Vägledning för dig som ska anordna EVENEMANG I KRAMFORS
Den här skriften är till dig som funderar på att genomföra ett evenemang inom Kramfors kommun. Den skall på ett enkelt och informativt sätt hjälpa till att ge svar och att hänvisa till rätt instans eller myndighet. På så sätt hoppas vi att informationen skall spara tid, underlätta och hjälpa till att undvika fallgropar för dig som arrangör. Publikationen ges ut av Kramfors kommun näringslivsenheten. Vi reserverar oss för eventuella felskrivningar eller förändringar som ligger utanför vårt ansvarsområde. Med vänlig hälsning Janne Mellander Näringslivsutvecklare Kramfors kommun
1 EVENEMANG Det finns många typer av evenemang: musik, konserter, mässor, idrottstävlingar, teaterföreställningar, festivaler, dans, fester och utställningar är några exempel på evenemang. Det finns tre skäl till varför man gör ett evenemang. Ideella Kommersiella En kombination av de båda 1.1 Förberedelser Oavsett vilken typ av evenemang som du tänker genomföra så måste det finnas en ekonomisk bärkraft, det vill säga att någon vill betala för upplevelsen, tjänsten eller produkten. Det kan vara av vikt att testa dina idéer på fler olika grupperingar får att på så sätt säkra idén. Det behöver nödvändigtvis inte vara en vetenskaplig marknadsundersökning, men risken minimeras för felbedömning om man gör en grundlig inventering och tar reda på vilka målgrupperna är. FRÅGOR ATT TÄNKA PÅ! Vilka samarbetspartners kan ansluta sig? Vilka målgrupper riktar sig evenemanget till? Är innehållet tilltalande för målgruppen? Är tidpunkten den rätta? Är val av plats/lokal lämplig? Är biljettpriset/anmälningsavgiften rimlig? Antagande om antalet betalande besökare. Finns det konkurrerande evenemang? Har evenemanget möjlighet att växa i framtiden? Hur ser logistiken ut för evenemanget? Vilka fördelar har mitt evenemang? Vilka sponsorer kan vara intresserade av evenemanget? 1.2 Konkurrentanalys Vilket datum skall ditt evenemang genomföras? Konkurrerar det med andra närliggande evenemang? Kan man samarbeta med andra evenemangsarrangörer, utbyta erfarenheter och arbetskraft, finns andra samordningsvinster? Kontakta gärna Kramfors kommuns turistbyrå på tel 0612-801 20 samt Höga Kusten Turism, tel: 0613-108 50, www.hogakusten.com för att få vetskap om kommande aktiviteter. 1.3 Val av plats för evenemanget Om du redan bestämt var ditt evenemang skall äga rum, kontakta Kramfors kommuns tillväxtavdelning som hjälper dig med de kommunala kontakterna. Lyckade evenemang behöver inte alltid behöver vara på förväntande arenor. Skulefestivalen vid Skulebergets fot, Kramfors stadsfest och Tradjazzfestivalen på Mannaminne är exempel på lyckade satsningar.
2 MARKNADSFÖRING Hur skall man marknadsföra evenemanget och sig själv som arrangör? Det finns inget enkelt svar på den frågan, utan det beror på typ av rrangemang, målgrupp, vad man själv vill med evenemanget (affärsidén) samt vilka resurser man fogar över. All marknadsföring börjar internt. Börja därför med den egna arrangörsstaben. Skapa en tydlig profil och tydliga mål som är väl förankrade innan en extern lansering sker. Underskatta inte betydelsen av marknadsföring och val av marknadskommunikation. Det är viktigt att synas i dagens mediabrus, det kan faktiskt vara avgörande om evenemanget ska lyckas eller ej. 2.1 Mål Sätt upp tydliga mål att sträva mot. Målen bör vara... Tydliga Konkreta Tidsbestämda Uppnåeliga Mätbara Tidplan med aktiviteter och ansvarig 2.2 Marknadsplan Olika typer av målgrupper och evenemang kräver olika marknadsföringsinsatser. Vad skall vi sälja? Arrangemanget Arrangören Trygghet Till vilka skall vi sälja? Vilka eller vilken är målgruppen? Beslutsfattare. Det är viktigt att dessa hålls informerade om vad som händer med evenemanget. Hur skall vi sälja? Annonsering, papperstidning, banners, TV-reklam, radioreklam, direktreklam, affischering, egen webb, sociala medier Facebook och så vidare. Media. Genom att hålla goda relationer till media med bra nyheter under resans gång skapas uppmärksamhet och intresse för evenemanget. Biljettförsäljning. Valet av biljett distribution styrs av arrangemangets art. För att öka tillgängligheten och en ökad försäljning, kan en internetlösning vara att föredra. När skall vi sälja? Hur lång tid innan evenemanget? Skall det finnas förköp, försäljning vid entré?
3 EKONOMI En väl fungerade styrning av evenemangsbudget är en förutsättning för ett lyckat utfall. Budgeten är inte helig, men den som är budgetansvarig skall vara ifrågasättande när någon i arrangörsstaben kan tänka sig att öka kostnaderna och inte intäkterna. Räkna gärna på olika utfall, till exempel vilket besöksantal fordras för att nå ett nollresultat. 3.1 Likviditetsbudget Det är inte ovanligt att man som evenemangsarrangör kommer i likviditetsproblem eftersom kostnaderna kommer före intäkterna. Att ansöka om checkkredit, fakturera kunder i förväg eller att avtala med leverantörer om anstånd med betalningar kan vara en framkomlig väg. Vid oväntat höga startkostnader, säkerställ en finansiering som klarar även ökade eller oförutsedda kostnader. 3.2 Budgetuppföljning Budgetuppföljningen bör ske löpande med fasta avstämningsdatum. Budgetuppföljning efter avslutat evenemang är nödvändigt för att lära sig av vad som var bra eller mindre bra. 3.4 Ekonomiarbetet Det kan vara en god idé att ta hjälp av ekonomiutbildad personal eller en redovisningsbyrå som är van att utföra ekonomiska rapporter. Ibland kan olika intressenter såsom banker, leverantörer, offentliga aktörer kräva att få se den ekonomiska redovisningen.
4 SPONSRING OCH BIDRAG Sponsring är ett ömsesidig, juridisk och affärsmässigt avtal mellan två parter. Sponsring kan vara pengar, varor, tjänster eller en kombination av dessa. Viktigast är att det uppstår ett utbyte där sponsorn får en förhandlad motprestation tillbaka. Det kan till exempel vara en logotype i programbladet, på hemsidan, biljetter eller andra överenskommelser. Sponsring är många gånger en förutsättning för att genomföra ett evenemang. Det är därför nödvändigt att vara ute i god tid. Undersök vilka intressenter som kan ha ett intresse av att visa upp sina varor eller tjänster i samband med evenemanget. 4.1 Stöd från näringslivet Tänk noga igenom vad du har att erbjuda en tänkbar företagssponsor innan kontakt sker. Vad kan företaget tjäna på att hjälpa er? Förbered en tydlig presentation av evenemanget och vilka som står bakom. Se till att du kontaktar rätt personer som har beslutsrätt i frågan. 4.2 Kommunalt stöd Kramfors kommun ger stöd till föreningars verksamheter enligt följande regelverk: Kulturenheten Ansökan om bidrag till offentliga kulturella icke kommersiella evenemang kan av registrerade ideell organisation sökas hos Kulturenheten på Kramfors kommun. Ansökan skall ske minst två veckor innan evenemanget. Maxbeloppet är 5000 kronor. Fritidsenheten Bidraget avser i första hand att stödja föreningar som anordnar offentliga, drogfria arrangemang utöver den ordinarie öppna ungdomsverksamheten. Bidraget är riktat till kommunens ungdomar i åldern 7-20 år. Totalt finns 20 000 kr per år att söka. Tillväxtavdelningen/näringslivsenheten För att en förening, organisation eller företag ska kunna få bidrag av tillfällig karaktär måste det tydligt framgå att det blir ett mervärde för kommunen och att evenemanget kan bidra till Kramfors kommuns utveckling. Kramfors kommuns tillväxtavdelning/näringslivsenheten är kommunens företrädare gentemot externa arrangörer och sköter kontakterna med dessa. Vid beslut om bidrag ska arrangörens motprestation framgå i en skriftlig överenskommelse. Egen insats krävs för att erhålla bidrag. BRA ATT VETA! Stöd ges till evenemang som sker inom kommunens geografiska område. I ansökan ska ni lämna en beskrivning av evenemanget, dess innehåll, genomförande, tidpunkt och målgrupp. Budget och finansiärer ska också anges och vilken förening eller företag som är ansvarig för evenemanget med kontaktperson. Ansökan sker på en särskild blankett vilket ni finner på Kramfors kommuns hemsida www.kramfors.se/blanketter Redovisning. För att erhålla evenemangsbidrag skall en skriftlig rapport göras senast två månader efter slutfört evenemang.
4 SPONSRING OCH BIDRAG 4.3 Länsstyrelsens företagsstöd Företagsstöd kan sökas av små och medelstora företag som bedriver verksamhet på marknadsmässiga villkor. Bidrag får dock inte lämnas till verksamheter som bedrivs på en lokal eller regional marknad där flera företag konkurrerar med liknande verksamheter. Stöd kan sökas i samband med nyetablering eller en tillväxtsatsning till sådant som maskiner/inventarier, byggnader, produktutveckling, marknadsföring. De vanligaste stödformerna är Företagsutvecklingsbidrag och Mikrobidrag men även andra möjligheter kan finnas. Läs mer på www.lansstyrelsen.se/vasternorrland under Näringsliv & föreningar. Företagsstöd inom Landsbygdsprogrammet Genom Landsbygdsprogrammet kan du exempelvis söka stöd för att utveckla och stärka ditt företag inom turism och besöksnäring. Läs mer på www.lansstyrelsen.se/vasternorrland under Lantbruk & landsbygd. 4.4 Övriga stöd Samarbetspartners och olika intresseorganisationer kan innebära olika stödmöjligheter, till exempel Leader. Det kan därför vara av vikt att hålla sig uppdaterad om stödformer. 4.5 Västernorrlands idrottsförbund Sisu idrottsutbildning Stöd till föreningar när det gäller organisationsutvecklingsfrågor sker lämpligt via www.sisuidrottsutbildarna.se/vasternorrland. Kontaktperson: Janne Hellström 010-4764873.
5 BESTÄMMELSER KRING EVENEMANG Att svara på vilka tillstånd som krävs för olika evenemang är inte enkelt. Bäst är att kontakta polismyndighetens växel, telefon114 14 och förklara ditt ärende. Begär därefter att få prata med den person på polisen som kan svara på dina frågor. Polisen kan ge svar på vilka tillstånd som krävs och hur man söker dessa. Du hittar mer information på polisens hemsida www.polisen.se. 5.1 Allmänna sammankomster och offentlig tillställning Allmänna tillställningar och sammankomster på offentlig plats (torg, parker, allmänna vägar) kräver tillstånd. På övriga platser är det endast offentliga tillställningar som kräver tillstånd. Undantaget är tävling/uppvisning i sport och idrott samt fackeltåg. Till offentlig tillställning räknas festtåg, tivolinöjen, marknader, danstillställningar, mässor och tävling/uppvisning i motorsport. Tillstånd söks hos Polismyndigheten. Polisen kontaktar de myndigheter och kommunala instanser de anser behöver yttra sig i varje enskilt fall. Allmänna sammankomster på annan plats kräver endast anmälan. Till allmän sammankomst räknas: teater, bio, konserter och andra sammankomster för att föra fram konstnärliga verk, exempelvis gatumusik. Demonstrationer, opinionsyttring och religionsutövning hör också till allmänna sammankomster. 5.2 Livsmedel och mat Vid försäljning eller servering av livsmedel krävs i många fall registrering. Tänk på att hantering skall ske på ett sätt som gör maten säker. För föreningar finns en handbok som visar hur man uppfyller grundläggande hygieniska krav. Anmälan om registrering sker hos Kramfors kommun, miljö och byggförvaltningen. Har du frågor, ring kommunens kundtjänst Kom in, tel. 0612-800 00 och begär att få tala med en livsmedelshandläggare. Säker mat i idrottsrörelsen: www.rf.se/rfdistrikt/vast/nyheter/sakermatiidrottsrorelsen Länk livsmedelskontroll: www.kramfors.se/index.asp?s=1&id=2687 Länk blanketter - www.kramfors.se/index.asp?s=1&id=2564 (anmälan för registrering av livsmedelsanläggning). 5.3 Alkoholservering För att få servera eller sälja alkohol krävs tillstånd enligt alkohollagen. Handläggningstiden kan vara upp till tre månader varför det är viktigt att vara ute i god tid innan evenemanget. Polistillstånd krävs om alkoholförsäljning sker på allmän plats. För vidare information och ansökan, kontakta Kramfors kommun miljö och byggförvaltningen, tel. 0612-800 00. 5.4 Trafikavstängning Tillstånd krävs när en allmän gata, parkering eller dylikt måste stängas av tillfälligt. Det är kommunens tekniska kontor som ger sitt medgivande, tel. 0612-80 000. Tillstånd ansöks hos Polisen. 5.5 Räddningstjänsten Om evenemanget sker utomhus på offentlig plast så kommer polisen att begära ett yttrande från Räddningstjänsten. Om evenemanget sker inomhus i en lokal som inte tidigare har brandbesiktats så måste du kontakta räddningstjänsten. De gör en bedömning av hur många människor som får vistas i lokalen, ser över brandsäkerheten med mera. Kontakta Räddningstjänsten Höga Kusten, www.hka.se 5.6 Brandfarlig vara Vid hantering av brandfarlig vara krävs anmälan/tillstånd, kontakta Räddningstjänsten Höga Kusten-Ådalen. www.hka.se. För fyrverkerier kräver tillstånd, vilket söks hos Polismyndigheten. www.msb.se www.polisen.se 5.7 Motorarrangemang på allmän väg Motorarrangemang (bil, motorcykel, skoter etc) på allmän väg kräver tillstånd från Länsstyrelsen i Västernorrland, www.y.lst.se Tel: 0611-34 90 00. 5.8 Vakter och polis Polisen kan ålägga dig att ha vakter med förordnande (av polisen utbildade vakter). Om polisen anser att de måste sätta in extra resurser på ditt evenemang kan de kräva att du måste betala för dessa extra poliskostnader. Det gäller inte evenemang som inte anses genomförs i vinstintresse, till exempel där där arrangören är en ideell förening. Se mer på www.polisen.se.
6 SKATTER, AVGIFTER OCH LAGAR 6.1 Moms Vi betalar moms (mervärdesskatt) när vi köper varor och tjänster. Momsen är ofta inbakad i priset. Det finns tre olika momssatser: 25, 12 och 6 procent. 6 procent moms gäller för entrébiljetter för kultur- och idrottsevenemang. Undantag är danstillställningar där momsen är 25 procent. 6 procent moms gäller för resor. 12 procent moms gäller för restaurang- och cateringtjänster. rumsuthyrning i hotell-, pensionats- och vandrarhemsverksamhet eller liknande. Även festvåningspaket som omfattar mat, lokal, städning och liknande tjänster, frukost i samband med logi, dukning, servering, diskning och liknande tjänster som ingår i en cateringtjänst samt transport som ingår i en cateringtjänst beskattas med 12 % moms. 25 procent moms gäller för övriga varor och tjänster För mer information, kontakta Skatteverket, www.skatteverket.se. 6.2 Beskattning Huvudregeln är att företag och föreningar är skattepliktiga. Bruttointäkterna minus avdragsgilla kostnader beskattas. Föreningar som har ett allmännyttigt ändamål och som uppfyller vissa krav blir bara skatteskyldiga för vissa inkomster. Det kalllas inskränkt skattskyldighet. Detta innebär att inkomster som medlemsavgifter, bidrag och gåvor inte är skattepliktiga. Om en ideell förening skall bedriva ett evenemang ses det förmodligen som en skattepliktig verksamhet. Om inkomsterna ska beskattas blir föreningen även skyldig att betala moms. För mer information ta kontakt med Skatteverket www.skatteverket.se 6.3 Stim och Sami Om musik framförs live eller på ett diskotek så måste en avgift betalas till STIM. För att arrangera konserter måste ett avtal göras med STIM. På STIMS hemsida www.stim.se finner du vilka avgifter som gäller för olika evenemang. SAMI-avgift måste även betalas om det förekommer förinspelad musik vid t ex olika evenemang. Det gäller även om det bara handlar om bakgrundsmusik www.sami.se 6.4 Reklamskatt Reklamskatt ska betalas på annonser och reklam enligt lagen (1972:266) om skatt på annonser och reklam (reklamskattelagen) Med annonser menas utrymme som upplåtes i trycksak för annan än utgivaren. Skattepliktig reklam kan också förmedlas via affischer, skyltar, idrottskläder med mera. Reklaminslag i TV och radio är undantagna från reklamskatt. För mer information kontakta Skatteverket www.skatteverket.se 6.5 Arbetstidslagen Arbetstidslagen har regler om hur mycket man får arbeta per dygn, per vecka och per år. Den tar upp jourtid och beredskap, vilka raster och pauser man har rätt till och vad som gäller för nattvila. För mer information kontakta Arbetsmiljöverket, www.av.se. 6.6 Avtal Att skriva tydliga avtal skyddar båda parter. På så sätt kan du slippa missförstånd och oklarheter, som längre fram kan leda till tvister om betalning. Avtalet bör innehålla punkter såsom datum och mellan vilka parter avtalet har upprättats, vad avtalet avser, den ekonomiska överenskommelsen, med mera. Det finns avtalsmallar att köpa och att hämta från internet.
7 ERSÄTTNINGSFORMER Det finns två sätt att betala ut pengar för utfört arbete lön och mot faktura. 7.1 Lön Om du betalar ut pengar till en privatperson utan firma är det lön. Då är du arbetsgivare och skyldig att betala sociala avgifter. Du måste även dra skatt och betala in den. 7.1 Arvode Om personen eller företaget innehar F-skattsedel så kan de skicka en faktura till dig för utfört arbete. Moms läggs på summan. Om du anlitar ideella föreningar och de skickar en faktura till dig så ska du normalt göra avdrag för preliminär skatt och lämna kontrolluppgift. Har föreningen F-skattsedel ska inte något skatteavdrag göras. Föreningen kan skaffa intyg från Skatteverket att ingen skatt ska dras. Intyget om skatteavdraget gäller då under innevarande inkomstår. En ny ansökan krävs därför varje år. Mer information om vad som gäller vid lön och arvode hittar du på www.skatteverket.se
8-9 GENOMFÖRANDE & UTVÄRDERING En viktig faktor är hur besökarna upplever evenemanget därför är det viktigt att se evenemanget utifrån besökarperspektivet. Ett lyckat evenemang är där besökaren upplever att de får mer än de har förväntat sig. BRA ATT TÄNKA PÅ NÄR DU PLANERAR! Kommer alla att se och höra? Till vilken målgrupp riktar sig evenemanget? Är dessa behov tillfredsställda? Finns det tillräckligt med toaletter? Hur och på viket sätt får besökarna information? Hur är tillgängligheten för handikappade? Garderobsmöjligheter? Insläppen, hur många insläpp, kan det bli köbildning? Belysning, ljudnivåer? Var placeras serviceställen? Parkeringsmöjligheter, taxi och lokaltrafik Boendemöjligheter Matställen Alternativa lösningar vid eventuella problem 8.1 Publiksäkerhet En arrangör har det yttersta ansvaret för evenemanget. Ansvaret omfattar att se till att det inte medför någon fara för besökarna att besöka evenemanget. Om en olycka inträffar kan arrangören ställas till svars. Säkerhetsfrågan måste vara en del av arbetet oberoende av evenemangets storlek. Räddningsverket har arbetat fram en säkerhetsguide se www.msb.se 8.2 Rån/stöld Arrangemang där pengar, utrustning och värdesaker samlas är alltid intressant för kriminella. På vilket sätt kan man minimera riskerna. Kan det finnas behov av väktare och poliser? 8.3 Årstider, väder och vind Gäller framförallt utomhusevenemang. Årstiderna varierar med kyla, värme, nederbörd och vind. Finns det tillräcklig beredskap om vädret blir extremt. Är platsen den rätta? Finns det tillräckligt med utrustning? Kan någonting skadas, förstöras eller påverka säkerheten för besökare och arrangörsstab? 8.4 Entréer/utgångar Hur många entréer behövs? Vilken kapacitet finns det vid in och utgångar? Kan det skapas köer som påverkar annan verksamhet? 8.5 Betalning Vilka betalningsmöjligheter finns det vid kassan? Hur hanterar man kontantbetalning och kortbetalningar? Hur förvaras pengarna säkert? Om det inte finns kortbetalningsmöjligheter, bör man informera om att kontanter behövs i förväg? 8.6 Biljetter Hur skall biljetterna säljas, på plats eller via ombud, webben? Ska evenemanget ha numrerade eller onumrerade biljetter? Kramfors turistbyrå tillhandahåller tjänsten med biljettförsäljning via Actor biljettsystem. För vidare information kontakta Kramfors turistbyrå/kom in, tel: 0612-801 20 eller www.webbiljett.se/hogakusten 8.7 Droger och fylleri Det finns alltid risk för att drogpåverkade människor stör ordningen, Finns det beredskap för det?
8-9 GENOMFÖRANDE & UTVÄRDERING 8.8 Nödutgångar /Nödsituation Vet all personal vad som förväntas av dem vid en nödsituation och var nödutgångarna är placerade? Finns det tydliga skyltar, finns det hinder vid nödutgångarna om fara uppstår? Hur ska ni agera vid en nödsituation? 8.9 Publik- och trafikavspärrningar Vilken form av avspärrningar behövs? Avspärrningsband, enklare staket eller kraftiga avspärrningsstaket? Behövs skyddsstaket för att hantera publiktrycket vid konserter med stående publik? Behövs personal som hjälper besökare till rätta? 8.10 Ljudnivåer Arrangören är ansvarig för att höga ljudnivåer inte kan tänkas ge hörselskador. Hörselproppar kan vara en bra service att tillhandahålla. För mer info, se Socialstyrelsens allmänna råd om ljudnivåer www.socialstyrelsen.se 8.11 Brandfarligt material För pyroteknik eller eldshow ska tillstånd sökas hos polisen. Levande ljus, marschaller kan vara en riskfaktor. Kontrollera att brandutrustning finns och att den är fungerar. För att söka tillstånd, se www.polisen.se. 8.12 Sjukvård Hur löser man sjukvård om behov uppstår? Finns det ett behov av läkare, första hjälpen-grupper på plats? 8.13 Intilliggande boenden Innan evenemanget genomförs, skapa en bra dialog och informera de som bor intill evenamangsområdet. Det kan handla om ljudnivåer, avspärrningar som kan leda till att det blir längre till bostaden och transporter. 8.14 Hemtjänstpersonal Om området är avspärrat så måste hemtjänstpersonalen kunna besöka sina brukare. Detta kan lösas med till exempel ett passerkort. 8.15 Frivilliga organisationer Inventera och kontakta frivilliga organisationer som på olika sätt kan vara till er hjälp. 8.16 Rider Vid arrangemang framförallt inom musikvärlden så förekommer begreppet rider. Det är önskemål från artisthåll vad som bör finnas på plats. En rider kan bestå av teknik, ström, mat och dryck, bärhjälp etc. Det finns en uppfattning om att arrangören måste uppfylla innehållet i ridern till fullo. Om du tycker att ridern inte är rimlig ska du säga ifrån. 8.17 Försäkring Se över ditt försäkringsskydd. Finns det försäkring mot olycksfall för publik eller personal. Stöldförsäkring? Finns det en ansvarsförsäkring? All personal inklusive ideella ska vara försäkrade för olycksfall via en kollektiv olycksfallsförsäkring. 8.18 Press och media Tänk på att bjuda in och ackreditera press och media till evenemanget. 9 UTVÄRDERING I alla lärande sammanhang är utvärderingen en viktig faktor och värdefull för det fortsatta arbetet. Arbetet bör ske i den egna organisationen men kan också med fördel ta hjälp av professionella utvärderingsföretag. Ett annat sätt är att via samarbete med forskare och studenter utarbeta uppföljningar och utvärderingar.