49 BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsen Central förvaltning Datum 2013-01-28 Sida 1 (4) Ekonomienhet Dnr LD12/03503 Uppdnr 408 2013-01-28 Landstingsstyrelsen 2013-02-18 Landstingsfullmäktige Gemensam nämnd med Borlänge kommun för språktolkförmedlingsverksamhet Ordförandens förslag Landstingsstyrelsen föreslår fullmäktige 1. En gemensam nämnd, Gemensam nämnd för språktolkförmedlingsverksamhet, bildas fr. o. m. 2013-03-01 för Landstinget Dalarna och Borlänge kommun. 2. För nämndens första mandatperiod, d.v.s. från 1 mars 2013 och fram till dess att nya ledamöter tillträder, utses två ordinarie ledamöter, varav en vice ordförande, samt två ersättare för dessa. Ordförande för samma period väljs av Borlänge kommun 3. Samverkansavtal mellan Landstinget Dalarna och Borlänge kommun avseende gemensam språktolkförmedlingsverksamhet, enligt bilagorna b) och c), godkänns. 4. Reglemente för den gemensamma nämnden, enligt bilaga d) godkänns. 5. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning Landstingets upphandlade avtal med språkförmedlingsföretag har löpt ut vid årsskiftet. Mot bakgrund av goda erfarenheter av samarbetet med Borlänge kommuns tolkförmedlingsverksamhet föreslås bildandet av en gemensam nämnd för bedrivande av tolkförmedlingsverksamhet i egen regi, tillsammans med Borlänge kommun. Genom bildandet av en gemensam nämnd krävs ingen upphandling. Landstinget kan därigenom säkerställa att verksamheten uppfyller kvalitativa krav i tolkförmedlingsverksamheten och också påverka utbildning och information till de tolkar vars tjänster förmedlas. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Samverkansavtal c) Bilaga 1 till samverkansavtalet d) Bilaga 2 till samverkansavtalet e) Bilaga 3 till samverkansavtalet f) Reglemente Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Box 712 Vasagatan 27 023-490000 Landstingsjurist Lena Jönsson 791 29 Falun Falun Org.nr: 232100-0180 023-49 06 40
Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsfullmäktige Central förvaltning Datum Dnr Sida 2 (4) 2013-01-28 LD12/03503 Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Landstinget har en skyldighet att säkerställa patienters rätt till information, delaktighet och medinflytande i samband med vård och behandling. Den enskildes rätt till tolk vid kontakt med offentliga myndigheter är också lagstadgad. Landstinget har därmed ett behov av att säkerställa tillgången på kompetenta kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar. Det finns en stor brist på auktoriserade tolkar, vilket innebär att huvuddelen av de tolkar som förmedlas endast har tolkutbildning via tolkförmedlaren. Det finns ingen fastställd norm för språktolkar förutom kammarkollegiets auktorisering vilket försvårar uppställande och kontroll av kvalitativa krav på tolkars kompetens. Landstinget har tidigare upphandlat språktolkförmedlingstjänster och tecknat avtal med ett antal leverantörer, bl a Borlänge kommun. Avtalen löper ut vid årsskiftet. Med undantag av Borlänge kommun, har de tidigare upphandlade språktolkförmedlingarna uppvisat varierande och ojämn kvalitet. Landstinget har också haft rättsliga tvister med språktolkförmedlingsföretag i anledning av bristande avtalsuppfyllelse. Erfarenheterna har visat att det är svårt att i upphandling ställa kvalitativa krav på språktolkförmedlingsverksamhet som kan följas upp. Detta bedöms vara lättare i en verksamhet som bedrivs i egen regi. Landstinget har god erfarenhet av den språktolkförmedlingsverksamhet som bedrivs av Borlänge kommun. Genom bildande av en gemensam nämnd uppnår landstinget insyn i verksamheten och kan därigenom säkerställa önskvärda kvalitativa krav på språktolkförmedlingsverksamheten samt påverka utbildning och information till de språktolkar som förmedlas av den gemensamma nämnden. Genom bildandet av en gemensam nämnd ställs inte krav på upphandling av språkförmedlingstjänster. Patientperspektiv Genom skapandet av gemensam nämnd med Borlänge kommun bedöms att Landstinget får större möjligheter att kvalitetssäkra språktolkverksamheten och säkerställa tillgången till språktolkar. Samtliga tolkar ska känna till och följa Kammarkollegiets vägledning God tolksed, vägledning för auktoriserade tolkar. Finansiering och ekonomiska konsekvenser Borlänge kommun bedriver idag egen språktolkförmedlingsverksamhet. Verksamhetens kostnader utdebiteras i två steg. Först sker en preliminär utdebitering till beställande enheter avseende de ersättningar som framförhandlas med de språktolkar som förmedlas. Därefter sker en slutlig
Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsfullmäktige Central förvaltning Datum Dnr Sida 3 (4) 2013-01-28 LD12/03503 debitering årligen innebärande att verksamhetens faktiska kostnader (inklusive OH-kostnader) fördelas mellan parterna i förhållande till antalet uppdrag. Tolkförmedlingsverksamheten sysselsätter idag fyra handläggare och bedömds behövas utökas till totalt sex heltidstjänster. Under 2013 budgeteras en omsättning om totalt 2.7 mkr, varav Landstingets del är 65%, eller 1,75 mkr. Miljö Verksamheten bedöms inte vara miljöpåverkande. Språktolkar ersätts för kollektiva transportmedel där sådana finns. Likabehandling Beställande enheter ska vid behov kunna beställa manlig eller kvinnlig tolk. Borlänge kommun är värdkommun och därmed också arbetsgivaransvarig. Borlänge kommun har en likabehandlingspolicy. Barnkonsekvens Genom att verksamheten bedrivs i egen regi, kan landstinget påverka utbildning och information till de tolkar, vars tjänster fömedlas. Därigenom kan landstinget påverka hur tolkarna tillgodoser barnperspektivet och barns rätt till exempelvis integritet och sekretess. Juridik Borlänge kommun har anlitat Advokatbyrån Gärde Wesslau som bedömt att enbart tecknande av ett samverkansavtal riskerar att klassas som otillåten direktupphandling oaktat avsaknaden av vinstintresse och oaktat att verksamheten endast avser att tillgodose egna behov. Med upphandling i lagens mening förstås en anskaffning inom den offentliga sektorn som den offentlige aktören betalar för, på något sätt. Samverksansavtal mellan offentliga aktörer kan därför klassas som en otillåten upphandling. Byrån rekommenderar därför en annan samverkansform för att undvika risken för skadestånd och ogiltigförklaring av avtalet. Kommunallagen anvisar bildandet av en gemensam nämnd för samverkan mellan offentliga aktörer. Folkhälsa God tillgång till kvalitetssäkrade och kunniga språktolkar är inte bara en lagstadgad rättighet utan också ett viktigt verktyg för hälso- och sjukvårdspersonal vid vård och behandling.
Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsfullmäktige Central förvaltning Datum Dnr Sida 4 (4) 2013-01-28 LD12/03503 Konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete Borlänge kommun är tidigare en leverantör av språktolkförmedlingstjänster. Bildandet av en gemensam nämnd där Borlänge kommun är värdkommun bedöms inte medföra konsekvenser för arbetsmiljön för landstingets anställda. Förändringen innebär att andra, tidigare leverantörer av språktolkförmedlingstjänster inte anlitas och att rutiner därför måste förändras. Samverkan med fackliga organisationer Förhandling enligt MBA 11 äger rum 2013-01-23. Uppföljning Samverkansavtalet innehåller stadgande om uppföljning både vad gäller ekonomi som verksamhet.
Bilaga 1 Kravspecifikation Programförklaring Borlänge kommuns tolkförmedling som har funnits sedan 1974 är sedan 2011 kvalitets- och miljöcertifierade enligt FR2000. Certifieringen innehåller ett ledningssystem som ska säkerställa förverkligandet av våra dokumenterade riktlinjer. Tolkförmedling är medlem i Tolkservicerådet, en branschorganisation som förespråkar vikten av kvalitativ tolkservice och värnar om kompetenta tolkar samt att ta vara på deras yrkeskunnande. Tolkförmedlingens verksamhet regleras genom lagar och förordningar, föreskrifter samt allmänna råd. Kompetens och kvalitet Tolkförmedlingen satsar på kompetens och kvalitet genom att ställa höga krav på anlitade tolkar samt förmedlingspersonal. Förmedlingspersonalen ska ha genomgått en utbildning i bemötande av kunder och tolkar. Tolkförmedlingen ska erbjuda och arrangera utbildning av tolkanvändarna genom föreläsningar med temat att tala genom tolk. Fortbildning skall alltid varit aktuellt i tolkförmedlingens policy både gällande tolkar samt personal. Uppdragets utförande Auktoriserad tolk skall vid uppdrag hos beställande enhet bära kammarkollegiets tolkbricka. Övriga tolkar skall bära bricka med information om tolkförmedlingen, tolkens namn och språk. Tolken skall bära ren och vårdad klädsel och får inte använda starkt doftande parym/rakvatten eller lukta rök med hänsyn till patienter/brukare (allergier etc). Tolk får inte vara påverkad av alkohol eller andra droger, inte heller ha symptom efter tidigare berusning/drogbruk såsom exempelvis lukt eller avvikande uppträdande. Tolken skall ha undertecknat sekretessförbindelse som tillhandahålls av tolkförmedlingen som bekräftelse på att denne informerats om sekretess och tystnadplikt innan uppdraget utförs. Tolk får inte vara släkt eller ha nära relation med patient/brukare. Vid telefontolkning skall tolken befinna sig i en för uppdraget lämplig miljö, dvs fri från buller, andra personer och störande inslag. Tolkning ska genomföras på sådant sätt att sekretessen säkerställs. Telefontolkning ska ske över fast linje men kan i undantagsfall ske i mobiltelefon och ha en så optimal ljudkvalitet som möjligt. Beställande enhet är uppringande part vid telefontolkning. Inställelsetiden vid telefontolkning, dvs tolken är anträffbar är maximalt 1(en) timme. Vid video-webbtolkning är inställelsetiden maximalt fyra timmar, innebärande att tolken har anlänt till av tolken anvisad plats för video-webbtolkning under denna tid. Inställelsetid vid kontakttolkning är maximalt fyra timmar. Vid behov kan tolkförmedlingen erbjuda översättning av dokument t ex patientjournal från hemlandet. Vid kontakttolkning har beställande enhet rätt att nyttja tolken för nytt uppdrag inom den tolktimme som avtalats, utan ytterligare ersättning till tolken.
Bilaga 1 Rekrytering Tolkförmedlingens riktlinjer gällande rekrytering av tolkaspiranter innefattar både, skriftligt och muntligt prov inledningsvis. Den som klarar av proven ska intervjuas av ansvarig personal för rekrytering. Minimikravet är att tolken skall ha genomgått grundutbildning för kontakttolkar, samt har såväl informell som social kompetens och samarbetsförmåga, god kommunikation med patienter/brukare och personal samt goda kunskaper i svenska språket. Utöver detta skall tolken vara lämplig och redbar. Tolkförmedlingen skall också verka för rekrytering av tolkar som auktoriserats av kammarkollegiet bland annat med speciell kompetens för tolkning inom hälso- och sjukvård. Sekretess och tystnadsplikt Tolken omfattas av Offentlighets- och sekretesslagen och har tystnadsplikt. Tolkförmedlingen skall säkerställa att tolk informerats om sekretess, tystnadsplikt och straffansvar genom en skriftlig bekräftelse av lämnad information. Rangordning vid beställning Vid beställning av tolkuppdrag har tolkförmedlingen som rutin att tillsätta en tolk efter rangordning som innefattar kompetens, lämplighet samt jävs regler. Kompetensens olika nivåer är uppbyggda som nedanstående: - Speciellkompetens inom sjukvård och rättsväsende - Auktoriserade tolkar - Tolkar med utbildningsbevis - Utbildade tolkar - Tolkaspiranter Tolkförmedlingspersonalen försöker tillgodose kundens önskemål samt tillämpar närhetsprincipen utan att eftersätta kompetensen. Huvudsyftet med närhetsprincipen är att minska kostnader för kunden ur ett helhetsperspektiv, minska miljöpåverkan och skapa en hälsosam arbetsmiljö för tolkarna. Ersättning och försäkringar Tolkarna hos Borlänge kommuns tolkförmedling har goda arbetsvillkor som regleras i enlighet med tolkavtal bl. a. gällande arvoden samt olycksfallsförsäkring. Hantering av personuppgifter En annan angelägen rutin är att tolkförmedlingen hanterar personuppgifter enligt PUL och förmedlingen följer även kommunens och landstngets riktlinjer att inga personuppgifter uppges på fakturorna. Vid hantering av skyddade personuppgifter skall tolkförmedlingen genom interna och information till tolkarna säkerställa att patienternas person- eller adressuppgifter inte riskerar att röjas. Avvikelsehantering Alla avvikelser dokumenteras i tolkförmedlingens bokningsprogram. Varenda avvikelse handläggs och bedöms enskilt samt åtgärdas. Uppföljning sker för att eliminera och förebygga risker för kvalitetsavvikelse.
31.500 uppdrag TOLKEN - Landsting 2013 REVIDERAD EFTER MÖTE 2012-10-12 Tolkförmedling 2012 Gemensam Handlägg Carina J Handlägg Terese J Handlägg Johanna C Handlägg Fredrik J Handlägg XX Handlägg XX Handlägg vikarie PO % 38,46% 38,46% 38,46% 38,46% 38,46% 38,46% 38,46% Tjänstgöringsgrad 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 0,5 Lön (månads/ uppdrag) 26 000 21 800 21 800 21 000 21 000 21 000 21 000 Semester 1,6% 416 349 349 336 336 336 336 PO 10 160 8 518 8 518 8 206 8 206 8 206 8 206 Månadslön 36 576 30 667 30 667 29 542 29 542 29 542 14 771 Årskostnad 438 907 368 007 368 007 354 502 354 502 354 502 177 251 Hyra, 1 modul Stadshuset 12 kvm 3661kr/kvm 0 43 932 43 932 43 932 43 932 43 932 43 932 0 Utbildning (1% av lönekostnad) 0 4 389 3 680 3 680 3 545 3 545 3 545 0 Hälsovård, Previa 0 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 0 Styrelseuppdrag 0 40 000 0 0 0 0 0 0 IT - Basutbud (nätet) 12.000/ dator 0 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 0 IT - leasing (snitt för 36 mån) 6.000/ dator 0 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 0 Telefon (abonnemang 4.000 & markering 6.000) 0 10 000 10 000 10 000 10 000 10 000 10 000 0 Summa övr personalomkostnader 0 117 321 76 612 76 612 76 477 76 477 76 477 0 Summa 0 556 228 444 619 444 619 430 979 430 979 430 979 177 251 Lokalytor - väntrum (12 kvm) 3661 kr/kvm 43 932 Lokalytor - 1 tolkrum (12 kvm) 3661 kr/kvm 43 932 Tolkrum/grupp telefon (2 st) 15 000 Kontorsmaterial 60 000 Tryckning 60 000 Annonsering 50 000 Leasing kopieringsmaskin (del av) 6 000 Möbler (40.000 kr/rum) avskrivning 5 år 8 000 8 000 Introduktionskurs 30 tim 15 deltagare 30 000 Sjukvårdsutbildning 80 tim 15 deltagare 120 000 Sjukvårdsutb (fort) 30 tim 15 deltagare 50 000 Språkhandledning 40 tim 15 deltagare 4 språk 230 000 Initial utbildning 200 000 Tolkprogram TAQS 10.000+1.35/uppdrag 52 525 Tolkprogram utveckling (20.000-100.000) 50 000 TSR- online 20 000 TSR medlemskap 9 000 Videotolkning - utveckling (uppskattning) 100 000 Övrigt/oförutsett 50 000 Summa övrigt 1 190 389 0 0 0 0 8 000 8 000 0 Summa 1 190 389 556 228 444 619 444 619 430 979 438 979 438 979 177 251 TOTALT administration 4 122 043 Landstingets andel av uppdrag 65% 2 679 328 2 732 914 2013 (+2%) Bilaga 2 2013-01-18 13:26 Bil 2 Tolken - landsting
31.500 uppdrag TOLKEN - Landsting 2013 REVIDERAD EFTER MÖTE 2012-10-12 Per månad 227 743 Avräknas vid kalenderår mot faktisk kostnad 2013-01-18 13:26 Bil 2 Tolken - landsting
REGLEMENTE FÖR GEMENSAM NÄMND FÖR SPRÅKTOLKFÖRMEDLINGSVERKSAMHET Gäller fr.o.m. den 1 mars 2013. Borlänge kommun och Landstinget Dalarna har kommit överens om att fr.o.m. 2013-03- 01 samverka genom att inrätta en gemensam nämnd, kallad Gemensam nämnd för språktolkförmedlingsverksamhet. Borlänge kommun är värdkommun för den gemensamma språktolkförmedlingsorganisationen. Organisationen har sitt arbetsställe och säte i Borlänge kommun och ingår i kommunens organisation. Den gemensamma organisationens namn är Borlänge kommuns språktolkförmedling. Förvaltningschef utses av Borlänge kommun, varvid samråd skall ske med Landstinget Dalarna. Utöver vad som föreskrivs om nämnder i Kommunallagen gäller detta reglemente och ett mellan Landstinget och kommunen ingånget samverkansavtal för den gemensamma nämnden. ALLMÄNNA BESTÄMMELSER Nämndens uppgifter 1 Nämnden skall, inom ramen för den kommunala kompetensen och mot bakgrund av självkostnadsprincipen, bedriva språktolkförmedlingsverksamhet samt teckna uppdragsavtal med tolkar för att tillgodose myndigheternas egna behov av kompetenta och tillgängliga kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar. Den gemensamma nämnden för språktolkförmedlingsverksamhet har det samlade ansvaret för drift och förvaltning av språktolkförmedlingsverksamhet i enligt med tecknat samverkansavtal, samt de mål, riktlinjer och budget som respektive fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i olika lagar och föreskrifter samt bestämmelser i detta reglemente. Ansvar och rapporteringsskyldighet 2 Den gemensamma nämnden för språktolkförmedling ska ansvara för att verksamheten bedrivs i enlighet med lagar och förordningar och föreskrifter, de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt bestämmelser i detta reglemente. Den gemensamma nämnden för språktolkförmedling ska till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Sammansättning 3 Den gemensamma nämnden består av fyra ledamöter och fyra ersättare. Varje part utser två ordinarie ledamöter samt ersättare för dessa.
Ersättarnas tjänstgöring 4 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde, ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under sammanträdet på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Ersättare som ej tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna men ej i besluten. Ej tjänstgörande ersättare har rätt att få sin mening antecknad till protokollet. 5 Inkallande av ersättare 6 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall snarast anmäla detta till nämndsekreteraren som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. Ersättare för ordföranden 7 Om varken ordföranden eller vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandes uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.
Sammanträdena Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdats till sammanträden. 8 9 Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträde. Kallelsen skall på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fyra dagar före sammanträdesdagen. Kallelse bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordförande eller vice ordförandena kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra det. Ordföranden 10 Parterna är överens om att posten som ordförande skall innehas av en av de valda ledamöterna från Borlänge kommun och att posten som vice ordföranden skall innehas av en av de valda ledamöterna från Landstinget Dalarna under tiden från nämndens bildande och fram tills nästa mandatperiod. Posterna som Ordförande respektive vice ordförande skall därefter rotera mellan parterna. Det åligger ordföranden för nämnden att - med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för nämndens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor, - främja samverkan mellan den gemensamma nämnden för språktolkförmedling och kommunens övriga nämnder samt - företräda nämnden, med rätt att sätta annan i sitt ställe, vid förhandlingar, sammanträden, uppvaktningar och konferenser med myndigheter, företag och enskilda. Justering av protokoll 11 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.
Reservation 12 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet. Om nämnden beslutar att omedelbart justera den paragraf i protokollet som reservationen avser, skall motiveringen dock lämnas så snart det kan ske och senast under den sammanträdesdag då beslutet fattades. Särskilt yttrande 13 Ledamot som vill lämna ett särskilt yttrande till protokollet skall anmäla detta innan sammanträdet avslutas och lämnas inom de tidsfrister som gäller för skriftliga yttranden. Delgivning 14 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, sektorchefen eller annan anställd som nämnden bestämmer. Undertecknande av handlingar 15 Avtal och andra från nämnden utgående handlingar skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av handläggande tjänsteman. Handlingar som hänför sig till delegerade ärenden skall undertecknas av delegaten. Sammanträden 16 Den gemensamma nämnden skall sammanträda minst två gånger per år, på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i Borlänge kommun om inte nämnden själv bestämmer annat. SÄRSKILDA BESTÄMMELSER Driftsansvar Styrande lagstiftning 17
Rätten till tolk framgår bland annat av Förvaltningslagens 8 innebärande att i de fall en myndighet har att göra med någon som inte behärskar svenska eller som är allvarligt hörsel- eller talskadad, bör myndigheten vid behov anlita tolk. Vidare har Landstinget skyldighet att säkerställa patienters rätt till information, delaktighet och medinflytande i samband med vård och behandling, vilket framgår av Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), Patientsäkerhetslagen (2010:659) och Patientdatalagen.(2008:355). Såväl Borlänge kommun som Landstinget Dalarna behöver därför säkerställa myndigheternas behov av såväl kontakttolkar, telefontolkar som videowebbtolkar. Driftsansvar 18 Nämnden skall, inom ramen för den kommunala kompetensen och mot bakgrund av självkostnadsprincipen, bedriva språktolkförmedlingsverksamhet samt teckna uppdragsavtal med tolkar för att tillgodose myndigheternas egna behov av kompetenta och tillgängliga kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar. 19 Den gemensamma nämnden för tolkförmedlingsverksamhet har det samlade ansvaret för drift och förvaltning av tolkförmedlingsverksamhet i enligt med tecknat samverkansavtal, samt de mål, riktlinjer och budget som respektive fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i olika författningar samt bestämmelser i detta reglemente. Nämnden skall regelmässigt till Borlänge kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Nämnden skall också enligt avtal mellan Borlänge kommun och Landstinget Dalarna om tolkförmedlingsverksamhet rapportera regelmässigt till landstingsfullmäktige i Dalarna. Nämnden utövar det övergripande arbetsgivaransvaret inom sitt verksamhetsområde. Utifrån sitt uppdrag ska nämnden tillse att intern kontroll och uppföljning fungerar tillfredsställande. 20 Nämnden är personuppgiftsansvarig enligt Personuppgiftslagen (1998:204) inom sitt verksamhetsområde
Version 0.9 1 (13) Samverkansavtal Om språktolk- och översättarverksamhet Avtalstid: 2013-03-01 2016-01-31 Samverkansparter: Landstinget Dalarna och Borlänge kommun 1. AVTALSPARTER 1. Landstinget Dalarna Box 712, 791 29 Falun Org nr 232100-0180 Hemsida www.ltdalarna.se nedan Landstinget 2. Borlänge kommun Borlängekommuns tolkförmedling 781 81 Borlänge Org nr 212000-2239 Hemsida www.borlänge.se nedan Borlänge kommun 2. KONTAKTPERSONER FÖR AVTALET LANDSTINGET Lars Johansson Chef Avtals-upphandlingsavd e-post lars.johansson@ltdalarna.se Tfn 070 605 0627 BORLÄNGE KOMMUN Marianne Sjöström Chef Arbetsmarknad och fritid e-post marianne.sjostrom@borlange.se Tfn 0243-74 881 Carina Johansson Samordnare Tolkförmedlingen e-post carina.johansson@borlange.se tfn 0243-74 942 3. Kontakt vid avrop av tolk Borlänge kommun Tfn 0243-74 900 e-post :tolkformedlingen@borlange.se Fax: 0243 66 002
Version 0.9 2 (13) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. AVTALSPARTER... 1 2. KONTAKTPERSONER FÖR AVTALET... 1 3. Kontakt vid avrop av tolk... 1 4 Bakgrund... 3 5 Avtalsform... 4 6 Syfte... 4 7 Giltighetstid och uppsägning... 4 8 Anslutningsavtal... 4 9 Ändring och omförhandling... 4 9.1 Omförhandling... 4 9.2 Tillägg eller förändring av avtalet... 4 10 Tvist... 4 11 Omfattning... 5 12 Ekonomi... 5 12.1 Kostnader och fördelningsnyckel... 5 12.2 Budget och verksamhetsplan... 5 12.3 Datasystem, fax, tfn och arkiv- och ekonomisystem... 5 12.4 Lokal... 6 12.5 Inventarier... 6 13 Värdkommunens ansvar och rutiner... 6 13.1 Övergripande ansvar... 6 13.2 Organisation... 6 13.3 Personal... 6 13.2.1 Tolkförmedlingsuppdraget... 6 13.2.2 Enskilda tolkar... 7 13.4 Bemanning... 7 13.5 Arvoden och kostnadsersättningar till tolkar... 7 13.6 Fakturering... 7 13.7 Ansvar för förmedlade tolkuppdrag... 8 13.8 Ansvar för kvalitetssäkringsystem... 8 13.9 Statistik... 8 13.10 Avvikelserapportering... 9 13.11 Underleverantör... 9 13.12 Försäkring... 9 14 Samordning och styrning... 9 14.1 Styrgrupp... 9 14.2 Samordnare... 10
Version 0.9 3 (13) 15 Beställning och avbeställning av uppdrag... 10 15.1 Beställning... 10 15.2 Beställningsbekräftelse... 10 15.3 Bekräftelse på utfört uppdrag... 11 15.4 Avbeställning... 11 16 Krav på tolkningsförmedlingsverksamhet... 11 16.1 Tolkars kompetens... 11 16.2 Patientens ställning... 12 16.3 Skyddad identitet... 12 16.4 Kontinuitet tolkar... 12 16.5 Samordning... 12 16.6 Utbyte av tolk, avbrytande av uppdrag, misskötsel, avstängning... 12 16.7 Inställelsetid för kontakttolk... 13 17 Sekretess... 13 18 Dokumentation... 13 19 Utvärdering... 13 Mellan ovan angivna parter, med rätt för Borlänge kommun att träffa anslutningsavtal till detta avtal, har följande avtal träffats; 4 Bakgrund Såväl Landstinget Dalarna som Borlänge kommun har behov av kompetenta och tillgängliga kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar. Rätten till tolk framgår bland annat av Förvaltningslagens 8 varav det framgår att i de fall en myndighet har att göra med någon som inte behärskar svenska eller som är allvarligt hörsel- eller talskadad, bör myndigheten vid behov anlita tolk. Mot denna bakgrund driver Borlänge kommun tolkförmedlingstjänster i egen regi avseende kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar. Landstinget har skyldighet att säkerställa patienters rätt till information, delaktighet och medinflytande i samband med vård och behandling, vilket framgår av Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), Patientsäkerhetslagen (2010:659) och Patientdatalagen.(2008:355). Landstinget har mot denna bakgrund bildat gemensam nämnd för tolkförmedling samt tecknat avtal om tolkförmedlingstjänster avseende kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar. Avtalen löper ut 2013-01-31. I samband med att Landstingets befintliga avtal gällande tolkförmedling löper ut, avser parterna att bilda gemensamt nämnd för tolkförmedlingsverksamhet samt inleda samverkan gällande tolkförmedling av kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar.
Version 0.9 4 (13) 5 Avtalsform Detta är ett samverkansavtal som reglerar samverkan mellan parterna för att i första hand tillgodose parternas egna intressen. Genom avtalet ges Borlänge kommun möjlighet att teckna anslutningsavtal med andra kommuner som har ett behov av att samverka för att tillgodose det egna behovet, innebärande också att anslutande kommun ingår i gemensam nämnd. 6 Syfte Syftet med detta samverkansavtal är att gemensamt och inom ramen för den kommunala kompetensen och mot bakgrund av självkostnadsprincipen nyttja resurser som tillgodoser båda parters behov av språktolkförmedlingstjänster avseende kompetenta kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar. 7 Giltighetstid och uppsägning Avtalet gäller fr.o.m. det att avtalet undertecknats av behöriga firmatecknare fram till och med 2016-01-31. Avtalet förlängs därefter årligen med ett år i sänder såvida avtalet inte uppsagts skriftligen senast den 31 januari året innan avtalstidens utgång. 8 Anslutningsavtal Borlänge kommun har rätt att träffa anslutningsavtal att annan offentlig aktör med behov av samverkan ges möjlighet att ansluta sig till detta samverkansavtal på likalydande villkor samt att ingå i gemensam nämnd för tolkförmedlingsverksamhet. Borlänge kommun är dock huvudansvarig såvitt avser Borlänge kommuns rättigheter och skyldigheter. 9 Ändring och omförhandling 9.1 Omförhandling Om det efter dagen för detta avtals ikraftträdande sker väsentliga förändringar av de förutsättningar som avtalet baseras på, har vardera part rätt att begära förhandling om ändring av de delar av avtalet som påverkas därav. Med väsentliga förändringar avses förändringar som ligger utanför parts kontroll och som part inte rimligen kunnat förutse vid avtalets ingående och som medför väsentliga negativa konsekvenser för part som inte på annat sätt regleras i detta avtal. 9.2 Tillägg eller förändring av avtalet Tillägg eller förändringar av avtalet skall göras skriftligen och undertecknas av samtliga parters behöriga firmatecknare. 10 Tvist Tvister angående tolkning och /eller tillämpningen av detta avtal, och övriga överenskommelser mellan de samverkande parterna, skall i första hand lösas genom förhandlingar mellan parterna. För den händelse överenskommelse inte kan träffas skall tvister avgöras i allmän domstol