Knstfack Bilaga till förvaltningsbeslut FÖ 5, 2016 Ledningens kansli 1 (5) Strategi för bevarande av elektrniska handlingar vid Knstfack Bakgrund Allt mer av Knstfacks infrmatin hanteras digitalt. Olika verksamhetssystem, e-pst, gemensamma server ytr ch liknande gör att en str del av infrmatinen endast finns elektrniskt. Riksarkivets föreskrifter anger att handlingar ska bevaras i riginalfrmat. Detta innebär att digitala handlingar ska bevaras digitalt. Handlingarna ska ckså vara autentiska, tillförlitliga samt vara återsökbara ch återanvändbara. För att uppfylla dessa krav krävs en datainfrastruktur för digitalt bevarande sm uppfyller krav på standardiserade frmat, metadata ch säkerhet. En viktig förutsättning för att kunna bevara elektrniska handlingar är att ha en strategi för hur handlingarna ska hanteras. Riksarkivet i RA-FS 2009:1 att statliga myndigheter ska upprätta en strategi för bevarande av elektrniska handlingar. Av strategin ska framgå vilka åtgärder myndigheten avser vidta för att säkerställa ett bevarande av handlingarna. Med åtgärder avses hur elektrniska handlingar ska framställas, överföras, hanteras, förvaras ch vårdas under den tid de ska bevaras. Syfte Föreliggande dkument är Knstfacks strategi för bevarande av elektrniska handlingar i enlighet med RA-FS 2009:1. Strategin tar ett helhetsgrepp sm mfattar hela prcessen från att införa ch förvalta, till att avveckla verksamhetssystem. Strategin är tillämpbar för samtliga elektrniska handlingar inm Knstfack. Gallringsfrister, frmat ch andra kriterier sm styr handlingarnas bevarande finns i Dkumenthanteringsplanen. Knstfack skiljer inte på pappershandlingar ch elektrniska handlingar. Målgrupp Knstfacks ledning, systemägare, systemförvaltare, infrmatinsägare, prcessägare, arkivansvariga ch medarbetare sm arbetar med IT- strategiska frågr vid Knstfack. Författningar ch styrdkument Det finns ett flertal styrdkument sm utgör kravspecifikatin för bevarande av elektrniska handlingar. Dels finns regler i författningar sm är bindande för alla myndigheter ch dels har Knstfack ett antal egna interna styrdkument. Författningar Tryckfrihetsförrdningen, SFS 1949:105 Offentlighets ch sekretesslagen, SFS 2009:400 Arkivlagen, SFS 1990:782 ch Arkivförrdningen, SFS 1991:446 Riksarkivets föreskrifter ch allmänna råd m arkiv hs statliga myndigheter, RA-FS 1991:1 (ändrade genm 1997:4, 2008:4 ch 2012:1) Riksarkivets föreskrifter ch allmänna råd m elektrniska handlingar, RA-FS 2009:1 Riksarkivets föreskrifter ch allmänna råd m tekniska krav för elektrniska handlingar, RA- FS 2009:2 Myndigheten för samhällsskydd ch beredskaps föreskrifter m statliga myndigheters infrmatinssäkerhet, MSBFS 2016:1 Persnuppgiftslagen, SFS 1998:204 1
Interna styrdkument ch infrmatin Dkumenthanteringsplan (revideras årligen) IT-handbk (revideras årligen) Infrmatinssäkerhetsplicy vid Knstfack Mdell för klassificering av infrmatin (mallar m.m.) Systemförvaltning vid Knstfack (mallar m.m.) Externa berenden Utvecklingstakten inm IT-mrådet är hög ch Knstfack har en kntinuerlig bevakning av utveckling med relevans för arkivmrådet. Omvärldsbevakning ch samverkan med andra intressenter är en förutsättning för att skapa ett effektivt bevarande av högsklans elektrniska handlingar. Riksarkivet har särskilt ansvar för den statliga arkivverksamheten ch arkivvården. På senare år har arkivmyndigheten arbetat mer aktivt med frågr rörande digitalt bevarande, bl.a. genm att ta fram förvaltningsgemensamma specifikatiner för metadata, s.k. FGS: er. Specifikatiner finns framtagna för ärendehantering ch persnalinfrmatin ch fler följer. Inför en framtida slutarkivering hs Riksarkivet är det därför angeläget att innehållet i specifikatinerna tillämpas vid högsklan. Statens servicecenter (SSC) har av regeringen fått i uppdrag att tillsammans med Riksarkivet utreda förutsättningar för en myndighetsgemensam tjänst för e-arkivering. Det är möjligt att Knstfack på sikt kan kmma att köpa arkivtjänster av SSC eller annan extern part. Knstfack deltar även aktivt lärsätenas arkivarienätverk. Dessa kntakter är viktiga då universitet ch högsklr i strt hanterar samma typ av material. Nätverken bildar, eller medverkar, i prjektgrupper sm arbetar med arkivrelaterade frågr. Nätverkets arkivarier har exempelvis var medverkande i utvecklingen av Ladk 3, ch utvecklingen av Förvaltningsgemensamma specifikatiner (FGS). Definitiner I dkumentet används ett antal begrepp sm förklaras enligt nedan: Elektrnisk handling: Upptagning sm kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel (2 kap 3 Tryckfrihetsförrdningen 1949:105). Elektrnisk handling kan utgöras av såväl enstaka fil sm databas eller dylikt Arkivredvisning: Det finns ett flertal dkument sm används för att styra ch redvisa myndigheters arkivbildning, vilket bl.a. framgår av RA:FS 2008:4 Prcessbeskrivningar: redvisning av förekmmande verksamhetsprcesser, utifrån ett dkumenthanteringsperspektiv Dkumenthanteringsplan: plan för hur verksamhetens handlingar ska hanteras, avsett frmat Systemförteckning: lista över förekmmande verksamhetssystem Klassificeringsstruktur (KS): registrerings- ch arkiveringsplan för handlingar sm baserar sig på verksamhetens prcesser. KS är ckså ett hjälpmedel att märka elektrniska handlingar för att sedan kunna återsöka dem i ett framtida e-arkiv. Arkivbeskrivning: beskrivning av myndighetens arkivbildning ch hur den uppkmmit Arkivförteckning: redvisning av myndighets arkiverade handlingar Bevarandeplan: plan för bevarande ch gallring av elektrniska handlingar i ett verksamhetssystem eller mtsvarande
Förvaltningsgemensamma specifikatiner (FGS): Riksarkivets krav på märkning ch paketering av infrmatin för leverans till system för bevarande Metadata: Data m data, kntextuell infrmatin för att kunna tlka i vilket sammanhang infrmatin förekmmer i ett IT-system Gallring: Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna sm medför Förlust av betydelsebärande data Förlust av möjliga sammanställningar Förlust av sökmöjligheter Förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet System för bevarande: System sm används för att säkerställa bevarande av elektrniska handlingar (e-arkiv). Ett e-arkiv är ett system för digitalt bevarande av allmänna handlingar över tid. I e-arkivet är de allmänna handlingarna frikpplade de system i vilka de har skapats. E-arkivet innehåller funktiner för inleverans, arkivering, lagring, gallring, administratin, återsökning ch utlämnande Infrmatinsklassificering: Ur ett säkerhetsperspektiv Ansvar ch rller Arkivansvariga framgår enligt R 69 2009. Arkivansvaret kan delges vidare. Ansvariga persner har att tillse att gällande gemensamma arkivrutiner följs, avsett frmat på handlingarna. För arkivansvariga sm även är systemägare ingår att gdkänna upprättade bevarandeplaner för elektrniska handlingar i verksamhetssystem ch andra digitala lagringsytr. Arkivansvariga ansvarar för att elektrniska handlingar bevaras i system-/andra lagringsytr till dess att en lösning för bevarande finns på plats. Systemägare ansvarar för att en bevarandeplan upprättas för respektive verksamhetssystem. Arbetet kan delegeras till systemförvaltare. Utarbetande av bevarandeplan ska ske i samråd med enheten för myndighets- ch utvecklingsstöd samt IT-enheten. I de fall det inte finns någn utpekad systemägare för ett system eller digital lagringsyta ansvarar arkivansvarig för att en bevarandeplan upprättas. Förvaltningschefen ansvarar för att säkerställa att det finns en enhetlig infrastruktur för bevarande av elektrniska handlingar. Förvaltningsgruppen utarbetar ch uppdaterar Knstfackgemensamma regler ch rutiner ch krdinerar arbetet med att upprätta bevarandeplaner tillsammans med systemägare ch andra verksamhetsföreträdare. Planering av system ch rutiner Innan ett nytt verksamhetssystem införskaffas ska behv ch möjligheter att bevara elektrniska handlingar i systemet utredas (i enlighet med Riksarkivets föreskrift RA-FS 2009:1 samt interna krav beskrivet i Infrmatinssäkerhetsplicy vid Knstfack). Utredningen ska resultera i en bevarandeplan (se stycket m bevarandeplan nedan). Ansvarig för detta är systemägare eller mtsvarande. Bevarandeplanen ska tas fram i samråd med Förvaltningsgruppen ch IT-enheten. Befintliga system För befintliga system sm saknar bevarandeplan ska en sådan upprättas sm en del i förvaltningen av systemet. Arbetet med att ta fram bevarandeplaner för befintliga system kmmer att initieras av Förvaltningsgruppen. Tekniska krav Knstfack ska vid framställning av elektrniska handlingar tillämpa innehållet i RA-FS 2009:2 m tekniska krav för elektrniska handlingar (upptagningar för autmatiserad behandling). Om detta inte är möjligt att göra vid framställningen ska handlingarna senast vid överföring till system för bevarande
uppfylla dessa krav. Ett minimikrav blir därmed att de elektrniska handlingarna i ett verksamhetssystem ska kunna exprteras ch knverteras till gdkänt frmat. Vid bevarande av elektrniska handlingar är det viktigt att välja allmänna, öppna, stabila ch leverantörsberende frmat. Strategin binder inte upp sig mt specifika frmat, men de frmat sm ska pririteras vid Knstfack är: PDF/A (upplösning 300 dpi) för skannade dkument TIFF/IT ch JPEG (upplösning 300 dpi) för bilder MPEG för film ch ljud XML ch HTML för databaser ch hemsidr System för bevarande Knstfack ska ha en enhetlig lösning för bevarande av elektrniska handlingar. Knstfack saknar idag ett system för bevarande av elektrniska handlingar (e-arkiv). Elektrniska handlingar ska bevaras i befintliga verksamhetssystem ch digitala lagringsytr till dess att Knstfack har ett system för bevarande. Befintliga verksamhetssystem uppfyller inte de krav sm ställs på ett system för bevarande. Ansvarig att ta fram ett system för bevarande är Förvaltningschefen. Förvaltningsgruppen kmmer att driva arbetet med att förbereda för införandet av ett sådant system. En priritetsrdning för systeminventering kmmer att tas fram av Förvaltningsgruppen. Då Knstfack har många verksamhetssystem ch lagringsytr för elektrniska handlingar kmmer priritetsrdningen att fkusera på system sm ska avvecklas, system sm har bristfällig dkumentatin avseende bevarandeperspektivet samt elektrniska handlingar sm riskeras att förstöras. I arbetet med arkivering av frskningsdata ska tillgängliggörandeperspektivet finnas med. Arbetet ska ske i samverkan med Knstfacks biblitek. Dkumentatin ch bevarandeplan Knstfack ska dkumentera de elektrniska handlingarna i en dkumenthanteringsplan. I dkumenthanteringsplanen anges vilka handlingar sm finns, vilka handlingar sm ska bevaras, bevarandefrmat, i vilka system handlingarna ska hanteras ch gallringsfrister sm gäller. När Knstfack har ett system för bevarande ska de elektrniska handlingarna dkumenteras i en arkivförteckning. Dessutm ska det finnas en förteckning över Knstfack system ch bevarandeplaner för respektive system i enlighet med kraven i RA-FS 2009:1 5 kap. 4. Infrmatinen m systemen blir en del av Knstfacks dkumenthanteringsplan sm innehåller alla handlingstyper sm förekmmer på Knstfack. Dkumenthanteringsplanen uppdateras varje år ch beslutas i Förvaltningsbeslut. I dkumenthanteringsplanen beskrivs: Vilken prcess systemet är en del Vilken enhet/funktin sm är ansvarig för systemet En beskrivning av vilka handlingstyper systemet innehåller Infrmatin m huruvida handlingstyperna ska bevaras ch i så fall hur länge Redvisning av krav gällande bevarande ch gallring, sökbehv, hantering av sekretess ch ev. persnuppgifter En beskrivning av risker, skydd, fysisk säkerhet samt hänvisning till annan dkumentatin m systemet Beskrivning av frmat för drift, frmat för bevarande ch för överlämnande till arkivmyndighet Tidpunkt/peridicitet för överföring till annan databärare eller bevarande Frmat ch tidsplan vid eventuell avveckling av systemet
Avveckla system När ett verksamhetssystem avvecklas är bevarandeplanen ett viktigt stöd för att kunna hantera de elektrniska handlingarna på ett krrekt ch lagenlig sätt. Ingen infrmatin får gallras utan genmförd gallringsutredning. Vid avveckling av system ska Förvaltningsgruppen kntaktas. Delade elektrniska handlingar samt utlån av dessa I de fall Knstfack ch annan myndighet delar tillgång till ch ansvar för elektrniska handlingar, ska ansvarsfördelningen klargöras, dkumenteras ch regleras i en överenskmmelse. Dkumentatinen ska registreras ch tillföras övrig infrmatinsredvisning m systemet. Vid utlån av elektrniska handlingar till annan myndighet, ska skriftlig överenskmmelse upprättas för att klargöra ansvaret för handlingarna. Dkumentet ska registreras ch även tillföras den aktuella infrmatinsredvisningen för systemet. Överlämnande till annan myndighet eller arkivmyndighet När ett nytt verksamhetssystem planer ska framtida överlämnande av bevarandematerial till Riksarkivet beaktas. En vägledning är Riksarkivets föreskrifter RA-FS-2009:1 ch 2009:2 samt förvaltningsgemensamma specifikatiner (s.k. FGS: er). Finansiering Finansiering rörande arkivering av elektrniska handlingar måste utredas vidare. Det måste utarbetas en finansieringsmdell, sm mfattar kstnader för införskaffande ch drift av system för bevarande samt kstnader för anpassning ch uttag av elektrniska handlingar från verksamhetssystem för arkivering. Uppföljning Knstfack strategi för bevarande av elektrniska handlingar ska regelbundet följas upp ch vid behv revideras. Uppföljningen initieras av Förvaltningsgruppen. Arbetet med att ta fram bevarandeplaner för befintliga ch nya system kmmer att följas upp årligen av förvaltningsgruppen ch rapprteras till förvaltningschefen.