Granskning av årsbokslut 2008-12-31 Region Skåne

Granskning av årsbokslut 2008-12-31 Region Skåne Genomförd på uppdrag av revisorerna mars 2009

Innehållsförteckning 1 INLEDNING...2 1.1 Syfte... 2 1.2 Metod och avgränsningar... 2 2 RÄTTVISANDE RÄKENSKAPER...2 2.1 Bokslutsprocessen... 2 2.2 Efterlevnad av riktlinjer... 3 2.3 Förändrade redovisningsprinciper... 3 2.4 Avvikelser och funna fel... 4 2.5 Övriga iakttagelser... 5 2.6 Bedömning... 6 3 RESULTATANALYS...7 3.1 Översiktlig sammanställning över resultatet... 7 3.2 Utfall för helåret... 7 3.3 Prognos för helåret... 8 3.4 Bedömning... 8 4 UPPFÖLJNING AV MÅL FÖR GOD EKONOMISK HUSHÅLLNING.8 4.1 Finansiella mål... 8 4.2 Balanskravet... 9 4.3 Förvaltningarnas åtgärder för att nå budget i balans... 9 4.4 Bedömning... 9 5 DEN INTERNA KONTROLLEN INOM REDOVISNINGSOMRÅDET10 6 SLUTSATSER...10

1 Inledning 1.1 Syfte På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har vi granskat Region Skånes årsbokslut och årsredovisning per 2008-12-31 med däri ingående balans- och resultaträkningar, kassaflödesanalys samt noter. Granskningens huvudsakliga syfte är att bedöma huruvida årsbokslutet ger en rättvisande bild av resultatet och ställningen och är framtaget i enlighet med god redovisningssed inom kommunal verksamhet. Liksom i granskningen av delårsbokslut per 2008-08-31 skall en bedömning göras av måluppfyllelse avseende de finansiella målen samt huruvida balanskravet uppnåtts. Revisionsmålen kan sammanfattas i följande frågor: Har den finansiella redovisningen tagits fram i enlighet med Lag om kommunal redovisning och god redovisningssed? Föreligger rättvisande räkenskaper? Har de finansiella målen för god ekonomisk hushållning uppfyllts? Har balanskravet uppnåtts? Föreligger en tillfredsställande intern kontroll inom redovisningsområdet? Rapporten innefattar väsentliga iakttagelser och sammanfattande bedömningar. 1.2 Metod och avgränsningar Riskbedömningen är central i vår metod. Kombinationen av inneboende risk, kontrollrisk och revisionsrisk utgör grunden för vår bedömning av erforderliga granskningsinsatser vad avser art och omfattning. Granskningen utgår från de bokslut som upprättats av förvaltningarna och som sedan konsoliderats till Region Skånes årsbokslut och årsredovisning per 2008-12-31. Uppföljning har skett mot budgeten som fullmäktige antagit som styrdokument för år 2008 samt mot prognoser lämnade under 2008. 2 Rättvisande räkenskaper 2.1 Bokslutsprocessen Vår samlade bedömning efter utförd granskning är att förvaltningarna i Region Skåne förfogar över kompetent redovisningspersonal med en väl utvecklad och fungerande bokslutsprocess. Dokumentationen och kvaliteten i bokslutet bedöms över lag hålla hög nivå. I några fall har dock bokslutsdokumentationen varit bristfällig eller saknats, och det har också förekommit bokföringsorder utan attest. Under året har några förvaltningar bytt ekonomisystem till Raindance. Övergången har varit förknippad med vissa komplikationer och avstämningsproblem men har enligt uppgift inte 2

medfört några väsentliga fel i bokslutsprocessen. Undantag utgörs för RegionFastigheter, där samtliga leverantörsfakturor inte färdigbehandlats inför bokslutet (se nedan, rubrik 2.4). I flera förvaltningar finns problem i avstämningen mellan MEDUSA, det register som klinikerna använder för medicinteknisk utrustning, och anläggningsregistret. De båda registren visar inte samma uppgifter, och någon brygga mellan dem saknas. Kontentan blir svårigheter för ekonomiavdelningen att utrangera en utrustning, då det inte med lätthet går att identifiera de olika komponenterna och tillbehören. 2.2 Efterlevnad av riktlinjer Granskningen har påvisat att deadlines samt centrala instruktioner och riktlinjer i allt väsentligt har efterföljts. Nedan redogörs för de avvikelser som påträffats vid granskningen av förvaltningarna. Som vi tidigare påpekat ställer Region Skånes snäva ledtider i rapportering höga krav på att produktionssystemen koordineras med ekonomisystemen. I Folktandvården Skåne har man under 2007 och 2008 haft stora problem med produktionssystemet, vilket kommit att påverka kvaliteten i den ekonomiska redovisningen under året och inneburit mycket höga IT-relaterade kostnader. På Universitetssjukhuset MAS har Region Skånes förtydligade regler vad gäller klassificering av investeringsutgifter inte påverkat förvaltningens kostnader under 2008, eftersom det enligt uppgift inte varit tidsmässigt möjligt att beakta i budgetförutsättningarna för året. Som en följd av detta har investeringar om 4,5 Mkr aktiverats och inte kostnadsförts i driften. RegionFastigheter har inte fullt ut hörsammat Region Skånes nya princip att realisationsvinst och nedskrivningar ska redovisas centralt i Finans. En realisationsvinst på avyttring av fastigheter om 2,6 Mkr ingår i förvaltningens omsättning och resultat, och tas inte särskilt upp som jämförelsestörande post. I övrigt har realisationsvinster på fastighetsavyttringar om 119,5 Mkr och nedskrivningar av fastigheter om 45,0 Mkr redovisats i enlighet med den nya principen. Tandvårdsnämndens Kansli avviker under halva året från SKL:s rekommendationer gällande nivå på utbetalning av ersättning för tandvårdsreformen från 1999. Enligt rekommendationen ska ersättning lämnas enligt Folktandvårdens taxa, vilken höjdes med 13 % per 2008-07-01. Förvaltningen uppger att tillräckliga medel för att följa den nya taxan inte funnits och har därför tillämpat föregående taxa. Avvikelsen innebär att förvaltningens budget kunnat hållas. 2.3 Förändrade redovisningsprinciper Nedan redogörs för förändrade redovisningsprinciper av väsentlig karaktär som uppdagats vid granskningen av förvaltningarna. ITT har under året bytt redovisningsprincip beträffande värdering av immateriella tillgångar. Tidigare har felaktig hantering skett av overheadkostnader vid värdering till anskaffningsvärde, vilket inneburit en avvikelse från centrala direktiv. Under 2008 har en retroaktiv justering skett och resultatet har till följd av detta belastats med kostnader om 3,8 Mkr. 3

2.4 Avvikelser och funna fel Nedan redogörs för väsentliga iakttagelser och funna fel vid granskningen av förvaltningarna. SKL har i februari 2009 nedreviderat skatteunderlagsprognosen för 2008. Denna prognosändring har beaktats i Region Skånes bokslut 2008 och upplupna skatteintäkter har minskats med ett belopp om 64 Mkr (f å 81 Mkr). Redovisningen innebär ett avsteg från RKR:s rekommendation 4.2 Redovisning av skatteintäkter som säger att det är prognosen på skatteavräkningen från SKL i december som ska användas. Ett avsteg från denna rekommendation kan dock anses försvarlig med beaktande av försiktighetsregeln och samma princip tillämpades 2007 vilket innebär en konsekvent tillämpning. Upplysning lämnas i årsredovisningen bland redovisnings- och värderingsprinciper. Ett alternativ hade varit att i stället för att påverka resultatet upplysa om effekten av den ändrade prognosen i förvaltningsberättelsen. I Regionala Tillväxtnämnden görs inte löpande reserveringar för eventuella underskott i projekt. Projekten resultatavräknas istället i samband med att de avslutas. Bristande rutiner för periodisering av lönekostnader i projektet Baltic Master har medfört att ett underskott om 0,7 Mkr har rullats fram till det att projektet avslutats, samtidigt som motsvarande överskott i Regionstyrelsen inte har balanserats under projektperioden. RegionFastigheter bruttoredovisar förvaltningsinterna inköp och försäljningar om totalt 74 Mkr gentemot nya affärsområdet Drift & Service i sin resultaträkning. Detta innebär ett klassificeringsfel då de förvaltningsinterna transaktionerna inte eliminerats i förvaltningens resultaträkning. I RegionFastigheter redovisas semesterskulden inklusive sociala avgifter för lågt om 1,3 Mkr. Felet har uppstått i samband med regleringen gentemot entreprenör, som övertagit delar av förvaltningens personal i samband med pågående konkurrensutsättning. Under 2008 har RegionFastigheter bytt ekonomisystem från Crom till Raindance. Övergången har inneburit störningar i rutinen för ankomsthantering av leverantörsfakturor, och i samband med bokslutsgranskningen har leverantörsfakturor om totalt 2,6 Mkr hamnat utanför förvaltningens ordinarie kontrollrutiner. Av försiktighetsskäl har 1,8 Mkr av fakturorna kostnadsförts, medan resterande 0,8 Mkr balanserats då de bedömts vara hänförliga till en investering. Beloppsmässig uppskattning av eventuellt fel i bokslutet saknas. RegionFastigheter har vid aktivering av nya komponenter inte möjlighet att beakta eventuella kvarvarande restvärden på gamla utbytta. Detta beror på ofullständighet i historisk data. Beloppsmässig uppskattning av eventuellt fel i bokslutet saknas. RegionFastigheters intäkter för konsolidering inkluderar ett regioninternt bidrag om 29,8 Mkr. Bidraget, vilket uppkommit som kompensation för att förvaltningen i sina budgetförutsättningar för 2008 haft en förväntad realisationsvinst på avyttrade fastigheter, redovisas i omsättningen och inte som regionbidrag. Centralsjukhuset i Kristianstad bedömer att ca 3,0 Mkr saknas i koncerninterna intäkter för rörlig ersättning från Hälso- och Sjukvårdsnämnden. Analys av orsaken har inte presenterats i samband med granskningstillfället. Felet får dock ingen koncerneffekt. 4

På Helsingborgs Lasarett förekommer eftersläpande tidrapportering, vilket innebär att viss arbetad tid under räkenskapsåret rapporteras in först efter bokslutet. Motsvarande eftersläpning i 2007 års bokslut uppgick till 1,8 Mkr trots att uppmaningar att tidrapportera kommunicerats ut till personalen i lokala bokslutsinstruktioner. Motsvarande problem föreligger på Ängelholms Sjukhus och kan även vara gällande på andra förvaltningar. Beloppsmässig uppskattning på eventuellt fel i bokslutet saknas. Ängelholms Sjukhus har belastats med kostnader för gas från Apoteket om 1,8 Mkr vilka till övervägande är hänförliga till 2007. Folktandvården Skåne periodiserar inte pågående behandlingar. Beloppsmässig uppskattning på eventuellt fel i bokslutet saknas. Primärvården Skåne har periodiserat upplupna läkemedelsbonusar från leverantörer om 1,5 Mkr. Enligt förvaltningen föreligger svårigheter i att säkerställa fullständigheten eftersom det underlag som erhålls inte är tillräckligt detaljerat. Beloppsmässig uppskattning på eventuellt fel i bokslutet saknas. I samband med 2007 års bokslut fick förvaltningarna problem med fakturahanteringssystemet e-bill. Med anledning härav har det förekommit att fakturor hänförliga till 2007 hamnat i 2008 års resultat. Resultateffekten har dock bedömts som ringa. 2.5 Övriga iakttagelser I Region Skånes årsredovisning redovisas under ansvarsförbindelser beslutat bidrag till Banverket om 75 Mkr avseende utbyggnad av södra stambanan. Enligt RKR 6.1 Redovisning av bidrag till infrastrukturella investeringar skall ett bidrag till en infrastrukturell investering redovisas som kostnad i resultaträkningen det år beslut om bidrag fattas. Beslutet har fattats under 2008. Då en överenskommelse har träffats med Banverket om att bidraget skall avse förvärv av materiella anläggningstillgångar och det finns ett bindande avtal med tredje part (Banverket) bedömer vi att redovisning av åtagandet som en ansvarsförbindelse är korrekt. Regionkontoret har under hösten krediterat andra förvaltningar för de administrativa tjänster som sålts under året. Krediteringar har gjorts då förvaltningen ska sälja tjänsterna till självkostnadspris, men tidigt under året insett att en vinst kommer att uppstå. Någon eftersläpning i krediteringarna bedöms inte ha skett in på 2009 men däremot uppfylls inte rättvisande resultat under året. Felet får dock ingen koncerneffekt. Folktandvården Skåne har i december 2008 upptäckt obeaktade intäkter om 10 Mkr vilka ej periodiserats löpande under året. En förklaring kan vara brister i produktionssystemet, vilket medfört att rättvisande resultat inte kunnat redovisas löpande under året. Det har i granskningen av förvaltningarnas årsredovisningar noterats att dessa saknar en uppställning av resultat- och balansräkning. Resultatuppgifter anges enbart i löpande text. Vi anser att resultat- och balansräkning med jämförelsetal bör utgöra en självklar del av en årsredovisning. 5

Centralsjukhuset i Kristianstad bokar upp Ludvika-moms enligt en schablonberäkning som inte är uppdaterad sedan 1998. Vi rekommenderar att beräkningsmodellen ses över för att säkerställa en korrekt redovisning. 2.6 Bedömning Region Skånes bokslutsprocess bedöms väl utvecklad. I de fall bokslutsdokumentationen konstaterats bristfällig beträffande bilagor och stödjande underlag rekommenderas berörda förvaltningar införa förbättrande åtgärder. Granskningen har påvisat att det under året förekommit avvikelser från centrala instruktioner och riktlinjer avseende klassificering av investeringar och periodiseringar. Vi anser att Region Skånes resultat- och balansräkning ger en rättvisande bild av resultatet 2008 och ställningen per 2008-12-31. 6

3 Resultatanalys 3.1 Översiktlig sammanställning över resultatet Belopp i Mkr Resultat helår 2007 Resultat helår 2008 Prognos helår 2008 Budget helår 2008 Verksamhetens intäkter 5 454 5 603 5 363 5 377 Verksamhetens kostnader -29 295-30 522-30 354-30 461 Avskrivningar, plan -732-783 -744-761 Verksamhetens nettokostnader -24 573-25 702-25 735-25 846 Skatteintäkter 19 104 20 224 20 280 20 439 Generella statsbidrag o utjämning 6 206 6 345 6 315 6 209 Finansnetto -263-266 -292-270 Resultat före extraordinära poster 475 602 568 532 Extraordinära poster 0 0 0 0 Årets resultat 475 602 568 532 3.2 Utfall för helåret Verksamheternas nettokostnader har under perioden ökat med 4,6 % medan skatteintäkter och generella statsbidrag ökat med 5,0 %. Resultatet för 2008 uppgår till 602 Mkr (475 Mkr) och kan således konstateras 26,7 % bättre än föregående år. I det konsoliderade resultatet måste hänsyn dock tas till ett antal jämförelsestörande poster, och då främst realisationsvinster om 160 Mkr (348 Mkr). I årsredovisningen 2007 togs även ändrad beräkningsgrund för pensionsavsättning upp som jämförelsestörande post om -186 Mkr. Motsvarande post finns ej 2008. Totalt uppgår de jämförelsestörande posterna till 50 Mkr (155 Mkr) och utgör således en nettointäkt. Vård och Hälsa uppvisar ett verksamhetsresultat om -411 Mkr (-531 Mkr), Regional utveckling om 9 Mkr (6 Mkr) och sektorn Övrig verksamhet om 450 Mkr (-19 Mkr). Det avsevärt bättre resultatet i Övrig verksamhet är hänförligt till Regionstyrelsen, som erhållit ett omstruktureringsanslag om 432 Mkr och redovisar ett resultat om 467 Mkr. Revisionens noteringar av väsentlig betydelse för Region Skånes redovisade resultat och ställning redovisas ovan under avsnitt 2 Rättvisande räkenskaper. Även om en notering saknar väsentlig betydelse för Region Skånes konsoliderade resultat och ställning kan avvikelsen ha betydelse för de enskilda verksamheternas redovisade resultat. 7

3.3 Prognos för helåret Prognosen för helåret, som upprättades i samband med delårsbokslutet 2008-08-31, påvisade ett positivt resultat om 568 Mkr (199 Mkr), vilket var en avvikelse från budget om 36 Mkr (- 51 Mkr). Utfallet uppgick till 602 Mkr (475 Mkr) och prognosens avvikelse var således -34 Mkr (-276 Mkr). Efter utförd granskning av de olika förvaltningarna drar vi slutsatsen att prognoserna i regel varit väl underbyggda. Det finns dock förvaltningar med underskott där prognosen väsentligen avviker från utfallet, och där vi kunnat konstatera att prognosen inte utgjort ett tillräckligt bra verktyg för styrning löpande under året. 3.4 Bedömning En rad jämförelsestörande poster finns vilka haft väsentlig påverkan på Region Skånes resultat. I årsredovisningen bör av specifikationen av jämförelsestörande poster även framgå på vilken rad i resultaträkningen de redovisats. Stora budgetunderskott finns inom Vård och Hälsa. Totalt för denna sektor föreligger dock ett mindre budgetöverskott. Beträffande kommentarer till besparingsåtgärder hänvisas till 4.3 Förvaltningarnas åtgärder för att nå budget i balans nedan. Påträffade avvikelser och fel som påverkat Region Skånes redovisade resultat och ställning hänvisas till avsnitt 2 Rättvisande räkenskaper ovan. Prognosarbetet fungerar i huvudsak väl, men med förbättringspotential i vissa förvaltningar. 4 Uppföljning av mål för god ekonomisk hushållning 4.1 Finansiella mål Fullmäktige skall fastställa mål för god ekonomisk hushållning och uppföljning av dessa mål skall göras i delårsrapport och i årsredovisning. Revisorerna skall granska och bedöma måluppfyllelsen. Mål för god ekonomisk hushållning omfattar både finansiella mål samt verksamhetsmål och det är endast av fullmäktige fastställda mål inom ramen för god ekonomisk hushållning som är obligatoriska att utvärdera och bedöma i delårsrapport och årsredovisning. I denna granskning följs endast de finansiella målen upp. I Region Skånes budget för 2008 har tre finansiella mål angetts: Resultatmål resultatet skall uppgå till minst 2 % av de samlade intäkterna, det vill säga skatteintäkter, utjämningsbidrag och generella statsbidrag. Finansieringsmål reinvesteringar skall självfinansieras, det vill säga betalas genom resultat och avskrivningar. Undantag görs för mycket stora reinvesteringar som redan tidigare varit låne- eller leasingfinansierade. Balansmål soliditeten skall uppgå till 25 % (återställning till 2000 års nivå). Delmålet är att uppnå positivt eget kapital senast år 2010. I delårsrapporten gjordes bedömningen att resultatmålet kommer att uppnås på helårsbasis och att resultatet kommer att uppgå till 2,1 % av skatteintäkter, utjämningsbidrag och gene- 8

rella statsbidrag. Utfallet uppgår till 2,3 % av de samlade intäkterna varför resultatmålet bedöms uppfyllt. I årsredovisningen har utöver resultatmålet även övriga två finansiella mål följts upp. Självfinansieringsgraden uppgår till 100 % vilket innebär att finansieringsmålet uppfylles. Balansmålet är långsiktigt och kan därför inte utvärderas förrän tidigast 2010 (delmål). Vi kan dock konstatera att det positiva resultatet medför en förstärkning av eget kapital. På förvaltningsnivå arbetas i huvudsak mot två finansiella mål budget i balans och kostnadstak. Av granskningens noteringar från respektive förvaltning framgår att ett antal förvaltningar enbart fokuserat på det förstnämnda målet under 2008 och att det även fortsättningsvis tycks föreligga en avsaknad på lokala finansiella mål med tydlig koppling till begreppet god ekonomisk hushållning. 4.2 Balanskravet Även kravet på balans mellan intäkter och kostnader, balanskravet, är lagstadgat. Avstämning av balanskravet skall göras i delårsrapport och årsredovisning. I delårsrapporten och granskningen av densamma gjordes bedömningen att balanskravet kommer att uppnås för 2008. Av uppföljningen framgår att detta antagande varit korrekt. 4.3 Förvaltningarnas åtgärder för att nå budget i balans I revisionsrapporten från granskningen av föregående års årsredovisning drogs slutsatsen att vissa förvaltningars budgetunderskott dels berodde på bristande budgetdisciplin och dels på förekomsten av fiktiva resultatförbättrande poster för att kunna uppvisa budget i balans. I granskningen av delårsbokslutet per 2008-08-31 noterades en förbättring så till vida att fiktiva poster inte använts under 2008 samtidigt som ett ökat arbete med besparingsåtgärder generellt tycks varit gällande under året. Det stora behovet av besparingsåtgärder inom främst Vård och Hälsa har tydliggjorts tidigt under året och merparten av berörda förvaltningar har arbetat aktivt med besparings- och intäktsskapande åtgärder. Det förekommer dock förvaltningar med mycket stora budgetunderskott där somliga besparingsåtgärder antingen varit oprecisa eller otillräckliga. Det är i dessa förvaltningar av stor vikt att samtliga åtgärder är tydligt definierade och kommer i rätt tid, och att det samlade åtgärdspaketet är tillräckligt kraftfullt. Förvaltningar med brister på dessa punkter uppmanas fortsätta det förbättringsarbete som i de flesta fall redan påbörjats. Den största utmaningen ligger nu i en balanserad verksamhet 2009 och 2010. 4.4 Bedömning Finansiella mål följs upp i årsredovisningen och det kan konstateras att både resultat- och finansieringsmålet är uppfyllt. Balansmålet är långsiktigt med mätbart delmål först 2010. Vi bedömer att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål som fullmäktige uppställt. Balanskravet är uppfyllt. Av våra noteringar från revisionen av de olika förvaltningarna framgår att förbättringspotential finns beträffande arbetet med finansiella mål som ett led i en förbättrad finansiell styrning. Andra finansiella mål kopplade till god ekonomisk hushållning 9

än budget i balans och kostnadstak bör tas fram och följas upp på samtliga förvaltningar. Det har noterats att det finns förvaltningar med budgetunderskott som uppvisar brister i precisering av besparingsåtgärder för att nå budget i balans. 5 Den interna kontrollen inom redovisningsområdet Utgångspunkten för 2008 års revision är att tidigare års granskningar visat att den interna kontrollen i allt väsentligt fungerar tillfredsställande, men att förbättringspotential identifierats på några förvaltningar. I Kommunallag 9 kap. 9 stadgas att revisorerna skall pröva om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I utförd granskning har vi bedömt huruvida förvaltningarna avrapporterat 2008 års intern kontrollarbete i enlighet med Region Skånes instruktioner, samt tagit del av de slutsatser som dragits från utfört intern kontrollarbete. Baserat på utförd granskning bedöms förvaltningarna ha etablerat ett internt kontrollsystem för sin redovisning som i rimlig grad säkerställer att gällande lagar, regler, beslut och centrala anvisningar efterlevs. Övervägande delen av förvaltningarna har utvecklade angreppssätt för att identifiera och analysera redovisningsrelaterade risker, och har en tydlig dokumentation över uppföljningsarbetet för att säkerställa att antagen intern kontrollplan efterföljes. På flera förvaltningar har förbättrande arbete pågått under 2008. 6 Slutsatser Efter genomförd granskning bedömer vi att den finansiella redovisningen i allt väsentligt har tagits fram i enlighet med Lag om kommunal redovisning, god redovisningssed och Region Skånes centrala riktlinjer, räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultatet 2008 och ställningen per 2008-12-31, resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella målen, balanskravet uppnås för helåret, samt att tillfredsställande intern kontroll inom redovisningsområdet föreligger i allt väsentligt. Kristianstad den 30 mars 2009 Magnus Helmfrid Auktoriserad/certifierad revisor 10