2012-03-14 Vad är ett Förbundsmöte Förbundsmötet är Gymnastikförbundets högsta beslutande organ Förbundsmötet genomförs vartannat år och är ett formellt beslutsmöte. Förbundsmötet är Gymnastikförbundets högsta beslutande organ och det är de utsedda ombuden från landets alla drygt 1 100 medlemsföreningar som har rösträtten på mötet. All diskussion och inlägg görs i mikrofon från talarstolen, eftersom hela mötet dokumenteras både i bild och ljud. Men vad är ett förbundsmöte? Det kan ju vara tråkigt, dötrist och fruktansvärt långtråkigt och alldeles, alldeles underbart! Ett förbundsmöte är kanske inte direkt underbart, men väldigt viktigt. Förbundsmötet beslutar om planer och inriktning på Gymnastikförbundets verksamhet under de kommande åren, samtidigt som man tar ställning till förbundsstyrelsens redovisning av den verksamhet som bedrivits under de två sista verksamhetsåren. Det är även förbundsmötet som utser förbundsstyrelse för den kommande perioden. Förbundsmötets genomförande regleras av Gymnastikförbundets stadgar. Begära ordet och/eller lämna förslag yrka Ombud som önskar begära ordet och/eller lämna förslag under mötets gång, ska göra det skriftlig genom att lämna in lappar på det under mötets gång till mötespresidiet. Det är mötesordföranden som fördelar ordet och upprättar talarlista. Alla inlägg görs från talarstolen. Följande beslutsordning brukar användas vid Förbundsmötet 1. Mötesordförande frågar mötet om man bifaller förslaget till beslut ombuden svarar JA genom bifallsrop (acklamation) mötesordföranden lyssnar och gör sin tolkning av vilket förslag som fått högst bifall. 2. Ombud kan därefter begära omröstning (votering). Mötesordförande brukar då först genomföra försöksvotering genom handuppräckning. Mötesordförande ställer då på nytt samma fråga och ombuden svarar med handuppräckning. Mötesordförande meddelar resultatet av försöksvoteringen ombud kan begära votering igen 3. Har ombud begärt votering efter försöksvotering kommer rösträkning att genomföras med hjälp av rösträknarna. Ombuden blir kallade till rösträknarna som bockar av ombud för ombud, och noterar hur man väljer att lägga sin röst/er. Rösträknarna sammanställer alla avgivna röster och mötesordförande meddelar resultatet. 4. Vid personval kan ombud begära sluten omröstning. Skillnaden jämfört med p.3 är då att ombuden lämnar in sina röstsedlar till rösträknarna på en skriven och hopvikt lapp. Rösträknarna sammanställer alla avgivna röster och mötesordförande meddelar resultatet. Röstberättigat ombud kan välja att rösta blank eller avstå från att ta ställning till förslaget till beslut. De som väljer att avstå att rösta eller avger ogiltiga röster ska ej medräknas i antalet avgivna röster.
2012-03-14 Så här fattas beslut majoritetsbeslut sakfrågor och personval För beslut i sakfrågor (undantaget stadgefrågor) krävs absolut majoritet vilket innebär mer än hälften av antalet avgivna röster. Vid beslut om stadgeförändringar krävs kvalificerad majoritet, vilket innebär minst 2/3-delar av antalet avgivna röster. Vid lika röstetal i sakfrågor gäller det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om denne är röstberättigad. Är denne inte röstberättigad avgör lotten. Personval avgörs genom relativ majoritet vilket innebär den/de som erhållit högsta antalet röster är vald oberoende av hur dessa röster förhåller sig till antalet avgivna röster. Vid val ska i händelse av lika röstetal lotten avgöra. Med antalet avgivna röster avses det faktiskt antal röster som avges. De som väljer att avstå att rösta eller avger ogiltiga röster ska ej medräknas i antalet avgivna röster. Omröstning sker öppet. Om röstberättigat ombud begär det ska dock personval ske slutet. Beslut bekräftas med klubbslag av mötesordförande. Vilka har besluts-, förslags- och yttranderätt Yttrande- och förslagsrätt vid Förbundsmöte har ombuden, förbundsstyrelsens ledamöter, ledamöter i Gymnastikförbundets kommittéer, generalsekreteraren och motionär i vad avser egen motion samt revisorerna i vad avser deras granskningsuppdrag. Yttranderätt tillkommer RF:s representant, Gymnastikförbundets arbetstagare, och annan närvarande person om mötet enhälligt samtycker. Vid Förbundsmöte får representanter för Gymnastikförbundets medlemsföreningar närvara. Vilka har beslutsrätt röstberättigade ombud Förbundsmöte är beslutmässigt med det antal röstberättigade ombud som efter kallelse är närvarande och deltar i mötets beslut. Förening ska inge fullmakt för sitt ombud. I fullmakten ska ombuds rätt att utöva föreningens rösträtt anges. 1. Ombud ska vara myndig och tillhöra förening ansluten till Gymnastikförbundet. 2. Ombud får inte vara ledamot av förbundsstyrelsen. 3. Ombud får representera med obegränsat antal röster. Sammanträdestermer och vanliga begrepp på möten På följande fyra sidor kan du läsa på om vanliga sammanträdestermer och begrepp på möten. Sidorna är ett utdrag ur Föreningsguiden (SISU Idrottsböcker). Häftet Föreningsguiden är grunddelen i Idrottens Föreningslära som vänder sig till idrottsrörelsens alla organisationsledare. Gymnastikförbundet rekommenderar varmt alla styrelser och kommittéer att ta del av innehållet i Idrottens Föreningslära ta kontakt med SISU Idrottsutbildarna.
Utdrag ut Föreningsguiden med tillstånd av SISU Idrottsböcker föreningsguiden Vanligt förekommande begrepp i möten och föreningsutveckling Att kommunicera betyder att göra gemensamt. De ord vi använder för olika saker syftar bara till att vi ska kunna kommunicera, att vi ska kunna öka vår förståelse för varandra. Så fort man stöter på ett ord man inte förstår eller där det tycks finnas olika betydelser, ska man stanna upp och fråga: - Hallå, vad menar du, vad menar ni? Här följer ett antal vanligt förekommande begrepp som används i mötessammanhang och när det handlar om föreningsutveckling. Vill ni omdefiniera begreppen gör det. Men kom ihåg att de som ska använda begreppen ska förstå den nya innebörden. Då har kommunikationen en chans. Begrepp Acklamation Adjungerad Ajournera Aktivitetsplan Balansräkning Bifall Bordlägga Dagordning Förhållningssätt Intressent Definition Betydelse Högljutt bifall det vill säga Ja-rop när man röstar på ett förslag. Tillfällig ledamot. Den som till exempel adjungeras till styrelsen har yttrande- och förslagsrätt, men får inte delta i besluten. Uppehåll i mötet. Ibland räcker inte tiden till eller så behöver man hämta in mer underlag för att kunna fatta beslut. Men, det kan också handla om att man behöver en fikapaus! I den här begreppsvärlden, synonymt med handlingsplan och kommunikationsplan. Talar om vad föreningen har för tillgångar (i form av till exempel pengar, byggnader och material) och skulder (i form av till exempel obetalda räkningar) När man bifaller ett förslag röstar man Ja till förslaget. Man bordlägger en fråga när man av olika skäl inte kan (eller vill) fatta beslut just nu. Det betyder alltså att man tar upp frågan vid ett senare tillfälle. Det är bra att bestämma sig för när detta senare tillfälle är och vad som behöver göras till dess. Den lista som talar om vad som ska tas upp på ett möte. Kallas också för föredragningslista. Ett samlingsbegrepp för hur vi (enskilda och organisationer) väljer att förhålla oss till varandra, till verksamheten, till omvärlden. Ett förhållningssätt tar sig uttryck i en synlig handling. Används ibland synonymt med värdering/värdegrund. Den eller de som verksamheten och/eller föreningen är beroende av att ha någon form av relation med/till för att kunna uppnå sina mål. 55
föreningsguiden Invärld Justera Kommunikationsplan Mål Nuläge Närvärld Omvärld Omvärldsanalys Omvärldsbevakning Ordet fritt Den värld vi själva kan påverka direkt. Den egna organisationen, den egna arbetsplatsen. Någon ska kontrollera att det som står i protokollet stämmer med det som sades och beslutades på mötet. Det kallas att justera och godkänna protokollet. I den här begreppsvärlden, synonymt med handlingsplan och aktivitetsplan. Är beskrivningar av konkreta saker man vill uppnå i syfte att uppnå eller åtminstone närma sig visionen. Ibland används olika typer av mål för att särskilja olika insatser från varandra, till exempel inriktningsmål, övergripande mål, resultatmål, aktivitetsmål, effektmål, kvalitets- och kvantitetsmål, kännedomsmål m fl. Ett resultatmål ska exempelvis kunna besvara följande frågor: Är målet specifikt? Är det mätbart? Är det accepterat (av dem som ska arbeta för det)? Är det realistiskt? Är det tidsbestämt? Den position verksamheten befinner sig i med tanke på till exempel ekonomisk förmåga, måluppfyllelsegrad, trivsel, utmaningar inför framtiden, behov av kompetensförstärkningar. Den egna branschen, den värld vi är med och påverkar kunder, leverantörer, konkurrenter. Den värld vi i regel inte kan påverka lagar och förordningar, värderingar i samhället, media. Strukturerade aktiviteter som syftar till att ur trender och tendenser dra lärdomar och erfarenheter, som är av betydelse för organisationens framtida vägval. Nationalencyklopedins definition: Sammanfattande benämning på de aktiviteter som en organisation, en myndighet eller ett företag ägnar sig åt för att bättre förstå sin omvärld och hur denna förändras. Omvärldsanalysen kan antingen fokusera på nuläget eller ligga till grund för mer långsiktiga bedömningar av framtida utveckling (strategisk omvärldsanalys). Är insatser som görs i syfte att hålla koll på vad som sker i organisationens omgivning, både den man själv är med och påverkar och den som påverkar en. Innebär att vem som helst kan begära ordet och säga sin mening. Syftet med att lämna ordet fritt under ett möte är att alla verkligen ska ges möjlighet att säga sin mening innan man fattar beslut. Det är ordföranden som efter att ett förslag har framförts talar om att ordet är fritt (vilket det inte alltid har varit, därav uttrycket). 56
föreningsguiden Ordningsfråga Policy Reservation Resultaträkning Revision Strategi Streck Styrdokument Suppleant Syfte Uppdrag (Ändamål, Mission) En fråga om ordning! Någon kan under mötet ropa: Ordförande, ordningsfråga. Jag undrar hur länge vi ska hålla på med denna punkt? Vi pratar bara runt frågan och kommer inte längre. Jag föreslår att vi sätter streck (se nedan) i debatten, eller: Ordförande, ordningsfråga. Sverige spelar nu förlängning i EM-finalen ska vi ta en paus?. En ordningsfråga handlar alltså hur man på bästa sätt tar mötet vidare. Ett eller flera ställningstaganden i en viss fråga. En policy fungerar som ett riktmärke. En policy talar om hur man ska bete sig i en viss situation eller handha en viss fråga. En policy är troligen präglad av värdegrunden. Exempel: En arbetsplats säger i sin värdegrund att man ska handla etiskt försvarbart i varje situation. I den andan har man en policy för hur kreditkort får användas. När man reserverar sig talar man om att man har en avvikande mening i en viss fråga och att man vill ha det inskrivet i protokollet. En sammanställning av inkomster och utgifter under året. Betyder granskning. Den eller de som är valda till revisorer i en förening ska granska inte bara räkenskaperna, utan hela det sätt på vilket styrelsen arbetat och förvaltat det förtroende och uppdrag de fått av medlemmarna. En uppsättning av aktiva vägval och/eller förhållningssätt i syfte att nå uppsatta mål. Beslut och handlingar som man gör idag för att säkerställa ett framtida resultat och för att tillvarata möjligheter. Exempel: En förening har som mål att öka antalet nya medlemmar. En strategi för att nå det målet är att alltid finnas med vid stora ungdomsevenemang. För att inte en diskussion eller debatt ska dra ut på tiden för länge kan ordföranden föreslå att man sätter streck. Då kan den som fortfarande har något att komma med anmäla sig på talarlistan. Alla på den listan får sedan säga sitt innan man går till beslut. De beslut som formellt sätter upp ramarna för varför en viss organisation finns, inom vilket område den ska verka samt i stora drag hur det ska gå till. Exempel på styrdokument är stadgar, ägardirektiv, årsmötesbeslut, policys, verksamhetsplaner, eventuella lagar och förordningar. Ersätter ordinarie ledamot. Styrelsen kan själv bestämma om suppleanten får vara med på mötena trots att den ordinarie ledamoten också är där. Suppleanten har då ingen rösträtt, men väl yttrande- och förslagsrätt. Beskriver varför en uppgift behöver göras eller vad en viss uppgift är tänkt att leda till. Uttrycks lite olika. I organisationens stadgar hittar man ändamålsparagrafen, som alltså talar om varför organisationens finns, vad som är dess uppdrag eller mission. 57
föreningsguiden Utvecklingsplan Varumärke Verksamhetsanalys Verksamhetsidé Verksamhetsinriktning Verksamhetsområde Verksamhetsplan Verksamhetsplanering Verifikation Vision Votering Värdegrund Värderingar Yrka I princip synonymt med verksamhetsplan (se nedan), men något mer offensiv till sin karaktär. En utvecklingsplan signalerar att man är genuint intresserad av att utveckla föreningen och den verksamhet som bedrivs. Man är beredd att riva murar, ompröva och pröva nytt. De gripbara och ogripbara fördelar som till exempel en förening förknippas med av dem som betraktar eller möter föreningen och dess företrädare. En systematisk genomlysning av bland annat verksamhetens (eventuella) vision, mål, handlingsplaner, nuläge, styrkor och svagheter, omvärldsförutsättningar med flera faktorer. Talar om för vem man ska göra vad och något om hur det ska gå till. Kan vara ett dokument som innehåller en beskrivning av organisationens vision, verksamhetsidé, övergripande mål och hur man tänkt sig att uppnå dessa. Att definiera ett verksamhetsområde är detsamma som att tala om inom vilka områden man tänker verka för att uppnå vision, idé och mål. Det dokument som innehåller en verksamhetsperiods mål och handlingsplaner. Den process som leder fram till organisationens eller arbetslagets verksamhetsplan. Kvitto som intygar att man haft en viss utgift. En föreställning eller en bild av en önskvärd framtid, ett önskvärt framtida tillstånd. Uttrycks som om vi redan var där. En bild i vårt medvetande om vår framtid, som vi alla tror så starkt på att den påverkar våra handlingar varje dag. Omröstning. Kan begäras av vilken mötesdeltagare som helst. Så kallad sluten omröstning tillämpas bara vid personval. Då röstar man på valsedlar som rösträknare sammanställer. En uppsättning av förhållningssätt, rättesnören, ledstjärnor som talar om hur man förhåller sig till varandra, hur man förhåller sig till uppdraget och organisationens ändamål i övrigt. Värdegrunden innehåller troligen både värderingar och normer. Handlar om vad man anser vara gott/ont, bra/dåligt. Grundläggande principer och beteenden som ger en organisation dess form och karaktär samt ledsagar den i sitt agerande och formar kulturen. När någon yrkar på något kommer hon/han med ett förslag. Jag yrkar på bifall till Nisses förslag, betyder alltså att personen föreslår att man ska rösta Ja till Nisses förslag. 58