Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet Dnr V 2015/375, utkast version 2015-04-24 Bakgrund Allt mer av universitetets information hanteras digitalt. Olika verksamhetssystem, e-post, gemensamma serverytor och liknande gör att en stor del av informationen endast finns elektroniskt. Riksarkivets föreskrifter anger att handlingar ska bevaras i originalformat. Detta innebär att digitala handlingar ska bevaras digitalt. Handlingarna ska också vara autentiska, tillförlitliga samt vara återsökbara och återanvändbara. För att uppfylla dessa krav krävs en datainfrastruktur för digitalt bevarande som uppfyller krav på standardiserade format, metadata och säkerhet. Nyttor som följer med elektronisk arkivering är att man kan lagra, återsöka och återanvända information på ett helt annat sätt än tidigare. Vid Göteborgs universitet finns bl.a. behov att elektroniskt arkivera kursdokumentation och forskningsdata. Digital arkivering medför på sikt minskade behov av pappersarkiv och godkända arkivlokaler ute i verksamheten. Andra vinster är att man kan avveckla verksamhetssystem och minskar risken för informationsförluster. Ett system för bevarande skulle även kunna vara ett nav för digitalt material när det gäller att leverera material till Kungliga biblioteket (KB). En datainfrastruktur för bevarande av elektroniska handlingar skapar sålunda förutsättningar för digitala flöden och digital hållbarhet inom universitetets dokumenthanteringsprocesser. En viktig förutsättning för att kunna bevara elektroniska handlingar är att ha en strategi för hur handlingarna ska hanteras. Riksarkivet anger i RA-FS 2009:1 att statliga myndigheter ska upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar. Av strategin ska framgå vilka åtgärder myndigheten avser vidta för att säkerställa ett bevarande av handlingarna. Med åtgärder avses hur elektroniska handlingar ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid de ska bevaras. Syfte Föreliggande dokument är Göteborgs universitets strategi för bevarande av elektroniska handlingar i enlighet med RA-FS 2009:1. Strategin tar ett helhetsgrepp som omfattar hela processen från att införa och förvalta, till att avveckla verksamhetssystem. Strategin är tillämpbar för samtliga elektroniska handlingar inom universitet. Målgrupp Universitetsledning, systemägare, systemförvaltare, informationsägare, processägare, arkivansvariga och medarbetare som arbetar med it-strategiska frågor vid Göteborgs universitet. Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd 1 (6) Universitetsplatsen 1, Box 100, 405 30 Göteborg 031 786 00 00 www.gu.se
Författningar och styrdokument Det finns ett flertal styrdokument som utgör kravspecifikation för bevarande av elektroniska handlingar. Dels finns regler i författningar som är bindande för alla myndigheter och dels har Göteborgs universitet ett antal egna interna styrdokument. Författningar Tryckfrihetsförordningen, SFS 1949:105 Offentlighets och sekretesslagen, SFS 2009:400 Arkivlagen, SFS 1990:782 och Arkivförordningen, SFS 1991:446 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter RA-FS 1991:1 (ändrade genom 1997:4, 2008:4 och 2012:1) Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (RA- FS 2009:2) Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om statliga myndigheters informationssäkerhet, MSBFS 2009:10 Personuppgiftslagen, SFS 1998:204 Interna styrdokument IT-strategi 2014-2020 vid Göteborgs universitet, dnr V 2013/903 Policy för IT-säkerhetspolicy vid Göteborgs universitet, dnr V 2014/853 Regler för IT-säkerhet vid Göteborgs universitet, dnr V2013/414 Systemförvaltningsmodell för Göteborgs universitet, dnr V 2014/626 Klassificeringsstruktur för handlingar vid Göteborgs universitet, dnr V 2014/316 Externa beroenden I och med att IT-området hela tiden utvecklas är det viktigt att kontinuerligt bevaka pågående utvecklingsarbete. Omvärldsbevakning och samverkan med andra intressenter är sålunda en förutsättning för att kunna skapa ett effektivt bevarande av elektroniska handlingar. Riksarkivet har särskilt ansvar för den statliga arkivverksamheten och arkivvården. På senare år har arkivmyndigheten arbetat mer aktivt med frågor rörande digitalt bevarande. Detta har man bl.a. gjort genom att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer för metadata, s.k. FGS:er. Idag finns specifikationer framtagna för ärendehantering och personalinformation, och fler följer. Här är det sålunda viktigt att universitetet tillämpar innehållet i specifikationerna inför en framtida slutarkivering hos Riksarkivet. Statens servicecenter (SSC) har av regeringen fått i uppdrag att tillsammans med Riksarkivet utreda förutsättningarna för en myndighetsgemensam tjänst för e-arkivering. Det är sålunda möjligt att universitetet på sikt kommer att köpa arkivtjänster av SSC eller av annan extern part. Även av denna anledning är det viktigt att tillämpa innehållet i Riksarkivets specifikationer. 2 (6)
Därtill finns också ett aktivt arkivarienätverk mellan lärosätena. Dessa kontakter är viktiga då universitet och högskolor i stort hanterar samma typ av material. Dessa kontakter bör sålunda stärkas, med målsättningen att söka gemensamma lösningar inom arkivområdet. Definitioner I dokumentet används ett antal begrepp som behöver förklaras: Elektronisk handling: upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (2 kap 3 Tryckfrihetsförordningen 1949:105). Elektronisk handling kan utgöras av såväl enstaka fil som databas eller dylikt. Arkivredovisning: det finns ett flertal dokument som används för att styra och redovisa myndigheters arkivbildning, vilket bl.a. framgår av RA-FS 2008:4 o Processbeskrivningar: redovisning av förekommande verksamhetsprocesser, utifrån ett dokumenthanteringsperspektiv. o Dokumenthanteringsplan: plan för hur verksamhetens handlingar ska hanteras, oavsett format. o Systemförteckning: lista över förekommande verksamhetssystem. o Klassificeringsstruktur (KS): registrerings- och arkiveringsplan för handlingar som baserar sig på verksamhetens processer. KS är också ett hjälpmedel att märka elektroniska handlingar för att sedan kunna återsöka dem i ett framtida e-arkiv. o Arkivbeskrivning: beskrivning av myndighets arkivbildning och hur den har uppkommit. o Arkivförteckning: redovisning av myndighets arkiverade handlingar. Bevarandeplan: plan för bevarande och gallring av elektroniska handlingar i ett verksamhetssystem/ motsv. Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS): Riksarkivets krav på märkning och paketering av information för leverans till system för bevarande. Metadata: data om data, kontextuell information för att kunna tolka i vilket sammanhang information förekommer i ett IT-system. 3 (6)
Gallring: förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför o förlust av betydelsebärande data, o förlust av möjliga sammanställningar, o förlust av sökmöjligheter, eller o förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. System för bevarande: system som används för att säkerställa bevarande av elektroniska handlingar (e-arkiv). Ett e-arkiv är ett system för digitalt bevarande av allmänna handlingar över tid. I e-arkivet är de allmänna handlingarna frikopplade de system, i vilka de skapats. E- arkivet innehåller funktioner för inleverans, arkivering, lagring, gallring, administration, återsökning och utlämnande. Informationsklassning: klassning ur ett säkerhetsperspektiv, se Regler för IT-säkerhet vid Göteborgs universitet kap 2 Informationsklassning. Ansvar och roller Arkivansvariga framgår enligt rektors delegationsordning (dnr V 2014/764). Arkivansvaret kan delegeras vidare. Ansvariga personer har att tillse att gällande universitetsgemensamma arkivrutiner följs, oavsett format på handlingarna. Till arkivansvaret hör att godkänna upprättade bevarandeplaner för elektroniska handlingar i verksamhetssystem och andra digitala lagringsytor. Arkivansvariga ansvarar för att handlingar bevaras i system/andra lagringsytor till dess att en lösning för bevarande av elektroniska handlingar finns på plats. Systemägare ansvarar för att en bevarandeplan upprättas för respektive verksamhetssystem. Arbetet kan delegeras till systemförvaltare. Utarbetande av bevarandeplan ska ske i samråd med enheten för myndighets- och utvecklingsstöd samt IT-enheten. I de fall det inte finns någon utpekad systemägare för ett system eller digital lagringsyta ansvarar arkivansvarig för att en bevarandeplan upprättas. Universitetsdirektören ansvarar för att säkerställa att det finns en enhetlig infrastruktur för bevarande av elektroniska handlingar. Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd utarbetar och uppdaterar universitetsgemensamma regler och rutiner och koordinerar arbetet med att upprätta bevarandeplaner tillsammans med systemägare och andra verksamhetsföreträdare. Planering av system och rutiner Innan ett nytt verksamhetssystem införskaffas ska behov och möjligheter att bevara elektroniska handlingar i systemet utredas (i enlighet med Riksarkivets föreskrift RA-FS 2009:1 och de interna kraven från Regler för IT-säkerhet vid Göteborgs universitet 3.6 Avveckling av IT-system). Utredningen ska resultera i en bevarandeplan (se stycket om bevarandeplan nedan). Ansvarig för detta är systemägare eller motsvarande. Bevarandeplanen ska tas fram i samråd med enheten för myndighets- och utvecklingsstöd och IT-enheten. Befintliga system För befintliga system som saknar bevarandeplan ska en sådan upprättas som en del i förvaltningen av systemet. Arbetet med att ta fram bevarandeplaner för befintliga system kommer att initieras av enheten för myndighets- och utvecklingsstöd. 4 (6)
Tekniska krav Göteborgs universitet ska vid framställning av elektroniska handlingar tillämpa innehållet i RA-FS 2009:2 om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Om detta inte är möjligt att göra vid framställningen ska handlingarna senast vid överföring till system för bevarande uppfylla dessa krav. Ett minimikrav blir därmed att de elektroniska handlingarna i ett verksamhetssystem ska kunna exporteras och konverteras till godkänt format. Vid bevarande av elektroniska handlingar är det viktigt att välja allmänna, öppna och leverantörsoberoende format. De format som ska prioriteras vid Göteborgs universitet är: PDF/A (upplösning 300 dpi) för skannade dokument TIFF/IT och JPEG (upplösning 300 dpi) för bilder MPEG för film och ljud XML och HTML för databaser och hemsidor System för bevarande Göteborgs universitet ska ha en enhetlig lösning för bevarande av elektroniska handlingar. Universitetet saknar idag ett system för bevarande av elektroniska handlingar (e-arkiv). Elektroniska handlingar ska bevaras i befintliga verksamhetssystem och digitala lagringsytor till dess att universitetet har ett system för bevarande. Befintliga verksamhetssystem uppfyller inte de krav som ställs på ett system för bevarande. Ansvarig för arbetet med att ta fram ett system för bevarande är universitetsdirektören. Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd kommer att driva arbetet med att förbereda för införandet av ett sådant system. En mall för inventering av elektroniska handlingar och en mall för bevarandeplan ska tas fram och en inventering kommer därefter att genomföras av arkivfunktionen och kompetenser inom IT och informationssäkerhet tillsammans med systemägare/arkivansvariga. En prioriteringsordning för systeminventeringen kommer att tas fram av enheten för myndighets- och utvecklingsstöd. Då universitetet har många verksamhetssystem och lagringsytor för elektroniska handlingar kommer prioriteringsordningen att fokusera på system som ska avvecklas, system som har bristfällig dokumentation avseende bevarandeperspektivet samt elektroniska handlingar som riskerar att förstöras. I arbetet med arkivering av forskningsdata ska tillgängliggörandeperspektivet finnas med. Arbetet ska ske i samverkan med universitetsbiblioteket. Dokumentation och bevarandeplan Göteborgs universitet ska dokumentera de elektroniska handlingarna i en dokumenthanteringsplan. I dokumenthanteringsplanen anges vilka handlingar som finns, vilka handlingar som ska bevaras, bevarandeformat, i vilka system handlingarna ska hanteras och vilka gallringsfrister som gäller. När universitetet har ett system för bevarande ska de elektroniska handlingarna dokumenteras i en arkivförteckning. Dessutom ska det finnas en förteckning över universitetets system och bevarandeplaner för respektive system i enlighet med kraven i RA-FS 2009:1 5 kap. 4. En mall för systeminventering och bevarandeplan ska tas fram av enheten för myndighets- och utvecklingsstöd tillsammans med IT-enheten och säkerhetsfunktionen. Bevarandeplanen ska innehålla information om följande områden: 5 (6)
Systembeskrivning Redovisning av vilken information som finns i systemet Redovisning av krav gällande bevarande och gallring, sökbehov, hantering av sekretess och ev. personuppgifter Beskrivning av risker, skydd, fysisk säkerhet samt hänvisning till annan dokumentation om systemet Beskrivning av format för drift, format för bevarande och för överlämnande till arkivmyndighet Tidpunkt/periodicitet för överföring till annan databärare eller bevarande Format och tidsplan vid eventuell avveckling av systemet Godkänd bevarandeplan ska diarieföras. Avveckla system När ett verksamhetssystem avvecklas är bevarandeplanen ett viktigt stöd för att kunna hantera de elektroniska handlingarna på ett korrekt och lagenligt sätt. Ingen information får gallras utan genomförd gallringsutredning. Vid avveckling av system ska enheten för myndighets- och utvecklingsstöd kontaktas. Delade elektroniska handlingar samt utlån av dessa I de fall Göteborgs universitet och annan myndighet delar tillgång till och ansvar för elektroniska handlingar, ska anvarsfördelningen klargöras, dokumenteras och regleras i en överenskommelse. Dokumentationen ska registreras och tillföras övrig informationsredovisning om systemet. Vid utlån av elektroniska handlingar till annan myndighet, ska en skriftlig överenskommelse upprättas för att klargöra ansvaret för handlingarna. Dokumentet ska registreras och även tillföras den aktuella informationsredovisningen för systemet. Överlämnande till annan myndighet eller arkivmyndighet När ett nytt verksamhetssystem planeras ska framtida överlämnande av bevarandematerial till Riksarkivet beaktas. En vägledning är Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2009:1 och 2009:2 samt förvaltningsgemsamma specifikationer (s.k. FGS:er). Finansiering Finansieringen rörande arkivering av elektroniska handlingar måste utredas vidare. Det måste utarbetas en finansieringsmodell, som omfattar kostnader för införskaffande och drift av system för bevarande samt kostnader för anpassning och uttag av elektroniska handlingar från verksamhetssystem för arkivering. Uppföljning Göteborgs universitets strategi för bevarande av elektroniska handlingar ska regelbundet följas upp och vid behov revideras. Uppföljningen initieras av enheten för myndighets- och utvecklingsstöd. Arbetet med att ta fram bevarandeplaner för befintliga och nya system kommer att följas upp årligen av enheten för myndighets- och utvecklingsstöd och rapporteras till universitetsdirektören. 6 (6)