Handbok för projektansökan Atlas konferens 2015
Förord Välkommen till Atlasprogrammet för globalt partnerskap, konferens och praktik. Syftet med denna handbok är att ge er som projektansökare vägledning och råd när ni fyller i ansökan för Atlas konferens. Programinformation... 2 Målgrupp... 2 Personal inom:... 2 Aktivitet... 2 Giltig period... 2 Ansökan online Komma igång med ditt användarkonto... 3 Uppgifter för utbetalning... 3 Typ av aktivitet... 3 Deltagare... 3 Rektors utlåtande... 3 Bilaga 1: Ramar och kriterier för Atlas konferens... 4 Syfte och aktiviteter... 4 Samarbetsländer... 4 Medel... 5 Giltighetskriterier... 5 Prioriteringar... 5 Ändringar... 5 Beviljade medel... 5 Beslut... 6 Rapportering och Återkrav... 6 Slumpvisa kontroller... 6 Bilaga 2 Ekonomiska riktlinjer för Atlas konferens... 7 Schablonbelopp... 7 Ekonomi... 7 Återkrav... 8 Bilaga 3 Allmänna villkor för Atlas konferens... 9
Programinformation Målgrupp Personal inom: Förskola Grund- och gymnasieskola Kommunal vuxenutbildning (både i offentlig eller privat regi) Allmänna linjer vid folkhögskolor Kompletterande utbildningar Resurscentrum Aktivitet Inom ramen för Atlas konferens kan stöd sökas för: Deltagande eller aktiv medverkan i internationella konferenser. Den sökande kan t.ex. delta med ett eget bidrag i konferensen genom att hålla ett föredrag, leda en workshop eller ha en utställning. Internationella konferenser erbjuder en möjlighet att utbyta erfarenheter och lära av kollegor över hela världen. Den internationella konferensen ska vara öppen för deltagare från flera olika länder och vara relevant för den sökandes yrkesroll. Deltagandet i konferensen kan ses i ett led i att etablera kontakter med kollegor i andra länder eller ha som syfte att bidra till utvecklingen av skolan. Målet är att lärare ska använda och sprida sina nya kunskaper och metoder som de fått till följd av konferensen i sin undervisningsmiljö med syftet att bidra till utvecklingen av skolan eller organisationen. Stöd kan inte sökas för deltagande i projekt-/planeringsmöten, utbildningar och kurser. Giltig period 2015 är det möjligt att söka konferenser inom följande perioder: Sista ansökningsdatum Konferens kan börja tidigast 2 februari 15 mars 2 april 15 maj 2 september 15 oktober 2 november 15 december Resan måste ha genomförts senast den 30 juni påföljande år. Giltiga konferensländer Det är möjligt att söka medel för Atlas konferens till samtliga länder utanför EU/EES. Se våra giltighetskriterier, bilaga 1, för Atlas konferens riktlinjer och prioriteringsgrunder vid bedömningen av projektansökan. Sida 2 av 10
Ansökan online Komma igång med ditt användarkonto Ansökan till Atlas konferens ska och kan endast registreras online. Länken till online-ansökan hittar du på sidan Ansökan på vår webbplats www.utbyten.se/atlaskonferens. Där finns tydliga instruktioner för hur du ska göra. För att kunna fylla en ansökan till Atlas konferens behöver du skapa ditt eget användarkonto till Atlas konferens ansökningssystem. Du skapar enkelt ett eget användarkonto genom att Registrera dig. När du väl skapat ditt användarkonto följer du anvisningarna i Atlas konferens ansökningssystem. Efter det att du skapat ett konto och skickat in en ansökan till Atlas konferens kommer ett diarienummer automatiskt att skapas. Diarienumret använder du i kontakt med Universitets- och högskolerådet. En bekräftelse på att din ansökan (med diarienummer) mottagits av Universitets- och högskolerådet skickas till den e-postadress du angivit när du skapade ditt användarkonto. All information kring din ansökan sker via ditt användarkonto. Alla typer av beslut och besked angående ditt ärende skickas till den e-postadress som angivits i ansökan, samt till rektor/skolledares e-postadress. Efter avslutat projekt inom Atlas konferens ska en rapport fyllas i. Rapporten gör du via ditt användarkonto och sker endast online. Det finns möjlighet att lägga till ytterligare kontaktpersoner. Om kontaktperson läggs till i systemet, får även de samtliga beslut och besked angående ditt ärende. Uppgifter för utbetalning Beviljade medel betalas ut till det plus- eller bankgironummer som angivits i ansökan. De betalningsuppgifter du anger för kontoinbetalning, organisationsnummer och plus- eller bankgiro, måste tillhöra en och samma organisation. För att kunna lokalisera de utbetalda pengarna är denna text viktig. Är du osäker på vilken text som är lämplig, stäm av med ekonomiavdelningen på din skola. Ange max 50 tecken, övrig text kommer inte med vid utbetalning. Observera att utbetalningar från Universitets- och högskolerådet ej görs till privata personkonton. Typ av aktivitet Inom Atlas konferens är det möjligt att söka stöd för olika typer av aktiviteter: Medverka vid internationella konferenser t.ex. genom att hålla ett föredrag, leda en workshop eller ha en utställning. Delta vid internationella konferenser. Deltagare Man kan endast söka för max två personer per skola. Observera att om man söker deltagande i konferens för två personer från en skola gör man det i samma ansökan, inte två separata. Observera att deltagare med organisation och befattning måste anges. Om planerade deltagare av någon anledning måste bytas ut kontakta Atlas handläggare på Universitets- och högskolerådet. Rektors utlåtande Du som söker Atlas konferens ska ladda upp ett dokument med rektors utlåtande i systemet när du ansöker. I dokumentet ska rektor motivera på vilket sätt ledningen stödjer konferensdeltagandet. Kontaktuppgifter och namnförtydligande för rektor ska inkluderas i utlåtandet. Om rektor inte har möjlighet att skriva utlåtandet kan det göras av rektors chef. Biträdande rektor inte är godkänd att skriva utlåtandet. Rektor ska även godkänna de allmänna villkor som gäller för Atlas konferens. Detta sker i ansökningssystemet, innan ansökan skickas in. Sida 3 av 10
Bilaga 1: Ramar och kriterier för Atlas konferens ATLAS KONFERENS Syfte och aktiviteter Syftet med Atlas konferens är att främja utvecklingen av internationella kontakter inom det offentliga skolväsendet och bland fristående skolor som står under statlig tillsyn för att främja kompetensutveckling. Internationella konferenser erbjuder en möjlighet att utbyta erfarenheter och lära av kollegor över hela världen. Målet är att lärare ska använda och sprida sina nya kunskaper och metoder som de fått till följd av konferensen i sin undervisningsmiljö med syftet att bidra till utvecklingen av skolan eller organisationen. Inom ramen för Atlas konferens kan stöd sökas för: Aktivt medverkande i internationella konferenser. Den sökande ska delta med ett eget bidrag i konferensen genom att hålla ett föredrag, leda en workshop eller ha en utställning. Deltagande i internationella konferenser. Konferenserna ska vara förlagda i länder utanför EU/EES. Den internationella konferensen ska vara öppen för deltagare från flera olika länder och vara relevant för den sökandes yrkesroll. Deltagandet i konferensen kan ses i ett led i att etablera kontakter med kollegor i andra länder eller ha som syfte att bidra till utvecklingen av skolan/organisationen. Stöd kan inte sökas för deltagande i projektmöten/planeringsmöten, utbildningar, kurser etcetera. Vem kan söka Personal inom: Förskola Grund- och gymnasieskola Kommunal vuxenutbildning (både i offentlig eller privat regi) Allmänna linjer vid folkhögskolor Kompletterande utbildningar Resurscentrum Observera att bidraget inte kan sökas av exempelvis kulturskolor, utbildningsförvaltningar, lärarutbildningar, naturskolor etcetera. Om du är osäker på om din skola är behörig att söka Atlas konferens kan du alltid kontakta handläggarna för Atlas konferens vid Universitets- och högskolerådet. Samarbetsländer Stöd för deltagande samt för aktiv medverkan kan sökas för konferenser i länder utanför EU/EES. Ansökningstider och projektperiod 2015 Medel kan sökas fyra gånger per år enligt följande: Sista ansökningsdatum Konferens kan börja tidigast 2 februari 15 mars 2 april 15 maj 2 september 15 oktober 2 november 15 december Resan måste ha genomförts senast den 30 juni påföljande år. Sida 4 av 10
Medel Medel beviljas med ett schablonbelopp per deltagare och avser att täcka kostnader för resa, uppehälle och eventuell konferensavgift. Medel kan ges till maximalt två deltagare. Giltighetskriterier Ansökan avser rätt tidsperiod Organisationen är behörig att söka Atlas konferens Konferensen är öppen för flera länder att delta i. Rektors utlåtande finns bifogat Konferensprogram finns bifogat. Om program inte är klart vid ansökningstillfället ska preliminärt program eller ett av konferensarrangören styrkt dokument bifogas där innehållet i konferensen tydligt framgår. I det dokument som bifogas ska konferensens namn och datum framgå, samt information om tema/ innehåll. Ansökan har gjorts enligt ramar och kriterier för Atlas konferens. Beskrivning av relevans för deltagandet i konferensen finns Beskrivning av hur erfarenheterna kommer att spridas finns. Prioriteringar Vi prioriterar: skolor utan tidigare erfarenhet av internationellt samarbete. regional spridning spridning av konferenser (ämne och land). Vid fördelning av medel till giltiga ansökningar kan slumpvis lottning tillämpas. Eventuella andra prioriteringar beslutas av Universitets- och högskolerådet inför varje års utlysning. Ändringar Universitets- och högskolerådet måste omgående underrättas om: Er skola/organisation beviljas medel för samma aktivitet/projekt. Ändringar sker i projektets syfte och aktiviteter. Projektet inte kan genomföras. Efter beslut av Universitets- och högskolerådet kan bidraget komma att justeras. Eventuellt utbetalt medel kan komma att återkrävas. Beviljade medel Viktigt att veta om medelet inom Atlas konferens: Medel beviljas i form av en schablonsumma per deltagare. Beviljade medel avser täcka kostnader för resa, uppehälle och eventuell konferensavgift. Medel beviljas för maximalt två deltagare. Beviljan om medel måste ske innan konferensens startdatum Enligt paragraf 19 kommunalskattelagen är utbildnings- och forskarstipendier mestadels skattefria. Vi rekommenderar er att kontakta skattekontoret vid tveksamhet. Sida 5 av 10
I tabellen nedan hittar ni aktuella schablonsummor. Bidragsnivåer: Övriga Europa (länder utanför EU/EES) Övriga Världen Schablonbelopp 8 000 16 000 Beslut Handläggningstiden är fyra till fem veckor. Förhandsbesked ges inte. Universitets- och högskolerådets beslut om medel kan inte överklagas enligt SFS 2012:617. Om ni beviljas medel: Beslut skickas via e-post till kontaktperson samt rektor/rektors motsvarighet. Observera att villkor som gäller för beviljande av medel återfinns i utskriftsversionen av er ansökan. I beslutet framgår beviljat medel och de särskilda villkor som gäller för just ert projekt. Beviljat medel betalas ut till det i ansökan angivna plus- eller bankgironumret. Om ni inte beviljas medel: Beslut om avslag meddelas till kontaktperson samt rektor/rektors motsvarighet via e-post. I beslutet framgår orsak till avslag. Rapportering och Återkrav Rapporteringen görs online under sidan Rapportering och utvärdering på vår webbplats www.utbyten.se/atlaskonferens/utvärdering och rapportering 1. Du fyller i och skickar in rapporten online. Rapportering sker via ditt användarkonto för Atlas konferens. 2. Om ansökan beviljas, skapas en länk för rapportering i ditt användarkonto. Denna länk ska användas vid rapportering, efter det att du genomfört din aktivitet. Det är önskvärt att ni skickar in er rapport snarast efter genomförd aktivitet, dock senast 1 september året efter beslutet om beviljat medel har tagits. Efter granskning av rapport kan hela eller delar av utbetalat medel komma att återkrävas i följande fall: - Den genomförda aktiviteten överensstämmer ej med den angivna i ansökan - Antal deltagare är färre än de beviljade Slumpvisa kontroller Vid rapportering behöver inte kvitton samt färdbevis redovisas. Se dock till att spara underlag för detta i fem år för eventuell revision. Slumpvisa kontroller kommer att genomföras på rapporterade konferenser. Färdbevis i form av till exempel boardingkort skickas då in på begäran av Universitets- och högskolerådet. Sida 6 av 10
Bilaga 2 Ekonomiska riktlinjer för Atlas konferens Introduktion De medel som beviljas betalar Universitets- och högskolerådet ut i form av schablonmedel för resekostnader, uppehälle, försäkring samt eventuell konferensavgift. Schablon per deltagare beror på i vilket land konferensen äger rum. Bidragmedel betalas ut om max 2 deltagare per skolenhet. Nedan ges mer specifika rekommendationer kring vilka kostnader som får inrymmas i projektbudgeten och när vi kan komma att begära återkrav. De ekonomiska posterna och rekommendationerna kan inte ses som uttömmande utan endast en vägledning. Om ni är osäkra på utgifter är det alltid bättre att ni kontaktar ansvarig handläggare. Schablonbelopp Konferenser i Övriga Europa: 8 000 kronor per deltagare, maximalt 16 000 kronor. Konferenser i Övriga världen: 16 000 kronor per deltagare, maximalt 32 000 kronor. Utbetalningen av beviljade medel görs direkt till skolan vid ett tillfälle. Ekonomi Kostnader som anses godkända och inte godkända. Resor Flyg Det ekonomiska bidraget ska täcka de internationella flygresorna, ekonomiklass. Inom ramen för flygresor ingår även eventuella avbeställningsskydd. Resor inom landet godkänns också för att ta sig till och från flygplats. Transporter Transporter inom konferenslandet för att ta sig mellan boendet och konferensanläggning samt att ta sig till och från flygplats. Logi Kostnader för logi för godkända deltagare inom Atlas konferens godtas. Logikostnader utanför konferenstiden godtas inte. Sida 7 av 10
Mat Matkostnader under konferenstiden godtas. Vaccinationer Vaccinationskostnader för godkända deltagare inom Atlas konferens godtas. Visum Visumkostnader för godkända deltagare inom Atlas konferens godtas. Även resor till och från ambassad kan godkännas om det krävs för visumhanteringen. Försäkring Utgifter för försäkring av godkända deltagare godtas. Återkrav Efter granskning av rapport kan hela eller delar av utbetalat medel komma att återkrävas. Universitets- och högskolerådet har rätt att begära återkrav och nedan anges när det kan bli aktuellt. De grunder som anges för återkrav är inte uttömmande. Återkrav vid bortfall av deltagare alternativt ej behörig deltagare deltar Om deltagare bortfaller görs återkrav på motsvarande beviljat schablonbelopp. Om en deltagare deltar som inte är beviljad medel återkrävs hela schablonbeloppet för den deltagaren. Meddela alltid handläggare för Atlasprogrammet om byte av deltagare är aktuellt. Återkrav om den genomförda aktiviteten ej överensstämmer med den angivna i ansökan Kontroll Vid rapportering behöver ej kvitton samt färdbevis redovisas. Se dock till att spara underlag för detta i fem år för eventuell revision. Slumpvisa kontroller kommer att genomföras på rapporterade konferenser. Färdbevis i form av t.ex. boardingkort skickas då in på begäran av Universitetsoch högskolerådet. Övrigt Ni rekommenderas att alltid tar kontakt med handläggare om ni är osäkra på utgifter. Medel från Atlasprogrammet utgör statliga medel. Sida 8 av 10
Bilaga 3 Allmänna villkor för Atlas konferens ATLAS KONFERENS Följande gäller vid beviljande av bidrag inom Atlas konferens. 1. BESLUT Universitets- och högskolerådets beslut om beviljande av bidrag meddelas via e-post till kontaktperson och rektor/rektors motsvarighet. I beslutet specificeras bidragets storlek samt de särskilda villkor som gäller för ert bidrag. 2. SYFTE Bidraget gäller för medverkan/deltagande i en internationell konferens i användasför enlighet med beskrivning i ovanstående ansökan. 3. GILTIGHET Bidraget ska utnyttjas inom den giltighetsperiod som anges i beslutet. 4. FINANSIERING Beviljat belopp och beviljat antal deltagare framgår av beslutet. Bidraget beviljas i form av ett schablonbelopp per deltagare och kan användas för att täcka kostnader för resa, uppehälle och ev. konferensavgift. Kostnader för personal och eventuella vikarier är inte giltiga. Enligt paragraf 19 kommunalskattelagen är utbildnings- och forskarstipendier mestadels skattefria. Vi rekommenderar er att kontakta skattekontoret vidtveksamhet. 5. UTBETALNING AV BIDRAG Efter beslut av Universitets- och högskolerådet betalas bidraget ut till det bank- eller plusgironummer som finns angivet i ansökan. Observera att utbetalning inte kan ske till privata konton. 6. ÄNDRINGAR OCH ÅTERBETALNING Universitets- och högskolerådet måste omgående underrättas om: - Er skola/organisation beviljas bidrag för samma aktivitet/projekt. - Ändringar sker i projektets syfte och aktiviteter. - Projektet inte kan genomföras. Efter beslut av Universitets- och högskolerådet kan bidraget komma att justeras. Utbetalt bidrag som inte disponeras enligt ansökan och Universitetsoch högskolerådets beslut ska återbetalas på begäran av Universitets- och högskolerådet. Sida 9 av 10
7. RAPPORT Efter avslutat projekt ska en rapport och ekonomisk redovisning skickas till Universitets- och högskolerådet. Underlag för rapportering finns på sidan Rapportering och utvärdering på vår webbplats www.utbyten.se. Det är önskvärt att ni skickar in er rapport snarast efter genomförd aktivitet, dock senast 1 september året efter beslutet om beviljat bidrag har tagits. Deltagande måste kunna styrkas genom färdbevis i form av till exempelboardingkort. Verifikationerna måste sparas på skolan/organisationen i fem år för en eventuell revision. GODKÄNNANDE Ansökan och avtalet ska skrivas under av rektor/rektors motsvarighet med ekonomiskt ansvar för verksamheten. Jag intygar att uppgifterna i ansökan är riktiga samt godkänner villkoren för Atlas konferens. Sida 10 av 10