PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2015-02-18 Sida 1 (10) Paragrafer 34-40 Plats och tid Kommunhuset i Klippan, Sessionssalen, kl. 13.30-15.30 Beslutande Övriga närvarande Utses att justera Justeringens plats och tid Sekreterare Ordförande Justerare Carl-Axel Wihelmsson (C), tjg ordförande Charlotta Gudmundsson (S), tjg ersättare för Kerstin Persson (S) Johan Pettersson (S) Kenneth Dådring (M) Bodil Andersson (KD) Boris Svensson (S), ej tjg ersättare Eva Larsson, kommunsekreterare Lars-Åke Svensson, kanslichef Boje Jarl, ekonomichef 36-40 Stefan Christiansson, personalchef 34-35 Kenneth Nilsson, socialförvaltningen 35 Patrik Steen, Arbetsförmedlingen 35 Per Gustafsson, Arbetsförmedlingen 35 Kenneth Dådring Kommunledningsförvaltningen 2015-02-23 Eva Larsson Carl-Axel Wilhelmsson Kenneth Dådring ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Klippans kommun, Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2015-02-18 Datum för anslags uppsättande 2015-02-23 Datum för anslags nedtagande 2015-03-18 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunledningsförvaltningen i Klippan Eva Larsson
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2015-02-18 Sida 2 (10) Innehållsförteckning: 34 Kurser och konferenser 2015 35 Ungdomsarbetslöshet och arbetsmarknad för funktionshindradeinformation från Arbetsförmedlingen 36 Medborgardialog 37 Deltagande i projekt Europabanan 38 Granskning av prognoser och uppföljning av nämndernas ekonomi 39 Val av representant till Livsmedelsakademin 40 Antagande av handlingsprogram för skydd mot olyckor i Klippan och Åstorps kommuner Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2015-02-18 Sida 3 (10) 34 Kurser och konferenser 2015 KS 2015.0007.000 Ärendet Följande kurser och konferenser föreligger. Sveriges Kommuner och Landsting - Demokratidagen 2015, Stockholm, 2015-04-14. Beslutsunderlag Kursinbjudningar. Arbetsutskottets beslut Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2015-02-18 Sida 4 (10) 35 Ungdomsarbetslöshet och arbetsmarknad för funktionshindradeinformation från Arbetsförmedlingen KS 2015.0005.000 Ärendet Patrik Steen och Per Gustafsson från Arbetsförmedlingen informerar om ungdomsarbetslöshet och arbetsmarknad för funktionshindrade i Klippan. Arbetsutskottets beslut Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2015-02-18 Sida 5 (10) 36 Medborgardialog KS 2012.0126.101 Ärendet Kommunen har sedan flera år arbetat för att utveckla tillgänglighet och bemötande. Ett av kommunens fokusområden är Dialog och det finns mål för utökad medborgardialog. Inom ramen för Kundtjänstprojektet har förslag till inriktning för att utveckla medborgardialog tagits fram. Dialogtjänster föreslås utvecklas och förvaltas inom kundtjänstfunktionen med stöd av kommunledningen. Stöd ska också ges till medborgardialog inom förvaltningarna. Dialog med brukare och medborgare förs redan i olika former inom de olika förvaltningarna. Det sker i huvudsak i form av fysiska möten men inom vissa verksamheter används också web och sociala medier. Dessa dialogformer ska bibehållas och vidareutvecklas i förvaltningarna. Förslaget om medborgardialog har inriktning på dialog på kommunnivå. Huvudaktörer kommer att vara kommunstyrelsen och kommunledningen. Medborgarna kommer att föra dialog med Klippans kommun. Samtliga förvaltningar kommer att bli inblandade som stödresurser och medaktörer. Kommunfullmäktiges demokratiberedning har i samråd med kommunledningen och kundtjänstprojektet tagit fram och presenterat ett helhetsförslag för utveckling av medborgardialog i Klippans kommun. Demokratiberedningens förslag från december 2013 är utgångspunkt för denna framställan. Beslutsunderlag Demokratiberedningens beslut 2013-12-03 1, bilaga a Au 36/15. Utvecklingsstrateg Anders Ebbessons skrivelse 2014-07- 14, bilaga b Au 36/15. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen 1. Godkänner uppstart av en officiell Facebooksida för kommunen. 2. Utvecklar våra fysiska medborgarmöten och förbereda införande av digitala former för ämnesrelaterad dialog, i ett första steg inom området fysisk planering. 3. Förbereder införande av mötesformer för olika målgrupper, t ex ungdomar. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2015-02-18 Sida 6 (10) 37 Deltagande i projekt Europabanan KS 2015.0091.532 Ärendet Värnamo kommun har 2015-01-28 inkommit med utkast till projektbeskrivning för gemensamt projekt för kommunerna längs med Europabanan. Inbjudna kommuner förväntas bidra med belopp per år beroende på kommunstorlek till en gemensam resurs vars uppdrag är att bistå kommunerna i arbetet. Den gemensamma resursen ges också i uppdrag att vara sammankallande i projektet. För Klippans räkning skulle det enligt framtagen kostnadsmodell innebära en kostnad om 200 000 kronor per år under åren 2015 och 2016. Ekonomichef Boje Jarl och teknisk chef Björn Petterson har yttrat sig i ärendet och ställer sig frågande till kommunernas kostnadsfördelning enligt bidragsmodellen samt otillräcklig projektbeskrivning. Beslutsunderlag Värnamo kommuns skrivelse 2015-01-28. Ekonomichefens yttrande 2015-02-05. Tekniska förvaltningens yttrande 2015-02-10. Arbetsutskottets beslut Avvaktar med beslut om deltagande för Klippans kommun tills dess Skåne Nordväst tagit ställning till eventuellt deltagande för berörda kommuner. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2015-02-18 Sida 7 (10) 38 Granskning av prognoser och uppföljning av nämndernas ekonomi KS 2015.0038.042 Ärendet Revisionen har 2015-01-14 inkommit med rapport angående prognoser och uppföljning av nämndernas ekonomi. Ekonomichef Boje Jarl yttrar sig nedan. Den viktigaste frågan i revisonens rapport är konstaterandet att nämndernas åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera verksamheten inte är ändamålsenliga. Här kan konstateras att uppföljningen följer de riktlinjer som fullmäktige tagit beslut om. Uppföljning som begärs in centralt sker efter april, augusti och december. De stora nämnderna har budgetuppföljning varje månad upp till sin facknämnd. Modellen som sådan är inte bristfällig utan det som vid vissa tillfällen brustit är att berörda tjänstemän och politiker inte tillräckligt tydligt tagit tag i problemen på ett tidigt stadium. Detta blev extra tydligt med socialnämndens stora underskott 2013. Löpande budgetuppföljningar har efter det fått en mer framträdande roll, inte minst på socialförvaltningen och ledande tjänstemän centralt, informeras på ett tidigare stadie löpande om hur den ekonomiska utvecklingen går inom respektive nämnd. En utökad information till fullmäktige om aktuell ekonomisk situation har beslutats om hösten 2014. Revisionen bedömer också att ansvar och roller vid styrning och uppföljning inte är tillräckligt tydliggjorda. Ansvar och roller är, enligt vår mening, tydliggjorda bl. a. i beslut om den årliga budgeten. När det inte fungerar har det oftast varit den mänskliga faktorn som fallerat och inte modellen som sådan. För att förbättra i denna del genomförs en utökad politikerutbildning våren 2014 samtidigt som vi planerar för ytterligare utbildning av berörda tjänstemän. Revisonen har också synpunkter på den årliga budgetprocessen och menar att denna i sin helhet varit otillräcklig. Ekonomikontorets bedömning är att budgethanteringen som process är fullt tillräcklig och mer omfattande än vad många andra kommuner har. Det är viktigt att inte blanda ihop själva processen med de bedömningar och beslut som tas i budgetarbetet. Det framförs också att den budgetprocess som idag råder bygger på föregående års budget och leder till felaktiga ingångsvärden och behov av en kompletteringsbudget. Att budgetarbetet bygger på föregående års budget är bara en av byggstenarna när en ny budget arbetas fram. Det senaste årets utfall och nämndernas och förvaltningarnas professionella kunskap om verksamheten och utvecklingen lyfts fram under budgetprocessen, varför processen som helhet inte byggs upp på felaktiga värden. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2015-02-18 Sida 8 (10) Revisonen föreslår också att en översyn av budgetprocessen görs Översyn av budgetprocessen är sedan länge planerad till hösten 2015 då denna mandatperiods nya politiker varit med om en budgetprocess och därigenom fått möjlighet att kunna ha synpunkter på hanteringen. Enligt den enkätundersökning som revisionen gjort uppger 3 av 10 chefer att de inte är delaktiga i planerings och budgetprocessen samt att budgeten inte upplevts som realistisk. Att chefer inte känner sig delaktiga i budgetprocessen är helt klart inte acceptabelt och frågan kommer att lyftas i kommunens chefsgrupp under våren för att se var bristerna finns och hur vi på bästa sätt åtgärdar dessa. Enligt samma enkätundersökning framkommer det också att var 3:e chef anser att det inte finns bra indikatorer och måltal för att mäta måluppfyllelsen i verksamheten Även här är resultatet inte bra. Det arbetas ständigt med att försöka förbättra styrmodellen och skapa bättre mått för att mäta våra resultat. En omarbetning av styrmodellen med förändringar kring visioner, fokusområden och olika slags mål har gjorts och kommer att användas i budget 2016. Den övergripande styrningen inför 2016 års budgetarbete diskuteras också vid s k målseminarium med ledande politiker och tjänstemän 12-13/2. Revisionen lyfter också fram att det inte funnits en tydlig definition och samsyn kring vad ordet prognos står för. En tydlig definition har tagits fram i slutet av 2014 och diskuterats särskilt noga med de båda stora nämnderna, barn och utbildningsnämnd och socialnämnd. Beslutsunderlag Revisionens följebrev 2014-12-22. PWC s revisionsrapport december 2014, bilaga Au 38/15. Ekonomichef Boje Jarls yttrande 2015-02-03. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Antar ekonomichef Boje Jarls yttrande som eget svar till Revisionen. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2015-02-18 Sida 9 (10) 39 Val av representant till Livsmedelsakademin KS 2015.0076.000 Ärendet Inom Livsmedelsakademin arbetar livsmedels-, måltids- och förpackningsnäringarna, handeln, universitet och högskolor, myndigheter och lantbrukets organisationer sida vid sida för att utveckla livsmedelsnäringen. Livsmedelsakademin bidrar till skapandet av mötesplatser, nätverk och projekt som underlättar dialog och förnyelse och höjer innovations- och konkurrenskraften i hela livsmedelsbranschen. Livsmedelsakademin har 2015-01-27 inkommit med begäran om förslag på representant bland Klippans förtroendevalda för deltagande vid fyra sammanträden per år. Beslutsunderlag Livsmedelsakademins skrivelse 2015-01-27. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Ärendet överlämnas utan eget förslag. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2015-02-18 Sida 10 (10) 40 Antagande av handlingsprogram för skydd mot olyckor i Klippan och Åstorps kommuner KS 2014.1388.171 Ärendet Räddningsnämnden i Klippans och Åstorps kommuner har tagit fram förslag på nytt handlingsprogram enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor. Handlingsprogrammet har sin utgångspunkt i risk- och sårbarhetsanalyserna för respektive kommun. Målsättningen är att detta arbete ska bidra till att ytterligare knyta ihop kommunernas säkerhetsarbete samt leva upp till de nationella mål som anges i lag om skydd mot olyckor. Kris- och säkerhetssamordnare har deltagit i arbetet med upprättande av Räddningstjänstens handlingsprogram och tillstyrker aktuellt handlingsprogram. Efter remiss till berörda parter har handlingsprogrammet efter utgången remisstid uppdaterats och överlämnas nu för antagande i Kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Räddningstjänsten Söderåsens handlingsprogram med bilagor, bilaga Au 40/15. Arbetsutskottet förslag till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar Antar handlingsprogram för skydd mot olyckor i Klippan och Åstorps kommuner. Signatur justerare Utdragsbestyrkande