Yttrande 1(1) Omsorgs- och socialförvaltningen Datum Diarienummer 2016-08-10 OSN/2016:95 Handläggare Christoffer Sjögren Tfn 0142-854 81 Kommunstyrelsen Yttrande till kommunstyrelsen rörande rapporten Granskning av löner och arvoden i Mjölby kommun Rörande den del i granskningsrapporten som berör omsorgs- och socialnämndens ansvarsområde kan tilläggas att de rutiner som beskrivs i rapporten, och som finns till för att undvika och förebygga avvikelser vid vikariebokning, kommer att ses över vid det fall att märkbara eller återkommande avvikelser sker. Omsorgs- och socialnämnden anser vidare inte att granskningen påtalar några brister och har därför inget övrigt att tillägga. Omsorgs- och socialförvaltningen Pirjo Ohvo Förvaltningschef Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen 0142-850 00 www.mjolby.se 791-9848 Omsorgs- och socialförvaltningen Telefax e-postadress 595 80 MJÖLBY 0142-852 26 social@mjolby.se
Projektplan Datum: 2016-02-09 Uppdragsgivare Mjölby kommuns revisorer Projektbenämning Granskning av löner och arvoden Bakgrund, revisionsfråga, kontrollmål och revisionskriterier Bakgrund Som ett led i granskningen av Mjölby kommuns räkenskaper har PwC på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat den interna kontrollen i löneprocessen. Personalkostnader utgör den andelsmässigt största delen av kommunens kostnader och i processen för lönehantering finns det vissa risker. Exempelvis kan det inom den centrala lönehanteringen finnas risk för att hantering av olika aktiviteter i löneprocessen inte alltid fungerar som avsett. I den mån lönehanteringen har decentraliserats finns ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsställande. Detta eftersom det kan uppstå svårigheter att upprätthålla fullständig kompetens och kontinuitet i kontrollerna. Syfte och revisionsfråga Kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende rapportering av löner och ersättningar är tillräcklig? Kontrollmål Behörigheter är över tiden ändamålsenliga utifrån den anställdes arbetsuppgifter och ansvar Tidrapporter/frånvarorapportering är attesterad av behörig person Resultatet av den preliminära och definitiva lönebearbetningen hanteras på rätt sätt och i rätt tid Löneutbetalning är attesterad av behörig person Överföring från lönesystem till ekonomisystem sker fullständigt och riktigt Lönekostnader och tillhörande kostnader analyseras regelbundet Revisionskriterier Kommunal redovisningslag Rådet för kommunal redovisnings rekommendationer Rutiner och styrande dokument på området.
Avgränsning Granskningen omfattar Mjölby kommuns löneenhet, tekniska nämnden samt 2 enheterna inom omsorgs- och socialförvaltningen och 2 enheter inom utbildningsförvaltningen. Granskning har inriktats mot lönehanteringen som berör Mjölby kommun. Metod Utifrån ovanstående kontrollmål sker en bedömning av dels befintliga regler och rutiner, dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Uppföljning och verifiering, registeranalys av identifierade avvikelser och orimliga värden har skett. Vi har kartlagt löneprocessen, som en del i den finansiella revisionen, och valt ut ett antal nyckelkontroller som vi har validerat för att granska om kontrollen är rätt implementerad och fungerar över tid. Tidplan Introduktion Februari 2016 Avrapportering 10 Maj 2016 Introduktion och rapportering En skriftlig rapport och en muntlig redovisning vid sammanträde den 10 maj. Arvode Projektorganisation Projektledare Annika Hansson Projektmedarbetare Fredrik Alm Alexander Arbman Oberoendeprövning Vi har i enlighet med SKYREV:s rekommendation nr 2 prövat vårt oberoende. Godkänd Godkänd av revisorerna i kommunen Datum: Namnförtydligande Godkänd av kundansvarig/kommunal Sektor Datum: Namnförtydligande Noteringar
Remiss 1(1) Kommunstyrelsens förvaltning Datum Diarienummer 2016-07-06 KS/2016:140 Handläggare Carina Stolt Tfn 0142-851 11 Omsorgs-och socialnämnden Tekniska nämnden Utbildningsnämnden Granskning av löner och arvoden - begäran om yttrande Pwc har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat den interna kontrollen i löneprocessen. Kommunstyrelsen emotser ett svar med anledning av rapporten senast den 31 augusti. Kommunstyrelsens förvaltning Carina Stolt Kommunsekereterare Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen 11-13 0142-850 00 www.mjolby.se 791-9848 Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress 595 80 MJÖLBY 0142-851 20 kommunstyrelsen@mjolby.se
Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Omsorgs- och socialnämnden 2016-08-29 1 (1) Sida 152 OSN/2016:95 Yttrande till kommunstyrelsen rörande slutrapport från PwC, granskning av löner och arvoden Bakgrund Omsorgs- och socialförvaltningen emottog den 14 juli 2016 en begäran från kommunstyrelsen om yttrande över PwC:s granskning av löner och arvoden. Svar ska inkomma till kommunstyrelsen senast den 31 augusti för sammanställning till kommunens revisorer senast den 30 september. Omsorgs- och socialnämndens yttrande Rörande den del i granskningsrapporten som berör omsorgs- och socialnämndens ansvarsområde kan tilläggas att de rutiner som beskrivs i rapporten, och som finns till för att undvika och förebygga avvikelser vid vikariebokning, kommer att ses över vid det fall att märkbara eller återkommande avvikelser sker. Omsorgs- och socialnämnden anser vidare inte att granskningen påtalar några brister och har därför inget övrigt att tillägga. Omsorgs- och socialnämnden beslutar att godkänna omsorgs- och socialförvaltningens förslag till yttrande och tillställa kommunstyrelsen detta senast den 31 augusti, samt att förklara paragrafen för omedelbart justerad Beslutet justeras omedelbart =============== Anna Johansson Ordförande Gunvor Gransö Justerare Beslutet skickas till: Akten Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Tekniska nämnden 2016-08-25 1 (2) Sida 98 TEKN/2016:242 Yttrande Revision löner och arvoden. Matz Hasselbom. Bakgrund Mjölby kommuns förtroendevalda revisorer har anlitat revisionsföretaget PWC för att granska den interna löneprocessen i kommunen. Kommunstyrelsen har överlämnat revisionsutlåtandet till tekniska nämnden för yttrande senast den 31 augusti 2016. Den övergripande revisionsfrågan formulerades på följande sätt: Kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende rapportering av löner och ersättningar är tillräcklig? Undersökningen har genomförts genom kontroll av regler och rutiner samt genom intervjuer och stickprov. Inom tekniska nämndens ansvarsområde har gatuenheten varit föremål för granskning. Bedömning I revisionsutlåtandet konstateras att Kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll i allt väsentligt är tillräcklig. En förbättringsåtgärd som lyfts fram är behovet av att utveckla tids- och frånvarorapporteringen så att de anställda på något sätt alltid själv ansvarar för rapportering av den arbetstid som har utförts, när det inte sker via självservice. För gatuenhetens vidkommande är det alltid den anställde själv som lägger in all arbetad tid i försystemet KomMa. All frånvaro och övertid lägger den anställde själv in i tidsrapporteringssystemet Självservice. Ingen inrapportering görs utanför den rutinen utöver anmälan vid sjukfrånvaro vilket meddelas till närmaste chef, alternativ jourledare utanför ordinarie arbetstid som lägger in det i tidsrapporteringssystemet. Sammanfattning En granskning av den interna löneprocessen i kommunen har genomförts på uppdrag av kommunens interna revisorer. Inom tekniska nämndens ansvarsområde har gatuenheten granskats. I revisionsutlåtandet konstateras att den interna kontrollen i allt väsentligt är tillräcklig, vilket inte föranleder några åtgärder med anledning av utlåtandet. Tekniska nämnden beslutar att godkänna förvaltningens yttrande och skicka det vidare till kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Tekniska nämnden 2016-08-25 2 (2) Sida Beslutet skickas till Akten Kommunstyrelsen Gata/parkchef Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunstyrelsens förvaltning 1(3) Missiv Datum Diarienummer 2016-08-31 KS/2016:140 Handläggare Yvonne Stolt Tfn 0142-851 24 Kommunstyrelsen Yttrande över granskning av löner och arvoden Bakgrund Som ett led i granskning av räkenskaperna har PwC har fått i uppdrag från Mjölby kommuns revisorer att granska den interna kontrollen av löner och arvoden. Den övergripande revisionsfrågan var; Är kommunstyrelsen och nämndernas interna kontroll avseende rapportering av löner och ersättningar tillräckliga? PwC konstaterar att kommunstyrelsen och nämndernas interna kontroll avseende rapportering av löner och ersättningar är tillräckliga. PwC konstaterar att det finns några rekommendationer som dock behöver åtgärdas. Systemet behöver utvecklas så de anställda på något sätt alltid själv ansvarar för rapportering av den arbetstid som har utförts, när det inte sker via självservice. Kommunen bör följa utvecklingen av löneskulder för att se om dessa går att minska, samt analysera vad det beror på när vissa månader visar tillfällig ökning. Kommunen bör säker ställa rutiner för att ytterligare minimera riskerna för felaktigheter vid avvikelserapportering och vikariebokning mellan enheterna och planeringsenheten, även det är få fall där fel förekommer idag. Att kommunen informerar ytterligare om de möjligheter till kontrollmoment och uppföljningar som i dagsläget inte används. Redogörelse för de rekommenderade åtgärderna Systemförklaringar; Personec-P; Mjölby kommuns personal- och lönesystem Självservice; den delen i Personec-P där medarbetare registrerar sina avvikelser annars betalas hel lön ut med löneskulder till följd Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun /Eget_Besöksadress/ 0142-850 00 www.mjolby.se 791-9848 /Eget_Förvaltning/ Telefax e-postadress 595 80 MJÖLBY /Eget_Fax/ /Eget_Epostadress/
Missiv Datum Time Care; vikarier bokas, blir registrerade vilket genererar lön via systemen, Time Care är integrerat med Personec-P och självservice. 2(3) Diarienummer 2016-08-31 KS/2016:1 Personalavdelningen är ansvarig för utbildning, framtagande av rutiner och kvalitetssäkring av personal- och lönesystemet Personec-P. Personalavdelningen delar PwC:s slutsats att det finns ett antal åtgärder som behöver åtgärdas/utvecklas. Personal- och lönesystemet är självservicesystem där medarbetare ska lägga in sina avvikelser själva. Alla utbildningar, rutiner och kontroller syftar till källrapportering i systemet. Timavlönades tid registreras i systemet Time Care när arbetatiden bokas utan att tiden behöver registreras manuellt. Det behöver fastställas bättre rutiner i respektive förvaltning för hur timanställdas rapportering beviljas, när och av vem. Riskerna i hanteringen är att den timavlönade inte får någon lön utbetald, och riskerna är störst när annat rapporteringssätt än Time Care används. En översyn av rutinerna för löneskulder gjordes år 2014 av ekonomi- och personalavdelning. Löneskulderna har därefter kunnat följas för första gången år 2015. Löneskulderna uppstår främst vid årsskiftet och i månaderna augusti och september och orsaken är till största delen att medarbetare inte lagt in avvikelser i självservice ex. partiella ledigheter eller heltidsledigheter. En av de bidragande orsakerna är att många medarbetare inte hanterar avvikelsen i systemet själva utan det sker av någon administratör eller chef. Mellan planeringsenheten och enheterna inom Omsorg- och socialförvaltningen finns rutiner för avvikelserapportering, vikariebokning och beviljande av poster som arbetats fram tillsammans med personalavdelningen och avsevärda förbättringar har skett. Det är dock nödvändigt att rutinerna följs upp regelbundet för att undvika icke utbetald lön. Kontrollmoment för att säkerställa att rätt lön utbetalas och att alla finns med som ska ha lön finns framtaget och genomgångar har skett på såväl chefsträffar som administratörsträffar. Personalavdelnings rutiner och utbildning för systemkunskap är; Systemintroduktion för nya chefer. Individuell introduktion och utbildning för nya chefer av lönekonsult i systemet för den specifika enheten. Uppföljning varje månad inledningsvis. Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Ba Mjölby kommun /Eget_Besöksadress/ 0142-850 00 www.mjolby.se 79 /Eget_Förvaltning/ Telefax e-postadress 595 80 MJÖLBY /Eget_Fax/ /Eget_Epostadress/
3(3) Missiv Datum Diarienummer 2016-08-31 KS/2016:1 Visning av nyheter på chefsträffar. Systemutbildning för administratörer. Administratörsträffar flera gånger per år för information och uppdateringar. Visning av självservice för medarbetare på enheterna. Visning och utbildning för planeringenhetens medarbetare. Samarbete och rutingenomgång mellan planeringsenheten, enheterna, lönekonsulter och systemförvaltare. Månatliga rapporter finns för att kontrollera och kvalitetssäkra att alla medarbetares lön hamnar på rätt enhet (konto), att lönen är rätt och att alla finns med. Påminnelser för sista beviljadedatum i systemet varje månad skickas från systemet till alla chefer och administratörer. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta att att att att att att ytterligare åtgärder i form av visning och utbildning krävs för att alla medarbetare ska lägga in sina egna avvikelser i systemet. säkerställa att rapporterna för kvalitetsäkring inför löneutbetalning används. individuell chefsutbildning i systemet har återinförts från att enbart visats på systemintroduktionen. alla timavlönade ska finns i systemet för vikariebokning, Time Care, alternativt kunna registrera själva i självservice. fortsatt analys av löneskulderna årligen med återkoppling och åtgärder för de enheter som är berörda. se över rutinerna mellan planeringsenheten och enheterna inom Omsorg- och socialförvaltning för att säkerställa rätt utbetald lön. Kommunstyrelsens förvaltning Dag Segrell Kommunchef Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Ba Mjölby kommun /Eget_Besöksadress/ 0142-850 00 www.mjolby.se 79 /Eget_Förvaltning/ Telefax e-postadress 595 80 MJÖLBY /Eget_Fax/ /Eget_Epostadress/