KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN Förslag till regler för stöd till föreningslivet i Sundbybergs stad Beslutsunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens skrivelse den 31 maj 2012 Regler för stöd till föreningslivet i Sundbybergs stad beslutade av kommunfullmäktige den 17 december 2008 420 Sammanfattning Sundbybergs stad stödjer stadens ideella föreningar genom möjligheten att söka bidragsstöd och tillhandahållande av lokaler för föreningsverksamhet. Regler för dessa stöd- och bidragsformer beslutas av kommunfullmäktige. Nu gällande regler beslutades år 2008. Kultur- och fritidsnämnden hanterar majoriteten av bidragsformerna och nämnden har nu tagit fram ett nytt förslag regler för stöd till föreningslivet. Förslaget har under beredningstiden skickats ut på remiss till stadens föreningar. Förslaget innebär revideringar av reglerna för bidragsformerna anläggningsstöd, lokalkostnadsbidrag, aktivitetsbidrag, uppdragsstöd och verksamhets- och projektbidrag. Den huvudsakliga målgruppen är barn och ungdomar 7-20 år, personer som uppbär pension eller personer som har funktionsnedsättning. En ny bidragsform med namnet Ungt initiativ föreslås. Bidraget innebär att ungdomar kan söka upp till 10 000 kr för tillfälliga projekt. Syftet är att uppmuntra ungdomars engagemang och inflytande över fritidsverksamhet i staden. Bidragstypen startbidrag föreslås utgå eftersom det nyttjades av ett litet antal föreningar. Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner Förslag till regler för stöd till föreningslivet i Sundbybergs stad att gälla från 1 januari 2013. 2. Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen. Elisabeth Ståhle Förvaltningschef Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne TELEFON 08-706 80 00 TELEFAX 08-733 38 36 ORG.NUMMER 212000-0175 www.sundbyberg.se
Allmänna förutsättningar för att söka föreningsbidrag Förening som söker bidrag ska: Vara uppbyggd enligt demokratiska principer, med styrelse och stadgar. Föreningen ska vara idéburen och bedriva icke vinstdrivande verksamhet som kommer staden, dess invånare och samhället till del. Staden beviljar inte bidrag till partipolitiska föreningar. Vara öppen för stadens medborgare att vara aktiva medlemmar eller stödmedlemmar i föreningen. Föreningens verksamhet ska i huvudsak bedrivas i Sundbyberg och/eller för boende i Sundbybergs stad. Undantag kan göras i fall då medlemmar av förening eller riksorganisation har behov av att delta i föreningsaktivitet som inte kan erbjudas inom ramen för den föreningsverksamhet som finns i Sundbybergs stad. Sträva efter att pojkar och flickor eller män och kvinnor har lika stor möjlighet att delta i föreningens aktiviteter. Om föreningens hela verksamhet endast riktar sig till pojkar, flickor, män eller kvinnor bör anledningen till detta förklaras i ansökan om föreningsbidrag. Sträva efter nolltolerans mot droger 1 vid samtliga ungdomsaktiviteter som anordnas med stöd av Sundbybergs stad. Om det förekommit bruk av droger under eller i nära anslutning till bidragsberättigande föreningsaktivitet kan staden besluta att föreningen blir återbetalningsskyldig. På stadens webbplats finns även stadens handlingsplan för drogförebyggande arbete. Den kan användas som ett stöd i föreningens eget arbete. Bidragsberättigande aktiviteter bör vara i enlighet med föreningens grundidé. Skicka in årsredovisning för föregående verksamhetsår 2. Handlingarna skickas i samband med bidragsansökan eller i efter föreningens årsmöte. Föreningens medlemmar ska vara registrerade och föreningen ska på begäran kunna uppvisa medlemslistor. Vara registrerade i stadens föreningsregister. Uppgifter lämnas direkt i registret via hemsida eller på en särskild blankett. Bidragssökande förening ska uppdatera uppgifterna årligen. Information om hur det går till finns på stadens hemsida. Allmänheten kan via hemsidan gå in och hitta information och kontaktuppgifter till föreningarna. Staden avgör om föreningen får publicera sina uppgifter i föreningsregistret. Ett krav är att föreningen lever upp till grundläggande krav som ställs på demokratiska föreningar. Förening som inte har uppdaterat sina uppgifter inom 5 år raderas från föreningsregistret. 1 Med begreppet droger avses alkohol, narkotika, doping, tobak och läkemedel som missbrukas. 2 Redovisningen ska innehålla verksamhetsberättelse, revisorsberättelse och ekonomisk redovisning (balans- och resultatrapport). 2
Fortsättning på nästa sida.. Föreningen ska ha ett organisationsnummer och ett post- eller bankgirokonto dit bidrag betalas ut. För vissa bidragsformer ställs kravet att föreningen redovisar hur beviljat bidrag har använts. Vad som gäller specifikt för respektive bidrag går att läsa under rubriken Ansökan och redovisning i beskrivningen av bidragen. Om verksamhet som beviljats bidrag skjuts upp eller förändras avsevärt ska staden omedelbart meddelas. I de fall staden bedömer att bidraget inte använts till den typ av aktivitet som angivits i ansökan kan föreningen bli återbetalningsskyldig. Om staden har en fordran på föreningen handläggs inte nya ansökningar förrän skulden är reglerad. 3
Aktivitetsbidrag Aktivitetsbidrag är den huvudsakliga formen för bidragsstöd till föreningar. Syftet är att stimulera ett brett utbud av kultur- och idrottsaktiviteter i staden. Bidraget kan sökas av föreningar som har verksamhet för barn och ungdomar 7-20 år 3, för personer som uppbär pension eller personer som har funktionsnedsättning. Bidraget är ett stöd till föreningarnas löpande verksamhet. För att söka aktivitetsbidrag ska föreningen uppfylla de grundläggande krav som anges på s.2. För bidragsformen gäller även följande: Föreningen ska ha minst 10 bidragsberättigade medlemmar som är folkbokförda i Sundbyberg. Föreningen ska huvudsakligen bedriva verksamhet i Sundbyberg eller för deltagare som är boende i Sundbybergs stad. Bidrag beviljas per deltagare som deltar i en organiserad sammankomst. Sammankomsten ska vara ledarledd och ha minst tre deltagare som är bidragsberättigade. Sammankomsten ska pågå minst 45 minuter. Föreningen ska redovisa minst 20 sammankomster för de bidragsberättigade medlemmarna under året. För varje sammankomst ska det finnas deltagarlistor/närvarokort och följande uppgifter ska framgå: verksamhetens art, deltagarens namn och födelsenummer (sex siffror), datum och klockslag, ansvarig ledare. I listorna ska det framgå om deltagaren är flicka/kvinna eller pojke/man. Deltagarlistor/närvarokort ska sparas i föreningen. De behöver dock inte skickas in till staden om detta inte specifikt begärs in i samband med kontroll. För varje deltagare i åldern 7-12 år beviljas bidrag för maximalt 80 sammankomster per år inom samma verksamhet. För deltagare i åldern 13-20 år, deltagare med funktionsnedsättning och person som uppbär pension beviljas bidrag för maximalt 120 sammankomster per år inom samma verksamhet. Bidrag beviljas för deltagare som är med i maximalt en sammankomst per dag inom samma förening och verksamhet. Föreningen kan söka bidrag för deltagare som deltar i prova på-aktiviteter. Det ska framgå tydligt för deltagaren att det är ett prova på-tillfälle, och ska vara ett tillfälle att prova någon av föreningens ordinarie verksamheter. Ledare i åldern 7-20 får räknas som deltagare. Sammankomsten ska vara beslutad och ekonomiskt planerad av styrelsen, medlemsmöte, kommitté eller motsvarande. Bidrag beviljas inte för entrébelagda tävlingar och kommersiella arrangemang. Vid samarbete mellan föreningar kan endast en av föreningarna söka aktivitetsbidrag för aktiviteten. 3 Åldern räknas från och med det år deltagaren fyller 7 år till och med det år deltagaren fyller 20 år. 4
Fortsättning på nästa sida.. Ansökan och redovisning Aktivitetsbidrag söks retroaktivt efter genomförd aktivitet. Ansökan för perioden 1 januari - 30 juni lämnas in senast 15 augusti samma år. Ansökan för perioden 1 juli - 31 december lämnas in senast 15 februari efterföljande år. För sent inkommen ansökan behandlas inte. Alla bidragsberättigade föreningar ska redovisa sin verksamhet i enlighet med reglerna som anges på s.2. Förening som inte uppfyllt kraven på redovisning beviljas inte fortsatt aktivitetsstöd. Information om hur föreningen gör för att ansöka om bidrag hittas på stadens webbplats www.sundbyberg.se. Blankett kan även skrivas ut på Sundbybergs stads alla bibliotek utan kostnad. 5
Anläggningsstöd föreningsverksamhet i stadens lokaler Anläggningsstöd innebär att föreningar, i mån av tid och plats, kan använda lokaler som ägs av Sundbybergs stad utan att betala hyresavgift. De lokaler som erbjuds är idrottshallar, mötesrum, lokaler för kulturaktiviteter m.m. För att kunna använda lokalerna utan avgift ska föreningen i huvudsak uppfylla de grundläggande krav som anges på s.2. För bidragsformen gäller även följande: Bidraget gäller under ordinarie öppettider och för föreningsverksamhet som i huvudsak är riktad mot målgruppen barn och ungdomar 7-20 år, personer med funktionsnedsättning och personer som uppbär pension. Under en inledande period (maximalt en termin) kan nystartad förening boka de tider som finns lediga. Efter inledningsperioden har föreningen möjlighet att delta då fasta, terminsbaserade tider i förväg fördelas mellan föreningarna. Detta gäller framför allt idrottsföreningars verksamhet i hallar och på idrottsplaner där planering och fördelning av tider görs i god tid innan terminsstart. Avgift för lokaler tas ut vid avgiftsbelagda arrangemang. Avgifter och undantag för lokalerna framgår av kommunfullmäktiges taxa för stadens anläggningar och lokaler. Föreningen ska använda bokade och tilldelade tider för sin egen verksamhet, och avboka i god tid om de inte ser att tiden inte kommer att nyttjas. Föreningen ska meddela staden om behovet av lokal och tider ändras och har inte rätt att överlåta tider till andra föreningar. Vissa av stadens lokaler har andra taxor för de rum och lokaler som hyrs ut. Det gäller exempelvis lokaler i Kulturcentrum Hallonbergen och biblioteken. Hyra och avgifter för kanslilokaler och förråd framgår av kommunfullmäktiges taxa för stadens anläggningar och lokaler. Information om de taxor som gäller i lokalerna går att hitta på www.sundbyberg.se. Det går även att kontakta personalen på respektive lokal på tel. 08-706 80 00. Vid användande av kommunala lokaler och anläggningar är bruk av droger inte tillåtet. Det är inte heller tillåtet att vistas i lokalerna drogpåverkad. Studieförbunden kan även erbjuda möjligheter till lokalstöd för verksamhet som bedrivs som studiecirkel. I de fall där den möjligheten finns hänvisas föreningar i första hand till studieförbunden. Se information på studieförbundens hemsidor eller kontakta uthyrningsansvarig på kommunen för mer information. Ansökan och redovisning På stadens webbplats finns information om hur föreningen gör för att boka lokaler, se www.sundbyberg.se. Där står det även vad som räknas som ordinarie öppettider Föreningar kan även kontakta stadens uthyrningsansvarige på kultur- och fritidsförvaltningen på tel. 08-706 80 00 för mer information. För att kunna boka till denna taxa är det viktigt att föreningen finns med i föreningsregistret. Bidragsberättigade föreningar ska redovisa sin verksamhet i 6
enlighet med reglerna som anges på s.2. 7
Lokalkostnadsbidrag föreningsverksamhet i egna lokaler För att söka bidraget ska föreningen i huvudsak uppfylla de grundläggande krav som anges på s.2. För bidragsformen gäller även följande: Föreningen ska kunna visa att den har ett särskilt behov av en lokal för sin verksamhet, som inte kan tillgodoses i stadens lokaler. Verksamheten som äger rum i lokalen ska i första hand rikta sig till barn och ungdomar i åldern 7-20 år, personer med funktionsnedsättning eller personer som uppbär pension. Bidrag kan även beviljas till förening som bedriver förebyggande verksamhet eller social stödverksamhet. Staden gör en bedömning av föreningens behov och tillgången till lokaler. Grundprincipen är att så långt som möjligt utnyttja stadens gemensamma lokaler och minimera bidragen för andra lokaler. Föreningen bör äga lokalen eller stå på kontraktet för hyresrätt. Undantag kan göras i de fall då föreningen behöver tillgång till en typ av lokal som staden inte kan tillhandahålla. Föreningen kan då beviljas ett bidrag till hyran för lokal där föreningen hyr in sig per timme. Lokalen ska om möjligt användas tillsammans med andra föreningar. Förening som disponerar stadens lokaler eller anläggningar kostnadsfritt för sin verksamhet kan inte söka lokalkostnadsbidrag för samma typ av verksamhetslokal (se anläggningsstöd s.7). Lokalkostnadsbidrag beviljas inte för kanslilokaler eller förråd. Studieförbunden kan även erbjuda möjligheter till lokalstöd för verksamhet som bedrivs som studiecirkel. I de fall där den möjligheten finns hänvisas föreningar i första hand till studieförbunden. Se information på studieförbundens hemsidor eller kontakta uthyrningsansvarig på kultur- och fritidsförvaltningen på tel. 08-706 80 00. Ansökan och redovisning För verksamhet som kommer att löpa över hela året eller som planeras till vår och tidig sommar bör ansökan skickas in senast 31 oktober året innan genomförande. Absolut sista ansökningsdatum för lokalkostnadsbidrag är 15 mars (det år som verksamheten kommer att bedrivas). Alla bidragsberättigade föreningar ska redovisa sin verksamhet i enlighet med reglerna som anges på s.2. I ansökan ska föreningen redovisa de kostnader och intäkter som föreningen har för lokalen. Information om hur föreningen gör för att ansöka om bidrag hittas på stadens webbplats www.sundbyberg.se. Blankett kan även skrivas ut på Sundbybergs stads alla bibliotek utan kostnad. 8
Uppdragsstöd Syftet med uppdragsstöd är att stödja föreningsdriven verksamhet som kompletterar stadens egna verksamheter, eller där stadens anser att det finns ett mervärde i att verksamheten drivs i föreningsregi. Respektive nämnd i Sundbybergs stad beslutar om uppdragsstöd inom sitt ansvarsområde. Uppdragsstödet riktas till föreningar där verksamhetens karaktär inte är regelbundna medlemsaktiviteter. Förening som ansöker om uppdragsstöd ska i huvudsak uppfylla de grundläggande krav som anges på s.2. För bidragsformen gäller även följande: I ansökan ska föreningen redovisa planering för genomförande och beräknad budget för uppdraget. Föreningen ska redovisa övriga bidrag och ekonomiskt stöd som föreningen erhåller för den verksamhet som kommunalt bidrag söks för. Nämnden bedömer om uppdragets syfte och mål stödjer och/eller kompletterar nämndens mål och inriktning. Nämnden bedömer om föreningens verksamhet kompletterar stadens verksamhet och om det finns ett mervärde i att verksamheten drivs i föreningsregi. Nämnden gör en bedömning av i vilken utsträckning verksamheten är angelägen för den aktuella målgruppen. Uppdragsstöd är bidragsfinansierad enskild verksamhet vilket innebär att förening ansöker om ett bidrag för den egna verksamheten. Staden beslutar ensidigt om bidraget och det sluts inget avtal mellan staden och föreningen. Staden är inte huvudman för den enskilda verksamheten och har inget juridiskt ansvar för de personer som tar del av föreningens tjänster. För verksamhet där det finns behov av långsiktig planering kan förening söka uppdragsstöd för mer än ett år i taget, dock maximalt för två år. I ansökan ska det framgå hur föreningen arbetar för jämställdhet och hur föreningen arbetar drogförebyggande. Ansökan och redovisning Föreningar ska ha ansökt om uppdragsstöd för kommande år senast den 31 oktober. Ansökan som kommer in efter detta datum behandlas inte. Alla bidragsberättigade föreningar ska redovisa sin verksamhet i enlighet med reglerna som anges på s.2. Eftersom uppdragen kan variera i utformning och omfattning beslutar nämnd om former för redovisning i samband med att uppdragsstöd beviljas. Det kan till exempel bli aktuellt att göra en delredovisning av verksamheten om uppdraget sträcker sig över en längre tidsperiod. Information om hur föreningen gör för att ansöka om bidrag hittas på stadens webbplats www.sundbyberg.se. Blankett kan även skrivas ut på Sundbybergs stads alla bibliotek utan kostnad. 9
Verksamhets- och projektbidrag Aktivitetsbidrag är den bidragsform som utgör grunden för stadens stöd till föreningars verksamhet (se s.4). Det finns dock föreningar som bedriver verksamhet som inkluderar deltagare som inte uppfyller kriterierna för aktivitetsstöd, eller som har ett alltför lågt antal medlemmar. Föreningen kan då istället söka verksamhets- och projektbidrag för den löpande verksamheten. Bidraget kan även sökas till projekt som ligger utanför förenings ordinarie, löpande verksamhet. Det kan exempelvis vara lovaktiviteter och liknande satsningar som medför extra kostnader. Vid bedömningen beaktar nämnden om föreningens verksamhet anses vara i linje med stadens målsättning för kultur- och fritidsverksamhet i staden. Utifrån detta kan nämnden prioritera att uppmuntra en viss typ av verksamhet eller arrangemang och/eller stimulera nytänkande och utveckling i föreningslivet. Förening som ansöker om verksamhets- och projektbidrag ska i huvudsak uppfylla de grundläggande krav som anges på s.2. För förening som ansöker om bidrag under sitt första verksamhetsår i Sundbybergs stad gör nämnden en särskild bedömning av möjlighet till verksamhets- och projektbidrag. Till ansökan ska då en allmän beskrivning av föreningens verksamhet skickas in. Exempel på verksamheter/projekt som föreningar kan söka bidrag för är verksamhet som: Ger barn förutsättningar för att tidigt grundlägga en vana att röra sig. Stimulerar barn och ungdomar som inte redan är aktiva att delta i föreningslivet. Bidrar till att människor som uppbär pension ges möjlighet till ett aktivt och stimulerande liv. Bidrar till att alla människor oavsett funktionsförmåga ska kunna delta i förenings- och kulturlivet. Bidrar till att alla barn- och ungdomar oavsett ekonomiska förutsättningar ska kunna delta i kultur och fritidsaktiviteter. Ger målgrupperna tillgång till kulturens alla uttrycksformer och möjlighet till eget skapande, eller som bidrar till ett levande kulturliv i staden. Bidrar till ökad demokrati, jämställdhet, integration eller ekologisk hållbarhet. Bidrar till ökad folkhälsa, förebyggande verksamhet, social stödverksamhet eller öppen icke-medlemsbunden verksamhet. Läs om ansökan och redovisning på nästa sida.. 10
Ansökan och redovisning För ansökan finns tre stoppdatum per år: 31 oktober året innan genomförande rekommenderas för verksamhet som kommer att löpa över hela året och gäller för verksamhet som planeras till vår och tidig sommar. 15 mars - för verksamhet som planeras till sommar eller tidig höst. 15 augusti - för verksamhet som planeras till höst och vinter. Mer information om hur föreningen gör för att ansöka om bidrag hittas på stadens webbplats www.sundbyberg.se. Blankett kan även skrivas ut på Sundbybergs stads alla bibliotek utan kostnad. Alla bidragsberättigade föreningar ska redovisa sin verksamhet i enlighet med de allmänna regler som anges på s.2. Föreningen ska dessutom redovisa en verksamhetsplan med ekonomisk plan för uppdraget, samt ange eventuella andra bidrag eller ekonomiskt stöd som föreningen får för samma verksamhet. I ansökan ska det även framgå hur föreningen arbetar med jämställdhet och drogförebyggande arbete. Efter avslutat projekt eller verksamhetsår ska föreningen skicka in en skriftlig redovisning av projektets resultat. Om ansökan gäller ett tillfälligt projekt ska redovisningen skickas in inom tre månader efter avslutat projekt. För bidrag till löpande verksamhet ska redovisningen ske i samband med ny ansökan, alternativt efter årsmöte om föreningen inte söker verksamhetsbidrag för kommande år. 11
Ungt initiativ Bidraget kan sökas för tillfälliga kulturarrangemang och idrotts- och motionsevenemang som arrangeras av ungdomar. Exempel på projekt är till exempel kurser, tävlingar, festivaler, utställningar med mera. Det går att söka upp till 10 000 kr/projekt. Syftet är att ge stadens ungdomar ökade möjligheter till inflytande över det kulturoch fritidsutbud som finns i staden. Ansökan behandlas inom tre veckor vilket gör att det blir en kort väg från idé till genomförande. Bidragsformen möjliggör även för ungdomar som inte redan är engagerade i en förening att driva egna projekt och arrangemang. När beslut fattas beaktas om det planerade projektet/arrangemanget anses vara i linje med stadens målsättning för kultur- och fritidsverksamhet för ungdomar i Sundbyberg. Detta gäller: Sökande ska vara i åldern 13-25. Bidraget kan sökas av enskild person eller av en grupp. Sökande ska vara folkbokförd i Sundbybergs kommun. Projektet ska vara öppet för/rikta sig till en större publik än den arrangerande gruppen ungdomar (man kan exempelvis inte söka för produktion av en film men för visningen av filmen). På alla ungdomsverksamheter och ungdomsarrangemang som anordnas med stöd av, eller i samarbete med Sundbybergs stad, ska total drogfrihet upprätthållas. Arrangemanget ska genomföras i Sundbybergs stad. En snabb slant kan inte sökas till: Projekt som är del av skolarbeten Projekt som genomförs på en plats där alkohol säljs (exempelvis är musikuppträdande på en fest där öl säljs) Inköp av inventarier Kommersiella, vinstdrivande projekt Projekt som arrangeras av befintlig idrottsförening, kulturförening eller politisk förening. Lön för egen arbetsinsats Utrikesresor 12
Läs om ansökan och redovisning på nästa sida.. Ansökan och redovisning Ansökan kan skickas in löpande under året och den sökande personen eller gruppen ska få svar på sin ansökan inom tre veckor. Ansökan ska innehålla en kort projektbeskrivning och en enklare ekonomisk kalkyl. Personalen på stadens mötesplatser för unga kan hjälpa sökande att fylla i ansökningsblanketten och även stötta ungdomar i genomförande av projekten. De kontaktas på någon av mötesplatserna för ungdomar eller per tel. 08-706 80 00. Ansökningsblanketter finns att ladda ner från www.sundbyberg.se. De kan även skrivas ut på Sundbybergs stads alla bibliotek utan kostnad. Ansökan ska skickas in innan arrangemanget/projektets genomförande. I de fall staden bedömer att bidraget inte använts på det sätt som var avsett kan föreningen bli återbetalningsskyldig. Detta gäller även om det förekommit bruk av alkohol eller droger under, eller i nära anslutning till bidragsberättigande föreningsaktivitet När projektet har genomförts ska en kort beskrivning skickas in till kultur- och fritidsnämnden senast 2 månader efter genomfört projekt. 13