Remiss. Förslag till ny politikerorganisation i Sala kommun

~~~:~ Bilaga KS 2011/3/5 JmSALA ~ KOMMUN 1 [9) 2011-06-09 KOMMUNSTYRELSEN Per-Olov Rapp Remiss. Förslag till ny politikerorganisation i Sala kommun Inledning Under 2000-talet har det i flera landsting och kommuner prövats nya politiska styrmodeller för att stärka och utveckla den lokala demokratin, Det kan handla om att stärka fullmäktiges ställning och därmed uppdraget som folkvald ledamot. Ett vanligt försök i den riktningen har varit att tillsätta fullmäktigeheredningar. Det har i flera fall inneburit en vitalisering av fullmäktiges roll som arena för den politiska debatten, inte minst som uppdragsgivare och ansvarsprövare. Medborgardialogen har kunnat utvecklas i mer uppsökande riktning och medborgarpaneler skapats, Det har ökat intresset för och engagemanget kring viktiga kommunala strategiska frågor. l Sala har liknande arbetsformer använts i framtagande av Plan för Sala stad och i pågående ortsanalyser. Att överföra facknämndernas uppgifter till kommunstyrelsen, och olika styrelseutskott inom den, är en modell som framförallt tillämpats i mindre kommunen i syfte att öka effektiviteten och styrningen. Den innebär samtidigt en viss centralisering av beslutsfattande till kommunstyrelsen, men tydliggör dess roll som kommunens "regeringsorgan", Det har varit möjligt sedan den nya kommunallagen från 1991 endast anger ett fåtal obligatoriska nämnder: kommunstyrelse och valnämnd samt överförmyndare och revisorer. I diskussionerna kring hur en framtida effektiv och medborgarvänlig politisk organisation kan utformas nämns ofta en lösning med färre och sektorsövergripande nämnder som en lösning på "stuprörsproblematiken", Breda sektorövergripande nämnder tenderar att minska förekomsten av"sektorväktare", ledamöter som lierar sig med den förvaltning man ansvarar för. Å andra sidan visar erfarenheten att, om man inte samtidigt ökar de sammanslagna nämndernas politikertid i proportion med det vidgade ansvaret, ökar antalet frågor som istället avgörs på tjänstemannanivå. En annan besläktad fråga rör antalet förtroendevalda och antalet uppdrag, I genomsnitt hade år 2007 svenska kommuner 135 förtroendevalda, Och i genomsnitt visar siffran 1,6 uppdrag per politiker, siffran högre för små kommuner, Antalet facknämnder i kommuner av Salas storlek hade i genomsnitt 5 nämnder. Antalet SALA KOMMUN Box 304 73325 Sala Besöksadress: Stora Torget l Vaxel: 0224-550 00 Fax: 0224-188 SO kommun.info@sala.se www.5ala.se Per-Olov Rapp Ordförande per-olov.rapp@sala.se

2 (9) förtroendevalda i Salas sex facknämnder idag uppgår till 42 ordinarie och 42 ersättare. Legalitet beslutade 2011-01-13, 11, att uppdra till kommunchefen Jan-Olof Friman att inleda en översyn av nämnds- och förvaltningsorganisation i syfte att göra den enklare, effektivare och mer medborgarvänlig, att förslag till ny nämnd- och förval:ningsorganisation skulle redovisas till kommunstyrelsen senast vid maj månads sammanträde, att innan förslag till eventuell ny nämnd - och förvaltningsorganisation presenteras ska demokratiberedningen ges möjlighet att yttra sig, samt att de politiska partierna likaså ska ges möjlighet att remissyttra sig över förslag till eventuell ny nämnd- och förvaltningsorganisation, innan ärendet presenteras för kommunstyrelsen s arbetsutskott, tillika styrgrupp, har 2011-01-18,2011-02-01, 2011-04-26 samt 2011-05-03 informerats om det pågående arbetet med översynen. Framtaget förslag aven lednings grupp under kommunchefens ledning till förändringar i den politiska organisationen presenterades för kommunstyrelsen 2011-05- 12, bilaga Ks 2011/3/4. Vid ärendets behandling var ordförande och oppositionsledare i Sala kommuns nämnder samt ledamöter i demokratiberedningen inbjudna att närvara och ställa frågor Remissförslag - ny politikerorganisation i Sala kommun Det underlag som presenterades för kommunstyrelsen 2011-05-12 av kommunchefen och styrgruppen inrymmer förändringar i den politiska organisationen med fokus på medborgarvänlighet, tydlighet/enkelhet samt effektivitet. Jag finner det lämpligt att först ta ställning till och avvakta beslut i kommunfullmäktige om ev förändring i denna del, innan beslut tas om förändringar av Sala kommuns förvaltningsorganisation. Med utgångspunkt i framtagen dokumentation föreslår jag följande förändringar i den politiska organisationen i Sala kommun. Förslaget går ut på remiss till demokratiberedningen och de politiska partierna i Sala. Övergripande Den nya politiska organisationen består av kommunfullmäktige, kommunfullmäktigeberedningar, revisorer, överförmyndare, valnämnd, bildnings- och lärandenämnd, vård- och omsorgsnämnd samt kommunstyrelse och dess styrelseutskott. Organisationsschema, se bilaga 1.

SALA KOMMUN 3 (9) Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige kompletteras med fyra fasta beredningar samt med möjlighet besluta om tillfälliga beredningar enligt särskilda uppdrag. Tillfälliga beredningar ska framför allt användas till politikområden som är tvärsektoriella och till frågor som ställer höga krav på fördjupning, effektivitet eller snabbhet. Alla beredningar förutsätts ha medborgardialog. Ledamöter i beredningarna skall vara invalda i/tillhöra kommunfullmäktige. Ledamöter i fullmäktige som är valda till kommunstyrelsen kan inte delta i fullmäktigeberedningar. De fyra fasta beredningarna benämns beredningar för hållbar utveckling, skoiutveckling, social utveckling och demokrati. Beredningen för skolutveckling ansvarar för att till kommunfullmäktige redovisa förslag till hur kommunens ska utvecklas när det gäller livslångt lärande. l arbetet ingår även att följa upp och utvärdera resultat mot av kommunfullmäktige beslutade mål l sina uppdrag ska beredningen arbeta utifrån ett medborgarperspektiv. Antalet ledamöter i beredningen är 11 ordinarie. Beredningen för social utveckling ansvarar att till kommunfullmäktige redovisa förslag till hur kommunen ska utvecklas långsiktigt när det gäller behov av service för funktionshindrade, äldre, psykiatri, individ- och familjeomsorger samt folkhälsa. l arbetet ingår även att följa upp och utvärdera resultat mot av kommunfullmäktige beslutade mål I sina uppdrag ska beredningen arbeta utifrån ett medborgarperspektiv. Antalet ledamöter i beredningen är 11 ordinarie. Beredningen för hållbar utveckling ansvarar för att till kommunfullmäktige redovisa förslag till hur kommunen ska utvecklas långsiktigt när det gäller kultur och fritid samt klimat, energi och miljö. l arbetet ingår även att följa upp och utvärdera resultat mot av kommunfullmäktige beslutade mål l sina uppdrag ska beredningen arbeta utifrån ett medborgarperspektiv. Antalet ledamöter i beredningen är 11 ordinarie. Beredningen för demokrati ansvarar för att utveckla former för samverkan med och deltagande från medborgarna, lyfta fram och främja värdet av samspel och dialog både inom kommunens organisation och med medborgarna. Beredningen för demokrati ska också i samverkan med kommunfullmäktiges presidium utveckla arbetssätt inom kommunfullmäktige och mellan fullmäktige och kommunens nämnder, samt vara remissinstans för demokratifrågor inom kommunen. I beredningen för demokrati ingår en ledamot och tillika en ersättare från samtliga partier representerade i kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige antar varje år en årsplan för kommunfullmäktige och dess beredningsorgan. Fullmäktige styr verksamheten i beredningarna bland annat med årsplanen, som varje år lägger fast fullmäktiges uppdrag till beredningsorganen. Ärsplanen utvecklas löpande och kan således förändras under pågående verksamhetsår.

JlSALA ~ KOMMUN 4(9) Kommunfullmäktiges presidium Kommunfullmäktiges presidium ansvarar för ledning och samordning av kommunens fullmäktige beredningar. Kommunfullmäktiges presidium inrättas som en fast fullmäktigeberedning bestående av tre ledamöter, vilken har rätt att väcka ärenden i kommunfullmäktige. Förändringen syftar till att ge nödvändiga förutsättningar för samt stärka uppdraget till kommunfullmäktiges presidium när det gäller att leda utvecklingen av kommunfullmäktiges arbete och arbetssätt; att utöva tolkningsföreträde gällande hur den politiska organisationen är tänkt att fungera; att fånga upp och hantera frågor som hindrar den politiska organisationen att fungera som avsetts samt föreslå åtgärder som anses nödvändiga med anledning av denna. Presidiet styrs i rollen som fullmäktigeberedning av ett reglemente. Om beredningarnas roll och uppgifter Fullmäktigeberedningars uppgift enligt kommunallagens 3 kap. 7 är att bereda ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden som skall avgöras av fullmäktige. Fullmäktigeberedningarna kan alltså inte på egen hand avgöra ärenden de bereder. För att förstärka fullmäktiges roll ska de strategiska frågorna beredas av beredningsorganisationen för att därefter avgöras av fullmäktige. På detta sätt vitaliserar beredningarna fullmäktiges arbete. Fyra beredningsorgan under kommunfullmäktige tillsätts med uppdrag att företräda medborgarna. Beredningarna ska kontinuerligt arbeta med att inhämta information om behov och önskemål på den kommunala verksamheten från medborgarnas sida. Beredningsorganen arbetar utifrån medborgarperspektivet och ska kontinuerligt bevaka omvärlden inom sina respektive ansvarsområden. De är beredningsorgan till kommunfullmäktige och ska svara för att ta fram förslag till övergripande mål och föreslå kvalitetsnivåer inom sitt ansvarsområde. I uppdraget ingår även att följa upp och utvärdera resultat mot av kommunfullmäktige fastställda mål och kvalitetsnivåer. Beredningarna har inget ansvar för utförandet av den kommunala servicen. Ansvaret för utförandet av verksamheten och hela förvaltningsorganisationen ligger på kommunstyrelsen. Beredningarnas presidier består av ordförande och två vice ordförande. Presidiet ska, i dialog med samtliga ledamöter. planera beredningens arbete och skapa förutsättningar för diskussion och aktivt arbete. Uppdraget för respektive beredning styr arbetssätt och hur ofta beredningen sammanträder. Beredningens arbete ska vara strategiskt och långsiktigt. Beredningsorganen styrs av reglemente och de uppdrag som kommunfullmäktige beslutar om i årsplanen.

5(9) Beredningarna får bestämma att också andra än ledamöter skall ha rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten. Nedan skiss beskriver lämpligt årsprocesshjul för en fullmäktigeberedning. Tjänstemannastöd För att stödja beredningarna utses en tjänsteman till utvecklingssekreterare. Utvecklingssekreterarna stödjer beredningsorganen bland annat genom att leda arbetet med att utveckla och analysera medborgardialogen, aktivt medverka i planeringen av beredningarnas arbete samt genom att omvärldsbevaka inom beredningarnas ansvarsområden. När beredningarna, för sina uppdrag enligt reglementena, behöver inhämta fördjupad kunskap inom särskilda områden, till exempel för sin omvärldsbevakning och nulägesanalys, ska utrymme skapas för detta. Sådana beställningar till förvaltningsorganisationen ska gå via respektive utvecklingssekreterare. De fyra fasta beredningsorganens styrning l beredningarnas reglemente föreskrivs att de ansvarar för att redovisa förslag till övergripande mål och kvalitetsnivåer. Därutöver åligger det beredningarna arbeta med uppföljning, vilket också kan sägas vara en form av styrning.

6 (9) Övergripande mål För att uttrycka den politiska viljan gällande överordnade inriktningar för Sala kommun har beredningarna rätt att föreslå kommunfullmäktige övergripande mål. Övergripande mål ska genomsyra all relevant verksamhet och alla relevanta roller kommunen har gentemot medborgarna. De anges för väl avgränsade områden och anger vad Sala kommun ska kännetecknas av. Kvalitetsnivåer Sala kommun tillhandahåller medborgarna kvalitet i kommunens service- och tjänsteproduktion. Ambitionen är att kvaliteten ska vara god. För att uttrycka den politiska viljan gällande vilken nivå denna kvalitet ska ligga på har beredningsorganen rätt att föreslå kommunfullmäktige kvalitetsnivåer. Kvalitetsnivåer anges för väl avgränsade områden av kommunens service- och tjänsteproduktion och/eller kommunens övriga roller. Kvalitetsnivåer anger en förbättrings- eller förändringsinriktning. Kvalitetsnivåer anges på en vad-nivå och inte på en hur-nivå. Hur förbättringen eller förändringen ska realiseras är kommunstyrelsens ansvar. Uppföljning Beredningsorganens uppföljning görs utifrån ett medborgarperspektiv på de mål kommunfullmäktige beslutat om. Utifrån omvärldsbevakning, medborgardialog, annan kunskapsinhämtning samt politisk diskussion ska beredningsorganen rapportera till kommunfullmäktige i vilken utsträckning kommunfullmäktiges mål har uppnåtts. Dessutom är det beredningsorganens ansvar att lägga sådana förslag till kommunfullmäktige som föranleds av den genomförda uppföljningen. I en väl fungerande styrning läggs lika mycket kraft på uppföljning och analys som på planering. Nämndorganisation mm Ett antal kommuner har helt övergett tanken på nämnder med ansvar för sina sakområden. Det innebär en stark koncentration av styrning till kommunstyrelsen vilken tenderar att bli överhoppad med ärende frågor inom dessa områden. s primära uppgift är att svara för långsiktigt strategiska frågor. Bildnings- och lärandenämnd Nuvarande skolnämnd och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnd slås ihop. Den nya nämnden fullgör kommunens uppgifter inom barnomsorgen och skolbarnomsorgen och det offentliga skolväsendet för barn och ungdomar samt vuxnas lärande, vari ingår komvux, särvux och sfi (svenska för invandrare) med mera, gymnasieskola, gymnasiesärskola, med de direkta stödfunktionerna, exempelvis fritidsklubb. Nämnden ansvarar också för arbetsmarknadsfrågor som är kopplade till utbildningssektorn.

7 (9) Arbetsmarknads- samt invandrar/flyktingfrågorna/integration flyttas över till kommunstyrelsen. Kultur- och biblioteksverksamheten läggs under nämndens ansvar. Nämnden utökas till 13 ledamöter Vård- och omsorgsnämnden Ingen förändring gentemot idag beträffande uppdrag och organisation annat än att antalet ledamöter utökas till 13 st. Kultur- och fritidsnämnden Nämnden upphör. Kultur- och biblioteksfrågorna överförs till Bildnings- och lärandenämnden. Fritidsfrågorna överförs till kommunstyrelsen. Bygg- och miljönämnden Nämnden upphör och kommunstyrelsen/kommunstyrelsens stadsbyggnadsutskott blir i slutänden verkställande i dessa frågor. Tekniska nämnden Nämnden upphör och kommunstyrelsen/ kommunstyrelsens stadsbyggnadsutskott blir i slutänden verkställande i dessa frågor. Revisorer Förslaget innebär ingen förändring av revisorernas uppdrag, organisation eller sammansättning. Valnämnd Förslaget innebär ingen förändring av valnämndens uppdrag, organisation eller sammansättning. Kommunfullmäktiges valberedning Valberedningen kvarstår oförändrad och arbetar utifrån sitt uppdrag precis som i dagens organisation. Överförmyndare Förslaget innebär ingen förändring av överförmyndarens uppdrag, organisation eller sammansättning. jävsnämnd Jävsnämnden fullgör alla ärenden och myndighetsutövning enligt gällande lagstiftning i ärenden där ärendena riktar sig mot kommunens egna verksamheter och objekt. Nämndens uppgifter omfattar inte verksamheter som utövas av kommunens bolag. Oppositionen ska ha majoritet i nämnden och fullmäktige utser ordförande inom oppositionen. Nämndens ledamöter och ersättare ska inte samtidigt ha förtroendeuppdrag i kommunstyrelsen. Jävsnämnden består av 5 ordinarie och 5 ersättare. och kommunstyrelsens styrelseutskott ansvarar för utförandetav den kommunala verksamheten, undantaget den myndighetsutövning som jävsnämnden ansvarar för. l kommun-

styrelsens uppdrag ingår ansvar för hela förvaltningsorganisationen och att vara arbetsgivare för densamma. är beredningsorgan till fullmäktige. Antalet ledamöter i kommunstyrelsen är 15 ordinarie och 15 ersättare. s presidium består av ordförande, förste vice ordförande samt andre vice ordförande. Andre vice ordförande utses av oppositionen. Till kommunstyrelsen finns tre styrelseutskott som består av fem ordinarie ledamöter och fem ersättare förutom personalutskottet som består av tre ordinarie och tre ersättare, en ordförande respektive en vice ordförande utses inom respektive utskott. De tre styrelseutskotten är arbetsutskott (allmänt), personalutskottet, stadsbyggnadsutskottet. Arbetsutskottet hanterar ärenden på delegation av kommunstyrelsen. Arbetsutskottet är budgetberedning och ordinarie ledamöter i kommunstyrelsens arbetsutskott utgör kommunens krisledningsnämnd. Personalutskottet hanterar samtliga strategiska personalfrågor och i förekommande fall enskilda personalärenden. Stadsbyggnadsutskottet hanterar frågor om den tekniska infrastrukturen, utveckling och planfrågor, fastigheter, bygglov, mark & anläggningar, miljö, och viss internservice. Bygg- och miljönämnden samt tekniska nämnden upphör och kommunstyrelsen/ kommunstyrelsens ansvariga styrelseutskott blir i slutänden verkställande i dessa frågor. Huvudregeln är att ärenden bereds direkt i kommunstyrelsen och endast i särskilda fall i arbetsutskottet. Ärenden som går till kommunfullmäktige hanteras i kommunstyrelsen. I övrigt ansvarar kommunstyrelsen själv för kommunstyrelsens interna organisation. Kommunala råd Råden fungerar som forum för samråd och ömsesidig information inom sina respektive verksamhetsområden. De fattar inga formella beslut men har möjligheter att påverka och lämna synpunkter på den kommunala verksamheten. l de kommunala råden ingår förtroendevalda, utsedda av kommunfullmäktige, och representanter från intresseorganisationer. Tillväxtråd Tillväxtrådet ansvarar för att ta fram kommunens tillväxtprogram samt sammanställa årliga rapporter om hur utvecklingen fortskrider. Mål och strategier för god ekonomisk tillväxt i kommunen ska vara i fokus. Tillväxtrådet består av kommunstyrelsens presidium, berörda tjänstemän samt representanter för det lokala näringslivet. Byaråd l Sala kommun skall finnas ett antal byaråd, geografiskt fördelade i bygden.

SALA KOMMUN 9 (9) I byaråden deltar representanter för de olika byarna i området, föreningar, organisationer och representanter för näringslivet. De samlas regelbundet för gemensamma informationer och diskussioner. Byaråden arbetar aktivt för att utveckla sina respektive bygder. Byaråden ges ekonomiskt stöd av kommunen för sin verksamhet. Handikappråd Ingen förändring Brottsförebyggande rådet Ingen förändring Pensionärsrådet Ingen förändring Arbetsmarknadsråd Ingen förändring Tidsplan för ärendehantering och beslutsgång 2011 Ks 9 juni - Ordförandeförslag om ny politisk organisation går ut på remiss till de politiska partierna och demokratiberedning för yttrande 15 september - Remisstiden utgår 4 oktober - Förslag till beslut om ny politisk organisation presenteras i kommunstyrelsens arbetsutskott 13 oktober - Beslut i kommunstyrelse 31 oktober - Beslut i kommunfullmäktige om ny politisk organisation och tillsättande av parlamentarisk grupp för översyn av arvoden, ersättningar och ersättningsnivåer 28 november - "Reservdag" för kommunfullmäktigebeslut 19 december - Val av "ledamöter och ersättare" i den nya organisationen. Fastställande av arvoden, ersättningar och ersättningsnivåer. Senast datum för antaganden av nya reglementen, delegationer, arbetsordningar m m. Per-Olov Rapp (S) Ordförande

KOMMUNSTYRELSEN 2011/3/6 l,::;".. ; :"'"" I L4~~~~ ~"-J~~~a I 1 (1) 2011~06-07 ORGANISATIONSSCHEMA PER-OLOV RAPP DIREKT: 0224-550 00 ORGANISATIONSSCHEMA Bilaga - organisationsschema VALNAMND ÖVERFÖRMYNDARE med fasta och tillfälliga berednmgar Inklusive medborgardialoger KOMMUNREVISJON BEREDNING - PRESIDIUM Medborgardialog DEJ\.10KRATJBEREDNfNG TILLFÄLLIG BEFlEmllNe X-0t\ UDstyre4 med '. <:t> utskott och mimnder 'i'nklusjve medborgarrad VÄRD' OCH OMSORGSNAMNO JAVSNÄMND STADSBYGGNMXSI.I'r$KOTT Arbetsrnarknadsrad Byaråd Til!vaxträd Brottsför~byggande råd Penslof\ärsråd Handikappråd