Maria Thuveson, avdelningen för forskningsfinansiering
Ett ansöknings- och ärendehanteringssystem Forskare Min profil Ansökningar och bidrag Granskning Organisation Bidragsöversikt Signering och återrapportering Administration Formulärsbyggaren Ansöknings- Gransknings- Återrapporteringsformulär Diarium Besluts- Dokument- Ansökningshantering Diarium Besluts- Dokument- Ansökningshantering Diarium Besluts- Dokument- Ansökningshantering Vetenskapsrådet Forte Formas
Prisma konceptet Min profil egen databas Ansökan Granskning Organisationskonto Signering och återrapportering En portal flera finansiärer Den 6 maj 2015: 16 432 personliga konton 155 organisationskonton Prisma konto
Min profil egen databas som ingen annan har tillgång till Många uppgifter kan matas in, vad som efterfrågas i ansökan är det som behövs
Uppgifter från Min profil förs över till ANSÖKNINGSFORMULÄRET Medverkande måsta aktivt godkänna & lägga till efterfrågade uppgifter
Granskning samma konto som Min profil men utökad roll
Går att läsa och kommentera direkt i ansökningsformuläret
Organisationskonto signering och återrapportering
Problem!!! I samband med Fortes deadline: Sökmotor för publikationer slutade fungera Serverproblem hos Tieto Applikationsfel Felaktiga inmatningar av organisationen Med facit i hand, vad borde vi ha gjort annorlunda? Acceptanstester Första utlysningen (pilot) Informationen Forskarengagemanget
Åtgärder på kort och lång sikt : Pdf hantering (VR) Prestanda tester (Lights in Line) Expertgranskning utifrån användartillgänglighet (Funka.nu) Forskarrepresentation i Prismas styrgrupp Arbetsgrupper CV (Min profil) Ansökan Granskning Referensgrupper Organisationskontoansvariga Forskare
Vad görs nu? Omhändertar synpunkter som inkommit/inkommer från: Sökande Organisationskontoansvariga Granskare Expertgranskning (funka.nu) Arbetsgrupper Referensgrupper Vilket innebär optimering, nyutveckling och testande
Vad görs nu, forts? Konvertering av data till Prisma Nytt sätt att återrapportera Arbete med nya finansiärer Naturvårdsverket Regionala etikprövningsnämnderna Karolinska institutet
Lansering oktober 2014 (pilot) Projektbidrag inom barn och ungdomars psykiska hälsa Januari 2015 och framåt (VR) INCA Internationell postdok Rådsprofessorsprogrammet Konferensbidrag Gästprofessur (3 st) Rambidrag KBF (skiss i 1:a steget) Projektbidrag (11 st) NOS-HS workshop Swedish Research Links Infrastrukturstöd (4 st)
Efterregistreringar och kompletteringsärenden stora utlysningen 2015 Deadlinedatum Utlysningar Efterregistreringar Kompletteringar 2015-03-19 KBF 27 166 2015-03-23 Projekt HS 23 22 969 2015-03-23 Projekt U 8 13 255 2015-03-23 Projekt KF 0 5 65 2015-03-26 Projekt MH 5 21 876 2015-03-26 MH Unga forskare 1 2 319 2015-03-26 MH 3R 1 0 623 2015-03-26 MH klinisk halvtid 0 0 60 2015-03-26 Projekt UF 3 0 186 2015-03-31 Projekt NT 15 11 1261 2015-03-31 2015-04-17 NT Unga forskare Energiriktad grund 6 1 633 1 1 155 2015-04-21 SRL 6 19 124 2015-04-21 NOS-HS WS 2 12 63 Signerade ansökningar
Tack!
Frågor & Synpunkter Ekonomisk rapportering & diarieföring 1. Befintliga kontrakt: a. När överförs kontrakten till Prisma? Alla på en gång? Per år? Per finansiär? b. När kommer detaljerade instruktioner och praktisk genomgång av hur rapporteringen går till? 2. Information om sökt belopp behöver anges i faktabladet för varje ansökan. Det är inte praktiskt att behöva dra ut hela ansökan för att hitta information om detta. 3. Finns planer på att möjliggöra automatiserad överföring av information (ansökningar och kontrakt) från Prisma till lokala diarieföringssystem och ekonomisystem?
Organisationskonto, användare & roller 4. Signerings och rapporteringspersoner bör få tillgång till alla ansökningar och bidrag i respektive mapp. Idag finns den informationen bara på central nivå. När prefekterna idag har signerat en ansökan försvinner den ur deras vy. 5. Det behövs en ny användarform med läsbehörighet kopplat till vald mapp så att man t.ex. kan ge administrativa chefer möjlighet att se alla ansökningar. Detta kan då frikopplas från signerings-/rapporteringsbehörigheter. 6. Signeringspersoner bör kunna se vilka ansökningar som är signerade, när och av vem. Motsvarande för rapporteringsfunktioner. 7. Påminnelser om signering till central nivå? Prefekterna upplever svaghet i systemet om allt hänger på ett mail som lätt drunknar i inkorgen. Hur fungerar påminnelser på central och lokal nivå?
Organisationskonto, användare & roller 8. Hanteringen av nekade ansökningar behöver förbättras? Kanske ska de skickas åter till central nivå för vidare hantering? Kommentar från signeringsanvändaren? Det är alltför riskabelt att ansökan då den nekas försvinner fullständigt. 9. Hemvistnivåer: Det bör vara bättre att ha separata rullgardinslistor för både nivå ett och två? Man ser inte att det är två nivåer i listan idag. 10. Ett behov finns av fler kolumner i organisationens ansökningar/bidrag. Man behöver t.ex. kunna söka på ämnesråd (VR-NT, MH ) och sökt belopp (efterfrågas av institutionsekonomer som inte har praktisk möjlighet att gå igenom alla individuella ansökningar) 11. Kommer det att upprättas en separat lista för Beslut/kontrakt eller kommer de även framgent att ligga i samma lista som alla ansökningar? 12. Hur ska man hantera användare som behöver utföra uppgifter på fler än ett lärosäte? Idag måste de skaffa separata konton i Prisma, varav det ena med utländskt personnummer.
Ansökningsinformation och ansökningar 13. Hanteringen av VR Infrastruktur där organisationskontoansvarig ska öppna och registrera ansökan, rektor ska vara projektledare och t.ex. en inbjuden administratör ska skriva ansökan? Märklig struktur. Rimligare att rektor eller motsvarande signerar ansökan, t.ex. att alla organisationsansökningar ska signeras av funktionsansvariga för söka bidrag. 14. Principer för vad som är en organisationsutlysning? Varför t.ex. Gästprofessurer som inte på något sätt är kopplade till rektorsfunktionen? 15. Flera användare på samma ansökan resulterar i låsning. Oklart hur detta fungerar. Låset försvinner inte även om ansökan är sparad och stängd, vilket hade varit betydligt mer praktiskt. 16. Lägga in uppgifter i CV: Systemet bör komma ihåg tidigare val för att snabba upp processen. Det finns fler liknande problem med inmatning i systemet som behöver åtgärdas innan CV-delen implementeras.
Övrigt 1. Hur kommer kopplingen mellan Prisma och SweCRIS fungera? Vilka delar av Prisma-projekten kommer att vara sökbara i SweCRIS? Ansökningar?