 1 0 0 1 4 0 0 6 6 Antal trafikutbildade elever 33 0 0 320 335 0 0 688 x Äldre över 65 år 0 0 0 0 0 0 0 0 x Antal trafikutbildade från landsbygden 7 0 0 54 60 0 0 121 150 Totalt antal trafikutbildade 33 0 0 320 335 0 0 688 836 Sjukvårdsutbildningar Antal sjvutbildningar 3 2 4 4 1 1 0 15 X Antal sjvutbildade elever 0 0 0 0 0 0 0 0 X Antal sjvutbildade äldre över 65 år 0 0 0 0 0 0 0 0 X Antal sjvutbildade från landsbygden 10 4 29 11 9 12 0 75 X Totalt antal sjvutbildade 48 12 57 64 9 12 0 202 x Övriga utbildning/information Antal övriga utb/informationstillfällen 7 20 15 9 8 2 1 62 x Antal övriga utb/informerade pers. 0 25 503 0 0 0 20 548 x Antal informerade nyanlända 192 916 448 288 368 30 145 2387 x Fixar Malte Antal genomförda hembesök i Vingåkers kommun 8 7 6 3 7 4 0 35 28 Antal genomförda hembesök i Katrineholms kommun 62 45 45 57 54 40 0 303 284 Antal behjälpta 70 52 51 60 61 44 0 338 x Övrig utbildning Antal utbildningar till kommunala verksamheter 0 4 1 4 3 1 0 13 53 Antal utbildade kommunanställda per månad 0 4 9 59 52 12 0 136 980 Totalt antal utbildade/informerade 448 1041 684 870 1283 254 145 4725 3000 -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 61 11

62 X = Jämförelse saknas Enhet tillsyn Tillsynsplanen är stommen för enheten, planerade tillsyner görs utifrån tillsynsplanen. Vi fortsätter med fastighetstillsyner som skiften håller i, 16 stycken ska genomföras under hela året. Nytt för i år är att två brandmästare (BM) har förlagd arbetstid på enheten, 30 respektive 40% av arbetstiden. Målet är att BM ska göra 10 tillsyner var samt utföra andra förebyggande uppgifter, det kan vara information, inventering av kommunernas byggnader, insatsplanering mm. Parentes visar siffror för samma period föregående år. Planerade tillsyner 2013 (LSO) Genomförda tillsyner januari-juli (LSO) 116 (120) 31 (87) varav 14 samplanerade LSO/LBE Funktionen följer tillsynsplanen. Planerade tillsyner 2013 (LBE) Genomförda tillsyner jan-juli (LBE) 3 (16) 14 (8) Funktionen har skapat en bra rutin för att kunna ge medborgarna en bra service. Tillstånd Brandfarlig vara (LBE) Tillstånd Explosiv vara (LBE) 13 (25) 2 (3) VSR är tillståndsgivare för brandfarlig vara sedan februari 2011 och för explosiv vara sedan sep 2010. Dispens för egen sotning Dispens att låta annan skorstensfejare entreprenör sota fastigheten 2 (1) 1 (2) Ett par samtal i veckan angående sotningsfrågor inkommer till funktionen. De flesta frågorna rör byte av sotare och vad gäller för att få sota själv, hur ofta sotaren ska komma och rengöra/sota mm. Automatlarm Debiterade Automatlarm 111 (109) 28 (13) Funktionen ska fungera som VSR s kontakt till fastighetsägare och SOS när det gäller automatlarmsfrågor, nycklar, nyckelskåp osv. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 62 12

63 Nyckeltal Funktionens nyckeltal används för att mäta och följa upp de uppsatta målen och redovisas för direktionen och ägarna. Nyckeltalen bidrar till att prioritera rätt områden och kvalitetssäkring. Nyckeltal Tillsyn Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Summa Jan-juli 2013 Summa Jan-juli 2012 Antal rådgivningstillfällen via besök på plats 1 2 3 3 3 2 0 14 21 Antal tillsyner. 1 6 3 7 8 5 1 31 95 Antal rådgivning inom området LSO 1 4 5 6 7 5 0 28 64 Antal rådgivningar inom området LBE 1 2 2 4 3 3 2 17 30 Antal rådgivningar inom område sotning 4 4 9 8 7 4 2 38 41 Antal rådgivningar inom område serveringstillstånd 1 2 3 1 0 3 3 13 5 Tid (dagar) mellan tillsynsbesök och utfärdat protokoll 3 5 4 5 6 1 0 3,4 Antal samråd och samordning med olika aktörer o myndigheter 2 2 1 3 3 3 6 20 35 X = Jämförelse saknas Snitt 3,0 Enhet undersökande/lärande Under perioden har en brandutredning gjorts åt annan räddningstjänst. Sex sakkunnigutlåtanden har utfärdats på begäran av polismyndigheten i Södermanland. Funktionens nyckeltal används för att mäta och följa upp de uppsatta målen och redovisas för direktionen och ägarna. Nyckeltalen bidrar till att prioritera rätt områden och kvalitetssäkring. Summa Jan-juli 2013 Summa Jan-juli 2012 Nyckeltal undersökande/lärande Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Antal utökade utredningar 0 0 0 1 0 0 0 0 0 Antal brandutredningar 0 0 0 0 0 0 0 0 3 Antal sakkunnigutlåtanden 0 1 0 0 1 0 0 2 8 Antal bristfälliga insatsrapporter 9 10 1 3 5 1 6 35 44 Tid (dagar) mellan mottagen begäran om utlåtande o remissvar 0 8 7 7 8 10 10 8,3 X = Jämförelse saknas Snitt 8,7 -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 63 13

64 FUNKTION RÄDDNING Övning VSR:s övningsschema har under perioden planerats för att säkerställa de uppställda kraven i förmågebeskrivningen. Parentes visar siffror för samma period föregående år. Övningstid 1/1-31/7 2013 Antal övningstillfällen Antal övade timmar Heltidsstyrkan 146 (115) 1604 (1225) RIB 44 (55) 617 (731) Summa 190 (170) 2221 (1956) Mångfald VSR ingår i projektet Genusmedveten styrning i Katrineholms kommun. Syftet med Genusmedveten styrning och verksamhetsutveckling är att vidareutveckla och stärka arbetet med att jämställdhetsintegrera verksamheter och säkra hållbarheten i styrningen av jämställda verksamheter. För detta ska metoder för inventering, kartläggning och analys implementeras i kommunens samtliga förvaltningar och bolag. Det långsiktiga målet är att kommunens bemötande, service och resursfördelning ska ske på lika villkor för kvinnor och män, flickor och pojkar. Två personer läser strategiskt jämställdhetsarbete på Karlstadsuniversitet. Kursen pågår under 2013-2014 och motsvarar 15 högskolepoäng. Räddningsstyrkor Styrkorna har utbildat skolelever på sina respektive orter. Vi deltog i firandet av nationaldagen i Stadsparken, VSR s station var klart den mest besökta. IVPA larmen (I Väntan På Ambulans) fortsätter att utgöra en stor del av vår verksamhet, 43 st under perioden mot 33 föregående år. VSR ingår i ett samverkansprojekt i Sörmland mellan Räddningstjänsten, Landstiget Sörmland, SOS Alarm, Sjukvårdens larmcentral och Polismyndigheten gällande självmordsprevention. Syftet är att förhindra självmord i Södermanlands län. Larmfördelning VSR har larmats 382 (332) gånger under perioden. Detta är en ökning med 50 larm i förhållande till föregående år. Beroende på larmtyp och omfattning kan flera stationer larmas samtidigt. Trafikolyckor har ökat från 49 till 54 under samma period. Larm om brand i byggnad har ökat från 27 till 29. Brand ej i byggnad har ökat från 36 till 53 larm. Station Antal larm jan-juli 2013 Antal larm jan-juli 2012 Katrineholm 305 266 Vingåker 46 45 Julita 12 8 Björkvik 7 9 Högsjö 10 4 Summa 380 332 -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 64 14

65 Några räddningsinsatser 2013-02-24 Singelolycka på plogad isbana vid Hulla badplats. Två personer fanns i bilen. Tragiskt nog omkom föraren av bilen. 2013-04-15 Brand i Björkviks Byggdegård. Byggnaden var helt övertänd vid räddningstjänstens framkomst. Branden visade sig vara anlagd av flera personer. Ligans fyra huvudmän döms alla för mordbrand, och tre av dem döms även för grov mordbrand. Det längsta straffet blev tio års fängelse. 2013-07-08 Tragisk olycka där en person drunknade i Duveholmssjön. Personen dök med dykarutrustning och av okänd anledning blev personen kvar på botten av sjön. Vi fick hjälp av dykare från Norrköping. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 15 65

66 Nyckeltal Funktionens nyckeltal används för att mäta och följa upp de uppsatta målen och redovisas för direktion och ägarna. Nyckeltalen bidrar till att prioritera rätt områden och kvalitetssäkring. Nyckeltal Funktion Räddning Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Sum ma Janjuli 2013 Summ a Jan-juli 2012 Antal larm 61 50 41 42 70 58 60 382 320 Antal avvikelser från förmågekartans framkomsttider 0 0 0 0 1 0 1 2 2 Antal gånger som insatspersonal aktivt kontaktat drabbade efter avslutad insats 0 4 0 2 2 0 1 9 5 Antal insatser där någon försökt hjälpa den/de drabbade innan räddningstjänsten anlänt larmadress. 3 27% 3 50% 1 25% 5 36% 8 47% 2 29% 3 33% -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 25 35% Antal insatser som klassas räddningstjänst 11 6 4 14 17 8 11 71 60 Antal medborgare som kontaktat VSR efter insats 6 15 8 7 9 4 5 54 8 Antal personer som omkommer i olyckor som klassas som räddningstjänst 0 1 0 0 0 0 2 3 0 Antal personer som skadas lindrigt i olyckor som klassas som räddningstjänst 1 1 0 3 4 8 1 18 29 Antal personer som skadas svårt i olyckor som klassas som räddningstjänst. 1 0 0 0 0 1 0 2 8 Antal övningstillfällen för operativ heltidspersonal 26 22 19 20 15 19 25 146 115 35 58% Antal övningstillfällen för RIB personal (Deltidspersonal) 5 6 9 9 5 6 4 44 55 Antal övningstimmar för operativ heltidspersonal 231 219 317 263 180 143 251 1604 1225 Antal övningstimmar för RIB personal (Deltidspersonal) 64 72 130 130 63 104 54 617 731 Tid (min) från larm till insatsstyrkan anlänt till larmadress vid insatser som klassas som räddningsinsats 7,60 10,33 10,25 9,30 10,40 8,80 13,90 10,10 8,56 66 16

67 PERSONALEKONOMISK REDOVISNING Sjukfrånvaro En verksamhet med 3-5 % sjukfrånvaro räknas som låg sjukfrånvaro. I rehabiliteringsutredningarna utreds om sjukskrivningar kan ha påverkats av arbetsmiljön. En person har varit långtidssjukskriven vilket utgör 97 dagar av de sammanlagda 171 sjukdagarna. Parentes visar siffror för samma period föregående år. Sjukfrånvaro Heltid RIB <29 år dagar % 30 (23) 2,9 (2,2) 30-49 år dagar % 50 < dagar % Totalt dagar % 20 (49) 0,4 (1,2) 121 (57) 8,2 (3,9) 21 (0) 8,4(0) 11 (5) 1 (0,4) 2 (3) 0,8 (0,5) 171(129) 27 (8) 2,5 (1.9) 1,3 (0,4) Lagstiftningen säger att sjukfrånvaron ska redovisas både avseende ålderskategori och könsfördelning. Vi tillämpar dock undantagsregeln eftersom anställda kvinnor understiger 10. Kompetensutveckling Två personer har genomfört utbildningen Räddningsinsats. En person har genomfört utbildningen Räddningsledning A. En person har genomfört utbildningen Tillsyn och olycksförebyggande A En person uppgraderar sitt körkort med C behörighet (C= lastbil). -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 17 67

68 EKONOMISK REDOVISNING Periodens resultat Periodens resultat slutar på - 46 tkr, att jämföras med planerat budgetresultatet på 3 tkr. Driftredovisning Utfall 2013-07-31 Budget 2013-07-31 Avvikelse Utfall 2012-07-31 Kostnader 8900 Direktionen -257-266 9-312 8901 Ledn./adm -2610-2883 273-2597 8902 Katrineholm heltid -10731-10088 -643-9790 8904 Högsjö deltid -370-379 9-414 8906 Julita -392-450 58-418 8907 Björkvik -476-505 29-453 8908 Vingåker -1736-1791 55-1692 8909 Ext. utbildn -1596-1497 -99-1014 8910 Tillsyn -1066-1146 80-1084 8911 Int. utbildn, övn.fält -229-333 104-415 Pensioner -1230-1559 325-1907 Arb.giv.avgifter -3150-3079 -71-2862 Arb.markn.förs -18-70 52-18 Avskrivningar -1030-992 -38-1000 Övriga kostnader -196-257 61-336 Summa kostnader -25087-25295 208-24312 Intäkter Kommunbidrag 18297 18297 0 18391 Extern utbildning 487 904-417 721 Automatlarm 172 292-119 80 Avtal Högsjö 159 158 1 159 Tillsyn 82 117-36 192 Fixar-Malte 108 111-3 78 Övr intäkter 847 715 132 460 Int intäkter (PO) 4889 4704 185 4495 Summa intäkter 25041 25298-257 24576 Resultat -46 3-49 264 De största avvikelserna återfinns på kostnadssidan hos Katrineholm heltid med ett minus på 643 tkr orsak till detta är ökad kostnad vid sjukfrånvaro, kostsamma reparationer på fordon samt att viss personalkostnad för personer på övningsfältet har legat på Katrineholm heltid. På intäktssidan finns de största avvikelserna på Extern utbildning med ett minus på 417 tkr, anledning till detta är att efterfrågan på VSRs utbildningar har minskat markant. Pensionskostnader 2013-07-31 2012-07-31 2011-07-31 Pensionsutbetalningar 204 525 374 Avgiftsbestämd ÅP 451 452 422 Avsättning framtida utbetalningar 291 134 204 Löneskatt 277 399 291 Framtida värdesäkring 195 291 200 Summa 1418 1801 1491 -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 18 68

69 Kommentar Budgeterade pensionskostnader grundar sig på KPA s prognos från 2013-08-31. Balanskrav Balanskravet är inte uppfyllt i och med det negativa resultatet. Under perioden har inga reavinster eller reaförluster redovisats. Finansnetto Finansnettot är negativt med -228 tkr. Beräknad ränteuppräkning av pensionsskulden med -195 tkr, uppvägs av ränteintäkt på 13 tkr. Likviditet Förbundets in- och utbetalningar sker via Vingåkers kommuns koncernkonto och bokförs på avräkningskonto som kortfristig fordran eller kortfristig skuld beroende på saldot. Vid årets början var fordran på avräkningskontot 2267 tkr och vid periodens slut 2574 tkr. Förbundet hade 2013-01-01, 266 tkr i bankmedel och vid periodens slut 39 tkr. Soliditet Det egna kapitalet uppgår till 4977 tkr inklusive periodens resultat. De totala tillgångarna är 24282 tkr, vilket ger en soliditet på 20,5 %, vilket är en liten sänkning med 1 % jämfört med föregående år. INVESTERINGSREDOVISNING Investeringsredovisning VSR s tillgångar består i huvudsak av fordon och fastigheter. Periodens bruttoinvesteringar uppgår till 814 tkr. Objekt Redovisning i tkr Fastigheter Datautrustning Fordon (bil, båt) Maskiner och aggr. Radio Övr. inventarier Brand- och räddn.mtrl Utfall Jan-juli 2013 0 0 739 0 0 0 75 Budget jan-dec 2013 50 0 950 0 230 0 400 Utfall jan-juli 2012 265 0 31 76 20 0 46 Budget jan-dec 2012 100 0 25 200 330 0 74 Summa 814 1630 438 729 Avskrivningstid (år) 30 10 5-15 10 10 10 10 -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 19 69

70 RESULTATRÄKNING 2013-01-01-2013-07-31 Redovisning i tkr Verksamhetens intäkter 1) Verksamhetens kostnader 2) Avskrivningar 3) Utfall jan-juli 2013 1842-18969 -1030 Budget jan-juli 2013 2290-19343 -992 Prognos jan-dec 2013 3066-32138 -1765 Utfall jan-juli 2012 1690-18485 -1000 Utfall jan-juli 2011 1702-17554 -999 Verksamhetens nettokostnader -18157-18045 -30837-17795 -16851 Kommunbidrag 4) Finansiella intäkter Finansiella kostnader 18297 13-199 18297 6-255 31367 20-334 18391 2-334 17770 2-215 Resultat före extraordinära poster -46 3 216 264 706 Periodens Resultat -46 3 216 264 706 Prognosen för helåret pekar mot ett resultat på 216 tkr, jämfört med budgeterat resultat på 6 tkr, trots att intäkterna beräknas bli ca 900 tkr lägre än budgeterat, framför allt pekar prognosen på att vi inte når upp till budgeterade intäkter för extern utbildning. Lägre intäkter medför dock även lägre kostnader för den externa utbildningen. Pensionskostnaderna har förändrats p g a att det har varit felrapporterade uppgifter till KPA när det gäller pensionsålder. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 20 70

71 BALANSRÄKNING Redovisning i tkr 2013-07-31 2012-07-31 2011-07-31 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Fastigheter Maskiner och fordon Övriga inventarier Summa anläggningstillgångar 5) 12805 5532 2049 20386 13201 5761 2171 21133 12145 6839 1987 20971 Omsättningstillgångar Fordringar 6) Handkassor Bank Summa omsättningstillgångar 3853 4 39 3896 1940 4 252 2200 1690 4 1694 SUMMA TILLGÅNGAR 24282 23329 22665 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital, därav periodens resultat Eget kapital Periodens resultat Summa Eget Kapital 5023-46 4977 4768 264 5032 4705 706 5411 Avsättningar 7) Pensioner Löneskatt Summa Avsättningar 12354 3047 15401 11076 2814 13890 10781 2554 13335 Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa skulder 0 3904 3904 0 4407 4407 0 3919 3919 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER 24282 23329 22665 -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 21 71

72 KASSAFLÖDESANALYS 2013-07-31 2012-07-31 2011-07-31 Den löpande verksamheten Periodens resultat Justering för av- och nedskrivningar 3) Justering för övriga ej likviditetspåverkande poster 9) Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital -46 1030 655 1639 264 1000 881 2145 706 999 1221 3119 Ökning(-)/minskning(+) av kortfristiga fordringar Ökning(-)/minskning(+) av kortfristiga skulder Kassaflöde från den löpande verksamheten 337-1388 588 1527-2998 674 566-3039 453 Investeringsverksamheten Investering i materiella tillgångar Försäljning av materiella tillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten -815 0-438 0-453 0-815 -438-453 Summa kassaflöde -227 236 0 Likvida medel vid årets början Likvida medel vid periodens slut Förändring likvida medel 270 43-227 16 252 236 0 0 0 Redovisningsprinciper Redovisningen i Västra Sörmlands Räddningstjänst har skett enligt den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed med undantag av att vi ej har dokumenterat redovisningssystemet. Leverantörsfakturor inkomna efter periodens slut, men hänförliga till redovisningsperioden har i huvudsak skuldförts och belastat periodens redovisning. Semesterlöneskuld inklusive sociala avgifter har justerats under perioden. Vilket är nytt för detta år. Sociala avgifter har bokförts i form av procentuella personalomkostnadspålägg i samband med löneredovisningen. Personalomkostnadspålägg har interndebiterats på driften med 48 %. Utställda fakturor efter perioden, men hänförliga till redovisningsperioden har i allt väsentligt fordringsförts och tillgodogjorts periodens redovisning. Anläggningstillgångar upptas till anskaffningskostnaden minus eventuella investeringsbidrag, anslutningsavgifter, statsbidrag mm. Avskrivningar görs under en period om 5-30 år, och påbörjas månaden efter att investeringen tagits i bruk. Pensionsskulden för perioden har beräknats enligt KPA:s prognos 2013-08-31 och belastat resultatet. Pensionsåtagande före förbundets bildande åvilar respektive kommun enligt särskild överenskommelse. Inventarier med en varaktighet på över 3 år och med ett belopp över 10 tkr klassificeras som en tillgång. Inventarier med kortare varaktighet än 3 år och ett inköpsvärde understigande 10 tkr klassificeras som korttidsinventarier och kostnadsförs direkt. Förbundet har inga leasing- eller hyresavtal som löper på längre tid än tre år. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 22 72

73 Nothänvisningar (belopp i tkr) Not 1 Verksamhetensintäkter 2013-07-31 2012-07-31 2011-07-31 Avgifter och ersättningar 538 568 348 Extern Utbildning 487 721 686 Övriga rörelseintäkter 817 401 668 Summa 1842 1690 1702 Not 2 Verksamhetens kostnader 2013-07-31 2012-07-31 2011-07-31 Personalkostnader 13674 12530 12369 Kostnader material 910 879 1063 Lokalhyror 1356 1352 1332 Tjänster 1651 1710 1391 Skatter och försäkringar 101 80 93 Pensionskostnader 1230 1907 1295 Övriga kostnader 47 27 11 Summa 18969 18485 17554 Not 3 Avskrivningar Beloppen utgörs av planenliga avskrivningar med utgångspunkt från anskaffningsvärde och beräknad brukningstid. Avskrivningarna görs över en period om 5-30 år, och påbörjas månaden efter att investeringen tagits i bruk. Avskrivningstiden för fastigheter är 30 år, större utryckningsfordon 15 år, mindre lastbilar 8 år, personbilar 5 7 år, datautrustning 5 år och övrigt 10 år. Not 4 Kommunbidrag 2013-07-31 2012-07-31 2011-07-31 Vingåkers kommun (17,6 %) 3220 3237 3127 Katrineholms kommun (82,4 %) 15077 15154 14643 Summa 18297 18391 17770 -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 73 23

74 Not 5 Anläggningstillgångar Julita Björkvik Övningsfältet Fordon Övrigainventarier S:a investeringar Anskaffningsvärden Ingående anskaffningsvärde 786 1720 11633 21744 4799 40682 Årets investeringsutgifter 0 0 0 739 75 814 Årets investeringsinkomster 0 0 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 0-415 -415 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden 786 1720 11633 22068 4874 41081 Avskrivningar Ingående avskrivningar -61-194 -826-15958 -2626-19665 Årets avskrivningar -14-33 -206-578 -199-1030 Utgående ackumulerade avskrivningar -75-227 -1032-16536 -2825-20695 Ingående planenligt restvärde 786 1720 11633 22068 4874 41081 Utgående planenligt 711 1493 10601 5532 2049 20386 restvärde Summa restvärde fastigheter 12805 Not 6 Kortfristiga fordringar 2013-07-31 2012-07-31 2011-07-31 Kundfordringar 124 57 135 Fordran moms 206 145 148 Förutbetalda kostnader 727 734 656 Skattekonto 85 841 1 Avräkningskonto KPA 74 152 490 Upplupna intäkter 61 11 64 Avräkningskonto Vingåker 2574 0 193 Övriga kortfristiga fodringar 2 0 3 Summa 3853 1940 1690 Not 7 2013-07-31 2012-07-31 2011-07-31 Pensionsförpliktelser/pensionsmedel Förmånsbestämd ÅP 2031 799 1154 Särskild avtalspension 10323 10277 9627 Ansvarsförbindelser 0 0 0 Särskild löneskatt 3047 2814 2554 Summa avsatt till pensioner 15401 13890 13335 Finansiella placeringar 0 0 0 Återlånademedel 15401 13890 13335 Kommentar: VSR har inga pensionsförpliktelser gentemot förtroendevalda eller haft anställda med visstidsförordnande enligt det tidigare pensionsavtalet PA-KL. För pensionsförpliktelser till förtroendevalda ansvarar respektive medlemskommun. Utredning angående vilka personer som är berättigade till SAP pågår och justering kommer att ske till KPA detta ska vara klart till årsskiftet. -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 74 24

75 Not 8 Kortfristiga skulder 2013-07-31 2012-07-31 2011-07-31 Pensionsskuld individuella delen 719 1109 698 Semesterlöneskuld 1628 1419 1615 Komp.tidsskuld anställda 136 214 143 Avräkningskonto Vingåker 0 209 0 Leverantörsskuld 371 495 387 Momsskuld 11 9 39 Sociala avgifter, källskatt 904 801 848 Förutbetalda intäkter 118 124 122 Övriga kortfristiga skulder 17 27 67 Summa 3904 4407 3919 Not 9 Övriga ej likviditetspåverkade poster 2013-07-31 2012-07-31 2011-07-31 Förändring pensioner 487 607 403 Återbetalning till konto för utbetalning 0 0 629 Löneskatt pensionsavsättningar 168 274 189 Summa 655 881 1221 -VSR alltid steget före mot ett tryggt och skadefritt samhälle - 75 25

76 Revisorerna i Västra Sörmlands Räddningstjänst 2013-09-26 Kommunfullmäktige i Katrineholm Vingåker Utlåtande avseende delårsrapport 2013 Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål för den ekonomiska förvaltningen som direktionen beslutat om i årsbudgeten och flerårsplanen. Förbundets revisorer har översiktligt granskat Västra Sörmlands Räddningstjänsts delårsrapport per 2013-07-31. En översiktlig granskning är väsentligt begränsad och inriktad på analys och mindre på detaljgranskning. Granskningsresultatet framgår av bifogad revisionsrapport som utarbetats av PwC. Den prognos som lämnas i delårsrapporten visar att Västra Sörmlands Räddningstjänst kommer att uppnå ekonomisk balans för 2013, med ett förväntat resultat på 216 tkr. Finansiella mål och verksamhetsmål som kan kopplas till god ekonomisk hushållning finns. Dessa har fastställts av medlemskommunerna som också i sina beslut har lämnat anvisningar om att rapporteringen till kommunerna ska ligga i linje med uppdragets innehåll och struktur. Vilket innebär att målen skall redovisas på en sammanfattande nivå i den ekonomiska redovisningen till kommunerna (i årsredovisningen och delårsrapporten). Revisorerna bedömer att: delårsrapporten i allt väsentligt uppfyller kraven enligt den kommunala redovisningslagen, utvärderingen av det finansiella målet (av fyra) som utvärderas i delårsrapporten ger en rättvisande bild av måluppfyllelsen och att det prognostiserade resultatet innebär att de finansiella målen kommer att uppfyllas, förbundets bedömning att ett av verksamhetsmålen har uppfyllts, två av målen delvis har uppfyllts och att ett av målen inte har uppfyllts är rättvisande. REVISORERNA I VÄSTRA SÖRMLANDS RÄDDNINGSTJÄNST Karl Källander Karl-Erik Lardenäs Marita Bengtsson Peter Vogt 76

77 Revisionsrapport Annika Hansson September 2013 Granskning av delårsrapport 2013 Västra Sörmlands Räddningstjänst 77

78 Granskning av delårsrapport 2013 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning 3 2.1 Bakgrund 3 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 3 2.3 Revisionskriterier 3 2.4 Metod 4 3 Granskningsresultat 5 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed 5 3.2 Resultatanalys 6 3.3 God ekonomisk hushållning 7 3.3.1 Finansiella mål 7 3.3.2 Mål för verksamheten 8 September 2013 Västra Sörmlands Räddningstjänst PwC 78

79 Granskning av delårsrapport 2013 1 Sammanfattande bedömning PwC har på uppdrag av förbundets förtroendevalda revisorer granskat förbundets delårsrapport för perioden 2013-01-01 2013-07-31. Uppdraget ingår som en obligatorisk del av revisionsplanen för år 2013. Syftet med den översiktliga granskningen är att ge förbundets revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som medlemskommunerna fastställt. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till kommunfullmäktige i medlemskommunerna i samband med att delårsrapporten behandlas. Resultatet för perioden är -46 tkr (264 tkr), vilket är 310 tkr sämre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett resultat om 216 tkr. Bedömningen i delårsrapporten är att balanskravet kommer att uppfyllas. Utifrån vår översiktliga granskning gör vi följande bedömning av förbundets delårsrapport: Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Vi bedömer att förbundets delårsrapport är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed. Utifrån gjord övergripande granskning av räkenskaperna bedömer vi att förbundets ekonomiska resultat på -46 tkr och ställning per 2013-07-31 i allt väsentligt är rättvisande. Vi bedömer att den analys som gjorts och de kommentarer som lämnats om den ekonomiska situationen och utvecklingen kan utvecklas i avseende på analyser av ekonomi, prognoser och nyckeltal. Vi bedömer att den personalekonomiska redovisningen kan utvecklas. Vår bedömning är att det finns föreskrifter och anvisningar för delårsrapporten, men att dessa inte är samlade utan finns i olika dokument. Anvisningarna skulle bli tydligare om de fanns samlas på ett ställe. Uppfyller resultatet i delårsrapporten de av direktionen fastställda finansiella målen? Vi bedömer att utvärderingen av det finansiella målet (av fyra) som redovisas i delårsrapporten ger en rättvisande bild av måluppfyllelsen. Målet har inte uppfyllts vid periodens slut. De andra tre finansiella målen kommer att utvärderas i årsredovisningen. Vår bedömning är att det prognostiserade resultatet innebär att de finansiella målen kommer att uppfyllas. September 2013 Västra Sörmlands Räddningstjänst 1 av 8 PwC 79

80 Granskning av delårsrapport 2013 Uppfyller resultatet i delårsrapporten de av direktionen fastställda målen för verksamheten? Vi instämmer i förbundets bedömning att ett av verksamhetsmålen har uppfyllts, att två av målen delvis har uppfyllts och att ett av målen inte har uppfyllts. September 2013 Västra Sörmlands Räddningstjänst 2 av 8 PwC 80

81 Granskning av delårsrapport 2013 2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommuner är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. Samma krav och lagstiftning gäller för kommunalförbund. KL 9 kap 9 a Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap. 20 a skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av förbundets mål för ekonomi och verksamhet. 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om delårsrapporten ger svar på följande revisionsfrågor. Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av medlemskommunernas fullmäktige fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av medlemskommunernas fullmäktige fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i delårsrapporten. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 2.3 Revisionskriterier Direktionen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten som enligt 8 kap 20 a KL ska behandlas av kommunfullmäktige. Granskningen av delårsrapporten innebär en bedömning av om rapporten följer: Kommunallagen och lag om kommunal redovisning God redovisningssed Direktionens beslut avseende god ekonomisk hushållning September 2013 Västra Sörmlands Räddningstjänst 3 av 8 PwC 81

82 Granskning av delårsrapport 2013 2.4 Metod Granskningen har utförts genom: - Intervjuer med berörda tjänstemän - Analys av relevanta dokument - Granskning av specifikationer och underlag till väsentliga balansposter i den omfattning som krävs för att i allt väsentligt säkerställa ett rättvisande resultat - Översiktlig analys av resultaträkning samt resultatprognos för året - Översiktlig analys av verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av medlemskommunernas fullmäktige fastställda målen Granskningen är inte lika omfattande som granskningen av årsredovisningen utan mer översiktlig. Granskningen är dessutom mer inriktad på analytisk granskning än på substansgranskning. Rapporten är faktagranskad av personal på förbundet. September 2013 Västra Sörmlands Räddningstjänst 4 av 8 PwC 82

83 Granskning av delårsrapport 2013 3 Granskningsresultat 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed Den upprättade delårsrapporten omfattar perioden januari juli. Resultatet för perioden uppgår till -46 tkr. Delårsrapporten består av förvaltningsberättelse samt resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys Anvisningar och interna föreskrifter finns upprättade i olika dokument. Det finns fastställt att delårsrapporten ska upprättas per 31 juli och vilka mål som ska följas upp i delårsrapporten respektive i årsredovisningen. I övrigt följs Vingåkers kommuns anvisningar. I förvaltningsberättelsen redovisas uppföljning av medlemskommunernas mål, kortfattat viktiga händelser under perioden för funktionerna förebyggande och räddning inkl. nyckeltal, personalekonomisk redovisning, samt ekonomisk redovisning. Förvaltningsberättelsen innehåller en mängd nyckeltal som fastställts av direktionen. Syftet med de framtagna nyckeltalen är att dessa ska mäta och följa upp de mål som beslutats av direktionen och medlemskommunerna. Den personalekonomiska redovisningen uppfyller lagstiftningens krav på upplysning om sjukfrånvaron enligt KRL 4:1a samt kompetensutveckling under perioden. Avsnittet kan även utvecklas med information om rehabilitering, friskvård samt jämförelser med tidigare år. Uppgifter lämnas om pensionsförpliktelser och pensionsmedel i enlighet med rekommendationen RKR 7:1. Det framgår att ca 50 % har förbrukats av investeringsbudgeten. Det kommenteras inte om den totala budgeten på 1,7 mnkr beräknas utnyttjas innan årets slut. Uppställningsformen för resultaträkningen regleras i KRL. Dock kan detaljeringsgraden vara lägre i delårsrapporten än i årsredovisningen. Resultaträkningen i förbundets delårsrapport är uppställd på likartat sätt som i föregående årsredovisning. Uppgifter om utfallet för motsvarande period 2011 och 2012 anges som jämförelse. Budget för perioden anges, samt en prognos för hela 2013. Noter finns i tillräcklig omfattning. Periodisering har skett av väsentliga poster. En resultatutredande not har ej lämnats då årets resultat bedöms att bli positivt. Kassaflödesanalysen visar förändringen av likvida medel. Jämförelse görs med motsvarande period 2011 och 2012. September 2013 Västra Sörmlands Räddningstjänst 5 av 8 PwC 83

84 Granskning av delårsrapport 2013 Balansräkningens uppställning regleras i KRL. Detaljeringsgraden kan dock vara lägre än i årsredovisningen. Balansräkningen i förbundets delårsrapport redovisas i huvudsak på likartat sätt som i föregående årsredovisning. Jämförelsesiffror lämnas per 2011-07-31 och 2012-07-31. Noter finns i tillräcklig omfattning. Bedömning I vår översiktliga granskning har det inte framkommit några omständigheter som tyder på att förbundets delårsrapport inte, i allt väsentligt, är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Vi har granskat ett urval poster bl.a. periodiseringar som är gjorda i samband med delårsrapporten och konstaterar att väsentliga poster har periodiserats korrekt. Vår bedömning är att det finns föreskrifter och anvisningar för delårsrapporten, men att dessa inte är samlade utan finns i olika dokument. Anvisningarna skulle bli tydligare om de fanns samlade på ett ställe. Anvisningarna bör innehålla uppgifter om delårsrapportens period, förvaltningsberättelsens innehåll ex. omvärldsanalys, väsentliga händelser, vilka mål som skall följas upp, nyckeltal och verksamhetsmått som skall följas upp som avser både verksamhet och ekonomi. 3.2 Resultatanalys Prognosen för helåret pekar på ett positivt resultat på 0,2 mnkr. Vid en analys av kostnader och intäkter visar det sig att dessa avviker mot budget. Prognosen är dock att dessa avvikelser är både positiva och negativa. Avvikelsen beror på: Verksamhetens nettokostnad beräknas avvika positivt med 0,1 mnkr mot budget. Det är främst kostnaderna för den externa utbildningen som blivit lägre, men även intäkterna för denna har blivit lägre än budgeterat. Utredning pågår kring inrapporterade uppgifter till KPA avseende pensioner och detta ska vara klart till årsredovisningen. I nedanstående tabell redovisas utfallet för de första sju månaderna 2013, prognos för utfallet för året samt avvikelsen mot budget. Utfall delår 2012 Utfall delår 2013 Prognos 2013 Avv. mot budget Resultaträkning mnkr Verksamhetens intäkter 1,7 2,3 3,1-0,9 Verksamhetens kostnader -18,5-19,3-32,1 1,0 Avskrivningar -1,7-1,0-1,8 0 Verksamhetens nettokostnader -17,8-18,0-30,8 0,1 Driftbidrag 18,4 18,3 31,4 0 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader -0,3-0,3-0,3 0,1 Årets resultat 0,3 0 0,2 0,2 Resultatet enligt avstämningen mot balanskravet uppgår till 0,2 mnkr enligt prognosen. Prognosen för helåret pekar på ett positivt resultat på 216 tkr (+ 6 tkr enligt budget). Det prognostiserade resultatet visar också att balanskravet är uppfyllt. September 2013 Västra Sörmlands Räddningstjänst 6 av 8 PwC 84

85 Granskning av delårsrapport 2013 3.3 God ekonomisk hushållning Delårsrapporten i förbundet innehåller finansiella mål och verksamhetsmål som kan kopplas till god ekonomisk hushållning. Medlemskommunerna har i sina beslut lämnat anvisningar om att rapporteringen till kommunerna ska ligga i linje med uppdragets innehåll och struktur. Vilket innebär att målen skall redovisas på en sammanfattande nivå i den ekonomiska redovisningen till kommunerna (i årsredovisningen och delårsrapporten). 3.3.1 Finansiella mål I delårsrapporten görs en överskådlig avstämning mot de finansiella mål som medlemskommunerna beslutade om i handlingsprogrammet för perioden 2012-2105: Finansiellt mål, fastställda av medlemskommunerna för perioden 2012-2015 VSR ska ha ett positivt årligt resultat. VSR ska ha god budgetföljsamhet så att avvikelsen budgetutfall är högst 2 %. Utfall i delårsrapport 2013-07-31 Resultatet var i delårsrapporten -46 tkr. Målet är ännu inte uppfyllt. Måluppfyllelse, förbundets bedömning Enligt prognos kommer målet att vara uppfyllt vid årets slut. Utvärdering av detta mål sker i årsredovisningen VSR ska ha god prognossäkerhet så att avvikelsen prognos utfall är högst 1 %. Utvärdering av detta mål sker i årsredovisningen VSR ska ha god betalberedskap vilket motsvarar minst en månads betalningar. Utvärdering av detta mål sker i årsredovisningen Målet om att VSR ska ha ett positivt årligt resultat ska utvärderas i delårsrapporten och detta mål har inte uppfyllts vid periodens slut. De övriga tre finansiella målen ska utvärderas i årsredovisningen. Bedömning Vår bedömning är att det prognostiserade resultatet innebär att de finansiella målen kommer att uppfyllas. September 2013 Västra Sörmlands Räddningstjänst 7 av 8 PwC 85

86 Granskning av delårsrapport 2013 3.3.2 Mål för verksamheten De mål som skall redovisas i delårsrapporten och som gäller fr.o.m. 1 januari 2012 är Mål för verksamheten, fastställda av medlemskommunerna för perioden 2012-2015 Antalet personer som skadas eller omkommer i olyckor, som föranleder räddningsinsats, ska minska över tid. Måluppfyllelse, förbundets bedömning i delårsrapporten Förbundet bedömer att målet delvis är uppfyllt Kunskapen och förmågan hos allmänheten om olycksförebyggande och olyckshanterade åtgärder om olyckor, som kan föranleda räddningsinsats, ska kontinuerligt öka. Vid 60 procent av alla olyckor som uppfylller kriterierna för räddningstjänst enligt LSA ska en första insats ske av enskilda. Förbundet bedömer att målet är uppfyllt Förbundet bedömer att målet inte är uppfyllt Räddningstjänstens första enhet ska vara framme vid 100 procent av alla olyckor inom den tid som anges i handlingsprogrammets förmågekarta. Förbundet bedömer att målet delvis är uppfyllt Förbundet har i delårsrapporten med hjälp av olika diagram redovisat och utvärderat hur verksamhetsmålen har uppnåtts. Bedömning Vi instämmer i förbundets bedömning att ett av verksamhetsmålen har uppfyllts, ett har inte uppfyllts och att två av målen delvis har uppfyllts. Vi noterar dock att de framtagna målen ger bra förutsättningar för styrning och uppföljning av förbundets verksamhet. 2013-09-26 Annika Hansson Uppdragsledare September 2013 Västra Sörmlands Räddningstjänst 8 av 8 PwC 86

87 Dnr KS/2013:514-104 Handläggare: Karin Rytter Samverkansavtal för gymnasieskolan Ordförandens förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att Katrineholms kommun ska teckna samverkansavtal för gymnasieskolan med kommunerna Norrköping, Finspång, Nyköping, Oxelösund samt Vingåker, under förutsättning att samtliga kommuner gör likaledes. 2. Kommunstyrelsen ordförande uppdras att underteckna avtalet. 3. Anneli Hedberg (S) utses till ordinarie representant till den politiska arbetsgruppen och Bo Sivars (M) till ersättare. Ärendebeskrivning I en strävan att förbättra samverkan med flera kommuner norr om Norrköping, har tanken på ett samverkansavtal för gymnasieskolan vuxit fram. Samverkansavtalet gäller för gymnasieskolans nationella program och grundpelarna elevperspektivet, samverkan över länsgränserna samt effektivisering. Inkomna yttranden Bildningsnämnden instämmer i samverkansavtalets strävan att genom samverkan erbjuda alla elever i regionen ett efterfrågeanpassat utbildningsutbud av hög kvalitet. Bildningsnämnden vill understyrka vikten av reell samverkan och samarbete sker mellan kommunerna och att alla kommuner ges likvärdiga förutsättningar att ta emot elever från de samverkande kommunerna. Ur ett elevperspektiv, innebär samverkansavtalet fler valmöjligheter för gymnasieeleverna. Avtalet kan ur verksamhetsmässiga perspektiv innebära att antalet program och inriktningar behöver minskas ytterligare, om fler elever väljer skolor i andra kommuner. Detta skulle också betyda ökade kostnader för bildningsnämnden avseende inackorderingstillägg eller resebidrag. Samverkansavtalet kan dock också ge ökade intäkter och möjligheter att behålla program om fler elever från andra kommuner väljer Katrineholm. Ärendets beredning Ärendet har beretts av kommunchefer från respektive kommun. Kommunledningsförvaltningen har översänts på remiss till bildningsnämnden. Kommunledningsförvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen har tagit del av bildningsnämndens yttrande. Samverkansavtal för gymnasieskolan är ett nästa steg i samarbetet med Kolmårdsgrannar. Tidigare har samarbete avseende upphandling av ramavtal inletts. 87

88 I paragraf fem i samverkansavtalet anges att varje kommun som undertecknat avtalet, ska utse en ordinarie representant och en ersättare till en politisk arbetsgrupp, med uppgift att skapa konsensus avseende gymnasieskolan i regionen. Representanter till arbetsgruppen måste således utses. Jämställdhet är en del av de grundläggande demokratiska värden som ingår i de nationella målen för skolan. Gymnasieskolans läroplan om jämställdhet säger att Skolan ska aktivt och medvetet främja kvinnors och mäns lika rätt och möjligheter. Eleverna ska uppmuntras att utveckla sina intressen utan fördomar om vad som är kvinnligt och manligt. Gymnasieskolans läroplan uttrycker också tydligt att varje lärare ska se till att undervisningen till innehåll och uppläggning präglas av ett jämställdhetsperspektiv. Jämställdhet råder när män och kvinnor har samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter. Ytterst få gymnasieprogram har en jämn fördelning av flickor och pojkar. Killar väljer ofta tekniska gymnasieutbildningar och tjejer omsorgsinriktade och teoretiska gymnasieutbildningar. Detta trots insatser för att bryta det könssegregerade valet till gymnasiet. I Katrineholms kommun var de populäraste program att ansöka till inför höstterminen 2013 av pojkar el och energi (44 pojkar, två flickor), fordon och transport (45 pojkar, en flicka), samhällsvetenskap (29 pojkar, 50 flickor) samt bygg- och anläggning (21 pojkar, tre flickor). Motsvarande för flickor var samhällsvetenskap (50 flickor, 29 pojkar), ekonomi (25 flickor, 16 pojkar), restaurang och livsmedel (24 flickor, 6 pojkar) samt vård- och omsorg (22 flickor, 15 pojkar). Det kan konstateras vara viktigt att varje elev ska ha möjlighet att göra sina val av utbildning utifrån intressen och sin egen valda framtid. Katrineholms kommuns samverkan med andra kommuner gällande gymnasieskolan berör såväl pojkar som flickor. Samverkansavtalet, som strävar efter att erbjuda alla elever i regionen ett efterfrågeanpassat utbildningsutbud av hög kvalitet, bidrar till fler valmöjligheter för eleven, vilket kan bedömas vara positivt ur jämställdhetsperspektiv. Ärendets handlingar Tjänsteutlåtande kommunledningsförvaltningen, 2013-11-20 Sammanträdesprotokoll bildningsnämnden, 2013-11-05, 102 Samverkansavtal för gymnasieskolan 2014 88

89 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-20 KS/2013:514-104 Staben Vår handläggare Karin Rytter Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsen Samverkansavtal för gymnasieskolan Ärendebeskrivning I en strävan att förbättra samverkan med flera kommuner norr om Norrköping, har tanken på ett samverkansavtal för gymnasieskolan vuxit fram. Samverkansavtalet gäller för gymnasieskolans nationella program och grundpelarna elevperspektivet, samverkan över länsgränserna samt effektivisering. Inkomna yttranden Bildningsnämnden instämmer i samverkansavtalets strävan att genom samverkan erbjuda alla elever i regionen ett efterfrågeanpassat utbildningsutbud av hög kvalitet. Bildningsnämnden vill understyrka vikten av reell samverkan och samarbete sker mellan kommunerna och att alla kommuner ges likvärdiga förutsättningar att ta emot elever från de samverkande kommunerna. Ur ett elevperspektiv, innebär samverkansavtalet fler valmöjligheter för gymnasieeleverna. Avtalet kan ur verksamhetsmässiga perspektiv innebära att antalet program och inriktningar behöver minskas ytterligare, om fler elever väljer skolor i andra kommuner. Detta skulle också betyda ökade kostnader för bildningsnämnden avseende inackorderingstillägg eller resebidrag. Samverkansavtalet kan dock också ge ökade intäkter och möjligheter att behålla program om fler elever från andra kommuner väljer Katrineholm. Ärendets beredning Ärendet har beretts av kommunchefer från respektive kommun. Kommunledningsförvaltningen har översänts på remiss till bildningsnämnden. Kommunledningsförvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen har tagit del av bildningsnämndens yttrande. Samverkansavtal för gymnasieskolan är ett nästa steg i samarbetet med Kolmårdsgrannar. Tidigare har samarbete avseende upphandling av ramavtal inletts. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0150 570 00 64180 Katrineholm Telefax: www.katrineholm.se E-post: 89

90 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (2) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-20 KS/2013:514-104 Staben I paragraf fem i samverkansavtalet anges att varje kommun som undertecknat avtalet, ska utse en ordinarie representant och en ersättare till en politisk arbetsgrupp, med uppgift att skapa konsensus avseende gymnasieskolan i regionen. Representanter till arbetsgruppen måste således utses. Jämställdhet är en del av de grundläggande demokratiska värden som ingår i de nationella målen för skolan. Gymnasieskolans läroplan om jämställdhet säger att Skolan ska aktivt och medvetet främja kvinnors och mäns lika rätt och möjligheter. Eleverna ska uppmuntras att utveckla sina intressen utan fördomar om vad som är kvinnligt och manligt. Gymnasieskolans läroplan uttrycker också tydligt att varje lärare ska se till att undervisningen till innehåll och uppläggning präglas av ett jämställdhetsperspektiv. Jämställdhet råder när män och kvinnor har samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter. Ytterst få gymnasieprogram har en jämn fördelning av flickor och pojkar. Killar väljer ofta tekniska gymnasieutbildningar och tjejer omsorgsinriktade och teoretiska gymnasieutbildningar. Detta trots insatser för att bryta det könssegregerade valet till gymnasiet. I Katrineholms kommun var de populäraste program att ansöka till inför höstterminen 2013 av pojkar el och energi (44 pojkar, två flickor), fordon och transport (45 pojkar, en flicka), samhällsvetenskap (29 pojkar, 50 flickor) samt bygg- och anläggning (21 pojkar, tre flickor). Motsvarande för flickor var samhällsvetenskap (50 flickor, 29 pojkar), ekonomi (25 flickor, 16 pojkar), restaurang och livsmedel (24 flickor, 6 pojkar) samt vård- och omsorg (22 flickor, 15 pojkar). Det kan konstateras vara viktigt att varje elev ska ha möjlighet att göra sina val av utbildning utifrån intressen och sin egen valda framtid. Katrineholms kommuns samverkan med andra kommuner gällande gymnasieskolan berör såväl pojkar som flickor. Samverkansavtalet, som strävar efter att erbjuda alla elever i regionen ett efterfrågeanpassat utbildningsutbud av hög kvalitet, bidrar till fler valmöjligheter för eleven, vilket kan bedömas vara positivt ur jämställdhetsperspektiv. Ärendets handlingar Sammanträdesprotokoll bildningsnämnden, 2013-11-05, 102 Samverkansavtal för gymnasieskolan 2014 Karin Rytter LIX: 63 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0150 570 00 64180 Katrineholm Telefax: www.katrineholm.se E-post: 90

91 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum BILDNINGSNÄMNDEN 2013-11-05 102 7 Blad Dnr 2013:58, 104 Handläggare: Helene Björkqvist Yttrande över samverkansavtal för gymnasieskolan Bildningsnämndens beslut Bildningsnämnden antar bildningsförvaltningens yttrande som sitt eget och överlämnar yttrandet till kommunstyrelsen. Bakgrund I en strävan att förbättra samverkan med flera kommuner norr om Norrköping, har tanken på ett samverkansavtal för gymnasieskolan vuxit fram. Samverkansavtalet gäller för gymnasieskolans nationella program och följande grundpelare: Elevperspektivet Samverkan över länsgränserna Effektivisering Bildningsförvaltningens bedömning Bildningsförvaltningen instämmer i samverkansavtalets strävan att genom samverkan erbjuda alla elever i regionen ett efterfrågeanpassat utbildningsutbud av hög kvalitet. Det är framförallt viktigt och en stor fördel att elever erbjuds söka program, som inte finns på hemorten, på samma villkor som anordnande kommun. Bildningsnämnden har under senaste åren anpassat organisationen utifrån ett vikande elevantal (enligt demografin). Nu har elevminskningen planat ut framförallt beroende på en ökad anhöriginvandring. Program och inriktningar har tagits bort i syfte att effektivisera resursanvändningen på sikt, under de år programmen fasas ut har kostnaderna varit högre. 28 elever på IM (Introduktionsprogrammet) har tagits in på PRIV (Programinriktat individuellt program) och via yrkesintroduktion på nationella program istället för på IM programmet. Inom samverkansområdet som avses, torde det finnas fler utbildningsplatser än områdets totala elevantal. Bildningsförvaltningen vill också understryka vikten av att reell samverkan och samarbete sker mellan kommunerna och att alla kommuner ges likvärdiga förutsättningar att ta emot elever från de samverkande kommunerna. Exempelvis behöver kommunikationer mellan kommunerna förbättras för att eleverna ska kunna göra ett aktivt val och att de medverkande kommunerna ges samma möjligheter att ta emot elever. Utveckling och samarbete kring distansutbildning för gymnasieelever skulle kunna vara ett utvecklingsområde Justerandes sign Protokollsutdrag till Utdragsbestyrkande 91

92 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum BILDNINGSNÄMNDEN 2013-11-05 102 8 Blad Elevperspektiv Samverkansavtalet innebär fler valmöjligheter för gymnasieeleverna, ett större utbud och av program och inriktningar. Däremot kan elevens reella möjligheter att fritt välja program se olika ut beroende på vilka förutsättningar det finns för att pendla eller flytta till utbildningsorten, både utifrån sociala och ekonomiska förhållanden. Ett minskat programutbud på hemorten medför för vissa elever begränsade valmöjligheter. En annan möjlighet som skulle kunna användas i samverkansområdet är distansundervisning som skulle ge fler elever reella möjligheter att välja program eller inriktning. Samverkansavtalet innebär att Katrineholms elever konkurrerar med övriga kommuners elever till kommunens program likväl som i hela samverkansområdet. Förstärkning av studie- och yrkesvägledning kan stötta eleverna att välja program vid ett större programutbud. För elever med behov av särskilt stöd kan pendling till annan kommun innebära svårigheter. Deras möjligheter att välja program kan minska om programutbudet minskar på hemmaplan. Under hösten har enkäter och samtal genomförts med blivande gymnasieelever kring deras önskemål och tankar om det förestående gymnasievalet. Även om underlaget varit litet så har några aspekter framträtt. De flesta uttrycker att programutbudet är viktigt när det gäller val av gymnasieskola (både flickor och pojkar), på andra plats kommer närheten till skola. Däremot är typ av skola, exempelvis storlek, rykte med mera inte avgörande. Över 90 % av de som svarade på enkäten anger att de har en positiv bild av gymnasieskolan i Katrineholm (svarsalternativ 3, 4 eller 5 på en 5- gradig skala). Det finns skillnader mellan flickors och pojkars svar, en större andel pojkar anger att de vill gå på en gymnasieskola i Katrineholm framför en gymnasieskola i annan kommun medan flickor anger att programutbudet som den viktigaste faktorn inför gymnasievalet. Det innebär då i ett jämställdhetsperspektiv att det är viktigt att det finns flera olika alternativ till program i Katrineholm så att inte pojkarna begränsas i sitt val på grund av sitt kön. Flickorna verkar inte lika känsliga för studiernas placering. Verksamhetsmässiga perspektiv Om avtalet innebär att fler elever väljer skolor i andra kommuner innebär det att antalet program och inriktningar behöver minskas ytterligare. Det kan innebära färre möjligheter att ordna PRIV-platser och yrkesintroduktion på hemmaplan. Antalet gymnasieskolor kan komma att minska. Verksamhetsanpassningar kan behöva göras om elevantalet minskar alternativt ökar. Gymnasieskolan har sedan länge varit konkurrensutsatt och har under åren arbetat med marknadsföring och information, detta arbete kommer att behöva förstärkas och utvecklas. Juridiska perspektiv Samverkansavtalet täcker de juridiska aspekterna av samverkan mellan kommunerna kring gymnasieutbildning. Justerandes sign Protokollsutdrag till Utdragsbestyrkande 92

93 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum BILDNINGSNÄMNDEN 2013-11-05 102 9 Blad Ekonomiska perspektiv Om elever söker till andra kommuner inom samverkansområdet kommer det att innebära ökade kostnader för bildningsnämnden avseende inackorderingstillägg/eller resebidrag. Om program eller inriktningar behöver läggas ned innebär det omställningskostnader under utfasningsperioden. Samverkansavtalet kan också ge ökade intäkter och möjligheter att behålla program om fler elever från andra kommuner väljer Katrineholm. Vissa gymnasieprogram i andra kommuner har en lägre elevpeng än motsvarade gymnasieprogram i Katrineholm, detta kan innebära minskade kostnader. Ärendets handlingar Förslag till samverkansavtal för gymnasieskolan Bildningsnämndens överläggning Under bildningsnämndens överläggning yttrar sig Anneli Hedberg (S), Helene Björkqvist förv.chef, Fredrik Hernblom (M), Carina Björk-Andersson (FP), Tommi Lycke (S), Anette Larsson Fredriksson (S), Ann-Charlotte Olsson (C ), Jean Fridh (MP), Whera Nyvell (MP) och Anna Thörn verks.chef. Justerandes sign Protokollsutdrag till Kommunstyrelsen Utdragsbestyrkande 93

94 1(5) Samverkansavtal för gymnasieskolan 2014 1 Bakgrund, omfattning och syfte Samverkansavtalet grundas på en gemensam strävan att genom utökad samverkan erbjuda alla elever i regionen ett efterfrågeanpassat utbildningsutbud av hög kvalitet. Avtalet syftar också till att genom samverkan optimera resursanvändningen i gymnasieskolan. Elever inom gymnasiesärskolan omfattas inte av detta avtal. Elever på introduktionsprogrammen kan, utifrån deras individuella omständigheter, vara föremål för separata avtal mellan berörda kommuner utöver vad lagstiftningen föreskriver om andrahandsmottagande. Elever på introduktionsprogrammen omfattas inte av paragraferna 3 och 4 i detta avtal. 2 Avtalsparter Parter är de som undertecknat detta avtal. De utgör ett gemensamt samverkansområde. 3 Mottagande, urval och antagning Antagning till år 1 Program och inriktningar som respektive kommun kommer att erbjuda och där behöriga sökande ska tas emot i första hand, anges i särskilt dokument. Varje part ska årligen, senast den 1 december, uppdatera detta dokument. Kommunerna erbjuder de angivna utbildningarna inom ramen för detta samverkansavtal. Antagning till inriktningar år 2 och år 3 Urval görs med samlat betygsdokument som grund. Avslutade kurser, som ingår år 1 i det program inom vilket inriktningsvalet görs, är beräkningsgrund för meritvärdet. Elever mottagna i annan kommun än anordnarkommunen för inriktningen år 2 och år 3 erbjuds utbildning i enlighet med mottagning i andra hand. SAMVERKANSAVTAL FÖR GYMNASIESKOLAN 94

95 2(5) 4 Ekonomiska förutsättningar Interkommunal ersättning beräknas enligt självkostnaden för den som anordnar utbildningen. Om utbildningen finns i hemkommunen betalas dock interkommunal ersättning högst motsvarande den egna kostnaden för motsvarande utbildning. Är utbildningens kostnad lägre i kommunen där den anordnas enligt samverkansavtalet än i hemkommunen tillämpas den lägre kostnaden. Betalning av interkommunal ersättning ska göras månadsvis. Interkommunal ersättning för år 4 Om eleven bedöms ha behov av att utbildningen fördelas över längre tid än tre år debiteras hemkommunen andel av interkommunal ersättning för respektive program utifrån antalet poäng som ingår i kursen/kurserna i förhållande till årskursens totala poängantal. För år 4 på teknikprogrammet gäller ordinarie programpris för teknikprogrammet. För de elever som antagits till en nationellt godkänd idrottsutbildning gäller det av Riksidrottsförbundet rekommenderade merkostnadsbeloppet för ämnet specialidrott. Avstämningsdatum för interkommunala ersättningar är den femtonde i varje månad med undantag för juni som är elevunderlaget den 15 maj och för juli och augusti som är elevunderlaget den 15 september. För elev som avbryter studierna före avstämningsdatumet debiteras hemkommunen ingen kostnad. Rapportering ska ske omgående till elevens hemkommun beträffande avhopp (avbrutna studier) och programbyte Rapportering ska ske snarast till elevens hemkommun beträffande elever som bedöms behöva fördela utbildningen över mer än tre år alternativt bedöms ligga i riskzon för att avbryta sina studier. Kostnader för särskilda elevvårdsinsatser, t ex behov av elevassistent ska godkännas av hemkommunen och ersättas av denna med faktisk kostnad. Resor till och från skolan samt inackorderingstillägg bekostas av elevens hemkommun. Administration av resor (terminskort mm.) handläggs av anordnande kommun och faktureras hemkommunen. Inackorderingstillägg hanteras i sin helhet av hemkommunen. SAMVERKANSAVTAL FÖR GYMNASIESKOLAN 95

96 3(5) Kostnader för elevförsäkring (ansvarsförsäkring) ingår i den interkommunala ersättningen och tecknas av anordnande kommun. 5 Samarbetsformer Politisk arbetsgrupp Varje kommun som undertecknat avtalet utser en ordinarie representant och en ersättare till en politisk arbetsgrupp med uppgift att skapa konsensus avseende gymnasieskolan i regionen. Den politiska arbetsgruppen utser, vid behov, beredande grupper utgörande av t.ex. förvaltningschefer/motsvarande. Samråd om utbildningsutbudet Den politiska arbetsgruppen ska årligen samråda om förläggning och dimensionering av det totala utbudet av gymnasieutbildning med målet att långsiktigt säkerställa ett resurseffektivt och kvalitativt utbildningsutbud tillgängligt för alla elever i regionen. Inför samrådet ska nedläggning eller start av utbildning alltid anmälas. De lokala initiativen ska ligga till grund för det samlade regionala gymnasieutbudet. Elevernas val ska vara styrande för den politiska arbetsgruppen och balanseras mot faktiska förutsättningar och kvalitetskrav. Dit hör arbetslivets och samhällets synpunkter på såväl utbildningsvägarnas volym som inriktning. 6 Information om utbildningsutbudet Avtalets parter har ett gemensamt ansvar för information till elever och målsmän om de utbildningar som erbjuds inom samverkansområdet. Avtalets parter förbinder sig att tillhandahålla det underlag som krävs för en kvalitativt bra information om utbildningsutbudet. Kvalitet och användarvänlighet på den tillgängliga informationen ska ständigt utvecklas. 7 Antagning till gymnasieskolan Ansökningar till aktuella utbildningar inom samverkansgruppen ska inskickas till antagningsenheten i den sökandes hemkommun. Ansökan översänds därefter till anordnarkommunen. SAMVERKANSAVTAL FÖR GYMNASIESKOLAN 96

97 4(5) 8 Uppföljning och utvärdering Hela samverkansavtalet ska under våren 2015 följas upp och utvärderas av den politiska arbetsgruppen avseende syfte och innehåll. 9 Force majeure Om anordnande kommun inte kan fullgöra ett åtagande på grund av omständigheter utanför kommunens kontroll, t ex arbetskonflikt, eldsvåda, krigshändelse mm, är anordnande kommun inte ansvarig för den skada eller förlust som kan uppkomma för motparten. 10 Oenighet och tvist Vid oenighet om detta avtals tillämpning ska frågan tas upp till behandling i den politiska arbetsgruppen, med syfte att nå en samsyn i frågan. Tvist med anledning av kvarstående oenighet ska avgöras av allmän domstol. 11 Avtalsvillkor, avtalsperiod och undertecknande Avtalet gäller från och med den 1 januari 2014 och tills vidare. Avtalsvillkor gällande utbildningsutbud och därmed sammanhängande frågor omförhandlas årligen. Om det under avtalstiden fattas beslut på nationell nivå som väsentligt ändrar förutsättningarna i detta avtal kan omförhandling eller uppsägning av avtalet i dess helhet ske. För uppsägning gäller sex månaders ömsesidig uppsägningstid. Uppsägning ska ske genom skriftlig begäran därom till ordföranden i samrådsgruppen. Avtalet ska undertecknas efter godkännande i respektive kommun. SAMVERKANSAVTAL FÖR GYMNASIESKOLAN 97

98 5(5) För Finspångs kommun Datum Namn För Katrineholms kommun Namnförtydligande Datum Namn För Norrköpings kommun Datum Namn För Nyköpings kommun Datum Namn För Oxelösunds kommun Datum Namn För Vingåkers kommun Datum Namn Namnförtydligande Namnförtydligande Namnförtydligande Namnförtydligande Namnförtydligande SAMVERKANSAVTAL FÖR GYMNASIESKOLAN 98

99 Dnr KS/2013:404-003 Handläggare: Marie Sandström Koski Revidering av bildningsnämndens reglemente Ordförandens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att i bildningsnämndens reglemente under 1 Uppgifter enligt speciallagstiftningen tillföra följande Bildningsnämnden har ansvaret för information om icke skolpliktiga ungdomar enligt Skollagen 29 kap 9. Ärendebeskrivning Bildningsnämnden har vänt sig till kommunfullmäktige med förslag om att huvudansvaret för informationsansvaret enligt skollagens 29 kap 9 ska läggs på bildningsnämnden. Skollagen 29 kap Information om icke skolpliktiga ungdomar 9 En hemkommun ska löpande hålla sig informerad om hur de ungdomar i kommunen som fullgjort sin skolplikt men som inte fyllt 20 år är sysselsatta i syfte att kunna erbjuda dem lämpliga individuella åtgärder. Kommunens skyldighet enligt första stycket omfattar inte de ungdomar som genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola, nationella eller specialutformade program i gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om den behandling av personuppgifter som är nödvändig för att kommunen ska kunna genomföra sin skyldighet enligt första stycket. I Katrineholms kommun samarbetar bildningsnämnden, socialnämnden och viadidaktnämnden kring informationsansavret. Av bildningsnämndens protokoll framgår att det är viktigt att det finns en ansvarig nämnd för uppföljning och planering av arbetet med informationsansvaret. Ärendets beredning Ärendet har remitterats till socialnämnden och viadidaktnämnden för yttrande. Socialnämnden har meddelat att man avstår från att yttra sig och viadidaktnämnden har inget att erinra. Kommunledningsförvaltningens bedömning och förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen har inget att erinra mot bildningsnämndens förslag om att nämnden ska ansvara för information om icke skolpliktiga ungdomar. Kommunstyrelsen föreslås föreslå kommunfullmäktige att i bildningsnämndens reglemente under 1 Uppgifter enligt speciallagstiftningen tillföra följande 99

100 Bildningsnämnden har ansvaret för information om icke skolpliktiga ungdomar enligt Skollagen 29 kap 9. Ärendets handlingar Kommunledningsförvaltningens tjänsteutlåtande, 2013-11-19 Bildningsnämndens protokoll, 2013-08-27, 79 100

101 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-19 KS/2013:404-003 Staben Vår handläggare Marie Sandström Koski Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsen Revidering av bildningsnämndens reglemente Ärendebeskrivning Bildningsnämnden har vänt sig till kommunfullmäktige med förslag om att huvudansvaret för informationsansvaret enligt skollagens 29 kap 9 ska läggs på bildningsnämnden. Skollagen 29 kap Information om icke skolpliktiga ungdomar 9 En hemkommun ska löpande hålla sig informerad om hur de ungdomar i kommunen som fullgjort sin skolplikt men som inte fyllt 20 år är sysselsatta i syfte att kunna erbjuda dem lämpliga individuella åtgärder. Kommunens skyldighet enligt första stycket omfattar inte de ungdomar som genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola, nationella eller specialutformade program i gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om den behandling av personuppgifter som är nödvändig för att kommunen ska kunna genomföra sin skyldighet enligt första stycket. I Katrineholms kommun samarbetar bildningsnämnden, socialnämnden och viadidaktnämnden kring informationsansavret. Av bildningsnämndens protokoll framgår att det är viktigt att det finns en ansvarig nämnd för uppföljning och planering av arbetet med informationsansvaret. Ärendets beredning Ärendet har remitterats till socialnämnden och viadidaktnämnden för yttrande. Socialnämnden har meddelat att man avstår från att yttra sig och viadidaktnämnden har inget att erinra. Kommunledningsförvaltningens bedömning och förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen har inget att erinra mot bildningsnämndens förslag om att nämnden ska ansvara för information om icke skolpliktiga ungdomar. K:\Beredningsmöten\2013\131127\404-13 MSK\404-13 Bildningsnämnden MSK.docx KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0150-57019 641 80 Katrineholm Telefax: 0150-57025 www.katrineholm.se E-post: kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 101

102 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (2) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-19 KS/2013:404-003 Staben Kommunstyrelsen föreslås föreslå kommunfullmäktige att i bildningsnämndens reglemente under 1 Uppgifter enligt speciallagstiftningen tillföra följande Bildningsnämnden har ansvaret för information om icke skolpliktiga ungdomar enligt Skollagen 29 kap 9. Ärendets handlingar Bildningsnämndens protokoll, 2013-08-27, 79 Marie Sandström Koski K:\Beredningsmöten\2013\131127\404-13 MSK\404-13 Bildningsnämnden MSK.docx KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0150-57019 641 80 Katrineholm Telefax: 0150-57025 www.katrineholm.se E-post: kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 102 LIX:67

103 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum BILDNINGSNÄMNDEN 2013-08-27 79 17 Blad Dnr 2013:46, 003 Handläggare: Helene Björkqvist Förslag om tillägg till reglemente för bildningsnämnden Bildningsnämndens beslut Bildningsnämnden föreslår kommunfullmäktige att besluta att bildningsnämnden har huvudansvaret för informationsansvaret i Katrineholms kommun, enligt Skollagen 29 kap. 9. Bakgrund I skollagen beskrivs Informationsansvaret enligt nedan. Skollagen 29 kap. Övriga bestämmelser Information om icke skolpliktiga ungdomar 9 En hemkommun ska löpande hålla sig informerad om hur de ungdomar i kommunen som fullgjort sin skolplikt men som inte fyllt 20 år är sysselsatta i syfte att kunna erbjuda dem lämpliga individuella åtgärder. Kommunens skyldighet enligt första stycket omfattar inte de ungdomar som genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola, nationella eller specialutformade program i gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om den behandling av personuppgifter som är nödvändig för att kommunen ska kunna genomföra sin skyldighet enligt första stycket. Fullgjort skolplikt är inte definierad i lagtexten men Skolverket skriver i sin Rapport 360: Skolverket utgår från att elever som har ett slutbetyg från gymnasieskolan har fullföljt utbildningen och att elever som har läst tre år i gymnasieskolan men saknar ett slutbetyg omfattas av det kommunala informationsansvaret I Katrineholms kommun har flera nämnder samarbetat kring informationsansvaret, bildningsnämnden, socialnämnden och viadidaktnämnden. Ingen av nämnderna har i sitt reglemente ett uttalat ansvar för Informationsansvaret. Bildningsförvaltningens yttrande Det är viktigt att det finns en ansvarig nämnd med ansvar för planering och uppföljning av arbetet med informationsansvaret. En handlingsplan för kommunens informationsansvar bör upprättas som anger mål och ambition med arbetet. Tjänstemän och politiker från viadidaktnämnden och bildningsnämnden respektive Viadidakt och bildningsförvaltningen har träffats för nulägesbeskrivning och hur arbetet kring informationsansvaret kan utvecklas. Justerandes sign Protokollsutdrag till Utdragsbestyrkande 103

104 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum BILDNINGSNÄMNDEN 2013-08-27 79 18 Blad Gruppen föreslår att bildningsnämnden har huvudansvaret för informationsansvaret i Katrineholms kommun, enligt Skollagen 29 kap. 9. Det är viktigt att de nuvarande erfarenheterna och samverkan ligger till grund för handlingsplanen och att planen och genomförandet sker i samverkan med socialförvaltningen, Viadidakt, kultur- och turismförvaltningen och andra myndigheter utanför kommunens ansvarsområde. Bildningsnämndens överläggning Under bildningsnämndens överläggning yttrar sig Anneli Hedberg (S). Justerandes sign Protokollsutdrag till Kommunstyrelsen, akt Utdragsbestyrkande 104

105 Dnr KS/2013:559-012 Handläggare: Per Johansson Översyn av styrsystemet i Katrineholms kommun Ordförandens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige godkänna upprättat förslag till reviderat styrsystem för Katrineholms kommun. Giltighetstiden föreslås vara 2014-01-01 2017-12-31. Ärendebeskrivning Katrineholms kommun har sedan januari 2010 haft ett nytt styrsystem som reglerar de övergripande styrprocesserna i kommunen. I samband med att kommunfullmäktige antog styrsystemet, fastställdes även att en utvärdering av styrsystemet ska göras. I övergripande plan med budget för 2013-2015 gavs kommunstyrelsen ett uppdrag att göra en utvärdering och översyn av styrsystemet. Kommunchefen har med stöd av en beredningsgrupp arbetat fram förslag till förändringar av styrsystemet för Katrineholms kommun. Ärendets handlingar Kommunchefens tjänsteutlåtande, 2013-11-20 Styrsystemet i Katrineholms kommun: reviderad version 2013-11-20 Utvärdering styrsystemet i Katrineholm kommun: slutrapport med resultat och förbättringsförslag, 2013-09-06 105

106 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (7) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-20 KS/2013:559-012 Ekonomi- och upphandlingskontoret Vår handläggare Anna Marnell Ert datum Er beteckning KOMMUNSTYRELSEN Översyn av styrsystemet i Katrineholms kommun Ärendebeskrivning Katrineholms kommun har sedan januari 2010 haft ett nytt styrsystem som reglerar de övergripande styrprocesserna i kommunen. I samband med att kommunfullmäktige antog styrsystemet, fastställdes även att en utvärdering av styrsystemet ska göras. I övergripande plan med budget för 2013-2015 gavs kommunstyrelsen ett uppdrag att göra en utvärdering och översyn av styrsystemet. Sammanfattning Kommunchefen har med stöd av en beredningsgrupp arbetat fram förslag till förändringar av styrsystemet för Katrineholms kommun. Beredningsgruppen har bestått av tf förvaltningschefen för socialförvaltningen, förvaltningschefen för vårdoch omsorgsförvaltningen, ekonomichefen samt verksamhetscontrollern. En konsultrapport baserad på intervjuer med politiker och tjänstemän visar att styrningen av kommunen har förbättrats sedan det nya styrsystemet infördes. Utvärderingen visar samtidigt att det finns förbättringsmöjligheter i styrsystemet. Vissa av de förändringar som föreslås i konsultrapporten handlar om att vidareutveckla befintliga processer och kan genomföras av tjänstemannaorganisationen utan att kommunfullmäktige behöver besluta om förändringar av styrsystemet. Andra förslag till förändringar är av mer principiell karaktär eller rör centrala begrepp i styrsystemet och behöver därmed fastställas genom fullmäktigebeslut. Ett förslag till reviderat styrsystem har tagits fram där förslag till förändringar som framkommit under beredningen av ärendet har inarbetats. Förslagen syftar till att uppnå en förenkling av såväl processer som begrepp. Ärendets beredning Kommunchefen har med stöd av en beredningsgrupp arbetat fram förslag till förändringar av styrsystemet för Katrineholms kommun. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen16 Org.nummer 212000-0340 Ekonomi- och upphandlingskontoret Telefon: 0150-57004 64180 Katrineholm Telefax: 0150-488360 www.katrineholm.se E-post: anna.marnell@katrineholm.se 106

107 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (7) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-20 KS/2013:559-012 Ekonomi- och upphandlingskontoret För att få underlag för arbetet anlitades konsult Lina Widlund för att genomföra intervjuer med politiker och tjänstemän i kommunen och dess bolag, analysera dessa intervjuer samt sammanställa förbättringsförslag. Ett antal av intervjuerna genomfördes av en praktikant, Lina Larsson, som därefter överlämnade resultaten till konsulten för analys. Frågeställningarna för intervjuerna togs fram i dialog mellan konsulten, dåvarande kommunchefen, förvaltningschefen för kommunledningsförvaltningen, biträdande ekonomichefen samt verksamhetscontrollern. Intervjuerna genomfördes under april-maj 2013. Totalt intervjuades 34 personer, varav 11 politiker och 23 tjänstemän. Resultatet av intervjuerna analyserades med utgångspunkt i de angivna frågeställningarna och sammanfattades i en rapport som överlämnades till uppdragsgivaren i september 2013. En av kommunchefen utsedd beredningsgrupp har därefter analyserat de förslag till förändringar som lämnats av konsulten. Beredningsgruppen har bestått av tf förvaltningschefen för socialförvaltningen, förvaltningschefen för vård- och omsorgsförvaltningen, ekonomichefen samt verksamhetscontrollern. Vissa av de förändringar som föreslås i konsultrapporten handlar om att vidareutveckla befintliga processer och kan genomföras av tjänstemannaorganisationen utan att kommunfullmäktige behöver besluta om förändringar av styrsystemet. Andra förslag till förändringar är av mer principiell karaktär eller rör centrala begrepp i styrsystemet och behöver därmed fastställas genom fullmäktigebeslut. Ett förslag till reviderat styrsystem har tagits fram där förslag till förändringar som framkommit under beredningen av ärendet har inarbetats. Förslagen syftar till att uppnå en förenkling av såväl processer som begrepp. Bakgrund till översynen av styrsystemet Under 2008 tog kommunstyrelsen beslut om projektet Nytt styrsystem för Katrineholms kommun. Projektet påbörjades i slutet av 2008 och avslutades i januari 2010. Projektet hade två huvudsyften: 1. Förbättra den övergripande planeringen och uppföljningen så att den framförallt blir enklare och tydligare. 2. Ta fram en gemensam struktur för kommunövergripande styrdokument med det huvudsakliga syftet att få styrdokumenten mer levande i styrningen och med inriktning på att minska antalet styrdokument Det som framför allt betonades under projektets gång var behovet av stabilitet, långsiktighet och tydlighet i styrningen. Styrsystemet skulle också stärka samverkan och helhetssyn och minska stuprörstänkandet inom kommunen. Styrningen skulle underlättas med ett helhetsperspektiv och tydliga prioriteringar. Som en del i projektet integrerades Jämstöds modell för jämställdhetsintegrering, Trappan, i styrsystemet. Detta arbete finansierades via medel från Sveriges kommuner och landsting. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen16 Org.nummer 212000-0340 Ekonomi- och upphandlingskontoret Telefon: 0150-57004 64180 Katrineholm Telefax: 0150-488360 www.katrineholm.se E-post: anna.marnell@katrineholm.se 107

108 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3 (7) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-20 KS/2013:559-012 Ekonomi- och upphandlingskontoret Projektet resulterade i ett nytt styrsystem som innebar förändringar i kommunens övergripande planering och uppföljning samt i en struktur för kommunens övergripande styrdokument. Implementeringen av styrsystemet har skett stegvis. Under våren 2010 genomfördes utbildningar med politiker och tjänstemän. Efter valet 2010 inleddes arbetet med att ta fram en ny vision och en kommunplan för mandatperioden. Dessa fastställdes av kommunfullmäktige våren 2011 och har legat till grund för de tre övergripande planer med budget som har arbetats fram årligen därefter. När kommunfullmäktige fastställde Årsredovisning 2012 i april 2013 var det första gången som hela planerings- och uppföljningscykeln genomförts utifrån det nya styrsystemet. Redan i samband med att kommunfullmäktige antog styrsystemet fastställdes att en utvärdering av styrsystemet ska göras. I övergripande plan med budget för 2013-2015 gavs kommunstyrelsen ett uppdrag att göra en utvärdering och översyn av styrsystemet. Förslag till ändringar i styrsystemet Det har under beredningen av ärendet kommit fram många bra förslag på hur kommunens planerings- och uppföljningsprocesser kan utvecklas ytterligare. Här kommenteras endast de förslag till förändringar som behöver beslutas av kommunfullmäktige och som inarbetats i det reviderade styrsystemet. Resterade förslag kan ligga till grund för det löpande utvecklingsarbete som tjänstemannaorganisationen bedriver. Det gäller bland annat förslag om att utveckla utbildningar och informationsinsatser kring styrsystemet. Utöver de förslag till förändringar som kommenteras nedan har dokumentet som beskriver styrsystemet också setts över språkligt och fått en tydligare formgivning. Innehållet har också till vissa delar förtydligats. Centrala begrepp: perspektiv i styrningen En av utgångspunkterna i det nuvarande styrsystemet är att styrningen sker i fyra steg, som visas i den så kallade orienteringskartan för styrning: Det tankesätt som orienteringskartan för styrning står för bör finnas kvar i styrsystemet. Såväl begreppet orienteringskarta som begreppen vinst och produktion har emellertid visat sig leda till missförstånd. Förslag lämnas därför till ändrade begrepp. I sak ändrar det inte innebörd och syfte med modellen, ändringen innebär endast förtydliganden. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen16 Org.nummer 212000-0340 Ekonomi- och upphandlingskontoret Telefon: 0150-57004 64180 Katrineholm Telefax: 0150-488360 www.katrineholm.se E-post: anna.marnell@katrineholm.se 108

109 TJÄNSTEUTLÅTANDE 4 (7) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-20 KS/2013:559-012 Ekonomi- och upphandlingskontoret I förslaget till reviderat styrsystem har begreppet orienteringskarta ersatts med styrningens fyra perspektiv. I förslaget har bilden också ritats om till en fyrfältsfigur där alla perspektiv har koppling till varandra. Två av perspektiven har också fått nya rubriker; nytta (som ersätter vinst) och verksamhet (som ersätter produktion). Styrsystemet har också kompletterats med en lite utförligare definition av perspektiven vilket saknades tidigare. Förslag till bild som ersätter den tidigare orienteringskartan: Centrala begrepp: målstyrningen För att skapa tydlighet i kommunens planerings- och uppföljningsprocesser på alla nivåer i organisationen är det också viktigt att de begrepp som används i kommunens målstyrning är tydliga och inte leder till missförstånd. I konsultrapporten konstateras att många upplever att det finns för många mål och också att systemet riskterar att bli rörigt till följd av att det finns flera typer av mål. Särskilt begreppet åtagande upplevs som otydligt. Förslag lämnas därför till ändringar och förtydliganden av begrepp när det gäller mål på olika nivåer. Begreppen som används ska synliggöra på vilken nivå olika typer av mål beslutas, hur mål på olika nivåer hänger ihop (den röda tråden i styrningen). Det behöver KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen16 Org.nummer 212000-0340 Ekonomi- och upphandlingskontoret Telefon: 0150-57004 64180 Katrineholm Telefax: 0150-488360 www.katrineholm.se E-post: anna.marnell@katrineholm.se 109

110 TJÄNSTEUTLÅTANDE 5 (7) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-20 KS/2013:559-012 Ekonomi- och upphandlingskontoret också finnas en koppling till styrningens fyra perspektiv. Förslag till reviderad målstruktur: Övergripande mål Övergripande mål anges i kommunplanen och sätts framför allt utifrån perspektivet nytta, utifrån såväl ett invånar- som ett samhällsperspektiv. De övergripande målen tar också sikte på kommunens vision. För en utvecklad målstyrning är det viktigt att det inte finns för många övergripande mål. De övergripande målen fastställs av kommunfullmäktige och är styrande för samtliga nämnder och bolag. I nuvarande styrsystem finns ingen exakt motsvarighet till de nya övergripande målen, de motsvaras dels av målområden/texter i kommunplanen, dels de sammanfattande resultatmål per målområde som angavs i övergripande plan med budget 2012-2014. Resultatmål Resultatmål sätts utifrån perspektivet resultat. Resultatmål kan antingen anges i kommunplanen eller i övergripande plan med budget. Resultatmålen fastställs av kommunfullmäktige och är styrande för en eller flera nämnder/bolag. Resultatmålen ska vara påverkbara för kommunen, mätbara och ha en angiven målnivå som gör att de kan följas upp. Resultatmålen motsvarar dagens åtaganden. Aktiviteter Aktiviteter sätts utifrån perspektivet verksamhet. Aktiviteter anges i förvaltningarnas verksamhetsplaner och beslutas på tjänstemannanivå. När det är möjligt ska det anges vilket övergripande mål och vilket resultatmål som aktiviteten är kopplad till. Särskilda uppdrag Särskilda uppdrag kan ges av kommunfullmäktige till nämnder i övergripande plan med budget, eller av nämnder till sin förvaltning i nämndens plan med budget. Särskilda uppdrag hör också till perspektivet verksamhet. Till de särskilda uppdragen kopplas aktiviteter i förvaltningarnas verksamhetsplaner. Begreppet produktionsmål i nuvarande styrsystem ersätts enligt förslaget begreppsmässigt och innehållsmässigt av särskilda uppdrag beslutade av nämnd. När det är möjligt ska det anges vilket övergripande mål som det särskilda uppdraget är kopplat till. I både planering och uppföljning behöver det finnas en tydlig röd tråd från de övergripande målen till resultatmålen och till aktiviteterna. Det behöver också finnas en tydlig koppling mellan målstyrningen och resursfördelningen. På så sätt säkrar man att alla fyra perspektiven i styrningen beaktas i ett sammanhang, både i planering och i uppföljning/analys. Vidare är det viktigt att det är tydligt att styrningen utgår från visionen och kommunplanen, preciseras i övergripande plan med budget som i sin tur bryts ner och kompletteras i nämndernas planer med budget och förvaltningarnas verksamhetsplaner. När denna styr- och uppföljningskedja stärks innebär det också att uppföljningen av kommunplanen kan integreras med den årliga uppföljningsprocessen och inte behöver vara två delvis parallella processer. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen16 Org.nummer 212000-0340 Ekonomi- och upphandlingskontoret Telefon: 0150-57004 64180 Katrineholm Telefax: 0150-488360 www.katrineholm.se E-post: anna.marnell@katrineholm.se 110

111 TJÄNSTEUTLÅTANDE 6 (7) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-20 KS/2013:559-012 Ekonomi- och upphandlingskontoret Det kan övervägas om resultatmålen behöver kompletteras med indikatorer som speglar faktorer som är viktiga att följa men som kommunen har begränsade möjligheter att påverka. Uppföljning på lång sikt och av ett enskilt år I konsultrapporten konstateras att syftet med den långsiktiga verksamhetsuppföljningen är oklart och att det är tveksamt vad den tillför styrningen. I rapporten föreslås att den långsiktiga uppföljningen antingen byts ut mot eller kompletteras med en övergripande uppföljning av de mest angelägna frågorna för kommunen. Beredningsgruppen föreslår att den långsiktiga verksamhetsuppföljningen utgår i sin nuvarande form och ersätts av en årlig övergripande uppföljning av ett eller ett fåtal prioriterade områden. Syftet är att med utgångspunkt från de politiska målen fokusera på angelägna frågor och skapa ett forum för fördjupad analys. Enligt förslaget fastställer kommunstyrelsen i samband med beredningen av övergripande plan med budget vilket eller vilka områden som under nästkommande år ska vara föremål för den övergripande uppföljningen. Kommunchefen föreslås besluta om genomförandet i samråd med berörda förvaltningar. När det gäller den årliga bokslutsberedningen föreslås ingen större förändring men syftet och upplägget förtydligas. Enligt styrsystemet kallas nämnder och bolagsstyrelser till kommunstyrelsen i mars varje år för att presentera en analys av vad som hände under förra året och vilka slutsatser man kan dra av det. Bokslutsberedningens och den långsiktiga verksamhetsuppföljningens syfte och innehåll har delvis överlappat varandra. Genom att ersätta den långsiktiga verksamhetsuppföljningen med en övergripande uppföljning av vissa områden blir det tydligare att bokslutsanalysen är nämndens/bolagets tillfälle att redogöra för verksamheten ur sitt perspektiv medan den övergripande uppföljingen har ett mer tvärsektoriellt perspektiv beroende på fråga. I förslaget till reviderat styrsystem har det förtydligats att den analys som nämnderna redovisar i samband med bolslutsberedningen tydligt ska återkoppla till de övergripande målen och resultatmålen i kommunplanen och övergripande plan med budget. För att stärka kopplingen mellan uppföljning och planering föreslås också att det skrivs in i styrsystemet att årliga analysdagar där politiker och tjänstemän kan närvara ska genomföras i början av året inför att det politiska planeringsdirektivet fastställs. Syftet med analysdagarna är att med utgångspunkt från en analys av det föregående året blicka framåt mot den kommande planperioden samt få en gemensam bild av de möjligheter och utmaningar kommunen står inför. Styrdokument Enligt konsultrapporten har styrdokumenten generellt blivit bättre. Uppdelningen i inriktningsdokument och anvisningsdokument har, tillsammans med arbetet för att minska antalet styrdokument, skapat en större tydlighet och enkelhet. Det finns en tydlig röd tråd från visionen via kommunplanen och ner till den övergripande planen med budget. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen16 Org.nummer 212000-0340 Ekonomi- och upphandlingskontoret Telefon: 0150-57004 64180 Katrineholm Telefax: 0150-488360 www.katrineholm.se E-post: anna.marnell@katrineholm.se 111

112 TJÄNSTEUTLÅTANDE 7 (7) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-11-20 KS/2013:559-012 Ekonomi- och upphandlingskontoret Samtidigt konstateras vissa utvecklingsområden. Hierarkin mellan styrdokumenten är otydlig, särskilt mellan kommunplan/övergripande plan med budget å ena sidan och övriga inriktningsdokument å andra sidan. Det är otydligt hur de övriga inriktningsdokumenten ska följas upp. Styrsystemet berör i sin nuvarande form inte hur nämnden ska utforma sin egen plan med budget eller hur den ska brytas ner i verksamhetsplaner, vilket av vissa ses som ett problem, av andra som en fördel. Det finns också oklarheter när det gäller beskrivningen av ägarskapet av styrdokument. Sammantaget kan detta innebära att den önskade röda tråden i verksamhetsstyrningen har svagheter, eftersom inte alla mål fångas upp och tråden inte når hela vägen ut till verksamheterna. För att säkerställa att gällande styrdokument är relevanta och efterföljs är det viktigt hur de förvaltas och följs upp. I förslaget till reviderat styrsystem har ägarskapet för styrdokumenten tagits bort som begrepp. Förvaltarskapet ses dock som fortsatt mycket viktigt. Förvaltaren av ett styrdokument har ansvar för att initiera en revidering eller borttagning av styrdokumentet när det inte längre är relevant eller giltigt. Beslut fattas av den instans som ursprungligen fattade beslut om styrdokumentet. En skrivanvisning för styrdokument bör tas fram. Uppföljning av styrdokument bör kopplas till internkontrollplanen. När det gäller inriktningsdokument föreslås att kommunplanen och den övergripande planen med budget ska ses som överordnade. Övriga inriktningsdokument får som längst ha en giltighetstid som sträcker sig till 31 december året efter val till kommunfullmäktige. Så snart den nya kommunplanen har fastställts ska en översyn av övriga inriktningsdokument göras för att säkerställa att de ligger i linje med de övergripande målen i kommunplanen. En funktion bör också utses att ha i uppgift att granska hur förslag på nya styrdokument hänger ihop med kommunplanen. Kommunchefens bedömning Det reviderade styrsystemet utgör ett styrdokument inom Katrineholms kommun och kategoriseras som ett övergripande anvisningsdokument. Dokumentets förvaltare föreslås vara ekonomichefen. Uppföljning av dokumentets efterlevnad regleras i gällande internkontrollplan. Kommunchefen rekommenderar kommunstyrelsen besluta att föreslå kommunfullmäktige godkänna upprättat förslag till reviderat styrsystem för Katrineholms kommun. Giltighetstiden föreslås vara 2014-01-01 2017-12-31. Ärendets handlingar Styrsystemet i Katrineholms kommun, reviderad version 2013-11-20 Utvärdering av styrsystemet i Katrineholms kommun. Slutrapport med resultat och förbättringsförslag 2013-09-06. Sari Eriksson Kommunchef KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen16 Org.nummer 212000-0340 Ekonomi- och upphandlingskontoret Telefon: 0150-57004 64180 Katrineholm Telefax: 0150-488360 www.katrineholm.se E-post: anna.marnell@katrineholm.se 112

113 Styrsystemet i Katrineholms kommun VERKSAMHET POLITIK INVÅNARE PROCESSER UTGÅNGSPUNKTER STYRDOKUMENT Formgivning: Josefine Karlsson, informationskontoret VERKTYG OMVÄRLD ROLLER/ANSVAR 113

114 2 (24) 1 Inledning Det här dokumentet innehåller en beskrivning av styrsystemet i Katrineholms kommun. Se också bilden på första sidan som visar vilka delar som ingår i styrsystemet i Katrineholms kommun. Vad är styrsystemet egentligen? Styrsystemet består av processer, till exempel processen att ta fram en planering för hela den kommunala organisationen inför kommande år. Styrsystemet består också av ett antal dokument och verktyg. I dokumenten, till exempel i övergripande plan med budget och reglementen, uttrycks vad styrningen ska leda till (mål), vilka resurser som ska användas (ekonomiska ramar) och ibland också hur det ska gå till. Exempel på verktyg som stödjer styrningen är mallar och dokumenterade rutiner. Styrning är inte bara processer, dokument och verktyg. Det tillkommer också en idédimension. Med det menas de föreställningar, ställningstaganden och den styrfilosofi som formar styrningen. En del av detta är den kultur som råder i organisationen. Oavsett om man är medveten om och tar hänsyn till idédimensionen eller inte påverkar den styrningen. Ett försök att fånga något av idédimensionen i styrsystemet är de utgångspunkter som finns beskrivna i detta dokument (se avsnitt 2). Styrsystemet i Katrineholms kommun ska vara levande. Det innebär att det behövs ett fortgående arbete för att utveckla det och anpassa det till förändringar både i omvärlden och i den kommunala organisationen. Syfte varför ett styrsystem? Styrsystemet är ett ramverk, en infrastruktur som hjälper oss att planera och följa upp på ett bra sätt. Genom att ha ett tydligt system för hur vi styr blir det enklare att koncentrera sig på vad vi styr mot, det vill säga själva innehållet i styrningen. Omfattning Det styrsystem som beskrivs här innefattar hela kommunkoncernen, det vill säga både nämnder och styrelser i kommunens bolag och kommunalförbund. Avgränsningar Det här är en beskrivning av styrsystemet på övergripande nivå. Det övergripande styrsystemet reglerar dock inte i detalj hur nämnder och bolag arbetar med sin egen planering och uppföljning. Man kan också koppla fler delar till ett styrsystem, till exempel organisation, men det finns inte med här. 114

115 3 (24) Läshänvisning I avsnitt 2 beskrivs utgångspunkterna för den övergripande styrningen I avsnitt 3 beskrivs processerna för styrning, uppdelat på ett avsnitt om planering och ett avsnitt om uppföljning I avsnitt 4 beskrivs hur vi arbetar med styrdokument Avsnitt 5 innehåller en beskrivning av roller och ansvar i styrningen Avsnitt 6 handlar om verktyg i styrningen I Katrineholms kommun är vi är stolta över att arbeta aktivt med jämställdhetsintegrering i styrningen. I arbetet utgår vi från Trappan, en modell för systematiskt utvecklingsarbete för jämställdhetsintegrering som tagits fram av JämStöd (SOU 2007:15). Genusmedveten styrning finns med som en rubrik i varje avsnitt när styrsystemets olika delar beskrivs. För att göra det tydligt markeras det med denna symbol bredvid texten. Under denna rubrik finns en förklaring till hur genus/jämställdhet ska tillämpas i styrningen samt en hänvisning till vilket/vilka trappsteg vi befinner oss på enligt modellen Trappan. Bilagor Bilaga 1 innehåller en ordlista med förklaringar till de mest centrala begreppen i styrningen Bilaga 2 innehåller en tidsplanering, som uppdateras årligen med exakta datum i samband med att sammanträdesdagarna fastställs. Bilaga 3 innehåller krav/kriterier för styrdokument Bilaga 4 innehåller anvisningar för dokumenthantering av styrdokument Bilaga 5 innehåller en beskrivning av Trappan 115

116 4 (24) 2 Utgångspunkter för styrsystemet Som nämndes i inledningen består styrsystemet av olika delar. En del är idédimensionen, som alltså är de ställningstaganden och den styrfilosofi som formar styrningen. Genom att definiera utgångspunkterna för styrsystemet kan en del av styrningens idédimension beskrivas. Fyra perspektiv i styrningen Styrsystemet i Katrineholms kommun utgår från att styrningen måste omfatta fyra perspektiv, som visas i bilden nedan. Detta kan ses som en tankemodell för att tydliggöra att styrningen måste utgå från dem vi är till för och vad som är vårt uppdrag. Om vi till exempel bara styr genom att fördela ekonomiska ramar missar vi att styra mot de resultat och den nytta för invånarna i Katrineholms kommun som vi vill uppnå. Genusmedveten styrning Vår utgångspunkt är att vårt samhälle präglas av en manlig norm. Det får konsekvenser för oss i kommunen när vi ska bedriva våra verksamheter och det betyder att om vi inte gör något aktivt åt saken så kommer styrningen framförallt att gynna män. Därför vill vi att styrsystemet ska bidra till att minska ojämställdheten. Vår tanke med att styra 116

117 5 (24) genusmedvetet är att i både planering och uppföljning synliggöra var och på vilket sätt resurser och makt fördelas olika mellan könen och utifrån detta medvetet omfördela resurser och makt, så att män och kvinnor, flickor och pojkar kan ta del av detta på lika villkor. Trappan För att arbetet med genusmedveten styrning ska bli långsiktigt hållbart krävs att vi har en systematik för hur jämställdhet ska bli en naturlig del av styrningen. Den modell som Katrineholms kommun har beslutat använda för jämställdhetsintegreringsarbetet är JämStöds modell Trappan (se bilaga 5). Det är en utvecklingstrappa, innehållande åtta trappsteg som ska säkerställa att jämställdhetsperspektivet/genusperspektivet medvetet beaktas i styrsystemets alla delar. Vilket trappsteg? När det gäller utgångspunkterna står vi på trappsteg 1och 2 i Trappan; grundläggande förståelse och undersök förutsättningarna. Vi måste ha kunskaper om jämställdhet och genus för det fortsatta arbetet. Dessutom behöver vi undersöka vilka förutsättningar som finns för det fortsatta arbetet. Grundläggande förståelse för jämställdhet är en viktig del av verksamhetsperspektivet och är därför ett kompetenskrav för alla anställda. Helhetsperspektiv koncernstyrning En viktig utgångspunkt i styrsystemet är helhetsperspektivet. Med det menas att det är viktigt att ha en förståelse för både sin egen del samtidigt som man har förståelse för övriga delar av organisationen. Genom att planera och följa upp med ett helhetsperspektiv minskar risken för suboptimering. Med helhetsperspektiv menar vi också att både nämnder, bolag och kommunalförbund omfattas av styrningen. Det gäller både helägda och delägda bolag. Enkelhet Det är inte enkelt att styra en så komplex organisation som en kommun. Utgångspunkten är att alla medborgare ska kunna ha uppdraget som förtroendevald utan att vara proffs på kommunal styrning. Tydlig rollfördelning En bra styrning förutsätter en tydlig rollfördelning. Politiker och tjänstemän har olika roller (se avsnitt 5). Politikernas roll är att styra genom att sätta mål, göra prioriteringar och peka ut vilken inriktning verksamheterna ska ha. Tjänstemännens roll är dels att förse politikerna med relevant underlag för deras ställningstaganden, dels att leda och genomföra verksamheten med utgångspunkt från de politiska mål som satts upp. Levande styrdokument Styrningen konkretiseras till stor del i olika dokument, styrdokument. Genom rutiner säkerställer vi att styrdokumenten används vid planering, genomförande och uppföljning och att de revideras vid behov (se avsnitt 4 och bilagorna 3 och 4). 117

118 6 (24) Uppföljning som grund för planering En utgångspunkt för styrningen i Katrineholms kommun är att vi kan lära oss av det som redan har hänt. Därför tar vi ut riktningen för framtiden och planerar med utgångspunkt i uppföljning av olika slag. Genom en tydlig uppföljning utifrån målen för verksamheten, som vid behov kompletteras med en fördjupad analys, kan vi ta fram planer och aktiviteter för fortsatt utveckling. Detta sammanfattas i modellen nedan: 118

119 7 (24) 3 Styrningens processer planering och uppföljning För att politikernas visioner och mål ska få genomslag i de kommunala verksamheterna och göra skillnad för kommuninvånarna är det viktigt att det finns en tydlig struktur både när vi planerar och när vi följer upp. Kommunens processer för planering och uppföljning utgör en central del av styrsystemet. Styrsystemet ska se till att det finns en tydlig koppling mellan de politiskt fastställda målen och de aktiviteter som genomförs i verksamheterna. Det ska också finnas en koppling mellan målstyrningen och resursfördelningen. Då får man ett helhetsperspektiv i styrningen; alla de fyra perspektiven i styrningen (se avsnitt 2) finns med, både i planering och i uppföljning. Målstyrningen utvecklas till resultatstyrning en styrning som tar fasta på vad vi åstadkommer för dem vi är till för, utifrån de politiska målsättningarna och de tillgängliga resurserna. Planering Planeringen i en kommun sker på olika nivåer och dokumenteras i ett antal olika styrdokument. Politiker och tjänstemän har olika roller i planeringen (se även avsnitt 5). Politikernas huvuduppgift i planeringen att sätta mål, prioritera och fördela resurser. Det är svårt att sätta bra mål som fungerar styrande. För att målen ska utformas på rätt sätt kan politikerna ta stöd i tjänstemannaorganisationen men innehållet i målen är enbart en politisk fråga. Kommunfullmäktige fastställer övergripande mål för nämnder och bolag samt de ekonomiska ramarna för nämnderna. Nämnder och bolagsstyrelser planerar för sin verksamhet. Tjänstemännens uppgift är att utifrån politikens planering ta fram aktiviteter och ansvara för genomförandet. Tidsplanen för den årliga planeringsprocessen finns i bilaga 2. De exakta datumen för varje enskilt år fastställs i samband med fastställande av sammanträdesdagar. Genusmedveten planering Kommunens planering ska vara genusmedveten. En viktig del av planeringen handlar om att sätta mål. För att målen ska bidra till att skapa jämställda verksamheter måste de innehålla information om vilket önskat tillstånd som verksamheterna ska styra mot. Grunden till att vi lever i ett ojämställt samhälle handlar om ojämn makt- och resursfördelning. Mot denna bakgrund och utgångspunkten att våra verksamheter styrs av en manlig norm, så kommer könsneutrala mål i första hand att gynna män. För att målen ska bli styrande i riktning mot en likvärdig fördelning av makt och resurser mellan könen, måste de jämställdhetsanpassas. Det gör man till exempel genom att de mål som innefattar invånare/brukare tydliggörs så att det framgår att det rör sig om kvinnor och män, flickor och pojkar. Vilket trappsteg? I planeringsprocessen står vi på trappsteg 3 och 6; planera och organisera samt formulera mål och åtgärder. Här ska planer tas fram för vad vi ska göra och hur vi ska organisera för synliggöra och minska ojämställdheten i våra verksamheter. 119

120 8 (24) När planeringen är klar tar verksamheterna över för själva genomförandet; trappsteg 7. En förutsättning är att uppdraget om jämställdhetsintegrering är kommunicerat till hela organisationen och att alla förstår vad som ska göras. Planering i olika tidsperspektiv I en kommun behövs planering både på lång och kort sikt. På lång sikt handlar det om att ange en strategi och inriktning för kommunen och dess olika verksamheter. På kortare sikt är planeringen mer detaljerad och verksamhetsnära. Planering på lång sikt Kommunens planering på lång sikt utgår från visionen. En vision uttrycker ett framtida önskvärt tillstånd i gränslandet mellan det möjliga och omöjliga. I visionen beskriver politikerna en viljeinriktning och ambition för framtiden vart strävar vi; åt vilket håll vill vi att utvecklingen ska gå? Visionen kan skapa tydlighet och engagemang och ge kraft och energi både inom den kommunala organisationen och i kommunen som helhet. Kommunens långsiktiga planering framgår också av översiktsplanen. Översiktsplanen är ett dokument med text och kartor som visar kommunens långsiktiga planering av mark, vatten och den byggda miljön. Med långsiktighet menas att översiktsplanen ska möta den förväntade utvecklingen flera decennier framåt. Översiktsplanen ska både vara strategisk på lång sikt och vägledande för konkreta beslut i bygg- och tillståndsärenden. Planering för mandatperioden För varje mandatperiod görs en planering där det framgår vad politikerna har för målsättningar och prioriteringar för perioden. Denna planering sammanställs i kommunplanen. Kommunplanen anger övergripande mål, prioriteringar och större investeringar. Kommunplanen tas fram med start efter valet och fastställs av kommunfullmäktige senast i april följande år. Planering för ett enskilt år Visionen och kommunplanen ligger till grund för planeringen för alla år under mandatperioden. Men det finns också behov av att planera vissa saker lite mer kortsiktigt, år för år. Kommunen ska enligt kommunallagen ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. Det gäller även verksamhet som bedrivs genom bolag eller kommunalförbud. Enligt lagen ska kommunen varje år upprätta en budget för nästa kalenderår (budgetår) med en plan för verksamheten och ekonomin. Budgeten ska innehålla mål och riktlinjer för verksamheten och finansiella mål, som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Budgeten ska också innehålla en plan för ekonomin för en period av tre år. Planeringsarbetet påbörjas tidigt på våren med analysdagar där både politiker och tjänstemän kan närvara. Syftet är att med utgångspunkt från uppföljning och analys av det föregående året blicka framåt mot den kommande planperioden samt få en gemensam bild av de möjligheter och utmaningar kommunen står inför. I april fastställs det politiska planeringsdirektivet av kommunstyrelsen. Planeringsdirektivet innehåller dels ekonomiska ramar för nämnder och bolag, dels uppdrag och anvisningar till nämnder och bolag för det fortsatta planeringarbetet. Utifrån kommunplanen och planeringsdirektivet tar nämnder och bolag fram underlag för kommunens övergripande plan med budget. I september och oktober sker beredning av övergripande plan med budget som behandlas i kommunstyrelsen i oktober och fastställs i kommunfullmäktige i november. I den övergripande planen med budget 120

121 9 (24) fastställs mål och uppdrag samt ekonomiska ramar för nämnder, bolag och kommunalförbund för det kommande året, med en plan för de två följande åren. Efter att den övergripande planen med budget har beslutats av kommunfullmäktige kan nämnder och bolag fastställa nämndens/bolagets plan med budget. Varje nämnd, bolag och kommunalförbund gör en egen planering för sin verksamhet. Nämnder och bolag får sin styrning från kommunfullmäktige genom visionen, kommunplanen, planeringsdirektivet, övergripande plan med budget, övriga inriktningsdokument (se avsnitt 4) samt reglementet eller bolagsordningen. Kommunplanen är en del av ägardirektivet till bolagen. Nämnder och bolag styrs också i de flesta fall av olika lagstiftning. I sin plan med budget bryter nämnden/bolaget ner kommunfullmäktiges mål och uppdrag. Nämnden kan också lägga till särskilda uppdrag till sin förvaltning. Planerna för nämnder och bolag ska fastställas innan planeringsåret påbörjas. När den politiska nivån gjort politiska ställningstaganden och dessa har sammanställts i de politiska styrdokumenten är det dags för verksamhetsnivån att planera hur allting ska genomföras och av vem/vilka. Detta görs genom verksamhetsplaner. Styrsystemet reglerar inte hur verksamhetsplanerna ska se ut. Målstruktur För att de mål som sätts av politikerna verkligen ska styra det som görs i verksamheten behövs en tydlig målstruktur; en röd tråd som håller samman styrningen på alla nivåer i organisationen och alla de fyra perspektiven i styrningen (se avsnitt 2). Övergripande mål Övergripande mål anges i kommunplanen och sätts framför allt utifrån perspektivet nytta, utifrån såväl ett invånar- som ett samhällsperspektiv. De övergripande målen tar också sikte på kommunens vision. För en välfungerande målstyrning är det viktigt att det inte finns för många övergripande mål. De övergripande målen fastställs av kommunfullmäktige och är styrande för samtliga nämnder och bolag. Resultatmål Resultatmål sätts utifrån perspektivet resultat. Resultatmål kan antingen anges i kommunplanen eller i övergripande plan med budget. Resultatmålen fastställs av kommunfullmäktige och är styrande för en eller flera nämnder/bolag. Resultatmålen ska vara påverkbara för kommunen, mätbara och ha en angiven målnivå som gör att de kan följas upp. Aktiviteter Aktiviteter sätts utifrån perspektivet verksamhet. Aktiviteter anges i förvaltningarnas verksamhetsplaner och beslutas på tjänstemannanivå. När det är möjligt ska det anges vilket övergripande mål och vilket resultatmål som aktiviteten är kopplad till. Särskilda uppdrag Särskilda uppdrag kan ges av kommunfullmäktige till nämnder i övergripande plan med budget eller av nämnder till sin förvaltning i nämndernas planer med budget. Särskilda uppdrag hör också till perspektivet verksamhet. Till de särskilda uppdragen kopplas aktiviteter i förvaltningarnas verksamhetsplaner. När det är möjligt ska det anges vilket övergripande mål som det särskilda uppdraget är kopplat till. 121

122 10 (24) Uppföljning Vi behöver följa upp olika delar av verksamheten utifrån olika tidsperspektiv och på olika sätt. Även uppföljningen utgår från styrningens fyra perspektiv. Genom uppföljning och analys får vi en grund för att ta fram planer och aktiviteter för fortsatt utveckling (se avsnitt 2). Tidsplan för uppföljningsprocesserna finns i bilaga 2. Exakta datum för uppföljning fastställs varje år i samband med fastställande av sammanträdesdatum. Genusmedveten uppföljning En av de viktigaste grunderna för ett aktivt jämställdhetsarbete är könsuppdelad statistik. Det är ett krav för att kunna se mönster som kan analyseras ur ett jämställdhetsperspektiv. Det är på så sätt vi kan upptäcka var vi har ojämställdhet i våra verksamheter. Därför ska all statistik som handlar om människor vara uppdelad på kön. Det bör understrykas att statistiken ska ses som ett underlag för analys och åtgärder i det fortsatta arbetet. Av uppföljningen ska det också framgå vad som gjorts för att minska ojämställdheten. Vilket trappsteg? När vi följer upp befinner vi oss på trappsteg 8. Här är det viktigt att dra lärdomar av det vi gjort för att se vad som fungerat bra respektive mindre bra och med stöd av detta se vilka förbättringar som kan göras. Uppsiktsplikten Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen (6 kap 1 ) ha uppsikt över övriga nämnder, de kommunala bolagen (både helägda och delägda) samt kommunalförbunden. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter. För detta behöver kommunstyrelsen ha uppsikt över de olika verksamheterna. Kommunstyrelsen ska uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen har hand om den ekonomiska förvaltningen och följer att nämndernas verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, att lagar och förordningar följs och att resurserna används ändamålsenligt. Kommunstyrelsen ska också hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. Förändringar i kommunallagen 2013 innebär en förstärkt uppsiktsplikt över kommunala bolag. Det kommunala ändamålet ska anges i bolagsordningen och kommunstyrelsen ska årligen pröva om den verksamhet som bedrivs i helägda och delägda kommunala bolag varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet ska kommunstyrelsen lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll i kommunen. Med intern kontroll avses åtgärder som bidrar till att utveckla och säkerställa funktion och kvalitet i kommunens samtliga verksamheter och därmed minska risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. Nämnderna ska löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom det egna ansvarsområdet och senast i samband med att årsredovisningen upprättas rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. I de fall förbättringar behövs ska styrelsen genomföra 122

123 11 (24) sådana. Styrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Som ytterligare ett led i utövandet av uppsiktsplikten genomför kommunstyrelsen en årlig övergripande uppföljning av ett eller ett fåtal prioriterade områden. Syftet med den övergripande uppföljningen är att med utgångspunkt från de övergripande målen fokusera på angelägna frågor och skapa ett forum för fördjupad och tvärsektoriell analys över nämnds- och bolagsgränser. Den övergripande uppföljningen utgör en viktig grund för att sätta långsiktiga mål och göra prioriteringar. Kommunstyrelsen fastställer vilket eller vilka områden som ska vara föremål för den övergripande uppföljningen under nästkommande år i samband med beredningen av övergripande plan med budget. Kommunchefen beslutar om hur uppföljningen ska genomföras i samråd med berörda förvaltningar. Uppföljning av ett enskilt år Ett enskilt år följs upp i samband med bokslutet. I mars varje år kallas nämnder och bolagsstyrelser till kommunstyrelsens bokslutsberedning för att presentera en analys av vad som hände under förra året och vilka slutsatser man kan dra av det. Analysen ska återkoppla till de övergripande målen och resultatmålen i kommunplanen och övergripande plan med budget. Frågeställningar som ska belysas framgår av analysmodellen i avsnitt 2: Når vi de övergripande målen och resultatmålen? För båda könen? Vilka resultat och kostnader har våra verksamheter jämfört med tidigare år och med andra kommuner? Varför ser det ut som det gör? Vad gör vi med anledning av detta? Den här uppföljningen är en av grunderna när kommunstyrelsen tar fram planeringsdirektivet. Uppföljning under ett år Den kortsiktiga uppföljningen till kommunstyrelsen görs varje månad med undantag för januari, juni och augusti. Dessutom görs en delårsuppföljning i augusti. Delårsrapporten ska innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av kommunens verksamhet och resultat sedan föregående räkenskapsårs utgång. Den kortsiktiga uppföljningen fokuserar framförallt på följande frågor: Räcker pengarna? Finns det akuta problem i verksamheten som måste lösas? Finns det satsningar som behöver göras snabbt? Underlaget från nämnderna till kommunstyrelsen ska förutom information om ekonomiskt läge och eventuella verksamhetsavvikelser innehålla förslag till åtgärder. Dokument i uppföljningen Uppföljningen dokumenteras framförallt i årsredovisning, delårsrapport och månadsrapporter. 123

124 12 (24) 4 Styrdokument Styrdokumenten används för att dokumentera styrningen och för att kommunicera ut styrsignalerna till dem som berörs. För att säkerställa att gällande styrdokument är relevanta och efterföljs har alla styrdokument en förvaltare i tjänstemannaorganisationen (se bilaga 4). Förvaltaren av ett styrdokument har ansvar för att se till att en revidering eller borttagning av styrdokumentet kommer till stånd när innehållet i styrdokumentet inte längre är aktuellt. Årsredovisningen och andra dokument som innehåller uppföljning kan visserligen användas som ett verktyg i styrningen men definieras inte som styrdokument. Genusmedvetande och styrdokument Våra styrdokument ska tas fram med medvetenhet om genussystemet. För att få en genusmedveten styrning som får genomslag i praktiken behöver styrdokumenten vara jämställdhetsintegrerade. För alla styrdokument ska det tydligt framgå vilka konsekvenserna blir för kvinnor och män, flickor och pojkar. Styrdokument struktur Det finns många olika typer av dokument som är styrande i en kommun. Bilden visar hur vi i Katrineholms kommun har valt att dela in de styrande dokumenten. Författningssamling Övergripande inriktningsdokument Övergripande anvisningsdokument Författningssamling Författningssamlingen är indelad i fem olika rubriker: 1. Nämndreglementen och dylikt för förtroendemannaorganisationen 2. Ordningsföreskrifter 3. Övriga regler, stadgar och riktlinjer som rör allmänheten 4. Av kommunen fastställda taxor och avgifter 5. Bolagsordningar och ägardirektiv för aktiebolag vari kommunen har aktieinnehav eller ett dominerande ekonomiskt intresse. Rubrik 1 och 5 styr den interna verksamheten medan rubrik 2, 3, 4 rör allmänheten. Övergripande inriktningsdokument Inriktningsdokumenten anger inriktningen i olika frågor, detta görs framförallt i form av mål. Inriktningsdokumenten är indelade i två olika kategorier: 1. Inriktningsdokument som stödjer övergripande planering. 2. Övriga inriktningsdokument Det finns en hierarki mellan dessa kategorier. Inriktningsdokumenten som stödjer övergripande planering är överordnade de övriga inriktningsdokumenten. Övriga inrikt- 124

125 13 (24) ningsdokument får också som längst ha en giltighetstid som sträcker sig till den 31 december året efter val till kommunfullmäktige. Så snart den nya kommunplanen har fastställts ska en översyn av övriga inriktningsdokument göras för att säkerställa att de ligger i linje med kommunplanen. Inriktningsdokumenten som stödjer övergripande planering finns närmare beskrivna i avsnitt 3. För att ta fram inriktningsdokument som stödjer övergripande planering behövs ett antal olika underlag från tjänstemannaorganisationen. Dessa underlag betraktas inte som styrdokument. Övergripande anvisningsdokument Anvisningsdokumenten beskriver det vi måste förhålla oss till och anvisningar om hur vi ska förhålla oss. Till exempel i frågor som rör grafisk profil, upphandling eller personalfrågor. Dessa dokument innehåller inga mål utan uttrycker framförallt riktlinjer för olika frågor. Externa riktlinjer som rör allmänheten finns i författningssamlingen under rubrik 3. 125

126 14 (24) 5 Roller och ansvar Politiker och tjänstemän har olika roller i styrningen. Det är viktigt att alla är medvetna om sin roll för att styrningen ska bli ändamålsenlig och effektiv. Bilden visar de två nivåer som finns i kommunen, den politiska nivån och verksamhetsnivån, och vilka frågor respektive nivå ska arbeta med. Genom att beskriva vem som äger frågeställningarna vad/ när och hur/vem tydliggörs ansvar och befogenheter. Politikerna ansvarar för att upprätta mål för verksamheterna och fördela resurser. Tjänstemännens uppgift är att omsätta målen i aktiviteter och ansvara för genomförandet. Tjänstemännen ska också förse politikerna med relevant underlag för deras ställningstaganden. Genusmedvetenhet i roller och ansvar Ansvar ska alltid vara knutet till funktion och inte till person. På detta sätt motverkar man att en enskild persons kön får betydelse för ansvaret. 126

127 15 (24) 6 Verktyg Att systematiskt använda sig av särskilda verktyg är ett sätt att skapa goda förutsättningar för nå uppsatta mål. I Katrineholms kommun arbetar vi aktivt för att utveckla våra olika verktyg. Detta sker på verksamhetsnivån. Exempel på verktyg är krav/kriterier för styrdokument samt ordlistan med begreppsdefinitioner (se bilaga 1 och 3). Dokumenterade rutiner och mallar är ett annat exempel på verktyg. Ett modernt och bra ledarskap är en förutsättning för en bra styrning och därmed också ett av de viktigaste verktygen. Genusmedveten styrning verktyg Systematiskt arbete och användande av verktyg är en förutsättning för ett framgångsrikt jämställdhetsarbete. Den statliga utredningen JämStöd har utvecklat olika metoder och verktyg för jämställdhetsintegrering (SOU 2007:15). Vilket trappsteg Verktyg är framförallt ett stöd vid inventering, kartläggning och analys av verksamheterna. När vi gör detta står vi på trappsteg 4 och 5. 127