MSB-51.1 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap PM 1 (8) SI-SAM Fredrik Djurklou & Maria Pålsson 0722035873/0725203366 fredrik.djurklou@msb.se maria.palsson@msb.se Uppföljning och utvärdering av MSB:s regelbundna samverkanskonferenser på nationell nivå Resultat från enkätundersökning genomförd i februari 2014, aktivitet 2920 i aktivitetsplanen för Enheten för samordning Denna PM beskriver resultatet av den enkätundersökning kring de regelbundna samverkanskonferenserna som Enheten för samordning på MSB genomfört under perioden 21 februari-7 mars 2014. Bakgrund MSB genomför sedan januari 2013 regelbundna samverkanskonferenser på nationell nivå varje vecka. Konferenserna genomförs på onsdagar kl 14.00, och inbjudna aktörer är länsstyrelserna samt samtliga TiB-myndigheter med särskild ledningsfunktion, totalt ett drygt 40-tal aktörer. Utöver dessa bjuds även en handfull andra aktörer in, vilka inte är utpekade på samma sätt men vilkas medverkan ändå bedömts som relevant, såsom Sos Alarm och Energimyndigheten. För en komplett lista över inbjudna aktörer, se bilaga 1. Syftet med de regelbundna samverkanskonferenserna är att skapa ett forum för informationsutbyte på nationell nivå som grund för en nationell lägesbild. Ett ytterligare syfte är att upprätthålla och utveckla en god samverkansförmåga. Under februari 2014 genomfördes en enkätundersökning i webb-format kring de regelbundna samverkanskonferenserna. Syftet med denna enkät var att identifiera möjliga utvecklingsområden, samt utvärdera hur konferenserna uppfattas av aktörerna. Metod Enkätundersökningen genomfördes som en webb-enkät med verktyget Survey-xact. Enkäten bestod av ett 20-tal frågor av envals-, flervals- och fritexttyp. Varje fråga gav även möjlighet att lämna ytterligare kommentarer. Länk till enkäten skickades ut till samtliga inbjudna aktörer, med uppmaning att sprida denna länk till alla personer inom respektive aktör som deltagit vid någon konferens. Alla svar har behandlats anonymt, de svarande gavs dock
samhällsskydd och beredskap PM 2 (8) möjlighet att ange vilken aktör man representerar. För en komplett sammanställning av frågorna i enkäten, se bilaga 2. Resultat Enkäten besvarades i sin helhet av 112 personer. Ytterligare 15 personer lämnade svar på delar av enkäten. Fördelningen av de svarande ser ut enligt nedan. Figur 1. Deltagande På frågan om hur ofta den svarandes aktör deltar i de regelbundna samverkanskonferenserna, anger 63 % att de deltar varje vecka, och 23 % att de deltar oftast, men inte varje vecka. Hos 61 % av aktörerna finns det inskrivet i rutin för TiB eller motsvarande att deltagande ska ske. Konferensernas syfte Av de svarande håller 93 % i hög grad eller helt och hållet med om att konferenserna uppfyller sitt syfte. 88 % håller i hög grad eller helt och hållet med om att det är rätt nivå på information som ges, och 90 % håller med i hög grad eller helt och hållet om att informationen i allmänhet är relevant. 58 % håller med i hög grad eller helt och hållet om att informationen är användbar för den egna aktören, medan 39 % håller med om detta i låg grad. 85 % håller med i hög grad eller helt och hållet om att det är viktigt för den egna aktören att medverka, och 92 % håller med i hög grad eller helt och hållet om att det är viktigt för krishanteringssystemet att den egna aktören medverkar. Se nedan för detaljer. Figur 2. Konferensernas innehåll Angående de saker som tas upp på de regelbundna samverkanskonferenserna, så anger 40 % att de någon gång lyft en fråga spontant på en konferens. 91 % anger att de upplever att de har möjlighet att göra så, utan att ha föranmält en punkt till agendan.
samhällsskydd och beredskap PM 3 (8) På de regelbundna samverkanskonferenserna har SMHI, Svenska Kraftnät, PTS, Trafikverket, MSB och Krisinformation.se fasta punkter. 94 % anger att de tycker dessa aktörer bör fortsätta ha med fasta punkter. 89 % anger att de inte heller ser någon ytterligare aktör som borde ha en fast punkt. Återkommande förslag från dem som vill ha ytterligare fasta rapporterande är att Polisen och Försvarsmakten borde ha fasta rapporteringspunkter. Konferensernas form Den tid som konferenserna tar i anspråk, anser 86 % är lagom, och 11 % anser att de är för långa. Att inbjudan till varje konferens skickas till respektive aktörs funktions-epostadress samt läggs ut i WIS anser 99 % är bra sätt att få inbjudan. Avseende den nytta de tillfrågade ser med de minnesanteckningar som publiceras i WIS, anser totalt 68 % att de har viss nytta eller stor nytta av dem. Totalt 36 % anser att de har viss nytta eller stor nytta av inspelningen av konferensen som publiceras i WIS. 38 % av de svarande sprider minnesanteckningarna vidare, ofta både internt och till regionala aktörer. Publikationen Råd och rekommendationer för samverkanskonferenser, utgiven av MSB 2013, anser 45 % att de haft viss nytta eller stor nytta av. Se nedan för detaljer. Figur 3. RAKEL och visualisering 70 % av de tillfrågade anger att de har tillgång till RAKEL. 34 % tycker att RAKEL borde användas för en samverkanskonferens vid åtminstone ett tillfälle per halvår, och 50 % tycker det är bra som det är idag, dvs. att konferenserna enbart genomförs via telefon. 73 % tycker det är önskvärt att använda ett verktyg för visualisering vid konferenserna, och så gott som samtliga anger att det är Microsoft Lync de föredrar i sådant fall. Exempel på kommentarer De svarande har lämnat ett stort antal kommentarer i enkäten, vilka inte redovisas i sin helhet i detta dokument. Samtliga kommentarer kommer dock att analyseras av enheten för samordning, för att på så vis fånga upp eventuella utvecklingsområden. Nedan ges exempel på kommentarer ur en handfull enkätsvar.
samhällsskydd och beredskap PM 4 (8) Som TiB på regional nivå är det inte alltid nationella frågor berör. Däremot är det viktigt att ha en rutin för deltagande när behovet dyker upp. Viktigt att de som lämnar information begränsar detta till sådant som bedöms vara av betydelse för andra aktörer. Även om det är ett möte i ett nationellt perspektiv tycker jag det vore bra om det gick att få en viss koppling/respons även till den regionala nivån. Nationella samverkansmöten måste vara relevanta för ett flertal deltagare! Regionalt specifika frågor måste behandlas regionalt. Konferenserna utgör en viktig omvärldsbevakning och ett värdefullt komplement till TIB-verksamheten. I allmänhet bra information men ibland så blir det långt för att informationen blir för detaljerad. Bra att öva Rakel, men framförallt med Lync eller liknande! Viktigt att använda olika typer av verktyg för visualisering. Visualisering är inte alls nödvändigt. Jag ser ingen fördel att använda rakel för samverkanskonferenser. Det är dock ett utmärkt system för operativ kommunikation. Samv.konf sköts på ett föredömligt sätt av MSB. MSB etablerar en standard för hur samverkanskonferenser ska fungera och fungerar därmed som utbildning av övriga aktörer, både i att hålla och medverka i samverkanskonferenser. Det är en enkel rutin som jag är övertygad om stärker den generella krishanteringsförmågan. MSB:s tolkning av resultatet och slutsatser Utifrån de inkomna enkätsvaren bedömer MSB att konferenserna uppfyller sitt syfte, och att den information som ges är relevant och på rätt nivå. Slutsatsen är att konferenserna är uppenbart viktiga för krishanteringssystemet. Återkommande kommentarer berör den utbildande och förberedande effekt de regelbundna samverkanskonferenserna har, för att berörda aktörer effektivt ska kunna hantera en framtida skarp händelse. Likaså anses konferenserna nu utgöra ett naturligt forum för informationsutbyte i krishanterings-sverige. Detta är helt i överensstämmelse med de mål MSB ser med verksamheten. En relativt stor andel svarande, drygt en tredjedel, tycker att informationen som ges inte är användbar för deras egen aktör. Detta är naturligt, då ingen information som ges är relevant för alla deltagande. Det är också relativt vanligt att det på konferensen inte rapporteras några störningar, vilket inte alla aktörer upplever som användbar information i sig. Trots detta anser en
samhällsskydd och beredskap PM 5 (8) övervägande majoritet att det är viktigt både för dem själva och för krishanteringssystemet att de deltar i konferenserna, vilket MSB ser som mycket positivt. Det är glädjande att en mycket stor andel av aktörerna anser att tröskeln är låg för att spontant lyfta en punkt på konferenserna. Avseende vilka aktörer som rapporterar på konferenserna, kommer samtliga fasta rapporterande fortsatt finnas med på agendan. Vidare kommer MSB ta ställning till om någon ytterligare aktör ska tillfrågas att ingå i denna krets, utifrån de önskemål som inkommit. Återkommande i enkätsvaren är att aktuella händelser ska styra vilka som har talepunkter, vilket är helt i enlighet med MSB:s syn. Detta sker redan idag, och är något som även fortsättningsvis kommer eftersträvas. Konferenserna uppfattas av de flesta vara lagom långa, men MSB kommer fortsätta eftersträva hög effektivitet och korta konferenser, naturligtvis utan att göra avkall på innehåll och kvalitet. Inbjudan kommer även fortsatt skickas via mail och läggas ut i WIS. Likaså kommer minnesanteckningar och ljudinspelning fortsatt att publiceras i WIS. MSB kommer eftersträva att test genomförs avseende att genomföra en regelbunden samverkanskonferens via RAKEL. Hur ofta detta sedan återkommer, kommer att beslutas efter genomfört och utvärderat test. Avseende visualisering kommer MSB fortsätta undersöka möjligheten till att testa även detta vid en regelbunden samverkanskonferens. Det stora antalet kommentarer i enkätsvaren kommer att analyseras inom MSB, för att kunna fånga upp möjliga justeringar och förbättringsåtgärder avseende konferenserna. Sammanfattningsvis kan sägas att de regelbundna samverkanskonferenserna har blivit ett stående och självklart inslag i de krishanterande aktörernas veckorytm, och MSB anser att den nytta de tillför är avsevärd. Vid frågor eller kommentarer, kontakta ansvarig handläggare på MSB, se kontaktuppgifter ovan.
samhällsskydd och beredskap PM 6 (8) Bilaga 1. Inbjudna aktörer. Följande aktörer bjuds in till de regelbundna samverkankonferenserna på nationell nivå. Energimyndigheten Finansinspektionen Folkhälsomyndigheten Försvarsmakten Jordbruksverket Kriminalvården Kustbevakningen Livsmedelsverket LFV (Luftfartsverket) Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Post- och telestyrelsen Rikspolisstyrelsen/Rikskriminalpolisen Sjöfartsverket Skatteverket SMHI Socialstyrelsen SOS Alarm Strålsäkerhetsmyndigheten Statens veterinärmedicinska anstalt Svenska Kraftnät Svensk Energi Trafikverket Transportstyrelsen Länsstyrelsen Blekinge län Länsstyrelsen Dalarnas län Länsstyrelsen Gotlands län Länsstyrelsen Gävleborg Länsstyrelsen Hallands län Länsstyrelsen Jämtlands län Länsstyrelsen Jönköpings län Länsstyrelsen Kalmar län Länsstyrelsen i Kronobergs län Länsstyrelsen Norrbotten Länsstyrelsen Skåne Länsstyrelsen Stockholms län Länsstyrelsen i Södermanlands län Länsstyrelsen Uppsala län Länsstyrelsen Värmland Länsstyrelsen Västerbotten Länsstyrelsen Västernorrland Länsstyrelsen Västmanlands län Länsstyrelsen Västra Götalands län Länsstyrelsen Örebro län Länsstyrelsen Östergötland
samhällsskydd och beredskap PM 7 (8) Bilaga 2. Enkätfrågor. Följande frågor ingick i enkäten om de regelbundna samverkanskonferenserna på nationell nivå. 1. Vilken aktör representerar du? (Länsstyrelse/myndighet/annan) 2. Ange gärna myndighetens namn. (Frivillig uppgift, alla svar anonymiseras) 3. Hur ofta deltar din aktör i de regelbundna samverkanskonferenserna? 4. Finns det inskrivet i er rutin för Tjänsteman i Beredskap/motsvarande att deltagande ska ske? 5. Hur många gånger har du personligen deltagit i en regelbunden samverkanskonferens? 6. Håller du med om (på en skala med fyra steg): a. Att de regelbundna samverkankonferenserna uppfyller sitt syfte? b. Att det är rätt nivå på den information som ges? c. Att den information som ges i allmänhet är relevant? d. Att den information som ges i allmänhet är användbar för din aktör? e. Att det är viktigt för din aktör att medverka? f. Att det är viktigt för krishanteringssystemet att din aktör medverkar? 7. Har din aktör bidragit med information vid en samverkanskonferens? 8. Om din aktör har en punkt att ta upp, och denna inte redan finns på agendan, upplever du då att ni har möjlighet att göra det? 9. Samordningsenheten på MSB uppmärksammar ibland deltagande aktörer i förväg på att de gärna får ta upp/kommentera vissa frågor som MSB identifierat i sin omvärldsbevakning. Skulle du vilja att MSB i fortsättningen oftare kontaktade aktörer i detta syfte, eller mer sällan kontaktade aktörer i detta syfte, eller att det är bra som det är idag? 10. Tycker du att någon av dessa aktörer [SMHI, Svenska kraftnät, PTS, Trafikverket, MSB, Krisinformation.se] inte borde ha en fast punkt på agendan? 11. Tycker du att någon ytterligare aktör borde ha en fast punkt på agendan? 12. Tycker du att konferenserna tar lagom lång tid? 13. Tycker du att inbjudning sker på ett bra sätt (via mail till funktionsmailadress samt läggs ut i WIS)? 14. Vilken nytta har du haft av: a. Minnesanteckningar publicerade i WIS? b. Inspelning av konferensen publicerad i WIS? c. Råd och rekommendationer för samverkanskonferenser utgiven av MSB? 15. Sprider ni minnesanteckningarna vidare? 16. Kryssa för de påståenden nedan som gäller för dig om RAKEL. (Flera svar möjliga)
samhällsskydd och beredskap PM 8 (8) a. Jag har tillgång till RAKEL. b. Jag tycker att RAKEL borde användas för en samverkanskonferens vid åtminstone ett tillfälle per halvår. c. Jag tycker att RAKEL borde användas för en samverkanskonferens så här ofta: (fritextsvar) d. Jag tycker att alla samverkanskonferenser borde genomföras i RAKEL. e. Jag tycker det är bra som det är idag, då samverkanskonferenserna genomförs via telefon. 17. Kryssa för de påståenden nedan som gäller för dig om visualisering av information. (Flera svar möjliga) a. Jag tycker det är önskvärt att använda ett verktyg för visualisering vid konferenserna. b. Jag har tillgång till ett verktyg/system för visualisering. Ange gärna vilket. (Fritextsvar) 18. I Krisberedskapsförordningen utpekas de myndigheter som ska ha TiB (se lista här intill) [listan utgår här]. De flesta av dessa, samt alla länsstyrelser, bjuds in till de regelbundna samverkanskonferenserna. MSB utreder just nu ifall det finns behov av att fler myndigheter har TiB. Saknar du någon myndighet på denna lista, som du tycker har en sådan uppgift vid en kris att den borde ha TiB?