SAMMANSTÄLLNING AV ÄRENDEN

Åbo Akademis styrelse SAMMANSTÄLLNING AV ÄRENDEN Föredragande Broo: 1 Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet 2 Meddelanden 23.3.2005 kl. 13.15- Föredragande Lindberg: 1 Initiativ rörande fördelningsprinciperna för den externfinansierade verksamhetens omkostnadsbidrag Föredragande Lindberg och Sandell: 1 Godkännande och undertecknande av bokslutsakten (verksamhetsberättelse och bokslutskalkyler) för år 2004 Föredragande Vainio: 1 Styrelsens sammansättning, storlek och arbetsformer. Återremitterat ärende Föredragande Sandell: 1 Principerna för fördelning av budgetanslag för betalning av interna hyror

ÅBO AKADEMI FÖREDRAGNINGSLISTA STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 2/241 torsd. den 23.3.2005 kl. 13.15- Närv. Björkstrand Söderholm Anckar Ginman Dahlbacka Grönlund Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Engblom Meinander Østern Hagelstam Björkqvist Alm Salmi Smulter Ahlström Holmberg Sell Norrby Hansén Sällström Lönnroth Helsing Mattinen Bäckström Gyllenberg A-M Ringwall-Moberg, protokollförare --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet Enligt punkt 2.2. Instruktion för behandling av ärenden vid Åbo Akademi (fastställd 27.3.1992) skall kallelse till styrelsens möten utsändas minst tre vardagar före mötet. Kallelsen utsändes 16.3.2005. Enligt punkt 2.6. Instruktion för behandling av ärenden vid Åbo Akademi är styrelsen beslutför, när mötets ordförande och minst hälften av styrelsens övriga medlemmar är närvarande. Beslutsförslag Mötet torde konstateras lagligt och beslutfört. 16.3.2005 R. Broo Beslut

ÅBO AKADEMI FÖREDRAGNINGSLISTA STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 2/241 torsd. den 23.3.2005 kl. 13.15- Närv. Björkstrand Söderholm Anckar Ginman Dahlbacka Grönlund Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Engblom Meinander Østern Hagelstam Björkqvist Alm Salmi Smulter Ahlström Holmberg Sell Norrby Hansén Sällström Lönnroth Helsing Mattinen Bäckström Gyllenberg A-M Ringwall-Moberg, protokollförare 2 Meddelanden Kansler: Ändringarna av ekonomistadgan har fastställts i enlighet med styresens beslut 3.2.2005 Förvaltnings- PM rörande UVM seminarium 10.3.2005 inför resultatförhanddirektören: lingarna (Bilaga). Beslutsförslag Meddelandena torde antecknas till kännedom. 15.3.2005 R. Broo Beslut

ÅBO AKADEMI FÖREDRAGNINGSLISTA STYRELSEN G-B Lindberg, tel. 4121 B. Sandell, tel. 4166 Möte 2/241 torsd. den 23.3.2005 kl. 13.15- Närv. Björkstrand Söderholm Anckar Ginman Dahlbacka Grönlund Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Engblom Meinander Østern Hagelstam Björkqvist Alm Salmi Smulter Ahlström Holmberg Sell Norrby Hansén Sällström Lönnroth Helsing Mattinen Bäckström Gyllenberg A-M Ringwall-Moberg, protokollförare 1 Godkännande och undertecknande av bokslutsakten (verksamhetsberättelse och bokslutskalkyler) för år 2004 Enligt 1 2 mom. 5 punkten i akademins förvaltningsinstruktion skall styrelsen behandla akademins verksamhetsberättelse och bokslut och fatta de beslut dessa ger anledning till. Skyldigheten för räkenskapsverk att uppgöra verksamhetsberättelse och bokslut regleras i 63 förordningen om statsbudgeten. 63 har ändrats genom förordning 254/2004 men ändringen gäller första gången för bokslutet 2005. Enligt nu gällande stadganden skall bokslutet uppgöras före utgången av februari och verksamhetsberättelsen inom mars året efter finansåret. Bokslutet skall ge riktiga och tillräckliga uppgifter om ämbetsverkets ekonomi och om resultatet av verksamheten. Bokslutet består av verkets 1) bokslutskalkyler, dvs. intäkts- och kostnadskalkylen, balansräkningen och budgetens utfallskalkyl, samt uppgifterna i bilagor till dem, samt 2) verksamhetsberättelse. Bokslutet undertecknas av chefen för ämbetsverket. Om ämbetsverket har en direktion eller något annat ledande organ, godkänner och undertecknar detta bokslutet. Undertecknadet ankommer alltså vid Åbo Akademi på styrelsen. Syftet med undertecknandet av verksamhetsberättelsen och bokslutskalkylerna är att verifiera att undertecknarna godkänner bokslutsakten.

Räkenskapsverkets bokslut är en del av statens bokslut, vilket försvårar läsbarheten. Trots att akademin har överskott i form av restanslag, visar intäkts- och kostnadskalkylen 64,1 Mi. Det här igen beror på att statsbudgetens anslag inte upptas bland intäkterna i räkenskapsverkets intäkts- och kostnadskalkyl. Räkenskapsverkets verksamhetsberättelse skall innehålla en beskrivning av verksamhetens resultat jämte nyckeltal och jämförelser med resultatmålen. UVM har gett direktiv angående de nyckeltal som per resultatområde bör användas för att beskriva verksamhetens lönsamhet, produktivitet och verkningsfullhet. Dessutom skall berättelsen innehålla uppgifter om den avgiftsbelagda verksamhetens lönsamhet och jämförelser med de uppställda målen. Bokslutsakten 2004 som innehåller - verksamhetsöversikt (med bilagor), - beskrivning av resultatet (med bilagor), - bokslutskalkyler och uppgifter i bilagor till dem samt granskning av kalkylerna i bokslutet och - redogörelse för den interna kontrollen bifogas (bilaga 1). Dessutom ger följande bilagor, som inte ingår i bokslutsakten, en överblick av budgetanslagens användning samt kundtjänstens och den samfinansierade forskningens omfattning och lönsamhet per ansvarsområde: 1. Användningen av moment 29.10.21.111 per enhet 2004 (bilaga 2) 2. Budgetens förverkligande 2004 (bilaga 3) 3. Avgiftsbelagd verksamhet och samfinansierad forskning (bilaga 4). Åbo Akademis personalberättelse för 2004 finns på adressen: http://www.abo.fi/personalinformation/publikationer/ Beslutsförslag Styrelsen godkänner och undertecknar bokslutsakten för år 2004 i den form som framgår av bilaga 1. Styrelsen befullmäktigar dessutom rektor att godkänna och underteckna bokslutet ifall tekniska korrigeringar ännu måste göras i detta. 15.3.2005 G-B Lindberg o. B. Sandell Beslut

ÅBO AKADEMI FÖREDRAGNINGSLISTA STYRELSEN G-B Lindberg, tel. 4121 Möte 2/241 torsd. den 23.3.2005 kl. 13.15- Närv. Björkstrand Söderholm Anckar Ginman Dahlbacka Grönlund Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Engblom Meinander Østern Hagelstam Björkqvist Alm Salmi Smulter Ahlström Holmberg Sell Norrby Hansén Sällström Lönnroth Helsing Mattinen Bäckström Gyllenberg A-M Ringwall-Moberg, protokollförare 1 Initiativ rörande fördelningsprinciperna för den externfinansierade verksamhetens omkostnadsbidrag Styrelsemedlemmarna Kimmo Grönlund och Mariam Ginman har lämnat in ett initiativ, som gäller fördelningen av den externfinansierade verksamhetens omkostnadsbidrag (bilaga). Punkt 2.3. i instruktionen för behandling av ärenden vid Åbo Akademi lyder: Två medlemmar av ett förvaltningsorgan kan genom skriftlig, motiverad anhållan kräva att ett förvaltningsorgan till behandling skall uppta ett visst ärende som hör till dess befogenhet. Föredraganden bör bereda och föredra ärendet så att det om möjligt kan behandlas på nästa möte. Omkostnadsbidragets storlek är 15 % av de totala intäkterna, vilket följer linjen vid de övriga finländska universiteten. Styrelsen har fastslagit omkostnadsbidragets storlek vid sitt möte 3.9.1999 samt vid sitt möte 14.11. 2002 justerat fördelningen av bidraget till följd av införandet av interna hyror. Enligt det gällande beslutet fördelas omkostnadsbidraget mellan centralförvaltningen och fakulteterna/fristående institutionerna på följande sätt: 1. 7 %-enheter av det inom resultatenheten införtjänade bidraget tilldelas enheten för betalning av fastighetsutgifter 2. 5-%-enheter läggs till statsbudgeten för vidarefördelning till resultatenheterna enligt den av styrelsen godkända resursfördelningsmodellen

3. 3 %-enheter av det inom resultatenheten införtjänade bidraget ges som åter bäring till enheten. Initiativtagarna hävdar att ingen del av omkostnadsbidraget fördelas vidare till enheterna. Detta är dock inte fallet emedan 7 %-enheter för fastighetsutgifter används för betalning av institutionernas o. motsv. interna hyror samt 5 %-enheter, som läggs till statsanslaget, kommer fakultetens alla enheter till godo liksom återbäringen om 3 %-enheter. I vissa fakulteter har återbäringen diskuterats livligt och det finns de som anser att återbäringen borde ges direkt åt institutionerna och övriga enheter (ansvarsområden), inte åt fakulteten. Om man går in för en sådan modell borde omkostnadsbidraget sänkas till 12 %, ty det finns ingen orsak att först samla in medlen för att sedan returnera dem till betalaren (institutionen o. dyl.). Tvärtom skulle det föranleda en massa extra arbete, även jämfört med nuläget. En annan fråga som diskuterats är omkostnadsbidraget om 12,5 % av Finlands Akademis forskningsanslag. Enligt nuvarande praxis ges 7 %-enheter för betalning av fastighetsutgifter och resten, 5,5 %-enheter, läggs till statsbudgeten och kommer på det viset alla resultatenheter, och i förlängningen alla institutioner o. motsv., till godo. FA:s omkostnadsbidrag är avsett för kostnader för lokaler, apparatur, laboratorietjänster, telefon, post, kopiering, bibliotek, fjärrlån och ADB. Problem uppstår om FA-projektet underställs institut som inte tilldelas budgetmedel, t.ex. IAMSR och institutet för jämförande nordisk politik och förvaltning. I dylika fall finns inte några driftsmedel för betalning av telefon, post mm. Då det gäller kundtjänst, TEKES-, EU- och övriga projekt ger dessa ett överskott som kan användas för allmänna omkostnader. Föredraganden bedömning För att avhjälpa bristen på driftsmedel för allmänna omkostnader för FA-projekt föreslås att 3 %-enheter av omkostnadsbidraget om totalt 12, 5 % tilldelas institutionen eller motsvarande enhet (ansvarsområde). En mer detaljerad fördelning än ansvarsområden är inte motiverad. 7 %-enheter tilldelas resultatenheten för betalning av fastighetsutgifter och 2,5 %-enheter läggs till budgeten för vidarefördelning till resultatenheterna enligt den godkända budgetfördelningsmodellen. Resultatenheten tilldelas ingen återbäring då det gäller FA-projekt. Beslutsförslag Hänvisande till ovannämnda överväganden besluter styrelsen med ändring av sina tidigare beslut av 3.9.1999 och 14.11.2002 göra följande ändringar då det gäller omkostnadsbidraget av Finlands Akademis forskningsanslag: 1) 7 %-enheter av det inom resultatenheten införtjänade bidraget tilldelas resultatenheten för fastighetsutgifter

2) 2,5 %-enheter läggs till budgeten för vidarefördelning till resultatenheterna enligt den godkända resursfördelningsmodellen 3) 3 %-enheter av det inom institutionen o. motsv. (ansvarsområdet) införtjänade bidraget tilldelas enheten för allmänna omkostnader 4) Resultatenheten ges ingen återbäring. Ändringarna träder i kraft fr.o.m. 1.1.2005. Till övriga delar gäller styrelsens tidigare beslut om omkostnadsbidragets fördelning oförändrat. 15.3.2005 G-B Lindberg Beslut

ÅBO AKADEMI FÖREDRAGNINGSLISTA STYRELSEN M. Vainio, tel. 4102 Möte 2/241 torsd. den 23.3.2005 kl. 13.15- Närv. Björkstrand Söderholm Anckar Ginman Dahlbacka Grönlund Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Engblom Meinander Østern Hagelstam Björkqvist Alm Salmi Smulter Ahlström Holmberg Sell Norrby Hansén Sällström Lönnroth Helsing Mattinen Bäckström Gyllenberg A-M Ringwall-Moberg, protokollförare 1 Styrelsens sammansättning, storlek och arbetsformer. Återremitterat ärende. I den sk CRE-utvärderingen Institutional Review of the Åbo Akademi University (1998) föreslår utvärderarna att Åbo Akademi särskilt granskar och utvecklar universitetets inre organisation och beslutsgång. För att framgångsrikt kunna hantera de utmaningar som framförallt emanerar från intressenter utanför Akademin (externa finansiärer och samarbetsparter) föreslås i CRE-utvärderingen att institutionernas antal minskas, att fakulteterna ges en tydligare roll och att styrelsen i huvudsak skall fokusera på policyfrågor och ärenden av allmän strategisk karaktär. Utvärderarna följer på detta sätt upp de riktlinjer som infördes i universitetslagen 1998 och i den strategiska plan som ÅA:s styrelse antog 1997. Dekanernas ex-officio medlemskap i styrelsen ses av utvärderarna som ett uttryck för att styrelsen har en långtgående teknisk-administrativ (management) funktion än en policyfunktion. Fakulteternas roll kunde enligt CRE förstärkas som en följd av deras resultatansvar. I CRE-utvärderingen påtalas också behovet av regelbundna informella möten mellan rektor och dekaner. I Strategirapporten Åbo Akademi år 2010 tas inte explicit ställning till organisationsformen men konstaterar att det är styrelsens uppgift att i samband med ekonomi- och verksamhetsplanerna göra de prioriteringar som ett förverkligande av ÅA:s långsiktiga strategi förutsätter. På uppdrag av styrelsen tillsatte Rektor den 29.10.2003 en arbetsgrupp med uppgift att överse styrelsens sammansättning, storlek och arbetsformer. Som mål för arbetsgruppens överväganden uppställdes ökad effektivitet och helhetssyn i förvaltningen samt en förstärkning av akademins kontakter och förtroende i förhål-

lande till det omgivande samhället. Arbetsgruppen lämnade inom utsatt tid sitt enhälliga betänkande 23.2.2004. Arbetsgruppen föreslår en väsentlig minskning av styrelsens storlek men med bibehållande av de olika styrelsegrupperingarnas relativa representation. En minskning av styrelsens storlek motiverar arbetsgruppen med att Åbo Akademi har landets största universitetsstyrelse och med att storleken måhända motverkar styrelsens möjligheter att fatta strategiska beslut om prioriteringar och tyngdpunkter. Arbetsgruppen föreslår med hänvisning till Universitetslagen (12 ) att följande tre grupper skall vara företrädda i styrelsen: professorerna, övriga lärare, forskare och övrig personal samt studerandena. Antalet medlemmar från varje grupp skall vara mindre än hälften av det totala antalet medlemmar i styrelsen. I enlighet med den reviderade universitetslagen aktualiseras också frågan om externa medlemmar. Arbetsgruppen föreslår följande sammansättning: Rektor (prorektorerna skulle ges närvaro- och yttranderätt) 4 professorer 4 mellangruppen 4 studerande 1 extern TOTALT 14 För att garantera informationsgången och som stöd för styrelsen och rektor föreslår arbetsgruppen att en rådgivande ledningsgrupp tillsätts. I ledningsgruppen föreslås ingå rektorerna och samtliga dekaner samt förvaltningsdirektören samt en företrädare för de fristående institutionerna. Arbetsgruppen föreslår inga nämnvärda ändringar i förvaltningsinstruktionen till den del den berör styrelsens uppgifter. Utnämning av tjänstemän av vilka det krävs högskolexamen (förvaltningsinstruktionen 29 ) föreslås av arbetsgruppen överföras till respektive resultatenhet. Styrelsens arbetsformer bör enligt arbetsgruppen utvecklas så att styrelsen håller regelbundna aftonskolor och att diskussionsmöjligheterna ytterligare utökas i form av Frågor från styrelsen. Arbetsgruppen föreslår också att styrelsens möten i viss utsträckning kan hållas som videkonferenser mellan Åbo och Vasa. För att förenkla valet av styrelsemedlemmar föreslår arbetsgruppen en övergång till listor med två kandidater (den andra kandidaten är personlig suppleant). Valsättet skulle tillämpas för val av professorer och övrig personal. Enligt arbetsgruppen möjliggör listor med två kandidater att koalitioner kan skapas så att en förminskad styrelse totalt sett ändå kan ha en bred representation. Arbetsgruppen föreslår också att deltagande i styrelseval skall kunna ske elektroniskt. Studentkåren skulle såsom hittills utse studentrepresentanterna till styrelsen. Beträffande val av medlemmar i Österbottens högskolas styrelse föreslår arbetsgruppen direkta val beträffande professorer och mellangruppen alternativt att de-

kanerna för vasafakulteterna automatiskt är medlemmar i ÖH-styrelsen inom professorsgruppen. Studeranderepresentantera skulle utses av Studentkåren. Arbetsgruppen föreslår att, ifall den föreslagna ändringen genomförs, en uppföljning och utvärdering av den nya modellen och arbetssätten. Utlåtanden I det följande sammanfattas fakulteternas och andra enheters utlåtanden (utlåtanden i sin helhet i bilaga). HF konstaterar att styrelsen i dess nuvarande form är tungrodd och omfattar därför förslaget men frågar med oro hur fakulteternas intressen kan garanteras i en styrelse där dekanerna inte ingår. MNF konstaterar att det föreligger ett klart behov av en reform och omfattar arbetsgruppens förslag i sin helhet. ESF beslöt efter omröstning (7-5) stöda arbetsgruppens förslag om en 14 personers styrelse. Fakulteten framför behovet av en förbättring av informationsgången från styrelsen och anser att termen ledningsgrupp är missvisande för ett organ som inte har beslutanderätt. KTF förenar sig i stort med arbetsgruppens förslag men ställer sig kritisk till förslaget att alla dekaner inte deltar i styrelsearbetet. Fakulteten anser att sakkunskapen i styrelsen minskar och att balansen mellan de hårda och de mjuka vetenskaperna rubbas. TF motsätter sig arbetsgruppens förslag till en styrelsemodell där dekanerna inte är självskrivna medlemmar. Fakulteten anser att risken för att de små fakulteterna förlorar sin möjlighet att delta i beslutsfattande är uppenbar och att en ledningsgrupp inte kan kompensera detta. Fakulteten föreslår att den nuvarande modellen kvarhålls. PF anser att förslaget till ny styrelsesammansättning är positivt till den del att förhållandet mellan olika grupper i styrelsen bibehålls men anser det negativt att inte samtliga fakulteter kan garanteras representation. I stället för en extern medlem som arbetsgruppen framför, kan PF tänka sig två externa medlemmar. PF omfattar förslaget till ledningsgrupp och anser att aftonskolor bör arrangeras så att såväl ledningsgrupp som styrelse är närvarande. PF understöder också valsättet inklusive valet av medlemmar till ÖH-styrelsen. Fakulteten anser förslaget till styrelse värt att prövas. SVF anser att det existerar fördelar med en mindre styrelse men att de effektivitetseffekter som eventuellt kan uppnås sker till priset av minskad representativitet och demokrati. Fakulteten anser att arbetsgruppens förslag inte utgör en förbättring i jämförelse med nuvarande modell. SVF anser att prorektorerna bör ha yttranderätt och framför också tanken på en regional kvotering av styrelseplatserna samt möjligheten att frångå en jämn fördelning av styrelseplatserna bland de

olika kategorierna. SVF ställer sig också kritisk till ledningsgruppens ställning och användningen av videokonferenser. Styrelsen för Österbottens högskola efterlyser en analys av styrelsens uppgifter som bakgrund till förslaget till storlek. Styrelsen för ÖH vill hålla kvar en stor styrelse och föreslår 23 medlemmar. Om ÅA väljer en mindre styrelse kräver ÖHstyrelsen att Vasa garanteras representation i samtliga grupper och att prorektorerna ges rösträtt. Styrelsen motsätter sig en ledningsgrupp men välkomnar tillsättande av en grupp med uppgift att handha informationsgången till fakulteterna och de fristående institutionerna. Fortbildningscentralen vid ÅA tar i övrigt inte ställning till arbetsgruppens förslag men anser att vuxenutbildningen, inkluderande också universitetens tredje uppgift, bör vara representerad i den föreslagna ledningsgruppen. Åbo Akademis studentkår stöder en minskning av ÅA:s styrelse och anser att det är viktigt att de olika gruppernas styrkeförhållanden inte rubbas. Studentkåren stöder även i övrigt arbetsgruppens förslag och understryker ledningsgruppens roll som ett forum för informationsbyte utan någon beslutsrätt. Personalföreningen vid Åbo Akademi ställer en rad kritiska frågor om represen-tativitet, ledningsgruppens roll och valet av extern medlem. Personalföreningen anser att styrelsen i sin nuvarande form fungerar bra och den breda representationen garanterar en god informationsgång. Exempel från andra universitet Det är en allmän trend att universiteten såväl i Finland som utomlands har gått in för mindre styrelser och eller alternativ sammansättningar. Arbetsgruppen framför Helsingfors universitet (15: rektor + 5 prof + 4 mellangrupp + 4 studerande + 1 extern) och Joensuun yliopisto (13: rektor + 1 prorektor + 3 prof + 3 mellangrupp + 3 stud + 2 externa) som exempel. Liknande exempel utgör Kuopio universitet (14: rektor + 4 prof + 4 mellangrupp + 4 studerande + 1 extern) och Vasa universitet ( 17: rektor + 2 prorektorer + 4 dekaner + 4 mellangrupp + 4 studerande + 2 externa). Minskningen av styrelsernas storlek sammanhänger vanligen med en förstärkning av fakulteternas resultatansvar och rektorernas och dekanernas operativa roll. Föredragandens bedömning Arbetsgruppens förslag till en minskning av styrelsemedlemmarnas antal kan anses ligga i linje med övriga reformer inom universitetsförvaltningen, vilka betonar effektivitet och universitetens interaktion med det omgivande samhället. En förändring av styrelsens sammansättning, arbetsuppgifter och arbetssätt påverkar alla andra delar av beslutsorganisationen vid ÅA. Beslut om en ny styrelsemodell borde därför baseras på en helhetsstrategi för beslutsgången inom universitetet.

. En minskning av styrelsens storlek på det sätt som arbetsgruppen föreslår innebär att styrelsens funktion och uppgifter ändras. Att dekanerna inte längre skulle ingå i styrelsen innebär, enligt mitt sett att se, en nyordning i riktning mot ett mera allmänt policyorienterat organ. En analys av styrelsens uppgifter och funktion kunde ur detta perspektiv gärna ha ingått i arbetsgruppens förslag. Om styrelsen anser att en minskning av antalet medlemmar i styrelsen är motiverad så torde den föreslagna sammansättningen vara den enda möjliga ifall förhållandet mellan de olika grupperna skall hållas vid det nuvarande. Arbetsgruppen verkar ha utgått i från att en annan typ av sammansättning inte kan genomföras. Som föredragande utgår jag ifrån att arbetsgruppens analys är genomtänkt. Ledningsgruppens roll och ställning har diskuterats och kritiserats av flera remissinstanser. I arbetsgruppens förslag formuleras inte ledningsgruppens uppgifter närmare men eftersom medlemmarna består i huvudsak av dekaner och ledningsgruppen leds av rektor, ligger det nära till hands att anta att ledningsgruppen skulle komma att behandla frågor och samordna ärenden av mera operativ och administrativ karaktär (ekonomi, planering, allmänna personalfrågor etc). Ledningsgruppen skulle komma att ha en funktion som stöd för rektoratet och i rektors relation till styrelsen och fakulteterna. Det finns skäl att ytterligare utreda ledningsgruppens ställning och roll ifall den nya styrelsemodellen antas. Arbetsgruppen föreslår att en extern medlem inväljs i styrelsen. Eftersom det för en extern medlem kan vara svårt att representera det omgivande samhället så kunde en modell med två externa representanter övervägas. Den ena kunde då företräda näringslivet och den andra kulturlivet och den s k tredje sektorn. Om en ny styrelsemodell införs så bör en uppföljning och utvärdering ske i syfte att korrigera eventuella brister och för att stöda en vidare utveckling av beslutsgången vid ÅA. Ett forskningsprojekt med detta tema kunde med fördel genomföras under den följande mandatperioden. Beslutsförslag Styrelsen beslutar att införa den modell för styrelsens sammansättning, storlek och arbetsformer som arbetsgruppen föreslår med följande tillägg: - Ledningsgruppens ställning och befogenheter preciseras - En tredje prorektor med ansvar för forskning tillsätts. Prorektorerna har närvaro- och yttranderätt i styrelsen - I stället för en extern medlem två externa medlemmar inväljs. - Styrelsemodellen utvärderas efter den första mandatperiodens utgång. 21.05.2005 M. Vainio Beslut Ärendet återremitterades den 3.2.2005.

Tilläggsföredragning 11.3.2005 Styrelsen beslöt på sitt möte den 3.2.2005 efter en principdiskussion återremittera ärendet och tillsatte en arbetsgrupp som stöd för en vidare beredning. Beredningsgruppen, som även hade till uppgift att bereda ärendet gällande institutionsindelningen, bestod av dekanus Ulrika-Wolf-Knuts och dekanus Mariam Ginman (professorerna), utbildningschef Tina Engblom och forskningschef Kimmo Grönlund (mellangruppen) samt studentrepresentanterna högskolepolitiska sekreteraren Jonas Heikkilä och fil stud Pia Fredriksson. Beredningsgruppen sammanträdde en gång (11.3.2005) för att diskutera ärendet gällande styrelsens sammansättning och storlek. 1. Styrelsens storlek och sammansättning Majoriteten av arbetsgruppens medlemmar ansåg att styrelsens sammansättning bör baseras på en modell där de olika grupperna har fyra representanter var. En modell med tre representanter per grupp, vilket förslag framfördes på styrelsemötet den 3.2, innebär att ett kvotsystem borde införas för att trygga vasaenheternas representation. Kvoteringen fick inget genomgripande stöd i arbetsgruppen. Arbetsgruppen omfattade förslaget att en dekanus eller prodekanus inte kan vara medlem eller suppleant i styrelsen. Arbetsgruppen kunde acceptera att antalet externa medlemmar blir två. 2. Val av styrelsemedlemmar Arbetsgruppen stödde i princip förslaget om uppställning av valförbund med två kandidater ( parhästar ), varav den ena kandiderar som ordinarie medlem och den andra som suppleant. På detta sätt kan också mindre enheter och grupper bli företrädda i styrelsen. Gällande professorskategorin omfattade arbetsgruppen förslaget att blir en medlem eller suppleant i styrelsen vald till dekanus eller prodekanus för en fakultet avgår hon/han från styrelseuppdraget och inträder i stället suppleanten i styrelsen. Arbetsgruppen diskuterade mandatperioder för studentkårens representanter. Studentkåren utreder möjligheterna och intresset för förkortning av studenternas mandatperioder. Diskuterades val av externa medlemmar. Arbetsgruppen ansåg att dylika val inte i detta skede behöver en strikt formalisering. I praktiken är det närmast den avgående styrelsen som väljer de externa medlemmarna. 3. Ledningsgruppens uppgifter och ställning Arbetsgruppen diskuterade benämningen på ledningsgruppen och omfattade förslaget Rådet för forskning och undervisning för att markera gruppens inriktning och ställning. Rådet skulle ledas av rektor och bestå av dekanerna, rektor och prorektorer, en representant för vuxenutbildningen och förvaltningsdirektören. Rådets viktigaste funktion skulle vara att garantera informationsgången mellan olika enheter och förvaltningsnivåer. Rådet skulle varken ha beredande uppgifter eller fungera som remissinstans. Föredragandes bedömning Resultatet av den opinionsmätning som genomfördes på senaste styrelsemöte vann inget större genklang i beredningsgruppen utan majoriteten av repre-

sentanterna i beredningsgruppen ställde sig bakom en modell med 4+4+4 plus 2 externa medlemmar. För att en modell 3+3+3 skall kunna förverkligas krävs en kvotering för vasaenheterna eftersom det för ÅA kan anses principiellt viktigt att vasaenheterna är representerade, vilket inte kan garanteras utan kvotering. Beredningsgruppens förslag att en dekanus eller prodekanus inte samtidigt kan vara medlem i styrelsen markerar professorsrepresentanternas vidare ansvar för akademin som helhet. Eftersom begreppet ledningsgrupp har väckt associationer i olika riktningar borde styrelsen besluta om ett annat namn som bättre motsvarar ledningsgruppens arbetsuppgifter och ställning. Om ledningsgruppens huvudsakliga funktion är att fungera som ett stöd för Rektors arbete kunde som ett ytterligare alternativ föreslås Rektorsnämnden. (Enligt planerna skall ett tredje prorektorat inrättas för forskningsverksamheten. Som stöd för denna prorektor grundas sannolikt ett vetenskapligt råd, varför benämningen Rådet för undervisning och forskning inte är ändamålsenligt för ledningsgruppen.) Till rektorsnämnden skulle höra rektor som ordförande, prorektorerna, dekanerna och förvaltningsdirektören samt en företrädare för vuxenutbildningen som utses av rektor för styrelsens mandatperiod. Beslutsförslag Styrelsen beslutar att - införa den modell för styrelsens sammansättning och storlek (4+4+4) som arbetsgruppen med uppgift att överse styrelsens sammansättning, storlek och arbetsformer föreslår - I stället för en extern medlem, som arbetsgruppen föreslår, inväljs två externa medlemmar i styrelsen. De externa medlemmarna väljs av den avgående styrelsen på basis av förslag som inlämnats på förhand. - Som stöd för rektors arbete tillsätts en rektorsnämnd (motsvarar lednings grupp enligt arbetsgruppens förslag). Rektorsnämndens skall särskilt främ ja informationsutbytet mellan akademiledningen och verksamhetsenheter na. - Val av styrelsemedlemmar sker genom valförbund som uppställer två kandidater varav den ena framstår som huvudkandidat och den andra som suppleant. - En tredje prorektor med ansvar för forskning tillsätts. Prorektorerna har närvavaro- och yttranderätt i styrelsen. Frågan om en tredje prorektor upptas som ett separat ärende.

- De ändringar som detta beslut föranleder i ÅA:s förvaltningsinstruktion och valinstruktion upptas som ett separat ärende. - Styrelsemodellen utvärderas efter den första mandatperiodens utgång. 14.03.2005 M. Vainio Beslut

ÅBO AKADEMI FÖREDRAGNINGSLISTA STYRELSEN B. Sandell, tel. 4166 Möte 2/241 onsd. 23.3.2005 kl. 13.15 Närv. Björkstrand Söderholm Anckar Ginman Dahlbacka Grönlund Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Engblom Meinander Østern Hagelstam Björkqvist Alm Salmi Smulter Ahlström Holmberg Sell Norrby Hansén Sällström Lönnroth Helsing Mattinen Bäckström Gyllenberg A-M Ringwall-Moberg, protokollförare 1 Principerna för fördelning av budgetanslag för betalning av interna hyror Åbo Akademis styrelse beslöt vid sitt möte den 17 oktober 2002 att från början av år 2003 införa interna hyror vid Åbo Akademi. Hyrorna skulle basera sig på akademins faktiska fastighetsutgifter (utgifter för hyror, energi, renhållning och miljövård, säkerhet och motsvarande) och beräknas enligt samma grunder oberoende av i vilken fastighet eller på vilken ort verksamheten sker. De allmänna kostnaderna för fastighets- och lokalförvaltningen inkluderades däremot inte i hyresberäkningarna i initialskedet. Hyrorna skulle vidare graderas enligt typen av utrymme, så att hyran skulle stå i relation till utrymmenas byggnads-, skötsel- och driftskostnader, vilket t.ex. innebär att hyran för laboratorieutrymmen är högre än för kalla källarförråd. För att beakta att verksamheten sker i byggnader som sinsemellan är olika lämpade för den verksamhet som sker i dem, eller med andra ord ger olika möjligheter till effektiv utrymmesdisposition, har hyran beräknats enligt direkta nyttoutrymmen, vilket innebär att trapphus, korridorer och fastighetstekniska utrymmen inte hyresbelagts. Hyra för städutrymmen och sanitära utrymmen (WC) har uppburits i relation till enheternas totala utrymmen. Förfarandet med interna hyror har nu varit i bruk i två år. Det första året var avsikten i första hand att göra enheterna medvetna om storleken på de kostnader som är förenade med utrymmen. Hyresuppbörden var därför närmast av budgetteknisk natur och genomfördes bokföringstekniskt i en post. Resultatenheterna hade ålagts en självrisk som stod i relation till omfattningen på den externfinansierade verksamheten, dvs. 7 procentenheter av det avdrag för all-

männa omkostnader som kunnat påföras externa anslag. Den resterande delen av den interna hyran fick resultatenheterna som budgetanslag. År 2004 bestämdes enheternas budgetanslag för interna hyror av den interna hyrans storlek minskad med en självfinansieringsandel som stod i relation till resultatenhetens andel av den totala omfattningen på den externfinansierade verksamhet som kunnat beläggas med omkostnadspåslag år 2003.(Bidraget från Finlands Akademi, som avviker från övriga genom att det inte är en egentlig inkomst utan består av ett tillstånd att bokföra utgifter, beaktades separat). Av bilaga 1 framgår fastighetskostnadernas fördelning och finansiering år 2004 samt deras andel av akademins budgetfinansierade och externfinansierade utgifter per fakultet och fristående institution. Fastighetsutgifternas andel av de totala utgifterna är 13,2%. Av de budgetfinansierade totala utgifterna består 17,1% av fastighetsutgifter medan motsvarande andel för de externfinansierade är endast 6,5%. Då man betraktar fastighetsutgifterna separat kan man notera att 18,3% av fastighetsutgifterna täcks med externa anslag, vilket är en låg andel med beaktande av att den externa finansieringens andel av den totala finansieringen är hela 37%. Det förefaller uppenbart motiverat att den externfinansierade verksamheten skulle stå för en större del av fastighetskostnaderna än vad fallet är idag. Erfarenheterna från år 2004 visar att avdraget för allmänna omkostnader på externa anslag (7 procentenheter) som tilldelats resultatenheterna tillsammans med budgetanslaget för interna hyror inte för alla resultatenheter har räckt till för hela hyran utan att en del enheter varit tvungna att använda en del av de budgetanslag som varit avsedda för andra omkostnader för betalning av sina interna hyror. Enheterna har alltså inte valt att i detta skede belasta den externa verksamheten ytterligare. Av bilaga 2 framgår hur de interna hyrorna och finansieringen av dem utfallit år 2004. Ansvaret för hyresbetalningen har tagits på fakultetsnivå och variationerna mellan fakulteterna är stora då det gäller att bedöma i vilken mån institutionerna eller laboratorierna själva burit ansvar för den interna hyran för sina utrymmen. Den största nackdelen med det förfaringssätt som hittills tillämpats är emellertid att sparsamhet i frågan om utrymmen och orättvisor i utrymmestilldelningen egentligen inte beaktats, eftersom budgetanslaget för interna hyror bundits till den faktiska hyran. Detta har inneburit att en del fakulteter, framför allt SVF men även ESF upplevt sig orättvist behandlade. För att åstadkomma större rättvisa i fördelningen av anslag för interna hyror, belöna återhållsamhet i kraven på utrymmen och göra det möjligt att fördela fastighetsanslagen till resultatenheterna samtidigt som övriga omkostnadsanslag (budgetanslag) fördelas är föredragandens förslag att man från och med år 2005 inför en modell (kalkyl) för hur anslagen för fastighetskostnader fördelas mellan fakulteterna. Föredraganden har därför i bilaga 3 gjort en jämförelse av hur olika modeller skulle utfalla i jämförelse med den nuvarande fördelningen av anslaget för interna hyror (kolumn A).

Jämförelsen visar att fördelningen av övriga anslag (kolumn B) avviker kraftigt från fördelningen av hyresanslag. Att fördela hyresanslag enligt samma principer som övriga anslag förefaller därför inte skäligt. Inte heller en fördelning baserad på examina avlagda under tre år viktade med de vikter per utbildningsområde som undervisningsministeriet använder i sin egen kalkylmodell för fördelning av anslag mellan universiteten (kolumn C) tycks i tillräcklig utsträckning beakta att utrymmesbehovet varierar mellan områdena. En möjlighet att beakta de olika utbildningsområdenas olika behov av utrymmen är att tillämpa de utrymmesnormer som fanns i den utvecklingslag för högskolväsendet som gällde i mitten av 1980-talet, dvs. innan den externa verksamheten fick sin explosionsartade tillväxt, men som också efter detta styrt dimensioneringen av utrymmen. Då man multiplicerar målsättningarna för magister-, doktors- och lägre examina med utbildningsområdenas normer (doktors- och magisterexamina med vikten 1, lägre med vikten 0,5) ser man fakulteternas andelar (%) av summan av de viktade värdena i kolumn D i bilaga 3. Detta beräkningssätt överensstämmer bättre med de faktiska utrymmeskostnaderna än de tidigare granskade, men är problematiskt såtillvida att man inte längre vid akademin i övrigt beaktar målsättningarna i den interna anslagsfördelningen, eftersom enheter med höga orealistiska målsättningar gynnas av detta. Föredraganden har därför gått in för att föreslå en modell där man i stället för målsättningarna för examina beaktar examina avlagda under de tre senaste åren viktade med de utrymmesnormer per utbildningsområde som fanns i den utvecklingslag för högskolväsendet som gällde i mitten av 1980-talet och som anges i bilaga 3 och så att doktors- och magisterexamina har vikten 1 och de lägre examina som bör beaktas dvs. farmaceut-, rättsnotarie- och barnträdgårdslärarexamina har vikten 0,5. Hur detta utfaller då man beaktar examina för perioden 2001-2003 och 2002-2004 framgår av kolumnerna E och F i bilaga 3. Utfallet i euro per fakultet enligt anslagsnivån 2004 framgår av kolumnerna H, I, J och K Vad sedan fördelningen av anslag till de fristående inrättningarna beträffar är det svårt att för denna heterogena grupp finna rättvisa normer för utrymmen. Den externa finansieringen varierar också för dessa kraftigt från år till år. Föredragandens förslag blir därför att anslag för interna hyror tilldelas de fristående institutionerna i relation till storleken på den interna hyran minskad med en självfinansieringsandel som är relaterad till storleken på inkomsterna av den externfinansierade verksamhet från vilken man enligt akademins egna bestämmelser gör avdrag för allmänna omkostnader.

Beslutsförslag Det budgetanslag som tilldelas fakulteterna för interna hyror fördelas mellan fakulteterna enligt en modell där man beaktar examina avlagda under de tre senaste åren viktade med utrymmesnormen 8 på de humanistiska, teologiska, samhällsvetenskapliga, ekonomiska, hälsovetenskapliga och juridiska utbildningsområdena, med utrymmesnormen 15,5 på de psykologiska och pedagogiska områdena, med utrymmesnormen 24 på det naturvetenskapliga området och med utrymmesnormen 25 på de teknisk-vetenskapliga och farmaceutiska, samt så att doktors- och magisterexamina har vikten 1 och farmaceut-, rättsnotarieoch barnträdgårdslärarexamina har vikten 0,5. För att undvika tvära kast i finansieringen sker övergången stegvis så att år 2005 hälften av anslaget beräknas enligt samma princip som tidigare dvs. den faktiska hyreskostnaden minskad med en självfinansieringsandel i relation till fakultetens andel av den externfinansierade verksamheten och den andra hälften enligt den ovan föreslagna nya modellen. År 2006 fördelas anslaget helt enligt den nya modellen. Det anslag som tilldelas de fristående inrättningarna fördelas i relation till storleken på den interna hyran minskad med en självfinansieringsandel som är relaterad till storleken på inkomsterna av den externfinansierade verksamhet från vilken man enligt akademins egna bestämmelser gör avdrag för allmänna omkostnader. 16.3.2005 B.Sandell Beslut