Protokoll från IIWs styrelsemöte 30 sept. 2 okt. 2014 Mere Court Hotel and Conference Centre, Mere, Knutsford, Cheshire UK. Sammanfattning och översättning Närvarande: Abha Gupta Charlotte De Vos Kapila Gupta Gunder Lannoy President, ordförande Vice President Skattmästare Konstitutionsordförande Michelle Atkinson Elaine Hathaway Redaktör, mediaansvarig Administratör Board Directors Annelise Andersen Christine Berggren Kathleen Brodrick Nathalie Brun Arlette De Waele Patricia Garcia Letty van Hooff Snel Indira Kandasamy Hannele Karhunen Pamela McConnell Heidi Mueller Ayo Odelana Suzanne Robinson Margaret Whitchurch Frånvarande: Immediate Past President: Gabriella Adami Board Director: Luisa Vinciguerra öppningsanförande President Abha hälsade styrelsemedlemmarna välkomna och förklarade att de alla var där som valda medlemmar av IIWs styrelse och inte som representanter för sitt eget land och därför måste fatta sina beslut ur ett internationellt perspektiv. Vidare påminde hon utskottsmedlemmarna om att alla ärenden som var under behandling var konfidentiella och inte fick diskuteras förrän protokollet tillkännagivits. Hon bad alla att ha Luisa Vinciguerra i tankar och böner medan hon varpå sjukhus. Därefter hölls en tyst minut för dem som avlidit under året IW-medlemmar såväl som offer för naturkatastrofer.
PROTOKOLL Protokollet från styrelsemötet på Best Western Hotel and Conference Centre, Terni, Italien, 2 okt. 4 okt. 2014 godkändes. ÖVRIGA FRÅGOR Inga övriga frågor. KORRESPONDENS Ingen korrespondens fanns. PRESIDENTENS RAPPORT Nigeria Kidnappningen av skolflickorna President Abha berättade att hon fått ett brev från IW Australien angående kidnappningen av de nigerianska flickorna som rört alla. Hon svarade personligen men beklagade att IIW inte kan engagera sig i politiska frågor. Board Director Ayo Odelana från Nigeria var rörd över att medlemmar från hela världen hade visat sitt stöd och meddelade att IW-medlemmarna i Nigeria engagerat sig starkt för att få regeringen att agera. Asteroiden Golding President Abha gratulerade Italien till idén att uppkalla en asteroid efter Margarette Golding, vilken för evigt skulle Light the Path åt Inner Wheel från ovan. Namnet blev officiellt vid en festlighet den 17 juni 2014, och presidenten riktade ett speciellt tack till Inner Wheel Club Torino Europea, Distrikt 204 and Board Director Luisa Vinciguerra som arrangerat det hela. Charters för Distrikt Indien har ansökt om att i efterhand få Distrikt Charters utfärdade, precis som de första distrikten i Österrike, Rumänien och Nepal fått 2013 2014 för att högtidlighålla tillfället. Man enades om att distriktcharters skulle kunna utfärdas om alla nödvändiga uppgifter om de klubbar som ingick i distriktet skickades in av Nationalrepresentanten. IIW skulle sedan skapa ett charter och skicka det via e-post för lokal produktion för distriktets annaler. Missbruk av Rotarys logo. IIW hade blivit uppmärksammade på att ett företag i Pakistan använde Rotarys logo på sitt reklammaterial, och verkställande utskottet såg till att Rotary informerades. Rotary skulle följa upp ärendet och verkställande utskottet skulle se till att allt eventuellt missbruk av IIWs logo skulle undersökas. Presidentbesök President Abha hade haft tre hektiska månader. Hon var speciellt glad över mottagandet av temat Light the Path. Många av besöken hon gjort hade ägt rum i Indien. Panerade besök var: Okt Danmark och Australien Nov Indien, Dubai och Nepal Dec District Charter i Nepal Jan Indien och Sri Lanka Feb IW India 60 år, verkställande utskottet i England, Bangladesh med firandet av det nya distriktet 345 samt besök hos D 328
Mars nationell konferens i Hanover April två event i New Delhi och GB&I Conference Maj Convention och ev. Italien och Frankrike EKONOMISK RAPPORT Räkenskapsåret som slutar 30 juni 2014 IIWs skattmästare Kapila Gupta presenterade bokslutet för IIWs räkenskapsår som slutade 30 juni 2014 och nämnde att siffrorna för 2013 2014 var jämförbara med dem för 2012 2013. Hon tackade revisorn John Moss för hans hjälp och råd. Revisorerna Helen Rutter och Martin Chatten hade kontrollerat att posterna i räkenskaperna stämde mot kvittona. Skattmästaren går sedan igenom bokslutet sida för sida Sid. 1 2 Sammanfattning av inkomster och utgifter Inkomster: En liten ökning på grund av en litet tillskott av medlemmar i en del länder men insättningsräntan fortsatte att minska. Utgifter: En liten minskning trots ökade utgifter för hemsidan och reklam vid styrelsemötet i Italien. Överskottet blev 103,714 efter skatt. Publikationskostnaderna var något lägre än 2012 2013 trots tryckandet av material till Convention. Hyran hade ökat något. Administrationen hade många rubriker. En del utgifter hade minskat, andra hade ökat jämfört med föregående år, åter andra höll sig inom budgetramen. - Löner mindre än 2012 2013 på grund av att det fanns endast en heltidstjänst. - Regalia lite mer än förra året p.g.a. nya emblem åt Board Directors och reparation av President s Jewel. - Möten med verkställande utskottet inom budgetramen - Extension Förra året hade budgeten för extension ökats för besök hos klubbar utan distrikt, Rotary Convention, och IPPs/VPs besök för att bilda nya klubbar. Dessa skulle få egna rubriker 2015 2016, efter rekommendation av revisorn. - GBM överskred budget p.g.a. att det hölls i presidentens hemstad. De flesta Board Directors deltog. - Extension. Skattmästaren skulle återkomma med uppgifter senare. - Kommittén för revidering av konstitutionen arbetar inte längre ingen kostnad - Kommunikation och marknadsföring en post för utgifter beträffande kommunikation hade introducerats föregående år och då hade endast en broschyr tryckts. Innevarande IW-år hade översättningen av broschyrer inletts. - Datorutgifter och hemsida Rubriken inkluderar kostnaden för den nya hemsidan, som utformats av PR-företaget RMS, och överförandet av databasen dit. Kostnaderna finns under rubriken Communication, Marketing & Computers. - Revision och redovisning Sid. 3 4 Balansräkning (se sidan 5 originalet för detaljer) - - - Totala tillgångar minus kortfristiga skulder 1,459,304 Att delas upp mellan:
Kontorsutrustning Convention Allmän reserv Sid 5 8 Anmärkningar till bokslutet (se sidan 6 originalet för detaljer) - - - Convention Business Meeting Fund 1 juli 2014 141,803 Överföring från reserven 25,000 Resekostnader 7,449 Föredragande: Kapila Gupta Biträdd av: Arlette De Waele Bokslutet antogs Board Director Arlette De Waele tyckte att den allmänna reserven såg stor ut på papperet och undrade om man inte kunde använda en del av den till en fond att använda vid kriser eller olyckor eller något liknande. Skattmästaren svarade att pengarna kanske skulle komma att behövas för framtida utgifter och att man dessutom, enligt konstitutionen, inte kunde använda pengarna till annat än administration. Budget 2015 16 Skattmästaren gick igenom budgeten, som antogs. Föredragande: Kapila Gupta Biträdd av: Margaret Whitchurch Board Director Christine Berggren pekade på den höga kostnaden för styrelsemötet i Italien och undrade ifall det var nödvändigt att öka budgeten vad gäller denna post. Skattmästaren menade att eftersom styrelsemötet 2015 2016 skulle äga rum i England, behövde man inte räkna med de ökade kostnader ett styrelsemöte i ett annat land medförde, och att det i detta skede inte krävdes någon ökning i budgeten. Board Director Letty van Hooff Snel menade att styrelsemötena borde hållas i England, såvida det inte fanns speciella omständigheter, eftersom man då kunde hålla kostnaderna nere. Övriga Board Directors höll med. REVISOR Kapila Gupta förklarade att IIW årligen måste utse räkenskapsförare och revisor för nästkommande år. Royce Peeling Green RPG föreslogs att vara räkenskapsförare och revisor för 2015 2016. Förslag: Kapila Gupta Biträdd av: Carole Haigh KLUBBAR UTAN DISTRIKT Charlotte De Vos Vice President Board Directors var angelägna att ta kontakt med de klubbar de fått på sin lott. De hade fått en fil med alla klubbar utan distrikt och namnen på de Board Directors som haft ansvaret för dem.
Charlotte De Vos förklarade att de kontakter som tagits vid Rotarys Convention i Bangkok 2012 och Lissabon 2013 hade betytt mycket. Hon hade etablerat kontakt en klubb i Marbella som i sin tur lett till en kontakt med en klubb i St. Petersburg. Den klubben fanns inte ens registrerad som non destricted club. Man hade skickat information till berörd Board Director och hoppades på förnyad kontakt. Alla Board Directors utom fyra, som man hopades skulle rapportera under mötet, hade lämnat rapporter. Många rapporter visade på stor aktivitet: man försökte hålla kontakten med mail, brev, fax, telefon Inte alla klubbar hade dock svarat. Vice Presidenten hade gjort en guide över användandet av databasen så att Board Directors kunde känna sig hemmastadda då de själva skulle informera klubbarna utan distrikt. Hon hade även gjort upp en lista över distrikt utan nationalrepresentant eller nationell styrelse (9 st.). I dessa fall ska distrikten skicka in sina protokoll till HQ, vilket har skett endast i ett par fall. Board Directors borde försöka ha kontakt även med dessa. Board Directors redogjorde därefter för hur väl de lyckats etablera kontakt med sina klubbar. Föredragande: Charlotte De Vos Biträdd av: Nathalie Brun EXTENSION - IPP Gabriella Adami I Gabriella Adamis frånvaro lästes hennes rapport upp av Charlotte De Vos, som även föreslog att den skulle godtas. Gabriella Adami menar att extension i dag måste stå i centrum för vår verksamhet och att vi har alla möjligheter att öka vårt medlemsantal genom New generation Clubs och antagandet av Proposal 17. Hon nämner att det nu mer än någonsin är viktigt att kunna ta in kvinnor utan Rotaryanknytning, eftersom man i Rotary uppmanar sina anhöriga att ansluta sig till deras organisation i stället för till Inner Wheel. Vi kan alltså inte längre lita på Rotarys stöd, men vi får för den skull inte förstöra våra relationer med dem. Hon nämner även vikten av att vi behandlar våra nya medlemmar med diskretion och diplomati och ser till att de accepteras av övriga medlemmar och inte blir orsak till ovänskap inom klubben. Vi måste se till att de nya medlemmarna delar våra värderingar och få dem att delta i våra klubbaktiviteter för att slutligen själva vilja åta sig mera ansvarsfulla poster. KOMMUNIKATION Charlotte De Vos började med att tala om det moderna informationssamhället, där nästan alla har tillgång till datorer, ipad, eller smartphones och har till nästan omedelbar tillgång till händelser och bilder från hela världen liksom kontakt med våra närmaste. De senaste två åren har IIWs hemsida uppdaterats och hela tiden förbättrats tack vare de två senaste IIW-presidenterna, Catherine Refabert och Carole Young, med hjälp av Ashnadelle Hilmy/Mortagy, f.d. IIW-redaktör.
Vice Presidenten sa att hon mycket väl visste att det hela tiden var viktigt uppdatera hemsidan med de senaste informationstekniska nymodigheterna. Men det viktigaste för vår del var, för närvarande, att lägga in alla nyheter från och all information om klubbar, distrikt och länder och tillhandahålla material som power point-presentationer, broschyrer, träningsmaterial, regler och föreskrifter och konstitutionen. Man måste dock komma ihåg att alla inte är kunniga på datorer eller insatta i det engelska språket och för att förhindra att dessa stängs ute från IIW-världen måste nationalrepresentanten engageras och se till att medlemmar som behärskar språket hjälper till att översätta de dokument som kommer in. Föredragande: Charlotte De Vos Biträdd av: Ayo Odelana FÖRENTA NATIONERNA Vice President Charlotte De Vos Rapporter hade mottagits från: Martine Gayon New York: 5:e sammanträdet med arbetsgruppen om åldrande (30 juli 1 augusti 2014) Globalt väntas antalet äldre stiga till över två miljarder år 2050 och överstiga antalet barn 2047. Idag lever 2/3 av världens äldre i u-länder, och 2050 väntas 8 av 10 leva i mindre utvecklade regioner. Arbetsgruppen har identifierat ett antal hinder mot mänskliga rättigheter vad gäller äldre, och diskuterade under mötet: - mänskliga rättigheter och vård - våld och missförhållanden (med fokus på äldre kvinnor och ekonomiska missförhållanden) - vård i livets slutskede - nya rön beträffande möjligheten att stärka äldres rättigheter Maryelle Tourvieille Genève: 26:e sammanträdet i Human Rights Council (10 17 juni 2014) I programmet koncentrerar man sig på främjande och skydd av alla mänskliga rättigheter - ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter (t ex reducering av barndödlighet och extrem fattigdom och främjande av rätt till utbildning och fysisk och mental hälsa) - Civila och politiska rättigheter (t ex yttrande-, mötes- och åsiktsfrihet och kvinnornas deltagande i det sociala, kulturella och ekonomiska livet) - Människors och speciella gruppers och individers rättigheter (speciellt kvinnors och barns situation: könsstympning, trafficking, äktenskapstvång, våld mot kvinnor, men även situation för journalister och migranter). Dessutom nämndes många länder där de mänskliga rättigheterna hotades. Ceja Gregor-Hu Wien Ceja Skickade Newsletter 54 om åldrande
Ulrike Nemling Wien Före sommaruppehållet gjorde hon revision av vår NGO kommitté beträffande narkotika. Problemet med vår NGO-kommitté är att man, trots att man har medlemmar över hela världen, har ekonomiska svårigheter, eftersom många inte betalar sina avgifter. Man försöker nu etablera en market place, en internationell internetplattform, där NGOs kan visa upp sin expertis och sina projekt och på så sätt skaffa sig sponsorer. FN stöder projektet. Mer information finns på http://www.un.org/en/rights/. Föredragande: Charlotte De Vos Biträdd av: Heidi Mueller Utnämning av FN-representanter Vice President Charlotte De Vos förklarade att man måste komma med förslag på FNrepresentanter för 2014 2015. Det blev: Geneve Christiane Nichole och Maryelle Tourvieille de Labrouhe New York Martine Gayon och Delores Burgess Wien Ceja Gregor-Hu och Dr Ulrike Nemling Föredragande: Charlotte De Vos Biträdd av: Patricia Garcia Konstitutionsordförandens rapport för IIWs styrelsemöte oktober 2013 (följande avsnitt är översatt i sin helhet) Konstitutionsordföranden förklarade att hennes roll varit arbetsam och att hon tillbringat en hel del tid med att besvara frågor. Sedan det första mötet i slutet av juni hade det varit färre frågor att besvara än vanligt, förmodligen på grund av det långa sommaruppehållet i Europa. De flesta frågorna mestadels från nationalrepresentanter och distriktsordföranden gällde nomineringar och röstning. Som påminnelse: Varje distriktkommitté kan nominera en kvalificerad medlem för uppgiften som nationalrepresentant eller internationella uppgifter. Om det finns två kandidater till en post i samma distrikt, måste röstning ske i distriktkommittén. Om ett land har två distrikt eller fler som vart och ett presenterar en kandidat måste val ske i alla klubbar i landet, organiserat av sittande nationalrepresentant (poströstning). Om en medlem nominerad till Board Director måste avsäga sig uppdraget p.g.a. sjukdom, kan distriktkommittéerna presentera en annan kandidat i hennes ställe. I detta fall måste poströstning organiseras av nationalrepresentanten och den nya nomineringen skickas till HQ senast den 30 september. Distriktsordförandena var inte alltid på det klara med antalet röster som klubbarna har vid olika tillfällen. Vad gäller alla distriktsärenden, resolutioner och val av medlemmar till verkställande utskottet, har klubbarna två (2) röster (tre (3) om klubben har mer än 50 medlemmar). Vad gäller val av nationalrepresentant, funktionärer i den nationella styrelsen,
medlemmar av det internationella verkställande utskottet eller av internationell redaktör har varje klubb en (1) röst. Undantag gäller för val av Board Directors (16 röster). Sveriges nationella styrelse uttryckte en önskan om att experimentera med färre medlemmar i verkställande utskotten i klubbar och distrikt innan de gjorde förändringar i sina nationella stadgar. Konstitutionsordföranden såg inga hinder för detta. Inner Wheel-klubbarna i GB & Irland, till exempel, hade redan antagit klubbregler där man kan kombinera två funktioner med undantag av rollen som klubbpresident. Hon tillfrågades även om en distriktsordförande kunde fortsätta ett andra år. Ja Standardreglerna för distrikt utan nationell styrelse säger att ordföranden ska nomineras och väljas årligen och inte ska sitta mer än två år i följd (C & H sid 20). Även en klubbpresident kan sitta i två år under speciella omständigheter och med distriktskommitténs godkännande (C & H 2012 sid 15). Vidare råddes man att dela D238, men i själva verket är det ett upplösande, eftersom D238 skulle upphöra att existera och de återstående klubbarna skulle tvingas välja vilket närliggande distrikt de önskade tillhöra. Detta måste beslutas på ett distriktskommittémöte. Inget kan göras utan ett val bland klubbarnas röstande delegater. (översättarens markering) Konstitutionsordföranden hade tillfrågats om transfer av aktiva klubbmedlemmar. Det finns två typer av transfer. Konstitutionen (sid. 5) säger att distriktet under vissa omständigheter kan medge transfer till en annan klubb när en medlem av personliga skäl vill lämna en klubb. Men när en medlem flyttar till en annan stad eller ett annat land behövs inget speciellt arrangemang från hennes klubb eller distrikt för att hon ska överföras till den nya klubben (sid. 30). I detta fall ska sekreteraren och skattmästaren i den gamla klubben kommunicera med sina kollegor i den nya klubben. Under de senaste två veckorna har konstitutionsordföranden tillbringat en hel del tid med att förbereda instruktioner och manus åt Board Directors, som ska tala för och sekundera IIWs styrelses Proposals och Amendments vid Convention 2015 och tala emot andra förslag. Dessutom har hon omformulerat de två Amendments som diskuterades redan i juni och som kommer att läggas fram för styrelsen. Konstitutionsordföranden föreslog att hennes rapport skulle accepteras. Föredragande: Gunder Lannoy Biträdd av: Hannele Karhunen PROPOSALS OCH AMENDMENTS Styrelsen gick igenom varje Proposal och de Amendments som diskuterats redan i juni, så att Board Directors skulle bli på det klara med hur de skulle agera vid Convention då de föreslog, stödde eller talade för eller mot ett förslag. Amendments måste föreslås, diskuteras och röstas om före proposals. President Abha förklarade att förslag som hade liknande innehåll skulle utgå om ett föregående förslag med samma idé hade antagits.
KONSTITUTIONSORDFöRANDE 2015 2016 Styrelsen hade två nominerade. Vinnare blev Gunder Lannoy från Frankrike och hon utsågs därför till konstitutionsordförande för år 2015 2016. Föredragande: Gunder Lannoy Biträdd av: Kapila Gupta Enhälligt vald. VAL AV FöRTROENDEMÄN Dr Brenda Taylor från GB&I and Carole Buchanan från Australien omvaldes som förtroendemän. Föredragande: Margaret Whitchurch Biträdd av: Heidi Mueller VAL AV JURIST Konstitutionsordföranden Gunder Lannoy föreslog att SAS Daniels skulle väljas till jurist för 2015 2016. Föredragande: Margaret Gunder Lannoy Biträdd av: Suzanne Robinson REDAKTöR/MEDIA MANAGER Michelle Atkinson Hemsidan Redaktör/Media managern berättade att hon när hon började arbetet med hemsidan hade tillbringat många timmar med att få alla bilder på plats, men att det nu var ordnat. Hon hade även delat in bilder från nyheter och presidentvisiter i olika kategorier, vilket gjorde att de i fortsättningen skulle varar lättare att hitta. Hon förklarade också att hon av samma orsak gjort en del omflyttningar: Tabbar Nyhetssektionen Servicesektionen Historiesektionen Home About Us Who s Who Events Library News Service International IIW and the UN FAQ Contact -News -New Clubs -Non Districted Clubs -Presidential Visits 2014-15 -Past President Visits 2013-14 -Past President Visits 2012-13 -IIW Video Gallery -IIW Gallery -Happier Futures (which explains the Happier Futures concept) -Our Happier Futures Work -Other Service Projects -The first 10 years -Global expansion -The constitution -The Margarette Golding Award -Inner Wheel Day -IIW Presidential Hall of Fame Bibliotekssektionen är orörd. Hon hade ytterligare en del frågor till RMS, som hittills varit mycket hjälpsamma så snart de blivit medvetna om problemen.
Statistik Juli 2014 Besök juli 2014 Aug 2014 Besök augusti 2014 1. 2738 sessioner Indien (656) 4867 sessioner Indien (908) 2095 besökare UK (397) 3443 besökare UK (532) 58.1% nya Australien (227) 56.77% nya Australien (299) besökare Italien (169) besökare Tyskland (210) 6290 sidor sedda Tyskland (142) 14715 sidor sedda Sverige (260) 2.51 min I snitt per Frankrike (102) 3.18 min I snitt per USA (244) session Sverige (81) session NZ (232) 58.22% bounce USA (78) 51.28% bounce Italien (193) rate NZ (62) rate Danmark (153) Filippinerna (58) Frankrike (147) Besökta sidor 1. Home page 2.Meet the President 3.Logos 4.Happier futures 5.Officialdocuments 6.Convention reports 7.Various news articles Trender juli augusti Bounce rate är andelen personer som besöker hemsidan utan att gå vidare. Den minskade från juli till augusti från 58,2% till 51,28% men hon menar att man måste försöka få flera medlemmar att använda mer av den information som finns. De flesta besökarna kommer till hemsidan via sökord, t ex Inner Wheel, men även via Facebook (393), LinkedIn (10) och Twitter (2) Observationer hon gjort angående hemsidan - Få rapporter från vissa delar av världen (t ex USA) - Få nyhetsartiklar från vissa delar av världen (t ex USA, Afrika, Asien) - Få rapporter om våra projekt - Ingen uppdelning av klubbar och distrikt Framtida projekt på hemsidan Hennes mål för de närmaste månaderna är - att få flera medlemmar att besöka hemsidan - att minska bounce rate - att öka uppladdningshastigheten - att öka antalet länder som bidrar med material - att inkludera en uppdelning av klubbar och distrikt i International section Sociala medier Facebook Antalet likes ökade från 1522 till 1639 mellan i juli och 14 september Nästan hälften (45 %) av besökarna är mellan 45 och 64 år och de flesta kommer från Indien (375), Italien (126), Egypten (70). Sverige kommer på tolfte plats med 41 besök (se hela tabellen s. 19 i originalet). Hon förklarade att hon använt ett program som heter Likealiser för att analysera Facebooksidan och hade en del rekommendationer att komma med: - Svara kvickt på frågor och skriv själv frågor - Skriv kortare inlägg (ger oftare respons) och skriv något varje dag
Analysen av Facebooksidan gav en positiv bild av användandet (se resultatet s.19 i originalet) Framtida planer för Facebook Redaktören syftar till att öka användningen av Facebook genom att följa klubbars och länders facebooksidor och ta kontakt så snart hon upptäckte något intressant och då be att man skickade in intressant material. Andra sociala medier LInkedIn och Twitter skulle analyseras senare. Instagram Redaktören hade öppnat ett instagramkonto i juni. Hon hade lagt ut en del bilder och hade för avsikt att arbeta vidare på att få det att fungera. När allt var klart skulle hon meddela på Facebook att vi har ett Instagramkonto. Hon hade en känsla av att detta var något som kunde intressera de yngre medlemmarna. Vad hade hon annars gjort sedan juli 2014 Hon hade skickat e-mail till alla styrelsemedlemmar och nationalrepresentanter med en guide som redogör för hur man publicerar dokument på hemsidan. Vidare hade hon fått en del artiklar genom Elaine, men hon hade varit tvungen att kontakta avsändarna för att få bifogade bilder i rätt format (Jpeg). Hon hade tyckt om sitt arbete hittills, även om det varit tidskrävande, och hon kände att hon hade kontroll över vad som för närvarande fanns på hemsidan. Styrelsen var mycket tacksam för allt hängivet arbete hon lagt ned på hemsidan och på att få organisationen att ta ett steg in i den moderna världen. Föredragande: Annelise Andersen Biträdd av: Carole Haigh CONVENTION 2015 President Abha förklarade att LCC arbetade hårt med Convention 2015. Hon gick igenom schemat för Board Directors och föreslog att de skulle bära nationaldräkt under delar av Convention. Board Directors talade om att alla länder inte hade nationaldräkter och hon föreslog då strikt klädsel för business sessions, formell klädsel/högtidsklädsel för galamiddagen och kanske nationsfärger i stället för nationaldräkt vid inlednings- och avslutningsceremonierna. Symposium Vice presidenten förklarade att seminariesektionen vid Convention 2015 skulle hållas som symposium. 1. Vision 2024 Centenary Year 2. Epitome of Strength Women (epitome uttal i pitami ungefär = symbol för) 3. Inner Wheel Towards Greener Planet. Obligatoriskt för Board Directors att närvara men förmodligen inte som talare, eftersom President Abha vill ge andra deltagare den möjligheten.
INTERNATIONELLT SOCIALT PROJEKT Ramverket för internationellt socialt projekt 2015 2018 diskuterades. Titeln kommer att tillkännages vid Convention 2015. OFFICIELL PROXY VOTE HOLDER Den officiell proxy vote holdern är presidenten vid föregående Convention om hon är närvarande. Om hon inte är närvarande kan vilken annan president som är registrerad utses. ADMINISTRATORN Administratorn informerade Board Directors om registrering till Convention och informationsformulär gjordes klara. NATIONALREPRESENTANTERNAS RAPPORT Rapporterna från nationalrepresentanterna lästes upp och kommenterades. Man menade att nationalrepresentanterna måste följa föreskrivna mallar och antal ord i sina rapporter. Board Directors tittade på de kriterier som använts för att analysera data och menade att det vore bättre och enklare att sammanställa Volonteer hours (volontärtimmar) än number of beneficiaries (antalet stödmottagare). De var medvetna om svårigheten att uppskatta storleken av insamlade medel och att många klubbar i GB&I vägrade uppge hur mycket de givit till välgörenhet. Man föreslog att antalet inviterade kvinnor enligt Proposal 17 skulle kollationeras. Man föreslog att en Board Director som tjänstgjorde ett andra år skulle göra en sammanställning av alla Nationalrepresentanternas rapporter. Föredragande: Kathleen Brodrick Biträdd av: Pam McConnell öppet FORUM Board Directors diskuterade många frågor. övriga FRÅGOR Coffee Table Book President Abha hade föreslagit att man skulle producera en Coffee Table Book att delas ut som gåva vid Convention för att celebrera Inner Wheel och hon hade fått en offert på 4,000 för hundra böcker ( 40 per bok). Board Directors och IIW Editor/Media Manager ansåg att tiden för ett sådant projekt var alldeles för kort och föreslog att boken skulle ges ut till hundraårsjubileet 2024 i stället. President Abha höll med. Valresultat Man undrade varför IIWs valresultatsiffror inte publicerades. Administratorn förklarade att verkställande utskottet tidigare ansett att man inte velat såra de utkonkurrerade. Board
Directors ansåg att resultaten borde publiceras precis som man vanligtvis gör i andra sammanhang. Man enades om att alla nominerade skulle få det kompletta resultatet från sitt val. Föredragande: Letty van Hoof Snel Biträdd av: Indira Kandasamy AVSLUTANDE ANMÄRKNINGAR Presidenten tackade de närvarande för deras deltagande och det arbete de lagt ned och såg fram mot att träffa Board Directors igen i Köpenhamn. Hon bad dem som IW-ambassadörer att hjälpa till att göra Convention fantastisk och anspelade på årets motto light the path och sa att gatljusen inte gör vägen kortare men ljusare och genom att lysa upp vägen skulle alla få visionen att se och handla. TACK Vice President Charlotte De Vos tackade President Abha Gupta för att ha lett sammanträdet med precision och respekt för allas åsikter och såg fram mot att träffa styrelsen igen om några månader. Board Director Suzanne tackade Presidenten och utskottets medlemmar, och alla Board Directors hyllade presidenten för ett väl genomfört möte med stående ovation. President... Datum... Sammanfattning och översättning: Ingrid Vestin Forsgren, Sandviken Inner Wheel