Sida 1 Kallelse och ärendelista till Kommunfullmäktiges sammanträde Tid: Måndag 30 mars 2009, kl 18.30 Plats: B-salen, Medborgarhuset Park i Hjo Ledamot som är förhindrad att delta vid sammanträdet ska snarast kontakta kansliet (Christina Grahn 0503-352 40) som kallar ersättare för tjänstgöring. Hjo den 20 mars 2009 Michael Kihlström Ordförande Anders Boman Sekreterare Ärendelista Ärende Förslag till beslut Handlingar 1. Upprop 2. Val av protokollsjusterare och fastställande av tid för justering 3. Fastställande av dagordning Björn Fredeby (M) och Bertil Ask (S) utses att tillsammans med ordföranden justera protokollet. Ersättare: Rune Larsson (M) och Astrid Raidl (Mp). Justeringstid: Torsdag 2 april 2009, kl 16.00. Information: Klimatstrategi för Västra Götaland Föredragande: Representanter för Västra Götalandsregionens beredningsgrupp för miljö
Sida 2 Information: Tekniska utskottets verksamhet Föredragande: KsTu ordförande Tore Nolberger 4. Frågestund 5. Plan för budget och budgetuppföljning Politisk föredragande: Ks ordförande Catrin Hulmarker Ks 24: Kommunfullmäktige beslutar att ersätta kapitel 6 i Hjo kommuns styrsystem för verksamhetsplanering och budget (Kf 143/07) med bifogad Plan för budget och budgetuppföljning. 6. Samverkan inom miljö- och hälsoskyddsområdet Politisk föredragande: Ks ordförande Catrin Hulmarker Ks 25: Kommunfullmäktige beslutar att: - teckna avtal med Skövde kommun om samverkan om tillsyn och kontroll inom miljö- och hälsoskyddsområdet, - godkänna föreliggande förslag till avtal, samt - i uppföljning 2009 skall beräknad avvikelse mot budget 2009 finansieras med medel från ID 2113 (Ks utvecklingsanslag). 7. Revers Hjo Stadshus AB Politisk föredragande: Ks ordförande Catrin Hulmarker Ks 28: Kommunfullmäktige beslutar att: - godkänna att Hjo Stadshus AB tar upp ett nytt lån på marknaden på 40 miljoner för att kunna amortera befintlig reversskuld till Hjo kommun, - att kommunal borgen beviljas på 40 miljoner kronor, samt - att punkten om reversskuld i ägardirektivet till de kommunala bolagen som beslutades i kommunfullmäktige 16/07 tas bort.
Sida 3 8. Tjänstegarantier inom Vård och Omsorg Politisk föredragande: KsOu ordförande Ewa F Thorstenson Ks 33: Kommunfullmäktige beslutar att anta förslaget till tjänstegarantier inom Vård och Omsorg. 9. Svar på motion angående ändring av socialbidragsnormen Politisk föredragande: Ks ordförande Catrin Hulmarker 10. Svar på motion om miljöpolicy angående drivmedel för kommunens verksamhet Politisk föredragande: Ks ordförande Catrin Hulmarker Ks 22: Kommunfullmäktige beslutar att: - avslå motionen, samt - anse motionen besvarad. Ks 27: Kommunfullmäktige beslutar att: - avskriva ärendet, samt - anse motionen besvarad. 11. Ev nya motioner att anmäla 12. Ev valärenden 13. Anmälningsärende Länsstyrelsens protokoll 2009-03-06 där Robert Holst (Kd) utsetts till ny ersättare i kommunfullmäktige efter Jenny Eriksson (Kd)
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Handläggare Datum 2009-02-17 Sida 1 (2) Kommunfullmäktige Plan för budget- och budgetuppföljning Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att ersätta kapitel 6 i Hjo kommuns styrsystem för verksamhetsplanering och budget (Kf 143) med bifogad Plan för budget och budgetuppföljning. Bakgrund Kommunfullmäktige fastställde 2007-04-23 Hjo kommuns styrsystem för verksamhetsplanering och budget (Kf 143). Styrsystemet utarbetades i samband med beslutet om kommunens nya organisation. Uppföljningar och utvärderingar av organisationsförändringen visar på behov av revidering av detta dokument. De ekonomiska förutsättningarna för kommunsektorn har, som en följd av den finansiella oron och försämringar av konjunkturen, hamnat i ett allvarligt läge. I avvaktan på en mer omfattande omarbetning av styrsystemet föreslås initialt ett antal förändringar i budget- och uppföljningsprocesserna. De förändringar som föreslås är följande: - Kommunfullmäktige fastställer budgetramar för politikerområden. - Tydligt ekonomiskt ansvar - Plan för budget och budgetuppföljning Politikerområden Kommunfullmäktiges beslut om budget för år 2009 innebär en långtgående detaljreglering. Detta låser den ekonomiska styrningen på för låg nivå, vilket innebär en tröghet och ineffektivitet i arbetet med att uppnå god ekonomisk hushållning i organisationen. Den låga nivån har redan inneburit arbete med revidering av budgetramar. Postadress Besöksadress Telefon vx Telefax E-postadress HJO KOMMUN 0503-350 00 kommunen@hjo.se 544 81 Hjo Direkttelefon Handläggarens E-post adress T:\KSARB\Pågående sammanträden\allmänna utskottet\2009\090225\plan för budget och budgetuppföljning - Missiv.doc
2 (2) Följande områden föreslås i budgeten för år 2010-2012; Demokrati, KS Förvaltning, Barn och utbildning, Arbete och socialtjänst, Vård och omsorg, Samhällsutveckling tillväxt, Samhällsutveckling teknisk service och Finansförvaltning. Ekonomiskt ansvar Hjo kommun har koncentrerat det politiska ansvaret under kommunfullmäktige till två nämnder och fyra utskott. Kommunstyrelsens förvaltning är indelad i tre verksamhetsområden och en stab. I den samlade organisationen är det ekonomiska ansvaret fördelat på många personer. Denna decentralisering är nödvändig samtidigt som den förutsätter tydliga ansvarsnivåer. Budgetuppföljning Hittills har budgeten följts upp genom två delårsbokslut och ett årsbokslut. Därutöver har månadsuppföljningar skett. Delårsboksluten tar mycket tid och enligt kommunallagen räcker det med ett delårsbokslut. För att skapa utrymme för en förbättrad månadsuppföljning ett mer framåtblickande arbete föreslås att delårsbokslutet per 1 april utgår. Alf-Göran Waldenvik Tf kommunchef Jörgen Hansson Ekonomichef T:\KSARB\Pågående sammanträden\allmänna utskottet\2009\090225\plan för budget och budgetuppföljning - Missiv.doc
Plan för budget och budgetuppföljning
Plan för budget och budgetuppföljning Hjo kommuns budget ska vara tillgänglig för allmänheten och vara en informationskälla både för förtroendevalda, partierna och allmänheten. Budgeten bör leverera relevant information som är enkel och saklig och som var och en lätt kan tillgodogöra sig. Budgeten och dess uppföljning är viktiga delar av kommunens styrsystem. Styrning är samtliga åtgärder som ledningen på olika nivåer i en organisation vidtar för att uppnå önskade resultat. För att kommunen ska utveckla bra verksamheter utifrån tillgängliga resurser är det viktigt att ansvar och befogenheter fördelas i hela organisationen så att engagemang och kompetens tas tillvara fullt ut. Kommunallagen ställer krav på god ekonomisk hushållning i kommunerna. I budgeten ska anges mål och riktlinjer för verksamheten som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning ska anges. Årsredovisningens förvaltningsberättelse ska innehålla en utvärdering om resultatet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Målstyrning kräver en sammanhängande målkedja från kommunfullmäktige till verksamheten. I Hjo använder vi oss av fyren som målstyrningsmodell där medborgarfokus utgör en viktig grundbult. Kommunfullmäktige fastställer budgetramar på politikområden I den nya organisationen är all verksamhet samlad under kommunstyrelsen. Budgeten fördelas på politiskt intressanta områden s.k. politikområden oberoende av hur förvaltningen är organiserad. På denna nivå beslutar kommunfullmäktige i juni om; övergripande finansiella mål den totala investeringsramen ekonomiska ramar fördelat på politikområdesnivå, och avgörande inriktningar, = PFÖ-dokument Politikområdena i budgetprocessen för år 2010-2012 är; Demokrati, KS Förvaltning, Barn och utbildning, Arbete och socialtjänst, Vård och omsorg, Samhällsutveckling tillväxt, Samhällsutveckling teknisk service och Finansförvaltning. Inom politikområdena tas successivt, avgörande inriktningar (3-5 år), mål (1-2 år), nyckeltal och andra kvalitetsmått fram. Tydligt ekonomiskt ansvar Hjo kommun har koncentrerat det politiska ansvaret under kommunfullmäktige till två nämnder och fyra utskott. Kommunstyrelsens förvaltning är indelad i tre verksamhetsområden och en stab. I den samlade organisationen är det ekonomiska ansvaret fördelat på många personer. Denna decentralisering är ändamålsenlig samtidigt som den förutsätter tydliga ansvarsnivåer. Helhetssyn är i denna process nödvändig så att andra dimensioner utöver den egna kärnverksamhetens behov och intressen också beaktas. För att få effekt och uppnå gemensamma mål är det viktigt att engagemang och kompetens tas tillvara i organisationens
olika delar. Det är önskvärt att utrymme finns för dialog, delaktighet och ansvarstagande i processerna. Plan för budget och budgetuppföljning Budgeten är integrerad med kommunens ekonomi- och verksamhetsplan. Kommunens budget är ett ekonomiskt handlingsprogram där olika mål och krav ställs mot varandra. Grundläggande för en god ekonomisk hushållning är en ekonomi i balans och en välfungerande uppföljning och utvärdering av ekonomi och verksamhet där varje generation bär sin kostnad. För att upprätthålla en god ekonomisk hushållning måste det för verksamheten finnas ett samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Dåtid Nutid Framtid Jan Dec Feb B U D G E T U P P F Ö L J N I N G A R Budget och verks.plan Okt Nov Budgetberedning Delårsbokslut Sept Mål och Budgetdialog Bokslut Planering Uppföljning Allmän politisk debatt Mars Maj Årsredovisning Boksluts- och framtidsdag April l Budgetdialog Budgetuppföljning till KF - dialog B U D G E T U P P F Ö L J N I N G A R Aug Juni Juli PFÖ-dokument Processbeskrivningar - tidplan Att styra den samlade kommunala verksamheten med dess omfattning och bredd mot gemensamma mål är en utmaning som kräver en kontinuerlig utveckling av planerings- och uppföljningsarbetet. Uppföljningarna är ett viktigt beslutsstöd i planeringsprocessen eftersom de fokuserar på hur väl vi ligger i förhållande till uppsatta mål, såväl ekonomiska som verksamhetsmässiga. Det första halvåret fokuserar planeringsprocessen på politikområdesnivå.
Januari-Mars Året inleds med en analys av den egna verksamheten i form av bokslutsanalyser. Analyserna är ett viktigt stöd i planeringsprocessen som inleds i februari med en allmänpolitisk debatt. Därefter påbörjas ett arbete i den politiska organisationen med att se över behovet av att revidera nuvarande avgörande inriktningar. Preliminärt bokslut redovisas första gången vid kommunstyrelsen sammanträdet i februari. Mars/April I mars eller april genomförs en kommungemensam boksluts- och framtidsdag med politiker och tjänstemän. Utöver analyser av det föregående budgetåret bereds förslag till ekonomiska ramar och avgörande inriktningar på politikområdesnivå. De ekonomiska ramarna baseras på kommunens ekonomiska förutsättningar. Likaså redovisas utvecklingen i omvärlden, förändringar i regelverk samt behov och efterfrågan av verksamheterna under dagen. Därefter påbörjas ett budgetarbete under april utifrån de ekonomiska ramar som presenterats under denna dag. Årets första budgetuppföljning till kommunstyrelsen sker i april. April/Maj/Juni I april eller maj genomförs ytterligare en budgetdag. Dagen syftar till att verksamheterna utifrån tilldelade budgetramar redovisar konsekvenser och förslag på lösningar så att ekonomi verksamhet balanserar. Kommunfullmäktige fastställer de ekonomiska ramarna och de avgörande inriktningarna vid juni sammanträdet (PFÖ-dokumentet). Den andra uppföljningen till kommunstyrelsen sker i maj. I juni kompletteras den ekonomiska uppföljningen med en måluppföljning. Den samlade uppföljningen presenteras för kommunfullmäktige. Denna uppföljning ersätter det tidigare tertialbokslutet per 30 april och kompletteras med en dialog mellan verksamhetsledning och politisk ledning. Maj - September Perioden efter budgetdagen i april eller maj och fram till mål och budgetdagen i augusti eller september arbetar verksamheterna vidare med sin detaljbudget. Utgångspunkt är gällande planeringsförutsättningar avseende avgörande inriktningar och ekonomiska ramar. Detta innebär att man förutom det ekonomiska perspektivet ser över hur väl befintliga mål harmoniserar med de avgörande inriktningarna som kommunfullmäktige antagit i PFÖ. På mål- och budgetdagen presenteras sedan förslagen på ekonomiska ramar och verksamhetsmål. Årets 4:e uppföljning till kommunstyrelsen sker i samband med denna budget- och måldag. Oktober/November Under oktober fortsätter budgetberedningens arbete och bland annat genomförs ett politiskt möte med ledande tjänstemän inbjudna i början på oktober där den kommande budgeten diskuteras. Kommunens skattesats beslutas i kommunstyrelsen i slutet på oktober och budgetoch verksamhetsplanen i sin helhet fastställs av kommunfullmäktige i november. Delårsbokslut per 31/8 redovisas på Delårsbokslutsdag i slutet på september eller början oktober. Delårsbokslutet fastställs av kommunfullmäktige på sammanträdet i oktober. November/December Därefter erhåller kommunstyrelsen löpande budgetuppföljningar (5:e och 6:e) vid november och december sammanträdena.
STAB Sida 1 (6) Enhet Datum Kansli 2009-02- Handläggare Frida Nilsson Kommunfullmäktige Miljösamverkan Östra Skaraborg Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att: - teckna avtal med Skövde kommun om samverkan om tillsyn och kontroll inom miljö- och hälsoskyddsområdet, samt - godkänna föreliggande förslag till avtal. Bakgrund Kommunchefen fick under 2007 i uppdrag att utreda förutsättningarna för en samverkan omkring myndighetsuppgifter inom miljö- och hälsoskyddet. Kommunfullmäktige beslutade 58/08 att: - Hjo kommun avser samverka med andra kommuner inom miljö- och hälsoskyddet, - Hjo kommun avser att medverka i en gemensam nämnd för myndighetsuppgiften, - Hjo kommun avser att ställa sig bakom en gemensam taxekonstruktion, samt - Ge kommunchefen i uppdrag att påbörja diskussioner med Skövde, Falköping och Tibro kommuner kring förutsättningarna för samarbetet. Skövde, Falköping och Tibro kommuner har beslutat att samverka när det gäller myndighetsutövning inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Miljöförvaltningarna i Skövde, Falköping och Tibro kommuner är sedan den 1 juli 2008 en gemensam förvaltning kallad Miljöförvaltningen Östra Skaraborg. Miljönämnderna i respektive kommuner bildade en gemensam nämnd den 1 januari 2009, Miljönämnden Östra Skaraborg. Efter fullmäktiges principbeslut inleddes en dialog med berörda kommuner angående en framtida samverkan. I samarbete med representanter från MÖS- Postadress Besöksadress Telefon vx Telefax E-postadress HJO KOMMUN Torggatan 2 0503-350 00 kommunen@hjo.se Kansli Direkttelefon Handläggarens E-post adress 544 81 Hjo 0503-351 37
2 (6) förvaltningen har en nulägesanalys av Hjo kommuns miljö- och hälsoskyddsverksamhet genomförts. Nulägesanalysen beskriver hur miljö- och hälsoskyddsarbetet bedrivs i Hjo kommun, samt en beskrivning av vilka åtgärder som rekommenderas att Hjo kommun genomför, antingen för att kunna ansluta sin verksamhet till MÖS, alternativt fortsatt bedriva verksamheten i egen regi. Föreliggande missiv skall ses som ett komplement till tidigare beslut och utredningar i ärendet. Hit skall räknas bl a Länsstyrelsens tillsynsrapporter från 2002 och 2005, dåvarande Skaraborgssamverkans utredningar från 2005 (Ks dnr 20-05 106), kommunchefens skrivelse 2008-02-28 samt MÖS nulägesanalys (som även utgör bilaga till detta ärende) av verksamheten i Hjo kommun från sommaren 2008. Miljönämnden Östra Skaraborg (MÖS) Den nya förvaltningen arbetar huvudsakligen med myndighetsutövning inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Myndighetsutövning innebär tillsyn och kontroll, prövning av tillståndsansökningar, anmälningar mm. Andra arbetsuppgifter är att bedriva miljöövervakning, ta fram underlagsmaterial för den kommunala planeringen och informera om de miljö- och hälsoskyddsfrågor förvaltningen har ansvar för. Syftet med en ny miljöförvaltning är enligt MÖS att skapa fördelar som; - en effektivare organisation med god service- och kvalitetsnivå, - samordnade bestämmelser, regelverk och taxor (gemensamma spelregler och lika villkor), - minskade kommunala kostnader (på sikt) - mindre sårbarhet och ökad kompetens, - säkerställa behovet av personal- och kompetensförsörjning samt att - skapa tydligare myndighetsutövning. Länsstyrelsens tillsyn Under 2002 besökte länsstyrelsen, inom ramen för regional tillsynsvägledning, Hjo för att granska miljö- och hälsoskyddsverksamheten (förutom livsmedel). Inför länsstyrelsens besök genomförde förvaltningen en resursinventering, enligt kommunförbundets modell. Slutsatsen av inventeringen blev att det bör finnas 5 tjänster och inte 3,4 tjänster (inkluderande djurskyddstillsyn, som fr o m 2009-01-01 övergått till Länsstyrelsen) för tillsyn inom miljö- och hälsoskyddsverksamheten som resursinventeringen visade. Länsstyrelsen konstaterade att det finns allvarliga brister inom den regelbundna och egeninitierade tillsynen och att kommunens bristfälliga resurser måste åtgärdas. Länsstyrelsen föreslog olika alternativ för att komma tillrätta med resursbristen inom miljöbalks- och djurskyddstillsynen:
3 (6) - Förstärkning av verksamheten genom tilldelning av ytterligare medel. - Högre avgiftsfinansiering - Återlämnande av tillsyn över B- anläggningar till länsstyrelsen. Efter länsstyrelsens granskning genomfördes en del förändringar och förstärkningar av verksamheten. Under 2005 följde länsstyrelsen upp ärendet och konstaterade att det då fanns 3,5 tjänster inom miljö- och hälsoskyddsverksamheten, men att resursbrister fortfarande förelåg. Hjo kommun uppmanades att minska skillnaden mellan tillgängliga resurser och resursbehovet. Länsstyrelsen meddelade att man kommer att följa utvecklingen i kommunen eftersom tillgängliga resurser är en förutsättning för den tillsyn som delegerats från länsstyrelsen till kommunen. Exklusive den till Länsstyrelsen överförda djurskyddstillsynsverksamheten har alltså verksamheten bedrivits med en bemanning motsvarande ca 3,0 inspektörstjänst, administratör samt del av förvaltningschef. En bemanningsnivå som således inte har bedömts som tillräcklig av tillsynsmyndigheten. Nulägesanalys sommaren 2008 Under sommaren 2008 har Miljösamverkan Östra Skaraborg på uppdrag av kommuncheferna i Hjo och Skövde kommuner samt miljöchefen på MÖS genomfört en nulägesanalys av miljö- och hälsoskyddsverksamheten i Hjo. Inom ramen för nulägesanalysen har även en utvärdering gjorts av möjligheten till att ansluta i ett första skede tjänstemannadelen av miljö- och hälsoskyddsverksamheten till MÖS, samt i samband med nästa mandatskifte även ansluta miljö- och bygglovnämndens uppgifter till den gemensamma nämnden. Analysen innehåller: - Beskrivning av nämnd och verksamhet - Nämndens verksamhets- och tillsynsplaner - Delegationsordning - Administrativa- och ledningsresurser - Verksamhetssystem - Förslag till åtgärder - Översiktlig tidplan - Kostnadsanalys Nulägesanalysen biläggs denna skrivelse, men de viktigaste slutsatserna som kan dras utifrån analysen är följande: - Bemanningen inom miljö- och hälsoskyddsverksamheten är inte tillräcklig för att kommunen skall kunna bedriva en tillfredssällande tillsyns- och kontrollverksamhet.
4 (6) - De administrativa resurserna bedöms som otillräckliga, dels i form av tillgång till administrativ personal, dels i form av datoriserat verksamhetssystem. Förslag till avtal Avtalsförslaget innebär att Skövde kommun åtar sig att åt Hjo kommun svara för prövning, tillsyn och övervakning inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Skövde kommun åtar sig därutöver att besvara remisser, svara för information inom verksamhetsområdet, bistå med expertkunskaper och under lag för planeringen, delta i krisberedskapshanteringen m.m. Skövde kommun tillhandahåller Hjo kommun miljöinspektörstjänster motsvarande tre tjänster, samt ledning. För detta åtagande förbinder sig Hjo kommun lämna ersättning med: För miljöinspektörstjänster: För ledning och administration: För hyreskostnader: För data-/telefonkostnader: Totalt: 1 368 tkr/år 299 tkr/år 99 tkr/år 66 tkr/år 1 832 tkr/år Därutöver skall Hjo kommun betala en andel av 8,7 % av de uppstartskostnader som uppstår vid bildandet av MÖS, samt kostnader för konvertering av databaser, digitalisering av arkiv m.m. Ekonomisk konsekvensanalys Eftersom förvaltningsorganisationen för tillsynsverksamheten på miljö- och hälsoskyddsområdet under åren 2007 2009 genomgått genomgripande förändringar är en exakt jämförelse över perioden svår att genomföra. För att ge en så rättvisande bild som möjligt av de ekonomiska konsekvenserna har vissa schabloniserade antaganden gjorts, bl a avseende kringkostnader. En ekonomisk redovisning av ett inträde i MÖS återfinns i bilaga 1 till denna skrivelse. En av slutsatserna som kan dras av denna analys är att inträdet medför ekonomiska engångseffekter under övergångsåret 2009. Dessa effekter inryms inte fullt ut inom nuvarande budget. Sammantaget är det förvaltningens bedömning att nettokostnaden 2009 för inträdet i MÖS överstiger budget med ca 600 tkr (1 782 tkr 1 117 tkr). I detta nettoresultat ligger osäkra prognoser avseende verksamhetens intäkter. Vilket utfall som verksamheten kan antas visa vid 2009 års utgång är svårt att prognostisera, men ett utfall i paritet med budget förutsätter att inspektörsvakansen inte återbesätts under hela 2009. Skulle tjänsten däremot bemannas från halvårsskiftet skulle bruttokostnaden stiga med knappt 300 tkr och skillnaden jämfört med ett inträde i MÖS skulle därigenom halveras. En så-
5 (6) dan bemanningsutökning är ur verksamhetssynpunkt nödvändig, men inryms inte inom tilldelad ram. I kalkylerna avseende 2010 har verksamhetsvolymen justerats upp till 3,0 handläggartjänst, då kraven på verksamheten långsiktigt inte kan hanteras med befintliga resurser. Fr o m 2010 bedöms att bruttokostnaden för kommunen är ungefärligen densamma oavsett om verksamheten bedrivs i egen regi eller i samverkan med MÖS. Nettokostnadseffekten av ett inträde i MÖS bedöms dock som positiv, dels genom att avgiftsnivån höjs, dels genom att självfinansieringsgraden sannolikt ökar i den gemensamma organisationen. Den beräknade självfinansieringsgraden i MÖS ligger enligt organisationens tjänstemän på ca 45 % och det är ett uttalat mål att denna skall öka. Den ungefärliga intäkten 2010 för Hjo kommun beräknas utifrån dessa antaganden bli ca 850-900 tkr, vilket är ca 200 tkr högre än vid en oförändrad verksamhet (baserat på antagandet att intäkterna i Hjo endast räknas upp med index). Oavsett vilket alternativ man väljer är det inför budgetprioriteringar 2010 viktigt att uppmärksamma behovet av utökade resurser för verksamheten. Vid en anslutning till MÖS bedöms att ytterligare ca 560 tkr behöver tillskjutas verksamheten. Vid en fortsatt drift i egen regi krävs ett budgettillskott om ca 700 tkr. Förvaltningens samlade bedömning Enligt det förslag till avtal som föreligger skulle Hjo kommuns kostnad för deltagande i MÖS motsvara kostanden för den bemanningsresurs som kommunen tidigare förfogat över för sitt tillsynsarbete. Samtidigt kommer kommunen i åtnjutande av den samlade kompetensen och de samordningsvinster som följer av den större organisationen. Länsstyrelsen har meddelat att man kommer att följa utvecklingen i Hjo kommun med hänvisning till de allvarliga brister inom den regelbundna och egeninitierade tillsynen som framkommit vid inspektion. Om kommunen skulle välja att bedriva verksamheten i egen regi är det mycket tveksamt om länsstyrelsen fortsatt skulle godkänna en bemanning på 2005 års nivå utan att vidta sanktioner mot kommunen, t ex genom att återta uppdraget att utöva tillsyn över s k B- anläggningar. Det finns inga skäl att i dagsläget anta att bemanningen inom MÖS inte skulle vara tillräcklig för att möta tillsynsbehovet i Hjo kommun och komma tillrätta med de påtalade bristerna. De negativa ekonomiska effekterna av inträdet kan i sammanhanget betraktas som relativt ringa, mot bakgrund av de positiva verksamhetsmässiga vinsterna. Dessutom kommer på sikt kommunens nettokostnader för verksamheten med stor sannolikhet att minska, tack vare ökade intäkter. Det är dock viktigt att hålla i minnet att kostnaderna är jämförbara under förutsättning att bemanningen 3,0 inspektörstjänst bibehålls även om kommunen fortsatt bedriver tillsynsverksamheten i egen regi. Högre eller lägre bemanning förändrar naturligtvis kalkylen avsevärt.
6 (6) Att administrativ personal finns tillgänglig är nödvändig för att kommunen ska kunna uppfylla sitt myndighetsansvar. Tillgången på administrativ resurs i Hjo kommuns organisation bedöms i nuläget som tillräcklig för att kunna möta upp avtalets krav. Behovet av ett ändamålsenligt verksamhetssystem är stort. Oavsett om kommunen beslutar att gå med i MÖS eller ej, är det nödvändigt att ett nytt verksamhetssystem införskaffas för att handläggarna skall kunna bedriva ett effektivt arbete. Anders Boman Kanslichef Alf-Göran Waldenvik Kommunchef
Avtal Förslag utkast 2009-02-10 Samarbete om tillsyn och kontroll inom miljö- och hälsoskyddsområdet Mellan Skövde kommun och Hjo kommun har följande avtal träffats: 1 Uppgifter Skövde kommun åtar sig att genom personal hos Miljösamverkan Östra Skaraborg (MÖS) åt Hjo kommun svara för prövning, tillsyn och miljöövervakning enligt miljöbalken, livsmedelslagen och angränsande lagar, förordningar och föreskrifter inklusive de lokala hälsoskyddsföreskrifterna. Skövde kommun skall vidare svara för de övriga uppgifter som enligt svensk lag eller Europaunionens bestämmelser ska fullgöras av den kommunala nämnden inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Skövde kommun ska också utöva tillsyn enligt tobakslagen vad avser rökfria lokaler, enligt strålskyddslagen vad gäller solarier samt enligt miljöbalken över naturreservat som beslutats av Hjo kommun. Skövde kommun ska vidare besvara remisser från Hjo kommun, besvara interpellationer och frågor från kommunfullmäktige i Hjo, svara för information om miljö- och hälsoskyddsfrågor inom verksamhetsområdet, bistå Hjo kommun med expertkunskaper inom verksamhetsområdet, delta i det lokala folkhälsoarbetet, bistå med underlag för den kommunala planeringen, återföra erfarenheter från tillsynen och miljöövervakning till Hjo kommun, bedriva miljöövervakning t ex luft-, natur- och vattenundersökningar samt delta i Hjos kommuns krisberedskapshantering. Däremot ingår inte Agenda 21, naturvårdsarbete, energirådgivning samt tillsyn enligt tobakslagen vad avser försäljning av tobak. 2 Verksamhetsplan m m Verksamheten enligt detta avtal skall med hänsyn tagen till en av miljö- och bygglovnämnden i Hjo kommun årligen fastställd verksamhets- och tillsynsplanering. 3 Verksamhetsledning och ansvarig arbetsgivare Skövde kommun svarar för ledningen av verksamheten och är arbetsgivare för den personal som anvisas av Hjo kommun. Skövde kommun tillhandahåller datoriserat verksamhetssystem, tjänstebil, mobiltelefon och annan erforderlig utrustning. 4 Delegation Hjo kommun får uppdra åt anställd i Skövde kommun att besluta på Hjos kommuns vägnar i visst ärende eller grupp av ärenden enligt 1, dock inte i de fall som avses i 6 kap 34 kommunallagen. Föreskrifterna i kap 6, 24-27 och 35 kommunallagen om jäv och anmälan 1
av beslut till nämnd skall tillämpas på den som fattar sådana beslut. (MB 26 kap 7, Livsmedelslagen 14 ). Det åligger miljö- och bygglovnämnden i Hjo kommun anta delegationsordning för de ärenden som skall handläggas och i övrigt utföras enligt detta avtal. 5 Arbetsplats i Hjo Hjo kommun tillhandhåller och bekostar erforderlig arbetsplats för handläggare. 6 Bemanningsresurs Skövde kommun tillhandahåller Hjo kommun miljöinspektörstjänster motsvarande 5 850 timmar per år (tre tjänster). Skövde kommun tillhandhåller ledning med 8,7 % av ledning och administration. Hjo kommuns tillsvidare anställda miljö- och hälsoskyddsinspektörer bereds övergång till Skövde kommun som arbetsgivare. Villkoren för anställningarna regleras i enlighet med överenskomna kollektivavtal. Hjo kommun tillhandahåller en assistenttjänst (x %) som kontaktperson för administrativa uppgifter. 7 Ersättning Hjo kommun förbinder sig att lämna en grundersättning till Skövde kommun för ovan nämnda åtaganden med 1 368 000 kr per år, motsvarande 5 850 arbetstimmar, samt kostnader för ledning och administration med 299 367 kronor. Vidare skall Hjo kommun betala hyreskostnader med 99 000 kr samt data-/telefonkostnader om 66 000 kr. Ersättningen ska varje år därutöver slutregleras i efterhand. Slutregleringen skall omfatta kostnadsförändringar som ägt rum under året, t ex till följd av lönerevision, ändrade datakostnader mm. Utöver ovanstående kostnader tillkommer även faktiska kostnader för konvertering av databaser, digitalisering av arkiv och inventeringar, avisering av kartdatabas från Lantmäteriet. Skövde kommun svarar för att erforderlig ansvarsförsäkring tecknas för den personal som arbetar åt Hjo kommun. Skövde kommun äger rätt att debitera Hjo kommun för kostnaden för försäkringen. Eventuella självrisker och skadestånd överstigande försäkringens maxbelopp betalas av Hjo kommun. 2
Hjo kommun skall även betala 8,7 % (beräknat utifrån befolkningstalet 2007-01-01) av de uppstartskostnader som uppstod vid bildandet av Miljöförvaltningen Östra Skaraborg d v s ej klart, dock ca 175 000 kr xxxxxxxkr Hjo kommuns aktuella semesterlöneskuld till den personal som är anställd av Hjo kommun den 30 juni 2009 och som skall överföras till Skövde kommun skall betalas till Skövde kommun senast den 30 oktober 2009. Formaterat: Teckenfärg: Röd Formaterat: Teckenfärg: Röd, Färgöverstrykning Formaterat: Teckenfärg: Röd, Färgöverstrykning Formaterat: Teckenfärg: Röd Innestående kompensationstid den 30 juni 2009 för personal anställda av Hjo kommun detta datum skall inte överföras till Skövde kommun. Kostnader för miljöövervakning ingår inte i detta avtal. I de fall Skövde kommun inte kunnat fullfölja sitt åtagande på grund av personalbrist skall slutreglering även omfatta det faktiska antalet arbetstimmar som Skövde kommun levererat. 8 Insyn i förvaltningen Hjo kommun har rätt till fortlöpande insyn i förvaltningen. Det åligger Skövde kommun att se till att beslut fattade på delegation enligt 4 i förekommande fall anmäls till miljö- och bygglovnämnden i Hjo kommun 9 Uppföljning/Utvärdering Uppföljning av verksamheten enligt verksamhets- och tillsynsplanering sker i samband med bokslut årsvis. Skövde kommun skall årligen lämna en verksamhetsberättelse avseende utfört arbete enligt detta avtal till Hjo kommun. 10 Omförhandling Om förhållandena i någon av de samverkande kommunerna väsentligt skulle förändras har berörd kommun rätt att påkalla förhandling. 11 Avtalets giltighet Detta avtals giltighet förutsätter att beslut om godkännande tas av Miljönämnden Östra Skaraborg och Hjo kommuns fullmäktige och att besluten vinner laga kraft. Avtalet är upprättat i två exemplar varav parterna har tagit var sitt. 12 Force majeure 3