KALLELSE till ledamöter 1(1) Underrättelse till ersättare KUNGÖRELSE Öckerö kommunfullmäktige kallas till sammanträde torsdagen den 18 september 2014 kl 18.15 i Öckerösalen, Kommunhuset, för behandling av följande ärenden: Förmöte: Öckeröalliansen i Lejonet, kommunhuset, KL 17.30 Socialdemokraterna i Fjärholmen, kommunhuset, KL 17.00 Miljöpartiet i Risö, kommunhuset, KL 17.30 1. Upprop 2. Val av protokollsjusterare jämte fastställande av tid och plats för protokollets justering (förslag: senast onsdagen den 1 oktober kl 14.00 i kommunhuset). 3. Besvarande av medborgarförslag om anläggande av en cross/motorbana 4. Besvarande av motion om att utveckla skärgårdstrafiken 5. Besvarande av medborgarförslag om iordningställande av mark vid Tappen, Hönö 6. Besvarande av medborgarförslag att kommunen inte skall upphandla burägg 7. Ingående av proprieborgen för Öckerö Fastighets AB 8. Antagande av förslag till finanspolicy för Öckerö kommunkoncern 9. Antagande av förslag till attestregler för Öckerö kommun 10. Antagande av förslag till upphandlingspolicy för Öckerö kommun och dess bolag 11. Tillförande av ägartillskott för Öckerö Fastighets AB 12. Medborgarförslag av utökning av parkeringsplatser på Framnäs 13. Medborgarförslag om fritidsaktiviteter för yngre 14. Anmälan av ej verkställda beslut enlig Socialtjänstlagen (SOL) och lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Öckerö den 10 september 2014 Bengt Olausson Ordförande Lars G Andersson Sekreterare Kommunfullmäktiges sammanträde direktsänds av Radio Öckerö på 94.1 Mhz. Ljudsändningar via webben är tillgängliga på kommunens hemsida.
Öckerö 2014-06-10 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen - Samhällsbyggnad Handläggare: Robert Svensson Ärende: Remiss - Motion angående skärgårdstrafiken Diarienummer: 0183/14 Svar på motion om att utveckla skärgårdstrafiken Förvaltningens beslutsförslag till Kommunstyrelsen I juni 2014 inleds, inom ramen för Öckerö kommuns trafikstrategi, på Öckerö kommuns initiativ ett samtal med berörda parter, omfattande t.ex. Göteborgs stad, där bland annat färjeförbindelser står på agendan. Motionen anses därmed besvarad. Bakgrund Miljöpartiet de gröna Öckerö har genom Nicklas Attefjord och Sylke Sandberg i motion daterad 2013-11-28 föreslagit att Öckerö kommun initierar ett samarbete med Göteborg Stad om att ta fram en gemensam viljeinriktning för skärgårdstrafik med båt i enlighet med motionens intentioner. Ärende I motionen anförs bl.a. att med en direktförbindelse skapas en infrastruktur för att gemensamt kunna utveckla både den norra och södra skärgården tillsammans. Genom att knyta oss närmare skapas förutsättningar för en ökad arbetspendling utan att öka belastningen på väg 155. Vi skapar möjligheter för fler ungdomar från södra skärgården att kunna gå de linjer på Öckerö gymnasieskola som idag har kapacitet för fler elever. Förslagsställarna uppfattas i första hand syfta på en färjeförbindelse mellan Göteborgs norra och södra skärgård. I Strukturbild för Göteborgsregionen står att kvaliteterna i kustzonen ska tas till vara och utvecklas för att stärka Göteborgsregionen som helhet. Det framgår vidare att vissa områden saknar god transportinfrastruktur och att alternativa resmöjligheter saknas. Det anses angeläget att kustzonen ska kunna nås med kollektivtrafik och att samspelet mellan olika aktörer och myndigheter måste fungera för en hållbar utveckling. Både Göteborgs stads och Skärgårdens turistutvecklingsorganisationer har sett båtförbindelser mellan dels Göteborg och skärgården dels mellan södra och norra Postadress Gatuadress Telefon Organisationsnr E-post Hemsida 475 80 Öckerö Sockenvägen 13 031-97 62 00 212000-1280 kommun@ockero.se www.ockero.se
skärgården som en potential för att tillgängliggöra och knyta samman skärgården. Det anses vara en förutsättning för att utveckla Göteborg som en stad vid havet. Inom ramen för Öckerö kommuns trafikstrategi diskuteras förutsättningarna för en snabbfärjeförbindelse mellan kommunen och Göteborgs centrum. En förbindelse mellan Göteborgs norra och södra skärgård skulle kunna utgöra en del av/komplement till en sådan förbindelse syftande till dels de intentioner förslagsställarna presenterar dels en utvecklad besöksnäring. I juni 2014 inleds på Öckerö kommuns initiativ ett samtal med berörda parter, omfattande t.ex. Göteborgs stad, där bland annat färjeförbindelser står på agendan. Robert Svensson Samhällsbyggnadschef
Öckerö 2014-05-23 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen - Samhällsbyggnad Handläggare: Robert Svensson Ärende: Medborgarförslag om sprängstensfyllda marken vid Tappen, Hönö Diarienummer: 0022/14 Svar på medborgarförslag rörande den sprängstensfyllda marken vid Tappen Hönö Förvaltningens beslutsförslag till Kommunstyrelsen Medborgarförslaget avslås Bakgrund Två medborgare har i medborgarförslag föreslagit att kommunen i avvaktan på exploatering iordningställer området med jord, gräs, bänkar, bord och lekutrustning. Ärende Området som avses är i detaljplan som vann laga kraft 2008 avsedd att bebyggas med Centrumbebyggelse kontor, restaurang, hotell, butik. Genomförandetiden för planen löper till 2018-12-31. Planen är fortfarande avsedd att genomföras. Att anlägga och underhålla park är kostsamt. Några resurser för detta ändamål inryms inte inom nuvarande och planerade ekonomiska ramar vid samhällsbyggnadsverksamheten. Att ianspråkta marken för parkändamål kan komma att komplicera genomförandet av planen. Det finns inte stöd i planen att anlägga det som förslagsställaren föreslår. Med stöd av ovanstående bör medborgarförslaget avslås. Robert Svensson Samhällsbyggnadschef Postadress Gatuadress Telefon Organisationsnr E-post Hemsida 475 80 Öckerö Sockenvägen 13 031-97 62 00 212000-1280 kommun@ockero.se www.ockero.se
Öckerö 2014-06-09 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Handläggare: Jarl Gustavsson Ärende: Skrivelse från styrelsen i koncernen Öckerö Fastighets AB avseende behov av beslut om ny proprieborgen Diarienummer: 0070/14 Förvaltningens beslutsförslag till Kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige beslutar, att såsom för egen skuld, ingå borgen för Öckerö Fastighets AB:s låneförpliktelser upp till ett högsta lånebelopp om 765 000 000 kronor, jämte därpå löpande ränta och kostnader. Kommunfullmäktige beslutar, att såsom för egen skuld, ingå borgen för Öckerö Fastighetsutveckling AB:s låneförpliktelser upp till ett högsta lånebelopp om 83 000 000 kronor, jämte därpå löpande ränta och kostnader. Kommunfullmäktige beslutar, att såsom för egen skuld, ingå borgen för Öckerö Bostads AB:s låneförpliktelser upp till ett högsta lånebelopp om 306 000 000 kronor, jämte därpå löpande ränta och kostnader. Total proprieborgen till koncernen Öckerö Fastighets AB uppgår till 1 154 miljoner kronor. 2. Kommunfullmäktige upphäver tidigare tecknad borgen mot Öckerö Bostads AB. Bakgrund Öckerö kommun har som ägare till Öckerö Bostads AB gått i borgen för bolagets upptagande av lån hos kreditgivare. I bokslut för 2013 uppgår borgen till 786 miljoner kronor. Kommunfullmäktiges borgensrutin innebär att beslut tas om proprieborgen* upp till ett högsta lånebelopp, d.v.s. en låneram. Samtidigt upphäver fullmäktige sitt tidigare beslut. Rutinen förenklar och tydliggör borgensförfarandet. Inom beslutad ram kan koncernen Öckerö Fastighets AB uppta lån utan nytt borgensbeslut. Koncernen Öckerö Fastighets AB står inför flera stora investeringsprojekt de närmaste åren vilka kommer att kräva extern finansiering (se bilaga 1 nedan). ÖFAB:s styrelse föreslår att kommunens utökade proprieborgen sätts till 1 154 miljoner kronor. Kommentar Kommunen skall bekräfta på lånehandlingen att lånet omfattas av borgensramen. Bekräftandet skall göras av behörig tjänsteman, ekonomichef alternativt redovisningsekonom. Borgensärendet kompletteras med bilagor: 1. Förslag till ny proprieborgen/utökad ram vilka investeringsprojekt avses? 2. Kreditgivare/ränta/belopp nuläge? Jarl Gustavsson/ekonomichef * Proprieborgen att gå i borgen såsom för egen skuld. Proprieborgen innebär att borgenären kan kräva att skulden skall betalas av borgensmannen (Öckerö kommun) utan att först kräva betalning av gäldenären (Öckerö Fastighets AB) Postadress Gatuadress Telefon Organisationsnr E-post Hemsida 475 80 Öckerö Sockenvägen 13 031-97 62 00 212000-1280 kommun@ockero.se www.ockero.se
Öckerö 2014-06-16 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Handläggare: Jarl Gustavsson Ärende: Diarienummer: 0073/14 Finanspolicy - Öckerö kommunkoncern Förvaltningens beslutsförslag till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar: 1. Förslag till Finanspolicy Öckerö kommunkoncern antas. 2. Samtidigt upphör Finanspolicy, från 2005-02-02 Kf 2, att gälla. Bakgrund Ekonomienheten har tillsammans med ekonomichefen på Öckerö Fastighets AB gjort en översyn av gällande Finanspolicy. Översynen har bedömts angelägen dels beroende på att senast fullmäktige beslutade i ämnet var 2005, samt att finansieringssituationen för kommunen och bolagen har ändrats. Utvecklingen på kredit- och finansmarknaden har förändrats kraftigt under en tioårsperiod, bland annat som en konsekvens av långdragen internationell finanskris. Förändringen gäller både aktörerna på lånemarknaden där kommunernas eget bolag Kommun Invest tagit marknadsandel från den traditionella banksektorn, samt kreditmarknadens arbetssätt och olika typer av s.k. finansiella instrument. Den del av styrdokumenten som krävt mest genomlysning och tarvar störst utrymme är punkt 4 Finansiering/Skulder där upplåning och olika risker behandlas tillsammans med räntebindning och olika tillåtna s.k. derivat syftande att begränsa ofördelaktig ränteförändring. Jarl Gustavsson ekonomichef Postadress Gatuadress Telefon Organisationsnr E-post Hemsida 475 80 Öckerö Sockenvägen 13 031-97 62 00 212000-1280 kommun@ockero.se www.ockero.se
2014-06-03 FÖRSLAG FINANSPOLICY Öckerö Kommunkoncern Antagen av kommunfullmäktige 2014-XX-XX 1
INLEDNING Denna finanspolicy anger mål och riktlinjer för hur finansverksamheten i Öckerö kommun med helägda bolag skall bedrivas. Med finansverksamhet avses finansiering och likviditetsförvaltning. Pensionsåtagande Öckerö kommun har ett omfattande pensionsåtagande. För dessa åtaganden har inte gjorts några särskilda fonderingar. Skulle kommunen besluta sig för att genom särskild avsättning eller separat förvaltade medel hantera pensionsåtagandet krävs att fullmäktige beslutar om en särskild policy. Syfte Syftet med denna policy är att: Fastställa finansverksamhetens mål Fastställa riktlinjer för hur finansverksamheten skall organiseras Fastställa riktlinjer för begränsning av de finansiella risker som förekommer i finansverksamheten Fastställa riktliner för rapportering och uppföljning av finansverksamheten 1. Målsättning Finansverksamhetens målsättning är att: Säkerställa kommunkoncernens betalningsförmåga på kort och lång sikt Inom finanspolicyns ramar och riktlinjer uppnå bästa möjliga finansnetto för kommunkoncernen Säkerställa att finansverksamheten bedrivs på ett säkert och effektivt sätt utan spekulativa inslag. Koncernen skall ha en låg riskprofil 2. ORGANISATION OCH ANSVARSFÖRDELNING Nedan framgår fördelningen av ansvar mellan kommunfullmäktige respektive kommunstyrelsen. Delegation av beslutsrätt från kommunstyrelsen till delegat framgår av kommunstyrelsens delegationsordning. 2.1 Kommunfullmäktiges ansvar Beslutar om finanspolicy med eventuella revideringar Beslutar om kommunens upplåning och utlåning samt ramar för motsvarande Beslutar om borgen enligt riktlinjer i Borgenspolicy 2.2 Kommunstyrelsens ansvar Säkerställa en god intern kontroll och att riktlinjerna i finanspolicyn följs Medge tillfälliga avvikelser från uppsatta gränsvärden enligt denna policy Vid behov lämna förslag till fullmäktige om revidering av finanspolicyn Besluta om extern förvaltning av kommunens medel 2
2.3 Finansverksamhetens ansvar Kommunens finansverksamhet utgörs av ekonomichef och redovisningsansvarig ekonom. Ansvarar för verkställandet av den finansiella verksamheten med utgångspunkt från denna policy Rapportera till kommunstyrelsen om den finansiella utvecklingen och ställningen, om fattade finansiella beslut grundade på delegation Årlig översyn av denna policy och vid behov initiera uppdatering För att öka säkerheten i samband med affärstransaktioner skall det finnas en uppdelning som medför att det inte är en och samma person som utför åtgärderna - beslut, verkställighet och bokföring. 2.4 Extern förvaltning av kommunens medel I de fall extern förvaltning förekommer, skall skriftliga avtal upprättas mellan kommunen och den externa förvaltaren. Avtalet skall vara utformat så att uppdraget inte strider mot kommunens finanspolicy. 2.5 Direktiv till bolagens styrelser I varje helägt kommunalt bolag skall finnas en av bolagsstyrelsen antagen finanspolicy som är upprättad inom ramen för fullmäktiges policy. Alternativet är att bolaget endast använder kommunfullmäktiges policy. 3. LIKVIDITETSFÖRVALTNING /TILLGÅNGAR Finansverksamheten ansvar för att det i kommunkoncernen finns god betalningsberedskap genom tillgång av likvida medel. Likvida medel definieras som: Kassa och bank Avtalad checkräkningskredit Finansiella tillgångar som kan omsättas inom tre bankdagar För att trygga likviditetsförsörjningen i kommunkoncernen finns avtal med bank om en checkräkningskredit. Genom regelbuden upphandling förnyas detta avtal. 3.1 Betalningsberedskap Kommunen skall i sin likviditetsplanering ha likvida medel som motsvarar en betalningsberedskap om minst 30 betalningsdagar. 3.2 Förvaltning av kortfristig likviditet I de fall överskottslikviditet förekommer skall placering av dessa medel göras om avkastningen överstiger inlåningsräntan på bankkontot och likviden är av väsentlig storlek i förhållande till den tid som överlikviden förväntas gälla. 3
3.3 Placeringsalternativ Tillåtna alternativ för placering av överskottslikviditet är: Räntebärande värdepapper, t.ex. statsskuldväxel Bankinlåning Räntebindningstiden för placeringarna får uppgå till högst två år. Vid placering av överskottslikviditet får inga valutarisker tas. 3.4 Motpart Nedanstående motparter är tillåtna för placering: Svenska staten Svenska kommuner och landsting Utlåning till bolag där kommunen direkt eller indirekt äger alla aktier Kommuninvest Svenska banker 3.5 Utlåning till kommunens företag Utlåning till kommunens företag grundar sig på de villkor som kommunfullmäktige beslutat. Utlåningsräntan fastställs av kommunstyrelsen. 3.6 Utlåning till övriga Stor restriktivitet skall gälla vid utlåning till föreningar, privatpersoner och andra kommunexterna aktörer. 4. FINANSIERING/SKULDER I den årliga budgetprocessen fattar kommunfullmäktige beslut om ram för upplåning som skall gälla för det kommande budgetåret. Upplåning får ske genom: Banklån från svensk eller utländsk bank. Tecknande av skuldebrev med annan finansiell institution. Utgivande av obligation eller annat löpande skuldebrev. 4.1 Riskhantering 4.1.1. Finansieringsrisk Med finansieringsrisk avses risken att finansieringsmöjligheterna är begränsade när lån skall omsättas eller när nya lån skall tas upp. Kommunkoncernens tillgångar, i huvudsak bestående av fastigheter och infrastruktur, skall ses som mycket långa investeringar, vilket skapar krav på en långsiktig syn på dessa tillgångars finansiering. Särskild uppmärksamhet skall riktas mot att be- 4
gränsa finansieringsrisken genom spridning av skulderna såväl i tid som i antal långivare. Krediter med lång löptid skall eftersträvas. Policy: Kommunen skall efterstäva minst tre långivare. Enskild långivare skall inte representera mer än 50 % av den totala skuldportföljen. Undantag kan dock göras för Kommuninvest. Enskilt lån får inte ha en kapitalbindning överstigande 10 år. 4.1.2. Ränterisk Med ränterisk avses oväntade variationer i ränteläget och den effekt en ränteändring förorsakar räntenettot. Vid strukturering och bedömning av ränterisker skall lån, derivatpositioner och placeringar inkluderas. För att minska resultateffekterna av ränteuppgångar skall ränteförfall spridas på olika löptider. Den genomsnittliga räntebindningstiden skall vara inom intervallet 1-7 år. Enskilt avtal om räntebindning får inte överstiga 10 år. För att begränsa ränterisken bör räntebindningstiden i låneportföljen spridas över tid enligt nedanstående normportfölj: Ränteförfall Max andel Inom 1 år 75 % 1-2 år 50 % 2-3 år 50 % 3-4 år 50 % 4-5 år 50 % 5-10 år 75 % 4.1.3. Valutarisk Med valutarisk avses risken att valutakursförändringar påverkar kommunkoncernens resultat och/eller kassaflöden på ett negativt sätt och uppstår vid upplåning eller placering i utländsk valuta. Placering och upplåning i annan valuta än svenska kronor är inte tillåten. Betalningsflöden i utländsk valuta skall kurssäkras om de uppgår till ett motvärde motsvarande minst 1 miljon kronor. 4.2 Derivat För att begränsa och/eller eliminera risker för ränteförändringar, skydda lån samt uppnå avvägd räntestruktur med avseende på ränteförväntningar är följande avtal och åtgärder tillåtna: Swap avtal där två parter kan byta t.ex. rörlig mot fast ränta. 5
Cap/räntetak används för att sätta ett tak på räntenivån i kommande räntebetalningar. Floor/räntegolv används för att sätta ett golv på räntenivån i kommande räntebetalningar. Räntekorridor - räntetak i kombination med räntegolv. FRA (Forward Rate Agreement) framtida ränteavtal. Derivatinstrumenten får endast användas i samband med underliggande finansiella affärer, t.ex. lån eller placering. Tillåtna avtalsvillkor: löptid om maximalt 10 år, forward start är tillåtna inom 12 månader från avtalsdatum, det är inte tillåtet med derivat med option att utställaren ensidigt kan gå ur avtalet. Följande banker är godkända motparter för derivataffärer: Handelsbanken Nordea SEB Swedbank Derivat får användas i syfte att säkra t.ex. räntor över längre perioder. Syftet med säkringar i derivat får i kommunkoncernen aldrig vara att spekulera eller generera kortsiktiga vinster vid realisering av derivat. Det är dock tillåtet att inom ramen för hantering av risker och i övrigt uppnå de syften som framgår i denna finanspolicy realisera derivat. 4.3 Leasing Leasing och liknande finansiella former skall jämställas med upplåning. Beslut om leasing skall föregås av prövning gentemot andra former för finansiering. Om leasing övervägs skall offert begäras med uppgift om totalkostnad uttryckt som effektiv årsränta. Ekonomichefen beslutar om leasingfinansiering. 5. RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING I samband med årsredovisning och delårsbokslut skall rapport lämnas till kommunfullmäktige över koncernens, kommun och bolag var för sig, finansiella ställning och verksamhet. Bolagen skall i övrigt rapportera väsentliga finansiella frågor samt eventuella avvikelser till kommunstyrelsen enligt fastställt Ägardirektiv. 6
Öckerö 2014-06-25 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Handläggare: Jarl Gustavsson Ärende: Attestregler för Öckerö kommun Diarienummer: 0078/14 Förvaltningens beslutsförslag till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar: 1. Förslag till Attestregler för Öckerö kommun antas. 2. Samtidigt upphör Attestreglemente för Öckerö kommun, från 2000-04-27 Kf 25, att gälla. Ärende Ekonomienheten har gjort en översyn av gällande attestreglemente (reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner). Översynen har lett till ett delvis reviderat styrdokument, främst som en anpassning till användandet av elektroniska system. Genomgången har bedömts nödvändig också i beaktande av att senast ärendet fanns på fullmäktiges agenda var år 2000. Berörd personal i kommunförvaltningen kommer efter fullmäktiges beslut att bli uppdaterad och få utbildning på innehållet i Attestregler för Öckerö kommun. Övrigt Föreliggande förslag till attestregler är uppställt och strukturerat enligt intentionerna i fullmäktiges dokument Riktlinjer för styrdokument. Jarl Gustavsson ekonomichef Postadress Gatuadress Telefon Organisationsnr E-post Hemsida 475 80 Öckerö Sockenvägen 13 031-97 62 00 212000-1280 kommun@ockero.se www.ockero.se
Attestregler för Öckerö kommun 2014-06-27 KF 2014-xx-xx xx 1. Syfte och omfattning Syftet med attestregler är att undvika oavsiktliga och/eller avsiktliga fel i kommunens redovisning avseende ekonomiska transaktioner. Kommunens bolag, där kommunen har ett väsentligt inflytande, utfärdar egna riktlinjer, som i tillämpliga delar skall beakta kommunfullmäktiges beslutade attestregler. Attestreglerna gäller för nämnder och styrelser samt för projekt som disponerar budget. Attestreglerna styr hur ekonomiska transaktioner ska granskas och vem som ansvarar för detta. Med ekonomiska transaktioner avses kostnads- och intäktstransaktioner både i internoch externredovisningen samt transaktioner avseende tillgångar och skulder. Exempel: Leverantörsfakturor, skannade och manuella Personalkostnader (lön, arvode, reseersättning, traktamente, ledighet) Bidragsutbetalningar Övriga utbetalningar, utanordningar Bokföringsorder inklusive interna transaktioner Kundfakturor, elektroniska och manuella Övriga inbetalningar För vissa typer av bokföringsposter är beslutsattest inte praktiskt möjlig, t.ex. maskinellt skapade pålägg och fördelningar, som PO-pålägg, kapitalkostnader, taxor/avgifter. Attestmomentet för sådana ekonomiska händelser ersätts med ett kontrollförfarande vid den ekonomiska uppföljningen som regelbundet sker av budget- och ekonomiskt ansvarig tjänsteman. 2. Ansvar Kommunfullmäktige fastställer attestregler och delegerar till kommunstyrelsen att svara för uppföljning och föreslå om eventuell reviderat styrdokumenet. Nämnden har yttersta ansvaret för att attestreglerna följs. Nämnden skall genomföra kontroller av hur dessa regler följs. Varje nämnd kan även vid behov utfärda ytterligare riktlinjer, där kontrollerna är av mer långtgående karaktär än vad attestreglerna föreskriver. Förvaltningschefen ansvarar för: att aktuell attestförteckning finns och lämnas till ekonomienheten minst en gång om året att aktuell attestförteckning även lämnas till systemägare* för elektroniska system som genererar ekonomiska transaktioner att attestansvariga och behörighetskontrollanter har kunskap om uppgiftens innebörd samt är informerade om attestreglerna. Attestförteckning skall innehålla: ansvarig nämnd ansvarskod namn, befattning och namnteckningsprov ersättares namn, befattning och ersättarens namnteckningsprov eventuella tids-/beloppsbegränsningar ansvarig chef och datum Attesträtt skall alltid vara kopplad till en person. Attestanten skall vara anställd av Öckerö kommun. Blankett som kan användas för attestförteckning finns på kommunens intranät. *Denne är ägare av systemets mjuk- och hårdvara och har ansvar för inköp och utveckling. Systemägare ansvarar för informationssäkerheten och är personuppgiftsansvarig för aktuellt informationssystem, (enligt Informationssäkerhetsinstruktion, Förvaltning)
3. Attest/Kontroll Attest/kontroll sker i tre steg: Mottagningsattest Beslutsattest Behörighetsattest (kontroll) Kontrollmomenten skall i samtliga system och rutiner motsvara kraven på minst beslutsattest och behörighetskontroll. Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam skall hantera en transaktion från början till slut. Attesterna skall utföras av olika personer. Rätten att beslutsattestera knyts till person och ansvarskod och kan även begränsas till ett belopp som nämnden fastställer. 3.1 Mottagningsattest Mottagningsattest kan vara olika kontroller t ex: Vara eller tjänst har mottagits eller levererats Mottagen eller levererad tjänst håller avtalad kvalitet Pris överensstämmer med avtal, taxa, regler eller beställning Betalningsvillkor är uppfyllda Verifikationer uppfyller krav enligt gällande lagstiftning Mottagnings- och beslutsattest får inte utföras av samma person. Mottagningsattest sker med signatur och är obligatorisk inom pappersbaserade rutiner. I elektroniska system sker mottagningsattest med användaridentitet och lösenord. Den elektroniska attesten är lika med signatur och får inte överlåtas eller användas av annan person. Mottagningsattestant utses av beslutsattestant som också har ansvar för att informera om innebörden av uppgiften. 3.2 Beslutsattest För alla typer av ekonomiska transaktioner gäller att det måste finnas beslutsattest. Beslutsattestanter utses av nämnden. Beslutsattest ska ske med fullständig namnteckning. Att beslutsattestera innebär en bekräftelse av att transaktionen och dess underlag är riktiga samt att konteringen är rätt. Beslutsattestanter skall inte ha behörighet att registrera betalningar i kommunens system. I elektroniska system sker beslutsattest med användaridentitet och lösenord, som tilldelas av systemägaren eller av denne utsedd systemansvarig person och i enlighet med av nämnden godkänd attestförteckning. Den elektroniska attesten är att jämställa med namnteckning och får inte överlåtas eller användas av annan person. 3.3 Behörighetskontroll För alla typer av ekonomiska transaktioner gäller att det alltid måste finnas behörighetskontroll. Behörighetskontroll är en kontroll av att rätt (behörig) person beslutsattesterat. Behörighetskontroll skall ha skett innan verkställandet av en ekonomisk transaktion sker och måste utföras av annan person är den som beslutsattesterat. I pappersbaserade rutiner innebär behörighetskontroll att kontroll sker av behörighet mot attestförteckning. I elektroniska system sker behörighetskontroll genom att den attestansvarige tilldelas användaridentitet och lösenord av systemägaren eller av denne utsedd systemansvarig person och i enlighet med aktuell attestförteckning.
4. Jäv och särskilda kontrollområden Den som utför beslutsattest får inte attestera utbetalningar till sig själv eller till närstående eller annan person med vilken intressegemenskap föreligger. Beslutsattestant får inte attestera sådant som berör den själv såsom reseräkningar, övertid, kursavgifter, logi, mobilräkningar, ersättningar för utlägg, dessa skall alltid attesteras av närmast högre chef. För förvaltningschef ska i dessa fall attest utföras av kommunchef eller nämndsordförande. Kommunchefens kostnader attesteras av kommunstyrelsens ordförande och vice versa. Vid extern och intern representation skall alltid representationens samband med verksamheten styrkas genom att syftet med representationen anges på fakturan eller som en anteckning vid elektronisk faktura. Deltagare skall också anges. Förvaltningsekonomer och ekonomienheten har generell rätt att vidta rättelser och bokslutstransaktioner. Rättelser som innebär omföringar mellan två beslutsattestanter kräver dock alltid attest av inblandande parter.
Öckerö 2014-06-24 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Handläggare: Jarl Gustavsson Ärende: Upphandlingspolicy för Öckerö kommun och dess bolag Diarienummer: 0079/14 Förvaltningens beslutsförslag till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar: 1. Förslag till Upphandlingspolicy för Öckerö kommun och dess bolag antas. 2. Samtidigt upphör Upphandlingspolicy för Öckerö kommun, från 2002-11-19 Kf 73, att gälla. Bakgrund Ekonomienheten har gjort en översyn av gällande Upphandlingspolicy. Förändringar på upphandlingsområdet, främst inom lagstiftningen, har skapat nya förutsättningar för kommuner/upphandlande enheter och leverantörer på marknaden. Förändrad kommunal organisation och nya uppgifter för kommunens bolag har också krävt revidering av fullmäktiges styrdokument/upphandlingspolicy. Ärende Kommunkoncernens upphandlingspolicy beskriver kortfattat det generella förhållningssätt och värdegrund som skall genomsyra all upphandlingsverksamhet. Kommunfullmäktiges upphandlingspolicy är i allra högsta grad ett politiskt dokument. Med EU-lagstiftningen som grund har offentliga myndigheters upphandlingsverksamhet successivt utvecklats till ett verktyg att uppnå politiska mål. Förutom lagstiftningens grundläggande principer om öppenhet, likabehandling osv. ger EU:s nya direktiv medlemsländerna möjlighet att vidta åtgärder så att miljö-, arbetsrättsliga- och sociala hänsyn kan beaktas på ett mer kraftfullt sätt. Synpunkt Upphandlingspolicyns övergripande principer och förhållningssätt bör lämpligen kompletteras med riktlinjer som mer konkret beskriver hur upphandlingar och även direktupphandlingar skall genomföras. Den nya lagstiftningens krav på riktlinjer och innebörden av dokumentationsplikt vid direktupphandling är delar som kräver förtydligande på hemmaplan. Jarl Gustavsson ekonomichef Postadress Gatuadress Telefon Organisationsnr E-post Hemsida 475 80 Öckerö Sockenvägen 13 031-97 62 00 212000-1280 kommun@ockero.se www.ockero.se
Upphandlingspolicy FÖRSLAG 2014-06-23 för Öckerö kommun och dess bolag kf 2014-xx-xx xx Inledning Denna policy för upphandling och inköp gäller kommunens samtliga förvaltningar samt de kommunala bolagen. Kommunens bolag omfattas efter styrelsebeslut. Policyn ska ge vägledning till hur anställda och förtroendevalda skall agera när det gäller upphandling och inköp. Policyn anger kortfattat det generella förhållningssättet och den värdegrund som skall prägla Öckerö kommunkoncerns upphandlingar. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster samt byggentreprenader. Dessa riktlinjer omfattar även direktupphandling (se nedan). Upphandling är en strategisk uppgift med ett kommungemensamt intresse. Upphandlingsprocessen skall präglas av effektivitet och kompetens. Kommunkoncernen skall ha en helhetssyn på upphandlingar och ta till vara på de vinster som följer av en samordning av olika enheters behov. Syfte -Säkerställa att varor, tjänster och entreprenader köps med rätt kvalitet/funktion till lägsta kostnad och med minsta möjliga miljöpåverkan. -Tydliggöra och ge vägledning för nämnder och bolags upphandlingar och inköp. - Medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl fungerande konkurrens. -Säkerställa att upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning. -Underlätta för små och medelstora företag att bli leverantörer till offentlig sektor. Ansvar Ansvaret för upphandlingar av varor, tjänster och entreprenader ligger på respektive nämnd/bolag. Extern samordning med kommunens bolag, andra kommuner och organisationer skall eftersträvas om man kan uppnå ekonomiska eller andra affärsmässiga fördelar. Inom det regionala samarbetet (GöteborgsRegionen) skall på upphandlingsområdet samverkan ske med Göteborgs Stads Upphandlings AB (GUAB). Ansvaret för kommunens samordnade avtal ligger hos kommunstyrelsen. Dessa avtal tecknas och administreras av ekonomienheten. I de fall avtal har tecknats för kommunen skall avrop alltid göras i enlighet med dessa. Information om kommunövergripande avtal finns på kommunens intranät. Affärsmässighet/Affärsetik Affärsmässighet uppnås genom att den konkurrens som finns på marknaden utnyttjas. Kommunen och bolagen skall i sina upphandlingar ställa relevanta krav, vara tydliga, behandla alla anbudsgivare/anbudssökande lika samt göra upphandlingarna kända på marknaden. Konkurrensutsättning skall göras på www.upphandlingar.nu som är Göteborgs Stads Upphandlings AB:s elektroniska databas och som uppfyller kravet på allmän 1