www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av styrning, uppföljning och kontroll Lena Salomon, Certifierad kommunal revisor. Tekniska nämnden Carl-Magnus Stenehav, Certifierad kommunal revisor. Sofia Blixtberg, Sandra Marcusson 2015
Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Syfte och Revisionsfrågor... 3 1.3. Revisionskriterier... 4 1.4. Avgränsning... 4 1.5. Metod... 4 2. Iakttagelser och bedömningar... 5 2.1. Organisation... 5 2.2. Nämndens styrmedel... 5 2.2.1. Styrande dokument och dess tillämpning... 5 2.2.2. Bedömning... 6 2.3. Nämndens uppföljning... 7 2.3.1. Ekonomi och verksamhet... 7 2.3.2. Bedömning... 8 2.4. Nämndens arbete med intern kontroll och risk- och väsentlighetsanalyser. 8 2.4.1. Reglemente för intern kontroll... 8 2.4.2. Nämndens arbete... 9 2.4.3. Bedömning... 9 2.5. Nämndens arbete med att förebygga och upp-täcka oegentligheter samt förtroendeskadligt beteenden... 10 2.5.1. Styrdokument och värdegrundsarbete... 10 2.5.2. Bedömning... 11 3. Sammanfattande revisionell bedömning... 12 1
Sammanfattning Revisorerna i har gett i uppdrag att granska tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Sammanfattningsvis bedömer vi att tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Under respektive avsnitt redovisas skälen för vår bedömning. En tydligare styrning, uppföljning och kontroll skapar möjlighet att vidareutveckla verksamheten. Nedan följer några rekommendationer: Rekommendationer 1. Styrning Vi rekommenderar att mätbara måltal och mätvariabler i högre utsträckning fastställs för att kunna utvärdera nämndens måluppfyllelse. Förfarandet med att flytta budgetmedel mellan olika investeringar kan innebära en risk att projektets ursprungliga budget inte tydliggörs och därmed en otydlig styrning och kontroll. Det finns även en risk att den totala budgetnivån per investering istället överdrivs och verkar kostnadsdrivande. Vi föreslår att nämnden under 2016 utvecklar en bättre styrning och uppföljning av detta område. 2. Uppföljning Vi rekommenderar att redovisningen avseende prognos för måluppfyllelse av verksamhetsmålen utvecklas. Redovisningen behöver förtydligas om respektive mål förväntas uppfyllas eller inte. Saknas denna redovisning ges nämnden ingen möjlighet att vidta åtgärder vid avvikelser. Vi rekommenderar att nämnden tydliggör rutiner kring vilken typ av återrapportering av pågående och avslutade investeringsprojekt som ska redovisas till nämnden. 3. Intern kontroll Vi rekommenderar att risk- och väsentlighetsarbetet behöver tydliggöras och dokumenteras för att säkerställa spårbarhet samt att nämnden i högre utsträckning involveras i risk- och väsentlighetsanalysen. Vid granskningstidpunkten fanns det ingen dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Flertalet av nämndens egna kontrollmoment avser om det finns rutiner eller inte. Vi rekommenderar att nämnden formulerar om sina kontroller för att i högre utsträckning säkerställa sig om rutinerna efterlevs och att resultatet av kontrollerna är ändamålsenliga. 4. Det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder i verksamheten utarbetas för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. 2
1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunens revisorer ska enligt kommunallagen 9 kap 9 granska om kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräckligt god intern kontroll i verksamheten. Motsvarande granskning ska göras hos kommunens företag och kommunalförbund av vald lekmannarevisor respektive revisor. Granskningen är initierad med anledning av revisorernas risk- och väsentlighetsanalys. Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen 6 kap 1 ha uppsikt över kommunens nämnder, kommunens företag och de kommunalförbund som kommunen är medlem i. Kommunstyrelsen har ett omfattande ansvar att se till att verksamheterna fungerar väl och i det allmännas intresse och initiera åtgärder när det omvända inträffar. Det interna reglementet för kommunstyrelsen innehåller en detaljerad uppräkning av ansvarsområden. Nämnderna ska enligt kommunallagen 6 kap 7 driva verksamheten i förvaltningarna enligt de mål och regelverk som gäller för varje verksamhet. Den interna kontrollen ska vara tillräcklig och verksamheten ska drivas på ett tillfredsställande sätt. Samma krav ställs på de företag som fullmäktige beslutat lämna över skötseln av kommunala angelägenheter till med stöd av kommunallagen 3 kap 16. Kommunens styrdokument gäller i normalfallet för kommunstyrelsen, nämnderna och de helägda bolagen. De delägda bolagen, kommunalförbund, stiftelser och föreningar som har intressen i omfattas vanligtvis inte direkt av kommunens interna styrdokument. 1.2. Syfte och Revisionsfrågor Granskningen är en fördjupad granskning med syftet att ge underlag till revisorernas bedömning av den interna kontrollen, resultaten och rapporteringen. Granskningen ska besvara nedanstående revisionsfrågor: Vilka styrmedel använder nämnden? (avsnitt 2.2) Vad omfattar den uppföljning som nämnden gör? (avsnitt 2.3) Hur går uppföljningen till och med vilken frekvens sker uppföljningen? (avsnitt 2.3) Hur utvärderar eller bevakar nämnden den interna kontrollen i verksamheten? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden med risk- och väsentlighetsanalyser? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka oegentligheter i verksamheten? (avsnitt 2.6) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare? (avsnitt 2.6) Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i nämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? (avsnitt 3) 3
1.3. Revisionskriterier Reglerna som är relevanta för de områden som ingår i granskningen finns framförallt i följande dokument: Kommunallagen Reglemente för tekniska nämnden Reglemente för intern kontroll Styrdokumentet Styrsystem för Policy för bisyssla, representation, resor, upphandling och inköp Kommunfullmäktiges budget för 2015 Internbudget för tekniska nämnden och verksamhetsplan 2015 Delegationsordning för tekniska nämnden 2015-06-11 91 Personalhandbok 2014-10-23 Årsrapport tekniska nämnden 2014 Åtgärdsplan för förstärkt intern styrning och kontroll 2013:81 Avfallsplan för 2015-2020, 2015-02-24 Transportplan för, 2014-10-21 Miljöprogram för, 2014-06-17 1.4. Avgränsning Granskningen genomförs inom flertal av kommunens verksamheter. Denna granskning avser tekniska nämnden. Granskningen hör till revisionsåret 2015. 1.5. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentanalyser och intervjuer. Genomgång av protokoll för perioden 2015 har även skett. Intervjuer har genomförts med: ordförande förste vice ordförande andra vice ordförande förvaltningschef avdelningschef för administrationen avdelningschef för VA avdelningschef för produktionen Granskningen har varit föremål för sakkontroll av de intervjuade. 4
2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Organisation Tekniska nämnden ansvarar för gator, vägar, trafik, parkering, naturvård, skogar, parker, renhållning, avfallsfrågor, försörjning med vatten- och avlopp. Nämnden ansvarar även för sjöreglering och vattenkraftverk samt trafiksäkerhetsbefrämjande åtgärder. En översyn av tekniska förvaltningen pågår i syfte att utreda vilka verksamheter som kan vara lämpliga för konkurrensutsättning och möjligheten för samordning. Översynerna kan komma att påverka förvaltningens organisation, uppdrag och ekonomi i väsentlig grad. 2.2. Nämndens styrmedel 2.2.1. Styrande dokument och dess tillämpning Tekniska nämndens ansvarsområde utgår från nämndens reglemente som fastställts av Kommunfullmäktige, 2010-12-14. Enligt kommunens styrande dokument Styrsystem för fastställd i kommunfullmäktige 2011-04-19 beskrivs att kommunens styrsystem utgår ifrån målstyrning. Förutsättningar för att åstadkomma detta är att: Det finns en röd tråd från kommunens ledstjärna, övergripande mål och strategier till nämnds/bolagsmål och aktiviteter på verksamhetsnivå och om möjligt på arbetsplatsnivå. Att målen är levande och rimliga i antal. Det ska finnas ett samband mellan tillgängliga resurser och verksamhetsmål. Det finns väl fungerande rapporterings- och uppföljningsstruktur. Tekniska nämndens styrning sker utifrån kommunfullmäktiges budget som i sin tur har brutits ner till nämndmål och aktiviteter. Nämndens verksamhet berör samtliga av fullmäktiges beslutade målområden förutom målområde omsorg. Totalt har nämnden fastställt 29 verksamhetsmål. Vissa av målen är inte mätbara. Nämnden har även beslutat om två mål med koppling på målområde Ekonomi och effektivitet. Nämnden har i möjligaste mån beaktat kommunens miljöprogram, transportplan och avfallsplan vid upprättande av mål i internbudgeten (2015). Enligt uppgifter från förvaltningsledningen saknas tillräckligt med medel för att uppnå dessa mål. Verksamheterna har upprättat verksamhetsmål som ska fungera som mål/aktiviteter för att nå nämndens mål. Tekniska nämndens presidium beskriver att det är förvaltningschefens ansvar att se till att uppdrag och mål trattas ner och verkställs i verksamheten. Enligt kommunfullmäktiges budget för 2015 är det nämndernas utrymme i driftbudgeten som styr investeringsnivån. Det är således respektive nämnd som har att besluta om vilka investeringar som skall genomföras. Tekniska nämndens investeringsbudget uppgår enligt internbudget för tekniska nämnden år 2015 för perioden 2014-2016 till 731 mnkr. 5
Budgeten är i sin tur fördelad på flertal olika investeringar och verkställs löpande under perioden. Enligt intervjuerna beskrivs att för vissa investeringar har verksamheten en god bild av bedömd kostnadsnivå/budget i de olika investeringarna medan i andra investeringar har inte förstudier genomförts och budgeten bedöms som osäker. Enligt förvaltningsledningen justerar nämnden i vissa fall budgeten per investering i de fall någon investering blir dyrare/billigare än beräknat. Följande styrmedel beskrivs bl.a. som relevanta för nämnden: Policys och planer (Miljöprogram för, transportplan, avfallsplan, VA-plan) VA-lagen Livsmedelslagen Miljöbalken Avfallsförordningen m.fl. Vi har i samband med granskningen gått igenom samtliga protokoll för år 2015 och bl.a. noterat att nämnden beslutat om följande strategier/föreskrifter som en del av nämndens styrning. Parkeringsstrategi för Växjö stad. 1 Nya lokala trafikföreskrifter om tättbebyggt område i Växjö stad och ytterområden. 2 Utredningsuppdrag om planerat nyttjande av eget kapital i VA verksamheten och i renhållningsverksamheten. 3 Delegationsordningen har upprättats och fastställts av nämnden. 4 Presidiet beskriver att förvaltningen genomfört olika utbildningsinslag för nämnden avseende nämndens verksamhetsområden och framtida ekonomiska utmaningar. Vidare har genomgång av de formella grunderna som reglemente, delegationsbeslut, internbudget, intern kontroll, attester och övriga styrande dokument skett. 5 2.2.2. Bedömning Vi bedömer att nämndens styrning delvis är tillräcklig men ser en bristande informationsförmedling gällande styrning av investeringar. Denna styrning är särskilt viktigt för tekniska nämnden då nämnden hanterar en stor mängd investeringar. Förfarandet med att flytta budgetmedel mellan olika investeringar kan innebära en risk att projektets ursprungliga budget inte tydliggörs och därmed en otydlig styrning och kontroll. Det finns även en risk att den totala budgetnivån per investering istället överdrivs och verkar kostnadsdrivande. Vi föreslår att nämnden under 2016 utvecklar en bättre styrning av detta område. I samband med sakavstämning av revisionsrapporten har det framförts att nämnden tydliggjort denna styrning. 1 Tekniska nämnden 2015-09-24 117 2 Tekniska nämnden 2015-03-25 36-37 3 Tekniska nämnden 2015-12-17 185-186 4 Tekniska nämnden 2015-06-11, 91 5 Tekniska nämnden 2015-01-22 2-3 6
Vi rekommenderar att mätbara måltal och mätvariabler i högre utsträckning fastställs för att kunna utvärdera nämndens måluppfyllelse. Kännedom om diverse policys, planer som fullmäktige beslutat om är god och det finns en spårbarhet i nämndens verksamhetsmål. Det beskrivs att miljöprogram, transportplan och avfallsplan inte är förankrade i nämndens driftbudget. Vi rekommenderar att kalkyler tas fram för att beräkna avvikelsens storlek. 2.3. Nämndens uppföljning 2.3.1. Ekonomi och verksamhet Tekniska förvaltningen är en beställare- och utförarorganisation och beställarmöten hålls månadsvis mellan beställare och utförare där aktuella investeringar redovisas. Uppföljning av verksamheten på respektive avdelning sker löpande under året. Redovisas brister finns det möjligheter för verksamheten att åtgärda dessa. När det gäller VAavdelningen sker bl.a. kontroller utifrån ett upprättat kontrollprogram som granskats av Miljö- och hälsokontoret i enlighet med livsmedelslagen och VA-lagen. Därutöver sker årliga besiktningar där Miljö- och hälsokontoret medverkar. Uppföljning samt eventuella åtgärder på respektive avdelning redovisas i ledningsgruppen månatligen. Uppföljning av nämndens verksamhetsmål sker i samband med delårsrapport och årsrapport. I delårsrapport för tekniska nämnden augusti 2015 redovisas nämndens verksamhetsmål per målområde. Det går i flera fall inte utifrån lämnad redovisning att bedöma måluppfyllelsen per målområde eller för respektive mål. Någon redovisning av vilka åtgärder som nämnden eventuellt behöver vidta för att nå målen har inte dokumenterats. Ekonomiuppföljning samt prognos till nämnden sker vid fyra tillfällen under året samt i samband med bokslutsrapportering. När det gäller nämndens investeringar saknas det en rutin för hur och på vilket sätt återrapportering av pågående och avslutade investeringar ska redovisas till nämnden. Idag sker rapportering i samband med delårsrapport och årsrapport i form av en sammanställning över budget för perioden 2014-2016, nedlagda kostnader samt en prognos gällande den totala investeringsutgiften. I samband med sakavstämning beskrivs att ett arbete har påbörjats. Vi har i samband med granskningen gått igenom samtliga protokoll för år 2015 och bl.a. noterat följande verksamhetsuppföljningar som redovisats till nämnden: Analys angående för- och nackdelar med övergångsställen. 6 Information om resultatet från medarbetarenkäten 2015. 7 Information om aktuella trafikärenden. 8 Information om förstudie av ny återvinningscentral Växjö södra. 9 Uppföljning av beslut i tekniska nämnden juni 2015 och december 2015. Uppföljning av beslut i tekniska nämnden under år 2014 och år 2015. 10 Flertal av besluten är verkställda eller pågår. 6 Tekniska nämnden 2015-03-25 38 7 Tekniska nämnden 2015-12-17 178 8 Tekniska nämnden 2015-05-21 69 9 Tekniska nämnden 2015-06-11 85 7
Information om VA-policyförslaget. 11 Information om Avfallsplan för 2015-2020. 12 Information om trafikplan för Växjö centrum. 13 Information om investeringsprojekt för tekniska förvaltningen. 14 Vid samtliga nämndsmöten redovisas delegationsbeslut och inkomna medborgarförslag. I de fall medborgarförslag. 2.3.2. Bedömning Vi bedömer att den uppföljning gällande ekonomi och verksamhet som sker till nämnden delvis är tillräcklig. Kommunens styrdokument Styrsystem för avseende uppföljning tillämpas delvis. Vi rekommenderar att redovisningen avseende prognos för måluppfyllelse av verksamhetsmålen utvecklas. Redovisningen behöver förtydligas om respektive mål förväntas uppfyllas eller inte. Saknas denna redovisning ges nämnden ingen möjlighet att vidta åtgärder vid avvikelser. Uppföljningen försvåras i vissa fall av målen inte är mätbara eller saknar målvärde. Vi rekommenderar att nämnden tydliggör rutiner kring vilken typ av återrapportering av pågående och avslutade investeringsprojekt som ska redovisas till nämnden. Diverse verksamhetsuppföljningar sker med viss frekvens till nämnden. I de fall redovisning av verksamhetsuppföljningar sker till nämnden rekommenderar vi att nämnden på ett tydligare sätt beslutar om resultatet av uppföljningen föranleder eventuella åtgärder. 2.4. Nämndens arbete med intern kontroll och riskoch väsentlighetsanalyser 2.4.1. Reglemente för intern kontroll Fullmäktige har antagit reglemente för intern kontroll (2005-08-18). Enligt reglementet är intern kontroll en process där såväl den politiska som den professionella ledningen och övrig personal samverkar och som utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: -ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet -tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten -efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7 och 9:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. Nämnden ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och 10 Tekniska nämnden 2015-06-11 93, 2015-12-17 11 Tekniska nämnden 2015-08-26 100 12 Tekniska nämnden 2015-08-26 101 13 Tekniska nämnden 2015-12-17 174 14 Tekniska nämnden 2015-12-17 176 8
innebörden av denna. Nämnden ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras. 2.4.2. Nämndens arbete Arbetet med intern kontroll hålls samman av förvaltningens avdelningschef för administration som tar fram förslag på kontrollmål. Denna riskinventering och värdering av risker presenteras för ledningsgruppen. Någon dokumenterad riskanalys har inte upprättats. Nämnden beskrivs inte vara delaktig i processen med risk- och väsentlighetsanalysen, däremot har diskussioner med presidiet förts. Nämnden har antagit en internkontrollplan för 2015 och som ingår i nämndens internbudget. Beslut gällande 2015 års internbudget togs på nämndens sammanträde 22, 2015-02-26. Nämnden har att efterleva flertal kommunövergripande kontrollmoment som fastställts av kommunstyrelsen. Dessa avser avtalskontroll, återsökning av bidrag från Migrationsverket, samverkansavtal samt ekonomiska kontroller. Nämnden har kompletterat med fyra kontrollmoment och som avser: Risk för mutor och bestickning Inköp och upphandling Investeringsprocessen Kompetensförsörjning En viss återapportering har i samband med delårsrapport skett. Intern kontrollplan för 2014 har återrapporterats till nämnden i samband med årsrapport 2014. Återrapportering av vidtagna åtgärder har i samband med delårsrapporten (aug 2015) redovisats till nämnden. Förvaltningsledningen formulerade en åtgärdsplan 2013-05-23 med anledning av tidigare förekomna brister. I september 2014 skedde en återrapportering av åtgärdsplan för förbättrad styrning. I denna beskrivs flertal åtgärder som vidtagna. I denna granskning har det inte varit möjligt att genomföra kontroller ifall åtgärderna är tillräckliga. 2.4.3. Bedömning Nämndens arbete med intern kontroll bedöms som delvis tillräcklig. Risk- och väsentlighetsarbetet behöver tydliggöras och dokumenteras för att säkerställa spårbarheten samt att nämnden i högre utsträckning involveras i risk- och väsentlighetsanalysen. Detta då nämnden enligt kommunallagen 6:7 och 9:7 ansvarar för den interna kontrollen. Vi rekommenderar att den interna kontrollplanen utvecklas, särskilt avseende verksamhetsrisker. Nuvarande kontrollplan omfattas av fyra verksamhetsrelaterade kontrollområden. Flertalet av nämndens egna kontrollmoment avser om det finns rutiner eller inte. Vi rekommenderar att nämnden formulera om sina kontroller för att i högre utsträckning säkerställa sig om rutinerna efterlevs och att resultatet av kontrollerna är ändamålsenliga. 9
En åtgärdsplan med anledning av tidigare förekomna brister däribland upphandling har upparbetats och avrapporterats. Vi rekommenderar att nämnden beaktar tidigare brister i risk och väsentlighetsarbetet. Vi kan inte uttala oss om årets kontroller då samtliga inte genomförts vid granskningstillfället. Vi rekommenderar att återrapportering av att vidtagna åtgärder rapporteras till nämnden så fort åtgärder vidtagits. 2.5. Nämndens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadligt beteenden 2.5.1. Styrdokument och värdegrundsarbete Ett bra skydd mot olika former av otillåten påverkan förutsätter att det finns genomtänkta och sammanhängande styrdokument och rutiner samt att dessa bygger på en medvetenhet om risker. Det fanns vid granskningstidpunkten ingen central policy eller riktlinjer i med rubriken mutor eller oegentligheter. Det centrala dokument som de intervjuade hänvisar till är riktlinjen för representation och gåvor. I samband med intervjuerna framhålls att det ibland kan vara svårt att avgöra vad oegentligheter och förtroendeskadligt beteende är och var gränsen går mellan det tillåtna och det otillåtna. Vid tveksamhet bör medarbetaren rådgöra med närmaste chef. har utarbetat följande styrdokument relaterade till ämnesområdet oegentligheter: Styrdokument Fastställd eller senast uppdaterad Upphandlings och inköpspolicy för Antagen av KF 2014-08-26 185 Reglemente för internkontroll Fastställd KF 2005-08-18 165 Representation och gåvor för anställda i Beslutad av kommunchef 2012-06-28 Policy för bisyssla Fastställd KF 2013-05-21 122. Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Fastställd KF 2012-11-20, 276 Flertalet av ovan nämnda styrdokument finns tillgängliga via kommunens hemsida men har inte uppdaterats under de senaste åren. har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter eller förtroendeskadligt beteende. Någon kommungemensam värdegrund har inte upprättas för. Arbetet kring detta beskrivs pågå. Enligt tekniska förvaltningens personalhandbok (2014-10-23) redovisas under avsnitt inköp och upphandling ett stycke som avser risk för mutor och bestickning. Nämnden har i sin internkontroll plan för 2014 och 2015 identifierat mutor och bestickning som en väsentlig risk. Kontrollmomentet avser om det finns rutiner för att säkerställa att mutor och bestickning inte förekommer. I rapportering av 2014 års interna kontrollplan redovisas att i personalhandboken framgår att alla kontakter tekniska förvaltningen har med kunder, leverantörer, medborgare och media ska ske på ett sådant sätt att omvärldens förtroende för förvaltningen inte skadas. Gällande regler och policyer för 10
exempelvis upphandling och representation ska följas och förvaltningens delegationsordning och attestförteckning anger beslutanderätten i frågor om exempelvis upphandling och inköp av varor och tjänster. All representation ska vara måttfull och ske med restriktivitet. Information om rutinen är kommunicerad till medarbetarna genom arbetsplatsträffar och personalmöten samt till nyanställda i samband med introduktion. Diskussion förs med närmsta chef om osäkerhet om rutinens tillämpning föreligger. Utifrån detta bedömer nämnden att rutinen för 2014 fungerar. Enligt intervjuerna beskrivs att det förekommer diskussioner och frågorna aktualiseras när leverantörer anordnar studieresor och bjuder in på olika evenemang. Förvaltningen har nyligen beslutat om att utlåning av kommunens verktyg, släp, maskiner m.m. inte är tillåtet. Förvaltningen beskriver att man under senaste åren arbetat mycket med upphandlingsfrågor och tydliggjort processen samt roller och ansvar. För att förebygga oegentligheter krävs det en tillräcklig kännedom om samarbetspartners och anställda. Det är av central vikt att risken för jäv och intressekonflikter förebyggs. När det gäller bisysslor är arbetstagaren skyldig att på arbetsgivarens begäran anmäla en bisyssla och lämna de uppgifter som behövs får att arbetsgivaren skall kunna bedöma denna. Samtliga nyanställda arbetstagare, som har en anställning om minst 6 månader, ska fylla i blanketten Redogörelse över bisysslor för anställd inom och få den prövad. Enligt checklistan för det årliga medarbetarsamtalet ska frågan om bisyssla ställas. 2.5.2. Bedömning Vi bedömer att nämndens arbete med att förebygga och upptäcka förtroendeskadligt beteende och oegentligheter delvis är tillräckligt. Rutiner inryms till viss del i personalhandboken och att information och diskussioner förs i verksamheten. Det förekommer ett visst arbete avseende det förebyggande arbetet avseende ekonomiska oegentligheter genom de kommunövergripande kontrollmomenten som fastställt av kommunstyrelsen. Nämnden har även i sin intern kontrollplan för 2014 och 2015 identifierat mutor och bestickning som en väsentlig risk. Utifrån lämnad information i återrapportering av intern kontrollplan för år 2014 går det enligt vår bedömning inte att uttala sig om rutinen efterlevs. Vi rekommenderar att nämnden formulerar om sitt kontrollmål för detta område för att i högre utsträckning säkerställa sig om rutinen efterlevs och att resultatet av kontrollerna är ändamålsenliga. Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser, eventuella rutiner och åtgärder i verksamheten för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. Nämnden har inte utarbetat någon handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. 11
3. Sammanfattande revisionell bedömning Revisionsfrågan för denna granskning är: Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i tekniska nämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? Utifrån bedömningar för de olika kontrollområdena gör vi följande sammanfattande revisionella bedömning: Vår sammanfattande bedömning är att tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Vi konstaterar att nämnden delvis tillämpar kommunens styrdokument styrsystem för. Ett område för utveckling är målstyrningen och framtagandet av mätbara mål och mätetal gällande verksamhetsmål samt uppföljning av verksamhetsmålen. Andra områden för utveckling är intern kontroll samt hur nämnden arbetar med förebyggande för att upptäcka oegentligheter och förtroendeskadlig beteende i organisationen. I rapportens sammanfattning ges ett antal rekommendationer som syftar till att förbättra styrningen, kontrollen och uppföljningen gällande nämnden. 2016-02-02 Lena Salomon Carl-Magnus Stenehav 12