VÅR VERKSAMHET DÄRFÖR FINNS VI TILL VAD VI STÅR FÖR DIT VI SIKTAR VAD VI SKA FOKUSERA PÅ VAD VI SKA UPPNÅ HUR VI SKA UPPNÅ FRÅN SAGT TILL GJORT Ur Målstegen, SISU Idrottsböcker En förenklad modell över hur du som förening hittar rätt. Den tydliggör varför ni som förening finns till, vart ni ska samt vad ni ska göra för att komma dit.
Fortsättning från flik 2 VÅRA MÅL OCH STRATEGIER FÖR VERKSAMHETEN FAKTA VAD VI SKA VI UPPNÅ Det gäller att beskriva vad som ska uppnås, dvs vilka mål som finns i respektive verksamhetsområde. Det kan t ex vara Vi ska vara den klubben i distriktet som anordnar flest dressyrtävlingar nästa år eller Vi ska anordna fler organiserade ridturer i skog och mark. Försök tillgodose era olika målgruppers behov när ni sätter målen för verksamheten. Mål används både för styrning och uppföljning av arbetet i föreningen och är ett verktyg för att kunna leda med tydlighet. För medlemmarna ska målen även vara engagerande och de bör öka förståelse för helheten. I handlingsplanen ska målen vara uppsatta för det kommande året. Styrelsen bör även sätta mål på längre sikt, då blir det enklare att stämma av vad årsmålen leder till och bygger på varandra för att skapa långsiktiga resultat med sikte på föreningens vision. För att målen ska bli meningsfulla och tydliga kan ni fråga er: Vad gör vi i dag som är bra? Hur kan det bli ännu bättre? Vad gör vi inte i dag som vi borde göra? HUR SKA VI UPPNÅ DET Mål talar om vad som ska åstadkommas medan strategin talar om hur ni ska göra för att nå målen. Vilket tillvägagångssätt i form av olika åtgärder, handlingar eller aktiviteter ska göras. En strategi är den väg ni väljer för att nå era mål på resan till det som har formulerats i visionen. Om du ska förflytta dig från en plats till en annan finns olika alternativ. Du kan åka bil, cykla eller ta bussen. Du klargör om du har tillgång till bil eller pengar för att åka buss. Det som ligger till grund för beslut och ställningstagande är ett triangeldrama mellan mål, metoder och resurser. När du vägt in dessa faktorer har du bestämt strategi för att ta sig till målet. Klargör för olika vägval för att nå respektive mål genom en bearbetning i två steg: 1. Lista olika tillvägagångssätt eller aktiviteter som leder till att målet förverkligas alltså tydliggör handlingar och åtgärder. 2. Värdera olika alternativ utifrån hur realistiska de är (kostnad, tidåtgång och personal) och hur bra de kan vara. Målstegen Ett konkret häfte som hjälper er som förening att hitta rätt och bli klara över vart ni vill. Pris: 40 kr www.sisuidrottsbocker.se Med Ridsporten mot framtiden Ett material för utveckling av föreningen. Pris: 169 kr www.sisuidrottsbocker.se Idrottens föreningslära boxen En föreningsbox med mycket matnyttigt material i och kring ert föreningsarbete. Bra inspirationsmaterial. Allt kommunicerar Förening i rörelse - guide för utveckling Offensivt styrelsearbete Idrottens ekonomihandbok Vår förening om demokrati och föreningskunskap Pris: 250 kr www.sisuidrottsbocker.se Svenska Ridsportförbundet/januari2014/Vår ridklubb_flik5, blad 1, sida 1/2
FAKTA VILKA MÅL OCH STRATEGIER SKA VI HA? Beskriv vad ni ska uppnå inom varje verksamhetsområde, dvs verksamhetsmålen. Beskriv även hur ni ska genomföra det, dvs med hjälp av vilken strategi. Stäm av era framtagna mål: 1. Leder målen dit vi siktar visionen? 2. Ligger målen i linje med det vi står för värdegrunden? 3. Överensstämmer målen med vårt uppdrag, dvs med vår verksamhetsidé? OMRÅDE 1: MÅL: OMRÅDE 3: MÅL: STRATEGI: STRATEGI: EXEMPEL Område 1: Dressyr Mål: Vi ska anordna flest tävlingar i distriktet Strategi: Vi hyr in tävlingspersonal från våra grannklubbar. Fundera på om målen SMARTA? Specifika, Mätbara, Accepterat, Realistiska och Tidssatta. Läs mer i Förening i rörelse OMRÅDE 2: MÅL: OMRÅDE 4: MÅL: STRATEGI: STRATEGI: Förening i rörelse Innehållet i detta häfte kretsar kring det som inledningsvis utgör fröet och så småningom kärnan i alla föreningar, förbund, klubbar, sällskap eller organisationer. Alla organisationer har en sak gemensam; ska de fortleva eller överleva måste de jobba med sitt frö och sin kärna, alltså ständigt ställa de utmanande frågorna: Varför och för vem finns vi till? Vad är det som berättigar vår existens? Vad vill vi vara? Pris: 75 kr www.sisuidrottsbocker.se Svenska Ridsportförbundet/januari2014/Vår ridklubb_flik5, blad 1, sida 2/2
VÅR HANDLINGS- PLAN FAKTA FRÅN SAGT TILL GJORT Handlingsplanen ska tydliggöra vad som ska göras det kommande året, vem eller vilka ska göra det samt när ska det göras. Det är en förlängning av det som framkommit när man bestämt strategin. Man kan också säga att planen anger riktningen för föreningen och visar på vad som är prioriterade fokusområden det kommande året. Den ska lite förenklat ta upp prioriterade aktiviteter och vilka resurser som finns. Planeringen ska vara ett levande verktyg och inte en fast mall för hur arbetet borde se ut. Därför måste ni också vara beredda att ändra den allteftersom förutsättningarna förändras eller då det blir tydligt att den är baserad på för högt eller för lågt ställda mål. Se planeringen som en process över året där ni i styrelsen kan justera planen utifrån omständigheterna. Hur ska vi följa upp och hålla handlingsplanen levande? Hur ofta ska det göras? Område 1: Dressyr Mål: Vi ska anordna flest tävlingar i distriktet Strategi: Vi hyr in tävlingspersonal från våra grannklubbar. Handlingsplan: Tobbe pratar med föreningarna i närheten senast v:5 Jossan sätter ihop en föreningsfolder som vi kan ge ut till alla som kommer och tävlar hos oss senast v:4. Exempel på handlingsplan Vad ska vi göra Hur ska Vem/vilka När ska det Hur mäter Status och varför vi göra det ska göra det? vara klart vi effekten? STYRELSEN Samlar in fakta om Person A, B, C Innan sommaren Vi kan enkelt Sätta ihop en folder om föreningen klubben och 2014 informera potentiella medlemmarna medlemmar som vill veta mer om oss TÄVLINGSKOMMITTÉN Skriva proposition Person D, E Innan hösten Fler som vill tävla Ansöka om tävlingar Förbereda internt 2014 hos oss Svenska Ridsportförbundet/januari2014/Vår ridklubb_flik5, blad 2
FAKTA Svenska Ridsportförbundet/november2013/Driva ridklubb_flike, blad 3, sid2/2
GÖR EN BUDGET KOPPLAT TILL ER HANDLINGSPLAN FAKTA INTÄKTER OCH KOSTNADER Budgeten ska vara en realistisk ekonomisk bedömning och verka stödjande för de mål som satts upp för det kommande året. För att handlingsplanen ska vara möjlig att genomföra behöver ni veta att det finns pengar för varje enskild aktivitet. I budgeten tas det upp vad ni beräknar intäkterna respektive kostnaderna till under året. Intäkterna minus kostnaderna ska ge ett positivt eller balanserat resultat. Börja med de kostnader ni på förhand vet finns i föreningen, men ta höjd även för oförutsedda kostnader. Om möjligt, använd tidigare års budget och resultatrapport som hjälp. Lägg sedan in de intäkter och kostnader som ni räknar med att ha för de planerade aktiviteterna. För att kunna mäta budgeten mot de faktiska beloppen löpande under åtet samt vid årets slut, bör ni ha samma rubriker i budgeten som i bokföringen och resultatrapporten. På så sätt skapar ni ett effektivt mätinstrument som gör det lättare att se vad som eventuellt ska förändras till nästkommande år. Resultatuppföljning Att följa upp ekonomin löpande är viktigt. Allt för många föreningar reagerar försent när budgeten överskridits eller pengarna tagit slut i kassan. Uppföljning av likviditeten är en av styrelsens viktigaste uppgifter. Åtgärder ska sättas in under året inte efter bokslut. Då är det försent. Stäm av era kostnader mot intäkterna för att se om ni ligger i fas med er satta budget. Har vissa poster ökat eller minskat mer än ni bedömt? Vad kan ni göra för att inte hamna snett vid årets slut? Exempel på budget kopplad till handlingplan Aktivitet Åtgärd Tidpunkt för Intäkter Kostnader Kommentarer aktivitet STYRELSEN Samlar in fakta om Maj 2014 0 kr 1000 kr Tryckkostnader Sätta ihop en folder om föreningen klubben och medlemmarna TÄVLINGSKOMMITTÉN Ordna priser Augusti 2014 2000 kr Hopptävling i septemer Sponsring 2500 kr Startavgifter 30 000 kr 120 starter á 250 kr 1200 kr 120 starter á 10 kr till distriktet eller till förbundet 2500 kr (anläggning) Driva ridskola Nya Driva ridskola innehåller inspiration och vägledning för dig som arbetar med att driva och utveckla en ridskola och för dig som ligger i startgroparna för att starta upp en ny. Pris: 149 kr www.sisuidrottsbocker.se Svenska Ridsportförbundet/januari2014/Vår ridklubb_flik5, blad 3
ANSÖK OM EXTERNA MEDEL FAKTA Beroende på vilken verksamhet er klubb bedriver finns det olika externa medel att söka för att driva olika projekt i föreningen. Bedriver ni barn- och ungdomsverksamhet så kan ni ansöka om statligt och lokalt aktivitetsstöd (LOK). Anordnar ni utbildningar för era medlemmar så kan ni ansöka om att få hjälp av SISU Idrottsutbildarna som ställer upp med konsultenter och färdiga utbildningspaket. Bedriver ni verksamhet för personer med funktionsnedsättning så kan ni söka stöd från Victoriafonden och Radiohjälpen för att genomföra olika aktiviteter. Bedriver ni barn- och ungdomsverksamhet, kan ni söka medel från Idrottslyftet. Syftet med Idrottslyftet är att stärka och utveckla världens bästa barn- och ungdomsidrott så att fler flickor och pojkar väljer att idrotta i föreningar där verksamheten bedrivs utifrån Idrotten vill. Mer information finns på Riksidrottsförbundets hemsida: www.svenskidrott.se/ekonomisktstod/idrottslyftet/ Där finns också en film som i korta drag beskriver Idrottslyftet. Ett annat sätt att söka medel för att driva sin verksamhet är att söka sig till lokala och regionala företag och söka sponsring. SPONSRING Ett bra sponsorsamarbete är guld värt för klubben. Men tänk på att det är ett ömsesidigt samarbete och det är viktigt att vara medveten om. Sjustegsmetoden bäddar för bra samarbete: 1. Analysera situationen behöver ni enbart pengar eller skulle ni även behöva tjänster, produkter etc? 2. Projekt vilka projekt drivs redan i verksamheten som skulle kunna vara attraktiva för en sponsor? 3. Motprestationer vad kan ni erbjuda tillbaka? Tänk om och tänk nytt så att ert erbjudande blir oemotståndligt! 4. Sponsringsplan bestäm olika nivåer för olika insatser, vilka rättigheter ska sponsorn ha på de olika nivåerna? 5. Tänkbara företag gör en lista över företag som kan vara intressanta och gör en analys. Vilka målgrupper har företagen och vilka kundgrupper vill de nå? Vad har företagen för vision? 6. Kommunikationsplan visa på ett överskådligt sätt vilka exponeringsmöjligheter som sponsorn får. Vad passar varje tänkbar sponsor? Ska företaget få branschexklusivitet? 7. Kontakta företaget använd ert nätverk för att komma i kontakt med företaget. Föreslå ett möte och presentera era idéer. Var tydlig och skriv avtal. Tänk på att: Det är lättare att behålla era gamla kontakter än skaffa nya jobba för att hålla era sponsorer är nöjda! Utveckla de samarbeten som redan finns. Alltid utse en kontaktperson som sponsorn kan vända sig till. Hålla kontinuerlig kontakt under hela avtalsperioden. Ha en tydlig plan och ansvarsfördelning när ni driver sponsorprojekt. Ridsporten vill Pris: O kr, PDF Ladda ner från www.ridsport.se IDROTTS- LYFTET UTVECKLAR SVENSK RIDSPORT Foto: Mikael Sjöberg Idrottslyftet Broschyren Idrottslyftet beskriver hur ni som förening kan använda er av Idrottslyftet i er verksamhet. Beställs via Svenska Ridsportförbundets kansli. Svenska Ridsportförbundet/januari2014/Vår ridklubb_flik5, blad 4
LÄS MER FÖRDJUPNING Till det här avsnittet finns flera material som vi gärna tipsar om och som kan vara bra för er att titta igenom. BIFOGAT MATERIAL: Idrottslyftet utvecklar svensk ridsport Broschyren Idrottslyftet beskriver hur ni som förening kan använda er av Idrottslyftet i er verksamhet. Framtidens Ridskola Ridsportens plan för Talangutveckling TYCK TILL! LADDA NER: Saknar du något i materialet? Har vi varit otydliga? Dina åsikter är viktiga! Tveka inte att höra av dig till: Maria.Thun@ridsport.se Information om aktivitetsstöd (LOK) Läs mer om stödet här: http://www3.ridsport.se/ridklubbridskola/lok-stod1/ Information om Idrottslyftet Det finns mycket information om Idrottslyftet på vår hemsida. Här följer några länkar ni kan läsa mer på: http://www3.ridsport.se/ridklubbridskola/foreningsstodet/ http://www3.ridsport.se/ridklubbridskola/foreningsstodet/ Inspiration1/Nyheter/Idrottslyftetutvecklarsvenskridsport/ Hur du ansöker om medel till Victoriafonden Läsa mer om hur och när du ansöker samt hur du ska rapportera avslutat projekt på: www3.ridsport.se/svensk-ridsport/stipendierochfonder/ Victoriafonden/ UTBILDNING: SISU Idrottsutbildarna SISU utbildarna har flera olika utbildningar inom föreningsutveckling eller specialutbildningar i t ex IdrottOnline. Kontakta din lokala SISU ombudsman. Svenska Ridsportförbundet/januari2014/Vår ridklubb_flik5, blad 5