Kostnad Per Brukare (KPB) inom kommunal vård och omsorg

Kostnad Per Brukare (KPB) inom kommunal vård och omsorg Syfte och beräkningsprinciper Kostnad Per Brukare

Kostnad Per Brukare (KPB) inom kommunal vård och omsorg Syfte och beräkningsprinciper

Upplysningar om rapportens innehåll lämnas av Bengt André, bengt.andre@skl.se, 070-606 27 70, Sveriges Kommuner och Landsting Yvonne Thorell (referensperson/ledare för expertgruppen), Borlänge kommun yvonne.thorell@borlange.se, 0243-74 570 Andreas Johansson, Ensolution AB, andreas.johansson@ensolution.se, 0709-90 00 30 Beställning av rapporten kan göras direkt på tel 020-31 32 30, fax 020-31 32 40 eller från vår hemsida www.skl.se/publikationer Rapporten kan även laddas hem som pdf-fil från www.skl.se ISBN 978-91-7164-290-5 Layout/produktion: Ordförrådet AB Stockholm 2007

Förord Kostnad Per Brukare (KPB) är en metod för att beräkna kostnader per insats och brukare inom kommunal vård och omsorg. Metoden kan användas för att få fram bättre information om prestationer och kostnader i vården och omsorgen, något som i sin tur ger ett bättre underlag för styrning, uppföljning, utveckling och förbättring av verksamheten. Metoden togs fram inom ramen för det s.k. InfoVU-projektet, och har nu utvecklats och tillämpats i projektform i samarbete med tolv kommuner. I rapporten ges en översiktlig bild av metoden och hur den kan användas för analys och utveckling i kommunerna. Här finns också en mer detaljerad beskrivning av de principer som har utvecklats tillsammans med tolv kommuner för att på ett standardiserat sätt kunna arbeta med Kostnad Per Brukare. Syftet med rapporten är att redovisa dessa principer för att de ska kunna ligga till grund för fortsatt spridning av metoden till fler kommuner. Principerna kan sedan successivt förfinas och utvecklas ytterligare i samverkan med de kommuner som vill delta i ett sådant arbete. Projektet har bedrivits i samarbete mellan Sveriges Kommuner och Landsting och tolv kommuner. Representanter från varje kommun har ingått i projektets expertgrupp. Rapporten har författats av Bengt André, Sveriges Kommuner och Landsting i samarbete med Yvonne Thorell, Borlänge kommun och Andreas Johansson, Ensolution AB. Stockholm i september 2007 Agneta Rönn Chef för statistiksektionen Avdelningen för ekonomi och styrning Sveriges Kommuner och Landsting kostnad per brukare

Innehåll Sammanfattning...5 Inledning...7 Bakgrund 7 Syfte 8 Vad är kostnad per brukare (KPB)? 8 Varför kostnad per brukare (KPB)? 8 Övergripande metodbeskrivning 9 Analysmodell...11 Varför skiljer sig hemtjänstkostnaderna? 13 Praktikfall för kostnad per brukare bakgrund, syfte och resultat...16 Borlänge kommun 16 Östersunds kommun 17 Beräkningsprinciper...19 Verksamhetsområden som ingår i äldre- och handikappomsorgen 19 Särskilt boende 19 Metodbeskrivning...21 Steg 1 Identifiera verksamheter och insatser 21 Steg 2 Definiera och fördela kostnader för verksamheten 21 Steg 3 och 4 Fördela kostnader och kostnadsberäkna insatser 25 Steg 5 Kostnad per brukare 25 Steg 6 Validering av data 26 Insamling av data och förutsättningar... 27 Verksamhetsstatistik 27 Räkenskapssammandraget (RS) 27 Förutsättningar för KPB 27 Slutsatser... 29 Utvecklingsområden 29 Appendix 1, Standardinsatslista... 30 Appendix 2, Termer och begrepp... 33 Appendix 3, Deltagande kommuner... 38 Appendix 4, Referenser...39

Sammanfattning Under åren 2001 2004 genomfördes projektet Informationsförsörjning och Verksamhetsuppföljning (InfoVU) på regeringens uppdrag. Projektet drevs av Socialstyrelsen i samverkan med Landstingsförbundet och Svenska Kommunförbundet. Inom ramen för InfoVU utvecklades tillsammans med Borlänge kommun en modell för individrelaterad kostnadsredovisning, Kostnad per brukare (KPB) för kommunal vård och omsorg. Inom ramen för InfoVU:s fortsatta arbete prövades modellen även i Östersunds kommun för att också försöka knyta kostnaderna till resultat. Kostnad per brukare (KPB) är enkelt uttryckt en metod för kostnadsberäkning av olika insatser inom äldre- och handikappomsorg och för hur insatserna kan knytas till den enskilde brukaren. KPB bygger på avidentifierade individdata, vilket innebär att vård och service för olika typer av brukare kan sammanställas och utgöra grunden för uppföljning ur olika aspekter. Till äldre- och handikappomsorg hör alla insatser som kommunerna har ansvar för och som riktar sig till äldre och funktionshindrade. I den här rapporten beskrivs dels erfarenheter från både Borlänge och Östersund, dels det arbete som har bedrivits av de tolv kommuner som har deltagit i KPBprojektet. De har tillsammans arbetat fram principer för KPB samt infört metoden på samma sätt i sina kommuner. Via en expertgrupp med representanter från dessa kommuner har en standardiserad insatslista tagits fram. Gruppen har också validerat metoden och bidragit med synpunkter kring analysarbetet. Syftet med denna rapport är att presentera principerna för att ta fram individrelaterade insatsbeskrivningar och beräkningar av kostnader för brukare inom äldreoch handikappomsorgen. Principerna är tänkta att utgöra en gemensam metod och standard för fler kommuner som vill tillämpa KPB och därmed kunna jämföra sig med varandra. Slutsatserna av arbetet med KPB är att metoden är generellt tillämpbar. De deltagande kommunerna har snabbt kunnat ta fram en komplett kalkyl för sina insatser inom vård och omsorg. Metoden ger värdefull information och kan därmed bidra till en effektivare verksamhet. Med hjälp av KPB kan kommunerna på ett bättre sätt använda sina verksamhetssystem för uppföljning, och de får ökade möjligheter att kontinuerligt följa upp brukarnas konsumtion och kostnader. Här följer några exempel på förbättringsmöjligheter för en kommun som inför metoden KPB: Förbättrat beslutsunderlag, t.ex. för att avväga brukarnas behov av insatser mot kostnader och kvalitet samt för resursfördelning kostnad per brukare

Förbättrad uppföljning av vilken vård och omsorg som ges till olika målgrupper liksom av kostnaderna, vilket underlättar analyser av behov, effektivitet och kvalitet och ger ökade förutsättningar för utveckling av verksamheten Bättre struktur på grunddata i ekonomi- och verksamhetssystem Nyckeltal för interna och externa jämförelser Införandet av metoden kan dessutom ge positiva bieffekter: Förenkling och förbättrad kvalitet på de data som ska levereras till statliga myndigheter Gemensamma termer och begrepp för uppföljning av den kommunala äldre- och handikappomsorgen KPB-modellen bör kunna utvecklas för att användas även inom närliggande verksamheter såsom individ- och familjeomsorgen. Mot bakgrund av erfarenheterna från projektet finns goda förutsättningar för en fortsatt utveckling och spridning av KPB-modellen. Den fortsatta utvecklingen kan också innefatta förbättringar, t.ex. av behovsklassificering och system för att inhämta brukarstatistik för hemsjukvården. Kostnad per Brukare

Inledning Bakgrund Betydande insatser görs för att utveckla system som kan ge bättre information om prestationer, kostnader och resultat inom den kommunala vården och omsorgen för att få bättre underlag till verksamhetsutveckling, förbättringsarbete och resursfördelning. Under åren 2001 2004 genomfördes InfoVU-projektet (Informationsförsörjning och Verksamhetsuppföljning) på uppdrag av regeringen. Projektet drevs av Socialstyrelsen i samverkan med Landstingsförbundet och Svenska Kommunförbundet. I uppdraget lyftes verksamhetsuppföljning byggd på individuppgifter fram som särskilt viktigt för att beskriva vårdprocesser och verksamheter samt deras kostnader och resultat. Inom projektet beslöts att pröva individrelaterad redovisning av verksamheter och kostnader inom primärvården och den kommunala vården och omsorgen. Avsikten var att koppla ihop landstingets kostnader med de kommunala så att helheten kunde analyseras och beskrivas ekonomiskt, oberoende av huvudman för olika vårdtagare eller målgrupper. Inom kommunsektorn saknades en uppföljning som beskriver verksamheten ur ett individ- och medborgarperspektiv. Inom ramen för InfoVU utvecklades tillsammans med Borlänge kommun en modell för individrelaterad kostnadsredovisning, Kostnad per brukare (KPB) för kommunal vård och omsorg. 1 Mellan den 1 januari 2005 och den 30 juni 2006 har Socialstyrelsen haft ett fortsatt uppdrag att i samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting ansvara för ytterligare prövning av denna modell. Detta resulterade i att projektet i samarbete med Östersund prövade modellen för att denna gång pröva hur kostnader kan knytas till resultat. 2 De två projekten har rönt stort intresse bland kommunerna som nu ville vidareutveckla och sprida metodiken. För att utveckla principer för framtagandet av Kostnad per brukare (KPB) genomfördes därför ytterligare ett projekt i samarbete med tolv kommuner. De fick då möjlighet att jämföra insatser och kostnader för brukare inom äldre- och handikappomsorgen. 1 Kostnader per brukare i kommunal vård och omsorg, brukarrelaterad redovisning av insatser och kostnader inom äldre- och handikappomsorg, Socialstyrelsen, 2005 2 Kostnader per resultat Är det möjligt? Ett pilotförsök i Östersunds kommun, delprojekt inom INFO-VU:s fortsatta modellprövning, Socialstyrelsen, 2006 kostnad per brukare

Syfte Utvecklingen går mot en verksamhetsuppföljning med brukaren i fokus. Syftet med den här rapporten är att beskriva ett verktyg som kan förbättra kommunernas möjligheter att jämföra sig internt och externt. Dessutom underlättar KPB leveransen av individstatistik till Socialstyrelsen och arbetet med räkenskapssammandraget (RS). Målet är att skapa principer för individrelaterade insatsbeskrivningar inklusive gemensamma termer och begrepp. Vad är kostnad per brukare (KPB)? Det ställs höga krav på att kommunernas verksamhet ska bedrivas med god kvalitet och ett effektivt resursutnyttjande. En väl fungerande verksamhetsuppföljning är en viktig förutsättning för att kommunen ska kunna styra och analysera verksamheten. Kostnad per brukare (KPB) är enkelt uttryckt en metod för kostnadsberäkning av olika insatser och för hur dessa insatser kan knytas till den enskilde brukaren. KPB bygger på avidentifierade individdata vilket innebär att vård och service för olika typer av brukare kan sammanställas och utgöra grunden för uppföljning ur olika aspekter. Hälso- och sjukvården har under flera år arbetat med metoden KPP (Kostnad per patient). Kostnad per brukare (KPB) bygger på samma metod. På sikt kan det finnas möjligheter att följa vårdprocesser över huvudmannaskapsgränserna. Genom att informationen utgår från de enskilda individerna ges möjligheter att belysa och analysera verksamheten även ur ett brukarperspektiv. Varför kostnad per brukare (KPB)? Vård och omsorg för äldre och funktionshindrade är verksamheter som har genomgått och genomgår stora förändringar. Hushållning av resurser är ett grundläggande krav för den offentliga verksamheten. Med dagens höga krav på en ekonomi i balans är det en tillgång att ha verktyg som underlättar arbetet. KPB skapar förutsättningar för en förbättrad verksamhetsuppföljning och kan ge kommunerna följande möjligheter: Förbättrat underlag för beslutsfattare Bättre möjligheter att avväga behov av insatser mot kostnader och kvalitet Förbättrat underlag för resursfördelning Förbättrad uppföljning av vilken vård- och omsorg som ges till olika målgrupper och till vilka kostnader Förbättrad information för att utveckla verksamheten genom att samordningen av kostnader och insatser på brukarnivå underlättar analyserna av behov, effektivitet och kvalitet Bättre struktur av grunddata i ekonomi- och verksamhetssystem Tydligare nyckeltal för interna och externa jämförelser Kostnad per Brukare

Dessutom uppstår följande positiva bieffekter: Förbättrad kvalitet och enklare insamling till Räkenskapsammandrag (RS) Underlättad leverans av individstatistik till Socialstyrelsen Gemensamma termer och begrepp för uppföljningen av den kommunala äldreoch handikappomsorgen Övergripande metodbeskrivning Det som i huvudsak görs med hjälp av KPB metoden är att definiera insatser och aktiviteter vad görs? samla produktionsstatistik på insatser hur mycket har gjorts? Kostnadsberäkna verksamhetens insatser och aktiviteter utifrån redovisningen vad kostar insatserna? individrelatera insatserna knyta ihop rätt insatser med rätt brukare utifrån registreringar i verksamhetssystemet Följande bild beskriver stegen och vilka informationskällor som behövs: Definitioner Identifiera verksamheter och insatser inom vård och omsorg Bild 1 Steg i KPB modellen Skapa översättningstabell från redovisningen Ekonomisystem Kontoutfall Verksamhet kombinerat med ansvar och ev. projekt, aktivitet eller motpart Allokeras till Sammanställa kostnader per insats Sammanställa kostnader för gemensamma verksamheter Allokeras till Verksamhetssystem Volymer, brukaruppgifter Kostnadberäknad insats Kostnad per brukare insatskostnader som inte kan eller ska brukarrelateras Validering kostnad per brukare

Här följer en kort beskrivning av de olika stegen i KPB-modellen. En detaljerad beskrivning finns i kapitlet Beräkningsprinciper. 1. I steg ett identifieras verksamheter och insatser inom äldre- och handikappomsorgen enligt Socialstyrelsens termer och begrepp (appendix 2) och enligt insatslistan (appendix 1). 2. I steg två hämtas ekonomisk information ur ekonomisystemet där olika kombinationer av koder används för att så långt som möjligt relatera kostnaderna till rätt verksamhet, insats eller aktivitet. 3. I steg tre fördelas kostnaderna mellan två olika huvudaktiviteter Aktiviteter som är relaterade direkt till en specifik insats (ex. hemtjänst). Aktiviteter som utgörs av gemensamma verksamheter (ex. enhetens administration). Detta är nödvändigt för att fördela verksamhet och ansvar som gäller flera insatser (ex. ett boende som har både permanent boende och korttidsplatser). De gemensamma verksamheterna ska sedan fördelas som ett påslag på olika insatser. 4. Här sammanställs beräkningen av insatserna, dvs. en enhetskostnad och en totalkostnad per insats. Totalkostnaden består då av den direkta verksamhetskostnaden och den fördelade gemensamma kostnaden. Den delas sedan med total volym i kommunen, t.ex. antal hemtjänsttimmar eller antal vårddygn. Resultatet blir då en kostnad per insats. 5. När de aktuella insatserna är kostnadsberäknade återstår att knyta konsumtionen av insatserna till de enskilda brukarna. De aktuella volymerna per brukare hämtas från det aktuella verksamhetssystemet. Resultatet blir då insatser och kostnader per brukare. 6. I steg sex valideras modellen för att kontrollera att alla kostnader har kommit med och fördelats rätt. Ett KPB-system innehåller en stor mängd data. Dessa måste grupperas, bearbetas och analyseras för att bli till meningsfull information för olika användare. Beräkningarna har hittills bearbetats i IT-verktyget QPR CostControl. 10 Kostnad per Brukare

Analysmodell Utifrån erfarenheterna i de olika kommunerna har en analysmodell utvecklats. Syftet är att skapa en vägledning för vilka jämförande analyser som kan göras. Materialet i KPB-analysen ska också kunna användas för att skapa räkenskapssammandraget (RS), individrapportering till Socialstyrelsen, nyckeltalsjämförelser (handikappnycklar m.m.) och indikatorer för andra jämförelser. Utöver de analyser som beskrivs i följande avsnitt kan andra detaljerade analyser göras på de bakgrundsdata som KPB-databasen innehåller. Brukarmixanalys (Uppdelat på LSS och ordinärt särskilt boende) Bild 2 Analysmodell för KPB Analys av produktivitet (insatsjämförelse) KOSTNAD PER BRUKARE Räkenskapssammandrag Individrapportering Nyckeltal Benchmarking Indikatorer Konsumtionsanalys (Medelkostnad per individ och åldersgrupp, medelkostnad per brukare och åldersgrupp Resultatanalys (Kostnad per resultat, KPB kombinerat med resultat Bilden visar en översiktlig analysmodell utifrån fyra olika typer av analyser. Brukarmixanalys. Syftet med denna analys är att undersöka om kommunen har valt rätt kostnadseffektiv strategi för de insatser som erbjuds brukarna. Här kan bl.a. följande frågor ställas: Hur ser vår brukarmix ut? Vilka grupper av brukare kräver stora resurser? Har vi fler ytterfall (kostsamma brukare) än andra kommuner? Beror detta i så fall på en obalans mellan ordinärt och särskilt boende? Analys av produktivitet. Syftet är att jämföra produktiviteten dels inom kommunen, dels med andra kommuner, en s.k. nyckeltalsjämförelse. Här kan bl.a. följande frågor ställas: Har kommunen en dyr hemtjänsttimme i förhållande till kommun X? Vad beror detta på? kostnad per brukare 11

Konsumtionsanalys. Syftet med denna analys är att jämföra kostnaden per invånare, dvs. relatera kostnaderna till invånare och brukare. Här kan bl.a. följande frågor ställas: Ger vår kommun fler insatser än andra kommuner? Hur ser medelkostnaden ut i förhållande till andra? Beror detta på befolkningens struktur eller på kommunens produktivitet? Resultatanalys. Syftet är att kombinera kostnaderna med resultaten och kvaliteten. Här kan bl.a. följande frågor ställas: Vilket resultat ger insatserna? Hur förhåller sig resultatet till kostnaderna? Resultatparametrar har inte inkluderats eftersom ingen kommun i projektet har sådana data på brukarnivå. Kostnaderna för olika brukargrupper kan med fördel kopplas till kommunernas olika kvalitetsredovisningar. Följande avsnitt visar några exempel på hur data kan användas. Bild 3 Exempel 1. Brukarmixanalys Jämförande diagram för procentuell brukarmix inom ordinärt och särskilt boende mellan tre olika kommuner Procent 60 50 40 30 20 1 2 10 3 0 0 50 000 50 000 100 000 10 000 200 000 200 000 300 000 400 000 500 000 300 000 400 000 500 000 600 000 600 000 1 000 000 1 000 000 1 500 000 Bilden visar den procentuella andelen av kostnaden för brukarna indelat i olika kostnadsintervall. Kommun 1 har en högre andel brukare inom i ett lägre kostnadsintervall än kommunerna 2 och 3. Kommunerna 2 och 3 har en högre andel brukare i högre kostnadsintervall än kommun 1, s.k. ytterfall. Vid en närmare analys förklaras skillnaderna mellan kommunerna av att kommun 2 har flera ytterfall inom ordinärt boende medan kommun 3 har flera ytterfall inom korttidsvården, vilket enligt bakgrundsdata beror på höga kostnader för utskrivningsklara. Kommun 1 har en annan brukarmix än kommunerna 2 och 3. 12 Kostnad per Brukare

Frågor som kan uppstå är: Har kommun 2 och 3 en kostnadseffektiv strategi(mix) för de insatser som ges.? Hanteras de kostnadskrävande brukarna på rätt sätt? Naturligt för kommunerna 2 och 3 är att se över om de har utvecklat och erbjudit rätt insatser för de kostnadskrävande brukarna. 600 500 Enhetskostnad direkt Enhetskostnad administration Bild 4 Exempel 2. Produktivitetsanalys Jämförande diagram för kostnaden per hemtjänsttimme 400 300 200 100 0 Kommun 1 Kommun 2 kommun 3 Kommun 4 Kommun 5 kommun 6 Kommun 7 Kommun 8 Kommun 9 Kommun 10 Medel Diagrammet visar skillnaden mellan olika kommuner i kostnaden per beviljad hemtjänsttimme. Enhetskostnaden är uppdelad i direkta kostnader (personal m.m.) och kostnader för ledning och administration. Administrationen räknas i vissa kommuner som direkta kostnader vilket betyder att dessa kommuner kan ha låga kostnader för administration. Det är därför totalsumman som är relevant att jämföra. Kommunerna är indelade i tre olika nivåer (grönt: kommun 1 och 2, gult: kommun 3 och 4 och rött: kommun 5 10) utifrån kostnaden per beviljad hemtjänsttimme. De första två kommunerna har en kostnad på under eller nära 300 SEK/timme, kommunerna 3 och 4 har en timkostnad på 300 400 SEK medan övriga kommuner har en timkostnad på över 400 SEK. Varför skiljer sig hemtjänstkostnaderna? Vid en närmare analys förklaras skillnaden mellan kommunerna bl.a. av hur kommunerna har organiserat och planerat arbetet. Vissa kommuner kan också ha långa restider mellan brukarna. Andra förklaringar är hög kostnadsnivå (löner, rätt till heltidstjänster, vikariekostnader m.m.) eller vårdtunga brukare, variationer mellan hemtjänstgrupper liksom ledning och styrning av hemtjänstgrupperna. Skillnaden mellan beviljad och utförd hemtjänst kan också ha sin betydelse. KPB gör en analys möjlig som kan förklara skillnader i både arbetssätt, brukarmix och kostnadsnivå. Detta ger en balanserad bild av produktiviteten. kostnad per brukare 13

Bild 5 Exempel 3. Konsumtionsanalys Jämförande diagram för medelkostnaden per brukare i olika åldersintervall (ordinärt och särskilt boende samt LSS) 800 000 700 000 600 000 1 500 000 400 000 2 300 000 200 000 100 000 1 20 21 50 51 64 65 69 70 74 75 79 80 84 85 89 90 År Diagrammet visar skillnaden i medelkostnad för olika åldergrupper i fyra kommuner. Den översta kurvan (1) visar en kommun som har höga medelkostnader generellt med särskilt höga kostnader i åldrarna upp till 65 år. Kurvan för kommun 2 visar på höga medelkostnader för vissa åldersgrupper. Frågor som kan uppstå är: Hur arbetar kommun 1 med gruppen psykiskt funktionshindrade. Finns det relativt fler brukare i den gruppen? Av historiska skäl? Vilken typ av insatser får de? Det kan vara av värde för kommunen att studera bakgrundsdata för den yngre gruppen. Flera frågor är: Har kommunen satsat specifikt på vissa grupper? Får vissa grupper kostnadskrävande insatser? Satsar kommunen mer eller mindre än andra kommuner? Bild 6 Konsumtionsanalys Jämförande diagram för den totala kostnaden per invånare i olika åldersintervall i varje kommun 300 000 250 000 200 000 150 000 100 000 50 000 0 1 20 21 50 51 64 65 69 70 74 75 79 80 84 85 89 90 År 14 Kostnad per Brukare

Vid en jämförelse av kostnaden per invånare finns de största skillnaderna mellan kommunerna i åldrarna kring 90 år. En kommun skiljer ut sig i åldrarna 80 84 år. Exempel på frågor som kan uppstå är: Finns det åldersgrupper i kommun 1 som borde vara tyngre än i andra kommuner? Om så inte är fallet, betyder det att kommunen har satsat specifikt på dessa grupper? Av historiska skäl? Har kommunen väntat med att påbörja insatser? Vilken typ av insatser får brukarna? kostnad per brukare 15

Praktikfall för kostnad per brukare bakgrund, syfte och resultat Borlänge kommun Utgångspunkten Borlänge fick frågan och utmaningen om det är möjligt att ta fram en kostnadsmodell för den kommunala vården och omsorgen inom ramen för InfoVU. Syftet skulle vara möjligheten att koppla ihop landstingets kostnader med de kommunala kostnaderna så att helheten kunde analyseras och beskrivas ekonomiskt, oberoende av huvudman för olika vårdtagare eller målgrupper. Borlänges skäl till att delta Borlänge antog utmaningen eftersom kommunen ansåg att det var möjligt. Den såg det som en förmån att få vara med och vara i framkant på något nytt. Kommunen var intresserad av att kunna följa upp brukare och kostnader på individnivå. Så här gick det till En förstudie gjordes för att undersöka vilka data som fanns registrerade, var de fanns och vilket IT-stöd som var tillgängligt. Det gjordes även en kartläggning över verksamheter och använda definitioner. Under hela processen dokumenterades problem med inhämtande av data och definitioner. För att få en övergripande beskrivning av verksamheterna gjordes en processkartläggning av hela äldre- och handikappomsorgen. Resultat Projektet ledde fram till en uppföljning på individnivå, Kostnad per brukare (KPB). Dock gjordes aldrig någon koppling mot data från landstinget. Projektet kom fram till att det är individuella insatser som driver upp kostnaderna. Man fick insikt om vad ett ärende med omfattande insatser kostade. Brytpunkten mellan hemtjänst och ett särskilt boende var individuell. Det dyraste ärendet var i ordinärt boende och kostade tre gånger mer än den dyraste platsen i särskilt boende. 3 Kostnader per brukare i kommunal vård och omsorg, brukarrelaterad redovisning av insatser och kostnader inom äldre- och handikappomsorg, Socialstyrelsen, 2005 16 Kostnad per Brukare

Antal 900 800 Bild 7 Antal brukare per kostnadsnivå i ordinärt och särskilt boende 700 600 500 400 300 200 100 0 0 50 000 50 000 100 000 200 000 300 000 400 000 100 000 200 000 300 000 400 000 500 000 500 000 600 000 600 000 700 000 800 000 700 0000 800 0000 Östersunds kommun Utgångspunkten Östersund deltog i delprojektet Kostnad per resultat är det möjligt? som genomfördes inom ramen för InfoVU. Syftet var att visa hur Kostnad per brukare (KPB), dvs. en individrelaterad insats- och kostnadsredovisning kan göras. Utöver det ingick att ta fram ett konkret åskådningsexempel på hur kostnaden per resultat skulle kunna beräknas. Östersunds skäl till att delta Östersund ville få en total överblick över kostnaderna för samtliga insatser och brukare inom äldre- och handikappomsorgen. Kommunen ville också få en överblick överkostnaden för de kommunala insatserna och insatserna inom landstingets regi för gruppen psykiskt funktionshindrade. Så här gick det till Arbetet startade med en genomgång av KPB-metoden och erfarenheter från Borlängeprojektet tillsammans med ekonomer, verksamhetsrepresentanter och ITansvariga i Östersunds kommun. Speciellt fokus låg på beskrivning och kalkylering av de insatser som personer med psykiskt funktionshinder skulle få. Det testades om befintliga uppgifter skulle tillåta en större detaljeringsnivå. Utgångspunkten var att utnyttja uppgifter som fanns registrerade om de enskilda personernas utnyttjande av tjänsterna, t.ex. i form av timmar, dagar eller dygn. Resultat Projektet fick fram kostnad per brukare kopplat till resultatparametrar. Det gavs konkreta exempel på hur kostnad per resultat för gruppen psykiskt funktionshindrade skulle kunna beräknas. Önskvärt för den enskilde är bl.a. att få de insatser 4 Kostnader per resultat Är det möjligt? Ett pilotförsök i Östersunds kommun, delprojekt inom INFO-VU:s fortsatta modellprövning, Socialstyrelsen, 2006 kostnad per brukare 17

denne behöver på ett samordnat sätt. Det ställer nya krav på samverkan men också på en verksamhetsuppföljning som kan följa vårdprocesser. Kostnad per brukare eller per resultat är ett viktigt steg i den riktningen. Östersund har uppdaterat sin information med tre års data och följt konsumtionen av insatser för olika brukargrupper och ytterfall. Vid uppdateringen av 2006 års data harräkenskapssammandraget (RS) skapats utifrån KPB-modellen. Detta har möjliggjort en enklare uppdatering av RS och KPB samtidigt som kvaliteten har varit enklare att validera och förbättra. 18 Kostnad per Brukare

Beräkningsprinciper I de kommande avsnitten redovisas först vilka verksamhetsområden som ingår inom äldre- och handikappomsorgen för att tydliggöra att flera insatser ofta utförs inom olika förvaltningar. Därefter beskrivs metoden kostnad per brukare (KPB) mer detaljerat. Verksamhetsområden som ingår i äldre- och handikappomsorgen Till de verksamhetsområden som ska redovisas i modellen hör alla insatser som kommunerna har ansvar för och som riktar sig till äldre och (fysiskt och psykiskt) funktionshindrade. I appendix 1 finns en komplett lista på de standardinsatser som används med olika varianter på måttenheter (t.ex. beviljad tid och utförd tid). I appendix 2 finns Socialstyrelsens definition på varje insats. Ordinärt boende Insatser som ges med stöd av socialtjänstlagen (SoL) och/eller hälso- och sjukvårdslagen (HSL) till personer i ordinärt boende ges för att dessa personer ska kunna bo kvar hemma. Exempel på insatser är Hemtjänstav interna och externa utförare (service och omvårdnad) Korttidsvård Dagverksamhet Bostadsanpassning Kontaktperson Boendestöd Omsorg för Utskrivningsklara Trygghetslarm Särskilt boende Särskilt boende avser samtliga särskilda boendeformer för service och omvårdnad som kommunen inrättar enligt 5 kap., 5 SoL samt bostäder med särskild service enligt 5 kap., 7 SoL. Exempel på boendeinsatser är äldreboende, demensboende och boende för psykiskt funktionshindrade. Utöver boendet ingår också den vård och omsorg som ges med stöd av SoL och HSL till dem som bor i särskilt boende. Inom särskilt boende redovisas även hemtjänst som utförs i servicehus. kostnad per brukare 19

LSS (Lagen om särskilt stöd och service) Följande insatser kan enligt 9 LSS begäras av personer som tillhör lagens personkrets: Rådgivning och annat personligt stöd (råd och stöd) Personlig assistans enlig LSS och LASS Ledsagarservice Kontaktperson Avlösarservice i hemmet Korttidsvistelse utanför hemmet Korttidstillsyn för skolungdom över 12 år Boende för barn och ungdom Boende för vuxna Daglig verksamhet Hemsjukvård Hemsjukvård avser hälso- och sjukvård som ges i brukarens bostad eller motsvarande, där ansvaret för de medicinska åtgärderna är sammanhängande över tiden och ska ha föregåtts av en vård- och omsorgsplanering. Öppen verksamhet Öppen verksamhet avser generellt riktad verksamhet där ett deltagande inte förutsätter individuell behovsprövning eller biståndsbeslut. Verksamheten kan till exempel omfatta mat- och kaffeservering, hår- och fotvård, sysselsättnings- och studieverksamhet, uppsökande verksamhet, terapi och dagliga aktiviteter för psykiskt funktionshindrade, personliga ombud, jourtelefon, m.m. 20 Kostnad per Brukare

Metodbeskrivning I detta kapitel beskrivs de olika stegen i KPB på en mer detaljerad nivå liksom hur den enskilda kommunen praktiskt ska gå till väga för att skapa en egen modell. Steg 1 Identifiera verksamheter och insatser Steg 1 i modellen innebär att identifiera vilka verksamheter och insatser som ska ingå i modellen. Relevanta i det här sammanhanget är alla de verksamheter som tillhandahåller vård och omsorg inom äldre- och handikappomsorgen och som styrs av Socialtjänstlagen (SoL), lagen om särskilt stöd och service till funktionshindrade (LSS), hälso- och sjukvårdslagen (HSL) och lagen om bostadsanpassningsbidrag. Beroende på hur kommunen är organiserad kan delar av vården och omsorgen redovisas inom andra verksamhetsområden än äldre- och handikappomsorgen, exempelvis inom individ- och familjeomsorgen. För att identifiera vilka verksamheter som ska ingå i KPB måste en genomgång göras av hur kommunen har definierat verksamheten och var den redovisas. Detta måste stämma med den nationella statistikens definitioner och med de verksamhetsindelningar med definitioner som används i SCB:s räkenskapssammandrag för kommuner (RS). Ekonomisystem Definitioner Kontoutfall Allokeras till Sammanställa kostnader per insats Identifiera verksamheter och insatser inom vård och omsorg Verksamhet kombinerat med ansvar och ev. projekt, aktivitet eller motpart Volymer, brukaruppgifter Kostnadberäknad insats Verksamhetssystem Kostnad per brukare Validering Skapa översättningstabell från redovisningen Sammanställa kostnader för gemensamma verksamheter Allokeras till insatskostnader som inte kan eller ska brukarrelateras Termer och begrepp ska vara anpassade till de termer och begrepp som har rekommenderats av Socialstyrelsens termråd. Insatslistan redovisas i appendix 1 medan termer och begrepp finns i appendix 2. Många av insatserna i standardlistan finns i flera varianter med olika måttenheter (ex. LSS-avlösarservice, beviljade timmar och LSS-avlösarservice, utförda timmar). För varje insats analyseras vilken måttenhet som är möjlig att använda, baserat på vad som registreras i verksamhetssystemet i dagsläget. (OBS! Det som finns tillgängligt och inte det som önskas.) Principen är att verksamhetsstatistik ska kunna plockas ut löpande ur befintliga system. Därför ska manuell statistik så långt som möjligt undvikas. Steg 2 Definiera och fördela kostnader för verksamheten Det andra steget i modellen är att definiera och fördela de kostnader som ska ingå. Detta görs i fyra steg: 1. Utdrag från ekonomisystemet Ekonomisystem Definitioner Kontoutfall Allokeras till Sammanställa kostnader per insats Identifiera verksamheter och insatser inom vård och omsorg Verksamhet kombinerat med ansvar och ev. projekt, aktivitet eller motpart Skapa översättningstabell från redovisningen Sammanställa kostnader för gemensamma verksamheter 2. Beslut om vilka dimensioner i kodsträngen som behöver tas med 3. Kodning till rätt standardinsats enligt insatslistan 4. Import av data till IT-stöd för kalkylering av brukarkostnade Volymer, brukaruppgifter Kostnadberäknad insats Verksamhetssystem Kostnad per brukare Validering Allokeras till insatskostnader som inte kan eller ska brukarrelateras kostnad per brukare 21